STJØRDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Valgstyret Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: 15.06.2017 Tidspunkt: 14:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til hanne.elin.ovesen@stjordal.kommune.no eller på SMS til 452 62 440. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtedokumentene finnes på kommunens hjemmeside; https://www.stjordal.kommune.no/saksdokumenter/sider/default.aspx Stjørdal, 09.06.2017 Ivar Vigdenes/sign. leder Hanne Elin Ovesen sekretær 1
Saksliste for Valgstyret i møte 15.06.2017 Utvalgssaksnr Innhold Saker til behandling U.off. Arkivsaksnr PS 7/17 Stortingsvalget 2017, budsjett 2016/7313 PS 8/17 PS 9/17 Storings- og sametingsvalget 2017, oppnevning av stemmestyrer. Godkjenning av protokoll 2016/7313 2
Saker til behandling PS 7/17 Stortingsvalget 2017, budsjett 3
STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 011 Arkivsaksnr: 2016/7313-17 Saksbehandler: Leif Roar Skogmo Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 7/17 15.06.2017 Stortingsvalget 2017, budsjett Rådmannens forslag til vedtak: Valgstyret tar saken til orientering. Vedlegg: Ingen Saksopplysninger Kommunestyret vedtok gjennom sitt budsjettvedtak for 2017 å bevilge kr 1.020.000 til avvikling av stortings- og sametingsvalget 2017. I tidligere saker er disse lokale premissene for valgavviklingen vedtatt av kommunestyret: - Valgavviklingen skjer over 1 dag - Stemmekretsinndelingen forblir uendret - Det innføres elektronisk manntallsavkryssing i stemmelokalene. Utgiftene med valg har hatt slik utvikling de siste årene: År Budsjett Regnskap Kommentarer 2015 592.000 1038.451 Utstyrsanskaffelser, nye valgavlukker, scanner, it-utstyr, infomateriell, nytt godtgjøringsreglement, ekstra bemanning forhåndstemmegiving. 2013 615.000 802.536 Utstyrsanskaffelser, nye valgavlukker, scannere, it-utstyr, 2011 670.000 780.384 Ingen utstyrsanskaffelser 2009 600.000 682.588 Ingen utstyrsanskaffelser 4
Med bakgrunn i budsjettramma, utgifter fra tidligere valg og kjente kostnader er det satt opp detaljert budsjett nedenfor. Stortingsvalget 2017, budsjett 2015 2017 Lønn, godtgjøringer Regnskap Budsjett Godtgj. stemmest. inkl tapt arbeidsfortj. 249000 220000 lønn ekstern forhåndsstemmegiving 37000 30000 lønnsutg valgapparatet 147000 162000 sosiale kostnader 68000 66500 Varit bistand dagtid 25000 Sum lønn, godtgj. 503500 Driftsutgifter Kontorutgifter, rekvisita 36000 36000 Bevertning 41000 45000 annonser 67000 67000 trykkeutgifter 77000 Opplæring, inkl reiseutgifter 46000 30000 skyssgodtgjøring 6000 6000 leid transport 14000 12000 Utstyr 103000 110500 Pcer, stemmesteder inkl klargjøring 102000 IT-utstyr opptellingsrommet inkl 152000 108000 inst.oppl. Sum driftsutgifter utenom lønn 516500 salg av stemmesedler -12000 Sum utgifter 1031000 1020000 Vurdering Rådmannen vil sterkt beklage at det ved de siste valg ikke er satt av tilstrekkelige midler til valgavviklingen som har medført merutgifter utover det budsjetterte. Det har vært helt nødvendig med fornyelser av utstyr og infomateriell, bl.a valgavlukker som er universelt utformet og info/skiltmateriell som ikke fantes tidligere. Det er innført scanning av stemmesedlene som krever eget scanneutstyr. Innføring av elektronisk manntallsavkryssing gir behov for ekstra midler til it-utstyr, utstyr som i all hovedsak videreselges til bl.a skolebruk etter valget. Gjennom årets budsjett er fornyelsen av stemmeavlukker gjennomført, alle stemmelokaler vil nå ha egne avlukker som skal lagres lokalt og framover vil det kun være behov for mindre utskiftinger. Vi har startet en utskiftingsprosess som vil gå over flere valg med innkjøp av flere nye stemmeurner som erstatning for noen av de gamle urnene. 5
Overgang til elektronisk manntallsavkryssing vil ut fra erfaringene fra forsøkskommunene ikke gi økonomiske besparelser, men gir større sikkerhet og raskere opptelling. Det er kjøpt inn ca 35 nye pcer til valgavviklingen, disse vil i hovedsak bli benyttet til skolebruk etter valget. Hvert valglokale vil ha minimum 1 pc til manntallsavkryssingen og en i reserve, de større valglokalene vil ha flere. Av sikkerhetsmessige hensyn benyttes det bare nye pc-er til valget. Det vil også være reserveløsning for kommunikasjon med valgsystemet. Valgbudsjettet belastes med kostnadene med tanking/installasjon av sikkerhetssertifikater og re-tanking og en mindre del av anskaffelseskostnadene. Ved oppnevning av nye stemmestyrer, jfr. egen sak, foreslås det at selve avkryssingen/betjeningen av valgsystemet løses med administrativt personell som medfører en reduksjon i antall folkevalgte stemmestyremedlemmer. Valgregnskapet belastes med lønn for de ansatte etter ordinær arbeidstid. Endring av godtgjøringene til stemmestyremedlemmene ga også økte utgifter selv om noe ble dekt gjennom overgang til en-dags valg. Lønnsutgiftene med valget påløper i stor grad valgdagen/kvelden, ved valget 2015 var nær halvparten av utgiftene lønn/honorarer inkl. sosiale utgifter (gjelder både stemmestyrer og ansatte). Det har ved tidligere valg oppstått forsinkelser med opptellingen av ulike årsaker, dette gir betydelige merutgifter med lønn for opptellingsmannskapene. Overgang til elektronisk manntallsavkryssing gir en enklere og ikke minst sikrere opptelling ved at fremmedstemmene (stemmer avgitt på valgting men i annen stemmekrets enn der velgeren er registrert) løses i systemet og ikke med særskilte konvolutter som tidligere ble kontrollert mot avkryssingsmanntallene og talt opp tilslutt. Med utgangspunkt i kostnader valgavvikling tidligere år og en lønns og prisjustering og tar inn momenter som er kommentert ovenfor, er konklusjonen at det må avsettes minimum 1,0-1,2 million kroner til valgavvikling også for de kommende valg i Stjørdal kommune. Det er gjort flere tiltak for å begrense kostnadene, overgang til 1 dags valg og lokal lagring av valgutstyret har gitt kostnadsbesparelser. Valgstyrets forslag fra høst 2016, som ikke fikk tilslutning i kommunestyret, om reduksjon av antall stemmesteder ville også gitt betydelige kostnadsbesparelser. Budsjettrammen for valg 2017 er vedtatt gjennom budsjettvedtaket, fordeling av midlene innafor rammen er et administrativt ansvar, rådmannen tilrår derfor at saken tas til orientering. 6
STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 011 Arkivsaksnr: 2016/7313-18 Saksbehandler: Leif Roar Skogmo Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 8/17 15.06.2017 Storings- og sametingsvalget 2017, oppnevning av stemmestyrer. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Stemmestyrenes størrelse fastsettes i henhold til saksframlegget. 2. Stemmestyrenes sammensetning vedtas i tråd med vedlagte liste datert 20170608 med flg tillegg: a. Nytt medlem i Fosslia stemmekrets:.... b. Nye medlemmer i Lånke stemmekrets............ c. Nye medlemmer i Skatval stemmekrets...... Vedlegg: Stemmestyreoversikt datert 20170608 Saksopplysninger I hvert valglokale i kommunen skal et eget stemmestyre lede gjennomføringen av valget på valgdagen. Stemmestyret skal bestå av minst 3 medlemmer. Kommunestyret velger medlemmer til stemmestyrene og ledere/nestledere. Valg av stemmestyrer kan delegeres til valgstyret, jf. valglovens 4-2. 7
I Stjørdal kommunes delegeringsreglement pkt.2.4 er valgstyret gitt "myndighet til å velge medlemmer og varamedlemmer til stemmestyrene og blant disse leder og nestleder". Kommunelovens regler om valg av nemnder gjelder også for valg av stemmestyrene dvs. at kommunelovens 14"Valgbarhet. Plikt til å ta imot valg", 36 "Forholdsvalg-listeforslag" 37 "Forholdsvalg-valgoppgjøret" og 38 "Flertallsvalg. Ansettelser", gjelder. Valget 2015 var det første i Stjørdal om ble avviklet over 1 dag. Det ble da foretatt justeringer i størrelsen på stemmestyrene i forhold til endringer i antall stemmeberettigede og økt antall stemmegivninger innafor kortere åpningstid. De største valgkretsene fikk økt bemanningen i forhold til valget 2013, i forhold til antall «møtegodtgjøringer» oppnådde man en reduksjon med ca. 70 pga. overgang til endags valg. Rådmannen har for kommende valg vurdert stemmestyrenes størrelse pånytt med bakgrunn: administrativ bemanning til manntallsavkryssinga, tilbakemelding fra stemmestyrene ved siste valg endringer i forhold til antall stemmeberettigede og avgitte stemmer i hver stemmekrets. valget 2017 er et stortingsvalg som er enklere med kun et valg og erfaringsmessig færre endringer på stemmesedlene/ kortere tid i stemmeavlukkene enn ved kommunestyre- og fylkestingsvalg. Med bakgrunn i ovennevnte foreslås det en samla reduksjon i antall stemmestyremedlemmer med 20 personer i forhold til valget 2015, 19 av disse erstattes med administrativt støttepersonell, netto reduksjon er derfor 1 person. Lånke stemmekrets foreslås styrket bemanningsmessig med bakgrunn i kretsens vekst og størrelse samt betydelige kø-utfordringer ved valgavviklingen 2015, de øvrige kretser får samla sett enten uendret bemanning eller en reduksjon med 1 person. Det foreslås oppnevnt 98 stemmestyremedlemmer med slik fordeling: Endring størrelse stemmestyrene, forslag Valget 2015 Størrelse stemmestyrene forslag 2017 st.berettiged e avgitte st. 2015 forslag 2017 endring adm bem. sum nto endring Skatval 1838 960 14 11-3 2 13-1 Kvislabakken 1289 669 10 8-2 1 9-1 Halsen 5047 2157 27 21-6 5 26-1 Haraldreina 1131 571 9 7-2 1 8-1 Lånke 2159 998 9 11 2 2 13 4 Elvran 349 209 5 4-1 1 5 0 Hegramo 1251 676 9 8-1 1 9 0 Skjelstadmark 686 405 8 7-1 0 7-1 Forradal 138 100 4 3-1 1 4 0 Flormo 183 106 4 3-1 1 4 0 Fosslia 3453 1672 19 15-4 4 19 0 118 98-20 19 117-1 Fra valghåndboka siteres følgende fra pkt. 12 "Stemmegivning på valgdagen": 8
«Departementet understreker viktigheten av at alle medlemmer av stemmestyrene og valgfunksjonærene for øvrig får tilstrekkelig opplæring, slik at man unngår feil. Stemmemottakerne har et viktig ansvar med å påse at de foreskrevne rutiner følges, da resultatet ellers kan bli forkastede stemmer". Enkelte feil, f.eks. at det mangler liste fra et parti i et avlukke, kan i verste fall føre til at det må gjennomføres omvalg. Stemmestyrenes ledere og nestledere vil som ved tidligere valg få en gjennomgang av de aktuelle paragrafer i valglov, valgforskriften og rutiner. Det forutsettes at ledere og nestledere gir nødvendig opplæring til de øvrige medlemmer i sine stemmestyrer. Korrekt avlevering av valgmateriellet og riktig utfylte stemmestyreprotokoller er viktig for et raskt og riktig valgoppgjør. Ved siste valg 2015 leverte stemmestyrene valgmateriellet forholdsvis raskt. I hovedsak var stemmestyreprotokollene riktig utfylt. Dette har stor betydning for fremdriften av opptellingen. Valgloven er nå endret i forhold til valg av stemmestyrer ved at listekandidater ikke lenger kan ha oppgaver i valglokalet. Valglovens 9-3 (4) lyder nå slik : Kandidat som er oppført på valgliste ved kommunestyrevalget, kan ikke oppnevnes til stemmemottaker eller valgfunksjonær i valglokalene i vedkommende kommune. Kandidat som er oppført på valgliste ved stortingsvalget eller fylkestingsvalget, kan ikke oppnevnes til stemmemottaker eller valgfunksjonær i valglokalene i kommunene i vedkommende fylke. Medlemmene i stemmestyrene 2015 er tilskrevet og bedt om tilbakemelding hvis de ikke ønsker ny oppnevning. Valgstyret oppnevnte tidligere et eget ad-hoc-utvalg for å forberede oppnevningen og finne kandidater. Vurdering Utvalget som også hadde samme oppgave i 2015, har jobbet med rekruttering av nye medlemmer, flere ledere og nestledere har gitt beskjed om at de ikke ønsker reoppnevning, disse posisjonene har hatt prioritet i første omgang. Det er sendt ut brev til alle som var med i stemmestyrene ved siste valg med unntak for listekandidater som ikke er valgbare og de som har gitt beskjed om at de ikke ønsker reoppnevning. Frist for tilbakemelding fra tidligere kandidater var primo mai. Reduksjonen i antall stemmestyremedlemmer er løst gjennom de som ikke ønsker reoppnevning og et ønske om en foryngelse i stemmestyrene, med et unntak er ingen som er 77 år eller eldre foreslått oppnevnt som stemmestyremedlem i år. Det er behov for et mindre antall nye stemmestyremedlemmer. Lista som vedlegges er oppdatert ved utsending av saksdokumentene og vil bli ajourført fram til møtet. Valg av stemmestyrer legges med dette fram for valgstyret til behandling. 9
Stemmestyrene 2017 oppdatert 08062017 etter møte i ad-hoc gruppen Elvran stemmekrets, 5 medlemmer, ny 4 Per Olav Elverum, leder Jorulf Sætnan, nestleder Gunn Torill Bae Randi Elverum Amdal Flormo stemmekr, 4 medl, ny 3 Hilde Ryjord leder Øyvind Ølstørn, nestleder Gerd Buan Forradal stemmekr. 4 medl, ny 3 Mary Fossen, leder Inger V. Okkenhaug, nestleder Johannes Aune Fosslia stemmekrets 19 medl, ny 15 Sissel Helen Bakken, leder Jonny Sandfærhus, nestleder Bjørn Tore H Eriksen Jorulf Holiløkk Trond Furunes Sylvi Ann Gausen Arvid M Tangen Alf Waade Svein Belsvik Arnhild Cadamarteri Solveig Marie Brekken Ottar Bjerkås Svenn Aas Tore Skrogstad Halsen stemmekrets, 27 medl., ny 21 Arve Børstad, leder Randi I Berg, nestleder Kari Søberg Leif Kristoffersen Berit E. Sæther Anne-Lise Stokke Ole Myrbekk Sigbjørn Holberg Bjørn Svingen 10
Liv Svingen Jørgen Holthe Modulf Sandstad Åse Nygård Marit Oløv Kalløkken Wenche Sekse Terje Berg Jorun Kristine Lundemo Oddgeir Røddesnes Arild Ydse Tone Karen Børseth Monika Ydse Haraldreina stemmekr, 9 medl, ny 7. Laffen Jenssen, leder Unni Raaen Nysæther, nestleder Per Morten Dalsaune Lovise Karen Størseth Grete Sørebø Bernt Rimul Jorid Røddesnes Hegramo stemmekr 9 medl, ny 8 Marit Hernes, leder Ragnhild Galeta, nestleder Knut Børseth Finn Wold Jorunn S Moen Rachel Johansen Mirjam Stavne Bente Mari Gylland Kvislabakken stemmekr, 10 medl, ny 8 Ragnar Næss, leder Margit Elverum,nestleder Brita M Jerpstad Odd Kåre Bjørgen Stein Morten Holberg Lillian Solstad Christian Vikan Kjersti Thyholt Lånke stemmekrets, 9 medl, ny 11. Alf Kaspersen, leder 11
Åge Lier, nestleder Torbjørn Kjesbu Bjørn Viem Jostein Idar Sætnan Frøydis Skjærvold Dagrun Jørstad Skatval stemmekrets, 14 medl, ny 11 Tor Gjæver Pedersen, leder Olav Mæhre, nestleder Eva Dybwad Alstad Ingrid H Berg Ingunn Hammer Gjevik Rose Vinge Ann Mari Almestad Linda Øyen Bergljot Hesselberg Skjelstadmark stemmekr 8 medl, uendret, ivaretar også avkryssinga Elbjørg Fossen, leder Åse Aadal, nestleder Eldbjørg Grendal Aase Gressetvold Bjørn Roald Korstad Tove Irene Kulseth Haagen Raaen Ingrun Solem 12
PS 9/17 Godkjenning av protokoll 13