Referat Rådmannsutvalget Sted: Kongsberg Krona- 6. etg Breistul 1 Tid: 25. august kl 10:00-12:30 Kongsberg 25. august 2017 Håvard Fossbakken Daglig leder Kongsbergregionen
Til stede: Wenche Grinderud Kongsberg kommune Svein Aannestad Notodden kommune Rune Engehult Hjartdal kommune Jon G. Pedersen Flesberg kommune Hans Henrik Thune Rollag kommune Gro Rudi Nore og Uvdal kommune Ingebjørg Skavlebø - Tinn kommune Britt Inger Kolset sekretariatet Guro Elbert sekretariatet Anne Rygaard sekretariatet Berit Synnøve Slagnes sekretariatet Camilla Lobben sekretariatet Thomas Ingebretsen Evry Håvard Fossbakken - sekretariatet Forfall: Rune Lødøen Tinn Rune Antonsen Nore og Uvdal Sakliste Sak 039/17 Godkjenning av møtereferat.. Sak 040/17 Nytt fra sekretariatet.... Sak 041/17 Regional Sak/arkiv- løsning - Orientering fra Evry... Sak 042/17 Digital kompetanse - etterutdanning "Digitalisering, innovasjon og ledelse" Sak 043/17 Strategiprosess i Kongsbergregionen... Sak 044/17 Digitale løsninger i oppvekstsektoren....... Sak 045/17 Regionalt responssenter for velferdsteknologi... Sak 046/17 Kommunereformen... Eventuelt... Felles bord...
Sak 039/17: Godkjenning av møtereferat Dokumenter i saken: Referat fra møtet i rådmannsutvalget 2. juni 2017 Opplysninger i saken: Referatet fra siste møtet er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 2. juni 2017. Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 2. juni 2017. Sak 040/17: Nytt fra sekretariatet Saksbehandler Håvard Fossbakken Dokumenter i saken: Ingen dokumenter Opplysninger i saken: Fast post på dagsorden der daglig leder gir en kort og uformell orientering om arbeidet i sekretariat og drøfting av aktuelle problemstillinger. Avtale om kompensasjon med Evry Daglig leders forslag til konklusjon: Tas til orientering
Rådmannsutvalgets konklusjon: Tas til orientering Sak 041/17: Regional sak-/arkivløsning Orientering fra Evry Dokumenter i saken: Saksbehandler Anne Rygaard Opplysninger i saken: Før sommeren 2016 inngikk Kongsbergregionen kontrakt med Evry om nytt sak- og arkivsystem. Det var et klart punkt i konkurransegrunnlaget for anskaffelsen, at Kongsbergregionen var ute etter et system som var i bruk hos andre kommuner slik at man ikke skulle bli en del av et utviklingsprosjektet. Det var kjent at systemet som Evry skulle levere, Elements, ikke var ferdig utviklet ved kontraktsinngåelse, og det ble derfor gitt eksplisitte lovnader om at systemet ville ha vært i full drift hos andre kommuner fra 1. januar 2017. Dato for produksjonssetting ble satt til slutten av april 2017. Det har imidlertid blitt klart at systemet ikke enda kan kalles hyllevare og at viktig funksjonalitet som er forespurt gjennom kravspesifikasjonen enda ikke er tilfredsstillende implementert. Evry mener de kan levere hyllevarekvalitet til slutten av september. Dette er 9 måneder senere enn kontrakten sa, og det ble før ferien innledet en prosess for å komme til en enighet om hvordan dette skal kompenseres. Prosjektansvarlig fra Evry, Thomas Ingebretsen, kommer på møtet og orienterer om status i prosjektet, bakgrunn for forsinkelsen og videre fremdrift. Prosjektleder vil redegjøre for hvordan prosjektet vil forløpe videre. Daglig leders forslag til vedtak: Rådmannsutvalget tar orienteringen til etterretning. Rådmannsutvalgets vedtak: Rådmannsutvalget tar orienteringen til etterretning.
Sak 042/17: Digital kompetanse etterutdanning «Digitialisering, innovasjon og ledelse» Saksbehandler: Britt Inger Kolset Opplysninger i saken: Et av satsningsområdene i felles digitaliseringsstrategi 2015 2018 er «Digital kompetanse». I beskrivelsen av dette satsningsområde står følgende: «Kompetanse er viktig for utvikling av moderne digital forvaltning. Bruk av IKT krever ny kompetanse på alle nivå i kommunene. Politisk og administrativ ledelse trenger kompetanse for å kunne ta gode strategiske valg. De ansattes kompetanse i bruk av IKT er avgjørende for utvikling av en moderne digital forvaltning. Kommunene skal være krevende kunder i sine anskaffelser og har dermed også behov for god bestillerkompetanse». Et av de vedtatte målene i strategiperioden er at kommunene har ledere som ser sammenheng mellom tjenesteproduksjon og teknologibruk, og benytter dette i sin tjenesteutvikling. Rapporten IT i praksis 2017 som nylig ble lansert beskriver status for digitaliseringen i statlig og offentlig sektor. I presentasjonen av rapporten ble det pekt på at det er nødvendig å få større fart på digitaliseringen i kommuner, og at en av de viktigste årsakene til at det er vanskelig å komme opp i ønsket fart er manglende kompetanse om digitalisering og innovasjon hos ledere og mellomledere. SuksIT har sammen med Sigdal og Modum kommuner hatt en dialog med Høgskolen i SørØst-Norge for å se på mulighetene av å tilby et etterutdanningsprogram for ledere i «Digitalisering, innovasjon og ledelse». Dialogen har resultert i et 15- studiepoengs etterutdanningstilbud på masternivå for ledere. Kurset gjennomføres i perioden januar september 2018. Det skal avholdes 4 samlinger over 2 dager på høgskolens lokaler på Krona i Kongsberg. Mål for studiet er: Oppnå innsikt i faglige problemstillinger knyttet til digitalisering, innovasjon og ledelse Kunne diskutere ulike problemstillinger på et solid faglig nivå Gevinstrealisering i egen virksomhet Det vises til vedlagte utkast til innhold og praktisk gjennomføring.
For at tilbudet skal kunne gjennomføres og samtidig bidra til økt fart på digitaliseringen i kommunene i regionen, er det viktig at kommunene samlet sett fyller opp minimum 20 plasser. Det vil bli gjennomført en evaluering av kurset for å vurdere tilsvarende kurs senere. Pris pr. deltaker er kr. 20.300. I tillegg tilkommer pensumlitteratur, lunsj, reiseutgifter og ev. flere eksamensforsøk. Sekretariatet vil på vegne av alle kommunene i regionen utarbeide søknad om OUmidler til gjennomføringen av kurset. Eventuelle tilskuddsmidler vil redusere deltakeravgiften for kommunene. Sekretariatet vil også komme tilbake til konkret innhold og opplegg med datoer så snart HSN har dette klart. I denne omgang er det ønskelig at rådmennene diskuterer hvordan plassene skal fordeles mellom kommunene og hvordan sikre at vi får deltakere som er motiverte og som gjennom økt kompetanse vil bidra aktivt i kommunenes digitaliseringsarbeid. SuksIT behandler saken i sitt møte 18.08.17. Signaler/innspill fra behandlingen meddeles rådmannsutvalget. Koordinator for SuksIT og prosjektleder for regionalt prosjekt «Digital Kompetanse» deltar i møtet. Daglig leders forslag til vedtak: Rådmennene diskuterer saken og kommer med innspill til en hensiktsmessig fordeling av plassene og utvelgelse av deltakere. Rådmannsutvalgets vedtak: Rådmennene drøfter opplegget med sine ledergrupper og vurderer antall deltakere fra hver kommune. Sekretariatet vil forsøke å utvide antall plasser. Sak 043/17 Strategiprosess i Kongsbergregionen Saksbehandler: Håvard Fossbakken
Dokumenter i saken: Kongsbergregionens digitaliseringsstrategi Kongsbergregionens strategiplan Opplysninger i saken: Kongsbergregionens arbeid bygger i dag på to strategier: Kongsbergregionens Strategiplan 2010-2021 og Kongsbergregionens digitaliseringsstrategi 2015-2018. Begge må fornyes og det gir en fin anledning til en grundig gjennomgang av erfaringer og nye ambisjoner og mål for samarbeidet. Det er ønskelig å lage en ny strategi for regionsamarbeidet, der ny digitaliseringsstrategi inngår som del av denne. Prosessen begynner høsten 2017 og en ny strategi skal være klar for regionrådet i mai 2018. Evaluering av samarbeidet: Kongsbergregionen ble etablert i 2005. Det har både gått tid og skjedd endringer i samarbeidet siden den gang. En evaluering av regionsamarbeidet, politisk og administrativt og av digitaliseringssamarbeidet vil danne et godt utgangspunkt for utformingen av ny strategi. Daglig leder vil engasjere ekstern kompetanse til gjennomføringen av denne evalueringen. Evalueringsrapport ventes ferdig i midten av januar 2018. Utforming av strategien Daglig leder holder i utformingen av strategien, i tett samarbeid med øvrig sekretariat, og i løpende samarbeid med SuksIT, Regionråd og Rådmannsutvalget. Vi vil benytte de eksisterende arenaer gjennom prosessen med oppstart i Regionrådet i september 2017. Vi vil avholde workshops med aktuelle grupper, også eksterne interessenter. Daglig leder ønsker også å møte kommunestyrene for innspill i strategiprosessen. Sentrale spørsmål i prosessen blir: Hva vil vi med regionsamarbeidet? Hva er målet med vårt regionsamarbeid? Hvor skal vi legge ambisjonene våre i fellesskap. Er det et politisk samarbeid, et administrativt samarbeid eller begge deler. Hvorfor er det hensiktsmessig at kommunene samarbeider om de definerte oppgavene?
Hva skal vi satse på i fellesskap? Hvilke fagfelt ser vi at vi sammen kan oppnå best gevinst ved å samarbeide? Hvordan skal vi vekte innsatsen og dernest hvor skal vi legge inn ressursene? Hvordan skal vi jobbe sammen for best å oppnå gode resultater? Er dagens organisering god nok eller kan vi sikre forutsigbarhet og kvalitet på andre måter? Sentrale faktorer for vårt regionsamarbeid er også hvordan den øvrige forvaltninger er organisert. Følgende av Regionreformen må vurderes. Vi må stille oss spørsmålet om dagens regionsamarbeid fungerer like godt om det nåværende regioninndelingsvedtaket blir stående. Det er også naturlig at den enkelte kommune stiller seg spørsmålet om dette er et samarbeid som fortsatt er hensiktsmessig, og det kan være naturlig å gå i dialog med kommuner som kan være interessert i å knytte seg til Kongsbergregionen. Digitalisering Siden oppstarten av Kongsbergregionen har digitalisering vært et viktig området for samarbeid. Både omfanget på samarbeidet og den felles kompetansen vi har bygget opp har utviklet seg enormt raskt. Dette er det feltet som i all hovedsak preger samarbeidet i dag. Digitalisering er et av de viktigste virkemidler kommuner har for å kunne levere gode, bruker brukertilpassede tjenester og sett i lys av den teknologiske utviklingen er det er ingen grunn til at dette skal tones ned. Med utgangspunkt i de erfaringene vi har gjort til nå og de behov vi ser kommer, hva skal vi jobbe med videre, hvor skal vi legge ambisjonene i fellesskap og hvordan bør samarbeidet organiseres? Kunnskap Skole og utdanning er en av de aller mest sentrale oppgaver samfunnet leverer til sine innbyggere. Å sikre barna gode barnehager, skole og videre utdanning gir en egenverdi for den enkelte innbygger, og det gir en helt nødvendig gevinst tilbake til samfunnet. Det å jobbe strategisk for å sikre at innbyggerne får et best mulig utdanningsløp fra barnehagen, via grunnskole og videregående til fagskole og høgskole eller universitet, er arbeid som krever god samordning mellom alle forvaltningsledd. Hvordan kan kommunene politisk og administrativt jobbe sammen for å sikre at denne infrastrukturen er på plass og at befolkning og næringsliv i vår region sikres nødvendig kompetanse? Næringsutvikling/attraktivitet Kommunene har en naturlig tilretteleggerrolle for sitt lokale næringsliv, og det er i kommunenes interesse å sikre at jobber opprettholdes og at det skapes nye arbeidsplasser i regionen. Et samarbeid mellom virkemiddelapparatene i kommunene er formalisert i dag. Hva skal vi i samarbeid jobbe med videre Infrastruktur, samferdsel og etablering av nye virksomheter er viktige oppgaver kommuner skal jobbe med. Hva kan vi jobbe sammen om for å nå felles mål og for å løse
felles behov, og hvilke behov er disse? Fremdrift i prosessen Daglig elder legger opp til følgende fremdrift for strategiarbeidet. aug.17 Iverksette anskaffelse av ressurs for gjennomføring av evaluering sep.17 Regionråd. Første drøfting. Rådmennene inviteres til møtet høst 17 Evaluering gjennomføres nov.17 Representantskapet jan.18 Evalueringsrapport klar Workshops- innspillsrunder Kommunestyrer mar.18 Utarbeidelse av strategi mai.18 behandling i regionråd sendes ut til kommunene for lokal behandling høst 18 Behandling i kommunestyrene Budsjett og finansiering Budsjett Kjøpte ressurser evaluering 150000 Kjøpte ressurser workshop 50000 Sum 200000 Finansiering Generelle administrative kostnader 100000 SuksIT 50000 Daglig leder 50000 Sum 200000 Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget slutter seg til daglig leders strategiprosess. Prosessen presenteres for Regionrådet i september. Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget slutter seg til daglig leders strategiprosess. Prosessen presenteres for Regionrådet i september.
Sak 044/17: Digitale løsninger i oppvekstsektoren Saksbehandler: Berit S. Slagnes Dokumenter i saken: Referat fra sak 062/16, rådmannsutvalget 25 november 2016 2017 Prosjektmandat digitale løsninger oppvekst Konklusjonsnotat (ettersendes) Opplysninger i saken: 1. Bakgrunn Kommunene i Kongsbergregionen vedtok våren 2015 regional digitaliseringsstrategi for perioden 2016 2018. Strategien inneholder konkrete målsetninger for mange satsningsområder. Ett av områdene er oppvekst. I Kongsbergregionen vil vi nå gjøre skolehverdagen enklere ved å finne de optimale digitale løsningene for skole og barnehage. Vi skal være lengst fremme i bruk av digitale løsninger for skole. Det er oppvekstsjefene i våre syv kommuner - Oppvekstnettverket - som eier prosessen med anskaffelse av nye digitale løsninger i oppvekstsektoren. Kommunene i Kongsbergregionen anskaffet felles skole- og barnehage-administrativ IKTløsning i 2008, og felles IKT-løsninger for læringsplattform og autentisering for grunnskolene i 2009. Disse tre løsningene er nå i ferd med å bli faset ut fra markedet. Kommunene må derfor anskaffe andre løsninger som kan ivareta disse områdene. I tillegg har det kommet opp ønsker fra kommunene om å anskaffe andre dedikerte digitale løsninger som også kan benyttes i skole og barnehager. Her kan nevnes løsning for SMS-utsendelser og sikker lagring av IOP-er med mer. Rådmannsutvalget gjorde 25. november 2016 følgende vedtak Rådmannsutvalget støttet forslaget til prosjektmandat 2. Beslutningspunkter i hovedprosjektet hentet fra prosjektmandat Beslutning om hovedprosjektets mandat, innhold og finansiering 01.12.16 Beslutning om anskaffelse av valgt(e) løsning(er) 01.09.17 Budsjettinnspill 2018 og ev. 2019 15.09.17
Sluttrapport Mars 19 Hvert punkt behandles av rådmannsutvalget. Til punkt 2: dersom det synes mest hensiktsmessig å gjennomføre mer enn en anskaffelse / inngå flere kontrakter vurderer prosjektet i samarbeid med styringsgruppen ønsket tidspunkt for anskaffelse/implementering for hver av disse. Alle kontraktsforslag legges frem for SuksIT for vurdering/uttalelse og for RMU for behandling. Detaljert saksdokumentet vil bli ettersendt 21.08.17. Saken legges frem for behandling i RMU 25.08.17, planlagt kontraktsinngåelse(r) i september. Daglig leders forslag til konklusjon: o o Rådmannsutvalget tar presentasjonen fra prosjektleder til etterretning. Rådmannsutvalget beslutter anskaffelse av valgt løsning(er) Rådmannsutvalgets konklusjon: o o o o Rådmannsutvalget tar presentasjonen fra prosjektleder til etterretning. Rådmannsutvalget støtter innstillingen fra anskaffelsesgruppa og beslutter anskaffelse av alternativ 2, en leverandør for administrativ løsning og en leverandør for pedagogisk løsning. Kongsbergregionen går til anskaffelse av administrativ løsning fra IST. Pedagogisk system settes ut på nytt anbud. Sak 045/17: Regionalt responssenter for velferdsteknologi Saksbehandler Kjersti Linneberg Dokumenter i saken o Utkast til felles saksfremlegg o Vedlegg til saksfremlegget o Forslag til vedtekter
Opplysninger i saken Rådmannsutvalget har tidligere gitt innspill utformingen av et felles saksfremlegg for lokal behandling i kommunestyrene. Utkast til saksfremlegg med vedlegg er lagt ved innkallingene. Det som gjenstår er å lande på et felles forslag til fordeling av driftskostnadene knyttet til responssenteret. Rådmannsutvalget vil fatte beslutning om dette i møtet 25. august og dette legges inn i saksfremlegget. Det er tidligere redegjort for forslag om vedtekter og representasjon til responssenterets styre. Daglig leders forslag til konklusjon: o Rådmannsutvalget beslutter kostnadsfordeling for regionalt responssenter for velferdsteknologi. o Rådmannsutvalget slutter seg til utkastet til felles saksfremlegg og legger dette frem for sine kommunestyrer. Rådmannsutvalgets konklusjon: o Rådmannsutvalget beslutter kostnadsfordeling for regionalt responssenter for velferdsteknologi der 20% fordeles likt og 80% etter innbyggertall. o Rådmannsutvalget slutter seg til utkastet til felles saksfremlegg og legger dette frem for sine kommunestyrer, med følgende endringer: o Overskriften endres til «Responssenter velferdsteknologi Etablering - vedtekter og styrerepresentant» o I saksfremlegget legges det inn at alle kommuner har tro på dette, og at alle kommuner har gitt mye i drøftelsene om den økonomiske fordelingsnøkkelen. o Følgende skrives inn i saksfremlegget: Kostnadsfordeling og prinsipp for styresammensetning evalueres når evt nye kommuner har sluttet seg til responssenteret, senest etter to år. Sak 048/17 Kommunereformen
Dokumenter i saken: Rådmannsutvalget 22.08.14 sak 056/14 Regionrådet 10.09.14 sak 033/14 Regionrådet 17.02.2015 Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmennene gir en oppdatert status fra de enkelte kommunene. Daglig leders forslag til konklusjon: Saken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon: Saken tas til orientering Eventuelt Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet.