Tertialrapport 2. tertial 2015
Grimstad kommune Postadresse: Postboks 123 4891 Grimstad Besøksadresse: Arendalsveien 23 Telefon 37 25 03 00 www.grimstad.kommune.no Utarbeidet av Grimstad kommune. Side 2 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015
SAMMENDRAG... 5 ØKONOMISK HOVEDOVERSIKT... 6 SEKTORENE... 8 DRIFTSRISIKO... 10 MEDARBEIDERE... 12 ORGANISERING... 17 JUSTERING AV INVESTERINGSBEVILGNINGENE... 18 STATUS FOR DE STORE INVESTERINGSPROSJEKTENE... 21 PROSJEKTRISIKO... 24 IKT- STATUS PÅ BUDSJETTVEDTAK OG FORNYELSE AV VIKTIGE FAGSYSTEMER 26 TEMA: ELEKTRONISK INTERNKONTROLLSYSTEM I SKOLENE... 28 TEMA: SAMARBEID MELLOM GRIMSTAD UNGDOMSSKOLE OG UNIVERSITETET I AGDER... 29 TEMA: VÆRE SAMMEN, ET INNOVASJONSPROSJEKT I EIDE BARNEHAGE... 31 KULTUR- OG OPPVEKSTSEKTOREN... 33 HELSE- OG OMSORGSSEKTOREN... 47 SAMFUNNS- OG MILJØSEKTOREN... 58 SELVFINANSOMRÅDENE... 62 STØTTEFUNKSJONENE... 64 FELLESOMRÅDET... 67 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015 Side 3
Side 4 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015
Sammendrag Det forventes at Grimstad kommune vil ha et merforbruk på -20,0 mill. kroner (+/- 5 mill. kroner) ved utgangen av året i forhold til budsjett. Per 1. tertial ble det rapportert et merforbruk i forhold til budsjett på 10 mill. kroner for året. Hovedårsaken til at årsprognosen økes med 10 mill. kroner er driftssituasjonen i helse- og omsorgssektoren. Merforbruket knyttes direkte til enhetenes og sektorenes drift og resultater. Samlet sett har alle sektorene (sum netto driftsutgifter) et avvik i forhold til periodisert budsjett på -22,1 mill. kroner. Per 1. tertial var avviket -4,5 mill. kroner. Helse- og omsorgssektoren står for de største endringene. Dette skyldes både økte behov for tjenester, enkelte nødvendige midlertidige tiltak og større bruk av innleid arbeidskraft enn nødvendig. Fellesområdet, helse- og omsorgssektoren, kultur- og oppvekstsektoren og samfunns- og miljøsektoren har negative budsjettavvik. Støttefunksjonene har positive budsjettavvik. Trossamfunn er i økonomisk balanse per 2. tertial. Grimstad kommune har et resultat på +23,9 mill. kroner per 2. tertial 2015. På samme tid i fjor var resultatet +22,7 mill. kroner. Det er per 2. tertial 2015 budsjettert med et resultat på +40,1 mill. kroner. Det er et avvik i forhold til budsjett på -16,2 mill. kroner per 2. tertial på kommunens resultat. Det er 1 083 faste årsverk per 2. tertial i kommunen, en økning på 12 i forhold til samme periode i fjor (1,1 %). Antall brutto årsverk er 1 469 per 2. tertial, og det er en økning på 45 i forhold til samme periode i fjor (3,2 %). Det er viktig å merke seg at årsverkstallene for 2015 ikke inkluderer ansatte i Agder kommunale støttetjenester (AKST), da de er ansatt i eget foretak. Sykefraværet per 2. tertial er på 8,1 prosent, mot 7,6 prosent samme periode i fjor. Dette er en økning i sykefraværet på 0,5 prosentpoeng.. Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015 Side 5
Økonomisk hovedoversikt Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial Tall i 1000 kroner 2014 2015 Endring % Periodisert Avvik % Rammetilskudd 337 495 341 091 3 596 1,1 341 063 28 0,0 Inntektsutjevning 2 847 15 854 13 007-14 749 1 105-7,5 Skatteinntekter 336 155 332 213-3 942-1,2 334 604-2 391 0,7 Eiendomsskatt 45 843 43 726-2 117-4,6 44 132-406 0,9 Driftsinntekter 224 498 247 435 22 937 10,2 245 296 2 139-0,9 Sum inntekter 946 838 980 319-33 481 3,5 979 844 475 0,0 Netto lønn 546 262 572 018 25 756 4,7 564 414-7 604-1,3 Driftsutgifter 353 564 375 167 21 603 6,1 353 223-21 944-6,2 Sum utgifter 899 826 947 185 47 359 5,3 917 636-29 549-3,2 Brutto driftsresultat 47 012 33 134-13 878-29,5 62 208-29 074 46,7 Finanskostnader -24 266-9 200 15 066-62,1-22 080 12 880 58,3 Resultat 22 746 23 934 1 188 5,2 40 128-16 194 40,4 Per 1. tertial ble det rapportert et merforbruk i forhold til budsjett på 10 mill. kroner for året. Prognose for året per 2. tertial er økt og tilsier et merforbruk eller resultat på -20,0 mill. kroner (+/- 5 mill. kroner). Hovedårsaken til at årsprognosen økes med 10 mill. kroner er driftsituasjonen i helse- og omsorgssektoren. Merforbruket knyttes direkte til enhetenes og sektorenes drift og resultater, og kommenteres under den enkelte enhet og sektor. Grimstad kommune har et resultat på +23,9 mill. kroner per 2. tertial 2015. På samme tid i fjor var resultatet +22,7 mill. kroner. Det er per 2. tertial 2015 budsjettert med et resultat på +40,1 mill. kroner. Det er et avvik i forhold til budsjett på -16,2 mill. kroner per 2. tertial på kommunens resultat. Rammetilskudd, inntektsutjevning og skatteinntekter utgjør kommunens frie inntekter. Per 2. tertial 2015 utgjorde dette 689,2 mill. kroner. Dette er en reduksjon på 12,8 mill. kroner i forhold til samme periode i fjor. Årsaken til denne reduksjonen er bortfall av kommunale oppgaver og lavere skatteinntekter. Kommunens samlede frie inntekter har et avvik i forhold til periodisert budsjett på -1,3 mill. kroner per 2. tertial. Rammetilskuddet er 341,1 mill. kroner per 2. tertial. Dette er en reduksjon på 3,6 mill. kroner og 1,11 % i forhold samme periode i fjor. Det er ikke avvik i forhold til periodisert budsjett per 2. tertial. Årsaken til nedgangen i rammetilskudd fra 2014 er hovedsakelig omlegging av finansieringsordningen i forbindelse med samhandlingsreformen. Side 6 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015
Inntektsutjevningen er 15,9 mill. kroner per 2. tertial. Dette er en økning på 13,0 mill. kroner i forhold samme periode i fjor. Avvik i forhold til budsjett er +1,1 mill. kroner, og må ses i sammenheng med avvik i skatteinntekter. Skatteinntektene er 332,2 mill. kroner per 2. tertial. Dette er en reduksjon på 3,9 mill. kroner i forhold til samme periode i fjor, eller -1,2 %. Avvik i forhold til periodisert budsjett er -2,4 mill. kroner. Per 2. tertial ligger Grimstad på 90,6 % av landsgjennomsnittlige skatteinntekter. På samme tid i fjor lå Grimstad på 96,4 % av landsgjennomsnittet. Det er en svikt i skatteinntektene nasjonalt, noe som svekker inntektsutjevningen i Grimstad. Det forventes ingen større ekstraordinære innbetalinger fra enkeltskatteytere i løpet av 3. tertial. Samlet sett vil inntektsutjevningen og skatteinntektene ligge på budsjettert nivå for året. Eiendomsskatten er 43,7 mill. kroner per 2. tertial. Dette er en reduksjon på 2,1 mill. kroner eller 4,6 % i forhold til samme periode i fjor. Reduksjonen skyldes klagebehandlingen som følge av at det er gjennomført en omtaksering av kommunens eiendommer. Avvik i forhold til periodisert budsjett er -0,4 mill. kroner. Andre driftsinntekter er 247,4 mill. kroner per 2. tertial. Det er en økning på 22,9 mill. kroner eller 10,2 % i forhold til samme periode i fjor. Avvik i forhold til periodisert budsjett er +2,1 mill. kroner. Dette avviket knyttes direkte til driftsenhetene og sektorene, og må ses i sammenheng med avvik innenfor lønn og andre driftsutgifter. Det vises til sektorenes kommentarer for ytterligere forklaringer. Netto lønnsutgifter er 572,0 mill. kroner per 2. tertial. Det er en økning på 4,7 % i forhold til samme periode i fjor. Denne økningen forklares med lønnsøkning fra 2014 til 2015 på ca 2 %, samt en økning i antall ansatte på 46 brutto årsverk, en endring på +3,2 % (se eget kapittel om medarbeidere). Avvik i forhold til budsjett er -7,6 mill. kroner. Det vises til sektorenes kommentarer for ytterligere forklaringer. Andre driftsutgifter utgjør 375,2 mill. kroner per 2. tertial. Det er en økning på 6,1 % i forhold til samme periode i fjor. Avvik i forhold til periodisert budsjett er -21,9 mill. kroner. Det vises til sektorenes kommentarer for ytterligere forklaringer. Det er bokført 9,2 mill. kroner i finanskostnader og avsetninger per 2. tertial. Det er en reduksjon i forhold til samme periode i fjor. Det er i hovedsak utbytte, renteutgifter og renteinntekter som er bokført. Beløpene er ført etter kontantprinsippet og vil bli avstemt i årsoppgjøret. I forhold til periodisert budsjett er avviket på +12,9 mill. kroner. Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015 Side 7
Sektorene Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial Tall i 1000 kroner 2014 2015 Endring % Periodisert Avvik % Støttefunksjoner 28 378 32 238 3 860 13,6 32 620 382 1,2 Fellesområdet 20 925 29 219 8 294 39,6 26 471-2 748-10,4 Helse og omsorg 301 151 304 524 3 373 1,1 288 816-15 708-5,4 Kultur og oppvekst 275 817 283 852 8 035 2,9 280 235-3 617-1,3 Samfunn og miljø 55 915 64 115 8 200 14,7 63 658-457 -0,7 Kirke og trossamfunn 10 679 10 999 320 3,0 10 999 0 0,0 Sum netto drift 692 865 724 947 32 082 4,6 702 799-22 148-3,2 Finans -700 766-734 688-33 922 4,8-734 638 50 0,0 Resultat eks selvfinans -7 901-9 741-1 840 23,3-31 839-22 098 0,0 Selvfinansierende -14 845-14 193 652-4,4-8 289 5 904 0,0 Resultat -22 746-23 934-1 188 5,2-40 128-16 194 0,0 Samlet sett har alle sektorene (sum netto driftsutgifter) et avvik i forhold til periodisert budsjett på -22,1 mill. kroner. Per 1. tertial var avviket -4,5 mill. kroner. Det er i hovedsak helse- og omsorgssektoren som bidrar til resultatforverringen. Fellesområdet, helse- og omsorgssektoren, kultur- og oppvekstsektoren og samfunns- og miljøsektoren har negative budsjettavvik. Støttefunksjonene har positive budsjettavvik. Trossamfunn er i økonomisk balanse per 2. tertial. Støttefunksjonene har et avvik på +0,4 mill. kroner og forventer å holde seg innenfor rammen av årsbudsjettet. Årsprognosen for støttefunksjonene er per 2. tertial +0,5 mill. kroner. Fellesområdet har et avvik på -2,7 mill. kroner per 2. tertial. Det ble i 1. tertial gjort budsjettjusteringer i forhold til IKT Agder. Videre er det nå bokført historiske tap innenfor MVA-refusjoner, dette er hovedsakelig sykepengerefusjoner. Tapene er fra 2010 til 2014. De totale historiske tap vil utgjøre mer enn 3 mill. kroner for året. Helse- og omsorgssektoren har et avvik på -15,7 mill. kroner per 2. tertial. Sektoren forventer å ha et merforbruk i forhold til budsjett ved årets slutt. Det er en økning i kostnadene i forhold til i fjor på 3,4 mill. kroner og +1,1 %. Justeres det for bortfall av oppgaver med finansiering, er det en øking av kostnadene i forhold til i fjor på 17,4 mill. kroner og 5,8 %. Det er i første rekke hjemmetjenesten og boveiledertjenesten innenfor pleie og omsorg som har de største økonomiske utfordringene i kommunen. Det er noe usikkert hva merforbruket i forhold til budsjett blir ved årets slutt, men etter optimistiske prognoser kan dette ligge på 2. tertials nivå. Kultur- og oppvekstsektoren har et avvik i forhold til budsjett på -3,6 mill. kroner. Sektoren forventer å ha et merforbruk i forhold til budsjett ved årets Side 8 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015
slutt i størrelsesorden 4-5 mill. kroner. Dette kan reduseres vesentlig, avheng av hvor mange flyktninger kommunen tar i mot i løpet av 2015. Samfunns- og miljøsektoren har et avvik i forhold til budsjett på -0,6 mill. kroner per 2. tertial. Sektoren forventer å holde seg innenfor rammen av årsbudsjettet ved årets slutt. Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015 Side 9
Driftsrisiko Det gjennomføres regelmessige risikoanalyser for å avdekke risikoen knyttet til kommunens drift. Dette har kommunen gjennomført systematisk gjennom flere år. Hensikten med analysen er å fremskaffe bedre grunnlag for beslutninger. På bakgrunn av analysen gjennomføres det risikoreduserende tiltak. Dette er en del av kommunens risikostyring. Sannsynlighet 1 Driftsoppfølging Risikoanalysen bygger på: 1. Hva kan gå galt? 7 Økte pensjonskostnader Behov for nye ressurskrevende tjenester 3 2. Hva er sannsynligheten for at hendelsen inntreffer? 6 Omstilling i H&O 3. Hvilke konsekvenser kan hendelsene medføre? Risikoanalysen er en frittstående analyse og en del av kommunens totale risikostyring. Det er benyttet en kvalitativ analyse og vurdering, hvor frekvensene og konsekvensene av hendelsene klassifiseres i høy, middels og lav i en risikomatrise. 2 Svikt i frie inntekter 8 Lønnsoppgjøret 2015 I første omgang etableres det et enkelt opplegg knyttet til risiko for hver sektor, og for kommunen totalt sett. Økt innsikt om risiko i hele organisasjonen er også et mål som har betydning for hvordan risikobildet håndteres totalt sett. 5 Svikt i overføringene fra Agder Energi Finansielle forhold 4 Konsekvens Denne risikovurderingen er forankret i organisasjonen og er en del av kommunens internkontroll. Lav risiko - I henhold til plan og målsetninger, tiltak ikke nødvendig Middels risiko - Ikke i henhold til plan, det er iverksatt tiltak for å nå målene Høy risiko - Ikke i henhold til plan, mål nås ikke Forklaringer og tiltak til risikoelementene i figuren over: 1. Det er en stor risiko for at enkelte enheter og avdelinger kan gå med underskudd i 2015. Dette kan i noen grad forebygges ved en tettere driftsoppfølging spesielt innenfor håndtering av ansatte og avtaleinngåelse som erstatter kommunal tjenesteproduksjon. Side 10 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015
Kommunen har et opplegg der alle ledere har månedlige oppfølgingsmøter med sin overordnet. Tiltak: Strukturert månedlig oppfølging og virksomhetsgjennomgang (business review) av alle sektorer og enkelte enheter er iverksatt og risikoen er redusert. Tiltak: Sterkere fokus på bemanningsplaner og turnusoppfølging innenfor helse og omsorgssektoren. 2. Skatteinngangen og rammetilskuddet (frie inntekter) følger vedtaket i forbindelse med revidert nasjonalbudsjett. Budsjettet ble justert i 1. tertial. 3. Budsjettrammene for kultur- og oppvekstsektoren og helse- og omsorgssektoren er presset. Økning av tjenestebehovet for enkelte brukere eller brukergrupper kan bli vanskelig å håndtere for disse sektorene innenfor vedtatt budsjett. konsekvenser for hjemmetjenesten og heldøgnsomsorgstilbudet i kommunen. Prosjektet er i sluttfasen og det arbeides med å normalisere dette arbeidet i den ordinære driften. Tiltak: Fortsatt oppfølging av prosjektet. 7. Det er kontroll på utviklingen i kommunens pensjonskostnader. Pensjonskassene har tilpasset seg Finanstilsynets krav om egenkapital. De har håndtert en reduksjon i grunnlagsrenten og tilpasset seg uførereformen som ble innført 1. januar 2015. Det forventes lavere avkasting på pensjonsmidlene i framtiden. Dette kan føre til høyere pensjonskostnader. Dette må ses i sammenheng med kommunens samlede finanskostnader. 8. Tariffoppgjøret og lønnsoppgjøret for 2015. Det er et mellomoppgjør i 2015. I statsbudsjettet for 2014 la regjeringen opp til en årslønnsvekst på 3,3 % for kommunene. Dette anslaget ble justert ned i kommuneøkonomiproposisjonen til 3,2 %. Denne lønnsøkningen samsvarer også med KS sine tall for kommunesektoren og støttes gjennom forhandlingsresultatet for kapittel 4. Tiltak: Overvåking av endringer i behov for de enkelte brukergruppene 4. Den samlede finansielle risikoen til kommunen anses som lav per 1. tertial. 5. Det vil bli vedtatt et utbytte fra Agder Energi på 20,6 mill. kroner i 2015. Det er i henhold til budsjett. Budsjettet ble justert i 1. tertial. 6. Omstilling i helse- og omsorgssektoren til mer aktiv omsorg startet våren 2014. Prosjektet fokuserer på hverdagsrehabilitering, og flere korttidsavdelinger etableres i kommunen. Driften er lagt om fra langtidsplasser til korttidsplasser med et innsatsteam for hverdagsrehabilitering. Reduksjon av langtidsplasser har direkte Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015 Side 11
Medarbeidere Dette kapittelet omhandler de viktigste statusrapporter og utviklingstrekk for medarbeiderne. Definisjoner: Alle årsverkstall er beregnet fra hva som er utbetalt gjennom lønnssystemet. Dette er ikke en summering av faktiske kontrakter. Refusjoner er ikke tatt med som motvekt for å vise faktisk bemanning. Faste årsverk: Er basert på alle fast ansatte i kommunen i den utbetalte stillingsbrøk. Tallet inkluderer også sykmeldte innenfor sykepengeåret og ansatte i lønnet permisjon. Tidsavgrensede årsverk: Er basert på alle ansatte med midlertidige ansettelser i den utbetalte stillingsbrøk. Dette vil være vikarer for ansatte ved bla. sykdom, permisjon, prosjekt- og engasjementstillinger, samt lærlinger. Variable årsverk: Dette er utbetalte timer hittil i år omgjort til årsverk. Det vil si både timelønnede omregnet til årsverk, og overtidstimer omregnet til årsverk. Med andre ord all utbetalt variabel lønn fra kommunen. For å kunne sammenligne både tidsavgrensede stillinger og timer i forhold til faste stillinger på en riktigst mulig måte, er disse omregnet til årsverk. Brutto årsverk: Viser totalt forbruk av alle utbetalte årsverk i løpet av perioden. Dette inkluderer faste årsverk, midlertidige ansettelser, timelønnede og overtid omregnet til årsverk. Denne størrelsen tar ikke er tatt hensyn til refusjon av sykelønn og permisjoner, tallet vil derfor være høyere enn de budsjetterte årsverkene. Årsverksutvikling Resultater 2. tertial Personaldata 2014 2015 Endring Faste årsverk 1071 1083 12 Variable årsverk (timer) 191 202 11 Tidsavgrensede årsverk 161 183 22 Brutto årsverk 1424 1469 45 Sykefravær 7,6 8,1 0,5 Per. 2. tertial 2015 er det i gjennomsnitt brukt 1 083 faste årsverk, dette er en økning på 12 (1,1 %) i forhold til samme periode i fjor. Antall brutto årsverk er 1 469 per 2. tertial, og det er en økning på 45 i forhold til samme periode i fjor (3,2 %). Det er viktig å merke seg at årsverkstallene for 2015 ikke inkluderer ansatte i Agder kommunale støttetjenester (AKST), de er nå ansatt i eget foretak. 1600 1500 1400 1300 1200 Brutto årsverk jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2012 2013 2014 2015 Side 12 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015
Totalt har brutto årsverk hatt en større økning i løpet 2015, enn det aktivitetsøkningen tilsier. Hovedforklaringen er en vekst i midlertidige stillinger og timelønnede. Det er også en vekst i faste stillinger som er direkte knyttet til en aktivitetsøkning i sektorene. Årsverksveksten er størst innenfor helse- omsorgssektoren. Det er også en vekst i kultur- og oppvekstsektoren, som henger sammen med økt elevtall og en økning av undervisningsstillinger. Innenfor helse- og omsorgssektoren vært økning av grunnbemanningen innenfor hjemmetjenesten og boveiledertjenesten. Noe av veksten er knyttet til endret aktivitet og et fåtall akutte situasjoner. Det er til en hver tid ansatte på tidsavgrensede kontrakter (midlertidige ansettelser). Dette på grunn av lengre fravær som sykefravær og foreldrepermisjon. Midlertidig ansettelse brukes også ved vakante stillinger, mens det pågår en rekrutteringsprosess. Hjemmetjenesten fikk opprettet flere stillinger fra nyttår. Mens rekrutteringsprosessen har pågått, har det vært benyttet vikarer i stillingene. Nedgang av årsverk i juli og august måned, henger sammen med avvikling av vikarer ved skolenes sommerferie. Boveiledertjenesten har hatt en gjennomgang av bemanningsplaner. Dette har ført til at enheten har hatt en høyere midlertidig bemanning enn budsjettert. Pleieog omsorgssektoren arbeider systematisk med å redusere midlertidige stillinger. 1150 1100 1050 1000 950 Faste årsverk jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2012 2013 2014 2015 200 180 160 140 120 Tidsavgrensede årsverk 2013 2012 2014 2015 Økning i faste årsverk følger samme utvikling som tidligere år. Det er en økning av årsverk i forbindelse med skolestart i august. Økningen er direkte knyttet til økt aktivitet på skolene. Det forventes en reduksjon av faste årsverk i 3. tertial. I løpet av første halvår 2015 har det vært ansatt i nyopprettede stillinger i hjemmetjenesten, dette er årsak til økning av faste årsverk våren 2015. 100 jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Variable årsverk er timelønn og overtid. Dette er i stor grad tilkallingsvikarer som benyttes ved korttidsfravær og ferieavvikling. Ferieavviklingen er hovedårsaken til den store økningen av timelønnede årsverk i juni, juli og august, og avtar etter at ferieavvikling er gjennomført. Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015 Side 13
Innen helse- og omsorgssektoren har det i løpet av våren vært benyttet et høyere antall timelønnede årsverk utover bemanningsplan og budsjett. Dette er nærmere forklar i sektorrapporten til helse- og omsorgssektoren. 300 Variable årsverk 250 Aksetittel 200 150 100 50 2012 2013 2014 2015 0 jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Side 14 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015
Sykefravær Sykefraværet per 2. tertial i år er på 8,2 prosent, mot 7,6 prosent samme periode i fjor. Det totale fraværet har stort sett samme utvikling som tidligere år. Sykefraværet er noe høyere i februar, og avtar deretter. Undersøkelser viser at uke 8 er den uken i året med høyest sykefravær. Sykefraværet i Grimstad kommune er fremdeles for høyt, men samtidig er det viktig å se til sammenlignbare kommuner, og kommunal sektor for øvrig. 11 10 9 8 7 6 5 4 Totalt sykefravær per måned Sykefraværsstatistikken viser at korttidsfraværet står for om lag ¼ del av fraværet. Det er det lange fraværet som er til størst bekymring. Det er grunn til å tro at ved fortsatt godt og forsterket oppfølgingsarbeid vil kommunen greie å stabilisere og forhåpentligvis holde sykefraværet på et forholdsmessig lavt nivå. 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 Sykefravær januar-august 2015 Totalt Støtte- og stab Helse- og omsorg Samfunn- og miljø Kultur- og oppvekst 0,0 2014 2015 korttid langtid 2012 2013 2014 2015 Sykefraværsstatistikken per 2. tertial 2015 viser at korttidsfraværet, det vil si både egenmeldt og legemeldt fravær innenfor arbeidsgiverperioden på 16 dager, er 1,9 prosent. Langtidsfraværet, etter 16 dager og inn til 50 uker, er på 6,2 prosent. Det er helse- og omsorgssektoren som har det høyest sykefraværet. Enheter i denne sektoren som har høyt sykefravær, igangsetter tiltak. Det er store variasjoner mellom sykefraværet mellom de ulike enhetene. Hvor enkelte enheter som kjøkkentjenesten har nærmest 0 i sykefravær til enheter og avdelinger innen pleie- og omsorg med fravær på over 20 %. Det er også variasjoner i sykefraværet blant de ulike yrkesgrupper, hvor det er høyest fravær blant ufaglærte og faglærte (fagarbeidere). Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015 Side 15
For all personaloppfølging forholder kommunen seg til lov og avtale, og både arbeidsgivers og arbeidstakers rettigheter og plikter skal ivaretas. For medarbeidere med større helseutfordringer er det et kontinuerlig arbeid for å finne en tilpasning mellom arbeidsgivers behov og deres arbeidsevne. Et resultat av dette arbeidet er et høyere fravær blant enkelte medarbeidere, ofte kombinert med refusjon fra første dag på grunn av kronisk sykdom. Et annet resultat er en omplassering til annet eller tilpasset arbeid, hvor sykefraværet bortfaller. Et tredje resultat er at arbeidsforholdet avsluttes. Det er stort fokus på oppfølging av sykemeldte. Elektronisk verktøy for sykefraværsoppfølging er innført. Hensikten med systemet er å gi varsler til leder på gitte oppfølgingstidspunkt, gi faglig veiledning, sikre systematikk og forenkle oppfølgingsarbeidet. Systemet varsler også i forhold til ansatte som skal følges opp forebyggende for å forhindre sykefravær. Dialogplassen og den tette kontakten enhetsledere og fagledere står for er en viktig del av oppfølgingsarbeidet. Hensikten med Dialogplassen er at vi så tidlig som mulig kan sette i verk tiltak for å forhindre sykemelding, og få den sykemeldte tilbake i jobb eller over i andre tiltak. Dialogplassen er blitt en viktig del av det bedriftsinterne attføringsarbeidet i kommunen, og bidrar til raskere avklaringer og færre medarbeidere som går over på arbeidsavklaringspenger etter endt sykepengeår. Dette betyr at folk raskere er tilbake i jobb. Dialogplassen behandler også saker før sykemelding som en del av det forebyggende arbeidet. Det pågår jevnlig arbeid på de ulike arbeidsplasser for å redusere sykefraværet. Det har vært gjennomført flere risikovurderinger, kartlegging av arbeidsmiljø for å iverksette målrettede tiltak. Det rettes fokus på enheter og avdelinger med spesielt høyt sykefravær og iverksettes tiltak. Innen helse- og omsorgssektoren er pilotprosjektet «Raskere frisk» iverksatt fra 1. august i samarbeid med bedriftshelsetjenesten, hvor målet er å få ansatte raskere tilbake til arbeid og avklaring av restarbeidsevne. Prosjektet varer ut 2015. Side 16 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015
Organisering Administrativ organisering 2015 Rådmann Per Kristian Vareide Kommunikasjon og digitalisering Ragnhild Sigurdsøn Helse og omsorgssektoren Kultur- og oppvekstsektoren Samfunns- og miljøsektoren Virksomhetsstyring Berit Grønning Nielsen Bjørn Kristian Pedersen Heidi Sten-Halvorsen (konst) Trond-Vegar Johansen 11 enheter 19 enheter 6 enheter 3 fagsjefer 2 enheter Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015 Side 17
Justering av investeringsbevilgningene Som et ledd i prosjektstyringen og for å få bedre investeringsoversikt i 2015, ønsker rådmannen å justere investeringsrammene for året. Fordelen med ette er at bevilgningen og det faktiske investeringsnivået i 2015 samsvarer med det som kommunestyret beslutter. De fleste justeringene i dette tertiale omfatter justeringer fra 2014 til 2015, og ses i sammenheng med årsregnskapet for 2014. Videre er det justert prosjekter som ikke blir påbegynt eller ferdige i 2015, som overføres til 2016. Det vil si at justeringene foretas i forhold til fremdriften på prosjektene, og de vil ikke ha noen konsekvens for det enkeltes prosjekt totale ramme. Det er kun lagt til en ny investering som ikke er politisk godkjent, og det er en kokegryte som har brutt sammen og som er nødvendig i den daglige driften. Denne gryten vil koste 300 000 kroner. Investeringsprogram for 2015 Vedtatt budsjett justeringer mellom år Justert budsjett Egenkapitalinnskudd KLP (882001) 2 900-645 2 255 Egenkapitalinnskudd KLP sykepl (882002) 0 474 474 Feviktun, nødaggregat (6901403) 1 900-1 300 600 Landvik skole, rehabilitering/nybygg eldste del 0 400 400 Langemyr skole, basseng (697221) 3 600-3 600 0 Ibsenhuset, antikvarisk rehabilitering (6901405) 2 100 219 2 319 Myrsvingen, flyktningebolig (6901407) 4 960-4 705 255 Enøk-investeringer (6901211) 2 400-2 198 202 GSV og andre veitiltak sentrum (6851203) 2 350-2 350 0 Bygningsmessige tilpasninger for brukere (6901312) 200-50 150 Parkeringsplasser, Fjære kirke del 2 (6851202) 505-505 0 Flisfyringsanlegg, Levermyr (6901414) 3 150-2 750 400 Grunnvarmeanlegg, Landvik (6901415) 5 670-5 470 200 Reanskaffelse biler (8701501) 800-200 600 Boliger til psykiatri (6901304) 6 300-5 900 400 Bolig til 1 bruker (6901501) 2 340-305 2 035 Side 18 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015
Småhus - Fra bostedsløs til sjef i egen bolig (6901502) 4 320-3 820 500 Boliger til bostedsløse, My box (6901404) 601 2 899 3 500 Trygghetsalarmer (8701502) 585-135 450 Nytt bibliotek (6901504) 43 000-42 400 600 Tribune Levermyr (633101) 0 5 238 5 238 Ny sentrumsbarnehage (6901505) 5 000-4 700 300 Bygg og eiendomstjenesten, 1 lift (6901506) 405-405 0 Brannvesenet, utskifting av kombinertbiler (6851550) 1 000 468 1 468 Brannstasjon, eksosavsug (6851551) 135-135 0 Ladestasjoner til elbiler (6851506) 675-675 0 Rådhuset, ombygging 1. etg (6901508) 450-450 0 Terje Vigen brygge (6851502) 1 200-1 050 150 Myråsen, busstopp (6851503) 200-200 0 Parkering i fjell (68561) 45 000-13 896 31 104 Avløp, Prestegårdsskogen (6801422) 0 787 787 Vann, Egra, ny hovedfordelingskum (6801303) 1 400-1 100 300 Vann, Diverse mindre anlegg (6801302) 200-200 0 Vann og avløp, Morholt-Molland-gleden (6801306) 0 2 250 2 250 Vann, Osterkilen vannledning (6801401) 0 1 352 1 352 Vann, Egra - Killegård sanering asbestsementledning (6801502) 3 000-3 000 0 Vann, Hesnes fellesføring VA (6801503) 3 500-3 500 0 Vann, Lia-Esketveit sammenkopling vannledning (6801504) 2 000-2 000 0 Ulenes, fellesføring, høyspent, vann, avløp (BE13TU) (6801310) 0 141 141 Renovasjon, nedgravde beholdere (6801340/6801440) 1 200-1 100 100 Ny - Kokegryte til kjøkkenet - "havari" 0 300 300 Sum endret investering 153 046-94 216 58 830 Finansiering av 2015 Vedtatt budsjett justeringer mellom år Justert budsjett Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015 Side 19
Lånemidler inkl mva-kompensasjon: 136 146-85 225 50 921 Lånemidler, VAR Vann: 10 100-6 057 4 043 Lånemidler, VAR Avløp: 0 787 787 Lånemidler, VAR Renovasjon: 1 200-1 100 100 Tilskudd, Bolig til 1 bruker (6901501) 500-500 0 Tilskudd, Flisfyringsanlegg, Levermyr (6901414) 1 200-1 200 0 Tilskudd, Grunnvarmeanlegg, Landvik (6901415) 1 000-1 000 0 Tilskudd, Jerv, Tribune Levermyr (633101) 0 250 250 Bruk av ubundet investeringsfond, Ek.innskudd KLP 2 900-171 2 729 Sum endret finansiering 153 046-94 216 58 830 Side 20 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015
Status for de store investeringsprosjektene Arresten - Parkering i fjell Kommunestyret vedtok i møte 27. august 2012 at parkeringshuset i Vardeheia skulle bygges ut og driftes i kommunal regi. Arresten ble offisielt åpnet 1. juli 2015. Arbeidene har gått i henhold til fremdrift og innenfor budsjett. Prosjektet avsluttes i løpet av året. Nytt bibliotek I februar 2014 gjorde kommunestyret vedtak om kjøp av post/politigården, Storgata 3. I møte den 1. september 2014 vedtok kommunestyret totalrammen til nytt bibliotek på 75 millioner kroner. Etter anbudskonkurransen høsten 2014, ble det kåret en vinner 29. april 2015. Kontrakt med entreprenør AF Gruppen ble signert 12. juni 2015. Prosjekteringsarbeider er påbegynt. Byggestart er avhengig av når politiet flytter ut av eksisterende lokaler. Ibsenhuset - rehabilitering Det har vært avdekket store råteskader i bærende konstruksjoner i bygget, og etter befaring ble det anbefalt å utføre en antikvarisk rehabilitering. Investeringen ble vedtatt i budsjettet for 2014. Det ble også budsjettert med et forventet tilskudd fra staten til dette prosjektet. Formannskapet ba i sak PS 15/14 om at arbeidet ble påbegynt innenfor netto ramme etter tilskudd. Etter dette ble arbeidene igangsatt. I rådmannens forslag til budsjett ble det orientert om at det har blitt søkt om midler gjennom Norsk Kulturminnefond. Søknaden ble ikke innvilget, og kommunen må dermed stå for finansieringen av prosjektet. Arbeidene startet i november 2014. Ibsenhuset vil på grunn av rehabiliteringsarbeidene holdes stengt i 2015. Arbeidene forventes å være ferdige i løpet av 2015. Kvalifiseringstjenesten innvendig ombygging, ny løfteplattform og offentlige pålegg Innvending ombygging er ferdigstilt og offentlige pålegg er utbedret samt løfteplattform. Prosjektet ventilasjonsanlegg som ble vedtatt i budsjett 2014, er under prosjektering. Langemyr skole basseng Skisser av nytt bassenganlegg er godkjent i AMU. Kostnadene for nytt bassenganlegg er høyere enn budsjettert. Prosjektet vil derfor komme opp i budsjettprosessen 2016. Modulbaserte boliger til bostedsløse Anbudskonkurransen er avgjort og det er valgt leverandør. Kommunestyret vedtok i møte 01.09.14 (PS 14/136) at fire nye boliger plasseres på kommunal grunn ved rådhuset. Endelig plassering blir på kommunal grunn langs veien til Hasseldalen i bakkant av Industribygget. Arbeidene er godt i gang, og byggene forventes å ferdigstilles i løpet av 2015. Småhus Fra bostedsløs til sjef i egen bolig Kommunestyret vedtok i budsjett 2015 at det skulle avsettes midler til planlegging og gjennomføring av fire boliger etter den såkalte Nøtterøymodellen. Lokalisering av boligene er vedtatt. To boliger skal lokalisering på Landvik og to boliger skal lokaliseres ved Langemyr skole. Det arbeides med anbudsutlysning, og tar sikte på kontrakt med entreprenør i løpet av året. Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015 Side 21
Alternativ energi, Levermyr Kommunestyret vedtok i møte 31.03.2014 at det skal brukes flis til oppvarming av kunstgressbanen, Grimstad skole og Jappa skole. Kostnadsrammen for prosjektet ble i budsjettet for 2014 redusert med kr. 1,5 mill. Lokalisering for flisfyringsanlegget er valgt. Fremdriften er noe forskjøvet på grunn av anskaffelse byggherrerepresentant og prosjektering. Det arbeides med anbudsgrunnlag, og forventet kontrakt med entreprenører i løpet av 2015. Grunnvarmeanlegg, Landvik Som det ble meldt i rådmannens budsjettforslag for 2015, har grunnvarmeanlegget på Landvik blitt skjøvet noe ut i tid. Prøveboring/prøvepumping vil bli gjennomføres i månedsskiftet mai/juni 2015. Det er foreløpig ikke økonomisk grunnlag for å gå videre med drift av dette prosjektet på Landvik. Landvik skole nybygg Kommunestyret vedtok i budsjett 2015 at det skulle avsettes midler til planlegging og gjennomføring av rehabilitering/nybygg av skolens eldste del. Det arbeides med planlegging og anbudsgrunnlag. Myrsvingen - flyktningeboliger Kommunestyret vedtok i budsjett 2015 at det skulle avsettes midler til bygging av flyktningeboliger i Myrsvingen som inneholder både familieleiligheter og hybler. Prosjektet er overført fra fjoråret. Det ligger en utfordring i at gjeldende reguleringsplan ikke åpner for så mange boenheter som ønskelig. Prosjektet er nå godkjent av byggesaksenheten. Boliger til psykiatri Det ble gjort vedtak på bygging av psykiatriboliger i budsjett/handlingsprogram 2012, om at det skulle bygges i 2014. I budsjettprosessen for 2014 vedtok kommunestyret at rådmannen skulle utrede muligheten for interkommunalt samarbeid om felles løsning for ressurskrevende brukere innen psykiatri. Etter dette vedtaket har det vært en prosess med utredning, ref. budsjettet 2015, hvor konklusjonen er at det foreløpig ikke er mulig med et slikt samarbeid. Boligene bør derfor bygges i egen regi. Kommunestyret vedtok så i mai 2015, at boligene skulle plasseres på tomten bak Feviktun. Prosjektet er i startfasen. Prosjekter i startfasen Flere prosjekter er i startfasen. I denne sammenheng nevner rådmannen de to nedenfor. Avhengig av fremdrift vil disse prosjektene etter hvert bli rapportert med egne trafikklys : Nytt renseanlegg for Grimstad kommune Kommunestyret gjorde i mars 2015 vedtak om at rådmannen skulle sette i gang planlegging av nytt renseanlegg med tanke på driftsstart i 2020, og ba om at det skulle arbeides videre med ulike lokaliseringsalternativer. Rådmannen har i etterkant av vedtaket opprettet en prosjektgruppe som skal arbeide videre med denne saken. Kommunestyret i juni vedtok å bygge nytt renseanlegg i Østerhus industriområde på en av to ledige områder, men ba om en konsekvensanalyse for å avgjøre nøyaktig hvor. Konsekvensanalysen forventes å være klar til kommunestyret i oktober. Det vil ha betydning for videre framdrift i planleggingsfasen at lokalisering blir besluttet. Nedgravde avfallstasjoner i Grimstad sentrum Kommunestyret gjorde i april 2015 vedtak om at det i Grimstad sentrum skal benyttes nedgravde avfallsløsninger for husholdningsavfall. Løsningen skal etableres i samsvar med budsjett og handlingsprogram. Side 22 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015
Rådmannen har i etterkant av vedtaket opprettet en prosjektgruppe som skal arbeide videre med denne saken. Prosjektleder i Kommunalteknisk enhet har så smått påbegynt prosjektet. Sentrumsbarnehage Kommunestyret vedtok 22. juni 2015 at ny kommunal sentrumsbarnehage skal plasseres på fagskoletomta. Reguleringsplanen for området er ferdig behandlet. Prosjektet er i startfasen med planlegging. Prosjektstatus - oversikt Mandat og omfang Parkering i fjell - Grimstad sentrum Bibliotek Langemyr skole - basseng Dømmesmoen - ombygging og rehab. Ibsenhuset - rehabilitering Kvalifiseringstjenesten off. pålegg Grunnvarmeanlegg - Landvik Levermyr - alternativ energi Boliger for bostedsløse Småhus - bostedsløse Landvik skole - nybygg Myrsvingen - flyktningboliger IKT-prosjekter Vann og avløpsinvesteringer Avtaler Ressurser og kompetanse Fremdrift Økonomi I henhold til plan og målsetninger, tiltak ikke nødvendig Ikke i henhold til plan, det er iverksatt tiltak for å nå målene Ikke i henhold til plan, mål nås ikke Ikke relevant Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015 Side 23
Prosjektrisiko Hensikten med risikostyring av prosjekter er å sikre bedre og mer effektiv prosjektgjennomføring. Dette for å prioritere ressursene riktig, og bidra til økt verdiskapning og gode prosjektresultater. Dette gjøres ved blant annet å holde oversikt og identifisere kritiske risikoområder. Økt innsikt om risiko i hele organisasjonen er også et mål som har betydning for hvordan risikobildet håndteres totalt sett. Prosjektleder har totalansvaret for rapporteringen på sine prosjekter. På bakgrunn av dette gjør rådmannen en overordnet risikovurdering som er presentert i risikomatrisen under. Dette baseres på en vurdering av overordnede risikoelementer med konsekvenser og sannsynlighet. Risikomatrise: Sannsynlighet 1 4 kompliserte prosjekter Prosjektkompetanse 2 Forprosjekt og foranalyser 5 Oppdragsbeskrivelser og bestillinger Prosjektorganisering 3 Lav risiko - I henhold til plan og målsetninger, tiltak ikke nødvendig Middels risiko - Ikke i henhold til plan, det er iverksatt tiltak for å nå målene Høy risiko - Ikke i henhold til plan, mål nås ikke Konsekvens Forklaringer og tiltak til risikoelementene i matrisen: Side 24 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015
1. Prosjektkompetanse Kommunen har tilstrekkelig prosjektkompetanse og prosjektlederkapasitet både innenfor bygningsområdet og innenfor prosjekter knyttet til VA og kommunalteknikk. 2. Forprosjekt og foranalyser: Det arbeides kontinuerlig med at det enkelte prosjekt beskrives og dokumenteres bedre før beslutning. 5. Oppdragsbeskrivelser og bestillinger Prosjektbestillingene må være presise for at leveransen skal være i henhold til oppdraget. Tiltak: Kontinuerlig fokus fra styringsgruppen mot utforming av mandat og rammer i oppstartfasen av det enkelte prosjekt. Tiltak: Øke forståelsen i kommunen for at kompliserte prosjekter krever tid til planlegging og analyse. Nytt renseanlegg vil være et prosjekt der godt forarbeid vil være vesentlig. 3. Prosjektorganisering Det er etablert styringsgrupper og prosjektgrupper med egne prosjektledere for alle større investeringsprosjekter. 4. Kompliserte prosjekter Kommunen har flere store prosjekter gående der det er knyttet risiko til økonomiske rammer og fremdrift. Av de pågående prosjektene er Arresten Parkering i fjell det største nå. Kommunen har også prosjekter med høy kompleksitet, uten at de nødvendigvis har en stor økonomisk ramme. Eksempel på dette er for eksempel restaurering av Ibsenhuset, fordi det er tiltak i en gammel bygning av vesentlig historisk verdi, eller nedgravde avfallsstasjoner, fordi prosjektet vil få stor oppmerksomhet. Tiltak: Mer bevisst holdning i forhold til å dele opp prosjekter i nye hovedprosjekter og delprosjekter. Sikre nødvendig fagkompetanse inn i prosjektene. Sikre gode medvirkningsprosesser og informasjon. Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015 Side 25
IKT- status på budsjettvedtak og fornyelse av viktige fagsystemer Budsjettvedtak I budsjettet for 2015 vedtok kommunestyret å kutte kommunens kostnader til IKT Agder med en million kroner. For å oppnå dette budsjettvedtaket har administrasjonen jobbet langs to akser, på den ene siden har vedtaket blitt overbrakt IKT Agder med forslag til hvor selskapet kan kutte sine kostnader, på den annen side har vi jobbet med å se hvor det er mulig å bestille færre tjenester. Blant annet har det vært en gjennomgang av antall hjemmekontorabonnenter, der antallet SSL-løsninger er redusert og utgiften har blitt redusert med 33 000 kr. I inneværende år har IKT Agder betalt sine eiere utbytte, kommunen har derfor fått utbetalt 968 000 kroner. Dette ble budsjettjustert i 1. tertial. Fornyelse av viktige fagsystemer Det er for perioden 2015 2019 lagt et nytt prosjektløp for å fornye fagsystemene, og ikke minst for å legge til rette for en utvikling av nye digitale tjenester. Eierkommunene i samarbeid med IKT Agder har for disse fem årene lagt en plan for utskiftning og/eller oppgradering av alle større fagsystemer. Dette ble varslet inn i handlingsprogrammet for 2015-2018. Vi ønsker her å gi en status på status for arbeid med disse systemene: ERP-system Grimstad kommune sitt system på økonomi, lønn og personal (ERPsystem) har ikke vært oppdatert siden 2008. Dette systemet er derfor basert på gammel teknologi og gir av den grunn en dårlig brukeropplevelse sett i forhold til dagens moderne systemer. IKT Agder har derfor tatt initiativ til et prosjekt der de vil gjøre et nytt avrop på et økonomi-, lønn- og personalsystem for sine eiere. Dette er et stort prosjekt som vil vare over flere år. Per i dag er det bemannet opp flere grupper som jobber med å lage kravspesifikasjon for sine deler av systemet. Eksempler på slike grupper er økonomi, HR, lønn, integrasjon etc. Grimstad kommune er godt representert i disse gruppene, enten med personer fra administrasjonen eller AKST. Tidsplanen tilsier at arbeidet med kravspesifikasjonen skal være klar før jul slik at man kan gå ut på anbud over nyttår. En av intensjonene med prosjektet er at IKT Agders eiere skal få ett felles teknisk oppsett av sitt økonomi-, lønns- og personalsystem. I dag har alle eierne sitt eget oppsett. Lykkes man med dette vil man oppnå driftsfordeler, og man vil få et system som er billigere å drifte enn dagens system. I dag sier tidsplanen at et nytt system vil kunne ha oppstart 1. januar 2018, men her er det mulig at det kan bli noen forskyvninger. SAKS-prosjektet I 2013 ble det gjennomført en forstudie for å avklare veien videre for kommunene i IKT Agder-samarbeidets sak- og arkivsystem. Forstudien resulterte i en evalueringsrapport som anbefalte at deltakerne går ut på offentlig anbudsforespørsel med sak/arkivsystem. Prosjektets hovedmål er å sørge for at kommunene har et saksbehandlings- og arkivsystem som dekker organisasjonenes behov inn i fremtiden. Dagens sak- og arkivsystem er ganske utdatert, og et nytt/oppgradert system skal være tilpasset gjeldende og fremtidige standarder og lovkrav for arkiv, gi mer effektiv saksbehandling, og gi mulighet for å integrere digitale tjenester til innbyggerne. Grimstad kommune har en representant som startet i mars i år. I mai og juni ble det gjennomført prekvalifisering av leverandører, kravspesifikasjon ble utarbeidet, og det ble gjennomført en brukerundersøkelse blant brukere av dagens ephorte-system. Forhandlinger med leverandører skal foregå utover høsten, og det er planlagt kontraktsinngåelse før jul. Implementering av nytt/oppgradert Side 26 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015
system vil skje i løpet av våren 2016, denne fasen er planlagt gjennomført i juni 2016. Det vil bli lagt særlig vekt på opplæring av brukere gjennom implementeringsfasen. Nytt skoleadministrativt system («Nye BOSS») Skolene og barnehagene i Grimstad har siden 2009 hatt fagsystemet Extens med tilhørende webmoduler som administrativt system. Løsningen som ligger i bunnen er svært utdatert, lite brukervennlig, fyller ikke dagens behov for funksjonalitet, og vil fases ut av leverandør. Det ble i 2013 startet et forprosjekt for vurdering av barnehage- og skoleadministrativt system, som et felles prosjekt mellom Grimstad kommune, Arendal kommune, Froland kommune og IKT Agder. Dette munnet ut i beslutningen om å skifte ut det administrative systemet for både barnehage og skole. Anbudskonkurranse kun for skoleadministrativt system («Nye BOSS») ble utlyst våren 2015, og Visma valgt som ny leverandør. Nytt system, Visma Flyt Skole, skal piloteres på grunnskoler i Grimstad og Arendal mot slutten av året 2015, og implementeres på alle grunnskoler i de tre kommunene i løpet av inneværende skoleår. Forventede gevinster: Et moderne og brukervennlig fagsystem som gir de ulike brukergruppene (skoleadministrasjon, pedagoger, elever, foresatte og SFO-ledere) den funksjonaliteten som de har behov for. Et fagsystem som samhandler med andre fagsystemer via standardiserte grensesnitt og bidrar til redusert tidsbruk og bedre datakvalitet i kommunens fagsystemer. Vesentlig reduksjon av løpende drifts-/vedlikeholdskostnader. Et helhetlig system som støtter skolenes arbeid med lovpålagte forpliktelser blant annet til dokumentasjon og rapportering. Nytt fagsystem for barnehagene er midlertidig satt på vent, og planlegges tatt opp igjen etter at «Nye BOSS» er avsluttet. Nye websider Arendal kommune, Froland kommune og Grimstad kommune har siden 2009 hatt samme publiseringsløsning for nettsidene sine. På grunn av nye krav til offentlige nettsider ble det høsten 2014 besluttet at nettsidene måtte oppgraderes. Anbud om ny publiseringsløsning ble lagt ut våren 2015 og i juni ble ACOS valgt som leverandør av ny publiseringsløsning. I tidsrommet juni august lå det ute en brukerundersøkelse på nettsidene, og sammen med statistikk vil denne undersøkelsen legge føringer for utforming og prioriteringer på de nye nettsidene. Arbeidet er per midten av september inne i designfasen, og fra midten av oktober vil det bli gitt opplæring. Innholdsproduksjonen vil skje i november og desember 2015 og i januar 2016. Planlagt publisering er satt til februar 2016. De tre kommunene arbeider tett sammen for å utvikle nettsider, integrasjoner og løsninger som er mest mulig like, blant annet for å redusere kostnader. (Se også vedlegg Orientering om IKT-utvikling i samarbeidet ) Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015 Side 27
Tema: Elektronisk internkontrollsystem i skolene Opplæringsloven 13-10 annet ledd pålegger skoleeier å ha et forsvarlig system for å vurdere om og følge opp at skoleeier etterlever lovverket knyttet til grunnskolen. Et forsvarlig system - eller internkontroll, har flere funksjoner. Det skal både være egnet til å forebygge lovbrudd, avdekke lovbrudd, og rette opp lovbrudd når det skjer. Det er mange måter å utforme et slikt forsvarlig system på, og det er opp til den enkelte kommune å finne det internkontrollsystemet som passer best for dem. I Grimstad har vi mange arenaer og aktiviteter som bidrar til et forsvarlig system. For at kommunen skal kunne sikre og påse at opplæringslovens krav og forpliktelser blir overholdt på alle skolene, har kommune gått til innkjøp av Moava sitt elektroniske internkontrollsystem 13.10.no. Alle skolene og brukerne (de ansatte) er lagt inn i dette systemet. Det er også lagt inn et ferdig årshjul med gjøremål som er lenket opp mot aktuell paragraf i opplæringsloven. På den måten sikrer skoleeier at lovpålagte gjøremål faktisk blir utført. Skoleansvarlig i kommunen kan endre, slette, eller legge til gjøremål, samt laste opp kommunens maler eller andre dokumenter som hører til. sjekker det ut når oppgaven er utført). Kommunens administrasjon kan logge inn og få en oversikt/status over skolenes aktivitet, og således følge opp der skolene ikke har oppfylt de kravene som ligger i systemet. Kommunen vil også få melding om skolene ikke fullfører et definert gjøremål. Alle som har fått definert et gjøremål, får varsel om at fristen for å utføre gjøremålet nærmer seg. Skoleeier kan opprette egen gjøremålsliste (med datofrister) som både sikrer at gjøremålene blir utført, og bidrar til utformingen av et årshjul. Det bør nevnes at dette systemet i utgangspunktet bare sikrer at lovpålagte gjøremål blir utført. Det sikrer ikke kvaliteten på gjøremålene - for eksempel at enkeltvedtaket har et innhold som bidrar til at det er gyldig. For å ivareta denne siden av et forsvarlig system, er det lagt inn et eget gjøremål for administrativ skoleeier. Dette går ut på å ha årlige stikkprøver av om slike vedtak er lovlig fattet. Utvelgelsen skal da baserers på en risiko- og sårbarhetsanalyse. Hvis slike tilsyn avdekker lovbrudd eller uheldig praksis, må skoleeier se til at disse rettes. Dette vil for eksempel kunne skje gjennom felles veiledningsrunder med skolene. Systemet har nå vært i bruk i ett år. Det har blitt godt mottatt av enhetslederne i skolen, og de følger lojalt opp. Fordi vi i perioden har fått flere nye skoleledere, har skoleeier bedt Moava om ny veiledningsrunde for alle. Den vil bli avholdt 23. oktober på Rådhuset, og skal ha preg av en workshop. Systemet er designet slik at det har to nivåer. Ett nivå for kommuneadministrasjonen og ett nivå for skoleleder. Alle gjøremål må sjekkes ut. Den praktiske gjennomføringen i systemet er slik at enhetsleder (rektor) logger seg inn og merker av når gjøremål er gjort. Dette kan være gjøremål som rektor selv skal utføre, eller det kan være gjøremål som er delegert nedover i organisasjonen (de som har fått delegert gjøremålet, Fra skoleeiers side handler det nå om å utnytte systemet enda bedre. Det ligger blant annet en mulighet til å be skolene rapportere på utvalgte temaer; for eksempel hvor mange mobbesaker (i form av enkeltvedtak) skolene har, og hvor lang tid skolene bruker på å løse en sak. Dette kan gi verdifull informasjon både til administrativ og politisk skoleeier. Side 28 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015
Tema: Samarbeid mellom Grimstad ungdomsskole og Universitetet i Agder Grimstad ungdomsskole har samarbeidet med UiA om praktisk-pedagogisk utdanning i 6 år. Praktisk pedagogisk utdanning for allmennfaglærere PPU-A PPU-A er et tilbud for studenter som ønsker å bli godkjent for å undervise på ungdomstrinnet eller i videregående skole og som allerede har noen år med fagstudier bak seg i form av en bachelor- eller mastergrad. UiA tilbyr fagdidaktikk i fagene engelsk, norsk, matematikk, naturfag, tysk, fransk, spansk, idrett, musikk, kunst- og håndverk, mat- og helse, drama, økonomi, religion, historie og samfunnsfag. Opptakskrav til studiet: Utdanning fra høgskole eller universitet av minimum 3 års omfang (180 studiepoeng). Minst ett av fagene må være undervisningsfag (minimum 60 studiepoeng) og kvalifisere for undervisning i allmenne fag i grunnskolens 8. - 10.trinn eller videregående opplæring. Beskrivelsen av studiet og opptakskrav er hentet fra: http://www.uia.no/studier/praktisk-pedagogisk-utdanning-forallmennfaglaerere Studentene må ha praksis både på ungdomstrinnet og i videregående skole. På Grimstad ungdomsskole har 20 25 studenter praksis i en periode på 6 uker hver høst i ukene 41 47. Mange av lærerne våre er i denne perioden praksislærere som følger opp studentene og har ansvaret for å godkjenne/underkjenne studentens skikkethet som lærere. Som en del av denne praksisen overtar studentene undervisningen ved skolen i en uke (uke 46). Økonomi PPU-A UiA betaler ca. 13.000 kr per student i praksis. Disse midlene er øremerket kompetanseheving for praksisskolen, eller eventuelt lønn til praksislærerne for det merarbeidet praksisperioden medfører. Ved Grimstad ungdomsskole blir det meste av midlene brukt til å finansiere en studiereise for personalet i den uka skolen overtas av studentene. Programmet for reisen tilfredsstiller kravene til tjenestereise ved å inneholde minst en dag med relevant faglig program og to dager reise av rimelig velferdsgrunn. Det blir ikke brukt midler fra det tildelte kommunale budsjettet for enheten. Praktisk pedagogisk utdanning for yrkesfaglærere PPU-Y I vårhalvåret tar skolen imot en del studenter som tar praktisk-pedagogisk utdanning for å bli godkjent som lærere i yrkesfag. Opptakskrav Enten: Fullført treårig profesjonsrettet universitets- eller høgskoleutdanning (f.eks. ingeniørutdanning, sykepleieutdanning eller kunsthøgskole) og minimum to års yrkespraksis. Eller: Fag-/svennebrev eller annen fullført treårig yrkesutdanning på videregående skoles nivå, generell studiekompetanse, to års yrkesteoretisk utdanning etter videregående opplæring, og minimum fire års yrkespraksis. To års læretid kan inngå i de fire årene. Opptakskravene er hentet fra: http://www.uia.no/studier/praktiskpedagogisk-utdanning-for-yrkesfaglaerere Studentene er skolefaglig sett høyt kvalifisert og på linje med skolens faste lærerstab. Det som gjenstår for å bli godkjent som lærer er altså et års studium i praktisk pedagogikk der praksisen ved bl.a. Grimstad ungdomsskole er en obligatorisk del som studenten må bestå for å kunne gå videre i studiet. Økonomi PPU-Y Praksislærerne har til nå blitt lønnet direkte av UiA for det merarbeidet praksisperioden representerer. En ny modell for PPU-Y er under utprøving Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2015 Side 29