PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 2008-2011 - VERRAN KOMMUNE - 2008
Innhldsfrtegnelse 1 Bakgrunn g frmål med frvaltningsrevisjn... 2 2 Om planlegging av frvaltningsrevisjn... 2 3 Hvrdan analysen er utført identifisering av risikmråder... 2 3.1 Eksempler på risiki... 3 3.2 Identifisering av risikmråder... 3 3.3 Kriterier fr valg av prsjekt... 3 4 Risikmråder i Verran kmmune frslag til frvaltningsrevisjnsprsjekt... 4 4.1 Oppfølging av frvaltningsrevisjnsprsjekt m barneverntjenesten... 4 4.2 Tilpasset pplæring g spesialundervisning... 4 4.3 Verran kmmune sm arbeidsgiver... 5 4.4 Tjenestetilbud pleie g msrg... 5 4.5 Innkjøp rutiner g praksis... 6 4.6 INVEST-samarbeidet... 6
1 Bakgrunn g frmål med frvaltningsrevisjn Frvaltningsrevisjn er et viktig verktøy fr å føre tilsyn g kntrll med kmmunens frvaltning g de resultater sm ppnås. Frvaltningsrevisjn innebærer å gjennmføre systematiske vurderinger av øknmi, prduktivitet, målppnåelse g virkninger ut fra kmmunestyrets eller fylkestingets vedtak g frutsetninger. Frvaltningsrevisjn blir satt i gang fr å redusere risik fr avvik, peke på utfrdringer g eventuelt gi frslag til frbedringer på utvalgte mråder. Vår ambisjn er å levere prsjekter sm har nytteverdi fr plitikerne, administrasjnen g innbyggerne. 2 Om planlegging av frvaltningsrevisjn Ifølge frskrift m kntrllutvalg i kmmuner g fylkeskmmuner 10, skal det minst én gang i valgperiden, g senest innen utgangen av året etter at kmmunestyret er knstituert, utarbeides en plan fr gjennmføring av frvaltningsrevisjn. KmRev Trøndelag IKS har gjennmført en verrdnet analyse av Verran kmmunes virksmhet g presenterer på bakgrunn av denne frslag til plan fr frvaltningsrevisjn fr periden 2008-2011. Plan fr frvaltningsrevisjn skal vedtas av kmmunestyret. Ifølge frskriften kan kmmunestyret delegere til kntrllutvalget å gjennmføre endringer i planen i løpet av planperiden, dvs. endre pririteringsrekkefølge eller freslå nye prsjekt. Vi anbefaler at kntrllutvalget blir delegert slik myndighet. I frbindelse med pprettelsen av KmRev Trøndelag IKS ble det utredet hva begrepet minimumsrevisjn skulle mfatte. Dette innebærer at det ble laget et anslag på antall timer revisjn inkl. frvaltningsrevisjn per kmmune per år. Fr Verran kmmune er det lagt pp til et estimat på 215 timer til frvaltningsrevisjn per år. Avhengig av mfanget på prsjektene, innebærer dette nrmalt 2-3 prsjekt i fireårsperiden. Det betyr at man innenfr planperiden ikke nødvendigvis vil gjennmføre alle prsjektene sm er freslått i avsnitt 4 i planen. Frvaltningsrevisjnsprsjekt i selskaper hvr kmmunen har eierinteresser blir ikke mtalt i denne rapprten, men mtales i en egen plan fr selskapskntrll utarbeidet av KmSek Trøndelag IKS. 3 Hvrdan analysen er utført identifisering av risikmråder Plan fr frvaltningsrevisjn bygger på en verrdnet analyse av kmmunens virksmhet, ut fra risik- g vesentlighetsvurderinger. Selve begrepet verrdnet analyse indikerer at analysen tar utgangpunkt i kmmunens virksmhet på et verrdnet plan. Hensikten er å identifisere mråder der det er risik fr vesentlige avvik når det gjelder målppnåelse, prduktivitet, øknmi g regelverk. 2
3.1 Eksempler på risiki Eksempler på risiki kan være: Risik fr at kvaliteten på en tjeneste ikke er gd nk Risik fr at kmmunen ikke tilfredsstiller lvpålagte krav Risik fr at ressursene ikke utnyttes gdt Risik fr at kmmunen ikke ppfyller mål fastsatt av kmmunestyret Risik fr at øknmistyringen ikke er tilfredsstillende 3.2 Identifisering av risikmråder Identifisering g utvelgelse av frvaltningsrevisjnsprsjekt er viktig slik at ressursene settes inn på de riktige mrådene, g kmmunen får prsjekt med høy nytteverdi. Fr å identifisere risikmråder har vi gått fram på følgende måte: Kntrllutvalget er bedt m å kmme med innspill til prsjekt/mråder vi bør se nærmere på. Vi har analysert kmmunens nøkkeltall i KOSTRA-databasen g sammenliknet disse med nøkkeltall fr andre kmmuner, samt utvikling ver tid. Vesenlige avvik i frhld til sammenliknbare kmmuner eller stre svingninger ver tid, er faktrer vi tar hensyn til når vi anbefaler mråder fr nærmere revisjn. Sentrale kmmunale dkumenter (øknmiplan, budsjett, årsmeldinger, saker til kmmunestyret) er gjennmgått. Vi har gjennmført samtale med rådmannen m hvilke utfrdringer g mulige risiki kmmunens virksmhet står verfr. Samtidig er rådmannen gitt anledning til å kmme med innspill til knkrete prsjekt. Erfaringer fra tidligere frvaltningsrevisjn g regnskapsrevisjn ligger gså til grunn fr våre prsjektanbefalinger. 3.3 Kriterier fr valg av prsjekt Følgende kriterier er lagt til grunn fr freslåtte prsjekt: Der det er størst risik fr at kmmunen ikke fungerer ptimalt i frhld til målppnåelse, prduktivitet, øknmi, regelverk sv. Frhld av str knsekvens g sannsynlighet (øknmisk, samfunnsmessig, menneskelig, miljømessig sv.). Tiltak sm begrenser risiken (f.eks. der fylkesmannen har tilsyn eller at kmmunen selv har gde interne kntrllrutiner). Ved en knkret utvelgelse av prsjekt har vi vurdert nytteverdien i frhld til frventet ressursbruk ved å gjennmføre prsjektet. Der vi har funnet flere likhetstrekk mellm flere kmmuner vi reviderer, er de freslått likelydende prsjekt/tema. 3
4 Risikmråder i Verran kmmune frslag til frvaltningsrevisjnsprsjekt Vi gir i dette avsnittet en begrunnelse fr freslåtte prsjekt. Det er pp til kntrllutvalget å priritere rekkefølgen på prsjektene. Vi gjør ppmerksm på at kntrllutvalget g kmmunestyret står fritt til velge prsjekt sm ikke er listet pp i denne planen. De freslåtte prblemstillingene under hvert tema er frslag til mulige vinklinger av prsjektet. 4.1 Oppfølging av frvaltningsrevisjnsprsjekt m barneverntjenesten Revisjnen gjennmførte i 2007 et frvaltningsrevisjnsprsjekt m barnverntjenesten i Verran. Prsjektet var en bred gjennmgang av tjenesten, hvr praksis ble vurdert pp mt lvbestemte krav. Revisjnen fant at barneverntjenesten hadde strt frbedringsptensial blant annet i frhld til saksbehandling, ppfølging av barn med tiltak g rutiner fr internkntrll. Fylkesmannen gjennmførte tilsyn med barneverntjenesten i Verran i 2007, g avdekket flere avvik i frhld til kmmunens ppgaver ved plassering av barn i institusjn g fsterhjem. Barneverntjenesten i Verran pplever et høyt press med mange tunge saker. Ssial- helse- g barnvernmeldingen fra fylkesmannen i Nrd-Trøndelag i 2007 viser at det i hele fylket har vært en sterk økning i antall nye meldinger, g en tilsvarende økning i antallet brudd på lvbestemte tidsfrister i saksbehandlingen. I likhet med resten av fylket g landet fr øvrig har Verran hatt en økning i utgiftene til barnvern. På bakgrunn av dette kan det være interessant å gjennmføre et ppfølgingsprsjekt m barneverntjenesten. Målet med et slikt prsjekt vil være å kartlegge status, samt å undersøke m anbefalinger fra revisjnen g fylkesmannen er fulgt pp. Aktuelle prblemstillinger i et slikt prsjekt kan være: Hvrdan har barneverntjenesten fulgt pp anbefalinger i rapprter fra revisjn g tilsyn i 2007? Er saksbehandlingen i barneverntjenesten i tråd med lvbestemte krav? Er ppfølgingen av barn med tiltak i henhld til lvbestemte krav? Har barneverntjenesten internkntrll i henhld til kravene i lv g frskrift? Revisjnen anbefaler at et slikt prsjekt gjennmføres tidligst i 2009. 4.2 Tilpasset pplæring g spesialundervisning Refrmen Kunnskapsløftet ble innført i sklen fra høsten 2006. Økt fkus på tilpasset pplæring er en viktig del av den nye refrmen. Tilpasset pplæring innebærer at alle elever skal få en pplæring sm er tilpasset sine frutsetninger, g fr nen elever betyr dette særskilt tilrettelagt pplæring i frm av spesialundervisning. 4
I en rapprt fra felles nasjnalt tilsyn på pplæringslven fra 2007 utført i regi av Utdanningsdirektratet, km det fram at nærmere 90 % av kmmunene har et eller flere avvik. Avvikene gjaldt pplæringslvens bestemmelser m tilpasset pplæring g spesialundervisning. KOSTRA-tall viser at Verran ligger midt i laget i frhld til sammenlignbare kmmuner i Nrd-Trøndelag når det gjelder andel elever med spesialundervisning g timetall spesialundervisning per elev. I årsmeldingen fr 2006 står det at sklene i kmmunen har sm mål å fkusere ytterligere på tilpasset pplæring. Revisjnen freslår at det gjennmføres et frvaltningsrevisjnsprsjekt m tilpasset pplæring g spesialundervisning i sklen. Aktuelle prblemstillinger kan være: Hvilke utfrdringer står sklene i Verran verfr når det gjelder å tilrettelegge undervisningen til hver enkelt elev? Har Verran kmmune tilfredsstillende ruiner g praksis i frhld til vurdering, vedtak g ppfølging av spesialundervisning? 4.3 Verran kmmune sm arbeidsgiver Verran kmmune hadde i 2007 høyt sykefravær, spesielt i pleie- g msrgssektren. I 2007 var sykefraværet på 11,07 % i kmmunen ttalt, mens det lå på ca 17 % i pleie g msrg. Det har vært relativ str turnver i sentraladministrasjnen, g kmmunen har utfrdringer med å rekruttere kmpetanse. Kmmunen har gså vært gjennm ulike mrganiseringsprsesser de siste årene, blant annet innen pleie g msrg. Kmmunen er en IA-bedrift (inkluderende arbeidsliv), g dette frplikter kmmunen på mråder sm arbeidsmiljø g ppfølging av sykemeldte. Mulig innfallsvinkler i et slikt prsjekt kan være: Sykefravær g inkluderende arbeidsliv (IA) hvrdan er avtalen implementert i rganisasjnen g hvrdan praktiseres den? Er det ulikheter mellm enheter? Medvirkning g infrmasjn ved endringer i rganisasjnen rutiner g praksis. Revisjnen ser her en mulighet fr å gjennmføre en nettbasert spørreundersøkelse blant ansatte i kmmunen. 4.4 Tjenestetilbud pleie g msrg Revisjnen gjennmførte i 2006 et frvaltningsrevisjnsprsjekt m øknmistyring i pleie g msrg. I ettertid har kmmunen fretatt en mrganisering av pleie g msrg, sm fra 01.01.07 er inndelt i tre selvstendige driftsenheter. Sektren har imidlertid frtsatt utfrdringer når det gjelder øknmi g å tilpasse driften til gitte øknmiske rammer. KOSTRA-tall viser at Verran har høye nett driftsutgifter til pleie g msrg i frhld til sammenliknbare kmmuner (kmmunegruppe 2), nabkmmuner g gjennmsnittet fr fylket g landet. Kmmunen har gså en relativt høy andel eldre. 5
Aktuelle prblemstillinger i et prsjekt kan være: Hvilke kriterier ligger til grunn fr tildeling av pleie- g msrgstjenester? Hvrdan praktiseres disse? I hvilken grad er frutsetningene til stede fr at kmmunen skal kunne gi et tilfredsstillende tilbud til brukerne i pleie g msrg? Utfrdringer i demensmsrgen 4.5 Innkjøp rutiner g praksis Innkjøpsmrådet har generell høy øknmisk risik fr kmmunesektren. Ny lv m ffentlige anskaffelser trådde i kraft fra 01.01.07. Med regelendringene kan de øknmiske knsekvensene ved å bryte regleverket bli stre. KOFA (Klagenemnda fr ffentlige anskaffelser) kan ilegge vertredelsesgebyr på inntil 15 % av anskaffelsens verdi dersm nemnda finner at det er fretatt en ulvlig direkteanskaffelse. Samtidig er det knyttet øknmisk risik til at innkjøp ikke blir fretatt på mest kstnadseffektive måte. Ifølge Frnyings- g administrasjnsdepartementet er en hyppig årsak til brudd på anskaffelsesregelverket mangel på kunnskap. I 2007 kjøpte Verran kmmune varer g tjenester til drift fr ca 27 milliner krner. Kmmunen står i henhld til øknmiplanen 2008-2011 fran flere større investeringsprsjekter, blant annet på veg. Verran kmmune er en del av Frstatingsamarbeidet på innkjøp. Kmmunen har frtsatt frhldsvis få rammeavtaler med leverandører - selv m det har vært en psitiv utvikling på dette mrådet i 2007. I et slik prsjekt kan det være aktuelt å både se på m innkjøp er tråd med inngåtte avtaler eller følge en anbudsprsess. Eksempler på prblemstillinger er: Fretas innkjøp i tråd med innkjøpsreglene? Tilfredsstiller en utvalgt anbudsprsess kravene i lv g frskrift? 4.6 INVEST-samarbeidet Kmmunene Inderøy, Verran g Steinkjer har gjennm INVEST et samarbeid på en rekke mråder. Dette gjelder blant annet på øknmi g skatt. Kmmunene har flere mål med samarbeidet, g det kan være interessant å se m disse nås. Vi ser fr ss at dette vil være et felles prsjekt sm mfatter alle de tre kmmunene. Aktuelle prblemstillinger kan være: Kartlegging av utviklingen i samarbeidsmråder g ressursbruk Er mål m redusert ressursbruk/effektivisering nådd? Er mål m bedre kvalitet på tjenestene nådd? Da samarbeidet på enkelte mråder er frhldsvis nytt, anbefaler revisjnen at et slikt prsjekt gjennmføres tidligst i 2009. I tilegg er fylkesmannen g kmmunene i Nrd- Trøndelag er i gang med en erfaringsutveksling m interkmmunale samarbeid i fylket. Det 6
vil derfr være naturlig å vente med et eventuelt frvaltningsrevisjnsprsjekt til resultatet fra dette arbeidet er klart. 7
Nr. Prsjekttema Aktuelle prblemstillinger/innfallsvinkler Oppfølging av frvaltningsrevisjnsprsjekt m barneverntjenesten Hvrdan har barneverntjenesten fulgt pp anbefalinger i rapprter fra revisjn g tilsyn i 2007? Er saksbehandlingen i barneverntjenesten i tråd med lvbestemte krav? Er ppfølgingen av barn med tiltak i henhld til lvbestemte krav? Har barneverntjenesten internkntrll i henhld til kravene i lv g frskrift? Tilpasset pplæring g spesialundervisning Hvilke utfrdringer står sklene i Verran verfr når det gjelder å tilrettelegge undervisningen til hver enkelt elev? Har Verran kmmune tilfredsstillende ruiner g praksis i frhld til vurdering, vedtak g ppfølging av spesialundervisning? Verran kmmune sm arbeidsgiver Sykefravær g inkluderende arbeidsliv (IA) hvrdan er avtalen implementert i rganisasjnen / hvrdan praktiseres den? Er det ulikheter mellm enheter? Medvirkning g infrmasjn ved endringer i rganisasjnen rutiner g praksis Tjenestetilbud pleie- g msrg Hvilke kriterier ligger til grunn fr tildeling av pleie- g msrgstjenester? Hvrdan praktiseres disse? I hvilken grad er frutsetningene til stede fr at kmmunen skal kunne gi et tilfredsstillende tilbud til brukerne i pleie g msrg? Utfrdringer i demensmsrgen Innkjøp rutiner g praksis INVEST-samarbeidet Fretas innkjøp i tråd med innkjøpsreglene? Tilfredsstiller en utvalgt anbudsprsess kravene i lv g frskrift? Kartlegging av utviklingen i samarbeidsmråder g ressursbruk Er mål m redusert ressursbruk/effektivisering nådd? Er mål m bedre kvalitet på tjenestene nådd? 8