Generalforsamling Høst 2011 Dato: 26. Oktober 2011 Sted: Aud 1. Tid: 17.15 1 S ide
Forord Generalforsamlingen tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS styret, undergrupper, komiteer og alle andre studenter som er medlem av organisasjonen BIS. Generalforsamlingen tar opp saker som er kommet inn innen angitt tidsfrist i forhold til BIS sine vedtekter. Denne høsten var fristen satt til 17. oktober. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Vi ønsker at alle deltar på generalforsamling slik at vi har best mulig grunnlag for å foreta vedtak. Det er her du har mulighet til å fremme dine meninger! Generalforsamlingen er alle BIS medlemmer sitt forum! Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. Generalforsamlingen avsluttes som vanlig med after GF Party i Rederiet. Den siste saken angår dette Da gjenstår det bare å ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen BIS styret! Leder: Økonomiansvarlig: Markedsansvarlig: Sosialtansvarlig: Fagansvarlig: It og kommunikasjonsansvarlig: KVK: Kjetil Storebø Kristoffer Berg Husa Yngve Haaland Martin Lervik Bø Tone Hestvik Matias Klingsholm Marte Møller Garthus 2 S ide
Innholdsfortegnelse Forord 2 Forretningsorden for Generalforsamling 4 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS 5 Sak 1 Behandling/Godkjennelse av innkallelse, dagsorden og forretningsorden 7 Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps 7 Sak 3 Behandling/Godkjenning av referat 7 Sak 4 Saker til eventuelt 7 Sak 5 Orientering/Styrets beretning 7 Sak 6 Behandling/Regnskap/Økonomi 15 Sak 7 Behandling/Budsjett/Økonomi 16 Sak 8 Behandling/Fullmakt til det sittende styre for å konstituere eventuelle manglende tillitsverv/kvk 16 Sak 9 Behandling/Stillingsinstruks for leder studentaksjonen 16 Sak 10 Behandling/Vedtekter Vinterlekene/KVK 16 Sak 11 Behandling/NU leder inn i styret/leder 16 Sak 12 Behandling/Valg av ledige tillitsverv/vk 17 Sak 13 Behandling/After-GF party/leder 17 Sak 14 Eventuelt 17 Vedlegg: Vedlegg 1 Regnskap V11 18 Vedlegg 2 Budsjett H11 og V12 19 Vedlegg 3 Stillingsinstrukser leder studentaksjonen 20 Vedlegg 4 Referat Generalforsamling Våren 2011 21 3 S ide
Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn avdeling Bergen 1. Adgang til generalforsamling har alle medlemmer av BIS Bergen, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Bergen. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Bergen som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. 4 S ide
Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Hentet fra BIS sine vedtekter: Kapittel 4: Organisasjon 4-1 Generalforsamling 4-1-1 Generalforsamlingen er BIS Bergen sitt høyeste organ. 4-1-2 Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS Bergen sin virksomhet. 4-1-3 Styret og Generalforsamlingen kan spesielt invitere personer til generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig. 4-1-4 Innkalling til generalforsamling skal bekjentgjøres senest to -2- uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. 4-1-5 Saker som ønskes behandlet på generalforsamling må være styret i hende senest 5 dager etter innkalling. 4-1-6 Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest en -1- uke før møtestart. 4-1-7 Egne tilføyelser til felles vedtekter for BIS Bergen må ha 2/3 flertall og trer i kraft ved Generalforsamlingens slutt. 4-1-8 Stemmeberettigede ved BIS Bergens generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene 3-1. 4-1-9 Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene 4-1-5 er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp. 4-2 Høstens generalforsamling 4-2-1 Høstens Generalforsamlingen skal tre sammen senest ti -10- uker etter høstens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret i BIS Bergen som er ledige. Dette dreier seg om de stillinger som eventuelt er fratrådt eller ikke besatt i perioden fra forrige generalforsamling. -Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år. -Godkjenne budsjett for høstsemesteret. -Behandle og eventuelt endre egne tilføyelser til felles vedtekter for BIS Bergen, stillingsinstrukser og andre retningslinjer gitt av generalforsamling dersom det er kommet forslag om dette. 5 S ide
-Statusrapport fra sittende styre fremlegges, herunder halvårsrapport fra styremedlemmene. 4-3 Vårens generalforsamling 4-3-1 Vårens generalforsamling har følgende arbeidsoppgaver: -Velge de representanter til styret i BIS Bergen som er ledige. Dette dreier seg om de stillinger som har vært i funksjon i ett år, samt de stillinger som eventuelt er fratrådt i perioden fra forrige generalforsamling. -Godkjenning av årsrapport/redegjørelse fra samtlige styremedlemmer. -Revidert årsregnskap fra avtroppende styre fremlegges for godkjenning. -Revisjonsrapport fra avtroppende styre fremlegges for godkjenning. -Godkjenne budsjettet for vårsemesteret. -Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. 4-4 Ekstraordinær generalforsamling 4-4-1 Ekstraordinær generalforsamling kan innkalles ved: 2/3 flertall i et fulltallig styre eller når minst ti -10- prosent av medlemmene ønsker det. 4-4-2 Innkalling til ekstraordinær generalforsamling skal bekjentgjøres senest en -1- uke før møtedato. 4-4-3 Sakspapirer til ekstraordinær generalforsamling skal foreligge minst to -2- dager før møtedato. 4-4-4 Stemmeberettigelse og beslutningsdyktighet ved ekstraordinær generalforsamling er som nevnt i vedtektene 4-1-9 og 4-1-10. 6 S ide
Saker Sak 1 Behandling/Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: KVK orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: KVK har ansvar for denne saken. Forslag til vedtak: Per Olav Myhre er Ordstyrer. Håkon Berger Sæther er referent. Silje Brattgjerd er bisitter. Godkjenning av tellekorps. Sak 3 Behandling/Godkjenning av referat Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: Referat fra generalforsamlingen vår 2011. Vedlegg nr. 4 Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra generalforsamling vår 2011. Sak 4 Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres nå og tas opp til slutt. Eventueltsaker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene vil bli behandlet under Sak 14. Kontroll- og vedtektskomiteen gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandle/godkjennes av Generalforsamlingen Sak 5 Orientering/Styrets beretning Bakgrunn: Hvert styremedlem har skrevet sin beretning. Hvert styremedlem presenterer sin beretning i korthet. Leders statusrapport, ved Kjetil Storebø: Først og fremst vil jeg benytte anledningen til å takke for tillitten jeg fikk ved vårens Generalforsamling. Jeg har siden da hatt overlapping med forrige leder, Tom Kevin Haaland. Her gikk vi gjennom div arbeidsoppgaver vervet innebærer. Som en del av opplæringen deltok jeg også på lederseminar som ble holdt på Gardermoen sammen med landsmøtet i april. 7 S ide
I juni var hele det nye og gamle BIS styret samlet på en overlappingshelg på Hardangervidda. Helgen var fylt med møter, opplæring i vervene, samt sosiale teambuildingsoppgaver hvor vi fikk lære hverandre bedre å kjenne. Som leder har man et ganske så vidt arbeidsområde, i all hovedsak skal jeg ha kontroll på at styret gjør jobben sin og gjennomfører de aktivitetene vi har planlagt å gjennomføre. Det innebærer blant annet at jeg skal fungere som en støttespiller for de andre styremedlemmene. En av de viktigste oppgavene jeg ser på som leder, er å motivere mine styremedlemmer til å gjøre en god jobb. Jeg mener en delegerende leder som gir store spillerom for løsning av arbeidsoppgaver er med å bidra til å opprettholde motivasjonen. Styremedlemmene har selv mulighet til å velge hvordan de vil gjennomføre sine oppgaver, men samtidig vet de at jeg er der for dem om det er noe de lurer på eller trenger hjelp til. Hittil har det fungert veldig bra. Et annet arbeidsområde jeg som leder har, er sammen med økonomiansvarlig å ha kontroll på økonomien, noe vi tar veldig alvorlig. Det er viktig å poengtere at jeg har stor tiltro til økonomiansvarlig som tar seg av de daglige økonomiske oppgavene, men samtidig må jeg som leder ha innsikt i, og til enhver tid være oppdatert på vår økonomiske situasjon. Jeg har derfor blant annet vært med å utarbeide budsjettet for året. I begynnelsen av året holdt vi et info-møte for studentene, hvor undergruppene fikk vist hva de holder på med. Engasjementet har vært enormt hittil i år, bare til nå er det blitt søkt om og opprettet flere undergrupper. Vi i styret har et mål om at avstanden mellom styret og resten av studentene skal bli så liten som mulig. Dette forsøker vi å gjøre ved å være mer synlige på skolen, klassefester og andre arrangementer. Vi er alltid åpne for spørsmål eller andre henvendelser, så ikke nøl med å ta kontakt, døra står alltid oppe. Helgen 9-11 september var hele styret, samt NLD-ansvarlig, NU-ansvarlig, Vinterlekeansvarlig og Valgkomiteen på Nasjonalt Styreforum i Stavanger. Dette er et arrangement der BIS styrene fra hele landet samles for å få opplæring i de forskjellige vervene, samt bli kjent med de andre lokalavdelingene for sammen å utvikle BIS videre. Det var en veldig lærerik helg med godt faglig innhold og bra sosialt opplegg. Der ble også begynnelsen på en ny strategi for BI Studentsamfunn påbegynt, og det vil publiseres så fort det arbeidet er ferdigstilt. Til slutt vil jeg påpeke den fantastiske jobben de andre vervene i årets styre har gjort. De står på hver eneste dag, for å gjøre skolehverdagen for alle studenter ved BI Bergen best mulig. I tillegg vil jeg også takke alle våre flotte undergrupper og engasjerte studenter for en den fantastiske jobben dere gjør. Vi skal gjøre vårt absolutt beste for å tilrettelegge til aktivitet hos dere, og håper at skjønner at vi setter så utrolig stor pris på dere. Vi oppfordrer selvfølgelig alle til å delta i studentsamfunnets arrangementer og håper at resten av skoleåret skal bli bra. Med vennlig hilsen Kjetil Storebø Leder BIS Bergen 11/12 leder.bergen@bis.no 8 S ide
Fagansvarlig sin statusrapport, ved Tone Hestvik: Jeg vil gjerne starte med å takke for tilliten ved vårens generalforsamling, jeg har hatt noen helt fantastiske måneder som fagansvarlig. Jeg vil nå fortelle litt hva jeg har gjort under disse månedene. Jeg og fjorårets fagansvarlig, Trine Gyland, begynte med opplæring i april/mai, der vi pratet mye om hva vervet gikk ut på og generelle ting som kunne dukke opp. Vi reiste også på fagseminar til Nydalen i juni, sammen med de andre avtroppende og påtroppende fra de andre lokalavdelingene. Her var det et kjempe bra opplegg, med erfaringsutveksling og der vi snakket om hva vi ville oppnå med det kommende året. Vi fikk utdelt blant annet fagperm, og seminaret gjorde at jeg følte meg godt forberedt da jeg tok over 1.juli. August var en kjempe travel måned, med fadderuke og innsamling av de 21 klassekontaktene. Her hadde jeg 3 uker på meg, der jeg valgte å bruke litt tid på å promotere til første og andre klasse. Det gikk heldigvis veldig bra, og jeg fikk valgt alle inn alle i tide. I september/oktober arrangerte Elisabeth Seim, Stein Lavik og jeg presentasjonsteknikkurs for klassekontaktene, som gikk over tre kvelder. Her ble de satt godt inn i hva vervet gikk ut på, samtidig som de fikk øvet seg på å presentere foran klassen og samtale med foreleser. Kurset ble avsluttet på kroen med god mat og drikke som vi fikk av administrasjonen, etter dette gikk videre til byen for å bli bedre kjent. Klassekontaktene har vært helt fantastiske i forhold til å hjelpe til å stå i kroen under klassefestene, og andre ting som har dukket opp. For en herlig gjeng jeg har fått med meg i år! Jeg gleder meg kjempe mye til videre samarbeid med alle sammen :) 8-11. september var det duket for Nasjonalt styreforum i Stavanger. Alle fagansvarlige reiste opp en dag før, for å ha fagseminar og blant annet gjennomgå kursevalueringer fra våren. Vi diskuterte fagene og det vi kommer frem til, tar fagansvarlig sentralt med seg videre til ledelsen på BI Nydalen. Det er så utrolig kjekt å se hvordan studentene på BI sine meninger blir hørt, og at vi er med på å forme vår studiehverdag på BI, kjempe motiverende! :) Vi vekslet og erfaringer sålangt og våre tanker om det kommende året. Jeg sitter igjen med mange gode ideer videre, blant annet til temakvelder, som jeg gleder meg kjempe masse til. Trine hadde stor suksess med sine, med kjente foredragsholdere og bra oppmøte, det er jo såklart noe jeg vil videreføre. All ideer og tips til denne motivasjonskvelden setter jeg stor pris på, så bare ta kontakt! Min hjertesak på vårens generalforsamling var å få tydeligere klassekontakter, så jeg vil gjerne fortelle litt hva jeg har gjort på denne fronten. Klassekontaktene har fått bilde og kontaktinformasjonen sin på bis.no/bergen, slik at om en for eksempel går i en stor klasse, og kanskje ikke like lett ser klassekontakten, så skal han eller hun likevel være lett å tak i. Det skal og være opprettet facebookgrupper der informasjon og eventer kan deles lett, klassekontakten skal og ha presentert seg selv for klassen. Mitt verv som fagansvarlig går ut på å være bindeleddet mellom studentene og administrasjonen. Via klassekontaktene tar jeg saker som studentene kommer med videre til studieleder Elisabeth Seim, som er min kontaktperson her ved BI. Om noen trenger hjelp i forhold til fag, eksamensspørsmål, hygienefaktorer, forelesere.. hva enn det måtte være, så skal jeg gjøre mitt beste for å ta tak i det og jobbe for at BI Bergen skal være en god plass å studere. De første månedene har det vært en del hygienefaktorer som ikke har vært slik som 9 S ide
de skal; det har vært kaldt i forelesningssalene, det mangler fremdeles en del ting rundt på bygget og annet diverse. Slik er det dessverre ofte når en kommer til nytt bygg, men sakene er tatt videre, og jobbes med ved administrasjonen. En annen ting som jeg og synes er kjempe viktig er å hele tiden evaluere foreleserne vi har her på skolen, slik at vi hele tiden får et størst mulig faglig utbytte. Dette har vi kjempe gode rutiner på ved at klassekontaktene skal ha en samtale med foreleserne sine to ganger hvert halvår, der de kan komme med ros og konstruktiv kritikk. Det er viktig å ha en god dialog gjennom hele året, det er ikke lett for foreleserne å vite hva vi ønsker, om vi ikke gir beskjed. Til slutt vil jeg bare si at jeg gleder meg til resten av skoleåret og utfordringene det bringer. Det har blitt noen lange skoler på dagen, men det er så kjekt å holde på med vervet at det gjør absolutt ingenting! Og sist, men ikke minst: ikke nøl med å ta kontakt med verken meg eller klassekontaktene deres om det skulle være noe. Vi er her for dere! Med vennlig hilsen Tone Hestvik Fagansvarlig BIS Bergen 2011/2012 fag.bergen@bis.no KVK sin statusrapport, ved Marte Møller: Jeg vil først begynne med å takke for tilliten jeg fikk av styret, da jeg ble valgt inn i sommer. Min oppgave som KVK er å kontrollere og overvåke alt arbeidet som styret gjør. Dette blir gjort etter retningslinjer og vedtekter som er satt av Generalforsamlingen. I tillegg skal KVK kvalitetssikre alle valgprosesser og har ansvaret for Generalforsamlingene. Hvis det er noe jeg er usikker på har jeg KVK sentral og KVK ved de andre lokalavdelingene jeg kan støtte meg på. BIS styret ved BI Bergen er en herlig gjeng med engasjerte mennesker, som jobber masse og står på for studentene på skolen. Jeg fikk dette vervet rett før skolestart, men ble veldig godt tatt imot av resten av styret, som allerede hadde jobbet en del sammen. Det tok litt tid før alle ble kjent med de ulike fristene og vedtektene, men nå er dette på plass og alle handler etter de frister og vedtekter som er satt. Som KVK har jeg også som oppgave å ta stikkprøver av regnskapet, og jeg har ingen ting å utsette på økonomiansvarlig sitt arbeid så langt. Helgen 9. 11. September var jeg i Stavanger på nasjonalt styreforum (NSF). Her var alle BIS styrene fra de ulike lokalavdelingene og Sentralstyre samlet. Her fikk jeg møte de som sitter som KVK ved de andre BI skolene, og dette var en kjempe bra mulighet til å dele erfaringer og ting man lurte på. Dette var en utrolig lærerik helg, Eirin og Eva som sitter som KVK sentralt hadde lagd et kjempe bra opplegg. Når helgen var over hadde jeg blitt mye tryggere på min rolle som KVK og mine arbeidsoppgaver. 10 S ide
Frem til nå har mye av min arbeidsoppgave gått ut på å kvalitetssikre og observere intervjuene til de ulike komiteene og utvalgene vi har her på BI Bergen. I år har vi hatt enormt mange søkere, og det er veldig gøy å se at så mange studenter ønsker å engasjere seg. Dette har vært en veldig lærerik prosess, og alle de som har intervjuet har vært gjort en god jobb. Med så mange søkere, vil det alltid være mange som blir litt skuffet, men håper det store engasjementet blant studentene fortsetter, og at de tørr å prøve igjen neste gang. Det har også vært en del jobbing frem mot denne generalforsamling, da det er veldig mange frister og vedtekter å forholde seg til, og min oppgave er å sørge for at alle disse blir overholdt. Jeg har også jobbet sammen med Veslemøy i valgkomiteen med å promotere de ledige vervene i VK og KVK, i tillegg har jeg vært tilstede under intervjuene til disse vervene for å kvalitetssikre disse. Vervet som KVK har vært utrolig lærerik og spennende frem til nå, og jeg ser frem til resten av skoleåret 2011/2012. Håper alle som skulle sitte inne med noen spørsmål ikke nøler med å ta kontakt med oss, enten om det er på BIS kontoret, rundt på skolen eller på telefon. Med vennelig hilsen Marte Møller Garthus KVK BIS Bergen 2011/2012 kvk.bergen@bis.no IT og kommunikasjonsansvarlig sin statusrapport, ved Matias Klingsholm: Først og fremst vil jeg benytte anledningen til å takke for tilliten jeg fikk ved vårens Generalforsamling. Jeg har siden da hatt overlapping med tidligere IT og Kommunikasjonsansvarlig Tor Ivar Vaage. Her gikk vi igjennom vervet og dets arbeidsoppgaver. Som kommunikasjonsansvarlig har jeg et overordnet ansvar over kommunikasjonskanalene som BIS innehar. I forbindelse med flytting til den nye skolen har administrasjonen dessverre gikk oss svært dårlige informasjonsmidler å rutte med. Det er ikke til å legge skjul på at dette har vært en stor ulempe. Vi beklager den mangel på informasjon dette har medført og håper på bedre samarbeid med administrasjonen fremover. SMS-tjenesten: Det å sende ut SMS til studentene ved viktige meldinger eller arrangementer er en veldig effektiv og presis måte å spre informasjon på. Pr. dags dato har vi nesten 900 registrerte mottakere i systemet. Innmelding skjer ved å sende kodeord studentinfo til 2223. Plakater: Nytt skoleår, nye undergrupper og nye ledere ved tidligere undergrupper har ført til etterspørsel på plakater. Her har heldigvis folk vært tålmodige og funnet seg i at det tar litt tid. Vi har kun fått lov til å henge disse opp på tavlen ved BIS-kontorene i 1. etasje, noe som dessverre ikke gir tilstrekkelig eksponering. Web-siden: I starten av skoleåret fikk vi ny hjemmeside. Dette har vært en stor forbedring i forhold til hjemmesiden vi hadde i fjor. Her ligger all informasjon samlet og svar på de fleste spørsmål. 11 S ide
Siden oppdateres jevnlig med nyttig informasjon til studentene. Bortsett fra litt trøbbel angående opplasting av bilder har siden vært en suksess totalt sett. Facebook: 1153 studenter liker nå BIS-siden på Facebook. Dette er en kanal vi helst ikke vil være avhengige av, men som allikevel har vist seg som en nyttig ressurs. Infoskjerm: Plakater er bra, men digitale plakater på infoskjerm er bedre. Ettersom vi ikke har fått utdelt våre egne infoskjermer slik vi hadde i fjor, har vi blitt nødt til å dele skjermer med administrasjonen. Dette har resultert i en veldig begrenset eksponering. Det finnes to skjermer kantinen, to i 2. etasje og to i 3. etasje. De fire skjermene i 1. etasje har administrasjonen behold for seg selv. Vi jobber nå med å skaffe vår egen skjerm ved BIS-kontorene. DOXA studentmagasin: DOXA stilte med utgave i forbindelse med skolestart og vi var veldig fornøyde med resultatet. Målet er å publisere to utgaver hvert semester. Vi venter i spenning på en ny utgave! Igjen har restriksjoner fra administrasjonen gjort det vanskelig å vise frem vårt studentmagasin. Vi har nå nylig fått satt opp et stativ som forhåpentligvis vil gi bedre eksponering til DOXA. Med vennlig hilsen Matias Klingsholm Kommunikasjonsanvarlig BIS Bergen 11/12 Kommunikasjon.bergen@bis.no Økonomiansvarlig sin statusrapport, Kristoffer Berg Husa: Først og fremst vil jeg takke for tilliten jeg fikk på vårens generalforsamling. Som økonomiansvarlig har jeg ansvar for å sette budsjetter, bruk av midler i BIS Bergen og den overordnede kontrollen over økonomien til de ulike undergruppene. Vedlagt kan dere se budsjett for høsten 2011 og våren 2012 og regnskap for våren 2011. Denne høsten har vært både annerledes, utfordrende og veldig spennende som medlem av styret i BIS Bergen. Med ny skole overtok vi ikke et velsmurt maskineri. Mye fra den gamle skolen var slitt og utdatert, og vi har vært nødt til å gjøre flere store investeringer. Jeg vil rette en stor takk til tidligere styrer som har drevet BIS Bergen på en måte som har gjort oss i stand til å gjøre investeringer av det kaliberet vi har gjort. Og for de som måtte være bekymret over at vi har brukt penger over evne kan jeg berolige dere med at det har vi ikke gjort. BIS Bergen har fremdeles, slik jeg ser det, en solid økonomi. Til nå har jeg brukt tid på å få en økonomiskoversikt over BIS sine undergrupper og prosjektgrupper. Sammen med økonomiansvarlig i de ulike prosjekt-/undergruppene har jeg utarbeidet budsjetter, samt lagt en plan over økonomiske aktiviteter denne høsten. Med tiden skal jeg også betale ut trenings - og helserefusjoner. Grunnen til at dette ikke har blitt gjort tidligere er at det har vært litt kluss hos administrasjonen. Før jeg får bekreftet at studenten faktisk har betalt BIS-kontingent for semesteret kan jeg ikke betale ut refusjon. Men jeg tror utbetalingene kan begynne snart. Personlig synes jeg det har vært en utfordrende og givende start på dette vervet, og håper jeg 12 S ide
har utført oppgavene til deres tilfredsstillelse. Jeg ønsker styret, samtlige undergrupper og alle andre BIS medlemmer en fortsatt fin høst. Med Vennlig Hilsen Kristoffer Berg Husa Økonomiansvarlig BIS Bergen 11/12 Okonomi.bergen@bis.no Sosialt og Kulturelt ansvarlig sin statusrapport, Martin Lervik Bø Jeg vil gjerne starte med og takke for tilliten som ble vist meg på Generalforsamlingen vi hadde våren 2011. Mitt arbeid som sosialt ansvarlig ved BIS Bergen startet offisielt 1. juli 2011, men jeg var i gang allerede lenge før dette, da det var en del å gjøre i forhold til at vi skulle bytte til nye lokaler på Marineholmen. Som sosialt og kulturelt ansvarlig ved BI Studentsamfunn har man mange varierte oppgaver. Styremøter, oppfølging av kro og undergrupper er noe man har ukentlig og også ansvar for større arrangementer i regi av BIS. Noe av det jeg har jobbet med er: Sosialutvalget: I år har vi satt et nytt utvalg. Dette gjorde vi basert på erfaringer fra fjorårets styre. De følte at det var et behov for flere engasjerte rundt festene. Dette har resultert i en ny gruppe på 13 stk som jobber med å arrangere og koordinere de sosiale sammenkomstene i regi av kroen og BIS. Dette har blitt et svært viktig utvalg da skolen har blitt større, det er flere som kommer på arrangementene og administrasjonen krever mer av oss enn tidligere. Rederiet: Allerede før skolen startet var jeg, sammen med andre i styret, i gang med å kjøpe oss alt vi trengte for å få studentkroen opp i stand til at vi kunne ta den i bruk under fadderuken. Dette innebar blant annet kjøp av lyd- og lysutstyr, samt å bistå kroleder, Thomas Skovli, med det som trengtes. Vi har også innført et nytt navn på studentkroen, det ble valgt via en avstemning på siden vår på facebook etter at vi hadde plukket ut de beste forslagene til studentene. Fadderuken: Fadderuken ble gjennomført mot slutten av august av fadderkomiteen og styret ved BIS Bergen. Dette var en fantastisk uke hvor vi unngikk dårlige oppslag i media, noe som er viktig for oss og administrasjonen ved BI Bergen. Jeg håper alle de nye studentene fikk en bra velkomst i studentsamfunnet og fikk en viss innsikt av hvordan resten av deres studietid ved BI Bergen ville være. Back2School: Dette var den første festen vi hadde og vaktene oppga at det var mellom 900 og 1000 stk innom denne festen, dette er en utrolig bra oppslutning, over halvparten av alle studentene på BI Bergen var altså innom. Oktoberfest: Det var en vellykket oktoberfest der de som var der fikk live underholdning og en ordentlig oktoberfestfølelse av lokalet. Vi pyntet opp lokalene i kjent stil og de fleste stilte med lederhosen eller kjole, vannvittig bra oppslutning med tanke på CC og kostyme. 13 S ide
Undergrupper: Under generalforsamlingen hvor jeg ble valgt inn hadde jeg som fanesak at flere studenter skulle engasjere seg i skolen utenom kun det faglige. Dette har skjedd med at vi har innført flere tilgjengelige verv som f. eks. Sosialutvalget og markedsrådet. Det er også innført flere undergrupper, BI Jakt og fiske er et eksempel. Idrettsansvarlige: I år har vi bestemt oss for å ha 2 idrettsansvarlige, grunnen til dette er fordi det er større aktivitet på skolen, det vil også være fordelaktig å være 2 stk når de skal arrangere idrettsdagen til vårsemesteret. Aktivitetsdagen / Markedskvelden I år bestemte vi oss for å slå sammen disse to dagene. Det et flere grunner til dette. Den ene er at vi ønsker å vise samarbeidspartnerne våre at det er et veldig godt engasjement på skolen. Det andre er fordi vi ønsker å gi studentene store arrangement med stor variasjon. Videre: Erotisk aften for jentene blir flyttet frem til starten av neste semester. Dette gjør vi fordi det ikke er nok tid i dette semesteret da vi ser at november er en vanskelig måte å gjøre bra arrangement pga. eksamenstid. Vårballet vil bli arrangert dette skoleåret også. Revygruppen er i gang og vil stå for underholdningen denne dagen. Arbeidet rundt vårballet vil starte på nyåret. Det vil også være flere arrangementer neste år, jeg henviser til BIS.no kalenderen der alle vil bli publisert. Mvh Martin Lervik Bø Sosialt og Kulturelt Ansvarlig BIS Bergen Markedsansvarlig sin statusrapport, ved Yngve Haaland: Først og fremst vil jeg takke for tilliten jeg fikk på fjorårets generalforsamling. Som markedsansvarlig har jeg det overordnede ansvaret for all kommunikasjon ut til næringslivet i BIS Bergen. De største oppgavene mine er å sikre økonomien til BIS, og ikke minst skaffe gunstige rabattavtaler og lignende til studentene. Den største endringen fra i fjor, er at vi på markedsdelen har delt arbeidet i to sammen mellom Næringslivsutvalget (NU) og Markedsutvalget. Næringslivsutvalget har all fokus på å få inn bedrifter på stands på skolen og arrangere bedriftspresentasjoner. Markedsutvalget har da det motsatte, selve arbeidet med å få på plass fordelsavtaler og lignende for studentene. Markedsutvalget ble satt i høst, og består av Aurora Hatlestad, Ann-Ina Olsen og Kim Andre Syvertsen. De skal i sitt arbeid bistå markedsansvarlig med å skaffe avtaler og generelt markedsarbeid. De har ikke signeringsmakt til å opprette avtaler, men fungerer i praksis som stedfortredere for undertegnede. 14 S ide
19. oktober gjennomføres det Markedskveld og aktivitetskveld sammen. Som jeg forklarte under generalforsamlingen i vår, ønsket jeg å gå inn og reforhandle de avtalene som allerede var utarbeidet, jeg ønsket å få opprettet en treningsavtale og jeg ønsket å få gjennomført en spørreundersøkelse som viste hva studentene på BI ønsket ut av fordelsavtaler. Det jeg har fokusert på, har vært å finne ny og kreative avtaler som studentene har lyst til å bruke. Inntektene til BIS har hittil blitt sikret i form av salg av standplasser, og reklame på infoskjermene på skolen, samt mangfoldet av avtaler inngått allerede. Men pga. Manglene tilgang på infoskjermer på den nye skolen, har promotering av samarbeidspartnere og avtaler til tider vært ganske vanskelig. Avtaler 2011/2012 Metro: Avtalen med Metro er ingen ny avtale, men en samarbeidspartner som BIS har hatt i flere år. Avtalen går på fri adgang hver dag (med unntak av lørdag etter 00:30, og ved spesielle arr. der eksterne artister hentes inn.), gode priser, gratis utleie til BI studenter, egen kø og god støtte til arrangementer som Vinterlekene, Markedskveld osv. Sumo: Nytt i år for Sumo avtalen, er at vi får 15 % på mat mellom kl. 12-16, og at det er en egen BI lunch til en god pris daglig. Soho: Nytt konsept for BI studenter på torsdager. Rimelige priser i baren fra 23-01, men også rimelig etter kl 01.00. Fortrinnsrett i køen og fri inngang. Her er det også 10 % på SoHo Take Away på dagen. Itrain: Ny avtale for året. Hadde svært gode priser ved starten av semesteret for BI Studentene, 99,- per mnd. Slik vil vi fortsette med neste år også. E.T Hårstudio: Ny avtale for året, 30% på all behandling. Molvik: Gir rabatt på Bacheloroppgaver 1,15kr pr side+ oppstart 190 kr. Glanset/ikke glanset har samme pris Sixt: Gode priser på leie av bil, fri kilometer ved leie. Det er mange flere avtaler på gang, men pga litt usikkerhet når dette skrives, legges det heller frem muntlig. Med vennlig hilsen Yngve Haaland Markedsansvarlig BIS Bergen 11/12 Sak 6 Behandling/Regnskap/Økonomi Forslagsstiller: BIS Bergen Styret Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer regnskapet for våren 2011. Vedlegg nr. 1. 15 S ide
Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner regnskaper for våren 2011. Sak 7 Behandling/Budsjett/Økonomi Forslagsstiller: BIS Bergen Styret Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer budsjett for høsten 2011. Vedlegg nr. 2. Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner budsjett for høsten 2011. Sak 8 Behandling/ Fullmakt til det sittende styre for å konstituere eventuelle manglende tillitsverv/kvk Forslagsstiller: Styret i BIS Bergen Bakgrunn: Styret kan med Generalforsamlingens tillatelse konstituere de tillitsverv man ikke greier å få valgt ved Generalforsamlingen, med unntak av ledervervet Forslag til vedtak: Generalforsamlingen gir det sittende styret fullmakt til å konstituere manglende tillitsverv. Sak 9 Behandling/Godkjenning av stillingsinstruks leder studentaksjonen Forslagsstiller: Styret i BIS Bergen Bakgrunn: Det har tidligere ikke vært stillingsinstruks for leder studentaksjonen. Vedlegg nr. 3 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner stillingsinstruksen for leder studentaksjonen Sak 10 Behandling/ Vedtekter Vinterleker/KVK Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: I de siste årene har BIS Sentralledelsen følt at de har hatt for lite kontroll på det som foregår i VL-komiteen med tanke på at det er sentralledelsen som bærer det økonomiske ansvaret for arrangementet. Det er derfor blitt utarbeidet vedtekter for VL-komiteen, samt stillingsinstrukser for leder og økonomi. Vedtektene blir presentert for Generalforsamlingen. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner vedtektene til Vinterlekene. Sak 11 Behandling/ Nu leder inn i Styret/Leder Forslagstiller: Styret i BIS Bergen Bakrunn: Ved generalforsamling vår 2011 ble det vedtatt opprettelse av Næringslivsutvalg på skolen. Styret er opprettet og jobber for tettere kontakt med næringslivet. Pga viktigheten av NU sitt arbeid, og nødvendigheten for gjennomslagskraft, ser styret det som hensiktsmessig at 16 S ide
Leder NU blir valgt inn i styret til BIS Bergen våren 2012. Stillingsinstruks vil bli utarbeidet frem mot vårens GF. Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner NU-leders plass i styret. Sak 12 Behandling/ valg av ledige tillitsverv/vk Forslagsstiller: Valgkomiteen Bakgrunn: Vervene blir presentert, innstilt og stemt over i følgende rekkefølge: Kontroll og Vedtektskomitè (KVK) Valgkomiteen (VK) 3 Kandidater Forslag til vedtak: Som innstilt. Sak 13 Behandling/ After GF Party/Leder Forslagsstiller: Leder Bakgrunn: Generalforsamlingen skal alltid avsluttes med en skikkelig fest i Konsernet. Forslag til vedtak: Leder foreslår to priser på øl for after GF party, forsamlingen stemmer over forslagene. Sak 14 Eventueltsaker Eventueltsaker behandles. 17 S ide
Vedlegg 1: Regnskap våren 2011 18 S ide
19 S ide
Vedlegg 2: Budsjett Høsten 2011 og Våren 2012 Inntekter Høst 2011 Vår 2012 Medlemskontigent 250000 280000 Sponsorinntekter 30000 30000 LNU 50000 50000 Vårball 0 40000 Sum inntekter 330000 400000 Kostnader Høst 2011 Vår 2012 Temakveld 20000 20000 Idrettsdag 0 30000 Vårball 0 45000 Kontorrekvista 15000 5000 Markedskveld / aktivtetsdag 20000 0 Divers faglig opplæring 5000 5000 Diverse sosiale kostnader 10000 15000 Generalforsamling og VK 15000 15000 Overlappping 0 20000 Støtte til undergrupper 45000 45000 Profilering BIS 25000 25000 Tilstelningstøtte 50000 50000 Treningsrefusjon 50000 50000 Helserefusjon 30000 30000 Bank og kortgebyr 10000 10000 Lokalt engasjementsforum 15000 15000 Vedlikehold 20000 20000 Sum kostnader 330000 400000 20 S ide