Tvedestrand kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Tvedestrand kommune - kontrollutvalget Møtedato: 22.04.2015 Møtested: Møteleder: Forfall: Kommunehuset Tor Granerud Ingen Til stede: Leder Nestleder Medlem Sekretær Tor Granerud Trine Merethe Bjerkholt Svein Hansen Benedikte Vonen Forvaltningsrevisor Forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke Camilla N. Eriksrud Ordfører Jan Dukene, sak 10/15 Rådmann Pål Frydenberg, sak 10/15, 5-6/15 Ass. rådmann Øyvind Johannesen, sak 10/15, 5-6/15 Innkallingen ble godkjent. Sakslisten ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 10/15, 5-9/15 Tvedestrand, 22.4.2015 Tor Granerud Leder Benedikte Vonen Sekretær Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 90 58 90 43 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKSLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 5/15 14/763 SAKSBEHANDLING KNYTTET TIL SPESIALUNDERVISNING 6/15 15/363 FOLKEVALGTES TAUSHETSPLIKT VED LUKKING AV MØTER 7/15 15/238 ÅRSRAPPORT FOR KEMNEREN I TVEDESTRAND 2014 8/15 15/438 ANDRE ORIENTERINGER 22.04.2015 9/15 15/439 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 22.04.2015 10/15 15/447 OPPFØLGING AV PERSONALSAK Side 2 av 6
Sak nr. 5/15 SAKSBEHANDLING KNYTTET TIL SPESIALUNDERVISNING Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget ber om å få en ny orientering om saken når fylkesmannen har levert sin rapport fra tilsyn med spesialundervisning ved Tvedestrand skole høsten 2015. Rådmann Pål Frydenberg og ass. rådmann Øyvind Johannesen orienterte om dagens situasjon vedrørende effektuering av vedtak om spesialundervisning. Tilleggsforslag til vedtak fremlagt i møtet: Kontrollutvalget ber om å få en ny orientering om saken når fylkesmannen har levert sin rapport fra tilsyn med spesialundervisning ved Tvedestrand skole høsten 2015. Votering: Enstemmig for forslag til vedtak med tilleggsforslag fremlagt i møtet. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Sak nr. 6/15 FOLKEVALGTES TAUSHETSPLIKT VED LUKKING AV MØTER Redegjørelsen tas til orientering. Ass. rådmann Øyvind Johannesen orienterte om forslag til endring i Politisk reglement i Tvedestrand kommune, som legges frem for kommunestyret i mai 2015. Temaet for saken vil bli lagt vekt på under folkevalgtopplæringen høsten 2015. Votering: Enstemmig for forslag til vedtak. Redegjørelsen tas til orientering. Side 3 av 6
Sak nr. 7/15 ÅRSRAPPORT FOR KEMNEREN I TVEDESTRAND 2014 Årsrapport 2014 for kemneren i Tvedestrand tas til orientering. Årsrapport 2014 for kemneren i Tvedestrand, årsrapport 2014 for Interkommunal arbeidsgiverkontroll i Agder og Skatt Sørs kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Tvedestrand kommune var sendt ut med innkallingen. Votering: Enstemmig for forslag til vedtak. Årsrapport 2014 for kemneren i Tvedestrand tas til orientering. Sak nr. 8/15 ANDRE ORIENTERINGER 22.04.2015 1. Orienteringer fra revisor: a. Årsoppgjørsrevisjon. b. Status i arbeid med fremtidig organisering av revisjonsenhetene i Aust- Agder. 2. Orienteringer fra leder: a. Offentliggjøring av kontrollutvalgets innkallinger og protokoller 3. Orienteringer fra sekretariatet: a. Studietur til Brüssel b. Vårkonferansen 2015 Votering: Enstemmig for forslag til vedtak. Side 4 av 6
Sak nr. 9/15 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 22.04.2015 1. Møtedato i september flyttes til 26.8., 31.8. eller 1.9.2015. 2. Neste møte 3.6.2015 kl. 08:30 3. Eventuelt: Ingen saker. Sak nr. 10/15 OPPFØLGING AV PERSONALSAK Kontrollutvalget bestiller en undersøkelse om administrasjonens saksutredning knyttet til den konkrete personalsaken fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS. Rapporten skal så langt det er mulig legges frem for kommunestyret som en åpen sak. Som styringsgruppe utnevnes kontrollutvalgets leder og sekretær. Styringsgruppen skal definere mandat og nærmere avgrensning for undersøkelsen i samråd med revisjonen. Undersøkelsen finansieres så langt det er mulig ved omdisponering av avsatte midler til forvaltningsrevisjon. Styringsgruppen vil eventuelt komme tilbake til kontrollutvalget med behovet for en sak til kommunestyret om tilleggsbevilgning. Korte orienteringer innledningsvis fra sekretær Benedikte Vonen og ordfører Jan Dukene som bakgrunn for kontrollutvalgets vurdering av om de ønsket å behandle saken eller ikke. Forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke orienterte om revisjonens utgangspunkt i tilfelle det skulle bli aktuelt å gjennomføre en undersøkelse. Det ble i møtet fremsatt følgende alternative forslag til vedtak: (1) Kontrollutvalget tar ikke på seg oppdraget med en undersøkelse om den konkrete personalsaken slik det er fremsatt ønske om fra ordføreren, da personalsaken er rådmannens ansvar. Side 5 av 6
(2) Kontrollutvalget bestiller en undersøkelse om administrasjonens saksutredning knyttet til den konkrete personalsaken fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS. Rapporten skal så langt det er mulig legges frem for kommunestyret som en åpen sak. Som styringsgruppe utnevnes kontrollutvalgets leder og sekretær. Styringsgruppen skal definere mandat og nærmere avgrensning for undersøkelsen i samråd med revisjonen. Undersøkelsen finansieres så langt det er mulig ved omdisponering av avsatte midler til forvaltningsrevisjon. Styringsgruppen vil eventuelt komme tilbake til kontrollutvalget med behovet for en sak til kommunestyret om tilleggsbevilgning. Votering: Enstemmig for forslag (2) til vedtak fremsatt i møtet. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Side 6 av 6