Kontrollutvalet i Lærdal Møtedato: 27.11.2013 Møtetid: Kl. 13:00 16.00. Møtestad: Rådhuset Saksnr.: 20/13 22/13 Møtebok Følgjande medlem møtte Olav Grøttebø Siv Rysjedal Guri Olsen Kari Blåflat Anders Haugen Parti Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Frå sekretariatet møtte: Frå n møtte: Frå SF Revisjon møtte: Andre: Dokument utlevert i møtet: Olav Grøttebø Richard Nesheim Ordførar Jan Geir Solheim (heile møtet), rådmann Alf Olsen i sak 21, rekneskapssjef Reidar Johnsen i del av sak 21 Diverse dokument innkome etter at sakspapira var sendt ut. Dokument sendt med kopi til kontrollutvalet: - Gjeld praktisering av politisk vedteken skjenkeløyvepolitikk, med meir (avsendar Hadle Blikra) - Klage på manglande oppfølging av innsynskrav av 27. oktober 2013 (avsendar Hadle Blikra) - Krav om innsyn (avsendar Arne Sanden) - Innsyn (avsendar Arne Sanden) - Klage på avslag på krav om innsyn (avsendar Arne Sanden) - Budsjettkommentar 2013 svar på krav om innsyn (avsendar Lærdal v/torunn Liltved) -Budsjettkommentar 2013 svar på krav om innsyn (avsendar Arne Sanden)
Dokument sendt til kontrollutvalet: - Forfalsking av budsjettdokument (avsendar Arne Sanden) Synfaring: Merknader: Underskrifter:
Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering: Ope/unnateke off. 20/2013 Godkjenning av møtebok O 21/2013 Drøftingssaker, skriv og meldingar O (delvis lukka) 22/2013 Møteplan 2014 O Sak 20/2013 Godkjenning av møtebok Møtebok Kontrollutvalet i Lærdal Sakshandsamar Møtedato Saknr Richard Nesheim 27.11.2013 20/2013 Framlegg til vedtak: Møtebok frå møtet 11.09.2013 vert godkjent 11.09.2013 KONTROLLUTVALET KON-20/13 VEDTAK: Møtebok frå møtet 11.09.2013 vert godkjent Samrøystes
Møtebok kontrollutvalet i Lærdal Sak 21/2013 Skriv og meldingar, orienteringssaker Sakshandsamar Møtedato Saknr Richard Nesheim 27.11.2013 21/2013 Refererte skriv og meldingar: Nr. Dok. Dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 01.10.13 Lærdal Rapport 2. tertial 2013 2 01.10.13 Åge Årdal/KU Klage på vedtak om ikkje å behandle "Årsmeldinga 2012 Lærdal Bærekraftpilot og styrets arbeid i 2012" 3 30.10.13 SF Revisjon/KU Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit i forhold til Lærdal 4 17.09.13 Arne Sanden/Lærdal Manglande svar på krav om innsyn (kopi til kontrollutvalet) 5 04.11.13 Arne Sanden/KU Lærdal Kommune si handtering av innsynskrav 6 04.11.13 Arne Sanden/KU Brot på økonomireglementet 7 04.11.13 Arne Sanden/KU Manglande oppfølging av tilskot til investeringar 8 16.09.13 Leiar i FAU Hadle Blikra/Lærdal formannskap 9 29.09.13 Leiar i FAU Hadle Blikra/Ordføraren og formannskapet Oversending av saksutgreiing til høyring i samband med etablering av Handlingsplan mot mobbing (kopi til kontrollutvalet), samt saksutgreiing Etterlysing av svar på førespurnad frå FAU samt nærare orientering (kopi til kontrollutvalet) 10 30.09.13 Hadle Blikra/KU m.fl Arbeidet med å få på plass eit praktisk og funksjonelt handlingsverktøy for å førebyggje, avdekke, stanse og følgje opp krenkingar i skulen gjennom etablering av handlingsplan mot mobbing. 11 14.10.13 Leiar i FAU Hadle Blikra/Fylkesmannen i Sogn og Fjordane 12 13.11.13 Hadle Blikra/Lærdal Lærdalsøyri skule sitt arbeid med elevane sitt psykososiale miljø tilsyn (kopi til kontrollutvalet) Klage over manglande handsaming av innsynskrav av 27. oktober 13 Lærdal 13 31.10.13 SF Revisjon/Lærdal Oppsummering frå oppstartsmøte 25. oktober 14 19.11.13 Arne Sanden Rapport 15 19.11.13 Rådmannen/Formannskapet Budsjett 2014 rådmannen sitt framlegg
Framlegg til vedtak: Saka vert lagt fram utan tilråding. 27.11.2013 KONTROLLUTVALET Ikkje offentleg personalsak: Vart handsama av kontrollutvalet Orienteringssaker i møtet: 1. Sekretæren og leiar orienterte om brev frå Karen Killingmoe knytt til asfaltering i tun og veg inn frå Øyragata 2. Rådmannen gav ei kort orientering om fylgjande saker: - Tertialrapport 2/2013 og utsikter for resten av året - Kommunen si oppfølging av innsynskrav til n og status på skriftlege retningslinjer for handtering av innsynskrav. Her har n starta ei arbeid, men har ikkje fullført dette. - Oppfølging av utbetaling av tilskot til investeringar 3. Rekneskapssjefen orienterte om status knytt til oppfølging av økonomireglementet sitt krav om sluttrapport for investeringsprosjekt. 2 saker er klare til politisk handsaming. Dei er av ulike grunnar ikkje kome opp til politisk handsaming slik som føresett. 4. Rekneskapssjefen orienterte om oppsett av budsjett-dokument og rapportering av budsjett til fylkesmannen. KON-21/13 VEDTAK: 1. Kontrollutvalet viser til brev frå Karen Killingmoe om asfaltering i tun og veg inn frå Øyragata på eigedom som høyrer til son til Karen Killingmoe. Kontrollutvalet viser til at saka har vore handsama i formannskapet der det vart vedteke å fjerne asfalten når eigedomsgrensene i området er fastsett. Kontrollutvalet ser såleis at saka er handsama og avklart frå n si side. Kontrollutvalet vil likevel knytte nokre kommentarar til saka. Ein merkar seg at saka har påført n kostnader både ved legging av asfalt, samt at det vil kome til kostnader ved fjerning av asfalt. Dette er ressursbruk som kontrollutvalet stiller seg kritisk til. I tillegg har n lagt ein byrde på innbyggjarar som ikkje ynskte asfaltering. Dette ser kontrollutvalet på som uheldig og vil be om at administrasjonen går gjennom sine rutinar for å sikre at slike situasjonar ikkje oppstår i framtida. Kontrollutvalet vil rå til at i tilfelle der n har eit asfalteringsprosjekt og der det viser seg at ein har asfalt til overs, så bør det vere eit system for å tilby dette til
innbyggjarane i n, slik at desse kan kjøpe denne. Eventuelt bør ein ha ei prioritert liste over prosjekt som n sjølv kan nytte denne asfalten til. 2. Kontrollutvalet har gått gjennom klage frå Åge Årdal. Kontrollutvalet viser til at ein vil vurdere forhold knytt til måloppnåing og økonomi for berekraftprosjektet etter at ein har fått tilsendt sluttrapporten for prosjektet. Kontrollutvalet opprettheld tidlegare vedtak i saka. 3. Kontrollutvalet er uroa over alle klager til n frå innbyggjarar som ikkje får innsyn i saker dei ber om innsyn i. Kontrollutvalet viser til at utvalet i møte 12.06.13 i sak 15/13 gjorde vedtak der ein ba om at det vert laga skriftlege rutinar for korleis innsynskrav skal handterast i n. Kontrollutvalet vil be om at dette arbeidet no blir prioritert. Kontrollutvalet vil fylgje opp status på området på neste møte. 4. Kontrollutvalet viser til status på oppfølging av punkt 9.9.4 i økonomireglementet. I juni-møtet vart det frå administrasjonen si side sagt at prosjektrekneskapane skulle leggast fram på første møte etter ferien. Dette har ikkje skjedd. Kontrollutvalet meiner det er uheldig at desse sakene blir utsett og vil be om at prosjektrekneskapane blir lagt fram for styret så raskt som mogeleg. 5. Kontrollutvalet vil be om ei skriftleg tilbakemelding frå administrasjonen, før årsskiftet, på status på oppfølging av utbetaling av tilskot. 6. Kontrollutvalet har registrert at nokre innspel frå innbyggjarar til formannskap/styre ikkje har fått svar. Kontrollutvalet vil oppmode om at det bør gjevast svar på brev som blir stila til formannskap og styre. 7. Kontrollutvalet ber sekretæren utarbeide svarbrev på spørsmåla som Arne Sanden har sendt til kontrollutvalet. Brevet skal godkjennast av utvalet før det blir sendt. Kontrollutvalet tek avstand frå dei påstandane som Sanden kjem med i høve til forfalsking av budsjett-dokument. Kontrollutvalet føreset at skriv til kontrollutvalet blir halde på eit sakleg nivå. Kontrollutvalet har fått ei tilfredstillande forklaring frå administrasjonen på korleis budsjettdokumenta er sett opp. Kontrollutvalet vil likevel be om at administrasjonen tek kontakt med fylkesmannen for å avklare om n bør endre på korleis ein stiller opp budsjettoversiktane. Samrøystes
Sak 22/2013 Møteplan 2014 Møtebok kontrollutvalet i Lærdal Sakshandsamar Møtedato Saknr Richard Nesheim 27.11.2013 22/2013 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: Kontrollutvalet går gjennom og reviderer vedlagte utkast til møteplan for 2014. 27.11.2013 KONTROLLUTVALET KON-22/13 VEDTAK: Møteplan for 2014 vart vedteken med ei endring. Første møte vert flytta til 12. februar. Samrøystes Møtet slutt