Innkjøp i Møre og Romsdal fylkeskommune Regional- og næringsavdelinga - 11. desember 2013 Innkjøpssjef Arnt Ove Hol 11.12.2013
Anskaffelser i offentlig sektor 2
Hovedmål for innkjøp i fylkeskommunen Dekke organisasjonens / brukernes behov for varer og tjenester på en best mulig måte - til en lavest mulig kostnad 3
Overordnet: Ansvarsområde for Innkjøpsavdelingen Ansvar for at regelverket for offentlige anskaffelser blir fulgt i Møre og Romsdal fylkeskommune I det daglige: Gjennomføring av større/komplekse konkurranser Administrasjon av rammeavtaler/leverandørkontakt Bistand til indre og ytre etater: Informasjon/opplæring om anskaffelsesregelverket Rådgiving ved anskaffelser Bistand ved gjennomføring av konkurranser 4
Juridisk avdeling Innkjøpsseksjonen Gudmund Lode Juridisk sjef Eirik Jenssen Rådgiver Arnt Ove Hol Jesper Wiig Juridisk rådgiver Kristine Svendsen Juridisk rådgiver Innkjøpssjef Torgeir Riksfjord Rådgiver Jorid Nerland Rådgiver Gunnhild Goksøyr Rådgiver 5
Grunnleggende i alle offentlige anskaffelser 6
Konkurransekravet LoA 5, 2. ledd (hovedregel): Oppdragsgiver plikter å sørge for at anskaffelsen så langt som mulig baserer seg på konkurranse, dvs. konkurranse på alle anskaffelser uansett størrelse i NOK FoA 3-1, 5.ledd (forholdsmessighetsprinsippet): Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsen Dersom anskaffelsen gjelder et ubetydelig beløp, kan forholdsmessighetsprinsippet i visse tilfeller også tilsi at det er tilstrekkelig å kontakte én leverandør => Administrasjonskostnader må ikke gevinst ved konkurranse 7
Rammer for offentlige anskaffelser Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser Veileder for offentlige anskaffelser Offentlighetsloven Forvaltningsloven Regjeringens handlingsplaner For bruk av elektroniske verktøy i anskaffelsesprosessene For miljø og samfunnsansvar i anskaffelsessaker For universell utforming i anskaffelsesprosessen Mot sosial dumping 8
Lov om offentlige anskaffelser (1) 1 Skal bidra til økt verdiskapning gjennom: Effektiv ressursbruk. Forretningsmessighet og likebehandling. Integritet slik at allmennheten får tillit. 2 Gjelder alle offentlige virksomheter: Stat Kommune Selskap kontrollert eller eid/finansiert mer enn 50% av det offentlige 9
Lov om offentlige anskaffelser (2) Grunnleggende krav (LoA 5): God forretningsskikk (etikk) Konkurranse (kunngjøring) Forutberegnelighet (konkurransegrunnlag) Gjennomsiktighet (dokumentasjon) Etterprøvbarhet (dokumentasjon) Leverandør skal velges på objektive og ikke-diskriminerende kriterier (Krav om likebehandling forbud mot diskriminering) => skal ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen 10
Forskrift om offentlige anskaffelser 3-1 Grunnleggende krav for alle anskaffelser (1) skal være basert på konkurranse (2) skal ikke diskriminere noen på grunn av lokalisering (3) ikke lov å dele opp anskaffelsen for å omgå regelverket (4) likebehandling av leverandørene - krav på å få vite hva som kreves for å delta i konkurransen - krav på å få vite hvordan tilbudene vil bli evaluert (5) konkurransen skal stå i forhold til anskaffelsen (proporsjonalitetsprinsippet krav skal stå i rimelig forhold til anskaffelsen) 11
Anskaffelsesprosedyrer formelle krav 1.600/40.000 1.600/40.000 500 Forskriftens del III Over EØS-terskelverdi Forskriftens del II Over nasjonal terskelverdi Del I Strenge prosedyrekrav Kunngjøring Doffin/TED Krav om frist (antall dager) Del I Krav om prosedyrer Kunngjøring Doffin Krav om frist (rimelig tid) 500 0 Forskriftens del I Direkte anskaffelser Grunnleggende krav, LoA 5 Ingen krav til prosedyre Over NOK 100.000: HMS egenerklæring Skatt/mva. attest Protokollføring 12
Valg av anskaffelsesprosedyrer Anskaffelsens verdi (terskelverdi) er avgjørende for valg av prosedyre 13
Beregning av anskaffelsens verdi (terskelverdi) FoA 2-3 (1) det samlede beløp for hele anskaffelsen (2) må ikke ha til hensikt å omgå regelverket (3) må ikke deles opp for å omgå regelverket (4) skal inkludere alle opsjoner (5) alle enkeltanskaffelser for prosjektet skal summeres (6) hele avtaleperioden skal legges til grunn 14
Anskaffelsesprosedyrer FoA Del III kr 1,6/40 mill. (EØS) Åpne anbudskonkurranse Forhandlet prosedyre (unntak) Konkurransepreget dialog Del II kr 500 000 (nasjonale krav) Åpne anbudskonkurranse Forhandlet prosedyre Del I Ingen krav om prosedyrer kr 1 15
Ulovlig direkte anskaffelse 1. Unnlat kunngjøring/gjennomføre konkurranse 2. Feil anvendelse av regelverket => Konsekvenser for oppdragsgiver: Gebyr (maks 15%) Erstatning Neg./pos. kontraktsinteresse Svekket omdømme 3. Kjøp utenfor rammeavtaler => Konsekvenser for innkjøper: Lovmessige konsekvenser Samfunnsmessige konsekvenser frata vedkommende innkjøpsfullmakten økonomisk ansvar for avdeling/virksomhet 16
Hvem kontroller av fylkeskommunen gjøre sin anskaffelser i tråd med regelverket? Markedet/leverandørene KOFA på bakgrunn av klage fra leverandører uttalelse/ikke dom Fylkesrevisjon intern revisjon 17
Oppslag Sunnmørsposten 16.04.2011 18
Riksrevisjonen Dokument 3:6 (2010-2011) 19
Riksrevisjonen Dokument 3:6 (2010-2011) Vilje? 20
Sjekkpunkt ved anskaffelser 1. Finnes det rammeavtale? Dersom ja; bruk denne! Dersom nei; konkurranse må gjennomføres 2. Konkurranse fra 1. krone! Terskelverdien avgjør prosessen 3. Kontakt Innkjøpsseksjonen når dere har spørsmål! 21
Anskaffelsesprosedyre i fylkeskommunen FoA Del I Del II og III Verdi anskaffelse: Under 100.000,- Mellom 100.000,- og 500.000,- Over 500.000,- 1. Sjekk om det finnes rammeavtale Dersom det finnes for aktuell vare-/tjenesteanskaffelse bruk denne Dersom det finnes for aktuell vare-/tjenesteanskaffelse bruk denne Dersom det finnes for aktuell vare-/tjenesteanskaffelse bruk denne 2. Konkurransegjennomføring Prosessflyt 2.1 Kommunikasjon/kunngjøring Epost Mercell 2.2 Ansvar for anbudsprosess Avdeling/virksomhet kan gjennomføre anskaffelsen på egen hånd Avdeling/virksomhet med bistand fra innkjøpsseksjonen Innkjøpsseksjonen 2.3 Utforming av anbudsdokument Behovsbeskrivelse Kravspesifikasjon 2.4 Konkurranseutsetting/kunngjøring E-post til min 3 Leverandører Avdeling/virksomhet Veiledning/malerverktøy finnes på innkjøp/intranett 2.5 Arkivering Opprette sak i ephorte Overføre relevante saksdokument Avdeling/virksomhet med bistand fra innkjøp (virksomhet er kontraktseier og har ansvaret for utarbeiding av leveransebeskrivelse/ kravspesifikasjon) Mercell databasen => Doffin (frivillig) Sak genereres i Mercell med overføring av dokument Innkjøpsseksjonen med bistand fra avdeling/ virksomhet (virksomhet er kontraktseier og har ansvaret for utarbeiding av leveransebeskrivelse/ kravspesifikasjon) Mercell databasen => Doffin/TED Håndteres av Innkjøpsseksjonen Sak genereres i Mercell med overføring av dokument 22
Intranett/innkjøp sin nettportal Det er viktig at alle regelmessig er innom innkjøp sine sider på intranett og spesielt er oppdatert på våre rammeavtaler og at disse blir brukt for alle kjøp av varer og tjenester som inngår på disse avtalene Ledere og innkjøpsansvarlige i de enkelte avdelingene/virksomhetene har et overordnet ansvar for å sikre at de ansatte kjenner til innkjøpsseksjonen sine intranettsider og er lojale mot fylkeskommunens rammeavtaler og anskaffelsesregelverket bestemmelser 23
24
HUSK! 1. Sjekk om det finnes rammeavtale (intranett) 2. Konkurranse fra 1. krone 3. Meld inn alle behov/kjøp over kr. 100.000,- til Innkjøpsseksjonen 25
Hva trenger Innkjøpsseksjonen fra dere? Informasjon så tidlig som mulig 26
Kontaktpersoner: Innkjøpssjef Arnt Ove Hol Ansatte innkjøpsseksjonen Tlf. 71 25 89 20/995 98 98 1 Innkjøpsrådgiver Jorid Nerland Tlf. 71 25 88 60 Innkjøpsrådgiver Torgeir Riksfjord Tlf. 71 25 89 32/90 10 95 42 Ved gjennomføring av anskaffelser: Ring oss - heller en gang for mye - enn en gang for lite Det er viktig at Innkjøpsseksjonen kommer inn i planleggingsfasen og ikke når kunngjøring skal skje 27
Takk for meg! Dere finner oss på: www.mrfylke.no/innkjop 28