IT samling videregående skoler. Innkjøpssjef Arnt Ove Hol

Transkript

1 IT samling videregående skoler Innkjøpssjef Arnt Ove Hol

2 Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen Gudmund Lode Juridisk sjef Kristine Svendsen Juridisk Rådgiver Arnt Ove Hol Innkjøpssjef Torgeir Riksfjord Rådgiver Jorid Nerland Rådgiver Gunnhild Goksøyr Rådgiver 2

3 Anskaffelser i offentlig sektor 3

4 Overordnet: Ansvarsområde for innkjøpsavdelingen Ansvar for at regelverket for offentlige anskaffelser i Møre og Romsdal fylkeskommune blir fulgt I det daglige: Gjennomføring av større konkurranser over terskelverdiene/ rammeavtaler Administrasjon av rammeavtaler/leverandørkontakt Bistand til indre og ytre etater: Informasjon/opplæring om anskaffelsesregelverket rådgiving ved anskaffelser 4

5 Innkjøpsstrategi Innkjøpsstrategi for Møre og Romsdal fylkeskommune ( ) Gir overordnede målsettinger og retningslinjer for alle avdelinger og virksomheter Overordnede mål: 1. Være en profesjonell og seriøs kunde (omdømme) 2. Sikre langsiktig konkurranse i markedet (regionalt, nasjonalt)) 3. Optimal ressursutnytting (budsjettoptimalisering) Ny innkjøpsstratetgi på plass i løpet

6 Grunnleggende i alle offentlige anskaffelser 6

7 Rammer for offentlige anskaffelser Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser Veileder for offentlige anskaffelser Offentlighetsloven Forvaltningsloven Regjeringens handlingsplaner For bruk av elektroniske verktøy i anskaffelsesprosessene For miljø og samfunnsansvar i anskaffelsessaker For universell utforming i anskaffelsesprosessen Mot sosial dumping 7

8 Bakgrunnen for regelverket Gjennom EØS-avtalen og WTO avtalen er Norge internasjonalt forpliktet til å følge visse framgangsmåter ved offentlige anskaffelser Laga for å sikre: Effektive anskaffelser i offentlig sektor Sikre at våre skattekroner forvaltes best mulig Rettssikkerhet for leverandørene (ikke myndighetsmisbruk) Alle leverandører lik muligheter til å selge til det offentlige Reell konkurranse Åpenhet/full informasjon Likebehandling/ikke diskriminerende Hindre korrupsjon =>sikre etisk adferd hos oppdragsgiver Omfattende og krevende regelverk => krav til høg kompetanse hos oppdragsgiver; kommune/stat 8

9 Hovedregelen for alle offentlig anskaffelser LoA 1 Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. =>Altså: Offentlige innkjøpere skal ta forretningsmessige hensyn i stedet for politiske hensyn (ikke favorisere lokalt næringsliv) Forbud mot «positiv diskriminering» ut i fra geografi 9

10 Lov om offentlige anskaffelser (1) 1 Skal bidra til økt verdiskapning gjennom: Effektiv ressursbruk. Forretningsmessighet og likebehandling. Integritet slik at allmennheten får tillit. 2 Gjelder alle offentlige virksomheter: Stat Kommune Selskap kontrollert eller eid/finansiert mer enn 50% av det offentlige 10

11 Lov om offentlige anskaffelser (2) 3 Anskaffelser som omfatter: Varer Tjenester Bygg- og anleggsarbeid 10 Erstatning: Erstatning for tap som følge av bruddet 11

12 Lov om offentlige anskaffelser (3) Grunnleggende krav (LoA 5): God forretningsskikk (etikk) Konkurranse (kunngjøring) Forutberegnelighet (konkurransegrunnlag) Gjennomsiktighet (dokumentasjon) Etterprøvbarhet (dokumentasjon) Leverandør skal velges på objektive og ikke-diskriminerende kriterier (Krav om likebehandling forbud mot diskriminering) => skal ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen 12

13 Forskrift om offentlige anskaffelser 3-1 Grunnleggende krav for alle anskaffelser (1) skal være basert på konkurranse (2) skal ikke diskriminere noen på grunn av lokalisering (3) ikke lov å dele opp anskaffelsen for å omgå regelverket (4) likebehandling av leverandørene - krav på å få vite hva som kreves for å delta i konkurransen - krav på å få vite hvordan tilbudene vil bli evaluert (5) konkurransen skal stå i forhold til anskaffelsen (proporsjonalitetsprinsippet krav skal stå i rimelig forhold til anskaffelsen) 13

14 Miljø- og sosiale krav (Loa 6, FoA 3-1) Oppdragsgiver skal ved anskaffelsen ta hensyn til: Livssykluskostnader totalkostnader over levetiden av det som blir anskaffet, som for eksempel vedlikeholds-, drifts- og utrangeringskostnader Universell utforming utforming av produkter og omgivelser på en slik måte at de kan brukes av alle mennesker, i så stor utstrekning som mulig, uten behov for tilpassing og en spesiell utforming. Miljø Det skal stillest relevante miljøkrav i alle anskaffelser både til leverandøren og produkt/tjeneste 14

15 Miljøkrav 1. Leverandøren => kvalifikasjonskrav; miljøstyringssystem (EMAS, ISO 14001) 1. Produkt/tjenesten =>tilpasses den enkelt anskaffelsen; it, hotelltjenester, møbler, rengjøringsmidler o Giftstoff, støy, stråling, etc. 15

16 Valg av anskaffelsesprosedyrer Anskaffelsens verdi (terskelverdi) er avgjørende for valg av prosedyre 16

17 Terskelverdier Bestemmer hvilke del av FoA som skal brukes ved valg av anskaffelsesprosedyrer: Terskelverdi FoA kr 1,65/1,05/41 mill. (EØS) Del III Del II kr (nasjonale krav) Del I kr 1 17

18 Beregning av anskaffelsens verdi terskelverdi FoA 2-3 (1) det samlede beløp for hele anskaffelsen (2) må ikke ha til hensikt å omgå regelverket (3) må ikke deles opp for å omgå regelverket (4) skal inkludere alle opsjoner (5) alle enkeltanskaffelser for prosjektet skal summeres (6) hele avtaleperioden skal legges til grunn 18

19 Anskaffelsesprosedyrer FoA Del III kr 1,65/1,05/41 mill. (EØS) Åpne anbudskonkurranse Forhandlet prosedyre Konkurransepreget dialog Del II kr (nasjonale krav) Åpne anbudskonkurranse Forhandlet prosedyre Del I Ingen krav om prosedyrer kr 1 19

20 Forhandlet prosedyre Prosedyre må være tilkjennegitt i konkurransegrunnlaget Må forhandle med mist tre leverandører, FoA 11-8, (1) Adgang til å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudet, pris, tekniske spesifikasjoner, kontraktsvilkår, etc Formålet med forhandlingene er å tilpasse tilbudet til de kravene som er stilt i konkurransegrunnlaget Stor krav til struktur og dokumentasjon av forhandlingsprosessen Forhandlingen skal protokollføres Tilbyderne det forhandles med må får mulighet å forbedre sitt tilbud der de «scorer» dårlig i 1. evalueringsrunde Leverandør skal velges på objektive og ikke-diskriminerende kriterier 20

21 Anskaffelsesprosedyrer formelle krav FoA Del III kr 1,65/1,05/41 mill. (EØS) Del I Krav om prosedyre Kunngjøring Doffin/TED Krav om frist (antall dager) Del II kr (nasjonale krav) Del I Krav om prosedyrer Kunngjøring Doffin Krav om frist (rimelig tid) Del I kr 1 Grunnleggende krav, LoA 5 Over NOK : HMS egenerklæring Skatt/mva. attest Protokollføring 21

22 Frister FoA del I, ingen spesifikk saksbehandlingsregel: Grunnleggende krav- forretningsmessighet/god forretningsskikk, utleder krav om tilstrekkelig tid FoA del II, 10-1: tilstrekkelig tid, konkret vurdering/anskaffelsens kompleksitet FoA del III minimumsfrister: FoA 19-1 Åpen anbudskonkurranse, 45 dg Foa 19-2 Begrenset anbudskonkurranse, 40 dg Foa 19-3 Konkurransepreget dialog, 30 dg Foa 19-4 Konkurranse med forhandling, 30 dg 22

23 Kunngjøringskrav Verdi av anskaffelsen: <= > Kunngjøring E-post (Min 3 leverandører) x Mercell x x x DOFFIN (nasjonal) x TED (internasjonal) x 23

24 Prosess ved konkurransgjennomføringe Definere behov Spesifiser tildelingskriterier Spesifiser kvalifikasjonskrav Opprett sak i arkivsystem (e-phorte) Utarbeid konkurransegrunnlag Kunngjøre (Mercell) el.verktøy Evaluere tilbud Protokollføring/dokumentasjon Meddelelse til leverandørene Kontraktsskriving Bestilling Denne fasen er avgjørende for å gjøre en god anskaffelse Dersom forhold i konkurransegrunnlag eller tilbud er uklar kan der i verset falle medføre avlysing (åpen anbudskonkurranse) 24

25 Behovs og kravspesifikasjon Beskrive behov, bruksområdet eller egenskaper som ønskes, og som tilbyderne må komme med løsningsforslag på Utarbeide en detaljert og systematisk kravspesifikasjon Kravspesifikasjonen kan definere minstekrav, til for eksempel i funksjonalitet, teknologi, levringstid etc. samt eventuelle tildelingskriterier som gir grunnlag for å sammenligne produkt/leveranse og velge det beste tilbudet (økonomisk mest fordelaktige) 25

26 Spesifisering av kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Skatt/mva. attest HMS-egenerklæring Organisatorisk og juridisk stilling Firmaattest lovlig etablert foretak Gjengs lønnsvilkår/ilo konvensjonen Finansiell gjennomføringsevne Tilfredsstillende soliditet Finansiell kapasitet som leveransen krever Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kapasitet Kvalitetsstyringssystem Miljøstyringssystem Alle anskaffelser over NOK ,- 26

27 Hva er et tildelingskriterie? Tildelingskriterier er konkurranseelementer som avgjør hvem av de kvalifiserte tilbyderne som skal vinne konkurransen 27

28 Tildelingskriterier (1) Tildelingskriteriene og deres vekting skal tilkjennegis i konkurransegrunnlaget (FoA 13-2, 22-2) Kriteriene skal være slik utformet at de objektivt slik at de er målbare og egnet til å sammenligne tilbudene 28

29 Tildelingskriterier (2) Tildelingskriteriene kan ikke endres etter at tilbudsfristen er ute Alle tildelingskriterier skal evalueres Kriteriene må kunne brukes til å finne relevante forskjeller mellom tilbudene Bredt innkjøpsfaglig skjønn (ikke fritt skjønn) To måter å tildele kontrakt på: Laveste pris alene eller økonomisk mest fordelaktig 29

30 KOFA-sak 2010/358: Innkjøpsfaglig skjønn «i avgrensa grad kan prøve det innkjøpsfaglege skjønet som oppdragsgjevaren har. Nemnda kan berre overprøve dersom det er brot på reglane, dersom dei grunnleggjande prinsippa ikkje er følgde, dersom oppdragsgjevaren har lagt feil faktum til grunn eller dersom skjønet syner seg å vere usakleg, sterkt urimeleg eller vilkårleg». 30

31 Konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlaget skal: oppgi hvilken ytelse som skal anskaffes. Skal inneholde en presis og oversiktlig behovsspesifikasjon med angivelse av funksjonskrav Ikke bruke krav til leverandørene som ikke er relevant i forhold til de varer og tjenester vi etterspør Ikke bruke tildelingskriterier som ikke kan evalueres på en forsvarlig og forståelig måte opplyse hvordan konkurransen skal gjennomføres. Det skal minst opplyses om: 1. hvilken anskaffelsesprosedyrer som er valgt, 2. endelig frist for mottak av tilbud (dag og klokkeslett), adressen disse skal sendes til eller leveres til, samt hvordan tilbudene skal være merket, 3. vedståelsesfrist for tilbudene, 4. kriteriene for tildeling av kontrakten, Sette høye krav til forutberegnelighet i konkurransegrunnlaget 31

32 Forskriftenes bestemmelse ved valg av tilbud FoA 13-2 og Kriterier for valg av tilbud : Tildelingen skal skje enten på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige, eller utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen 32

33 Tildelingskriterier (eksempel) Kriterium Vekt Detaljer Pris 40 % Alle former for kostnader knyttet til anskaffelsen Produkt/tjeneste 30 % Funksjon, Kvalitet, Brukervennlighet, Miljø, Universell utforming, etc Gjennomføringsevne 30 % Leveringstid, Service, Opplæring, Implementering, Referanser, etc. Totalt 100% 33

34 Hvem kontroller av fylkeskommunen gjøre sin anskaffelser i tråd med regelverket? Markedet/leverandørene KOFA på bakgrunn av klage ilegge gebyr/ikke dom Fylkesrevisjon intern revisjon 34

35 LoA 7b. Overtredelsesgebyr Lovens bestemmelse En oppdragsgiver kan ilegges overtredelsesgebyr dersom oppdragsgiveren eller noen som handler på dennes vegne, forsettlig eller grovt uaktsomt foretar en ulovlig direkte anskaffelse. Med ulovlig direkte anskaffelse menes en anskaffelse som ikke er kunngjort i henhold til reglene om kunngjøring i forskrifter gitt i medhold av loven. Overtredelsesgebyret kan ikke settes høyere enn 15 prosent av anskaffelsens verdi. 35

36 Ulovlig direkte anskaffelse Ikke er kunngjort i henhold til reglene om kunngjøring i FoA Kjøp utenfor rammeavtaler Konsekvenser for innkjøper: frata vedkommende innkjøpsfullmakten Økonomisk ansvar for avdeling/virksomhet Konsekvenser for fylkeskommunen: Gebyr fra KOFA (15%) Erstatning positiv/negativ kontraktsinteresse Svekket omdømme 36

37 Oppslag Sunnmørsposten

38 Rapport fylkesrevisjonen Rapporten fra fylkesrevisjonen legger spesielt vekt på to forhold som gjelder brudd på regelverket om offentlige anskaffelser: 1. Kjøp uten konkurranse/kunngjøring 2. Kjøp utenfor rammeavtaler Det vesentlige av bruddene er påvist i de videregående skolene Verdi på anskaffelser ikke iht. regelverket: NOK 2,2 mill manglende dokumentasjon på innhenting av tilbud, ingen protokollføring 38

39 Rammeavtaler Møre og Romsdal fylkeskommune Møre og Romsdal fylkes har i dag ca. rammeavtaler som samla har et årlig uttak/omsetning på ca. 100 mill. Hovedsegment av rammeavtaler: IT utstyr og tjenester Renhold => markedsplassen (e-handel) Kontor/datarekvisita => markedsplassen (e-handel) Telefoni Møbler MF-maskiner Fyringsolje Gasser Leiebil Hotell/reiser 39

40 Dagens avtale: Rammeavtale IT-utstyr og tjenester Rammeavtale med leverandører Minikonkurranse kjøp over NOK ,- eks. mva. Avtaleperiode: 4 år Avtaleområder: Leverandører: Atea AS AdCom Data AS Ar Data AS It Partner AS Område Avtalen omfattar Tillegg Avtalen ommfattar ikkje Maskinvare Arbeidsstasjonar Serverar Skrivarar Ruterar Svitsjar Trådlaust utstyr Skjermar Minnebrikker Modemkort Tryggleiksløysingar for heimekontor m.m. Utstyr knytta til straumforsyning m.m. Telefoni-utstyr Tekniske system med ITkomponentar Vedlikehaldsmateriell som kablar, skruar, loddebolt, måleutstyr etc AV-utstyr Kopimaskiner Utstyr som er omfatta av eigne avtaleområde Programvare Operativsystem Driftsstøtte - verktøy Kontorstøtte - verktøy Lisensar på utvalde tenester/produktområde Shareware og anna verktøy som blir lasta ned frå internett Program knytta til spesielle fagområde Tenester Konsulenttenester knytta til installasjon og vedlikehald på maskinvare og programvare Telefonsupport Enkle rådgjevingstenester i samband med levering av utstyr Driftsavtalar på utvalde tenester/produktområde Nettverkstenester Linjeleige, internett-aksess Opplæringstenester Utviklingsprosjekt Avtalen omfattar ikkje rådgjeving ved utviklingsprosjekt/ kompliserte kjøp Knutepunkt Møre og Romsdal

41 Rammeavtale IT-utstyr og tjenester ny konkurranse Område Produktgrupper/tjenester A. IKT 1. Maskinvare/Utstyr 1) Stasjonære maskiner Bærbare maskiner Skjermer Servere og tilbehør Skrivere Svitsjer og rutere SAN og lagringsenheter Backupenheter 2. Tjenester Prosjektledelse Teknisk bistand Systemutvikling Rådgiving A. Programvare C. AV-utstyr Microsoft IBM VMWare Citrix Adobe Novell Projektorer Interaktive tavler Monitor Lerreter Lydutstyr for møterom (mikrofoner, høyttalere) Tilbehør (eks. kabler og oppheng) Tilkoblingspaneler Styringssystem for AV Serviceavtale Serviceoppdrag Rådgivning (utforming/prosjektering av møterom/undervisningsrom) Opplæring i bruk av utstyr Videokonferanseutstyr Produktområder Type rammeavtale A. IKT 1. Maskiner/utstyr Parallell med inntil 4 lev/minikonkurranse *) 2. Konsulenttjenester Parallell med inntil 4 lev/minikonkurranse *) B. Programvare 1 leverandør C. AV-utstyr 1 leverandør *) Minikonkurranse: For større avrop på over NOK 100 skal det benyttes minikonkurranse For avrop mellom NOK 50 og NOK 100 kan oppdragsgivers velge å bruke minikonkurranse eller å benytte prosedyre i punkt 1. Det kan ikke benyttes minikonkurranse for avrop under NOK 50 Knutepunkt Møre og Romsdal

42 Intranett/innkjøpsportal Alle skal regelmessig være innom innkjøp sine sider på intranett og spesielt er oppdatert på våre rammeavtaler og at disse blir brukt for alle kjøp av varer og tjenester som inngår på disse avtalene Ledere og innkjøpsansvarlige i de enkelte avdelingene /virksomhetene har et overordnet ansvar for å sikre at de ansatte kjenner til innkjøpsseksjonen sine intranettsider og er lojale mot fylkeskommunens rammeavtaler og anskaffelsesregelverket bestemmelser 42

43 Intranett/innkjøp Generell informasjon om innkjøpsavdelinga Rammeavtaler Info til innkjøpsansvarlige Konkurransegjennomføring med maler Leverandørinfo E-læring Sertifisering av innkjøpsansvarlige Portalen er under løpende utviklet. Dette vil være en av de viktigst informasjonskanalene til interne og ekstern bruker, inkl. leverandørmarkedet. 43

44 Retningslinjer for anskaffelser fylkeskommunen ANSKAFFELSEN UNDER NOK (eks. mva.) ANSKAFFELSEN MELOM NOK (eks.mva.) ANSKAFFELSE OVER NOK (eks. mva.) 1. Sjekk om det finnes rammeavtale som kan brukes til den aktuelle anskaffelse 2. Lag konkurransegrunnlag maler finners på innkjøpsportal 3. Innhent tilbud fra minst 3 tilbydere 4. Anbudsforespørsel og tilbud kan kommuniseres via e-post 5. Arkivering av saksdokument i saksarkiv (e-phorte) 1. Skal kunngjøres i Mercell databasen 2. Innkjøp skal kontaktes for bistand og valg av prosedyrer 3. Kravspesifikasjon utarbeides av avdeling/virksomhet 4. Innkjøp legger ut konkurransen i Mercell og bistår ved konkurranse gjennomføring 1. Skal kunngjøres i Mercell databasen 2. Skal gjennomføres av/eller i samarbeid med innkjøpsseksjonen 44

45 Kontaktpersoner: Kontakter innkjøpsseksjonen Innkjøpssjef Arnt Ove Hol Tlf / Innkjøpsrådgiver Jorid Nerland Tlf Innkjøpsrådgiver Torgeir Riksfjord Tlf / Ved gjennomføring av anskaffelser ringe oss - heller en gang for mye en gang for lite Det er viktig at innkjøpsseksjonen kommer inn i planleggingsfasen og ikke når kunngjøring skal skje 45

46 Takk for oppmerksomheten! 46