Innhold Pensjonsrapportering... 2 Oppsett... 2 Systemparameter... 2 Tekstkode... 3 Valg av pensjonsselskap... 3 Person ajourhold... 4 Rapportering... 4 Direkte rapportering... 5 Jobbkø... 8 Meldingstyper... 9 Lønnsjustering... 9 Andre meldinger... 9 Meldinger...10 Distribusjon av meldinger...10 Definisjon mottakere...13 Teknisk informasjon...14 Eksporter ansattinformasjon...14 Import pensjonstilknytning...14 Initier medlemmer som innmeldt...15 Tabell pensjonytelse...15 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 16
Pensjonsrapportering Oppsett I rutinen for rapportering av kan du danne forskjellige meldinger avhengig av tidligere sendte meldinger. Rapportering dekker ansatte med angitt stillingsprosent. Det tas med andre ord ikke hensyn til utbetalte timer eller utbetalt lønn. Ved rapportering plukkes ut ansatte knyttet til valgt pensjonsordning. Funksjonen inneholder melding om årlig justering, funksjon for å sende meldinger til pensjonsselskap for innmelding, utmelding, melding om uttak av pensjon (2 måneder før pensjonsdato), varsel om dødsfall og intern rapport til ansatte som blir pensjonist om 7 måneder.. Meldinger kan genereres direkte eller via jobbkø. Meldingen (hendelsen) distribueres via varsling. Systemparameter Du starter denne funksjonen fra menyvalg Systemadministrasjon Systemparameter Overføring Tjenestepensjon. Her angir du om lønn skal rapporteres justert i henhold til stillingsprosent. Ved å krysse av her oppgis årslønn for 100 % stilling. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 16
Legg inn epost for mottaker hos pensjonsselskapet. E-postadressen benyttes foreløpig ikke. Tekstkode I Ajourhold faste opplysninger Tekstkoder skal pensjonsordning være opprettet som tekstkodetype PTY Valg av pensjonsselskap Pensjonsselskap velger du under Systemadministrasjon Def. overføringer Pensjonsselskap Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 16
Velg pensjonsselskap for, knytt pensjonsordning til selskapet og sett selskapet som aktivt ved å trykke knappen Sett som aktivt pensjonsselskap Ordning Pensjonsalder Nedre grense pensjonsalder Fastlønn beregning Sats oppgitt per Person ajourhold Det kan være nødvendig å ajourholde innhold i et eller flere av disse feltene. I Personajourhold Personopplysninger under fanen Pensjon knytter du den ansatte mot pensjonsordningen i felt Pensjonsordning. Når ansatt slutter grunnet dødsfall, skal en i tillegg til å sette inn sluttdato på person og ansattforholdet legge inn i feltet Meld status pensjon verdien DØD. Rapportering Rapportering kan bestilles direkte eller via jobbkø. All rapportering skrives til en tabell for å holde oversikt over hvilke meldinger som er sendt for den enkelte. Tabellen inneholder i tillegg til ansattnummer blant annet genereringsdato og meldingstype. Tabell spesifisert i slutten på dokumentet. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 16
Direkte rapportering Under menypunkt Rapportering Pensjonsrapportering Annen pensjonsrapportering Ytelsespensjon finner du fane for Generering. Her krysser du av hvilke rapporter / meldinger du ønsker å sende. Etter årlig lønnsjustering skal du rapportere ny lønn til pensjonsselskapet. I bestillingen angir du dato for lønnsjustering og om du ønsker bare å rapportere de som har fått endret lønn og / eller endret stillingsprosent. Rapport dannes som regneark. Melding om -Årlig justering- kan kun bestilles manuelt. Ved generering av årlig justering sjekkes om den ansatte er med i pensjonsordning og innmeldt. Det genereres status til egen tabell med meldingstype=2, årlig justering. De andre meldingene genererer epostmeldinger til den mottakeren du har definert for den enkelte meldingen under menypunkt Jobbkø og kontroller Def distribusjon. Ved manuell bestilling må du velge de meldinger du ønsker å kjøre. Nyansettelse (innmelding) Når en ansatt er knyttet til pensjonsordning og tidligere ikke innmeldt blir det generert innmelding. Status skrives til tabell for oversikt over ansatte med med meldingstype =1, innmelding generert. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 16
Utmelding ved slutt før oppnådd pensjonsalder Når sluttdato er satt og den ansatte tidligere er innmeldt og ikke oppnådd alder for uttak av pensjon, genereres melding til pensjonsselskap. Samtidig oppdateres tabell med meldingstype=3, utmeldt før pensjonsalder. Varsel om uttak pensjon om to måneder. Når en ansatt er innmeldt og oppnår pensjonsalder om to måneder sendes melding til pensjonsselskap om dette. Tabell oppdateres med meldingstype=4. Utmelding grunnet dødsfall Når en ansatt dørsettes sluttdato og melding om status til pensjonsselskap settes til DØD. Program genererer sluttmelding grunnet dødsfall for ansatte som tidligere er innmeldt og har satt en sluttdato og feltet Meld status pensjon Død. Meldingstype settes til 5. Varsel om pensjonsalder om sju måneder. Dette er en internmelding om at det skal sendes informasjon til den ansatte om pensjonsytelser for uttak av pensjon. Meldingstype settes lik 6. Du kan se hvilke meldinger du har sendt under menypunkt Rapportering Pensjonsrapportering Annen pensjonsrapportering Ytelsespensjon finner du fane for Forespørsel. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 16
Her kan du søke frem meldinger sendt for en ansatt, eller du kan få frem sist sendte meldingstype per ansatt. Kryss av for de meldingstyper du ønsker å se. Du kan begrense søket ditt ved å angi Fra / til dato for rapportering. I eksemplet ovenfor er det sendt innmeldinger og dannet melding om årlige lønnsjusteringer. Resultat fra søk kan lastes over i regneark for eventuell videre behandling. Dersom du ønsker å slette en melding kan du hente frem meldingen for den ansatte, og sette status lik 9. Pass på hvilken melding du sletter, her er satt status lik 9 på linje for innmelding. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 16
Jobbkø Under menypunkt Jobbkø og kontroller Bestilling og status oppretter du bestillingen. Du kan bestille jobben som Fast jobb eller engangsjobb via Bestilling Ingen parametere i bestillingen. Utplukk blir foretatt i forhold til dagens dato. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 16
Meldingstyper Lønnsjustering Ved melding av lønnsjusteringer genereres et regneark som manuelt sendes som vedlegg til mail. Andre meldinger På meldinger hvor årslønn blir rapportert, angis om årslønnen er justert for deltidsprosent. Innmelding Emne: Nyansatt - medlem i FO pensjonskasse Vennligst meld inn denne person i FO pensjonskasse (fri tekst) Abarkach Abdelmalik, 15056516732 i firma (40) Aditro AS meldes inn fra 01.01.2002 med 100 % stilling og årslønn 382000.00 Med vennlig hilsen (fri tekst) NN (fri tekst) Lønningskontoret (fri tekst) Melding om slutt før oppnådd pensjonsalder Emne: Fratredelse - medlem i FO pensjonskasse Vennligst regn ut opptjente pensjonsrettigheter og videresend dette til Silver med kopi til personal. (fri tekst) Abarkach Abdelmalik, 15056516732 i firma (40) Aditro AS er sluttet 12.03.2010 Med vennlig hilsen (fri tekst) NN (fri tekst) Lønningskontoret (fri tekst) Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 16
Melding om dødsfall Emne: Melding om dødsfall - medlem i FO pensjonskasse Abarkach Abdelmalik, 15056516732 i firma (40) Aditro AS er død med sluttdato 15.05.2032 Varsel om uttak pensjon om to måneder. Emne: Ansatt oppnår pensjonsalder - FO pensjonskasse om 2 måneder Beregn pensjonsutbetaling.(fritekst) Abarkach Abdelmalik, 15056516732 i firma (40) Aditro AS blir pensjonist 15.05.2032 Pensjon skal utbetales fra måned etter oppnådd pensjonsalder. (fritekst) Varsel om pensjon om sju måneder Emne: Varsel 7 måneder før pensjonsalder Abarkach Abdelmalik, 15056516732 i firma (40) Aditro AS blir pensjonist 15.05.2032 Meldinger Distribusjon av meldinger I rapportering oppstår hendelser som du distribuerer via distribusjonsmodulen i Aditro Lønn. Du må definere mottaker for den enkelte hendelsen under menypunkt Jobbkø og kontroller Def.distribusjon Generelt Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 10 av 16
Meldingsteksten legges enklest inn ved å lime inn tekst fra en teksteditor. Program henter informasjon og legger dette definert som {melding} Under fanen Funksjoner knytter du den funksjon som skal distribueres. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 11 av 16
Her velger du fra Tilgjengelige funksjoner ved å klikke på ønsket funksjon. Mottaker av informasjon velger du eller angir direkte under fanen Mottakere. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 12 av 16
Her er valgt en predefinert ekstern mottaker. Mottaker velges ved å trykke på knappen Opprett ny mottaker Du kan opprette flere mottakere for samme melding, både eksterne og interne ansatte. Definisjon mottakere Dynamiske mottakere hentes fra de du har definert under menypunkt Jobbkø og Kontroller Mottakere Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 13 av 16
Opprett følgende informasjon på eksterne mottakere MottakerID for mottaker og legg inn Navn Kategori her 4 Annet velges for ekstern mottaker. Merk Faste opplysninger og skriv inn Epost-adresse. Fordelen ved å benytte definerte mottakere er at disse bare defineres en gang, i motsetning til å angi mottaker direkte på meldingen. Teknisk informasjon Hvordan ta i bruk. Pensjonsordning kan enklest knyttes mot de ansatte ved å eksportere og importere persondata. Eksporter ansattinformasjon Eksporter data fra systemet til regneark Firmaid Ansattnr Ansattdato Etter eksporten legger du inn ønsket pensjonsordning i egen kolonne og lagrer regneark som semikolonseparert fil. Import pensjonstilknytning Pensjonstilknytning importeres ved hjelp av import personer. Importfil som ovenfor, defineres med følgende importfelt Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 14 av 16
Initier medlemmer som innmeldt Denne jobben gjøres ved hjelp av script. Ta kontakt med support for å lage script. Informasjon til script er eksportinformasjon ovenfor. Tabell pensjonytelse Navn Definisjon Kommentar Init verdi firmaid char 2 ansattnr int (6) generertdt dato (8) lagres på formen ååååmmdd meldtype tinyint (1) 1=innmeldt 2=årlig justering 3=utmeldt før pensjonsalder 4=utmeldt grunnet dødsfall 5=melding om pensjonsalder 6=varsel om uttak pensjon 1 loepnr smallint løpenummer 1 ansattdt dato (8) fra person sluttdt dato (8) fra person 0 stillingpros decimal stillingsprosent 0 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 15 av 16
5.2 lonn money lønn 0 lonngyldigfradt dato (8) lønn gyldig fra dato 0 pensjonsdt dato (8) pensjonsdato 0 status tinyint (1) 1=melding sendt 9=melding slettet 0 stillingkodepensj smallint pensjonstilknytning o Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 16 av 16