Pensjonsrapportering OTP

Transkript

1 Innholdsfortegnelse Pensjonsrapportering OTP... 2 Dokumentinformasjon versjon Hva skal rapporteres... 2 Hvilket pensjonsselskap bruker bedriften... 2 Systemparametre... 3 Hvilke beløp og timer skal rapporteres... 4 Hvilke timer skal rapporteres... 4 Hvilke beløp skal rapporteres... 5 Hvilke ansatte skal rapporteres... 6 Opprett ansattinformasjon... 6 Hva rapporteres regelverk... 7 Fravær sjekk mot dato... 7 Fravær frysing av pensjonsgrunnlag... 7 Fravær Avtalt permisjon kontroll permisjonslengde... 7 Pensjonsgivende lønn... 8 Stillingsprosent timer... 9 Ansatt- / sluttdato... 9 Inn- Utmelding... 9 Gyldighetsdato...10 Styreinformasjon...10 Styreinformasjon pensjonsselskap...10 Endre aksjonskoder...12 Tekstkoder...13 Status pensjon...13 Pensjonsstatus ved fravær...14 Sluttårsak...15 Konsernrapportering FNH-standard...15 Hvordan rapporteres beløp (KLP-koden)...16 FNH standard versjon Rapportering OTP...17 Ta systemet i bruk...17 Generere transaksjoner...17 Skriv ut kontrolliste...18 Endre transaksjoner...19 Oppdatere endret datagrunnlag...20 Generere transaksjoner til pensjonsselskap Beregning arbeidsgivers andel...21 Sats og avkortingsregel...22 Avvikende kontering av arbeidsgivers andel...23 Medlemsinnskudd fra ansatt (egenandel)...24 Trekkart for 2 % Pensjonstrekk...24 Spesielle ting...26 Landkode...26 Dato uten verdi...26 De enkelte selskap - oppsett...27 FNO standard (justert årslønn)...27 DNB Livsforsikring...27 Storebrand...28 Nordea Liv...30 Gjensidige...32 Systeminformasjon teknisk...34 Oppdatering av tabeller...34 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 34

2 Pensjonsrapportering OTP Lov om obligatorisk tjenestepensjon er en minimumslov. Hvis et foretak har en eksisterende pensjonsordning, må denne være minst like god som loven om obligatorisk tjenestepensjon. Virksomheten oppretter avtale om obligatorisk tjenestepensjon (OTP) hos et forsikringsselskap eller en bank som selger OTP. I Aditro Lønn kan du rapportere til følgende pensjonsselskap: FNH/FNO standard (Finansnæringens organisasjon - standard) DNB Livsforsikring Storebrand Nordea Liv Gjensidige Rutinen rapporterer ansattstatus, time- /-fastlønnet, som benyttes i beregning hos pensjonsselskapet. Sesongarbeidere hvor opprettholdelse av medlemskap skal vurderes ut fra spesielle regler dekkes ikke av rapporteringsrutinen. Den ansatte meldes ut av ordning når en slutter. Dokumentinformasjon versjon Hva skal rapporteres Dokument er oppdatert i henhold til programversjon. Pensjonsselskapet beregner en pensjonspremie basert på informasjon om dine ansatte. Selskapene skal ha forskjellig informasjon, i hovedsak kan informasjonen grupperes i følgende grupper: Personinformasjon Ansatt- og sluttdato Inntekt og timer Arbeidstid og stillingsprosent Fravær (permisjoner) Hvilket pensjonsselskap bruker bedriften Du skal først angi hvilket pensjonsselskap bedriften bruker på menypunkt Systemadministrasjon Def. Overføringer Pensjonsselskap. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 34

3 Pensjonsselskap Sett som aktivt pensjonsselskap Sjekk og tilpass sti for XSLT-program og Eksportfil. Systemparametre Kontroller og oppdater øvrig styreinformasjon for selskapet, se punkt Styreinformasjon. Informasjon er generell for valgte pensjonsselskap, men må settes som aktiv for hvert enkelt firma. Dette kan også gjøres ved å velge pensjonsselskap under systemparametre. I menyvalg Systemparameter Overføringer Obligatorisk tjenestepensjon i rammen Obligatorisk tjenestepensjon. Angir du verdier i feltene Pensjonsselskap kan velges eller er satt i foregående punkt Avtalenummer Kontaktperson Kontaktperson epost L&T-art 2 % trekk dersom de ansatte skal trekkes egenandel Juster årslønn årslønn justeres med stillingsprosent. Sjekk med forsikringsselskap hvordan årslønn skal rapporteres. FNO-standard Faste tillegg regn faste tillegg per år og legg til årslønnen Epost person indikator for hvor epostadresse skal hentes fra og overføres til pensjonsselskapet. Ikke alle selskap kan motta denne informasjonen. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 34

4 Sjekk fravær datointervall ved sjekk av fravær Sjekk fravær sjekk fravær siste dato eller i perioden Timelønnet fravær fravær sjekkes og pensjonsgrunnlag rapporteres lik foregående periode. Gjelder rapporteringsordning 1, Ikke lengre i bruk Inkluder feriepenger i variabel lønn avsatte feriepenger skal plusses på pensjonsgrunnlag for variabel lønn. Arter må inngå i feriepengegrunnlag og transaksjon må være en variabel. Beløp fra faste transer blir IKKE juster selv om KLP-koden tilsier det. Rapporter ny fastlønn fra endringsdato etterbetaling blir nullstilt for fastlønnede, og ny sats meldes fra endringsdato. Avtales med ditt pensjonsselskap. Funksjonen dekker direkte plassering i regulativ, automatisk opprykk og endring av satser med ny gyldighetsdato i regulativ. Bør ikke brukes ved mange timelønnede Timer juster stillings-% for fastlønnede for deltidsansatte justeres stillingsprosent med tilleggstimer. Timer og timelønn blir ikke rapportert for en fastlønnet. Skriv felles konsernfil. Feltet er bare tilgjengelig og kan bare benyttes for pensjonsselskap 150. Krever egen xsl styrefil i oppsett av pensjonsselskap. Styrefil for FNO konsern kan benyttes. Systeminformasjon gjelder for det enkelte firma. Kan kopieres til andre firma. Hvilke beløp og timer skal rapporteres Ved generering av informasjon til pensjonsselskapet, bruker Aditro Lønn styreinformasjon fra lønnsartene for å bestemme hvilke timer og beløp som skal rapporteres. Ta kontakt med ditt pensjonsselskap dersom du lurer på hva som skal inngå i pensjonsgivende lønn, og hvordan eventuelle tillegg skal rapporteres. Hvilke timer skal rapporteres Systemparameter Satser. Her velger du det beregningsgrunnlag i feltet Beregningsgrunnlag i rammen Arbeidsgivers andel av pensjon. Timelønnsarter må inngå i dette beregningsgrunnlaget selv om du IKKE beregner arbeidsgivers andel. Ajourhold faste opplysninger Lønn- og Trekk-arter. Velg lønnsart hvor timer skal rapporteres. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 34

5 Velg fanen Akkumulering og undermappen for det beregningsgrunnlaget du har angitt som beregningsgrunnlag Angi 1 Øker beregningsgrunnlag i feltet for det beregningsgrunnlaget Alle lønnsarter hvor timer skal inngå i timetelling må inngå i beregningsgrunnlag Angi 1 - Timer utelates i feltet Beh. timer pensjon i mappen L&Toppg/Rapporter for timelønnsarter hvor timer ikke skal rapporteres. Kode 0 eller 3 benyttes når timer skal rapporteres. Timer rapporteres for å beregne stillingsprosent. For lønnsarter med timetillegg (ansvarstillegg og lignende) skal timer ikke medregnes Hvilke beløp skal rapporteres Ajourhold faste opplysninger Lønn- og Trekk-arter. Angi KLP-kode for lønnsarter som skal rapportere beløp under fanen Rapportering Kodene 8 og 9 er spesielle og benyttes kun av pensjonsselskapet Nordea Liv etter avtale Når du rapporterer til OTP bruker systemet følgende verdier i feltet KLP Kode: 1 Utbetalt fastlønn OTP (Nordea) 2 Faste tillegg 3 Variable tillegg 5 Timelønn OTP 6 Ekstraordinær utbetaling OTP 7 Feriepenger OTP (Gjensidige ikke FNO) 8 Årsbonus OTP (Nordea ikke FNO) 9 Månedsbonus OTP (Nordea ikke FNO) 10 Etterbetaling OTP Ved angivelse av navn på pensjonsselskap gjelder dette selskapenes egne format. Det kan være noe avvik hvordan kodene rapporteres til de enkelte selskap. Se rapportering for de enkelte selskapene. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 34

6 Hvilke ansatte skal rapporteres Alle ansatte som er merket med at de er medlem i bedriftens ordning blir behandlet. Opprett ansattinformasjon Person Ajourhold Personopplysninger Pensjon Hvilke felt som skal fylles ut avviker noe mellom de enkelte selskap Pensjonsordning felte er tidsstyrt. I rapporteringen benyttes gjeldende ordning på Til dato i periodedefinisjonen, dersom en ansatt har byttet ordning i løpet av perioden. Sjekk om du skal angi følgende informasjon på den. a) Pensjonsalder er angitt på pensjonsordning. Hvis den ansatte har avvikende pensjonsalder angir du det i feltet Pensjonsalder. b) Hvis du ikke har registrert permisjon i fraværsmodulen, eller hvis den ansatte skal rapporteres død, angir du dette i feltet Meld status pensjon. c) Hvis den ansatte har hatt en tidligere pensjonsavtale angir du Tidligere pensjonsavtale som ren informasjon. Feltet benyttes ikke i rapportering. d) Hvis den ansatte skal rapporteres på annen avtale enn den generelle avtalen. Feltet benyttes ikke i rapportering. e) Hvis den ansatte er utenlandsk statsborger, angir du landkode i feltet Statsborgerskap. Feltet benyttes ikke i rapportering. f) Når den ansatte slutter angir du Sluttårsak. Rapporteres til Gjensidige forsikring, når rapportering gjøres i deres format. g) Hvis den ansatte ikke er 100 % arbeidsdyktig angir du prosent i feltet Uførhetsgrad. e) Sjekk verdi i feltet Ansattstatus. Feltet ajourholdes under mappen Tilleggsinfo. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 34

7 Hva rapporteres regelverk Ved generering benyttes gyldige verdier fra siste dato i pensjonsperioden. Dette gjelder Ansattstatus, som angir om den ansatte er Fastlønnet / Timelønnet eller Provisjonslønnet. Pensjonstilknytning Fravær sjekk mot dato En indikator angir om fravær skal sjekkes ved siste dato i perioden eller i løpet av perioden. For timelønnede indikatorstyres om fravær skal sjekkes forskjøvet i forhold til pensjonsperioden. Fravær siste dato / eller i pensjonsperioden Fravær siste dato/ eller i foregående pensjonsperiode Sjekk mot Til dato / i løpet av høyeste lønnsperiode for ansatte i pensjonsperioden. Fravær frysing av pensjonsgrunnlag Når det sendes en status for sykefravær / Lovpålagt permisjon fryses pensjonsgrunnlaget fra tidligere periode og inngår i rapporteringen for innskudd. Avtalt permisjon gir ikke grunnlag for opprettholdelse av innskudd og grunnlaget for innskudd i perioden nullstilles. Fravær Avtalt permisjon kontroll permisjonslengde Systemet inneholder funksjon for å kontrollere om den ansatte har rett til å opprettholde medlemskap under avtalt permisjon. Når permisjonen går ut over fastsatt grense blir den ansatte meldt ut automatisk. Det må sjekkes mot pensjonsselskapet om de kan ta imot denne informasjon. Funksjon tas i bruk ved å angi fraværskode for Avtalt permisjon (Permisjon uten lønn) samt angi antall måneder før utmelding. De som ikke skal bruke funksjonen skal ha angitt 0 i begge felt. I generering gjøres følgende kontroll - Er avtalt permisjon for hele perioden? o o Sjekk om permisjon starter FØR denne perioden Er permisjonen meldt i tidligere pensjonsperioder Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 34

8 En permisjon som startet i foregående periode og gjelder hele perioden meldes fra startdato I mars 2017 er registrert permisjon uten lønn i hele perioden. Permisjonen startet 15.februar. Status -AP- meldes med endringsdato 15.februar - Permisjon med status kode AP - blir ikke sendt dersom den bare gjelder deler av perioden. - Når den ansatte har vært ute i permisjon ut over lengde for å opprettholde medlemskap i pensjon, i eksempel 12 måneder, sendes en sluttdato (utmeldingsdato). - Når den ansatte begynner å arbeide igjen, ikke lengre har sammenhengende permisjon registrert, sendes innmelding. Den ansatte meldes inn fra Dag etter sluttdato for permisjon. Permisjonen er registrert til og med 15.april. Den ansatte blir da meldt inn fra 16.april. Pensjonsgivende lønn Eventuelle negative summer nullstilles ved rapportering. Fastlønn Fastlønn hentes fra satsfelt for beregning av fastlønn. Sats må være angitt per måned eller år for 100 % stilling. Rapporteres for 100 % stilling per måned eller år avhengig av hva pensjonsselskapet har angitt. For FNH-standard blir pensjonsgivende inntekt justert med stillingsprosent ved danning av eksportfilen. Årslønn kan justeres i henhold til stillingsprosent. Her må styrefil for FNO-standard otp_fno_standard.xsl - benyttes. Dersom du velger å rapportere faste tillegg per år legges disse til årslønnen etter eventuell justering. Timelønn Utbetalt timelønn i perioden. I timelønn inngår de lønnsarter hvor KLPkode er angitt med verdi 5 Timelønn. a) Rapporteres som lønn i perioden Tillegg fast eller variabelt Rapporteres i de fleste tilfeller som eget beløp. For enkelte selskap rapporteres tillegget som periodelønn som timelønn, eller som ekstraordinær utbetaling som tilleggslønn. a) Rapporteres som utbetalt Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 34

9 Ekstraordinær utbetaling Bonus, engangsutbetalinger og lignende rapporteres med utbetalt beløp. Justeres ikke og rapporteres til de fleste selskap i eget felt. Etterbetaling Etterbetalinger blir rapportert som ekstra ordinær utbetaling, men nullstilles dersom indikator for Fastlønn blir rapportert fra endringsdato er avkrysset. Dette for å unngå at justering av fastlønn blir rapportert dobbelt. Stillingsprosent timer Stillingsprosent rapporteres større eller lik 0 og mindre eller lik 100. Ved beregnet stillingsprosent høyere enn 100, settes denne til 100 ved danning av fil. Ved beregning benyttes reell stillingsprosent. Negativ stillingsprosent rapporteres lik 0. Fastlønnede Stillingsprosent fra ansattforholdene med eventuelt tillegg av timer for deltidsansatte. Timelønnede Ansatt- / sluttdato Inn- Utmelding Eventuell stillingsprosent fra ansattforholdet nullstilles. Ved beregning benyttes timer i perioden og arbeidstimer per år ut i fra arbeidstidsgruppe på den ansatte. a) Til andre selskap rapporteres timer i perioden Ved rapportering av dato hentes opplysninger fra person, ikke fra ansattforholdet. Sluttdato sendes i perioden etter sluttdato inntreffer, eller i senere periode. Innmelding Ansatte meldes inn når minimumskrav for innmelding er oppfylt. Oppnådd minimumsalder i foregående periode. Utmelding Den ansatte meldes ut når kriteriene for medlemskap ikke lengre er til stede. Utmelding skjer i periode etter sluttdato for personer som slutter i firma. Personer som slutter i mars, meldes ut i april med sluttdato i mars. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 34

10 For ansatte som er sluttet, men har timer i etterfølgende periode, settes sluttdato til siste dato i perioden. Dette for å gi den ansatte pensjonsinnskudd for pensjonsgrunnlaget fra timene. Utbetalt lønn i sluttperioden blir rapportert. Bare timer og lønn fra timer / tillegg rapporteres etter sluttdato. Stillingsprosenten fra det faste forholdet blir nullstilt. Gyldighetsdato Endring rapporteres med 1.dato i perioden som gyldighetsdato. Ved innmelding settes gyldighetsdato til ansattdato når den er i perioden. Styreinformasjon Styreinformasjon pensjonsselskap I menyvalg Systemadministrasjon Def. Overføringer i mappen Pensjonsselskap ligger styreinformasjon for hvert pensjonsselskap. Ved installasjon av Aditro Lønn er styreinformasjonen lagt inn. Du må endre sti på XSLT-program og eventuelt filnavn i tillegg for Eksportfil. Navn på eksportfil kan hente verdier oppbygging av navnet Eksportfil..\20@1_@A_@4_&1B5AVTALENR _vedl_0@3.xml Erstatningstegn kan benyttes i oppbygging av to siste siffer i løpenummer &1B5AVTALENR<blank> - henter informasjon fra fri systemparameter B5AVTALENR Du må sjekke at styreinformasjonen stemmer med avtalen din bedrift har med pensjonsselskapet. Styreinformasjon FNH Standard Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 10 av 34

11 Dette er en standard utarbeidet av Finansnæringens organisasjon i samarbeid med forsikringsselskapene. For denne ordningen finnes det løsning for konsernrapportering med danning av en felles fil for alle firma. Aksjonskode innmelding benyttes ikke lengre Aksjonskode endring benyttes ikke lengre Aksjonskode utmelding benyttes ikke lengre Aksjonskoden Utmelding nådd alder benyttes ikke lengre Status aktiv er statusen på alle transaksjoner hvis den ikke er overstyrt ved for eksempel fravær. Skal normalt ikke endres. Ordning er de Pensjonsordningene som skal rapporteres til dette pensjonsselskapet. Ansattstatus Fastlønnet er de kodene som bedriften benytter på ansatte som skal rapporteres som fastlønnet til pensjonsselskapet. Fastlønnete blir rapportert til pensjonsselskapet med den verdien du angir i feltet Kategori fastlønnet. Ansattstatus Timelønnet er de kodene som bedriften benytter på ansatte som skal rapporteres som timelønnet til pensjonsselskapet. Timelønnete blir rapportert til pensjonsselskapet med den verdien du angir i feltet Kategori timelønnet. Ansattstatus Provisjonslønnet er de kodene som bedriften benytter på ansatte som skal rapporteres som provisjonslønnet til pensjonsselskapet. Provisjonslønnete blir rapportert til pensjonsselskapet med den verdien du angir i feltet Kategori Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 11 av 34

12 Endre aksjonskoder provisjonslønnet. Vær oppmerksom på at ansatte som er provisjonslønnet skal ha angitt lønn og stillingsprosent. Fraværskoder. Her angir du hvilket fravær som skal rapporteres. Systemet tar hensyn til arbeidsgiverperioden ved rapportering. Fravær rapporteres med status pr. siste dato i rapporteringsperioden. Min. grense medl.% benyttes ikke lengre. Minimumsalder for innmelding. benyttes ikke lengre. Pensjonsalder. Når den ansatte passerer pensjonsalderen meldes den ansatte ut av pensjonsordningen. Den pensjonsalderen du angir i dette feltet kan overstyres på ansatt. Ant. Perioder 1-uker. benyttes ikke lengre. Ant. Perioder 2-uker. benyttes ikke lengre.. Ant. Perioder 4-uker. benyttes ikke lengre.. Mnd. Beregn.still-% Hvis feltet Beregn.måte still.% benyttes ikke lengre. Mnd. Før utmelding Hvis feltet Beregn.måte still.% benyttes ikke lengre. Oppbygging kontering Benyttes foreløpig ikke. Pensjonstimer pr. år. Timene benyttes ved rapportering hvis den ansatte har arbeidstidsgruppe=0. Fastlønn beregning Her angir du en kode som angir hvor hovedlønn er registrert. Satser hentes fra alle felt når verdi er angitt på ansatt. Følgende koder er gyldig: A Hovedlønn hentes fra regulativ (A) 1-3 Hovedlønn hentes fra personlig sats Hovedlønn hentes fra ansatt sats 1-3 Dersom ansatte har lønn fra individuell sats og samtidig er knyttet mot regulativ blir satsene lagt sammen i rapportering. Sats oppgitt per. Angi om satsen er oppgitt pr. år eller måned. Skal normalt ikke endres. Rapp sats pr. år/mnd Pensjonsselskapet bestemmer om fastlønn skal rapporteres pr år eller pr. måned. Skal normalt ikke endres. Beregn.måte still.% benyttes ikke lengre... Rapp.ordning. Du angir 1-OTP1 for DNB Livsforsikring og 2-OTP2 for de andre pensjonsselskapene. Feltet skal ikke endres. Hittil tall år/mnd. Benyttes ikke. Systemet er levert med standard aksjonskoder som benyttes ved rapportering til KLP og Statens pensjonskasse. Forutsetning Aksjonskoder benyttes ikke lengre for obligatorisk. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 12 av 34

13 Tekstkoder Pensjonsselskapene benytter forskjellige koder ved rapportering av fravær og meldingstyper. Systemet er levert med alle koder som benyttes. Vær oppmerksom på at du kun bruker de koder som ditt pensjonsselskap benytter. Systemet oppretter følgende tekstkodetyper: PSM PFR PSK Statusmelding Fraværsstatus Sluttårsak gjelder rapportering i Gjensidige format Status pensjon Alle pensjonsselskapene skal ha innrapportert pensjonsstatus. Ved installasjon av Aditro Lønn er alle generelle meldingskoder opprettet. Dersom pensjonsselskapet benytter andre koder må disse opprettes. Hvordan rapporteres status pensjon? Selskapene skal ha to forskjellige typer pensjonsstatus. Pensjonsstatus ved fravær Pensjonsstatus andre årsaker Systemet henter pensjonsstatus ved fravær fra registrerte fraværstransaksjoner som er merket med pensjonsstatus, FNO / FNHstandard Hvis du rapporterer etter FNH standard skal du bruke følgende koder: Kode <blank> A AP LP P S Beskrivelse Ikke angitt Aktiv Avtalt permisjon Lovpålagt permisjon Permittert Sykefravær Pensjonsstatus ved fravær på. Pensjonsstatus som rapporteres fra fravær er tidsstyrt. Eksempel: Du har registrert et sykefravær på en ansatt fra til I mai 2008 vil systemet melde S for syk. I juni 2008 vil systemet rapportere A for aktiv. De andre pensjonsstatusene angir du i Person ajourhold Personopplysninger Pensjonsordning i feltet Meld status pensjon. Hvis du ikke bruker fraværsmodulen kan du bruke dette feltet for å rapportere fraværsstatuser, men da må du huske at du må sette statusen tilbake til aktiv når for eksempel sykefraværet er over. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 13 av 34

14 Gyldige statuskoder varierer mellom selskapene, de kan ajourholdes med tekstkode type PSM. Se nedenfor hvilke koder de enkelte selskapene benytter. Hvis du ikke har angitt pensjonsstatus vil systemet melde statusen du har angitt i feltet Status aktiv i menyvalg Systemadministrasjon Def. Overføringer i mappen Pensjonsselskap. FNO / FNH-standard Hvis du rapporterer etter FNH standard skal du bruke følgende koder: Kode <blank> A AP LP P S Beskrivelse Ikke angitt Aktiv Avtalt permisjon Lovpålagt permisjon Permittert Sykefravær Pensjonsstatus ved fravær For at fravær på skal bli rapportert med pensjonsstatus til pensjonsselskapet gjør du følgende: Fremgangsmåte Fravær Registrering Fraværsarter Velg fraværsarten som skal rapporteres. I feltet Fraværskode i mappen Beregning/Rapporter angir du en kode, for eksempel 11-Sykmeldt (lege). Ajourhold faste opplysninger Tekstkoder Tekstkode type PFR og Tekstkode kode lik den verdi du valgte på fraværsarten Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 14 av 34

15 Hvis koden finnes blir fraværet korrekt rapportert, hvis ikke koden finnes må du opprette koden. I feltet Beskrivelse angir du den koden som skal rapporteres. Se egen Beskrivelse pr. selskap. Det er koden i feltet beskrivelse som rapporteres Sluttårsak Sluttårsak rapporteres bare til Gjensidige. Ta kontakt med forsikringsselskap dersom du lurer på om sluttårsak skal meldes. Sluttårsaken angir du i Person ajourhold Personopplysninger Pensjonsordning i feltet Sluttårsak. Konsernrapportering FNH-standard Når du rapporterer til pensjonsselskap 150 for flere firma, har du mulighet til å skrive til en fil ved å benytte konsernrapportering. Standarden omtales i Aditro Lønn som FNH-standard. Dette krever oppsett i systemparameter, hvor felt bare er tilgjengelig når du har valgt pensjonsselskap 150, under Obligatorisk tjenestepensjon som du finner under menypunkt Systemadministrasjon Systemvedlikehold Systemparametre Konsernløsning krever endring av XSLT-program, som du endrer under menypunkt Systemadministrasjon Def.overføringer Pensjonsselskap Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 15 av 34

16 Her må du endre XSLT-program fra \OTP_FNH_standard.xsl til \OTP_FNH_standard_multicompany.xsl En kan også benytte \OTP_FNO_standard_multicompany.xsl Plassering av filen er ikke endret, men må være tilpasset den mappen du finner..\pl\xml Navn på eksportfil får firmaid 000 Når du danner transaksjonsfil til pensjonsselskap 150 under menypunkt Rapportering Pensjonsrapportering Rapportering Feltet Skriv felles konsernfil er bare tilgjengelig for selskap 150 FNH standard rapportering OTP. Dersom du ønsker å rapportere bare for et firma, tar du bort avkryssing i dette feltet når du skal danne transaksjonsfilen. Hvordan rapporteres beløp (KLP-koden) Det varierer mellom de enkelte selskap hvilke beløp / koder som rapporteres, og hvilke felt de inngår i. Dette styres i oppsettet av styrefilen for det enkelte selskap. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 16 av 34

17 FNH standard versjon 1.04 KLP- Kode Beskrivelse feltnavn Kommentar Rapporteres som Hittil i år Sats per år Årslønn justert ifølge sti-% 1 Fast lønn fastlonnutb Inngår 2 Faste tillegg tilleggfast Tilleggslonn Inngår 3 Variable tillegg tilleggvar Tilleggslonn Inngår 5 Timelønn timelonn Periodelonn Inngår 6 Ekstraordinær ekstrordlonn Tilleggslonn Inngår 7 Utb.feriepenger lonnferie Rapporteres ikke Inngår 8 Årsbonus arsbonus Rapporteres ikke 9 Månedsbonus manedsbonus Rapporteres ikke 10 Etterbetaling etterbetaling Tilleggslonn Inngår Rapportering OTP Ta systemet i bruk Når du skal rapportere til pensjonsselskapet gjør du følgende: 1. Start Rapporter Pensjonsrapportering. 2. Kjør Generering. 3. Sjekk resultatet i Forespørsel og registrer eventuelle endringer. 4. Kjør Rapportering. Ved oppstart må du generere en oppstartsperiode for å danne innmeldinger for ansatte som tidligere er innmeldt. Dersom du ikke gjør dette, får du innmeldinger ved rapportering av første periode på allerede eksisterende medlemmer i pensjonssystemet. Ta opp med ditt pensjonsselskap hvordan de ønsker å motta data for den første perioden. Generere transaksjoner Når du skal generere transaksjoner gjør du følgende: 1. Åpne Rapporter Pensjonsrapportering. 2. Velg mappen Generering. Generering kan gjøres for Gjeldende firma, eller Konsern. Ved kjøring for Konsern må periodisering lønnsperioder - være lik for de firma som inngår i kjøringen. Generering skjer per firma. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 17 av 34

18 3. Angi 4-Obligatorisk tjenestepensjon i feltet Pensjonskasse. 4. Angi År og Periode. 5. Systemet foreslår Fra Periode og Til Periode. Du kan endre periodeintervallet. a) Hvis du rapporterer til DNB Livsforsikring og har ansatte med 1, 2 eller 4-ukerslønn må du eventuelt overstyre Antall perioder for hver type. b) Benyttede Aksjonskoder vises ved rapportering til DNB Livsforsikring 6. Klikk Start Systemet genererer transaksjoner for alle ansatte som er med i pensjonsordningen. NB! Generering av periodeinformasjon må skje kronologisk for hver pensjonsperiode. Hvis du i forbindelse med oppstart har behov for å starte på ny tar du kontakt med support for hjelp med sletting av uaktuelle data. Ved rapportering for Konsern, vises i statusvindu de firma som inngår i kjøringen. Skriv ut kontrolliste Du skal sjekke informasjonen før du sender data til pensjonsselskapet. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 18 av 34

19 Rapportering kan kjøres for Konsern. Det blir dannet en rapport per firma. Denne finner du i rapportarkivet under Frie Rapporter. Ved rapportering av justert fastlønn i henhold til stillingsprosent, gjøres denne justeringen ved danning av fil. Fastlønn oppgis i 100 % stilling i rapporten. 1. Start Rapporter Pensjonsrapportering. 2. Velg mappen Rapportering. 3. Angi 4-Obligatorisk tjenestepensjon i feltet Pensjonskasse. 4. Angi År og Periode. 5. Klikk Kontrolliste. 6. Klikk Vis rapport. 7. Sjekk rapporten Ved rapportering til DNB Livsforsikring (Rapportordning=1) kan det være flere linjer per person. Endre transaksjoner Du kan gjøre utplukk og endre sortering på kontrollisten, ved danning av fil er denne funksjon ikke tilgjengelig. Det er mulig å endre innhold (kolonner) i rapporten. Dette gjøres under styreinformasjon for pensjonsselskap. Hvis datagrunnlaget ditt ikke er oppdatert vil systemet generere feil informasjon. Dette endrer du enten ved å endre datagrunnlaget, eller ved å endre transaksjonen på følgende måte: 1. Start Rapporter Pensjonsrapportering. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 19 av 34

20 2. Velg mappen Forespørsel. 3. Angi 4-Obligatorisk tjenestepensjon i feltet Pensjonskasse. 4. Angi År og Periode. 5. Angi Ansatt som skal endres. 6. Dobbelt-klikk på feltet du vil endre. 7. Angi korrekt verdi og trykk [Enter] Ved rapportering til DNB Livsforsikring kan det være nødvendig å endre aksjonskode ved utmelding, fra kode 550 til Ved dødsfall aksjonskode 553 Ved nådd pensjonsalder aksjonskode for å unngå at DNB Livsforsikring sender en ordinær utmelding av pensjonsordning. For andre selskap skal feltet Meld status pensjon fra Person ajh Pensjon benyttes, eksempel kode DØD ved dødsfall Oppdatere endret datagrunnlag Hvis du endrer datagrunnlaget må du generere transaksjoner på ny. Hvis du kun har endret på noen ansatte gjør du følgende: 1. Start Rapporter Pensjonsrapportering. 2. Velg mappen Forespørsel. 3. Angi 4-Obligatorisk tjenestepensjon i feltet Pensjonskasse. 4. Angi År og Periode. 5. Angi Ansatt som skal beregnes på ny. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 20 av 34

21 6. Klikk Beregn. 7. Kjør steg 5-6 for alle ansatte med endret datagrunnlag. Dersom du endrer transaksjon under pensjonsrapportering, må du IKKE generere på nytt, da slettes din endringer. Generere transaksjoner til pensjonsselskap. Når du har sjekket at informasjonen er riktig skal du sende data til pensjonsselskapet. Du kan generere filer for Konsern. Det dannes en rapport og en overføringsfil per firma. Rutine for sammenslåing av filer før overføring leveres av det enkelte pensjonsselskap. 1. Start Rapporter Pensjonsrapportering. 2. Velg mappen Rapportering. 3. Angi 4-Obligatorisk tjenestepensjon i feltet Pensjonskasse. 4. Angi År og Periode. 5. Klikk Perioderapport m/transaksjonsfil. 6. Angi Kontaktperson og Kontaktperson epost. 7. Sjekk Eksportområde. a) Hvis eksportområde er feil endrer du det i menyvalg Systemadministrasjon Def. Overføringer i mappen Pensjonsselskap. 8. Klikk - Vis rapport. Når fil er dannet er transaksjonene merket som overført. Hvis du skal danne fil på nytt må du generere perioden på nytt. Ved å beregne enkeltpersoner under Forespørsel kan du danne fil med bare endringene. Beregning arbeidsgivers andel Vi anbefaler at du kostnadsfører arbeidsgivers andel av pensjon når du får tilsendt premierapport fra pensjonsselskapet. Flere selskaper leverer premieinformasjon pr. ansatt på feltseparert fil. Du skal føre premiebeløpet på en lønnsart som er henvist rubrikk 003 på lønns- og trekkoppgaven. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 21 av 34

22 Hvis du skal foreta beregning av arbeidsgivers andel pensjon, må angi prosentsats og avkortingsregel for beregning av andelen. Ved beregning av innskuddspensjon reduseres grunnlaget med 1G. Sats og avkortingsregel 1. Åpne Systemparameter Satser. 2. Angi sats i feltet Prosent i rammen Arbeidsgivers andel av pensjon. 3. Velg Nedre grense for beregning av arbeidsgivers andel. Ved beregning avkortes grunnlag med en 12-del av angitt Nedre grense 3. Klikk Lagre Vær oppmerksom på at alle som avlønnes på arter som inngår i dette grunnlaget får beregnet arbeidsgivers andel pensjon, det er ingen kontroll mot Pensjonsordning angitt på Ansatt. Ved flere pensjonsordninger innen samme firma kan det være nødvendig med flere prosentsatser for arbeidsgivers andel. Prosent pr. pensjonsordning Prosent pr. pensjonsordning defineres som frie parametre. 1. Åpne Systemparameter Frie parametere. 2. Velg Gruppe Frie parametere. 3. Opprett ny Parameter for prosentsats ved beregning av arbeidsgivers andel. Parameter B0AAP<ordning> - her Velg Datatype 4 Desimaltall 5. Angi Lengde 4 6. Angi Desimaler 4 7. Angi Verdi her %-sats 3. Klikk Lagre Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 22 av 34

23 Avvikende kontering av arbeidsgivers andel Dersom kontering av arbeidsgivers andel skal være forskjellig for de ulike ordningene, må det opprettes forskjellige systemvariabler av konteringskode under systemvedlikehold. 1. Åpne Systemparameter Frie parametere. 2. Velg 19 Gruppe Frie parametere. 3. Opprett ny Parameter for kontering. Skal inneholde 13 tegn; R8DAAP + 4 understrek + Ordning med to siffer (0 først) for eksempel R8DAAP Velg Datatype 0 Alfanumerisk (1- heltall dersom tekstkodetype K er definert numerisk. 5. Angi Lengde 4 (antall tegn i kontonummer- max 10) 6. Angi Desimaler 0 7. Angi Verdi her Klikk Lagre Du må i tillegg endre konteringskoden her R8DAAP når det gjelder regnskapskontonummer. 1. Åpne Ajourhold faste opplysninger Konteringskode. 2. Hent Konteringskode R8DAAP - 3. Endre Konto til 0 ikke angitt 4. Endre Regnskapskonto hentes fra. Velg 33 Systemtabell verdi konteringskode_p2stk 5. Klikk Lagre Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 23 av 34

24 Medlemsinnskudd fra ansatt (egenandel) Det kan avtales at de ansatte skal betale egenandel. Innskudd eller premie fra de ansatte skal innberettes på LT-kode 312. Lønnsart for automatisk trekk av Egenandel pensjonstrekk oppgis 1. Åpne Systemparameter Overføring obligatorisk tjenestepensjon under feltet Obligatorisk tjenestepensjon OTP. 2. Velg Lønnsart for automatisk trekk av egenandel. 3. Klikk Lagre Alle ansatte som er knyttet mot ordningen trekkes egenandel uavhengig om pensjonsdata gir grunnlag for medlemskap. Trekket håndteres på lik linje med Fast trekk. Dersom du ønsker å benytte forskjellige trekkarter ved ulik pensjonsordning, kan du opprette en Fri systemparameter knyttet til ordning systemparameter B0PENART<nnn>, hvor nnn erstattes med pensjonsordning. For eksempel for pensjonsordning 101, opprettes parameter B0PENART101, med verdi lik artsnummer for pensjonstrekket. Se for øvrig nærmere beskrivelse om bruk av frie parametere i eget punkt for avvikende kontering. Trekkart for 2 % Pensjonstrekk Ajourhold faste opplysninger Lønn- og Trekk-arter Behandling Satser Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 24 av 34

25 1. Behandlingskode 20 vil begrense trekket i forhold til Grunnbeløpet i Folketrygden. Mindre enn 12G fullt trekk Over 12G ikke trekk 2. Satsen settes til 0,02 som tilsvarer 2 % 3. Gen.grunnlag settes til grunnlag 25 (ifølge systemparameter) Fane for Kontering/Diverse 4 Kontering, Konteringskode. Fane L&T oppg/rapporter 5. Lønns- og trekkoppgave, henvisning 1, settes til Lønns- og trekkoppgave, fortegn henvisning1, fortegn beholdes Fane for Diverse Indikatorer Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 25 av 34

26 7. Avrunding, settes til 1 Fane for Masker 9. Settes til Kan på Beløp, Fra dato, Til dato Spesielle ting Landkode Landkode må være ifølge ISO-standard. For eksempel NO Norge SE Sverige FI Finland Systemet initieres med et utvalg landkode. Dato uten verdi Ved rapportering håndterer de enkelte selskap dato på forskjellige måte. Dette håndteres ved danning av vedlikeholdsfilen. For Nordea Liv er det spesielt at manglende dato fylles ut med dato Med andre ord rapporteres denne dato når dato ikke er satt. Blant annet sluttdato sender denne verdi, når sluttdato ikke er satt. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 26 av 34

27 De enkelte selskap - oppsett FNO standard (justert årslønn) Benytt pensjonsordning 150 med oppsett som FNH-standard bortsett fra at justering av årslønn gjøres av programmet før danning av fil. Spesielt for denne ordningen Ved å velg verdi 1 i feltene Juster årslønn og Faste tillegg blir årslønn justert i henhold til stillingsprosenten og faste tillegg omregnet per år og lagt til årslønn før rapportering. Dersom du velger å benytte denne funksjon må du endre navn på XSLTprogram som du finner under menypunkt Systemadministrasjon Definisjon Overføringer Pensjonsselskap DNB Livsforsikring Her skal du velge fil OTP_FNO_standard.xslt for å unngå at hovedlønn blir justert ved danning av eksportfil. Ellers kan oppsett være likt med pensjonsselskap 150 Opprett ansattinformasjon DNB Livsforsikring Tar imot data ifølge FNO standard versjon 1.04 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 27 av 34

28 Storebrand Opprett ansattinformasjon Storebrand Person Ajourhold Personopplysninger. Angi Pensjonsordning- 101 Storebrand Sjekk om du skal angi følgende informasjon på den ansatte a) Pensjonsalder er angitt på pensjonsordning. Hvis den ansatte har avvikende pensjonsalder angir du det i feltet Pensj.alder. b) Hvis du ikke har registrert permisjon i fraværsmodulen, eller hvis den ansatte skal rapporteres død, angir du dette i feltet c) Sjekk verdi i feltet Ansattstatus. Styreinformasjon Storebrand Ut over plassering av filer må feltene Ordning, Ansattstatus og Fraværskoder kontrolleres og eventuelt ajourholdes. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 28 av 34

29 Status Kode <blank> A AFP AP DØD FP LP P S Beskrivelse Ikke angitt Aktiv Avtalefestet permisjon Avtalt permisjon Død Førtidspensjon Lovpålagt permisjon Permittert Sykefravær Fravær Beskrivelse AP LP P S Kommentar Avtalt permisjon Lovpålagt permisjon Permittert Sykefravær Storebrand versjon 2.0 KLP- Kode Beskrivelse feltnavn Kommentar Rapporteres som Hittil i år Sats per år Årslønn 100 % 1 Fast lønn fastlonnutb ikke 2 Faste tillegg tilleggfast Periodelønn ikke 3 Variable tillegg tilleggvar Periodelønn ikke 5 Timelønn timelonn Periodelønn ikke 6 Ekstraordinær ekstrordlonn Tilleggslønn ikke 7 Feriepenger lonnferie Tilleggslønn ikke 8 Årsbonus arsbonus Rapporteres ikke 9 Månedsbonus manedsbonus Rapporteres ikke 10 Etterbetaling etterbetaling Tilleggslønn ikke Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 29 av 34

30 Nordea Liv Opprett ansattinformasjon Nordea Liv Person Ajourhold Personopplysninger. Angi Pensjonsordning 102 Nordea Liv Sjekk om du skal angi følgende informasjon på den ansatte, hvis ikke gå til punkt 4. a) Pensjonsalder er angitt på pensjonsordning. Hvis den ansatte har avvikende pensjonsalder angir du det i feltet Pensj.alder. b) Hvis du ikke har registrert permisjon i fraværsmodulen, eller hvis den ansatte skal rapporteres død, angir du dette i feltet Meld status pensjon. Dersom du velger AFP i feltet rapporteres JA i feltet Mottar AFP. c) Hvis den ansatte ikke er 100 % arbeidsdyktig angir du prosent i feltet Uførhetsgrad. Uføregrad benyttes dersom UFØR er meldt som status pensjon. d) Sjekk verdi i feltet Ansattstatus. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 30 av 34

31 Styreinformasjon Nordea Liv Ut over plassering av filer må feltene Ordning, Ansattstatus og Fraværskoder kontrolleres og eventuelt ajourholdes. Status Kode <blank> AKTIV SYK UFØR PERMISJONA PERMISJONL Beskrivelse Ikke angitt Aktiv Sykefravær Ufør Permisjon avtalt Permisjon lovpålagt Fraværskoder Beskrivelse SYK PERMISJONL PERMISJONA Kommentar Sykefravær PermisjonL PermisjonA Nordea Liv versjon KLP- Kode Beskrivelse feltnavn Kommentar Rapporteres som Hittil i år Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 31 av 34

32 Sats per år Rapporteres ikke 1 Fast lønn fastlonnutb LonnDenneMnd Inngår 2 Faste tillegg tilleggfast LonnDenneMnd Inngår 3 Variable tillegg tilleggvar LonnDenneMnd Inngår 5 Timelønn timelonn LonnDenneMnd Inngår 6 Ekstraordinær ekstrordlonn rapporteres ikke Inngår 7 Feriepenger lonnferie rapporteres ikke Inngår 8 Årsbonus arsbonus Arsbonus Inngår 9 Månedsbonus manedsbonus Manedsbonus Inngår 10 Etterbetaling etterbetaling Rapporteres ikke Inngår Gjensidige Opprett ansattinformasjon Gjensidige Person Ajourhold Personopplysninger. Angi Pensjonsordning 105 Gjensidige Sjekk om du skal angi følgende informasjon på den ansatte, hvis ikke gå til punkt 4. a) Pensjonsalder er angitt på pensjonsordning. Hvis den ansatte har avvikende pensjonsalder angir du det i feltet Pensj.alder. b) Hvis du ikke har registrert permisjon i fraværsmodulen, eller hvis den ansatte skal rapporteres død, angir du dette i feltet Meld status pensjon. Dersom AFP er valgt under status pensjon, meldes JA i feltet Mottar AFP c) Hvis den ansatte ikke er norsk statsborger, skal du angi landkode i feltet Statsborgerskap. d) Sluttårsak angis når den ansatte slutter. Velg gyldig kode Sluttårsak e) Hvis den ansatte ikke er 100% arbeidsdyktig angir du prosent i feltet Uførhetsgrad. f) Sjekk verdi i feltet Ansattstatus. Når en ansatt slutter i bedriften skal du angi grunnen i feltet Sluttårsak. Følgende koder er gyldig Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 32 av 34

33 Kode A AVSKJED IKONSERN OPPSAGT Beskrivelse Annen årsak Avskjediget Ansatt i annet firma i konsernet Oppsagt Styreinformasjon Gjensidige Ut over plassering av filer må feltene Ordning, Ansattstatus og Fraværskoder kontrolleres og eventuelt ajourholdes. Status Kode Beskrivelse <blank> Ikke angitt A Aktiv AFP Avtalefestet permisjon AP Avtalt permisjon DØD Død FP Førtidspensjon LP Lovpålagt permisjon LP80 Fødselspermisjon 80 % P Permittert S Sykefravær Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 33 av 34

34 Fravær Beskrivelse Kommentar AP Avtalt permisjon LP Lovpålagt permisjon LP80 Fødselspermisjon 80 % P Permittert S Sykefravær Gjensidige versjon 1.00 KLP- Kode Beskrivelse feltnavn Kommentar Rapporteres som Hittil i år Sats per år Årslønn 100 % 1 Fast lønn fastlonnutb Inngår 2 Faste tillegg tilleggfast Periodelønn Inngår 3 Variable tillegg tilleggvar Periodelønn Inngår 5 Timelønn timelonn Periodelønn Inngår 6 Ekstraordinær ekstrordlonn Tilleggslønn Inngår 7 Utb.feriepenger lonnferie Feriepenger Inngår 8 Årsbonus arsbonus Rapporteres ikke 9 Månedsbonus manedsbonus Rapporteres ikke 10 Etterbetaling etterbetaling Tilleggslønn Inngår Systeminformasjon teknisk Oppdatering av tabeller pensionsystemhead Pensjonsperiode offrapptransstilling offrapptrans offrappperiode batchlogg Styreinformasjon for pensjonsselskap Lønnsperioder som inngår i pensjonsperiode Ansattforhold hvor den ansatte er med Trans(er) fra generering. Slettes og dannes på nytt ved generering Tilleggsopplysninger per periode. Slettes og skrives på nytt ved generering Meldinger fra kjøring Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 34 av 34