KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer 05-11 Orienteringer 1. LEDER Møte med adm. leder, økonomiansvarlig, pr-ansvarlig, mardkesjef og Tom Tveita om mulige samarbeidspartnere fredag 4. februar. Anser møte som et første og forbredende møte til en lengre prosess rundt hvordan Kvarteret kan knytte bånd til eksterne aktører. Deltok på muffinsbaking og utdeling i anledning Kvarterets ett års dag (siden gjennomåpningen) lørdag 5. februar. SKiBAS møte 02-11 der vi vedtok å løse ut midler til tepper og kasseapparater. Vaktsaken ble orientert om og Sommeravtalen gjennomgått. 2. ØKONOMIANSVARLIG Ymsepost Mangler kun estimat på gjenstående lønnskrav fra SK 2010 før denne er komplett fiks ferdig. Støtter Thomas' forslag til hvordan man kan gi innspill på bruken av disse. Backstagepriser Avventer svar fra revisor. Sosialpenger Modellen er ferdig. Justert for KO49 og kvartmat. Klart til utbetaling. Spørsmålet er om man skal justere for normal arbeidstid eller ei. Mangler styre i expo (og KØR). SK Kontaktet Astrid Istad for å få lister over navn og kontaktinfo om de ansatte. Regner med å sende alle en e-post hvor de kan fremme krav og begrunnelse, og hvor fristen for svar er to uker. Fordelingsmodell Støtten for januar er på vei. Hurra! Problematisk å jobbe med kvartene. Disse unnlater å føre oppgjørsloggen, og i løpet av sist uke er kun 15 av 50 oppgjør med omsetning ført inn. Jeg har tatt dette opp med kvartene, men jeg har følelsen av å bli direkte motarbeidet. Gruppebudsjett Arbeidet er igangsatt. Forventes å være ferdige til neste uke før KØR begynner sin økoopplæring før vårens budsjettprosess. Nytt av året er at også gruppelederne på det sterkeste oppfordres til å delta på denne opplæringen. Fakturarutiner Sagevik har møte med V&E onsdag.
Ymse Laget en liten såmtingsåmting om fordelingen mellom de ulike hovedsalgsvarene våre etter nye internpriser som ligger vedlagt. Mye av det er god lesning, bl.a. at større andeler kjøper til ordinær pris. Samtidig er det noe trist lesning, da studentprissalg er redusert. Hvor er studentene!? 3. EKSTERNANSVARLIG 1-årsdag for nyåpning 5.2 Bakte ca 500 muffins med leder, pr og intern. Disse ble delt ut til våre gjester på Helhuset. Jeg jobbet også sisteskift i Stjernesalen denne lørdagen, det var veldig gøy! Påskekvarteret 2011 Har sammen med driftsansvarlig lagt en slagplan for påsken. Dette er levert som en AD-sak. Her er det fortsatt noen få ting som gjenstår, men disse ser vi for oss er ferdig om en ukes tid. Andre ting er det fint å få litt tilbakemelding på. Rombookingsprosessen Det kom frem på forrige møte at det er endel enkle grep vi kan ta for å forenkle rombookingsprosessen. Erik Oramas og Administrativ leder har sett litt på dette de siste dagene. Jeg skal møte sistnevnte i dag for å se videre på det. DORGemøte 8.2 Muntlig orientering gis på møtet. Møte med Studentimpulser 9.2 Drar på møte i Studentimpulser, muntlig orientering kan gis i møtet dersom det kommer opp noe spennende. 4. INTERNANSVARLIG Kontrakter og sosialpenger Fristen for å skrive under kontrakter går ut i dag, 1.februar. Har fått en del, men mangler fortsatt mange. Har derfor tatt utgangspunkt i antallet medlemmer som står i personaldatabasen, når sosialpengene skal fordeles av Kjetil. Vi er forøvrig i følge personaldatabasen 251 medlmmer per dags dato, fordelt på de 11 arbeidsgruppene. Årshjul Har oppdatert årshjulet med de nye datoene i planen for Sommerkvarteret, budsjettprosessdatoer fra KØR og datoer i tilknytning til GF fra Representantskapet. Sender det ut til Kvast i løpet av i dag, tirsdag. Annet Deltok på åpningsmøtet til Samfunnet og internfest fredag, og KO49 på søndag. Deltar på RS-møte og PG-møte i dag. Orienterer muntlig på møtet om det kommer opp noe interessant. Skal ha møte sammen med PR-ansvarlig, med leder for marked og pg i løpet av uken for å snakke om rekruttering. Hva vi kan gjøre for å rekruttere flere og hvilke kanaler vi har å formidle gjennom.
5. PR-ANSVARLIG Møte om samarbeidsavtalar Var på møte på fredag med Lars, Kjetil, Thomas og John Kristian der me diskuterte moglege samarbeidspartnerar. Har i samband med det skrive utkast til eit skriv som me kan presentere for dorgane for å finne ut om dei er interessert i ein ny BT-avtale. PR-forum I dag kl 15:15. Munnleg orientering. Møte i info Var på møte i info på torsdag. Ting går ganske greit. Ein del å jobbe med med nettsidene. Sosialt Baka muffins og var til dels med å dele ut. 6. PROSJEKTANSVARLIG Foreligger ikke 7. DRIFTSANSVARLIG Vakt/Vaktsaken Kontakt med Hordaland Fylkeskommune for lærerplan over VG3 delen som går på dette med sikkerhet/service for å ha noe å gå etter. Har vert i kontakt med forksjellige innenfor opplæringsinnstutisjon ved sikkerhetsavdelingen ved Haukeland Universitetsykehus. De som driver med dette jobber sammen med blant annet Linn Tronnes i sammenheng med ansvarlig vertskapskurs og det som tidligere var odensvakts/vekterutdanning i Bergen. Håper de kan være behjelpelige. Håper de som har drevet med opplæring tidligere har noen tips og innspill i forhold til hvor mye arbeid som kreves, hva typiske "kursholdere" koster, hvilke regler som gjelder i forhold til opplæringstedet. Skal ha samtale med Ida Bø, Oramas og Hjortland Torsdag denne uken. Skjenke Tatt opp saken vedrørende GA og forholdet dem imellom. Gått gjennom hva man eventuellt bør gjøre i forhold til opplæringen og rutiner der. Kursing: Torsdag og Søndag denne uken. Jobbet med å skaffe folk som kan stille som innstruktører førstkommende torsdag og søndag. Alt er på stell om ikke noen plutselig skulle melde avpass. Kunne gjerne vært flere men gir det en dag til før jeg spør rundt. Innformert Dorger, Arger og Borger om kursingen og årsakene som foreligger til at vi setter igang opplæringstiltakene. Quiz/Møte med NRK Hadde et supert møte sammen med NRK og Dan Børge. Skal ha et samarbeid med UIB angående quiz på tirsdager. Da Kvarteret i seg selv ikke kan sende eget lag så vi på muligheten til at UIB driver quiz sammen med de som driver quiz på kvarteret. Da vil vi begge bli profilert gjennom NRK og vi får flere gjester og god PR i form av at flere kommer hit og quizzer seg istedenfor å gå på Cafe Opera eller Finnegans. Positiv tilbakemeldelse fra NRK stabben som så potentiell bruk av Kvarteret ved en senere
anledning. De sitter i Stjerne i skrivende stund og koser seg :). Ymse Pratet med studentersamfunnet Trondheim i forhold til opplæring, interngoder/priser, struktur og rekruttering. Svært produktivt og kan mer en gjerne orientere mer om dette på møtet om ønskelig. Ellers mye mailing og telefonsamtaler om ymse oppfølginsaker. Dette er av liten relevans akkuratt nå så lar det være med dette. 8. ADMINISTRASJONEN Har blitt gammel og ødelagt ryggen. Hatt et fint oppstartsmøte for sponsorstrategi, og håper på flere møter fremover for å snevre inn til konkrete tiltak. Har opprettet nettskjemaer for de fleste av Kvarterets bookingsskjemaer. Dette skal Kvartene få opplæring i på fredag. Forhåpentligvis kan vi legge det ut på nett i løpet av neste uke. Håpet er at dette vil bidra til å forenkle prosessen hos arrangørene. Møter med UiBs renholdsanbudsansvarlig for innlemmelse i UiBs anbudsrunde om renhold av bygningsmassen. Har i den sammenheng gått gjennom arealplanen med Inghild og funnet flere rom for forbedringer.
Fra Til Ingrid Norgren, GA Kvarterstyret 07.02.2011 AD/Vedtak: Ølpris internbar Vi ønsker med dette å få nedsatt ølprisen i internbaren, i henhold til Kvarterstyrets plan fra 2010. Som mange av dere sikkert husker var planen på den tiden å øke prisen til 39,- for internøl over hele huset, med unntak av Støy hvor den skulle senkes til 29,-. I høst informerte dere om at dette forslaget ble gått bort i fra pga. mangel på folk til å drifte Støy. I og med at Støy per dags dato har fast drift, så håper vi at dere kan ta denne saken opp på nytt. For Kvarteret vil lavere ølpris i Støy medføre flere fordeler. Den største - og forhåpentligvis viktigste - av disse vil naturlig nok være glade interne. Etter internprisen ble økt over nyttår har det vært mye snakk blandt de interne om at Kvarterstyret ikke setter nok pris på de interne, og folk er prinsippielt i mot at Kvarteret skal tjene penger på de som jobber frivillig. Ved å senke prisen i Støy er det rimelig å anta at stemningen vil bli bedre. Folk som velger å kjøpe øl til 39,- i de andre barene fordi de sitter med eksterne venner, er på et arrangement e.l., vil da ikke lenger ha grunn til å klage på prisen da de selv har valgt det dyrere alternativet. En annen fordel er at hvis de interne kjøper øl i Støy vil dette lette presset i de andre barene i helgene, noe som vil føre til en høyere omsetning av normalpriset øl. Det er også sannsynlig at flere vil velge å oppholde seg i Støy, noe som vil føre til flere sitteplasser for andre gjester. Hvis forslaget går igjennom vil internbaren etter all sannsynlighet bli det interngodet det var før stengingen; et naturlig sted for tverretatlig sosialisering på ukentlig basis. Dette behovet blir ikke lenger dekket i noen særlig grad på Villaen, da denne sjeldent er åpen og har fått maksgrense på 44. Vi foreslår å sette den nye ølprisen i Støy til 29,- i henhold til høstens forslag fra Kvarterstyret. Kan forøvrig påpeke at dette høres såpass mye billigere ut enn 30,- at det er verdt å tjene ett par hundre kroner mindre i uka i bytte mot den moralboosten dette vil gi. Innkjøp Hansa Utsalgspris Innkjøp+mva Dekningsbidrag Dekningsgrad Internøl 2010 19,28 34,00 26,08 7,92 29 % Internøl 2011 20,30 39,00 28,10 10,91 35 % Forslag GA 20,30 29,00 26,10 2,91 13 % Hvis dere ikke ser dere i stand til å fatte et vedtak på førstkommende møte vil vi anbefale dere å be om input fra de andre gruppene til neste gang. 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no
INTERNNOTAT Fra Sigrid J. Strand, eksternansvarlig i Kvarterstyret Linn Karlsen, driftsansvarlig i Kvarterstyret Til Kvarterstyret 07.02.2011 AD: Plan for Påskekvarteret Grøndahls kommer til å fungere som fast lokale i påsken, 16.-25.april. Tanken med dette er at man da for enkelhets skyld kan bruke Håkonsgateinngangen og ikke risikere at det blir folk ut over hele huset. Ut fra omsetningstallene økonomiansvarlig har presentert vil det ikke bli behov for noe større. Skulle det bli en suksess og trekke de store mengder kan man vurdere under vegs behovet for å åpne Teglverket og legge til rette for et lite dansegulv der eller lignende. Under følger en oversikt over tenkte åpningstider, etterfulgt av skifttider for skjenkere, vakt og Kvarter. Kvartene vil forhåpentligvis kunne greie seg med en person per skift, da pågangen mest sannsynlig vil bli heller lav. I hverdagene vil man kun trenge en vakt på jobb, i helgedagene to. Vi anntar at dette vil være tilfellet også for skjenkerne sin del. Eventuelt kan dette kombineres slik at man til sammen trenger 3 personer på jobb i helgedagene. ÅPNINGSTIDER Disse er valgt for å få mest mulig forutsigbarhet for publikum og personalet, og selvfølgelig levelige skifttider. Det er også ønske om å utnytte full skjenketid torsdagen da både denne og fredag er fridager. lørdag 16.april 19-03 søndag 17.april 18-23 mandag 18.april 18-23 tirsdag 19.april 18-23 onsdag 20.april 18-23 torsdag 21.april 19-03 fredag 22.april 19-03 lørdag 23.april 19-03 søndag 24.april 18-23 mandag 25.april 18-23 SKJENKESKIFT lørdag 16.april skift 1 18.30-23, skift 2 23-04 søndag 17.april skift 17.30-24 mandag 18.april skift 17.30-24 tirsdag 19.april skift 17.30-24 onsdag 20.april skift 17.30-24 torsdag 21.april skift 1 18.30-23, skift 2 23-04 fredag 22.april skift 1 18.30-23, skift 2 23-04 lørdag 23.april skift 1 18.30-23, skift 2 23-04 søndag 24.april skift 17.30-24 mandag 25.april skift 17.30-24 VAKTSKIFT Like som skjenkeskift. 5828 Bergen E-postkontakt@kvarteret.no
KVARTSKIFT Her har vi tatt utgangspunkt i makstid lik den vi har på søndager for å få alt under et skift per dag. lørdag 16.april skift 18.30-04 søndag 17.april skift 17.30-24 mandag 18.april skift 17.30-24 tirsdag 19.april skift 17.30-24 onsdag 20.april skift 17.30-24 torsdag 21.april skift 18.30-04 fredag 22.april skift 18.30-04 lørdag 23.april skift 18.30-04 søndag 24.april skift 17.30-24 mandag 25.april skift 17.30-24 Å SKAFFE BEMANNING Vi tenker å sette opp en liste i resepsjonen med «påmelding» samt å få ut en melding via nyhetsbrev fra KvaSt. Dette bør settes i gang så fort godene for personalet er fastsatt. GODER Vi ønsker å holde fokus på at det skal være litt ekstra kos å jobbe i påsken. Linn sender en forespørsel til Hansa om de vil sponse noen kasser med brus, slik at de som jobber kan få gratis brus når de er på jobb. Vi undersøker også flere muligheter for å få en god avtale på litt mer middagsaktig jobbmat, for eksempel pizza som kan leveres til skiftbytte i helgedagene og mot slutten av skiftet på hverdagene, slik at alle som er på jobb kan få middag. Sigrid tar kontakt med Pizzabakeren og håper å innhente en god avtale der. Når vi har fått svar på disse må runde to i vurderingen om goder tas. Vi håper å komme med oppdatering på dette frem mot neste KvaStmøte. ARRANGEMENTER Her trengs det også mer brainstorming. Vi håper å få til noe mer arrangementer, som quiz, spillkveld og andre mer spennende tilbud i påsken. Det kan gjøre det mer spennende å jobbe og mest av alt å komme innom som gjest! 5828 Bergen E-postkontakt@kvarteret.no
INTERNNOTAT Fra Anne-Lise Breivik, internansvarlig, Kvarterstyret Til Kvarterstyret 4.02.2011 Vedtak: Idealmedlemstall for arbeidsgrupper ved Det Akademiske Kvarter Vi har satt opp et ideelt medlemstall for alle arbeidsgruppene på Kvarteret ut i fra dagens arbeidsmengde, de ser slik ut: KØR: 10 E-tjenesten: 10 Dette idealtallet er regnet ut i fra hvor mange saker som gruppene har å jobbe med per semester. Det er viktig at alle som er med i gruppen får jobbet med saker, og ikke bare blir gående uten noe å gjøre. 10 er derfor en passende størrelse på denne typen grupper. Jeg ser for meg at det er omtrent like mye å gjøre i gruppene KØR og E-tjenesten. Rettsvesenet: 20 Tallet for Rettsvesenet er litt lavere enn det faktiske medlemstallet i dag, årsaken til det er at de fleste som hadde vært med i høst ikke hadde fått jobbet med noen saker, men noen få i Rettsvesenet har gjort det meste av arbeidet. Jeg ser derfor ikke behovet til å ha 30 medlemmer i den gruppen, da vi ikke har så mange juridiske tvister per år her på Kvarteret. Rettsvesenet har nå hatt en liten omorganisering slik at flere har fordelingsansvar og at saksbehandlerne har mer ansvar opp mot disse personene. Siden det til tider kan være vanskelige saker de jobber med er det nyttig at sakene kvalitetssikres i flere ledd. Jeg ser derfor for meg at 20 medlemmer er et ideelt tall for å opprettholde et godt rettsvesen på Kvarteret. Expo: 15 Når vi har regnet ut dette tallet har vi tatt utgangspunkt i at vi vil ha fotografer her tre dager i uken for å ta bilder av arrangementer på huset, eller oppdrag de får bestilling på, og at alle i Expo skal jobbe på minst to oppdrag per måned. Romvesenet: 15 Vi har her regnet med at GalKom, ProKom (og Hammarlauget) bør ha fem(til sju meldlemmer) hver for å få gjennomført prosjekter og utstillinger på Kvarteret. Geriatrisk Avdeling: 25 De som er med i Geriatrisk avdeling skal jobbe en gang i måneden. Internbaren skal være åpen torsdag, fredag og lørdag, vi trenger to på jobb for at internbaren skal være åpen. Det vil si at Geriatrisk Avdeling trenger om lag 25 medlemmer for å få til disse kriteriene. Personalgruppen: 25 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no
Personalgruppen har nå delt seg inn i SosKom og AdmKom. SosKom skal ha 6 medlemmer, mens Villa som er en undergruppe av de er 4. AdmKom skal ha 10 og Vertskapskomiteen 4. Det blir til sammen 24 medlemmer. Info: 35 Infoetaten består av gruppene Tekst, Marked, Web og Grafisk, samt Infostyret. Vi ser for oss at disse gruppene bør bestå av mellom 5 og 7 medlemmer for at vi skal få gjort sine oppgaver. Idealmedlemstallet bør derfor være 35 medlemmer. Vaktetaten: 60 Vi har her tatt utgangspunkt i at på hverdagene trengs to vakter, og i helgen opptil 15 for å kunne ha maksimalt med gjester. En vakt skal jobbe 3 ganger i måneden. Det fører til at det trengs om lag 45 vakter for å dekke skiftlistene. Vi har lagt til 15 stykker slik at det ikke blir krise i etaten dersom noen slutter. Kraftetaten: 90 Vi har her tatt utgangspunkt i hvor mange teknikere som trengs på huset. Kraft jobber i dag opptil fire ganger i måneden, mens de egentlig skal jobbe to dager i måneden. Siden de er om lag 45 personer i gruppen i dag, ser vi for oss at de ikke vil måtte jobbe fire ganger, men to ganger i måneden dersom de er 90 stykker. Skjenkegruppa: 155 For at vi skal kunne servere mat i Stjernesalen mandag til lørdag fram til kl.22.00 vil vi trenge 35 kokker for å dekke skiftlistene. For å ha optimal bemanning i Sjernesalen, Grøndals og Halvtimen trenger vi 88 skjenkere på en måned. Vi har lagt til 30 stykker fordi det er en del folk som slutter, og som ikke dukker opp på jobb osv. Det er også andre arrangementer som trenger skjenere fra Skjenkegruppen, utenom den vanlige driften. Sum: 460 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no