TILSYNSRAPPORT - VEDTAK

Saksbehandler: Tone Elisabeth Skavhaug Vår dato: Vår referanse: 30.11.2016 2016/4362 Deres dato: Deres referanse: Bergsbygda Montessoriskole ved styrets leder Bergsbygdavegen 558 3949 PORSGRUNN TILSYNSRAPPORT - VEDTAK Styrets ansvar Bergsbygda Montessoriskole Org.nr. 995312875 Postadresse: Telefon: E-post: Bankgiro: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO +47 23 30 12 00 post@utdanningsdirektoratet.no 7694 05 10879 Besøksadresser: Telefaks: Internett: Org.nr.: Schweigaards gate 15 B, Oslo +47 23 30 12 99 www.utdanningsdirektoratet.no NO 970 018 131 Britveien 4, Molde Parkgata 36, Hamar

Side 2 av 16 Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 3 1.1 Kort om Bergsbygda Montessoriskole... 3 1.2 Om gjennomføring av tilsynet med Bergsbygda Montessoriskole... 3 1.3 Om tilsynsrapporten... 4 2 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett... 5 2.1 Rettslige krav... 5 2.2 Våre observasjoner og vurderinger... 5 3 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor... 6 3.1 Rettslige krav... 6 3.2 Våre observasjoner og vurderinger... 7 4 Daglig leder... 8 4.1 Rettslige krav... 8 4.2 Våre observasjoner og vurderinger... 8 5 Tilstandsrapport... 9 5.1 Rettslige krav... 9 5.2 Våre observasjoner og vurderinger... 9 6 Inntak...10 6.1 Rettslige krav...10 6.2 Våre observasjoner og vurderinger...11 7 Våre reaksjoner...14 7.1 Pålegg om retting...14 7.2 Oppfølging av tilsynsresultatene...14 8 Dere har rett til å klage...15

Side 3 av 16 1 Innledning Vi fører tilsyn med skoler som er godkjent etter lov om frittstående skoler (friskoleloven), jf. 7-2 første ledd. I tilsyn kontrollerer vi om skolene oppfyller friskoleloven med forskrifter, forutsetninger i skolens godkjenning, og annet regelverk som friskoleloven med forskrifter eller skolens godkjenning viser til. Dersom skolen ikke følger regelverket, kan vi benytte reaksjoner mot skolen. Vi kan pålegge retting, holde tilbake statstilskudd, kreve tilbakebetaling av statstilskudd eller trekke tilbake skolens godkjenning, jf. friskoleloven 7-2 a. Vi kan i særlig alvorlige tilfeller pålegge karantene rettet mot skolen eller den ansvarlige personen, jf. friskoleloven 7-2 b. Styret er skolens øverste organ, jf. friskoleloven 5-2. Styret er derfor ansvarlig for at skolen følger opp eventuelle reaksjoner og retter brudd på regelverket. Våre tilsyn med friskoler er offentlig myndighetsutøvelse, noe som innebærer at tilsynet skal gjennomføres i samsvar med reglene i forvaltningsretten og offentlighetsloven. 1.1 Kort om Bergsbygda Montessoriskole Bergsbygda Montessoriskole ligger i Porsgrunn kommune i Telemark fylke. Skolen er godkjent etter friskoleloven for inntil 100 elever på 1.-7. årstrinn. Per 1. oktober 2015 hadde skolen til sammen 61 elever. I perioden januar-juni 2016 mottar skolen kr 3 491 588 i statstilskudd (elevtilskudd). Vi har tidligere ført tilsyn med skolens årsregnskapsdokumentasjon og skolens forvaltningskompetanse når det gjelder avgjørelser om elevers rettigheter og plikter. 1.2 Om gjennomføring av tilsynet med Bergsbygda Montessoriskole Vi åpnet tilsyn med Bergsbygda Montessoriskole i brev av 02.06.2016. Dere ble pålagt å levere dokumentasjon til oss. Vi har fått dokumentasjon for å gjennomføre tilsynet. Temaet for tilsynet er styrets ansvar. Vi har kontrollert følgende undertemaer: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett, jf. friskoleloven 5-1 første og annet ledd. Budsjett, regnskap og informasjon til revisor, jf. friskoleloven 5-2 annet ledd bokstav c og økonomiforskriften 18. Daglig leder, jf. friskoleloven 4-1 andre ledd og 5-2 andre ledd bokstav j. Tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd og andre ledd bokstav k. Inntak, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav d og 3-1. Vi har ikke sett på hvordan dere oppfyller andre krav i regelverket. Vi sendte foreløpig tilsynsrapport til dere 20.10.2016. I den presenterte vi våre foreløpige vurderinger og konklusjoner. Dere har kommentert innholdet i den foreløpige rapporten

Side 4 av 16 innen fristen 31.10.2016. Vi har behandlet kommentarene fra dere under hvert av de aktuelle temaene. 1.3 Om tilsynsrapporten Våre vurderinger i denne rapporten baserer seg i hovedsak på opplysninger som kommer frem i: 1. dokumentasjonen dere har sendt inn (se oversikt i vedlegg) 2. informasjonen fra våre egne systemer og offentlige registre 3. informasjonen på skolens nettsted 4. styrets uttalelse til foreløpig tilsynsrapport Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven 2 første ledd bokstav b. Dere kan klage på enkeltvedtaket etter forvaltningslovens regler. Se mer om klagemulighet nedenfor. Tilsynsrapportene er et offentlig dokument. Vi publiserer våre tilsynsrapporter på tilsynsrapporter.udir.no.

Side 5 av 16 2 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 2.1 Rettslige krav Styrets sammensetning Friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et styre som øverste ansvarlige organ, og styret skal være oppnevnt i samsvar med det rettsgrunnlaget skolen blir drevet etter. Dette følger av friskoleloven 5-1 første ledd. Styret er ansvarlig for å drive skolen i samsvar med friskoleloven med forskrifter og skolens godkjenning, jf. 5-2 første ledd. Tilsynet er i denne sammenhengen begrenset til kontroll av om skolen har oppnevnt styret i samsvar med foretakets egne vedtekter. Møte- og uttalerett Friskoleloven 5-1 andre ledd gir møte- og uttalerett på styremøtene til daglig leder og personer fra nærmere angitte interessegrupper. Disse er: a) en representant for vertskommunen/fylkeskommunen b) en representant for elevrådet c) en representant for foreldrerådet d) en representant for undervisningspersonalet e) en representant for andre tilsatte ved skolen f) daglig leder Formålet med å gi gruppene i punkt a-e møte- og uttalerett, er å sikre dem informasjon om - og innflytelse på - styrets avgjørelser. Dette gjelder selv om enkelte av styrets medlemmer tilhører de samme interessegruppene, fordi de kan ha ulike interesser i enkelte saker. Representantene for interessegruppene skal representere og uttale seg på vegne av denne gruppen, mens det bare er styremedlemmene som har et formelt styreansvar. Alle representantene har rett til å være til stede under møtene i styret uansett hvilke saker som skal opp til behandling. Hvis en av representantene, typisk fra elevrådet, ikke er myndig, skal styret sørge for at denne representanten forlater møtet under behandling av saker der det er taushetsplikt etter lov og forskrift, jf. friskoleloven 5-1 fjerde ledd. Alle representantene har rett til å si sin mening, og til å få sine uttalelser protokollført. For å sikre en betryggende saksbehandling, skal innkalling til styremøtene og referat fra møtene sendes til alle styremedlemmene, representantene for de ulike interessegruppene og daglig leder. Innkallingen må sendes i god tid. Dette sikrer at alle kan forberede seg til møtet, for eksempel ved å diskutere agendaen med gruppen de representerer. 2.2 Våre observasjoner og vurderinger Styrets sammensetning Vi har mottatt skolens vedtekter. I vedtektene fremgår det at styret skal bestå av seks medlemmer. Videre fremgår det at årsmøtet holdes hvert år i april måned, og her skal

Side 6 av 16 årsmøtet velge leder, nestleder og styremedlemmer. I referatet fra årsmøtet 27. april 2016 ser vi at årsmøtet valgte styrets leder, nestleder og fire styremedlemmer. I tillegg valgte styret to varamedlemmer. Det er samsvar mellom navnene på styrets medlemmer som dere har oppgitt, og navnene som er registrert i Enhetsregisteret. Skolens styre er oppnevnt i samsvar med rettsgrunnlaget som skolen drives etter. Representanter med møte- og uttalerett Det fremgår av skolens vedtekter at i tillegg til skolens styre, har følgende rett til å være til stede på styremøtene, til å si sin mening og få denne tilført protokollen: representant oppnevnt av vertskommune, representant for elevrådet, representant for foreldrerådet, representant for undervisningspersonalet, representant for andre tilsatte, samt daglig leder. Vi har mottatt en oversikt med navn som viser representanter med møte- og uttalerett. Oversikten viser en representant for kommunen, en representant for elevene, en representant for foreldrene, en representant for undervisningspersonalet, en representant for andre ansatte ved skolen og daglig leder. Vi mottok først innkalling og referat fra tre styremøter. Representanten for kommunen står ikke som mottaker på to av innkallingene og ett av referatene. For øvrig har representantene mottatt e-post vedlagt innkalling og referat. Sammen med deres uttalelse på foreløpig rapport, mottok vi ytterligere innkallinger til og referater fra styremøter. I tillegg fikk vi e-poster som viser at kommunens representanter har mottatt innkallingene og referatene. Vi endrer vår konklusjon og konkluderer med at styret innkaller og sender referat til alle representantene med møte- og uttalerett. Innkalling til styremøtene Innkallingene til styremøtene er sendt ut med minimum åtte dagers varsel. Dette er å anse som i rimelig tid slik at medlemmene og representantene får forberedt seg. 3 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor 3.1 Rettslige krav Etter friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav c skal styret vedta budsjett og regnskap for skolen. Det følger av økonomiforskriften 18 at styret skal gjøre skolens revisor kjent med friskoleloven, forskrifter til friskoleloven, skolens godkjenning samt det årlige tilskuddsbrevet. Skolens foretaksform, for eksempel aksjeselskap eller stiftelse, stiller krav til skolens økonomi- og regnskapsforvaltning. I tillegg har friskoleloven egne særregler og krav. Revisor må kjenne til disse for å kunne utføre sine oppgaver. Skolens styre anses nærmest til å informere revisor om dette.

Side 7 av 16 3.2 Våre observasjoner og vurderinger Budsjett og regnskap Det fremgår av skolens vedtekter at årsmøtet skal behandle regnskap i revidert stand og budsjett. Videre fremgår det at styret skal vedta budsjett og regnskap for skolen. Dere har sendt inn referat fra årsmøtet 27. april 2016 der godkjenning av årsregnskap og godkjenning av budsjett var egne saker. Ifølge referatet ble årsregnskapet og budsjettet enstemmig vedtatt. Vi har mottatt referat fra styremøtet 2. mars 2016 der årsregnskap og budsjett var tema. Følgende vedtak er fattet: Utkast til Årsregnskap for 2015 aksepteres av styret som fremlagt. Årsregnskapet vedtas formelt av årsmøtet i april. Budsjett for 2016 aksepteres av styret som fremlagt. Budsjettet vedtas formelt av årsmøtet i april. Ordlyden i styremøtereferatet som sier at "utkast til årsregnskap aksepteres av styret som fremlagt", er ikke godt nok. Styret skal vedta det endelige regnskapet. Vi ser imidlertid at styret har signert årsregnskapet for 2015 som er sendt inn til oss i forbindelse med årsregnskapstilsynet. Dette dokumenterer at styret har vedtatt årsregnskapet, selv om styremøtereferatet ikke sier det. Skolen oppfyller lovens krav på dette punktet. Skolen har i styremøtereferatet skrevet at "Budsjett for 2016 aksepteres av styret som fremlagt. Budsjettet vedtas formelt av årsmøtet i april". Dette er ikke tilstrekkelig til å oppfylle styrets ansvar. Med denne formuleringen fraskriver styret seg det ansvaret de har etter loven. Det er styret som skal vedta budsjettet. I deres tilbakemelding på foreløpig rapport sier dere at styret er årsmøtet, og at dere derfor mener å oppfylle lovens krav på dette punktet. Det fremgår av skolens vedtekter at alle som ønsker det, kan bli medlem av foreningen, og medlemskapet gir en rett til å møte på foreningens årsmøte. Videre fremgår det av vedtektene at årsmøtet innkalles skriftlig av styret. Alle medlemmene av foreningen har møterett, men ikke stemmerett på årsmøtet. Ikke alle representantene med møte- og uttalerett til styremøtene er nødvendigvis medlemmer av foreningen. Vi tenker her på representanten for Elevrådet og for kommunen. For representantene med møte- og uttalerett til styremøtene gir dermed ikke årsmøtet den samme muligheten til å uttale seg som på et styremøte. Årsmøtet kan dermed ikke uten videre erstatte et styremøte. Dere bekrefter imidlertid videre i deres tilbakemelding på foreløpig rapport at budsjettet er utarbeidet, fremlagt, akseptert og vedtatt av styret. Vi legger denne uttalelsen til grunn og endrer vår konklusjon. Vi konkluderer med at skolen oppfyller lovens krav på dette punktet. Informasjon til revisor Dere har sendt inn en redegjørelse fra styreleder om kommunikasjon mellom revisor og skolen. I redegjørelsen fremgår det at styret har årlige møter med revisor og regnskapsfører, og at dere i disse møtene diskuterer rutiner, overholdelse av regelverket og tidsfrister. Videre opplyser dere at regnskapsfører samarbeider tett med revisor. Revisor godkjenner elevtellingen og har selv tilgang til Utdanningsdirektoratets systemer. Dere opplyser at revisors kjennskap til friskoleloven med forskrifter var et kriterium for

Side 8 av 16 valg av revisor. Dere har lagt ved e-postutvekslinger mellom skolen, regnskapsfører og revisor, som viser at revisor godkjenner elevtellingen og at regnskapsfører får informasjon om tilskuddsbrevet. Vi vurderer at dere oppfyller krav om å gjøre revisor kjent med friskoleloven, forskrifter og det årlige tilskuddsbrevet. 4 Daglig leder 4.1 Rettslige krav Styret skal ansette daglig leder, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav j. Styret er det øverste organet ved skolen og har et overordnet ansvar for driften. Daglig leder er en nøkkelperson i den daglige driften av skolen, og en viktig del av skolens faglige, pedagogiske og administrative ledelse. Daglig leder representerer i mange sammenhenger skolen utad og tar avgjørelser om den daglige driften på vegne av styret. Styret er derfor avhengig av å ha tillit til, og et godt samarbeid med, daglig leder. Styret skal derfor selv ansette daglig leder. Tilsvarende gjelder dersom styret vedtar å leie inn daglig leder. 4.2 Våre observasjoner og vurderinger I skolens vedtekter fremgår det at en av oppgavene til styret, er å ansette daglig leder. Det fremgår av referatet fra styremøtet 28. mai 2014 at "det er ansatt ny rektor" fra høsten 2014. Vi ser av øvrig dokumentasjon som vi har mottatt, at skolen har en rektor. Skolen oppfyller kravet om å ha en daglig leder. Når det gjelder kravet om at daglig leder skal være ansatt av styret, viser dere til referat fra styremøtet 28. mai 2014 sak 15/14 som heter "personalsituasjonen". Formuleringen "det er ansatt ny rektor" gir inntrykk av at ansettelsen er gjort før møtet og at ansettelsen er gjort av noen andre enn styret. Referatet er ikke formulert som et vedtak fattet av styret. Det følger av loven og skolens vedtekter at styret skal tilsette daglig leder. Dere har kommentert på vår vurdering i deres tilbakemelding på foreløpig rapport. Dere stiller spørsmål ved hvordan vi kan oppfatte "det er ansatt ny rektor" på den måten som vi gjør. Dere mener at formuleringen opplagt innebærer at det er styret som har ansatt daglig leder. Når referatet inneholder formuleringen "det er ansatt", gir det uttrykk for at det har skjedd en ansettelse tilbake i tid, og ikke at ansettelsen faktisk skjer i styremøtet, i form av et styrevedtak. Rent praktisk kan ansettelsen ha vært foretatt av styreleder alene uten at resten av styret var involvert. På grunnlag av deres uttalelse til foreløpig rapport, legger vi nå til grunn at ansettelsen faktisk er gjort av styret. Vi endrer derfor vår konklusjon og konkluderer med at styret oppfyller kravet om å ha ansatt daglig leder.

Side 9 av 16 5 Tilstandsrapport 5.1 Rettslige krav Det følger av friskoleloven 5-2 tredje ledd at styret skal ha et forsvarlig system for vurdering av om kravene i friskoleloven, forskrifter og skolens godkjenning blir oppfylt. Videre skal styret ha et forsvarlig system for å følge opp resultater fra sine egne vurderinger, og nasjonale kvalitetsvurderinger fra departementet. Som en del av oppfølgingsansvaret skal det utarbeides en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. Det er videre fastsatt i friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav k, at styret skal drøfte den årlige tilstandsrapporten. Kravet til at det skal utarbeides en tilstandsrapport ble tatt inn i friskoleloven og opplæringsloven som en oppfølging av St.meld. nr. 31 (2007-2008) Kvalitet i skolen, for å tydeliggjøre skoleeiers ansvar for kvaliteten i opplæringen. Formålet med å utarbeide en tilstandsrapport, er at skolen skal iverksette tiltak der de ser et behov for det. Utdanningsdirektoratet har utarbeidet en mal for tilstandsrapporten på skoleporten.udir.no. Malen er ment å gjøre arbeidet med tilstandsrapporten enklere for skolen. Det er ikke obligatorisk å bruke denne malen. Skolen skal utarbeide en tilstandsrapport hvert år. Tilstandsrapporten må vise resultater fra nasjonale kvalitetsvurderinger og inkludere tall og indikatorer knyttet til de tre kvalitetsmålene: læringsresultat, frafall og læringsmiljø. I tillegg må skolen reflektere rundt betydningen av, og årsaken til, resultatene fra de nasjonale kvalitetsvurderingene. Videre skal styret drøfte den årlige rapporten om tilstanden i skolen. For å oppfylle drøftelseskravet, må styret motta tilstandsrapporten hvert år og behandle den i styremøter. Dersom rapporten skal bidra til å forbedre svake områder, er det nødvendig at styret ikke bare drøfter resultatene og vurderingen av disse, men at styret også vurderer om det er behov for tiltak. Dersom vurderingen viser at det er behov for tiltak, er det styrets ansvar å sørge for at tiltakene gjennomføres. Tiltakene bør videre evalueres, for eksempel i forbindelse med utarbeidelsen av neste tilstandsrapport, for å se om de har hatt ønsket effekt. 5.2 Våre observasjoner og vurderinger Dere har sendt inn tilstandsrapport for skoleårene 2014/2015 og 2015/2016. Tilstandsrapporten bygger på malen som Utdanningsdirektoratet har utarbeidet. Den inneholder aktuelle indikatorer, samt skoleeiers lokale mål og vurderinger. Vi har mottatt en redegjørelse fra styreleder om behandlingen av de to siste tilstandsrapportene, samt referater fra styremøtene 23. september 2015 og 1. juni 2016 der de to årsmeldingene har blitt behandlet. Dere skriver i redegjørelsen at de to siste tilstandsrapportene er behandlet av styreleder og nestleder i styret. Styret har satt mål for skolen og evaluert resultatene. Deretter har tilstandsrapportene blitt presentert og diskutert i formelle styremøter. Referatet fra styremøtet 23. september 2015 viser at styreleder gjennomgikk tilstandsrapporten, og videre at styret drøftet antall elever, lærertetthet, mobbing og resultatene av nasjonale prøver. Referatet fra styremøtet 1. juni 2016 viser at styreleder gjennomgikk tilstandsrapporten. Styret uttrykte å være fornøyd med antall elever, antall ansatte og kompetansenivået,

Side 10 av 16 samt resultatet på elevundersøkelsen. Etter styrets mening var det litt for dårlige resultater på de nasjonale prøvene, og skolen har derfor satt inn tiltak til neste år. Skolen oppfyller kravet om å utarbeide en årlig tilstandsrapport, og styret drøfter innholdet i rapporten på styremøtet. 6 Inntak 6.1 Rettslige krav Alle friskoler skal ha et inntaksreglement fastsatt av styret Alle friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et inntaksreglement, jf. 3-1. Inntaksreglementet skal være fastsatt av styret, jf. 5-2 andre ledd bokstav d, og tilfredsstille lovens krav til innhold og saksbehandling ved inntak. Inntaksvilkårene skal være like som ved offentlige skoler Vilkårene for inntak av elever til friskoler skal i utgangspunktet være like som for offentlige skoler. Kravene om inntak til offentlige skoler er fastsatt i opplæringsloven 2-1 tredje ledd og 3-1 første ledd. Friskolene skal allikevel ha hele landet som inntaksområde, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Skolen skal kun være åpen for søkere som oppfyller vilkårene for inntak, og skolen må kontrollere at søkerne fyller de formelle vilkårene for inntak. Alle som oppfyller inntaksvilkårene skal i utgangspunktet få plass, forutsatt at skolen ikke tar inn flere elever enn det som er fastsatt som øvre elevtall i skolens godkjenning. Styret kan i tillegg sette egne begrensninger, for eksempel for klassestørrelse eller antall elever på de ulike trinnene. Slike begrensninger må være gjort før inntaket. Et av formålene med inntaksreglement er å sikre åpenhet omkring kriteriene for inntak ved skolen og dermed gi de som søker forutsigbarhet i forbindelse med vilkårene for inntak og prosessen omkring inntaket. For å sikre dette skal inntaksreglementet være tilgjengelig på en måte som gjør det enkelt for søkeren og foreldre å gjøre seg kjent med det. Eventuelle begrensninger satt av styret, som nevnt foran, må også være tilgjengelige. Skolen kan operere med søknadsfrist Skolene kan operere med søknadsfrist, og fristen skal da være lik for alle søkere. For opptak til videregående opplæring kan skolen velge å gi enkelte grupper fortrinnsrett til inntak med særskilt søknadsfrist, jf. forskrift til opplæringsloven 6-8. Skolen må opplyse om eventuelle søknadsfrister og om søknadsfristen er endelig eller om det åpnes opp for fortløpende inntak etter et «først til mølla»-prinsipp etter søknadsfristen. Skolen skal også opplyse om virkningen av for sent innkomne søknader. Reglementet skal inneholde prioriteringskriterier i tilfelle oversøking Reglementet skal vise hvordan søkere blir prioritert i tilfeller med oversøking (når antallet søkere er større enn fastsatt elevtall eller egne begrensninger styret har gjort), jf. 3-1 tredje ledd. Prioriteringskriteriene skal vise hvordan søkerne blir prioritert ved oversøkning og være saklige og objektive. Prioriteringskriteriene skal ikke være skjønnsmessige. Det må også fremgå hvordan det prioriteres mellom flere søkere innenfor samme prioriteringskriterier.

Side 11 av 16 Eksempler på forhold som styret kan velge å bruke for å gi prioritet ved oversøking, er geografisk nærhet til skolen, søkerens karakterer for opptak til videregående opplæring, søker med søsken ved skolen og søker som er medlem av den kirke eller det trossamfunn som har etablert skolen. Informasjon som kreves av søkerne må være relevant Skolen kan bare etterspørre informasjon som er relevant for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene eller prioriteringskriteriene. Skolen skal ikke etterspørre informasjon, i søknadsskjema eller på annen måte, som ikke er nødvendig for å avgjøre om søkeren oppfyller et av prioriteringskriteriene. Kravet til likebehandling, forutberegnelighet og forbudet mot diskriminering gjelder hele inntaksprosessen. Det skal derfor ikke stilles krav til søkeren i søknadsskjemaet eller andre steder, som er i strid med, eller ikke står i sammenheng med inntaksreglementet eller loven. Det kan for eksempel ikke stilles krav om at søker skal stille til intervju eller delta på informasjonsmøte. Beslutninger om inntak eller avslag er enkeltvedtak Beslutning om inntak eller avslag er enkeltvedtak, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Forvaltningslovens saksbehandlingsregler for enkeltvedtak gjelder derfor i denne typen saker. Forvaltningsloven stiller følgende krav til enkeltvedtaket: Det skal i utgangspunktet være skriftlig, jf. forvaltningsloven 23. For vedtak om avslag om inntak må vedtaket vise til reglene som vedtaket bygger på og beskrive de faktiske forholdene som har hatt betydning i saken, jf. 24 og 25. Det må inneholde informasjon om retten til å klage, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, jf. 27. Skolen kan heller ikke sette egne begrensninger i klageretten, for eksempel ved å kreve at klage må være begrunnet. Det må inneholde informasjon om retten til å se sakens dokumenter etter 18 og 19, jf. 27 tredje ledd. 6.2 Våre observasjoner og vurderinger Alle friskoler skal ha et inntaksreglement fastsatt av styret Dere skriver i redegjørelsen at skolens inntaksreglement ble utarbeidet i forbindelse med søknad om godkjenning for oppstart av skolen. Inntaksreglementet er ikke endret siden oppstarten, og det foreligger derfor ikke noe styremøtereferat hvor reglementet er vedtatt. Dere opplyser videre at dere er i prosess med å utarbeide et revidert inntaksreglement som vil bli behandlet høsten 2016. Det fremgår av friskoleloven 5-2 punkt d) at styret skal fastsette inntaksreglementet for skolen. Dagens inntaksreglement er ikke fastsatt i tråd med regelverket. Inntaksvilkår Etter skolens inntaksreglement skal inntak av elever skjer i henhold til privatskoleloven (vår merknad: friskoleloven fra 1. august 2015), forvaltningsloven og de reglene for opptak som styret har vedtatt. Inntaksreglementet stiller ingen egne krav eller vilkår for å kunne søke om skoleplass. Inntaksreglementet og søknadsskjema er tilgjengelig på skolens nettside.

Side 12 av 16 Det står i inntaksreglementet at styreleder for privatskoleforeningen avgjør hvor mange elever som kan tas inn for skoleåret ut fra kapasiteten ved skolen. Videre fremgår det av inntaksreglementet at informasjon om inntak for kommende skoleår offentliggjøres i lokalpressen og på skolens nettside. Kunngjøringen skal gi nødvendige opplysninger om søknadsfrist og hvilke klassetrinn det kan søkes på. Dette er i samsvar med regelverket. Søknadsfrist Søknadsfristen til skolen er 1. desember hvert år. Søknadsfristen er lik for alle. Dette er i samsvar med regelverket. Det fremgår ikke hva som skjer med søknader som blir mottatt etter søknadsfristen. Dette er ikke i samsvar med regelverket. Reglementet skal inneholde prioriteringskriterier i tilfelle oversøkning Dere har tre kriterier for prioritering av søkere ved oversøkning til skolen; barn som bor i Bergsbygda grunnkrets 209, 208 og 207 i Porsgrunn kommune, barn med søsken ved skolen og barn av ansatte. Rekkefølgen mellom kriteriene er klart angitt. Hvis flere søkere stiller likt etter disse tre prioriteringskriteriene, avgjøres inntaket av styrets leder slik at elevgruppen er hensiktsmessig sammensatt. Kravet til objektive og saklige kriterier innebærer at kriteriene må være etterprøvbare. Formuleringen "elevgruppen er hensiktsmessig sammensatt" er en skjønnsmessig formulering. Det er ikke mulig å kontrollere kriteriet. Skolen må velge en prioriteringsform som saklig og objektivt gjør at dere kan prioritere elever som stiller likt, for eksempel ved å bruke loddtrekning. Inntaksreglementet inneholder informasjon om prioritert venteliste. Det fremgår at skolen skal benytte den prioriterte ventelisten dersom det blir ledig plass i løpet av skoleåret. I tillegg har dere skrevet at "i spesielle tilfeller kan denne fravikes etter vurdering av styret og daglig leder". Dette er det ikke anledning til å gjøre. Inntaksreglementet skal inneholde klare, saklige og objektive kriterier som er etterprøvbare. Dette er ikke i samsvar med regelverket. Søknadsskjema Skolens søknadsskjema etterspør barnets fødselsnummer. Dere har ikke anledning til å innhente fullt fødselsnummer for søkere til grunnskolen. Dette er ikke nødvendig for å behandle søknaden om inntak, og dere må ta ut feltet. Søknadsskjemaet etterspør barnets nasjonalitet. Dette er ikke nødvendig informasjon for å behandle søknaden om inntak, og dere må ta ut feltet. Dere etterspør barnets kjønn. Ettersom dere ikke har noe prioriteringskriterium som knytter seg til kjønn, er ikke dette relevant informasjon for å behandle søknaden. Dere må ta ut feltet. Videre inneholder søknadsskjemaet et spørsmål om eleven har plass i barnehage på søknadstidspunktet. Dette er ikke nødvendig informasjon for å behandle søknaden om inntak ettersom dere ikke har noen prioriteringskriterier som går på om søker har plass i barnehage. Dere må ta ut feltet. Skjemaet etterspør antall barn i familien. Dette er irrelevant informasjon for å behandle søknaden, og dere må ta ut feltet.

Side 13 av 16 Punktet "fortell hvorfor du/dere ønsker skoleplass til barnet" er ikke relevant for å behandle søknaden, og dere må ta ut feltet. Informasjon som kan bli gitt her, er opplysninger som skolen ikke skal benytte seg av i forbindelse med inntak. Skolens søknadsskjema er ikke i samsvar med friskoleloven. Beslutninger om inntak Dere har sendt inn ett vedtak om inntak til skolen, og ett vedtak om avslag på inntak. Begge vedtakene er skriftlige, slik forvaltningsloven 23 krever. Videre inneholder begge vedtakene informasjon klageadgang, klagefrist, klageinstans, fremgangsmåte ved klage og retten til å se sakens dokumenter. Vedtaket om avslag inneholder informasjon om hjemmelen for enkeltvedtaket. Avslaget begrunnes med at dere har fått flere søkere enn antall plasser på trinnet. Dere har ikke redegjort for hvordan dere har brukt prioriteringskriteriene, og begrunnelsen inneholder dermed ikke tilstrekkelig informasjon om de faktiske forholdene som er lagt til grunn for avslaget. I deres tilbakemelding på foreløpig rapport opplyser dere at deres mal for avslag om inntak ble godkjent av oss i forbindelse med tilsyn i 2014. Dere opplyser videre at dere ikke har hatt behov for å bruke malen om avslag på søknad om skoleplass, og at dere derfor ikke har noen konkrete avslag å vise til. Dere ser imidlertid at dere må tilpasse malene avhengig av hva som er årsaken til avslaget. I vår vurdering av beslutninger om inntak, forholdt vi oss til deres formulering i oversendelsen av dokumentasjon der dere kaller dokumentet "enkeltvedtak om avslag på plass". Vi la derfor til grunn at vi mottok et konkret eksempel på avslag i anonymisert form. På bakgrunn av ny informasjon fra dere om at dokumentet vi har mottatt kun er en mal, og at dere selv ser at dere må tilpasse malen avhengig av hva som er årsaken til avslaget, endrer vi vår konklusjon. Vi kan ikke vurdere deres vedtak om avslag ettersom dere ikke har fattet slike vedtak, men vi vurderer at malen vil være egnet til bruk ved avslag så lenge dere tilpasser begrunnelsen slik dere opplyser at dere vil gjøre.

Side 14 av 16 7 Våre reaksjoner 7.1 Pålegg om retting I kapitlene ovenfor har vi konstatert at dere ikke oppfyller regelverket på alle områder. Vi pålegger dere å rette opp følgende, jf. friskoleloven 7-2a første ledd: Inntak 1. Styret skal fastsette skolens inntaksreglement, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd, bokstav d. Pålegget innebærer følgende: Styret skal fastsette skolens inntaksreglement. 2. Styret skal sørge for at skolen er åpen for alle som fyller vilkårene for inntak i offentlige skoler, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Pålegget innebærer følgende: Skolen skal opplyse søkerne om virkningene av for sent innkomne søknader. 3. Styret ved skolen skal sørge for at inntaksreglementet viser hvordan søkere prioriteres ved oversøking, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd første punktum. Pålegget innebærer følgende: Skolen skal påse at inntaksreglementet viser hvordan det skal prioriteres mellom flere søkere innenfor det samme prioriteringskriteriet. 4. Styret skal sørge for at inntaksreglementet bare inneholder regler for prioritering av søkere ut fra saklige hensyn, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd andre punktum. Pålegget innebærer følgende: a. Skolen skal se til at prioriteringsreglene ved oversøking er klare, saklig og objektive. b. Skolen skal sørge for at prioriteringsreglene er etterprøvbare (ikke skjønnsmessige). 5. Styret skal sørge for at avgjørelser om inntak gjøres i samsvar med skolens inntaksreglement og friskolelovens regler, jf. friskoleloven 3-1. Pålegget innebærer følgende: a. Styret skal påse at alle avgjørelser om inntak og avslag om inntak av søkere er i samsvar med skolens inntaksreglement. b. Styret skal påse at skolen, gjennom søknadsskjema eller annet, ikke etterspør opplysninger som ikke er relevante for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene og prioriteringsreglene. 7.2 Oppfølging av tilsynsresultatene Dere skal iverksette tiltak for å rette brudd på regelverket umiddelbart. Når påleggene er rettet, skal styret ved Bergsbygda Montessoriskole erklære at rettingen er gjennomført og redegjøre for hvordan dere har rettet. Frist for innsending er

Side 15 av 16 30.01.2017. Vi vil ikke avslutte tilsynet før skolen gjennom erklæringen og redegjørelsen har vist at påleggene er rettet. Hvis senere tilsyn avdekker at pålegg ikke er rettet, vil vi vurdere strengere reaksjoner. 8 Dere har rett til å klage Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 første ledd bokstav b. Dere kan klage på enkeltvedtaket. Hvis dere klager, må dere gjøre det innen tre uker. Fristen gjelder fra beskjed om brevet har kommet frem til dere, jf. forvaltningsloven 28 og 29. Dere sender klagen til oss. Vi har muligheten til å omgjøre vedtaket. Hvis vi ikke er enig med dere, sender vi klagen til Kunnskapsdepartementet som avgjør saken. I forvaltningsloven 32 kan dere se hvordan dere skal utforme klagen. Dere kan be om at vi ikke setter i verk vedtaket før klagefristen er ute, eller klagen er endelig avgjort av departementet, jf. forvaltningsloven 42. Dere er part i saken og har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18. Med hilsen Bente Barton Dahlberg avdelingsdirektør Tone Elisabeth Skavhaug rådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent.

Side 16 av 16 Vedlegg: Liste over dokumentasjon sendt inn av skolen Møteinnkalling og referat fra styremøter Referat fra valg av styremedlemmene Representanter med møte- og uttalerett Skolens vedtekter Vedtak av skolens regnskap Vedtak av skolens budsjett Informasjon til revisor Daglig leder Tilstandsrapport Behandling av årlig tilstandsrapport Inntaksreglement Søknadsskjema Avgjørelser om inntak og avslag på søknad om inntak Vedtak av skolens inntaksreglement Bekjentgjøring av inntaksreglement