TILSYNSRAPPORT - VEDTAK

Transkript

1 Saksbehandler: Anna Beskow Vår dato: Vår referanse: /95 Deres dato: Deres referanse: Nord-Dønna Montessoriforening ved styrets leder Stavseng 8820 DØNNA TILSYNSRAPPORT - VEDTAK Styrets ansvar Nord-Dønna Montessoriforening Org.nr Postadresse: Telefon: E-post: Bankgiro: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO post@utdanningsdirektoratet.no Besøksadresser: Telefaks: Internett: Org.nr.: Schweigaards gate 15 B, Oslo NO Britveien 4, Molde Parkgata 36, Hamar

2 Side 2 av 15 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Tema for tilsynet Om gjennomføring av tilsynet Om tilsynsrapporten Kort om Nord-Dønna Montessoriforening Styrets sammensetning og møte- og uttalerett Rettslige krav Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Budsjett, regnskap og informasjon til revisor Rettslige krav Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Daglig leder Rettslige krav Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Tilstandsrapport Rettslige krav Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Inntak Rettslige krav Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Utdanningsdirektoratets reaksjoner Oppfølgning av tilsynsresultatene Klageadgang...14

3 Side 3 av 15 1 Innledning Utdanningsdirektoratet fører tilsyn med skoler godkjent etter lov om frittståande skolar (friskoleloven) av 4. juli 2003 nr. 84, jf. 7-2 første ledd. Loven endret navn fra lov om private skolar med rett til statstilskot (privatskoleloven) 1. august Det rettslige grunnlaget for tilsynet er friskoleloven, forskrifter gitt med hjemmel i denne og forutsetningene i den enkelte skoles godkjenning i forbindelse med tillatt øvre elevtall og utdanningsprogram. Rettslige plikter etter annen lovgiving og regelverk kontrolleres i den grad friskoleloven, forskriftene til denne eller skolens godkjenning henviser til det. Dersom det under tilsynet avdekkes forhold i strid med de rettslige kravene som stilles til skolen, kan Utdanningsdirektoratet reagere på dette i henhold til friskolelovens reaksjonsbestemmelse 7-2a. Mulige reaksjoner etter denne bestemmelsen er pålegg om retting, tilbakeholdelse av statstilskudd, tilbakekreving av statstilskudd og tilbaketrekking av skolens godkjenning. Utdanningsdirektoratets tilsyn med friskoler er offentlig myndighetsutøvelse og skjer i samsvar med forvaltningsrettens regler for dette. Tilsynet skal være preget av åpenhet, likebehandling, etterprøvbarhet og effektivitet. I denne rapporten presenteres Utdanningsdirektoratets vurderinger og konklusjoner i forbindelse med det tilsynet som er ført med Nord-Dønna Montessoriforening, heretter også omtalt som skolen, i perioden fra og med til og med dags dato. 1.1 Tema for tilsynet Det overordnede tema for dette tilsynet er Styrets ansvar. Under denne overskriften har Utdanningsdirektoratet kontrollert følgende undertemaer: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett, jf. friskoleloven 5-1 første og annet ledd Budsjett, regnskap og informasjon til revisor, jf. friskoleloven 5-2 annet ledd bokstav c og økonomiforskriften 18 Daglig leder, jf. friskoleloven 4-1 andre ledd og 5-2 andre ledd bokstav j Tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd og andre ledd bokstav k Inntak, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav d og 3-1 Forhold som ikke nevnes i denne rapporten har ikke blitt vurdert av Utdanningsdirektoratet. 1.2 Om gjennomføring av tilsynet Tilsyn med Nord-Dønna Montessoriforening ble åpnet gjennom brev Skolen ble i brevet pålagt å legge fram ulik type dokumentasjon for Utdanningsdirektoratet. Styret har etterkommet Utdanningsdirektoratets pålegg om dokumentasjon i den grad dokumentasjonen faktisk finnes. En foreløpig tilsynsrapport ble sendt styret I den presenterte Utdanningsdirektoratet sine foreløpige vurderinger og konklusjoner. Styret kunne kommentere på innholdet i den foreløpige rapporten. Vi mottok styret sin tilbakemelding Styret opplyser at de vil gjøre det som er nødvendig for å rette opp i de pålegg som blir gitt.

4 Side 4 av 15 I de tilfeller Utdanningsdirektoratet konkluderer med at et rettslig krav ikke er oppfylt betegnes dette som brudd på regelverket. Brudd på regelverket følges opp av pålegg om retting eller andre reaksjoner etter friskoleloven 7-2a. Med brudd på regelverket menes forhold som er i strid med krav som følger av friskoleloven og forskrifter gitt med hjemmel i denne og krav som stilles i godkjenningen. Med pålegg menes rettslig bindende krav til skolen om å foreta visse endringer for å rette opp bruddene. Hjemmelen for pålegg om retting er friskoleloven 7-2a første ledd. I egenskap av å være øverste organ etter friskoleloven er det skolens styre som er adressat for eventuelle pålegg som gis i tilsynet. 1.3 Om tilsynsrapporten Tilsynsrapporten som nå oversendes skolen er utformet blant annet på bakgrunn av opplysninger som framkommer i: innsendt dokumentasjon fra styret/skolen (se oversikt i vedlegg 1) data fra Brønnøysundregistrene informasjon på skolens nettsted Tilsynsrapporten har status som enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven 2 første ledd. Enkeltvedtak kan påklages i henhold til forvaltningslovens regler for dette, jf. forvaltningsloven kapittel VI. Se mer om klageadgang og regler for dette nedenfor. 2 Kort om Nord-Dønna Montessoriforening Nord-Dønna Montessoriforening ligger i Dønna kommune i Nordland fylke. Skolen ble 24. februar 2010 godkjent etter friskoleloven for inntil 39 elever på årstrinn. Per 1. oktober 2015 hadde skolen tilsammen 23 elever. I perioden januar-juni 2016 mottar skolen kr ,- i statstilskudd (elevtilskudd). Foruten årlige tilsyn med skolens årsregnskapsdokumentasjon har ikke Utdanningsdirektoratet ført tilsyn med skolen tidligere.

5 Side 5 av 15 3 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 3.1 Rettslige krav Styrets sammensetning Friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et styre som øverste ansvarlige organ, og styret skal være oppnevnt i samsvar med det rettsgrunnlaget skolen blir drevet etter. Dette følger av friskoleloven 5-1 første ledd. Styret er ansvarlig for å drive skolen i samsvar med friskoleloven med forskrifter og skolens godkjenning, jf. 5-2 første ledd. Tilsynet er i denne sammenheng begrenset til kontroll av om skolen har oppnevnt styret i samsvar med foretakets egne vedtekter. Møte- og uttalerett Friskoleloven 5-1 andre ledd gir møte- og uttalerett på styremøtene til daglig leder og personer fra nærmere angitte interessegrupper. Disse er: a) en representant for vertskommunen/fylkeskommunen b) en representant for elevrådet c) en representant for foreldrerådet d) en representant for undervisningspersonalet e) en representant for andre tilsatte ved skolen f) daglig leder Formålet med å gi gruppene i punkt a-e møte- og uttalerett, er å sikre dem informasjon om - og innflytelse på - styrets avgjørelser. Dette gjelder selv om enkelte av styrets medlemmer tilhører de samme interessegruppene, fordi de kan ha ulike interesser i enkelte saker. Representantene for interessegruppene skal representere og uttale seg på vegne av denne gruppen, mens det bare er styremedlemmene som har et formelt styreansvar. Alle representantene har rett til å være til stede under møtene i styret uansett hvilke saker som skal opp til behandling. Hvis en av representantene, typisk fra elevrådet, ikke er myndig, skal styret sørge for at denne representanten forlater møtet under behandling av saker der det er taushetsplikt etter lov og forskrift, jf. friskoleloven 5-1 fjerde ledd. Alle representantene har rett til å si sin mening, og til å få sine uttalelser protokollført. For å sikre en betryggende saksbehandling skal innkalling til styremøtene sendes til alle styremedlemmene, representantene for de ulike interessegruppene og daglig leder. Innkallingen må sendes i god tid. Dette sikrer at alle kan forberede seg til møtet, for eksempel ved å diskutere agendaen med gruppen de representerer. 3.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Styrets sammensetning Etter Nord-Dønna Montessoriforenings vedtekter skal styret bestå av leder, nestleder og fem medlemmer. Alle velges på årsmøtet. Leder og nestleder velges for to år, og styremedlemmene velges for tre år, med utskiftning av minst ett medlem hvert år. Dere har lagt ved referat fra ekstraordinært årsmøte 3. august 2015 der det fremgår at styreleder, nestleder og ett nytt medlem ble valgt inn i styret.

6 Side 6 av 15 I referat fra styremøtet 10. august 2015 fremkommer det at styret består av leder, nestleder og seks styremedlemmer. Dette er ikke i samsvar med vedtektene, men 13. august 2015 trakk daværende nestleder seg fra styret og et av styrets medlemmer overtok som nestleder. Styret består nå av leder, nestleder og fem medlemmer. Det er samsvar mellom navnene dere oppgir og navnene som er registrert i Enhetsregisteret. Skolens styre er oppnevnt i samsvar med det rettsgrunnlaget skolen drives etter. Representanter med møte- og uttalerett I våre foreløpige tilsynsrapport la vi til grunn at alle styrets medlemmer har møte- og uttalerett i styremøtene, men at, ut over rektor, innkaller dere ikke de andre representantene til styremøtene. I deres tilbakemelding opplyser dere at dere har hatt to typer møter i styret. I tillegg til møtene der kun styret og rektor er til stede, gjennomfører dere skolestyremøter. Til skolestyremøtene er representant for undervisningspersonalet/andre ansatte, representant for FAU, representant for Elevrådet og representant for Dønna kommune også innkalt. De samme representantene skal allikevel også kalles inn til styremøtene. De har rett til å møte og uttale seg i alle skolens styremøter. Formålet med å gi enkelte grupper rett til å delta i styremøtene med møte- og uttalerett er å sikre de samme interessegruppene en uavhengig innflytelse på styrets avgjørelser. De må dermed kalles inn til alle møter hvor styret utøver sin funksjon som skolens øverste ledelse. I begge innkallingene til skolestyremøtene fremkommer det at representant for undervisningspersonalet og andre ansatte er samme person. Begge de to gruppene har rett til å velge sin egen representant med møte- og uttalerett. Gruppene har allikevel mulighet til å velge samme person dersom de ønsker det. Styret må innkalle representant for Dønna kommune, skolens elevråd, foreldreråd, undervisningspersonalet og andre ansatte ved skolen til alle styremøtene, og ikke bare skolestyremøtene. Innkalling til møtene Dere opplyser at dere har faste møter første mandag hver måned, og at det sendes innkalling til alle i styret. Innkalling og saksliste sendes fra styreleder til styremedlemmene på SMS. Til møtet 2. desember 2015 ble innkallingen sendt samme dag og inneholdt en saksliste. Til møtet 11. januar 2016 ble innkallingen sendt over en uke i forveien, da møtet ble flyttet fra første mandag til andre mandag i året. Innkallingen inneholdt en saksliste. Innkallingen i februar er ikke datert. Den viser til at skolestyremøte og tilsyn skal behandles, og at resten av sakslisten deles ut i møtet. Selv om møtedatoene er satt på forhånd kommer innkallingen svært tett opp til møtet, i et tilfelle samme dag. At sakslisten er kort, og i et tilfelle ikke fullstendig, gjør at det ikke er mulig å forberede seg til møtet. Innkallinger og sakspapirer er ikke sendt ut i rimelig tid før møtet. 4 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor 4.1 Rettslige krav Etter friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav c skal styret vedta budsjett og regnskap for skolen.

7 Side 7 av 15 Det følger av økonomiforskriften 18 at styret skal gjøre skolens revisor kjent med friskoleloven, forskrifter til friskoleloven, skolens godkjenning samt det årlige tilskuddsbrevet. Skolens foretaksform, for eksempel aksjeselskap eller stiftelse, stiller krav til skolens økonomi- og regnskapsforvaltning. I tillegg har friskoleloven egne særregler og krav. Revisor må kjenne til disse for å kunne utføre sine oppgaver. Skolens styre anses nærmest til å informere revisor om dette. 4.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Budsjett og regnskap Budsjettet for 2016 ble godkjent av styret i styremøtet 15. februar I styremøtet i desember 2015 under saken "planlegging av møteplan og årsmøtet 2016" fremkommer det at styret venter på regnskapet for 2015 og i referat fra styremøtet 29. juni 2015, under "sak 4: Info fra Rektor" står det at "regnskapet [for 2014] er godkjent fra Brønnøysundregistrene". Vi har ikke mottatt referat fra styremøte der det fremgår at styret har vedtatt skolens regnskap. I det årlige årsregnskaptilsynet har vi mottatt kopi av skolens årsregnskap. Regnskapet er signert av styret. Dette forstås som et styrevedtak av skolens regnskap. Skolens budsjett og regnskap er vedtatt av styret. Informasjon til revisor Dere opplyser at daglig leder har ansvaret for å følge opp kontakten mellom skolen, regnskapskontoret og revisor, og at styret har tett kontakt med daglig leder. Kontakten mellom daglig leder og revisor skjer både per telefon og e-post. Korrespondansen som dere har lagt ved omhandler i hovedsak elevtellingen høsten 2015, men det fremkommer også at revisor har mottatt kopi av det årlige tilskuddsbrevet. Revisor viser også til telefonisk kontakt med daglig leder, og avtaler at daglig leder skal kontakte henne for en gjennomgang av hvordan det går på skolen og regnskapet. Styret sørger for at revisor er kjent med friskoleloven med forskrifter og det årlige tilskuddsbrevet. 5 Daglig leder 5.1 Rettslige krav Styret skal ansette daglig leder, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav j. Styret er det øverste organet ved skolen og har et overordnet ansvar for driften. Daglig leder er en nøkkelperson i den daglige driften av skolen, og en viktig del av skolens faglige, pedagogiske og administrative ledelse. Daglig leder representerer i mange sammenhenger skolen utad og tar avgjørelser om den daglige driften på vegne av styret. Styret er derfor avhengig av å ha tillit til, og et godt samarbeid med, daglig leder. Styret skal derfor selv ansette daglig leder. Tilsvarende gjelder dersom styret vedtar å leie inn daglig leder.

8 Side 8 av Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Skolens fast ansatte daglige leder er i permisjon fram til 31. juli I referat fra styremøtet 22. april 2015 fremkommer det at dere har ansatt en vikar for perioden daglig leder er i permisjon. Styret har ansatt daglig leder. 6 Tilstandsrapport 6.1 Rettslige krav Det følger av friskoleloven 5-2 tredje ledd at styret skal ha et forsvarlig system for vurdering av om kravene i friskoleloven, forskrifter og skolens godkjenning blir oppfylt. Videre skal styret ha et forsvarlig system for å følge opp resultater fra sine egne vurderinger, og nasjonale kvalitetsvurderinger fra departementet. Som en del av oppfølgingsansvaret skal det utarbeides en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. Det er videre fastsatt i friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav k, at styret skal drøfte den årlige tilstandsrapporten. Kravet til at det skal utarbeides en tilstandsrapport ble tatt inn i friskoleloven og opplæringsloven som en oppfølging av St.meld. nr. 31 ( ) Kvalitet i skolen, for å tydeliggjøre skoleeiers ansvar for kvaliteten i opplæringen. Formålet med å utarbeide en tilstandsrapport, er at skolen skal iverksette tiltak der de ser et behov for det. Utdanningsdirektoratet har utarbeidet en mal for tilstandsrapporten på skoleporten.udir.no. Malen er ment å gjøre arbeidet med tilstandsrapporten enklere for skolen. Det er ikke obligatorisk å bruke denne malen. Skolen skal utarbeide en tilstandsrapport hvert år. Tilstandsrapporten må vise resultater fra nasjonale kvalitetsvurderinger og inkludere tall og indikatorer knyttet til de tre kvalitetsmålene: læringsresultat, frafall og læringsmiljø. I tillegg må skolen reflektere rundt betydningen av, og årsaken til, resultatene fra de nasjonale kvalitetsvurderingene. Videre skal styret drøfte den årlige rapporten om tilstanden i skolen. For å oppfylle drøftelseskravet, må styret motta tilstandsrapporten hvert år og behandle den i styremøter. Dersom rapporten skal bidra til å forbedre svake områder, er det nødvendig at styret ikke bare drøfter resultatene og vurderingen av disse, men at styret også vurderer om det er behov for tiltak. Dersom vurderingen viser at det er behov for tiltak, er det styrets ansvar å sørge for at tiltakene gjennomføres. Tiltakene bør videre evalueres, for eksempel i forbindelse med utarbeidelsen av neste tilstandsrapport, for å se om de har hatt ønsket effekt. 6.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Styret har sendt inn to tilstandsrapporter, for skoleårene 2013/14 og 2014/15. Rapportene er bygd opp på samme måte. Begge rapportene omhandler skolens utviklingsmål på ulike temaer. Hvert utviklingsmål har underliggende delmål. Et

9 Side 9 av 15 utviklingsmål er for eksempel å sikre at alle elevene har et godt læringmiljø. I tilstandsrapporten er blant annet lærertetthet, organisering av klassene, bruk av assistenter i klassene, resultater og læringsmiljø omtalt. Tilstandsrapporten viser til resultater fra nasjonale prøver, Elevundersøkelsen, og egne undersøkelser blant elever og foreldre om skolens tiltak for å fremme helse, trivsel og læring. Tidligere utfordringer skolen har hatt med det psykososiale miljøet, hvilke tiltak de har satt i verk og hvordan tiltakene har fungert er også omtalt i rapportene. Skolen er en barneskole og rapporten inneholder derfor ikke resultater eller vurderinger knyttet til overgangen fra grunnskolen til videregående skole, gjennomføring av videregående opplæring eller frafall. Vi bemerker at begge rapportene viser til opplæringsloven, og ikke friskoleloven, men antar at dette skyldes en inkurie, da kravet til tilstandsrapport er likt etter begge lovene. Skolen utarbeider en årlig tilstandsrapport. I referat fra styremøtene 25. september 2014 og 10. august 2015 fremkommer det at tilstandsrapporten for henholdsvis 2013/14 og 2014/15 er godkjent av styret. I møtet 10. august 2015 ble tilstandsrapporten behandlet under sak 8 "Eventuelt". Begge rapportene er utarbeidet av styrets leder, og inneholder både vurderinger at tidligere tiltak og nye tiltak som skal iverksettes. Det fremkommer ikke, hverken i styrereferatene eller i deres uttalelse, opplysninger som tilsier at tilstandsrapportene er drøftet i styret. Selv om rapportene er utarbeidet av styreleder, skal rapporten drøftes av styret. I deres tilbakemelding opplyser dere at styret fremover vil drøfte tilstandsrapporten. Når denne praksisen er innarbeidet vil pålegget være oppfylt. Styret har ikke drøftet tilstandsrapporten. 7 Inntak 7.1 Rettslige krav Alle friskoler skal ha et inntaksreglement fastsatt av styret Alle friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et inntaksreglement, jf Inntaksreglementet skal være fastsatt av styret, jf. 5-2 andre ledd bokstav d, og tilfredsstille lovens krav til innhold og saksbehandling ved inntak. Inntaksvilkårene skal være like som ved offentlige skoler Vilkårene for inntak av elever til friskoler skal i utgangspunktet være like som for offentlige skoler. Kravene om inntak til offentlige skoler er fastsatt i opplæringsloven 2-1 tredje ledd og 3-1 første ledd. Friskolene skal allikevel ha hele landet som inntaksområde, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Skolen skal kun være åpen for søkere som oppfyller vilkårene for inntak, og skolen må kontrollere at søkerne fyller de formelle vilkårene for inntak. Alle som oppfyller inntaksvilkårene skal i utgangspunktet få plass, forutsatt at skolen ikke tar inn flere elever enn det som er fastsatt som øvre elevtall i skolens godkjenning. Styret kan i tillegg sette egne begrensninger, for eksempel for klassestørrelse eller antall elever på de ulike trinnene. Slike begrensninger må være gjort før inntaket.

10 Side 10 av 15 Et av formålene med inntaksreglement er å sikre åpenhet omkring kriteriene for inntak ved skolen og dermed gi de som søker forutsigbarhet i forbindelse med vilkårene for inntak og prosessen omkring inntaket. For å sikre dette skal inntaksreglementet være tilgjengelig på en måte som gjør det enkelt for søkeren og foreldre å gjøre seg kjent med det. Eventuelle begrensninger satt av styret, som nevnt foran, må også være tilgjengelige. Skolen kan operere med søknadsfrist Skolene kan operere med søknadsfrist, og fristen skal da være lik for alle søkere. For opptak til videregående opplæring kan skolen velge å gi enkelte grupper fortrinnsrett til inntak med særskilt søknadsfrist, jf. forskrift til opplæringsloven 6-8. Skolen må opplyse om eventuelle søknadsfrister og om søknadsfristen er endelig eller om det åpnes opp for fortløpende inntak etter et «først til mølla»-prinsipp etter søknadsfristen. Skolen skal også opplyse om virkningen av for sent innkomne søknader. Reglementet skal inneholde prioriteringskriterier i tilfelle oversøking Reglementet skal vise hvordan søkere blir prioritert i tilfeller med oversøking (når antallet søkere er større enn fastsatt elevtall eller egne begrensninger styret har gjort), jf. 3-1 tredje ledd. Prioriteringskriteriene skal vise hvordan søkerne blir prioritert ved oversøkning og være saklige og objektive. Prioriteringskriteriene skal ikke være skjønnsmessige. Det må også fremgå hvordan det prioriteres mellom flere søkere innenfor samme prioriteringskriterier. Eksempler på forhold som styret kan velge å bruke for å gi prioritet ved oversøking, er geografisk nærhet til skolen, søkerens karakterer for opptak til videregående opplæring, søker med søsken ved skolen og søker som er medlem av den kirke eller det trossamfunn som har etablert skolen. Informasjon som kreves av søkerne må være relevant Skolen kan bare etterspørre informasjon som er relevant for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene eller prioriteringskriteriene. Skolen skal ikke etterspørre informasjon, i søknadsskjema eller på annen måte, som ikke er nødvendig for å avgjøre om søkeren oppfyller et av prioriteringskriteriene. Kravet til likebehandling, forutberegnelighet og forbudet mot diskriminering gjelder hele inntaksprosessen. Det skal derfor ikke stilles krav til søkeren i søknadsskjemaet eller andre steder, som er i strid med, eller ikke står i sammenheng med inntaksreglementet eller loven. Det kan for eksempel ikke stilles krav om at søker skal stille til intervju eller delta på informasjonsmøte. Beslutninger om inntak eller avslag er enkeltvedtak Beslutning om inntak eller avslag er enkeltvedtak, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Forvaltningslovens saksbehandlingsregler for enkeltvedtak gjelder derfor i denne typen saker. Forvaltningsloven stiller følgende krav til enkeltvedtaket: Det skal i utgangspunktet være skriftlig, jf. forvaltningsloven 23. For vedtak om avslag om inntak må vedtaket vise til reglene som vedtaket bygger på og beskrive de faktiske forholdene som har hatt betydning i saken, jf. 24 og 25. Det må inneholde informasjon om retten til å klage, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, jf. 27. Skolen kan heller ikke sette egne begrensninger i klageretten, for eksempel ved å kreve at klage må være begrunnet.

11 Side 11 av 15 Det må inneholde informasjon om retten til å se sakens dokumenter etter 18 og 19, jf. 27 tredje ledd. 7.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger I deres tilbakemelding opplyser dere at styret vil ta opp inntaksreglementet som sak på neste styremøte, og da vil dere rette inntaksreglene. Alle friskoler skal ha et inntaksreglement fastsatt av styret I referat fra ekstraordinært årsmøte 28. mai 2012 fremkommer det at skolens inntaksreglement er vedtatt av årsmøtet. Friskoleloven krever at at styret skal vedta skolens inntaksreglement. Selv om skolens årsmøte har vedtatt skolens inntaksreglement, gjelder også kravet i friskoleloven om at styret skal vedta inntaksreglementet. Skolens inntaksreglement er ikke vedtatt av styret. Inntaksvilkår Etter deres inntaksreglement skal inntak av elever skje i henhold til friskoleloven og skolens inntaksreglement. Inntaksreglementet stiller ingen egne krav eller vilkår for å kunne søke skoleplass. Videre heter det at skolen, før søknadsfristens utløp, kan avgjøre hvor mange elever som skal ta inn til neste skoleår. Dere annonserer innskrivingen i lokalavisen, Facebook og skolens egen nettside. Inntaksreglementet er tilgjengelig på skolens nettside, og både inntaksreglement og søknadsskjema deles ut på innskrivningsdagen. Dette er i samsvar med regelverket. Søknadsfrist I inntaksreglementet er skolens søknadsfrist oppgitt til 1. februar. Det fremkommer ikke om søknadsfristen er endelig, eller om det åpnes for fortløpende inntak etter at søknadsfristen er utløpt hvis det er ledige plasser. Det er heller ikke opplyst om hva som skjer dersom man søker for sent. I søknadsskjema er søknadsfristen for skoleåret 2016/17 oppgitt til 29. februar Skolen opererer dermed med to søknadsfrister. I søknadsskjemaet er det videre opplyst at det er opptak hele året ved ledig kapasitet. Hvis skolen har praksis med løpende inntak etter søknadsfristen må dette fremkomme i inntaksreglementet. Dette er ikke i tråd med regelverket. Reglementet skal inneholde prioriteringskriterier i tilfelle oversøking Dere har fire kriterier for prioritering av søkere som dere bruker ved oversøkning til skolen. Rekkefølgen mellom kriteriene er klart angitt. Det er imidlertid ikke opplyst hvordan dere vil prioritere mellom flere søkere som oppfyller det samme kriteriet. Deres ene kriterium "Barn av ansatte ved skolen hvis det er avgjørende betydning for kontinuitet og rekruttering" er ikke tilstrekkelig klart. Det er ikke angitt hvilke forhold som kan være av avgjørende betydning, noe som gjør det vanskelig for søkerne å vite om de oppfyller prioriteringskriteriet eller ikke. Dette er ikke i samsvar med regelverket.

12 Side 12 av 15 Søknadsskjema Skolens søknadsskjema etterspør flere opplysninger enn det som er relevant for å behandle søknader om inntak. Dette gjelder: Søkers kjønn, fødselsnummer, språk, foreldrenes sivilstand, arbeidssted og stilling, opplysninger om søkerens nåværende barnehage/skole og flere opplysninger om søkers søsken. Dere har ikke anledning til å innhente fullt fødselsnummer for søkere til grunnskolen. Dette er ikke relevant for å behandle søknaden om inntak. Videre er det heller ikke relevant å vite generelt hvilken barnehage eller skole søkeren går på ved søknadstidspunktet. For å avgjøre om søkeren oppfyller prioriteringskriteriene er det kun nødvendig å vite om de har gått på Stavseng skole. Skolen har heller ikke betydning for å vite søkerens kjønn eller språk. Det samme gjelder generelle opplysninger om foreldrenes sivilstand, arbeidssted og stilling, da det kun er barn av ansatte som kan prioriteres. Det kan være relevant å vite om søkeren har søsken som allerede går på skolen, i og med at søsken ved skolen er et av prioriteringskriteriene, men informasjon om andre søsken er ikke relevant, heller ikke når søsken er født. Det må derfor tydelig fremgå av søknadsskjemaet at navn på søsken kun er relevant informasjon hvis det søkes om opptak fordi søker har søsken ved skolen. Skolen har ikke anledning til å etterspørre disse opplysninger da de kan være egnet til å sile søknader ut i fra kriterier som ikke er saklige. I tillegg viser søknadsskjemaet til et eget skjema som skolen ettersender der de ber foreldre opplyse om "relevante sosiale og/eller faglige vansker". Vi bemerker at det ikke er anledning til å be foreldrene fylle ut et slik skjema, før søkeren eventuelt er tatt opp som elev ved skolen. Skolens søknadsskjema er ikke i samsvar med friskoleloven. Beslutninger om inntak Dere har kun fattet vedtak om inntak til skolen. Siden dere ikke har fattet vedtak om avslag om inntak har vi ikke vurdert om kravene til begrunnelse av avslag er oppfylt. Skolens vedtak om inntak er skriftlige, slik forvaltningsloven 23 krever. Vedtaket inneholder informasjon om klageadgang. Klageinstansen er oppgitt til å være departementet, og ikke Fylkesmannen i Nordland. Vedtakene inneholder ikke informasjon om klagefrist, fremgangsmåten ved klage og retten til å se sakens dokumenter. Dere oppfyller ikke alle kravene i forvaltningsloven 27 tredje ledd.

13 Side 13 av 15 8 Utdanningsdirektoratets reaksjoner På bakgrunn av det som framgår av kapitlene ovenfor vedtar Utdanningsdirektoratet følgende pålegg, jf. friskoleloven 7-2a første ledd: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 1. Styret skal sørge for at alle de aktuelle representantene opplistet i 5-1 andre ledd er innkalt til styremøtene, jf. friskoleloven 5-1 andre ledd. a. Styret ved skolen skal sørge for at representant for Dønna kommune, skolens elevråd, foreldreråd, undervisningspersonalet og andre ansatte ved skolen blir kalt inn til styremøtene. b. Innkallinger og sakspapirer skal sendes ut i rimelig tid før styremøtet. Tilstandsrapport 2. Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som kommer frem i den, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd, bokstav k. Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som fremkommer i den. Inntak 3. Styret skal fastsette skolens inntaksreglement, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd, bokstav d. Styret skal fastsette skolens inntaksreglement. 4. Styret skal sørge for at skolen er åpen for alle som fyller vilkårene for inntak i offentlige skoler, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. a. Styret skal sørge for at søknadsfristen er lik for alle. b. Skolen skal opplyse søkerne om virkningene av for sent innkomne søknader. 5. Styret ved skolen skal sørge for at inntaksreglementet viser hvordan søkere prioriteres ved oversøking, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd første punktum. Skolen skal påse at inntaksreglementet viser hvordan det skal prioriteres mellom flere søkere innenfor det samme prioriteringskriteriet. 6. Styret skal sørge for at inntaksreglementet bare inneholder regler for prioritering av søkere ut fra saklige hensyn, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd andre punktum. Skolen skal se til at prioriteringsreglene ved oversøking er klare, saklig og objektive.

14 Side 14 av Styret skal sørge for at avgjørelser om inntak gjøres i samsvar med skolens inntaksreglement og friskolelovens regler, jf. friskoleloven 3-1. Styret skal påse at skolen, gjennom søknadsskjema eller annet, ikke etterspør opplysninger som ikke er relevante for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene og prioriteringsreglene. 8. Styret ved skolen skal sørge for at det ved beslutninger om inntak og avslag på inntak, fattes enkeltvedtak som oppfyller reglene som følger av forvaltningsloven kap. IV og V, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. a. Styret skal påse at enkeltvedtakene, eller underretningene om enkeltvedtakene, inneholder informasjon om klagefrist, klageinstans og fremgangsmåte ved klage. b. Skolen skal sørge for at enkeltvedtakene, eller underretningene om enkeltvedtakene, informerer mottakeren om retten til å se sakens dokumenter. 9 Oppfølgning av tilsynsresultatene Tiltak for å rette bruddene skal iverksettes umiddelbart. Når påleggene er oppfylt skal styret ved Nord-Dønna Montessoriforening bekrefte dette ved en erklæring til Utdanningsdirektoratet der skolen redegjør for hvordan de har rettet påleggene. Frist for å sende inn slik erklæring er Dersom senere tilsyn avdekker at ilagte pålegg ikke er rettet, vil Utdanningsdirektoratet kunne anvende reaksjoner etter den til enhver tid gjeldende reaksjonsbestemmelse. 10 Klageadgang Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 bokstav b, og kan påklages til Kunnskapsdepartementet. En eventuell klage skal sendes til Utdanningsdirektoratet innen tre uker etter at vedtaket er kommet fram til styret, jf. forvaltningsloven 28 og 29. Det kan søkes om å få utsatt iverksettelse inntil klagefristen er ute eller klagen er endelig avgjort, jf. forvaltningsloven 42. Om utforming av klage vises det til forvaltningsloven 32. Parten har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18. Med hilsen Bente Barton Dahlberg avdelingsdirektør Anna Beskow seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent.

15 Side 15 av 15 Vedlegg 1: Liste over dokumentasjon sendt inn av skolen Møteinnkalling og referat fra styremøter Referat fra valg av styremedlemmene Representanter med møte- og uttalerett Skolens vedtekter Vedtak av skolens regnskap Vedtak av skolens budsjett Informasjon til revisor Daglig leder Tilstandsrapport Behandling av årlig tilstandsrapport Inntaksreglement Søknadsskjema Avgjørelser om inntak og avslag på søknad om inntak Vedtak av skolens inntaksreglement Bekjentgjøring av inntaksreglement