TILSYNSRAPPORT - VEDTAK

Transkript

1 Saksbehandler: Anna Beskow Vår dato: Vår referanse: /4365 Deres dato: Deres referanse: Lørenskog Friskole ved styrets leder Postboks LØRENSKOG TILSYNSRAPPORT - VEDTAK Styrets ansvar Lørenskog Friskole Org.nr Postadresse: Telefon: E-post: Bankgiro: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO post@utdanningsdirektoratet.no Besøksadresser: Telefaks: Internett: Org.nr.: Schweigaards gate 15 B, Oslo NO Britveien 4, Molde Parkgata 36, Hamar

2 Side 2 av 15 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Kort om Lørenskog Friskole Om gjennomføring av tilsynet med Lørenskog Friskole Om tilsynsrapporten Styrets sammensetning og møte- og uttalerett Rettslige krav Våre observasjoner og vurderinger Budsjett, regnskap og informasjon til revisor Rettslige krav Våre observasjoner og vurderinger Daglig leder Rettslige krav Våre observasjoner og vurderinger Tilstandsrapport Rettslige krav Våre observasjoner og vurderinger Inntak Rettslige krav Våre observasjoner og vurderinger Våre reaksjoner Pålegg om retting Oppfølging av tilsynsresultatene Dere har rett til å klage...14

3 Side 3 av 15 1 Innledning Vi fører tilsyn med skoler som er godkjent etter lov om frittstående skoler (friskoleloven), jf. 7-2 første ledd. I tilsyn kontrollerer vi om skolene oppfyller friskoleloven med forskrifter, forutsetninger i skolens godkjenning, og annet regelverk som friskoleloven med forskrifter eller skolens godkjenning viser til. Dersom skolen ikke følger regelverket, kan vi benytte reaksjoner mot skolen. Vi kan pålegge retting, holde tilbake statstilskudd, kreve tilbakebetaling av statstilskudd eller trekke tilbake skolens godkjenning, jf. friskoleloven 7-2 a. Vi kan i særlig alvorlige tilfeller pålegge karantene rettet mot skolen eller den ansvarlige personen, jf. friskoleloven 7-2 b. Styret er skolens øverste organ, jf. friskoleloven 5-2. Styret er derfor ansvarlig for at skolen følger opp eventuelle reaksjoner og retter brudd på regelverket. Våre tilsyn med friskoler er offentlig myndighetsutøvelse, noe som innebærer at tilsynet skal gjennomføres i samsvar med reglene i forvaltningsretten og offentlighetsloven. 1.1 Kort om Lørenskog Friskole Lørenskog Friskole ligger i Lørenskog kommune i Akershus fylke. Skolen er godkjent etter friskoleloven 2-1, andre ledd, bokstav a "livssyn". Per 10. oktober 2016 hadde skolen 102 elever. I perioden januar-juni 2016 mottok skolen kr ,- i statstilskudd (elevtilskudd). Foruten årlige tilsyn med skolens årsregnskapsdokumentasjon, har Utdanningsdirektoratet ført tilsyn med skolens forvaltningskompetanse i 2014 og styrets ansvar og oppgaver i Om gjennomføring av tilsynet med Lørenskog Friskole Vi åpnet tilsyn med Lørenskog Friskole i brev av Dere ble pålagt å levere dokumentasjon til oss. Vi har fått dokumentasjon for å gjennomføre tilsynet. Temaet for tilsynet er «styrets ansvar». Vi har kontrollert følgende undertemaer: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett, jf. friskoleloven 5-1 første og annet ledd Budsjett, regnskap og informasjon til revisor, jf. friskoleloven 5-2 annet ledd bokstav c og økonomiforskriften 18 Daglig leder, jf. friskoleloven 4-1 andre ledd og 5-2 andre ledd bokstav j Tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd og andre ledd bokstav k Inntak, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav d og 3-1 Vi har ikke sett på hvordan dere oppfyller andre krav i regelverket.

4 Side 4 av 15 Vi sendte foreløpig tilsynsrapport til dere I den presenterte vi våre foreløpige vurderinger og konklusjoner. Dere har kommentert innholdet i den foreløpige rapporten innen fristen. Vi har behandlet kommentarene fra dere under hvert av de aktuelle temaene. 1.3 Om tilsynsrapporten Våre vurderinger i denne rapporten baserer seg i hovedsak på opplysninger som kommer frem i: 1. dokumentasjonen dere har sendt inn (se oversikt i vedlegg) 2. informasjonen fra våre egne systemer og offentlige registre 3. informasjonen på skolens nettsted 4. styrets uttalelse til foreløpig tilsynsrapport Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven 2 første ledd bokstav b. Dere kan klage på enkeltvedtaket etter forvaltningslovens regler. Se mer om klagemulighet nedenfor. Tilsynsrapportene er et offentlig dokument. Vi publiserer våre tilsynsrapporter på tilsynsrapporter.udir.no.

5 Side 5 av 15 2 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 2.1 Rettslige krav Styrets sammensetning Friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et styre som øverste ansvarlige organ, og styret skal være oppnevnt i samsvar med det rettsgrunnlaget skolen blir drevet etter. Dette følger av friskoleloven 5-1 første ledd. Styret er ansvarlig for å drive skolen i samsvar med friskoleloven med forskrifter og skolens godkjenning, jf. 5-2 første ledd. Tilsynet er i denne sammenheng begrenset til kontroll av om skolen har oppnevnt styret i samsvar med foretakets egne vedtekter. Møte- og uttalerett Friskoleloven 5-1 andre ledd gir møte- og uttalerett på styremøtene til daglig leder og personer fra nærmere angitte interessegrupper. Disse er: a) en representant for vertskommunen/fylkeskommunen b) en representant for elevrådet c) en representant for foreldrerådet d) en representant for undervisningspersonalet e) en representant for andre tilsatte ved skolen f) daglig leder Formålet med å gi gruppene i punkt a-e møte- og uttalerett, er å sikre dem informasjon om - og innflytelse på - styrets avgjørelser. Dette gjelder selv om enkelte av styrets medlemmer tilhører de samme interessegruppene, fordi de kan ha ulike interesser i enkelte saker. Representantene for interessegruppene skal representere og uttale seg på vegne av denne gruppen, mens det bare er styremedlemmene som har et formelt styreansvar. Alle representantene har rett til å være til stede under møtene i styret uansett hvilke saker som skal opp til behandling. Hvis en av representantene, typisk fra elevrådet, ikke er myndig, skal styret sørge for at denne representanten forlater møtet under behandling av saker der det er taushetsplikt etter lov og forskrift, jf. friskoleloven 5-1 fjerde ledd. Alle representantene har rett til å si sin mening, og til å få sine uttalelser protokollført. For å sikre en betryggende saksbehandling skal innkalling til styremøtene og referat fra møtene sendes til alle styremedlemmene, representantene for de ulike interessegruppene og daglig leder. Innkallingen må sendes i god tid. Dette sikrer at alle kan forberede seg til møtet, for eksempel ved å diskutere agendaen med gruppen de representerer. 2.2 Våre observasjoner og vurderinger Styrets sammensetning Etter Lørenskog Friskole sine vedtekter skal styret bestå av fem til ni medlemmer. Medlemmene velges av årsmøtet, som også utpeker leder og nestleder. I referat fra årsmøtet for foreningen Lørenskog Friskole, avholdt 19. april 2016, kommer det frem at skolens styre består av sju personer. Det fremkommer videre i referatet hvem som er

6 Side 6 av 15 valgt til leder og nestleder. Personene som er nevnt i referatet er de samme som er registrert i Enhetsregisteret. Skolens styre er oppnevnt i samsvar med det rettsgrunnlaget skolen drives etter. Møte- og uttalerett Dere har sendt inn en oversikt over personene som har møte- og uttalerett til møtene i styret. Dette inkluderer skolens rektor / daglig leder, en representant for undervisningspersonalet, en representant for de andre ansatte ved skolen, en representant fra foreldrerådet og en fra elevrådet. Dere opplyser videre at Lørenskog kommune ikke har utnevnt en representant. Det fremkommer av innkallingene til styremøtet at alle mottar innkallingene, og av referatene at alle mottar referatene. Innkalling og referat sendes ikke til Lørenskog kommune. I brev av har kommunen, etter forespørsel fra skolen, opplyst at de ikke ønsker å benytte seg av retten til å møte i styret, men at de forbeholder seg muligheten til å ta i bruk retten på et senere tidspunkt. Kommunen kan velge å ikke benytte seg av sin rett til å møte i møtene i styret. Lørenskog friskole må likevel sende innkallinger og referater til kommunen, for eksempel til kommunenes postmottak. Hvis ikke kommunen er orientert om hvilke saker skolen sitt styre skal behandle, vil det være vanskelig for dem å vite når de eventuelt vil ønske å møte i styremøtene. I deres kommentar til foreløpig tilsynsrapport viser dere til at dere sender innkalling til kommunen med saksliste og tidspunkt for møtet. Dere sender ikke sakspapirer og referat fra styremøtene til kommunen. Kommunen har rett til å møte i møter i styret. I forarbeidene til friskoleloven legger departementet til grunn at det "er viktig med demokratisk representasjon i skolen", jf. Ot.prp. nr. 33 ( ) punkt Møte- og uttaleretten skal ivareta demokratihensynet. For at kommunen skal kunne ivareta sine interesser må de ha kjennskap til hvilke saker skolen arbeider med. I forarbeidene til friskoleloven sier departementet at "For at møteretten skal vere reell, må dei som kan vere til stades, få innkalling til møta", jf. Ot.prp. nr. 33 ( ) punkt 21. Innkallingen må være så detaljert at alle med møte- og uttalerett vet hvilke saker som skal behandles i møtet. De ulike representantene med møte- og uttalerett må ha denne informasjonen for å ivareta demokratihensynet og kunne forberede seg til styremøtene. For eksempel ved å diskutere saken sammen med den gruppen de representerer. Demokratihensynet ligger også til grunn fra at representantene med møte- og uttalerett skal motta referat fra møtene i styret. Styret kan ikke vite om representantene med møte- og uttalerett var forhindret i å møte eller om de ikke ønsket å møte. For at representantene med møte- og uttalerett skal kunne ivareta sin oppgave må de også være orientert om hvilke beslutninger styret faktisk har tatt, selv om de for eksempel skulle være forhindret fra å møte i et styremøte. Dette innebærer at skolen må sende både innkalling og referat til kommunen. Skolens praksis med å ikke sende referat til Lørenskog kommune er ikke i samsvar med regelverket. Styret innkaller rektor / daglig leder, en representant for undervisningspersonalet, en representant for de andre ansatte ved skolen, en representant fra foreldrerådet og en fra elevrådet. Dette er i samsvar med regelverket.

7 Side 7 av 15 Innkalling til møtene Innkallingene til de tre siste møtene er sendt henholdsvis samme dag som møtet, fem dager før møtet og ti dager før møtet. For det første møtet er det en kommentar i innkallingen om at "innkallingen med utvidet saksliste er delt ut på styremøtet". Styremedlemmene og personene med møte- og uttalerett har sannsynligvis mottatt en innkalling med datoen for dette møtet tidligere. Innkallingene må sendes slik at medlemmene med møte- og uttalerett har mulighet til å forberede seg til møtet, og eventuelt diskutere enkelte saker med gruppen de representerer. Når dere sender innkallingen med utvidet saksliste samme dag eller fem dager før ordinære styremøter, er det for nært opp til møtet til at representantene med møte- og uttalerett kan gjøre dette. Innkallingen som er sendt ti dager før møtet er sendt i god nok tid. I deres kommentar til foreløpig tilsynsrapport sier skolen at dere er enige i at en uke er minimum for innkalling til planlagte møter i styret. Dere viser videre til at det kan dukke opp uforutsette hendelser som krever en hastebehandling. Skulle det dukke opp en sak som krever umiddelbar behandling av styret er det mulig å kalle inn til et møte på kortere varsel. Representantene med møte- og uttalerett skal kalles inn til slike møter i styret på samme måte som medlemmene i styret. Skolens praksis med å sende innkalling under en uke før planlagte møter er ikke i samsvar med regelverket. 3 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor 3.1 Rettslige krav Etter friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav c skal styret vedta budsjett og regnskap for skolen. Det følger av økonomiforskriften 18 at styret skal gjøre skolens revisor kjent med friskoleloven, forskrifter til friskoleloven, skolens godkjenning samt det årlige tilskuddsbrevet. Skolens foretaksform, for eksempel aksjeselskap eller stiftelse, stiller krav til skolens økonomi- og regnskapsforvaltning. I tillegg har friskoleloven egne særregler og krav. Revisor må kjenne til disse for å kunne utføre sine oppgaver. Skolens styre anses nærmest til å informere revisor om dette. 3.2 Våre observasjoner og vurderinger Budsjett og regnskap Budsjettet for 2016 ble behandlet og vedtatt av styret i styremøte Skolens regnskap for 2015 ble behandlet og vedtatt i styremøte Skolens budsjett og regnskap er vedtatt av styret. Dette er i samsvar med regelverket.

8 Side 8 av 15 Informasjon til revisor Dere har sendt inn en redegjørelse for hvordan styret informerer revisor om friskoleloven, forskrifter til friskoleloven, skolens godkjenning samt det årlige tilskuddsbrevet. Skolen har benyttet samme revisor siden Rektor og regnskapsfører har løpende kontakt med revisor. Rektor har i samtaler med revisor forsikret seg om at revisor er kjent med regelverket og har tilgang til regelverket og det årlige tilskuddsbrevet. Styret sørger for at revisor er kjent med friskoleloven med forskrifter og det årlige tilskuddsbrevet. Dette er i samsvar med regelverket. 4 Daglig leder 4.1 Rettslige krav Styret skal ansette daglig leder, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav j. Styret er det øverste organet ved skolen og har et overordnet ansvar for driften. Daglig leder er en nøkkelperson i den daglige driften av skolen, og en viktig del av skolens faglige, pedagogiske og administrative ledelse. Daglig leder representerer i mange sammenhenger skolen utad og tar avgjørelser om den daglige driften på vegne av styret. Styret er derfor avhengig av å ha tillit til, og et godt samarbeid med, daglig leder. Styret skal derfor selv ansette daglig leder. Tilsvarende gjelder dersom styret vedtar å leie inn daglig leder. 4.2 Våre observasjoner og vurderinger I referat fra styremøtet fremkommer det at styret har ansatt rektor. Dette er i samsvar med regelverket. 5 Tilstandsrapport 5.1 Rettslige krav Det følger av friskoleloven 5-2 tredje ledd at styret skal ha et forsvarlig system for vurdering av om kravene i friskoleloven, forskrifter og skolens godkjenning blir oppfylt. Videre skal styret ha et forsvarlig system for å følge opp resultater fra sine egne vurderinger, og nasjonale kvalitetsvurderinger fra departementet. Som en del av oppfølgingsansvaret skal det utarbeides en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. Det er videre fastsatt i friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav k, at styret skal drøfte den årlige tilstandsrapporten. Kravet til at det skal utarbeides en tilstandsrapport ble tatt inn i friskoleloven og opplæringsloven som en oppfølging av St.meld. nr. 31 ( ) Kvalitet i skolen, for å tydeliggjøre skoleeiers ansvar for kvaliteten i opplæringen. Formålet med å utarbeide en tilstandsrapport, er at skolen skal iverksette tiltak der de ser et behov for det. Utdanningsdirektoratet har utarbeidet en mal for tilstandsrapporten

9 Side 9 av 15 på skoleporten.udir.no. Malen er ment å gjøre arbeidet med tilstandsrapporten enklere for skolen. Det er ikke obligatorisk å bruke denne malen. Skolen skal utarbeide en tilstandsrapport hvert år. Tilstandsrapporten må vise resultater fra nasjonale kvalitetsvurderinger og inkludere tall og indikatorer knyttet til de tre kvalitetsmålene: læringsresultat, frafall og læringsmiljø. I tillegg må skolen reflektere rundt betydningen av, og årsaken til, resultatene fra de nasjonale kvalitetsvurderingene. Videre skal styret drøfte den årlige rapporten om tilstanden i skolen. For å oppfylle drøftelseskravet, må styret motta tilstandsrapporten hvert år og behandle den i styremøter. Dersom rapporten skal bidra til å forbedre svake områder, er det nødvendig at styret ikke bare drøfter resultatene og vurderingen av disse, men at styret også vurderer om det er behov for tiltak. Dersom vurderingen viser at det er behov for tiltak, er det styrets ansvar å sørge for at tiltakene gjennomføres. Tiltakene bør videre evalueres, for eksempel i forbindelse med utarbeidelsen av neste tilstandsrapport, for å se om de har hatt ønsket effekt. 5.2 Våre observasjoner og vurderinger Styret har sendt inn en tilstandsrapport for skoleåret 2014/15 og noen sider av rapporten for skoleåret 2013/14. Skolen har valgt å bruke Utdanningsdirektoratets frivillige mal i Skoleporten. I sin redegjørelse skriver styreleder at tilstandsrapportene for både skoleåret 2013/14 og 2014/15 ble behandlet i styremøtet Rektor presenterte rapportene for styret, og det var anledning til å kommentere og stille spørsmål. Styret tok tilstandsrapportene til orientering. Tilstandsrapporten for 2014/15 inneholder indikatorer og tall fra Skoleporten. Malen inneholder i tillegg felter under hvert punkt hvor skolen kan skrive inn lokale mål og skoleeiers egenvurdering. Feltene for skoleeiers egenvurdering er ikke fylt ut. I feltene for lokale mål er det stort sett fylt inn noen svært korte tekster. Under for eksempel læringsmiljø står det: "Vi ser en god utvikling for begge trinn og særskilt for 10. trinn. Vi er glade for fremgangen, men strekker oss stadig mot høyere mål for kvaliteten for læringsmiljø" og under andel elever som har opplevd mobbing 2-3 ganger i måneden eller oftere står det "Hvis disse tallene stemmer er det svært alvorlig. Men vi tror at resultatene kan skyldes begrepsforvirring blant elevene". Utdanningsdirektoratet vurderer at skolens tilstandsrapport er kort og overfladisk. Tilstandsrapporten inneholder ingen informasjon om frafall. Den inneholder kun noen korte setninger til de ulike punktene, og svært få refleksjoner over resultatene fra de nasjonale kvalitetsvurderingene. Et par steder i tilstandsrapporten nevnes det at svarene kan skyldes begrepsforvirring blant elevene, men ut over dette sier tilstandsrapporten lite om årsaken til resultatene. Tilstandsrapporten gir lite informasjon om læringsmiljø, læringsresultatet og frafall. Den er ikke egnet som et utgangspunkt for styret til å drøfte tilstanden i skolen. Styret har behandlet tilstandsrapportene for 2013/14 og 2014/15 i juni 2015 gjennom å ta dem til orientering, som omtalt ovenfor. Dette oppfyller ikke kravet til at styret årlig skal motta en tilstandsrapport og drøfte den, da styret ikke mottok og drøftet tilstandsrapporten for 2013/14 i Det fremkommer ikke av redegjørelsen om styret drøftet om det var behov for å iverksette tiltak ved skolen, og eventuelt hvilke tiltak som kunne være aktuelle. I deres kommentar til foreløpig tilsynsrapport bekrefter skolen at tilstandsrapportene som ble sendt inn er mangelfulle. Skolen hadde ikke benyttet den frivillige malen i skoleporten tidligere og malen ble ikke fullstendig utfylt.

10 Side 10 av 15 Dere viser videre til at skolen utarbeider en årlig rapport om skolens virksomhet, og dere har sendt inn rapportene for skoleårene 2013/14, 2014/15 og 2015/16. Rapportene er en oppsummering av skoleåret og omhandler flere temaer knyttet til skolen som for eksempel skolens målsetning, satsningsområder, nasjonale prøver og tanker om fremtiden. Rapportene inneholder ikke tall og indikatorer knyttet til de tre kvalitetsmålene: læringsresultat, frafall og læringsmiljø. På noen av temaene inneholder rapportene skoleledelsen sine refleksjoner rundt betydningen av, og årsaken til, resultatene fra de nasjonale kvalitetsvurderingene. Hadde rapportene inneholdt tall og indikatorer hadde de vært egnet til å oppfylle kravet til utarbeidelsen av en årlig tilstandsrapport. Dere viser videre til at dere vil forbedre styrets praksis med å drøfte, vurdere, sette i gang tiltak og evaluere tiltakene. Skolen utarbeider ikke en årlig tilstandsrapport med informasjon om læringsmiljø, læringsresultatet og frafall ved skolen. Styret har ikke drøftet tilstandsrapporten. Dette er ikke i samsvar med regelverket. 6 Inntak 6.1 Rettslige krav Alle friskoler skal ha et inntaksreglement fastsatt av styret Alle friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et inntaksreglement, jf Inntaksreglementet skal være fastsatt av styret, jf. 5-2 andre ledd bokstav d, og tilfredsstille lovens krav til innhold og saksbehandling ved inntak. Inntaksvilkårene skal være like som ved offentlige skoler Vilkårene for inntak av elever til friskoler skal i utgangspunktet være like som for offentlige skoler. Kravene om inntak til offentlige skoler er fastsatt i opplæringsloven 2-1 tredje ledd og 3-1 første ledd. Friskolene skal allikevel ha hele landet som inntaksområde, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Skolen skal kun være åpen for søkere som oppfyller vilkårene for inntak, og skolen må kontrollere at søkerne fyller de formelle vilkårene for inntak. Alle som oppfyller inntaksvilkårene skal i utgangspunktet få plass, forutsatt at skolen ikke tar inn flere elever enn det som er fastsatt som øvre elevtall i skolens godkjenning. Styret kan i tillegg sette egne begrensninger, for eksempel for klassestørrelse eller antall elever på de ulike trinnene. Slike begrensninger må være gjort før inntaket. Et av formålene med inntaksreglement er å sikre åpenhet omkring kriteriene for inntak ved skolen og dermed gi de som søker forutsigbarhet i forbindelse med vilkårene for inntak og prosessen omkring inntaket. For å sikre dette skal inntaksreglementet være tilgjengelig på en måte som gjør det enkelt for søkeren og foreldre å gjøre seg kjent med det. Eventuelle begrensninger satt av styret, som nevnt foran, må også være tilgjengelige. Skolen kan operere med søknadsfrist Skolene kan operere med søknadsfrist, og fristen skal da være lik for alle søkere. For opptak til videregående opplæring kan skolen velge å gi enkelte grupper fortrinnsrett til inntak med særskilt søknadsfrist, jf. forskrift til opplæringsloven 6-8. Skolen må opplyse om eventuelle søknadsfrister og om søknadsfristen er endelig eller om

11 Side 11 av 15 det åpnes opp for fortløpende inntak etter et «først til mølla»-prinsipp etter søknadsfristen. Skolen skal også opplyse om virkningen av for sent innkomne søknader. Reglementet skal inneholde prioriteringskriterier i tilfelle oversøking Reglementet skal vise hvordan søkere blir prioritert i tilfeller med oversøking (når antallet søkere er større enn fastsatt elevtall eller egne begrensninger styret har gjort), jf. 3-1 tredje ledd. Prioriteringskriteriene skal vise hvordan søkerne blir prioritert ved oversøkning og være saklige og objektive. Prioriteringskriteriene skal ikke være skjønnsmessige. Det må også fremgå hvordan det prioriteres mellom flere søkere innenfor samme prioriteringskriterier. Eksempler på forhold som styret kan velge å bruke for å gi prioritet ved oversøking, er geografisk nærhet til skolen, søkerens karakterer for opptak til videregående opplæring, søker med søsken ved skolen og søker som er medlem av den kirke eller det trossamfunn som har etablert skolen. Informasjon som kreves av søkerne må være relevant Skolen kan bare etterspørre informasjon som er relevant for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene eller prioriteringskriteriene. Skolen skal ikke etterspørre informasjon, i søknadsskjema eller på annen måte, som ikke er nødvendig for å avgjøre om søkeren oppfyller et av prioriteringskriteriene. Kravet til likebehandling, forutberegnelighet og forbudet mot diskriminering gjelder hele inntaksprosessen. Det skal derfor ikke stilles krav til søkeren i søknadsskjemaet eller andre steder, som er i strid med, eller ikke står i sammenheng med inntaksreglementet eller loven. Det kan for eksempel ikke stilles krav om at søker skal stille til intervju eller delta på informasjonsmøte. Beslutninger om inntak eller avslag er enkeltvedtak Beslutning om inntak eller avslag er enkeltvedtak, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Forvaltningslovens saksbehandlingsregler for enkeltvedtak gjelder derfor i denne typen saker. Forvaltningsloven stiller følgende krav til enkeltvedtaket: Det skal i utgangspunktet være skriftlig, jf. forvaltningsloven 23. For vedtak om avslag om inntak må vedtaket vise til reglene som vedtaket bygger på og beskrive de faktiske forholdene som har hatt betydning i saken, jf. 24 og 25. Det må inneholde informasjon om retten til å klage, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, jf. 27. Skolen kan heller ikke sette egne begrensninger i klageretten, for eksempel ved å kreve at klage må være begrunnet. Det må inneholde informasjon om retten til å se sakens dokumenter etter 18 og 19, jf. 27 tredje ledd. 6.2 Våre observasjoner og vurderinger Alle friskoler skal ha et inntaksreglement fastsatt av styret I referat fra styremøte 20. juni 2016 fremkommer det at styret har vedtatt skolens inntaksreglement. Dette er i samsvar med regelverket.

12 Side 12 av 15 Inntaksvilkår Etter inntaksreglement har skolen hele landet som inntaksområde, og reglementet stiller ingen egne krav eller vilkår for å kunne søke skoleplass. I deres redegjørelse opplyser dere at potensielle søkere som tar kontakt med skolen blir invitert til en samtale og omvisning på skolen. Skolen har anledning til å tilby omvisninger og samtaler, så lenge det ikke er obligatorisk for søkeren og foreldrene å delta på en slik samtale eller omvisning. Det fremgår ikke av redegjørelsen at samtalen og omvisningen er obligatorisk for søkeren og foreldrene. Inntaksreglementet er tilgjengelig på skolens nettside. Dette er i samsvar med regelverket. Søknadsfrist Skolen har løpende inntak hele året, med unntak av søkere til 10. trinn. I inntaksreglementet er skolens søknadsfrist oppgitt til 1. oktober for søkere til 10. trinn. Etter 1. oktober tar skolen ikke imot søknader til 10. trinn. Dette er i tråd med regelverket. Reglementet skal inneholde prioriteringskriterier i tilfelle oversøking Dere har tre kriterier for prioritering av søkere ved oversøkning til skolen. Rekkefølgen mellom kriteriene er klart angitt, og siste prioriteringskriterium er loddtrekning. Prioriteringsreglene er klare, saklige og objektive. Dette er i samsvar med regelverket. Søknadsskjema Skolens søknadsskjema etterspør opplysninger om hvilken klasse søknaden gjelder for, foreldrenes navn og kontaktinformasjon og søkerens navn, adresse og fødselsdato. I tillegg etterspør dere om søkeren har søsken ved skolen eller Regnbuen Barnehage i Lørenskog. Opplysningene er nødvendige for å avgjøre om søkeren oppfyller et av prioriteringskriteriene til skolen. Skolens søknadsskjema er i samsvar med friskoleloven. Beslutninger om inntak Dere har kun fattet vedtak om inntak til skolen. Siden dere ikke har fattet vedtak om avslag om inntak har vi ikke vurdert om kravene til begrunnelse av avslag er oppfylt. Vi bemerker at skolens mal for avslag på søknad om skoleplass inneholder et felt for begrunnelse, som vil være egnet til å oppfylle dette kravet. Skolens vedtak om inntak er skriftlige, slik forvaltningsloven 23 krever. Vedtaket inneholder informasjon om klageadgang, klageinstans, klagefrist og retten til å se sakens dokumenter. I kommentaren til foreløpig rapport viser dere til at dere har oppdatert malene for vedtak om innvilgelse av skoleplass og avslag på skoleplass. Malen sier nå at "Klagen skal sendes via skolen." Denne formuleringen er i samsvar med regelverket, og når malene er tatt i bruk av skolen vil de være egnet til å oppfylle kravene i forvaltningsloven.

13 Side 13 av 15 Den nye malen vil oppfylle kravene i forvaltningsloven 27 tredje ledd når den blir tatt i bruk. 7 Våre reaksjoner 7.1 Pålegg om retting I kapitlene ovenfor har vi konstatert at dere ikke oppfyller regelverket på alle områder. Vi pålegger dere å rette opp følgende, jf. friskoleloven 7-2a første ledd: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 1. Styret skal sørge for at alle de aktuelle representantene opplistet i 5-1 andre ledd er innkalt til styremøtene, jf. friskoleloven 5-1 andre ledd. Pålegget innebærer følgende: a. Styret ved skolen skal sørge for at Lørenskog kommune mottar innkalling til styremøtene. b. Innkallinger og sakspapirer skal sendes ut i rimelig tid før styremøtet. c. Representantene opplistet i 5-1 andre ledd skal få referat fra styremøtene. Tilstandsrapport 2. Styret skal sørge for at skolen utarbeider en årlig tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd. Pålegget innebærer følgende: Skolen skal utarbeide en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. 3. Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som kommer frem i den, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd, bokstav k. Pålegget innebærer følgende: Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som fremkommer i den. Inntak 4. Styret ved skolen skal sørge for at det ved beslutninger om inntak og avslag på inntak, fattes enkeltvedtak som oppfyller reglene som følger av forvaltningsloven kap. IV og V, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Pålegget innebærer følgende: Styret skal påse at enkeltvedtakene, eller underretningene om enkeltvedtakene, inneholder fremgangsmåte ved klage.

14 Side 14 av Oppfølging av tilsynsresultatene Dere skal iverksette tiltak for å rette brudd på regelverket umiddelbart. Når påleggene er rettet, skal styret ved Lørenskog Friskole erklære at rettingen er gjennomført og redegjøre for hvordan dere har rettet. Frist for innsending er Vi vil ikke avslutte tilsynet før skolen gjennom erklæringen og redegjørelsen har vist at påleggene er rettet. Hvis senere tilsyn avdekker at pålegg ikke er rettet, vil vi vurdere strengere reaksjoner. 8 Dere har rett til å klage Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 første ledd bokstav b. Dere kan klage på enkeltvedtaket. Hvis dere klager, må dere gjøre det innen tre uker. Fristen gjelder fra beskjed om brevet har kommet frem til dere, jf. forvaltningsloven 28 og 29. Dere sender klagen til oss. Vi har muligheten til å omgjøre vedtaket. Hvis vi ikke er enig med dere, sender vi klagen til Kunnskapsdepartementet som avgjør saken. I forvaltningsloven 32 kan dere se hvordan dere skal utforme klagen. Dere kan be om at vi ikke setter i verk vedtaket før klagefristen er ute, eller klagen er endelig avgjort av departementet, jf. forvaltningsloven 42. Dere er part i saken og har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18. Med hilsen Bente Barton Dahlberg avdelingsdirektør Anna Beskow seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent.

15 Side 15 av 15 Vedlegg: Liste over dokumentasjon sendt inn av skolen Møteinnkalling og referat fra styremøter Referat fra valg av styremedlemmene Representanter med møte- og uttalerett Skolens vedtekter Vedtak av skolens regnskap Vedtak av skolens budsjett Informasjon til revisor Daglig leder Tilstandsrapport Behandling av årlig tilstandsrapport Inntaksreglement Søknadsskjema Avgjørelser om inntak og avslag på søknad om inntak Vedtak av skolens inntaksreglement Bekjentgjøring av inntaksreglement Skolens kommentar til foreløpig rapport med vedlegg