TILSYNSRAPPORT - VEDTAK

Transkript

1 Saksbehandler: Rannveig Dahlen Wesnes Vår dato: Vår referanse: /6845 Deres dato: Deres referanse: Bleik og Omegn Montessori Skolelag ved styrets leder Skoleveien BLEIK TILSYNSRAPPORT - VEDTAK Styrets ansvar Bleik og Omegn Montessori Skolelag Org.nr Postadresse: Telefon: E-post: Bankgiro: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO post@utdanningsdirektoratet.no Besøksadresser: Telefaks: Internett: Org.nr.: Schweigaards gate 15 B, Oslo NO Britveien 4, Molde Parkgata 36, Hamar

2 Side 2 av 17 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Tema for tilsynet Om gjennomføring av tilsynet Om tilsynsrapporten Kort om Bleik og Omegn Montessori Skolelag Styrets sammensetning og møte- og uttalerett Rettslige krav Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Budsjett, regnskap og informasjon til revisor Rettslige krav Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Daglig leder Rettslige krav Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Tilstandsrapport Rettslige krav Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Inntak Rettslige krav Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Utdanningsdirektoratets reaksjoner Oppfølgning av tilsynsresultatene Klageadgang...16

3 Side 3 av 17 1 Innledning Utdanningsdirektoratet fører tilsyn med skoler godkjent etter lov om frittståande skolar (friskoleloven) av 4. juli 2003 nr. 84, jf. 7-2 første ledd. Loven endret navn fra lov om private skolar med rett til statstilskot (privatskoleloven) 1. august Det rettslige grunnlaget for tilsynet er friskoleloven, forskrifter gitt med hjemmel i denne og forutsetningene i den enkelte skoles godkjenning i forbindelse med tillatt øvre elevtall og utdanningsprogram. Rettslige plikter etter annen lovgiving og regelverk kontrolleres i den grad friskoleloven, forskriftene til denne eller skolens godkjenning henviser til det. Dersom det under tilsynet avdekkes forhold i strid med de rettslige kravene som stilles til skolen, kan Utdanningsdirektoratet reagere på dette i henhold til friskolelovens reaksjonsbestemmelse 7-2a. Mulige reaksjoner etter denne bestemmelsen er pålegg om retting, tilbakeholdelse av statstilskudd, tilbakekreving av statstilskudd og tilbaketrekking av skolens godkjenning. Utdanningsdirektoratets tilsyn med friskoler er offentlig myndighetsutøvelse og skjer i samsvar med forvaltningsrettens regler for dette. Tilsynet skal være preget av åpenhet, likebehandling, etterprøvbarhet og effektivitet. I denne rapporten presenteres Utdanningsdirektoratets vurderinger og konklusjoner i forbindelse med det tilsynet som er ført med Bleik og Omegn Montessori Skolelag, heretter også omtalt som skolen, i perioden fra og med 4. november 2015 til og med dags dato. 1.1 Tema for tilsynet Det overordnede tema for dette tilsynet er styrets ansvar. Under denne overskriften har Utdanningsdirektoratet kontrollert følgende undertemaer: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett, jf. friskoleloven 5-1 første og annet ledd Budsjett, regnskap og informasjon til revisor, jf. friskoleloven 5-2 annet ledd bokstav c og økonomiforskriften 18 Daglig leder, jf. friskoleloven 4-1 andre ledd og 5-2 andre ledd bokstav j Tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd og andre ledd bokstav k Inntak, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav d og 3-1 Forhold som ikke nevnes i denne rapporten har ikke blitt vurdert av Utdanningsdirektoratet. 1.2 Om gjennomføring av tilsynet Tilsyn med Bleik og Omegn Montessori Skolelag ble åpnet gjennom brev 4. november Skolen ble i brevet pålagt å legge fram ulik type dokumentasjon for Utdanningsdirektoratet. Styret har etterkommet Utdanningsdirektoratets pålegg om dokumentasjon. En foreløpig tilsynsrapport ble sendt styret 9. februar I den presenterte Utdanningsdirektoratet sine foreløpige vurderinger og konklusjoner. Styret kunne kommentere på innholdet i den foreløpige rapporten. Vi mottok styrets tilbakemelding

4 Side 4 av 17 den 29. februar Vi har vurdert tilbakemeldingen under de ulike temaene i kapitlene nedenfor. I de tilfeller Utdanningsdirektoratet konkluderer med at et rettslig krav ikke er oppfylt betegnes dette som brudd på regelverket. Brudd på regelverket følges opp av pålegg om retting eller andre reaksjoner etter friskoleloven 7-2a. Med brudd på regelverket menes forhold som er i strid med krav som følger av friskoleloven og forskrifter gitt med hjemmel i denne og krav som stilles i godkjenningen. Med pålegg menes rettslig bindende krav til skolen om å foreta visse endringer for å rette opp bruddene. Hjemmelen for pålegg om retting er friskoleloven 7-2a første ledd. I egenskap av å være øverste organ etter friskoleloven er det skolens styre som er adressat for eventuelle pålegg som gis i tilsynet. 1.3 Om tilsynsrapporten Tilsynsrapporten som nå oversendes skolen er utformet blant annet på bakgrunn av opplysninger som framkommer i: innsendt dokumentasjon fra styret/skolen (se oversikt i vedlegg 1) data fra Brønnøysundregistrene informasjon på skolens nettsted Tilsynsrapporten har status som enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven 2 første ledd. Enkeltvedtak kan påklages i henhold til forvaltningslovens regler for dette, jf. forvaltningsloven kapittel VI. Se mer om klageadgang og regler for dette nedenfor.

5 Side 5 av 17 2 Kort om Bleik og Omegn Montessori Skolelag Bleik og Omegn Montessori Skolelag ligger i Andøy kommune i Nordland fylke. Skolen er godkjent etter friskoleloven 2-1 andre ledd bokstav b på grunnlaget "anerkjend pedagogisk retning". Skolen ble den 1. oktober 2012 godkjent for tilsammen 60 elever på 1. til 7. årstrinn. Skoleåret 2015/2016 er det 54 elever ved skolen. Elevene er fordelt på alle de sju trinnene. Våren 2016 får skolen 3,3 millioner kroner i statstilskudd. Utover årlig kontroll av skolens årsregnskap har ikke Utdanningsdirektoratet tidligere ført tilsyn med skolen.

6 Side 6 av 17 3 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 3.1 Rettslige krav Styrets sammensetning Friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et styre som øverste ansvarlige organ, og styret skal være oppnevnt i samsvar med det rettsgrunnlaget skolen blir drevet etter. Dette følger av friskoleloven 5-1 første ledd. Styret er ansvarlig for å drive skolen i samsvar med friskoleloven med forskrifter og skolens godkjenning, jf. 5-2 første ledd. Tilsynet er i denne sammenheng begrenset til kontroll av om skolen har oppnevnt styret i samsvar med foretakets egne vedtekter. Møte- og uttalerett Friskoleloven 5-1 andre ledd gir møte- og uttalerett på styremøtene til daglig leder og personer fra nærmere angitte interessegrupper. Disse er: a) en representant for vertskommunen/fylkeskommunen b) en representant for elevrådet c) en representant for foreldrerådet d) en representant for undervisningspersonalet e) en representant for andre tilsatte ved skolen f) daglig leder Formålet med å gi gruppene i punkt a-e møte- og uttalerett, er å sikre dem informasjon om - og innflytelse på - styrets avgjørelser. Dette gjelder selv om enkelte av styrets medlemmer tilhører de samme interessegruppene, fordi de kan ha ulike interesser i enkelte saker. Representantene for interessegruppene skal representere og uttale seg på vegne av denne gruppen, mens det bare er styremedlemmene som har et formelt styreansvar. Alle representantene har rett til å være til stede under møtene i styret uansett hvilke saker som skal opp til behandling. Hvis en av representantene, typisk fra elevrådet, ikke er myndig, skal styret sørge for at denne representanten forlater møtet under behandling av saker der det er taushetsplikt etter lov og forskrift, jf. friskoleloven 5-1 fjerde ledd. Alle representantene har rett til å si sin mening, og til å få sine uttalelser protokollført. For å sikre en betryggende saksbehandling skal innkalling til styremøtene sendes til alle styremedlemmene, representantene for de ulike interessegruppene og daglig leder. Innkallingen må sendes i god tid. Dette sikrer at alle kan forberede seg til møtet, for eksempel ved å diskutere agendaen med gruppen de representerer.

7 Side 7 av Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Vi har mottatt skolens vedtekter, møteinnkallinger og -referater fra de tre siste styremøtene, referat fra årsmøte der styremedlemmene ble valgt og en oversikt over representanter med møte- og uttalerett til styremøtene. Styrets sammensetning Skolens styre er oppnevnt i samsvar med skolens vedtekter, og opplysningene vi har mottatt fra skolen om styrets sammensetning samsvarer med de opplysningene som er registrert i Enhetsregisteret i Brønnøysundregistrene. Dette er i tråd med friskoleloven 5-1 første ledd. Representanter med møte- og uttalerett Oversikten som skolen har sendt inn med oversikt over representanter med møte- og uttalerett til styremøtene, oppfyller kravet i friskoleloven 5-1 andre ledd. Skolen har sendt inn møteinnkallinger til de tre siste styremøtene. Møtene ble avholdt 18. mai, 22. juni og 16. oktober i Til det sistnevnte styremøtet fikk alle representantene med møte- og uttalerett innkalling. Til junimøtet fikk kommunens representant innkalling, men ingen av de andre. Innkallingen til møtet i mai ble bare sendt til styremedlemmene. I to av tre møter har dermed ikke alle representantene med møte- og uttalerett fått anledning til å delta. Innkallingen til styremøtet i mai ble sendt ut seks dager før møtet. Til styremøtet i juni er innkallingen datert samme dag som møtet. Til det siste styremøtet i oktober er innkallingen datert to dager før. Innkalling og sakspapirer skal sendes ut i rimelig tid før styremøtet. Skolen har ikke en ensartet praksis for når innkallingene til styremøtene sendes ut. De siste to innkallingene er sendt ut henholdsvis samme dag og to dager før. Dette anses ikke som god nok tid før møtet, med tanke på å sikre en betryggende saksbehandling og å gi representantene med møte- og uttalerett en anledning til å drøfte sakene med de gruppene de representerer. Vurdering av skolens tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Som tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten har skolen sendt inn to e-poster fra 5. juni og 5. oktober 2015, samt et referat fra et styremøte den 28. februar E-postene gjelder innkalling til styremøtene 22. juni og 16. oktober, og informerer om datoene for møtene. Som nevnt ovenfor ble sakslisten sendt ut henholdsvis samme dag og to dager før møtene. At skolen har sendt ut e-post med dato for møtene 2-3 uker før, avhjelper ikke at sakslistene er sendt ut for tett opptil møtene. Dersom ikke sakslisten er kjent i god tid, har ikke styremedlemmene og representantene med møte- og uttalerett mulighet til å forberede seg. På styremøtet den 28. februar vedtok styret en ny prosedyre for innkalling til styremøter som innebærer at alle styremedlemmer og representanter med møte- og uttalerett skal få tilsendt innkalling med saksliste senest to uker før styremøtet. En slik prosedyre vil være egnet til å oppfylle kravene i loven når den er iverksatt. Skolen har ikke sendt inn dokumentasjon på at denne prosedyren nå er en innarbeidet praksis hos skolen. Vi vurderer det derfor slik at skolens praksis for innkalling til styremøtene, på det nåværende tidspunkt, ikke i tråd med friskoleloven 5-1 andre ledd.

8 Side 8 av 17 4 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor 4.1 Rettslige krav Etter friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav c skal styret vedta budsjett og regnskap for skolen. Det følger av økonomiforskriften 18 at styret skal gjøre skolens revisor kjent med friskoleloven, forskrifter til friskoleloven, skolens godkjenning samt det årlige tilskuddsbrevet. Skolens foretaksform, for eksempel aksjeselskap eller stiftelse, stiller krav til skolens økonomi- og regnskapsforvaltning. I tillegg har friskoleloven egne særregler og krav. Revisor må kjenne til disse for å kunne utføre sine oppgaver. Skolens styre anses nærmest til å informere revisor om dette. 4.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Skolen har sendt inn referat fra styremøte 23. november 2014, referat fra styremøte avholdt den 18. mai 2015, samt referat fra årsmøtet ved skolen samme dag. I skolens vedtekter heter det at årsmøtet skal behandle revidert regnskap og behandle budsjett for kommende år. Referatet fra årsmøtet bekrefter at dette ble gjort. Friskoleloven 5-2 andre ledd, bokstav c krever at styret skal vedta budsjett og regnskap for skolen. Selv om skolens vedtekter krever at årsmøtet skal behandle disse, gjelder også kravet i friskoleloven om at styret skal vedta både budsjett og regnskap. Av referatet fra styremøtet fra den 18. mai fremgår det at regnskapet ble gjennomgått, men vi har ikke mottatt referat fra noe møte der det fremgår tydelig at styret har vedtatt regnskapet. Annen dokumentasjon vi har mottatt i tilsynet, samt dokumentasjon mottatt til det årlige årsregnskapstilsynet, viser derimot at styret har signert det reviderte årsregnskapet. Dette forstås som et styrevedtak av skolens regnskap. Når det gjelder skolens budsjett for 2015 har vi mottatt et referat fra styremøte den 23. november 2014, der budsjett 2015 var en av sakene. Av referatteksten fremgår det at det har vært en gjennomgang av enkelte av postene i budsjettet, men det fremgår ikke tydelig om styret også vedtok budsjettet på dette møtet. Dokumentasjonen vi har mottatt viser likevel at styret i mai i 2015 fremla en årsberetning der budsjettet var inkludert. Vi legger derfor til grunn dermed at det ligger et styrevedtak til grunn for det budsjettet som er presentert for årsmøtet, og at saksgjennomgangen i styremøtet i november også inkluderte et vedtak av det budsjettet som ble fremlagt for styret. Styrets praksis for å vedta regnskap og budsjett anses å være i tråd med det kravet som fremgår av friskoleloven 5-2 andre ledd, bokstav c. Skolen har sendt inn noen brev som er sendt mellom skolen og skolens revisor. Brevene gjelder revisjon for 2014 og uttalelse fra skolens ledelse vedrørende skolens regnskap. Dette er brev fra revisor til skolen og et standardbrev som skolen bes signere og returnere til revisor. Det er ingen informasjon i brevene som omhandler friskoleloven eller tilhørende forskrifter, og dermed ingenting som bekrefter at skolen har gjort revisor kjent med dette.

9 Side 9 av 17 Vurdering av skolens tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Skolen har sendt inn en e-post datert 24. mars 2015 som bekrefter at tilskuddsbrevet for våren 2015 ble oversendt revisor. I tillegg skriver skolen i sin tilbakemelding til oss at skolen sender det videre til revisor hver gang de får tilskuddsbrev eller annen informasjon fra Udir som er av interesse for revisor. Det fremgår ikke hva slags informasjon dette er, og skolen har ikke dokumentert eller redegjort nærmere for slik informasjon til revisor. Å oversende tilskuddsbrevet er ikke tilstrekkelig for å oppfylle friskolelovens økonomiforskrift 18, som gir styret en plikt til å informere revisor om både friskoleloven, tilhørende forskrifter og det årlige tilskuddsbrevet. 5 Daglig leder 5.1 Rettslige krav Styret skal ansette daglig leder, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav j. Styret er det øverste organet ved skolen og har et overordnet ansvar for driften. Daglig leder er en nøkkelperson i den daglige driften av skolen, og en viktig del av skolens faglige, pedagogiske og administrative ledelse. Daglig leder representerer i mange sammenhenger skolen utad og tar avgjørelser om den daglige driften på vegne av styret. Styret er derfor avhengig av å ha tillit til, og et godt samarbeid med, daglig leder. Styret skal derfor selv ansette daglig leder. Tilsvarende gjelder dersom styret vedtar å leie inn daglig leder. 5.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Skolen har en daglig leder, ansatt fra 1. august Vi har mottatt kopi av en arbeidsavtale signert av styreleder, samt referat fra styremøte 24. april 2015 der styret vedtok tilsetting av ny rektor/daglig leder. Dette er i tråd med friskoleloven 5-3 andre ledd, bokstav j. 6 Tilstandsrapport 6.1 Rettslige krav Det følger av friskoleloven 5-2 tredje ledd at styret skal ha et forsvarlig system for vurdering av om kravene i friskoleloven, forskrifter og skolens godkjenning blir oppfylt. Videre skal styret ha et forsvarlig system for å følge opp resultater fra sine egne vurderinger, og nasjonale kvalitetsvurderinger fra departementet. Som en del av oppfølgingsansvaret skal det utarbeides en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. Det er videre fastsatt i friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav k, at styret skal drøfte den årlige tilstandsrapporten. Kravet til at det skal utarbeides en tilstandsrapport ble tatt inn i friskoleloven og opplæringsloven som en oppfølging av St.meld. nr. 31 ( ) Kvalitet i skolen, for å tydeliggjøre skoleeiers ansvar for kvaliteten i opplæringen. Formålet med å utarbeide en tilstandsrapport, er at skolen skal iverksette tiltak der de ser et behov for det. Utdanningsdirektoratet har utarbeidet en mal for tilstandsrapporten

10 Side 10 av 17 på skoleporten.udir.no. Malen er ment å gjøre arbeidet med tilstandsrapporten enklere for skolen. Det er ikke obligatorisk å bruke denne malen. Skolen skal utarbeide en tilstandsrapport hvert år. Tilstandsrapporten må vise resultater fra nasjonale kvalitetsvurderinger og inkludere tall og indikatorer knyttet til de tre kvalitetsmålene: læringsresultat, frafall og læringsmiljø. I tillegg må skolen reflektere rundt betydningen av, og årsaken til, resultatene fra de nasjonale kvalitetsvurderingene. Videre skal styret drøfte den årlige rapporten om tilstanden i skolen. For å oppfylle drøftelseskravet, må styret motta tilstandsrapporten hvert år og behandle den i styremøter. Dersom rapporten skal bidra til å forbedre svake områder, er det nødvendig at styret ikke bare drøfter resultatene og vurderingen av disse, men at styret også vurderer om det er behov for tiltak. Dersom vurderingen viser at det er behov for tiltak, er det styrets ansvar å sørge for at tiltakene gjennomføres. Tiltakene bør videre evalueres, for eksempel i forbindelse med utarbeidelsen av neste tilstandsrapport, for å se om de har hatt ønsket effekt. 6.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Skolen har sendt inn sine to siste tilstandsrapporter, fra skoleårene og Skolen har utarbeidet en mal for tilstandsrapport. Tilstandsrapportene omtaler lærertetthet, elevtallsprognose, sykefravær, læringsmiljø og kompetanseutvikling. Under temaet læringsmiljø viser rapportene resultater fra både Elevundersøkelsen og nasjonale prøver. Skolen har definert lokale mål for læringsmiljø og læringsresultat, og skolen gjør vurderinger av resultatene og hva de vil ha fokus på for kommende skoleår. Tilstandsrapporten inneholder også en vurdering knyttet til skolens elevtall for årene fremover. I og med at skolen er en barneskole med elever kun opp til 7. trinn, inneholder ikke rapporten noen resultater eller vurderinger knyttet til overgang fra grunnskole til videregående, gjennomføring av videregående opplæring eller frafall. Skolens praksis for utarbeidelse av tilstandsrapport er i tråd med kravet i friskoleloven 5-2 tredje ledd. Skolen har sendt inn referater fra sine styremøter 31. august 2014 og 22. juni I begge styremøtene har tilstandsrapport vært på agendaen. Det fremgår av referatene at rapportene er gjennomgått og godkjent av styret, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav k. Vi har i dette tilsynet ikke bedt om en nærmere redegjørelse fra styret om deres behandling av tilstandsrapporten. Vi har derfor ikke tatt stilling til hvorvidt styret har drøftet resultatene i rapporten og vurderingene av resultatene, jf. det rettslige kravet. Vi har heller ikke kontrollert om styret har vurdert om det har vært behov for å iverksette tiltak som følge av resultatene i tilstandsrapporten.

11 Side 11 av 17 7 Inntak 7.1 Rettslige krav Alle friskoler skal ha et inntaksreglement fastsatt av styret Alle friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et inntaksreglement, jf Inntaksreglementet skal være fastsatt av styret, jf. 5-2 andre ledd bokstav d, og tilfredsstille lovens krav til innhold og saksbehandling ved inntak. Inntaksvilkårene skal være like som ved offentlige skoler Vilkårene for inntak av elever til friskoler skal i utgangspunktet være like som for offentlige skoler. Kravene om inntak til offentlige skoler er fastsatt i opplæringsloven 2-1 tredje ledd og 3-1 første ledd. Friskolene skal allikevel ha hele landet som inntaksområde, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Skolen skal kun være åpen for søkere som oppfyller vilkårene for inntak, og skolen må kontrollere at søkerne fyller de formelle vilkårene for inntak. Alle som oppfyller inntaksvilkårene skal i utgangspunktet få plass, forutsatt at skolen ikke tar inn flere elever enn det som er fastsatt som øvre elevtall i skolens godkjenning. Styret kan i tillegg sette egne begrensninger, for eksempel for klassestørrelse eller antall elever på de ulike trinnene. Slike begrensninger må være gjort før inntaket. Et av formålene med inntaksreglement er å sikre åpenhet omkring kriteriene for inntak ved skolen og dermed gi de som søker forutsigbarhet i forbindelse med vilkårene for inntak og prosessen omkring inntaket. For å sikre dette skal inntaksreglementet være tilgjengelig på en måte som gjør det enkelt for søkeren og foreldre å gjøre seg kjent med det. Eventuelle begrensninger satt av styret, som nevnt foran, må også være tilgjengelige. Skolen kan operere med søknadsfrist Skolene kan operere med søknadsfrist, og fristen skal da være lik for alle søkere. For opptak til videregående opplæring kan skolen velge å gi enkelte grupper fortrinnsrett til inntak med særskilt søknadsfrist, jf. forskrift til opplæringsloven 6-8. Skolen må opplyse om eventuelle søknadsfrister og om søknadsfristen er endelig eller om det åpnes opp for fortløpende inntak etter et «først til mølla»-prinsipp etter søknadsfristen. Skolen skal også opplyse om virkningen av for sent innkomne søknader. Reglementet skal inneholde prioriteringskriterier i tilfelle oversøking Reglementet skal vise hvordan søkere blir prioritert i tilfeller med oversøking (når antallet søkere er større enn fastsatt elevtall eller egne begrensninger styret har gjort), jf. 3-1 tredje ledd. Prioriteringskriteriene skal vise hvordan søkerne blir prioritert ved oversøkning og være saklige og objektive. Prioriteringskriteriene skal ikke være skjønnsmessige. Det må også fremgå hvordan det prioriteres mellom flere søkere innenfor samme prioriteringskriterier. Eksempler på forhold som styret kan velge å bruke for å gi prioritet ved oversøking, er geografisk nærhet til skolen, søkerens karakterer for opptak til videregående opplæring, søker med søsken ved skolen og søker som er medlem av den kirke eller det trossamfunn som har etablert skolen.

12 Side 12 av 17 Informasjon som kreves av søkerne må være relevant Skolen kan bare etterspørre informasjon som er relevant for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene eller prioriteringskriteriene. Skolen skal ikke etterspørre informasjon i søknadsskjema eller på annen måte, som ikke er nødvendig for å avgjøre om søkeren oppfyller et av prioriteringskriteriene. Kravet til likebehandling, forutberegnelighet og forbudet mot diskriminering gjelder hele inntaksprosessen. Det skal derfor ikke stilles krav til søkeren i søknadsskjemaet eller andre steder, som er i strid med, eller ikke står i sammenheng med inntaksreglementet eller loven. Det kan for eksempel ikke stilles krav om at søker skal stille til intervju eller delta på informasjonsmøte. Beslutninger om inntak eller avslag er enkeltvedtak Beslutning om inntak eller avslag er enkeltvedtak, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Forvaltningslovens saksbehandlingsregler for enkeltvedtak gjelder derfor i denne typen saker. Forvaltningsloven stiller følgende krav til enkeltvedtaket: Det skal i utgangspunktet være skriftlig, jf. forvaltningsloven 23. For vedtak om avslag om inntak må vedtaket vise til reglene som vedtaket bygger på og beskrive de faktiske forholdene som har hatt betydning i saken, jf. 24 og 25. Det må inneholde informasjon om retten til å klage, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, jf. 27. Skolen kan heller ikke sette egne begrensninger i klageretten, for eksempel ved å kreve at klage må være begrunnet. Det må inneholde informasjon om retten til å se sakens dokumenter etter 18 og 19, jf. 27 tredje ledd. 7.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Bleik og Omegn Montessoriskole har sendt inn sitt inntaksreglement, referat fra møte hvor inntaksreglementet ble vedtatt, en redegjørelse for hvordan inntaksreglementet gjøres kjent, skolens søknadsskjema og seks avgjørelser om inntak til skolen; en innvilgelse og fem avslag. Inntaksreglement Skolen har sendt inn referat fra referat fra styremøte den 28. februar På dette styremøtet vedtok styret endringer i inntaksreglementet. Styret har dermed fastsatt skolens inntaksreglement i tråd med kravet i friskoleloven 5-2 andre ledd, bokstav d. Inntaksvilkår I skolens inntaksreglement heter det at Bleik og Omegn Montessoriskole vil være åpen for alle grunnskoleelever så langt plassen tillater det, og at opptak av elever til skolen skal være i samsvar med friskoleloven og forvaltningsloven. Inntaksreglementet setter ingen egne krav eller vilkår for å kunne søke skoleplass. Videre heter det at daglig leder og styret for skolen avgjør hvor mange elever som kan tas inn for skoleåret ut fra kapasiteten ved skolen. Dette gjøres innenfor rammen som skolen har godkjenning for. Under 3 om kunngjøringer fremgår det at informasjon om inntak for kommende skoleåret skal offentliggjøres i pressen innen 1. februar. Kunngjøringen skal gi nødvendige opplysninger om søknadsfrist og hvilke klassetrinn det

13 Side 13 av 17 kan søkes for. Det er det gamle inntaksreglementet som ligger ute på skolens nettsider. Det nåværende reglementet, som er blitt revidert og vedtatt av styret den 28. februar 2016, er per i dag ikke tilgjengelig for potensielle søkere. Dette er ikke i tråd med regelverket. Søknadsfrist Skolens søknadsfrist er 1. mars, eller første hverdag etter 1. mars hvis dette er en helligdag. I inntaksreglementet heter det at søknader som er kommet til skolen etter fristen, kun vil bli behandlet hvis det er ledige plasser. Skolens søknadsfrist og informasjon om behandling av søknader er i tråd med friskoleloven 3-1 første ledd. Søknadsskjema Søknadsskjemaet etterspør flere opplysninger enn det som er relevant for å behandle søknader om inntak. Dette gjelder søkers fødselsnummer, opplysninger om nåværende barnehage/skole, og om det aksepteres at barnehagen/skolen kontaktes. Videre bes det om navn på søsken og deres fødselsår. Skolen har ikke anledning til å innhente fullt fødselsnummer for søkere til grunnskolen. Dette er ikke relevant for å behandle søknaden om inntak. Videre er det heller ikke relevant å vite hvilken barnehage eller skole søkeren går på ved søknadstidspunktet, da det ikke er noe prioriteringskriterium tilknyttet dette. Det er heller ikke anledning til å innhente opplysninger fra barnehage eller skole i forbindelse med søknad om inntak. Dette er opplysninger som kan være egnet til å sile søknader ut i fra kriterier som ikke er saklige. I foreløpig rapport vurderte vi at det kunne være relevant å vite navn på søsken som allerede går på skolen, i og med at søsken ved skolen er et av prioriteringskriteriene. Vi presiserer at det på søknadstidspunktet kun er relevant for skolen å vite om søker har søsken på skolen. Ved et ja/nei-spørsmål på søknadsskjemaet vil skolen ha nok informasjon til å vurdere om prioriteringskriteriet er oppfylt. Dokumentasjon som bekrefter at søker oppfyller kriteriet, kan innhentes når inntaket er gjort. Vurdering av skolens tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Som tilbakemelding på foreløpig rapport har skolen sendt inn en ny mal for søknadsskjema som styret har bifalt. På skolens nettsider er det fortsatt det gamle søknadsskjemaet som er tilgjengelig for potensielle søkere, og skolen har ikke på annet vis dokumentert at det nye søknadsskjemaet er tatt i bruk. Skolens søknadsskjema er ikke i samsvar med friskoleloven 3-1 tredje ledd fjerde punktum. Prioriteringskriterier I skolens inntaksreglement fremgår det at dersom det er flere søkere enn det er plass til ved skolen, skal inntaket foregå etter følgende prioritering: 1. Barn med søsken ved Montessoriskolen 2. Barn av ansatte 3. Barn som bor på Bleik, Stave og Andenes 4. Dersom barn stiller likt etter ovenforstående, skal rekkefølgen avgjøres ved loddtrekning.

14 Side 14 av 17 Inntaksreglementet viser at prioriteringsreglene bare gjelder ved oversøking og det fremgår at det foretas loddtrekning dersom det må prioriteres mellom flere søkere innenfor det samme prioriteringskriteriet. Prioriteringsreglene er klare, tydelige, objektive og etterprøvbare slik friskoleloven 3-1 tredje ledd første og andre punktum krever. Beslutninger om inntak Skolens vedtak om inntak er skriftlige, slik forvaltningsloven 23 krever. Alle vedtakene, både innvilgelse av inntak og avslagene, inneholder informasjon om klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, samt retten til å se sakens dokumenter. Dette oppfyller kravene i forvaltningsloven 27 tredje ledd. Skolen har sendt inn kopi av fem avslag på søknad om inntak. To av dem er fra inntaket i 2014, mens de tre siste er fra inntaket til skoleåret 2015/2016. De to eldste avslagene er begrunnet med for stor søkning til skolen. De tre nyeste avslagene har alle begrunnelsen at skolen har prioritert elever som skal begynne i første klasse. Alle avslag på søknad om inntak skal inneholde en begrunnelse som viser til både de reglene som vedtaket bygger på og de faktiske forholdene som er lagt til grunn. Ved avslag på grunn av oversøkning skal det vises til både friskoleloven 3-1 og de prioriteringsreglene i inntaksreglementet som er lagt til grunn for avslaget. Skolens vedtak om avslag har ikke en slik henvisning. Dette er ikke i tråd med kravet i forvaltningsloven 25. Vi legger de tre nyeste vedtakene til grunn når vi vurderer skolens nåværende praksis for begrunnelse i vedtaket. I vedtakene vises det til at det er blitt prioritert søkere til 1. trinn, og at søkerne derfor ikke har fått plass. Selv om dette ikke er at av skolens faste prioriteringskriterier ved oversøkning, er det anledning for styret å sette slike begrensninger før hvert skoleår, ut i fra skolens kapasitet og maksimalt tillatte elevtall. Som det fremgår av vurderingene overfor har styret vedtatt dette og kunngjort dette før søknadsfristen, slik at det har vært tilgjengelig informasjon for potensielle søkere. Skolens begrunnelser henviser dermed i tilstrekkelig grad til de faktiske forholdene som er lagt til grunn for avslagene. Vurdering av skolens tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Som tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport har skolen sendt inn nye maler for vedtak om inntak og vedtak om avslag på inntak. Skolen har ikke sendt inn eksempler på vedtak fattet etter de nye malene. Vi legger derfor de tidligere innsendte vedtakene til grunn for vår vurdering av skolens praksis for avslag på søknad om inntak. Malene vil derimot være egnet til å oppfylle lovens krav når de er tatt i bruk.

15 Side 15 av 17 8 Utdanningsdirektoratets reaksjoner På bakgrunn av det som framgår av kapitlene ovenfor vedtar Utdanningsdirektoratet følgende pålegg, jf. friskoleloven 7-2a første ledd: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 1. Styret skal sørge for at alle de aktuelle representantene opplistet i 5-1 andre ledd er innkalt til styremøtene, jf. friskoleloven 5-1 andre ledd. Pålegget innebærer følgende: a. Styret ved skolen skal sørge for at alle representanter med møte- og uttalerett får innkalling til styremøtene. b. Innkallinger og sakspapirer skal sendes ut i rimelig tid før styremøtet. Budsjett, regnskap og informasjon til revisor 2. Styret skal informere revisor og vedta budsjett og regnskap for skolen, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd, bokstav c og økonomiforskriften 18. Pålegget innebærer følgende: Styret skal gjøre revisor kjent med friskoleloven og tilhørende forskrifter, samt det årlige tilskuddsbrevet. Inntak 3. Styret skal sørge for at skolen er åpen for alle som fyller vilkårene for inntak i offentlige skoler, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Pålegget innebærer følgende: Skolen skal sørge for at inntaksreglementet er tilgjengelig for alle potensielle søkere, før de søker om inntak. 4. Styret skal sørge for at avgjørelser om inntak gjøres i samsvar med skolens inntaksreglement og friskolelovens regler, jf. friskoleloven 3-1. Pålegget innebærer følgende: Styret skal påse at skolen, gjennom søknadsskjema eller annet, ikke etterspør opplysninger som ikke er relevante for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene og prioriteringsreglene. 5. Styret ved skolen skal sørge for at det ved beslutninger om inntak og avslag på inntak, fattes enkeltvedtak som oppfyller reglene som følger av forvaltningsloven kap. IV og V, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Pålegget innebærer følgende: Styret skal påse at enkeltvedtakene med avslag på søknad om inntak inneholder en henvisning til de reglene som vedtaket bygger på.

16 Side 16 av 17 9 Oppfølgning av tilsynsresultatene Tiltak for å rette bruddene skal iverksettes umiddelbart. Når påleggene er oppfylt skal styret ved Bleik og Omegn Montessori Skolelag bekrefte dette ved en erklæring til Utdanningsdirektoratet der skolen redegjør for hvordan de har rettet påleggene. Frist for å sende inn slik erklæring er 22. juni Dersom senere tilsyn avdekker at ilagte pålegg ikke er rettet, vil Utdanningsdirektoratet kunne anvende reaksjoner etter den til enhver tid gjeldende reaksjonsbestemmelse. 10 Klageadgang Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 bokstav b, og kan påklages til Kunnskapsdepartementet. En eventuell klage skal sendes til Utdanningsdirektoratet innen tre uker etter at vedtaket er kommet fram til styret, jf. forvaltningsloven 28 og 29. Det kan søkes om å få utsatt iverksettelse inntil klagefristen er ute eller klagen er endelig avgjort, jf. forvaltningsloven 42. Om utforming av klage vises det til forvaltningsloven 32. Parten har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18. Med hilsen Bente Barton Dahlberg avdelingsdirektør Rannveig Dahlen Wesnes rådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent.

17 Side 17 av 17 Vedlegg: Liste over dokumentasjon sendt inn av skolen Referat fra valg av styremedlemmene Møteinnkallinger og referater fra styremøter Oversikt over representanter med møte- og uttalerett Skolens vedtekter Vedtak av skolens regnskap Vedtak av skolens budsjett Informasjon til revisor Dokumentasjon på ansettelse av daglig leder Tilstandsrapporter Behandling av årlig tilstandsrapport Inntaksreglement Søknadsskjema Avgjørelser om inntak og avslag på søknad om inntak Maler for vedtak om inntak og avslag på søknad om inntak Vedtak av skolens inntaksreglement Bekjentgjøring av inntaksreglement