TILSYNSRAPPORT - VEDTAK

Transkript

1 Saksbehandler: Rannveig Dahlen Wesnes Vår dato: Vår referanse: /6847 Deres dato: Deres referanse: Foreningen Bergen Kristne grunnskole ved styrets leder Øvre Kråkenes BØNES TILSYNSRAPPORT - VEDTAK Styrets ansvar Foreningen Bergen Kristne grunnskole Org.nr Postadresse: Telefon: E-post: Bankgiro: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO post@utdanningsdirektoratet.no Besøksadresser: Telefaks: Internett: Org.nr.: Schweigaards gate 15 B, Oslo NO Britveien 4, Molde Parkgata 36, Hamar

2 Side 2 av 16 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Tema for tilsynet Om gjennomføring av tilsynet Om tilsynsrapporten Kort om Foreningen Bergen Kristne grunnskole Styrets sammensetning og møte- og uttalerett Rettslige krav Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Budsjett, regnskap og informasjon til revisor Rettslige krav Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Daglig leder Rettslige krav Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Tilstandsrapport Rettslige krav Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Inntak Rettslige krav Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Utdanningsdirektoratets reaksjoner Oppfølgning av tilsynsresultatene Klageadgang...15

3 Side 3 av 16 1 Innledning Utdanningsdirektoratet fører tilsyn med skoler godkjent etter lov om frittståande skolar (friskoleloven) av 4. juli 2003 nr. 84, jf. 7-2 første ledd. Loven endret navn fra lov om private skolar med rett til statstilskot (privatskoleloven) 1. august Det rettslige grunnlaget for tilsynet er friskoleloven, forskrifter gitt med hjemmel i denne og forutsetningene i den enkelte skoles godkjenning i forbindelse med tillatt øvre elevtall og utdanningsprogram. Rettslige plikter etter annen lovgiving og regelverk kontrolleres i den grad friskoleloven, forskriftene til denne eller skolens godkjenning henviser til det. Dersom det under tilsynet avdekkes forhold i strid med de rettslige kravene som stilles til skolen, kan Utdanningsdirektoratet reagere på dette i henhold til friskolelovens reaksjonsbestemmelse 7-2a. Mulige reaksjoner etter denne bestemmelsen er pålegg om retting, tilbakeholdelse av statstilskudd, tilbakekreving av statstilskudd og tilbaketrekking av skolens godkjenning. Utdanningsdirektoratets tilsyn med friskoler er offentlig myndighetsutøvelse og skjer i samsvar med forvaltningsrettens regler for dette. Tilsynet skal være preget av åpenhet, likebehandling, etterprøvbarhet og effektivitet. I denne rapporten presenteres Utdanningsdirektoratets vurderinger og konklusjoner i forbindelse med det tilsynet som er ført med Foreningen Bergen Kristne grunnskole, heretter også omtalt som skolen, i perioden fra og med 4. november 2015 til og med dags dato. 1.1 Tema for tilsynet Det overordnede tema for dette tilsynet er styrets ansvar. Under denne overskriften har Utdanningsdirektoratet kontrollert følgende undertemaer: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett, jf. friskoleloven 5-1 første og annet ledd Budsjett, regnskap og informasjon til revisor, jf. friskoleloven 5-2 annet ledd bokstav c og økonomiforskriften 18 Daglig leder, jf. friskoleloven 4-1 andre ledd og 5-2 andre ledd bokstav j Tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd og andre ledd bokstav k Inntak, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav d og 3-1 Forhold som ikke nevnes i denne rapporten har ikke blitt vurdert av Utdanningsdirektoratet. 1.2 Om gjennomføring av tilsynet Tilsyn med Foreningen Bergen Kristne grunnskole ble åpnet gjennom brev 4. november Skolen ble i brevet pålagt å legge fram ulik type dokumentasjon for Utdanningsdirektoratet. Styret har etterkommet Utdanningsdirektoratets pålegg om dokumentasjon i den grad dokumentasjonen faktisk finnes. En foreløpig tilsynsrapport ble sendt styret 12. februar I den presenterte Utdanningsdirektoratet sine foreløpige vurderinger og konklusjoner. Styret kunne

4 Side 4 av 16 kommentere på innholdet i den foreløpige rapporten innen 2. mars Vi har ikke mottatt noen tilbakemelding fra skolens styre på den foreløpige rapporten. I de tilfeller Utdanningsdirektoratet konkluderer med at et rettslig krav ikke er oppfylt betegnes dette som brudd på regelverket. Brudd på regelverket følges opp av pålegg om retting eller andre reaksjoner etter friskoleloven 7-2a. Med brudd på regelverket menes forhold som er i strid med krav som følger av friskoleloven og forskrifter gitt med hjemmel i denne og krav som stilles i godkjenningen. Med pålegg menes rettslig bindende krav til skolen om å foreta visse endringer for å rette opp bruddene. Hjemmelen for pålegg om retting er friskoleloven 7-2a første ledd. I egenskap av å være øverste organ etter friskoleloven er det skolens styre som er adressat for eventuelle pålegg som gis i tilsynet. 1.3 Om tilsynsrapporten Tilsynsrapporten som nå oversendes skolen er utformet blant annet på bakgrunn av opplysninger som framkommer i: innsendt dokumentasjon fra styret/skolen (se oversikt i vedlegg 1) data fra Brønnøysundregistrene informasjon på skolens nettsted Tilsynsrapporten har status som enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven 2 første ledd. Enkeltvedtak kan påklages i henhold til forvaltningslovens regler for dette, jf. forvaltningsloven kapittel VI. Se mer om klageadgang og regler for dette nedenfor. 2 Kort om Foreningen Bergen Kristne grunnskole Foreningen Bergen Kristne grunnskole holder til på Kråkenes utenfor Bergen. Skolen har vært drevet siden 1992, og ble i 2005 registrert i Brønnøysundregisteret som Foreningen Bergen Kristne grunnskole. Skolen er godkjent for ordinær grunnskoleopplæring, og har 212 elever fordelt fra 1. til 10. trinn. Utenom årlig årsregnskapstilsyn, har det ikke tidligere vært ført tilsyn med skolen.

5 Side 5 av 16 3 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 3.1 Rettslige krav Styrets sammensetning Friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et styre som øverste ansvarlige organ, og styret skal være oppnevnt i samsvar med det rettsgrunnlaget skolen blir drevet etter. Dette følger av friskoleloven 5-1 første ledd. Styret er ansvarlig for å drive skolen i samsvar med friskoleloven med forskrifter og skolens godkjenning, jf. 5-2 første ledd. Tilsynet er i denne sammenheng begrenset til kontroll av om skolen har oppnevnt styret i samsvar med foretakets egne vedtekter. Møte- og uttalerett Friskoleloven 5-1 andre ledd gir møte- og uttalerett på styremøtene til daglig leder og personer fra nærmere angitte interessegrupper. Disse er: a) en representant for vertskommunen/fylkeskommunen b) en representant for elevrådet c) en representant for foreldrerådet d) en representant for undervisningspersonalet e) en representant for andre tilsatte ved skolen f) daglig leder Formålet med å gi gruppene i punkt a-e møte- og uttalerett, er å sikre dem informasjon om - og innflytelse på - styrets avgjørelser. Dette gjelder selv om enkelte av styrets medlemmer tilhører de samme interessegruppene, fordi de kan ha ulike interesser i enkelte saker. Representantene for interessegruppene skal representere og uttale seg på vegne av denne gruppen, mens det bare er styremedlemmene som har et formelt styreansvar. Alle representantene har rett til å være til stede under møtene i styret uansett hvilke saker som skal opp til behandling. Hvis en av representantene, typisk fra elevrådet, ikke er myndig, skal styret sørge for at denne representanten forlater møtet under behandling av saker der det er taushetsplikt etter lov og forskrift, jf. friskoleloven 5-1 fjerde ledd. Alle representantene har rett til å si sin mening, og til å få sine uttalelser protokollført. For å sikre en betryggende saksbehandling skal innkalling til styremøtene sendes til alle styremedlemmene, representantene for de ulike interessegruppene og daglig leder. Innkallingen må sendes i god tid. Dette sikrer at alle kan forberede seg til møtet, for eksempel ved å diskutere agendaen med gruppen de representerer.

6 Side 6 av Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger I vedtektene til Bergen Kristne grunnskole står det at årsmøtet skal oppnevne skolestyrets medlemmer og leder. Det står videre at styret skal ha fra 5-7 medlemmer, og at det etterstrebes tverrkirkelig representasjon. Det understrekes også at styret skal bestå av representanter som har møte og uttalerett, jf. friskoleloven 5-1. Dere har sendt inn referat fra årsmøtet fra 5.juni Under sak fire går det frem at det ble gjennomført valg av styremedlemmer og styreleder. Vi anser derfor at styret er oppnevnt i samsvar med kravet i friskoleloven 5-1 første ledd. Oversikten dere har sendt inn over styremedlemmer ved Bergen Kristne grunnskole, stemmer overens med listen som er oppført i Brønnøysundregisteret. Representantene som har møte- og uttalerett på styremøtene har fått innkalling. Det går frem av de innsendte e-postene. Vi kan ikke finne det riktige navnet til den kvinnelige FAU-representanten i adressefeltet på innkallingen. Vi ser imidlertid at et annet navn med samme etternavn er i adresselisten, og legger til grunn at FAU-representanten benytter den adressen. Dere har lagt ved en kommentar når det gjelder elevrådsrepresentanten som ikke er med i listen over de som fikk innkalling. Dere har skrevet at denne representanten har fått innkalling muntlig, og at han kom på møtet. Vi vurderer at alle representantene har blitt innkalt til styremøtene. Innkalling og saksliste til styremøtene er sendt ut fra 6 til 7 dager før styremøtene. Det er et krav at innkalling må sendes ut i god tid, for å sikre at alle har mulighet til å forberede seg og drøfte med den gruppen hver og en representerer. Vi vurderer at utsendelsen av innkalling med dagsorden er innenfor rimelig tid med tanke på medlemmenes mulighet til å forberede seg og drøfte i egen gruppe. 4 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor 4.1 Rettslige krav Etter friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav c skal styret vedta budsjett og regnskap for skolen. Det følger av økonomiforskriften 18 at styret skal gjøre skolens revisor kjent med friskoleloven, forskrifter til friskoleloven, skolens godkjenning samt det årlige tilskuddsbrevet. Skolens foretaksform, for eksempel aksjeselskap eller stiftelse, stiller krav til skolens økonomi- og regnskapsforvaltning. I tillegg har friskoleloven egne særregler og krav. Revisor må kjenne til disse for å kunne utføre sine oppgaver. Skolens styre anses nærmest til å informere revisor om dette.

7 Side 7 av Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger I vedtektene til skolen står det i punkt 7 Styret under 2c, at styret skal "vedta budsjett og regnskap for skolen". Dere har lagt ved referat fra styremøte den 25. mars Under sak er det referert at årsregnskap og årsmelding ble vedtatt. Når det gjelder årets budsjett, går det fram av protokoll fra styremøte den 21. januar 2015, at budsjett fra skolen ble vedtatt med et underskudd på kroner I referat fra styremøte den 3. juni 2015, går det frem at driftsresultatet frem til dato var 1,1 millioner kroner bedre enn budsjettert, grunnet tilgjengelige oppsparte pensjonsmidler på kroner På bakgrunn av dette vurderer vi at styret ved skolen vedtar både budsjett for inneværende år, og regnskap for foregående år. Revisor har i brev av 16. november 2015 beskrevet at styret ved Foreningen Bergen Kristne grunnskole har orientert om friskoleloven med forskrifter og det årlige tilskuddsbrevet. Denne orienteringen har ifølge revisor skjedd gjennom en løpende dialog med skolen i forbindelse med oppdraget som revisor. 5 Daglig leder 5.1 Rettslige krav Styret skal ansette daglig leder, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav j. Styret er det øverste organet ved skolen og har et overordnet ansvar for driften. Daglig leder er en nøkkelperson i den daglige driften av skolen, og en viktig del av skolens faglige, pedagogiske og administrative ledelse. Daglig leder representerer i mange sammenhenger skolen utad og tar avgjørelser om den daglige driften på vegne av styret. Styret er derfor avhengig av å ha tillit til, og et godt samarbeid med, daglig leder. Styret skal derfor selv ansette daglig leder. Tilsvarende gjelder dersom styret vedtar å leie inn daglig leder. 5.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Skolen har lagt ved to protokoller fra styremøter hvor det går frem at rektor er tilsatt av styret. I referatet fra 18. april 2013 står det at daværende rektor gikk av med pensjon, og at daværende styreformann var kandidat til ny rektor. I behandlingen av ansettelsesprosessen fratrådte daværende styreformann saken, og styret landet på å innstille styreformannen som rektor. I første omgang ble rektor tilbudt stillingen for ett år. Etter åremålet skulle styret, dersom de ville gå inn for det, omgjøre stillingen til fast stilling. I protokollen fra styremøtet fra den 5. mai 2014, står det at rektor ble tilbudt fast stilling, og at det var et vedtak i styret om å ansette rektor i fast stilling. Vi vurderer at styret ved skolen har ansatt daglig leder i tråd med friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav j.

8 Side 8 av 16 6 Tilstandsrapport 6.1 Rettslige krav Det følger av friskoleloven 5-2 tredje ledd at styret skal ha et forsvarlig system for vurdering av om kravene i friskoleloven, forskrifter og skolens godkjenning blir oppfylt. Videre skal styret ha et forsvarlig system for å følge opp resultater fra sine egne vurderinger, og nasjonale kvalitetsvurderinger fra departementet. Som en del av oppfølgingsansvaret skal det utarbeides en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. Det er videre fastsatt i friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav k, at styret skal drøfte den årlige tilstandsrapporten. Kravet til at det skal utarbeides en tilstandsrapport ble tatt inn i friskoleloven og opplæringsloven som en oppfølging av St.meld. nr. 31 ( ) Kvalitet i skolen, for å tydeliggjøre skoleeiers ansvar for kvaliteten i opplæringen. Formålet med å utarbeide en tilstandsrapport, er at skolen skal iverksette tiltak der de ser et behov for det. Utdanningsdirektoratet har utarbeidet en mal for tilstandsrapporten på skoleporten.udir.no. Malen er ment å gjøre arbeidet med tilstandsrapporten enklere for skolen. Det er ikke obligatorisk å bruke denne malen. Skolen skal utarbeide en tilstandsrapport hvert år. Tilstandsrapporten må vise resultater fra nasjonale kvalitetsvurderinger og inkludere tall og indikatorer knyttet til de tre kvalitetsmålene: læringsresultat, frafall og læringsmiljø. I tillegg må skolen reflektere rundt betydningen av, og årsaken til, resultatene fra de nasjonale kvalitetsvurderingene. Videre skal styret drøfte den årlige rapporten om tilstanden i skolen. For å oppfylle drøftelseskravet, må styret motta tilstandsrapporten hvert år og behandle den i styremøter. Dersom rapporten skal bidra til å forbedre svake områder, er det nødvendig at styret ikke bare drøfter resultatene og vurderingen av disse, men at styret også vurderer om det er behov for tiltak. Dersom vurderingen viser at det er behov for tiltak, er det styrets ansvar å sørge for at tiltakene gjennomføres. Tiltakene bør videre evalueres, for eksempel i forbindelse med utarbeidelsen av neste tilstandsrapport, for å se om de har hatt ønsket effekt. 6.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Skolen har sendt inn en tilstandsrapport fra skoleåret 2012/13, og et referat fra et styremøte hvor et punkt i rapporten ble drøftet. Dere skriver i en redegjørelse at dere er i startgropen med å utarbeide virksomhetsbasert vurdering, og at det i den forbindelse skal utarbeides en tilstandsrapport for skoleåret 2015/16. På denne bakgrunn vurderer vi at kravet til å utarbeide en årlig tilstandsrapport ikke er oppfylt. Vi vil likevel knytte noen kommentarer til rapporten dere har sendt inn fra skoleåret 2012/13. Rapporten omhandler elevtall og elevtallsutvikling, personellsituasjonen, voksentetthet i undervisningen, læringsmiljø, vurdering og veiledning og nasjonale prøver. Under temaet læringsmiljø omtales mål og mange tiltak som skolen har iverksatt for å holde skolemiljøet godt. Den inneholder ikke tall fra Elevundersøkelsen eller andre lokale undersøkelser om læringsmiljøet. Tilstandsrapporten må blant flere ting vise resultater fra nasjonale kvalitetsvurderinger, jf. det rettslige grunnlaget. Dette for å kunne reflektere rundt betydningen av, og årsaken til, for eksempel resultatene i Elevundersøkelsen på den enkelte skole.

9 Side 9 av 16 Når det gjelder drøftelseskravet for tilstandsrapporten, handler det om at styret skal motta rapporten årlig, og behandle den i styremøter. I dette tilsynet har vi ikke bedt om en nærmere redegjørelse for styrets behandling av tilstandsrapporten. I tråd med vår vurdering om at dere ikke oppfyller kravet til å utarbeide en årlig tilstandsrapport, oppfyller dere heller ikke kravet til drøfting av informasjonen som kommer fram i rapporten, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav k. 7 Inntak 7.1 Rettslige krav Alle friskoler skal ha et inntaksreglement fastsatt av styret Alle friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et inntaksreglement, jf Inntaksreglementet skal være fastsatt av styret, jf. 5-2 andre ledd bokstav d, og tilfredsstille lovens krav til innhold og saksbehandling ved inntak. Inntaksvilkårene skal være like som ved offentlige skoler Vilkårene for inntak av elever til friskoler skal i utgangspunktet være like som for offentlige skoler. Kravene om inntak til offentlige skoler er fastsatt i opplæringsloven 2-1 tredje ledd og 3-1 første ledd. Friskolene skal allikevel ha hele landet som inntaksområde, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Skolen skal kun være åpen for søkere som oppfyller vilkårene for inntak, og skolen må kontrollere at søkerne fyller de formelle vilkårene for inntak. Alle som oppfyller inntaksvilkårene skal i utgangspunktet få plass, forutsatt at skolen ikke tar inn flere elever enn det som er fastsatt som øvre elevtall i skolens godkjenning. Styret kan i tillegg sette egne begrensninger, for eksempel for klassestørrelse eller antall elever på de ulike trinnene. Slike begrensninger må være gjort før inntaket. Et av formålene med inntaksreglement er å sikre åpenhet omkring kriteriene for inntak ved skolen og dermed gi de som søker forutsigbarhet i forbindelse med vilkårene for inntak og prosessen omkring inntaket. For å sikre dette skal inntaksreglementet være tilgjengelig på en måte som gjør det enkelt for søkeren og foreldre å gjøre seg kjent med det. Eventuelle begrensninger satt av styret, som nevnt foran, må også være tilgjengelige. Skolen kan operere med søknadsfrist Skolene kan operere med søknadsfrist, og fristen skal da være lik for alle søkere. For opptak til videregående opplæring kan skolen velge å gi enkelte grupper fortrinnsrett til inntak med særskilt søknadsfrist, jf. forskrift til opplæringsloven 6-8. Skolen må opplyse om eventuelle søknadsfrister og om søknadsfristen er endelig eller om det åpnes opp for fortløpende inntak etter et «først til mølla»-prinsipp etter søknadsfristen. Skolen skal også opplyse om virkningen av for sent innkomne søknader. Reglementet skal inneholde prioriteringskriterier i tilfelle oversøking Reglementet skal vise hvordan søkere blir prioritert i tilfeller med oversøking (når antallet søkere er større enn fastsatt elevtall eller egne begrensninger styret har gjort), jf. 3-1 tredje ledd. Prioriteringskriteriene skal vise hvordan søkerne blir prioritert ved oversøkning og være saklige og objektive. Prioriteringskriteriene skal ikke være

10 Side 10 av 16 skjønnsmessige. Det må også fremgå hvordan det prioriteres mellom flere søkere innenfor samme prioriteringskriterier. Eksempler på forhold som styret kan velge å bruke for å gi prioritet ved oversøking, er geografisk nærhet til skolen, søkerens karakterer for opptak til videregående opplæring, søker med søsken ved skolen og søker som er medlem av den kirke eller det trossamfunn som har etablert skolen. Informasjon som kreves av søkerne må være relevant Skolen kan bare etterspørre informasjon som er relevant for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene eller prioriteringskriteriene. Skolen skal ikke etterspørre informasjon i søknadsskjema eller på annen måte, som ikke er nødvendig for å avgjøre om søkeren oppfyller et av prioriteringskriteriene. Kravet til likebehandling, forutberegnelighet og forbudet mot diskriminering gjelder hele inntaksprosessen. Det skal derfor ikke stilles krav til søkeren i søknadsskjemaet eller andre steder, som er i strid med, eller ikke står i sammenheng med inntaksreglementet eller loven. Det kan for eksempel ikke stilles krav om at søker skal stille til intervju eller delta på informasjonsmøte. Beslutninger om inntak eller avslag er enkeltvedtak Beslutning om inntak eller avslag er enkeltvedtak, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Forvaltningslovens saksbehandlingsregler for enkeltvedtak gjelder derfor i denne typen saker. Forvaltningsloven stiller følgende krav til enkeltvedtaket: Det skal i utgangspunktet være skriftlig, jf. forvaltningsloven 23. For vedtak om avslag om inntak må vedtaket vise til reglene som vedtaket bygger på og beskrive de faktiske forholdene som har hatt betydning i saken, jf. 24 og 25. Det må inneholde informasjon om retten til å klage, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, jf. 27. Skolen kan heller ikke sette egne begrensninger i klageretten, for eksempel ved å kreve at klage må være begrunnet. Det må inneholde informasjon om retten til å se sakens dokumenter etter 18 og 19, jf. 27 tredje ledd. 7.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Inntaksreglement Dere har sent inn dokumentasjon som viser skolens inntaksreglement. Reglementet er revidert i 2011 og vedtatt av styret ved skolen samme år. Dere har også lagt ved et referat fra styremøtet hvor skolens reglement ble vedtatt. I reglementet står det under "Generelt om inntaket" at skolen har hele landet som inntaksområde, og er åpen for alle som fyller vilkårene for inntak i offentlige grunnskoler. Krav eller vilkår for å få skoleplass Som det går frem over, følger det av friskoleloven at det ikke er mulighet til å stille noen formelle krav eller vilkår for inntak. Det betyr at skolen ikke kan sette krav om at de som

11 Side 11 av 16 søker har en bestemt tro, er medlem i en bestemt organisasjon eller har kunnskap om skolens grunnlag eller trosretningen som skolen hører til. Under overskriften "Generelt om inntaket" står det at "familiene må forplikte seg på å respektere skolens særpreg". Vi legger til grunn at dette ikke er et vilkår for å få skoleplass, men mer en intensjon som uttrykker en ønskelig situasjon. Som nevnt over er det ikke anledning til å sette krav om familiens tro eller respekt for skolens verdier som et vilkår for å få skoleplass. Det må derfor komme tydelig frem at punktet om forpliktelse og respekt for skolens særpreg ikke er et vilkår eller krav for å kunne få plass på skolen. Inntaksreglementet til skolen ligger på skolens hjemmeside. Det er derfor tilgjengelig for potensielle søkere. Søknadsfrist Skolen opererer ikke med søknadsfrist, det er opptak fortløpende. I reglementet er det under "Generelt om inntaket" et punkt hvor det står at "Inntaket til et klassetrinn kan av pedagogiske hensyn stoppes før klassen tallmessig er fulltegnet. Et slikt stoppvedtak skal gjøres av styret ved BKG etter anmodning fra rektor". Det står i neste punkt: "Gyldig stoppvedtak må være fattet før eventuell avvist søknad er mottatt av skolen". Dette punktet setter et særlig krav til skolen om å dokumentere hvilke forhold som ligger til grunn for stoppvedtaket. Dokumentasjonen må være saklig og relevant og etterprøvbar både for skolen, foreldre og tilsynsmyndigheten. Skolen må ha prosedyrer for hvordan de kommuniserer at et klassetrinn er fullt i forbindelse med et "stoppvedtak". Skolen må også ha en rutine for hvordan venteliste (ref. pkt. 7 i "Generelt om inntaket") skal gjennomføres i tilfeller hvor klassetrinnet har hatt et "stoppvedtak". Hvordan skal skolen informere om at inntak igjen er åpent på trinnet? Skolen kan i dette tilfellet støte på utfordringer knyttet til kravet om at kriteriene for å få plass ved skolen skal være klare, objektive og saklige. Vi vurderer at skolens praksis når det gjelder stoppvedtak er i tråd med regelverket. Prioritering I reglementet står det at skolen er åpen for alle elever som fyller vilkårene for inntak i offentlige skoler. Under overskriften "Prioritering ved inntak" er det listet opp fire forhold som skolen legger til grunn for prioritering av søkere. Det er: "Barn som er forhåndsinnmeldt og med betalt depositum, barn med tilknytning til en av eiermenighetene, barn som har søsken på skolen og andre barn". Det er et krav at prioriteringskriteriene skal vise hvordan søkere blir prioritert ved oversøking. Dersom det prioriteres utfra flere hensyn, må prioriteringsrekkefølgen fremgå. Vi forutsetter at rekkefølgen dere har satt opp i reglementet også er den prioriteringsrekkefølgen dere bruker ved eventuell oversøking. I tillegg må det komme tydelig frem i prioriteringsreglene hvordan dere handler dersom det er flere søkere innenfor det samme prioriteringskriteriet. Dette er aktuelt ved oversøking, og kan for eksempel gjelde dersom flere elever har tilhørighet til de nevnte menighetene eller at flere har søsken på skolen. En fremgangsmåte som kan anvendes i slike tilfeller er for eksempel loddtrekning. Utdanningsdirektoratet understreker at prioriteringskriteriene skal være klare, saklige og objektive. I det første kriteriet under "Prioritering ved inntak" står det "barn som er forhåndsinnmeldt og med betalt depositum". Forbrukerombudet har utarbeidet retningslinjer om kontraktsvilkår for friskoler. Der behandles blant annet skolens adgang til å kreve forskuddsbetaling og depositum. Direktoratet understreker at det kun er

12 Side 12 av 16 anledning til å kreve dette fra elever som har akseptert skoleplassen, og på den måten vil det ikke kunne ha betydning i selve inntaksprosessen eller prioriteringen. I tråd med dette er kriterium nummer en ikke klart, saklig og objektivt. En eventuell innbetaling før skolestart, er å anse som skolepenger, jf. friskoleloven 6-2, og skal komme i fratrekk i skolepengene for de elevene som faktisk begynner på skolen. Skolen kan ikke kreve et gebyr for å behandle søknaden. Kriteriene som skolen har satt opp er etterprøvbare. Det betyr at det ikke krever skjønn for å vurdere om kriteriene er oppfylt. Avgjørelser om inntak Bergen Kristne grunnskole er en fådelt grunnskole med en klasse på hvert trinn, men kan i tråd med godkjenningen utvide til to paralleller på ungdomstrinnet. Det tas opp elever fortløpende. Skolen har sendt inn et eksempel på et vedtak om inntak, og de opplyser at de til nå har tatt inn alle elever som har søkt om skoleplass. Avgjørelse om avslag er derfor ikke fattet, og ikke vedlagt dokumentasjonen. I avgjørelsen om inntak som er sendt inn, krever skolen at foresatte må bekrefte mottatt plass ved å betale depositum. I retningslinjene for kontraktsvilkår for friskoler, som nevnt over, gis det adgang for skolen å kreve forskuddsbetaling, så lenge det ikke har betydning for inntaksprosessen. Inntaket og betaling av depositum må skje uavhengig av hverandre. I det vedlagte brevet om inntak, vises det ikke til inntaksreglementet eller til friskoleloven 3-1 om inntak. Det går heller ikke frem hvordan skolen har vurdert søknaden og eventuelt hvilke kriterier som er lagt til grunn. Hensikten med å ha et inntaksreglement er å sikre åpenhet omkring kriteriene for inntak og forutsigbarhet i prosessen rundt inntaket. På skolens hjemmeside ligger det et elektronisk søknadsskjema. I dette skjemaet henvises det ikke til inntaksreglementet eller til friskoleloven 3-1 om inntak. Rektor skriver i en redegjørelse at alle søknader nå kommer via skolens nettside. Under fanen "søk elevplass" ligger blant annet inntaksreglement, søknadsskjema og satser for foreldrebetaling. Rektor skriver at skolen regner det for tilstrekkelig bekjentgjøring av inntaksreglementet for søkerne. Informasjonen som det spørres etter i søknadsskjemaet er relevant i seg selv, men ikke egnet til å avgjøre om søkeren oppfyller kriteriene for inntak som står i reglementet. Det spørres kun etter navn, fødselsdato, klassetrinn i dag og navn på foreldre. Et av kriteriene er for eksempel at barnet har tilhørighet i en av menighetene, men det spørres ikke etter den informasjonen i skjemaet. Vi anser derfor ikke at søknadsskjemaet totalt sett er relevant for å skaffe informasjon om oppfyllelse av kriterier for inntak. Vedtak Siden det til dags dato ikke er avvist noen søknader om skoleplass, foreligger det ikke et eksempel på avslag på søknad om skoleplass. Dere har sendt inn et eksempel på et svarbrev i forbindelse med innvilgelse av skoleplass. I dette brevet orienteres det om at svarbrevet er et enkeltvedtak jf. forvaltningsloven, og det informeres om at vedtaket kan klages på og at det er klagefrist på tre uker. Videre kommer det frem at klagen må være skriftlig og begrunnet. Skolen har ikke adgang til å sette begrensninger for klageretten ved for eksempel kreve at klagen må være begrunnet. Klageretten gjelder uavhengig av om den som klager har en begrunnelse for klagen eller ikke. Videre opplyses det i brevet at en eventuell klage skal sendes til skolen, og at endelig klageinstans er Fylkesmannen i Hordaland. Det må tydelig beskrives

13 Side 13 av 16 fremgangsmåten ved klage, som er at en klage skal sendes til skolen. Dersom skolen ikke er enig i klagen (og omgjør vedtaket), skal skolen sende klagen videre til Fylkesmannen. Det er et krav at enkeltvedtak inneholder informasjon om retten til å se sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18 og 19. I det vedlagte brevet er ikke den retten omtalt. Et svarbrev om skoleplass må inneholde en informasjon om denne retten. 8 Utdanningsdirektoratets reaksjoner På bakgrunn av det som framgår av kapitlene ovenfor vedtar Utdanningsdirektoratet følgende pålegg, jf. friskoleloven 7-2a første ledd: Tilstandsrapport 1. Styret skal sørge for at skolen utarbeider en årlig tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd. Pålegget innebærer følgende: Skolen skal utarbeide en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. 2. Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som kommer frem i den, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd, bokstav k. Pålegget innebærer følgende: Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som fremkommer i den. Inntak 3. Styret ved skolen skal sørge for at inntaksreglementet viser hvordan søkere prioriteres ved oversøking, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd første punktum. Pålegget innebærer følgende: a. Skolen skal sørge for at det fremgår av inntaksreglementet at prioriteringsreglene bare kommer til anvendelse ved oversøking. b. Skolen skal påse at inntaksreglementet viser hvordan det skal prioriteres mellom flere søkere innenfor det samme prioriteringskriteriet. 4. Styret skal sørge for at inntaksreglementet bare inneholder regler for prioritering av søkere ut fra saklige hensyn, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd andre punktum. Pålegget innebærer følgende: Skolen skal se til at prioriteringsreglene ved oversøking er klare, saklig og objektive.

14 Side 14 av Styret skal sørge for at avgjørelser om inntak gjøres i samsvar med skolens inntaksreglement og friskolelovens regler, jf. friskoleloven 3-1. Pålegget innebærer følgende: a. Styret skal påse at alle avgjørelser om inntak og avslag om inntak av søkere er i samsvar med skolens inntaksreglement. b. Styret skal påse at skolen, gjennom søknadsskjema eller annet, ikke etterspør opplysninger som ikke er relevante for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene og prioriteringsreglene. 6. Styret ved skolen skal sørge for at det ved beslutninger om inntak og avslag på inntak, fattes enkeltvedtak som oppfyller reglene som følger av forvaltningsloven kap. IV og V, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Pålegget innebærer følgende: a. Styret skal påse at enkeltvedtakene, eller underretningene om enkeltvedtakene, inneholder fremgangsmåten ved klage. b. Skolen skal sørge for at enkeltvedtakene, eller underretningene om enkeltvedtakene, informerer mottakeren om retten til å se sakens dokumenter. c. Styret må se til at det ikke settes egne begrensninger i klageretten eller retten til å se sakens dokumenter i skolens enkeltvedtak, eller underretning om enkeltvedtak.

15 Side 15 av 16 9 Oppfølgning av tilsynsresultatene Tiltak for å rette bruddene på regelverket skal iverksettes umiddelbart. Når påleggene er oppfylt skal styret ved Foreningen Bergen Kristne grunnskole bekrefte dette ved en erklæring til Utdanningsdirektoratet der skolen redegjør for hvordan de har rettet påleggene. Frist for å sende inn slik erklæring er 10. mai Dersom senere tilsyn avdekker at ilagte pålegg ikke er rettet, vil Utdanningsdirektoratet kunne anvende reaksjoner etter den til enhver tid gjeldende reaksjonsbestemmelse. 10 Klageadgang Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 bokstav b, og kan påklages til Kunnskapsdepartementet. En eventuell klage skal sendes til Utdanningsdirektoratet innen tre uker etter at vedtaket er kommet fram til styret, jf. forvaltningsloven 28 og 29. Det kan søkes om å få utsatt iverksettelse inntil klagefristen er ute eller klagen er endelig avgjort, jf. forvaltningsloven 42. Om utforming av klage vises det til forvaltningsloven 32. Parten har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18. Med hilsen Bente Barton Dahlberg avdelingsdirektør Rannveig Dahlen Wesnes rådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent.

16 Side 16 av 16 Vedlegg: Liste over dokumentasjon sendt inn av skolen Referat fra valg av styremedlemmene Møteinnkalling og referat fra styremøter Representanter med møte- og uttalerett Skolens vedtekter Vedtak av skolens regnskap Vedtak av skolens budsjett Informasjon til revisor Daglig leder Tilstandsrapport Behandling av årlig tilstandsrapport Inntaksreglement Søknadsskjema Avgjørelser om inntak Vedtak av skolens inntaksreglement Bekjentgjøring av inntaksreglement