Spørsmål 3: Konkurransegrunnlag punkt 3.1 Tilbudsinnlevering, levering av tilbudet i elektroniske versjoner: Underpunkt 1: MS kompatibel versjon, versjonen må være komplett. Tilbudsbesvarelsen vil inneholde pdfdokumenter, det være seg forespurte attester, årsrapport mv. (vedlegg er en del av besvarelsen), som ikke foreligger som MS kompatible dokumenter. Kan oppdragsgiver spesifisere hvilke dokumenter/deler av tilbudsbesvarelsen som skal leveres i MS kompatibel versjon? Underpunkt 2: PDF format, skal være komplett og lagret som ett dokument/en fil. Tilbudsbesvarelsen vil bestå av en rekke store dokumenter, bl.a. er det forespurt produktkatalog og årsrapport. Det vil være teknisk tilnærmet umulig å samle alle disse i ett dokument/en fil. Kan oppdragsgiver spesifisere hvilke dokumenter/deler av tilbudsbesvarelsen som kreves samlet i ett pdf dokument/en fil for arkiveringsformål? Svar 3: Underpunkt 1: Kravet til MS-kompatibel versjon gjelder de av oppdragsgivers dokumenter som tilbyder skal fylle ut. D.v.s. vedlegg 1 Tilbudsmappe, vedlegg 3 Prisskjema og vedlegg 4 Referanseskjema. Øvrige dokumenter kan vedlegges i PDF-format. Underpunkt 2: Oppdragsgiver har ingen spesifikke krav til hvilke dokumenter som skal samles i ett PDF-dokument, men generelt ønsker oppdragsgiver færrest mulig dokumenter. Erfaringsmessig medfører dette færre feil i form av uteglemte vedlegg m.v., samtidig som dette gjør sakshåndteringen enklere for oppdragsgiver. Men dersom filenes størrelse gjør at dokumentene må splittes i flere kan tilbyder gjøre dette. Tilbud som består av flere PDF-dokumenter vil ikke bli avvist av denne grunn. Det samme gjelder sladdet kopi.
Spørsmål 4: Konkurransegrunnlaget punkt 3.3. Alternative tilbud aksepteres ikke: Dette forstås slik som at man i en og samme tilbudsbesvarelse ikke kan gi tilbud på alternative produkter, alternativt omfang av kurs- og opplæring m.v. Er det riktig forstått, eller mener oppdragsgiver at det heller ikke kan innleveres parallelle tilbud, det vil si flere komplette tilbudsbesvarelser fra samme tilbyder? Svar 4: Det vises til Forskrift om offentlige anskaffelser 20-4 Alternative tilbud. Med alternative tilbud menes tilbud som oppfyller kravene til ytelse og funksjon på en annen måte enn den som er etterspurt, men som oppdragsgiver like vel åpner for. I slike tilfeller må oppdragsgiver angi de alternative minstekravene m.v. i konkurransegrunnlaget. Et vanlig brukt eksempel er at oppdragsgiver har konkurranse på kjøp av biler, og at tilbyder tilbyr leasing i stedet. I denne konkurransen har oppdragsgiver ikke åpnet for alternative tilbud i forskriftens forstand. Tilbyder har anledning til å levere flere parallelle tilbud. Disse må i utgangspunktet leveres som komplette tilbudsbesvarelser, men felles vedlegg som for eksempel skatteattester, HMS-erklæring og evt. andre vedlegg som gjelder alle tilbudene kan leveres i ett eksemplar. Tilbudsmappe og prisskjema skal alltid leveres for hvert parallelt tilbud. De parallelle tilbudene skal både fysisk og elektronisk være atskilt ved tilbudsinnleveringen på en slik måte, at det ikke er risiko for at disse kan blandes. Det skal fremgå klart og tydelig hvilke vedlegg som evt. er felles og gjelder for alle tilbud. Det er tilbyders ansvar å levere tilbudene på en slik måte at oppdragsgiver kan sammenligne disse. I motsatt fall vil tilbudene kunne bli avvist. Spørsmål 5: Tilbudsmappe 2.4 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner, kvalifikasjonskrav 6 Evne til å være totalleverandør: Tilbyder bes om å vedlegge sin katalog samt kataloger fra evt. underleverandører. Det er tilstrekkelig om disse vedlegges elektronisk på minnepenn. Mange kataloger finnes ikke elektronisk, og de fleste av de som finnes elektronisk finnes ikke som en fil som kan lagres som vedlegg på en minnepenn. De fleste elektroniske kataloger må benyttes on-line på ulike sider på internett. Er det tilstrekkelig å henvise til nettadresser for å tilfredsstille kriteriet om å ha levert kataloger elektronisk? Svar 5: Dersom kataloger kan vedlegges på minnepenn er dette å foretrekke. Kan ikke dette la seg gjøre, ønsker oppdragsgiver å få produktkataloger levert på papir som vedlegg til tilbudet. Det anses ikke som tilstrekkelig å vise til en nettadresse.
Spørsmål 6: Tilbudsmappe 3.2-14 Samkjøpsproveny og 3.2-21 Pris og påslagsprosent, 2.avsnitt: I begge disse punktene fremgår det at prisene/påslagsprosenten som inngis IKKE skal ta høyde for/inkludere 2% samkjøpsproveny. Betyr det at alle priser/påslagsprosenter som gis i tilbudet kan økes med størrelsen på samkjøpsproveny ved avtaleinngåelse? Svar 6: Ja, VOIS-samarbeidet finansieres delvis gjennom samkjøpsproveny, og etter avtaleinngåelse vil prisene måtte justeres tilsvarende samkjøpsprovenyen. Det er ikke påslagsprosenten som skal justeres, men den tilbudte prisen (d.v.s. Tilbudt pris pr. prisenhet se vedlegg 3 Prisskjema). Påslagsprosenten skal ikke blandes inn i de prisene som oppgis i tilbudet og skal ikke berøre tilbudet på noen annen måte, enn at tilbyder aksepterer å måtte utbetale provenyen til VOIS to ganger årlig. Spørsmål 7: Tilbudsmappe 3.2-20 Generelle produktkrav: Innebærer siste setning her en rett for oppdragsgiver til uansett og når som helst å underkjenne et «opprinnelig» valgt produkt som «ikke godt nok», og forlange levert et alternativt produkt (bedre variant) til samme pris? Vil dette også gjelde for produktvarianter hvor oppdragsgiver har forespurt, mottatt og utprøvd vareprøver og således «godkjent» produktvarianten? Betyr dette at oppdragsgiver ubegrenset kan innføre nye krav/ønsker til produkter i avtaleperioden og med det underkjenne kvaliteten på et nesten hvilket som helst produkt? Hvor går grensen? Svar 7: Under de fleste omstendigheter vil produktvarianter hvor oppdragsgiver har forespurt, mottatt og utprøvd vareprøver og således godkjent produktvarianten. ikke være noe problem. Imidlertid er det ikke alle forhold ved et produkt som alltid kan avdekkes ved presentasjon av en vareprøve eller test på et avgrenset område. I noen tilfeller viser kvalitetsbrister seg først etter noe tid. Bestemmelsen er ment som en sikkerhet for oppdragsgiver, slik at et produkt alltid kan byttes ut, hvis det viser seg at det ikke holder tilstrekkelig kvalitet. Det er tilbyders ansvar å tilby produkter av god kvalitet. Oppdragsgivers hensikt med bestemmelsen er ikke å sikre seg en anledning til å kontinuerlig bytte til produkter av bedre kvalitet til samme pris.
Spørsmål 8: Tilbudsmappe 3.2-21 Pris og påslagsprosent, 1.avsnitt: Påslagsprosenten skal også gjelde for alle øvrige produkter som naturlig hører hjemme i den aktuelle produktgruppen. Her antas det at det er produktgrupper slik de fremgår i prisskjemaet som er «de aktuelle produktgruppene» og ikke at det er opp til den enkelte tilbyders produktgruppestruktur å bestemme om en vare er inkludert/ikke inkludert i produktgruppen. Det er med andre ord produktenes egenskaper og bruksområde som definerer produktet inn i de av oppdragsgiver spesifiserte produktgrupper og med det bestemmer produktets tilbudte påslagsprosent. Kan oppdragsgiver bekrefte denne antakelsen? Svar 8: Ja, når oppdragsgiver omtaler produktgrupper, menes det de produktgruppene som fremgår av prisskjemaet og slik det er beskrevet i spørsmålet ( produktenes egenskaper og bruksområde som definerer produktet inn i de av oppdragsgiver spesifiserte produktgrupper og med det bestemmer produktets tilbudte påslagsprosent. ). Det er ikke opp til den enkelte tilbyder å inkludere/ekskludere produkter i produktgruppene ut fra egen produktgruppestruktur. Tilbyder skal følge strukturen som oppdragsgiver har angitt i konkurransedokumentene.
Spørsmål 9: Tilbudsmappe 3.2-22 Prisstruktur, 2.avsnitt Tilbyder skal vedlegge en prisliste etter samme struktur som i prisskjemaet for sitt sortiment som vil høre inn under denne rammeavtalen: Det anmodes om kun å levere en vareliste med varegruppestruktur, varebeskrivelser, varenummer osv., men uten innkjøpspriser og påslagsprosenter. Påslagsprosenter vil likevel være oppgitt pr varegruppe og være bindende for hvert enkelt produkt. Bakgrunnen for anmodningen er at det å lage en slik liste med innkjøpspriser er en svært omfattende og arbeidskrevende oppgave samtidig som oppdragsgiver ikke har til hensikt å benytte prislisten ved vurdering og poenggiving av tildelingskriteriet «Totalkostnad», jfr. Tilbudsmappens punkt 4.1 Pris og beskrivelsen av evalueringen av tildelingskriteriet i underpunkt 1 til 5. Levering av en komplett prisliste er med andre ord ikke relevant for den evaluering oppdragsgiver skal gjøre av den enkelte tilbudsbesvarelse. I tillegg henføres det at det uansett vil være innkjøpspriser ved tidspunkt for kontraktsinngåelse som vil være gjeldende for oppdragsgivers pris på sortiment som ikke er spesifisert i vedlegg 3 Prisskjema. Svar 9: Denne rammeavtalen omfatter ikke lenger et tradisjonelt avtalesortiment og sidesortiment, men hele tilbyders sortiment på rammeavtalens område er i prinsippet et avtalesortiment, hvor prisene reguleres av påslagsprosentene. Dersom oppdragsgiver skal kunne følge med i prisutviklingen over tid, må oppdragsgiver ha et utgangspunkt å forholde seg til, og dette utgangspunktet må struktureres etter samme prinsipp som prisskjemaet. En annen grunn til at oppdragsgiver ber om denne informasjonen er oppdragsgiver må ha muligheten til å avdekke evt. uakseptable forskjeller i pris på sortimentet (ref. punkt 3.2.22 vesentlige prisforskjeller, som ikke kan forklares med forskjeller i kvalitet. ). Oppdragsgiver må ha anledning til å vurdere dette forholde i forbindelse med evalueringen av kontraktsgjennomføringskravene. Dette er grunnen til at oppdragsgiver må ha oversikten sammen med tilbudet, og at oversikten må inneholde innkjøpspriser. Oppdragsgiver ønsker å presisere følgende: Med struktureres etter samme prinsipp som prisskjemaet.. menes at produktene er plassert i de produktgruppene der de hører hjemme, og at innkjøpspris enten er oppgitt i henhold til de samme enhetene (stk., meter, gram, ml, etc.) som prisskjemaet forutsetter, eller - at volum (for eksempel stk., meter, gram, ml, etc.) fremgår tydelig av beskrivelsen, dersom prisen oppgis pr. salgsenhet. Tilbyder trenger da ikke å beregne påslagsprosent og endelig pris.
Spørsmål 10: Tilbudsmappe 3.2-32 Pandemiplan (opsjon): Slik det står skrevet i dette punktet plikter tilbyder å kunne levere og evt. overta eksisterende pandemiplan og beredskapslager, samt tjenester i den forbindelse. Plikten til å «levere og evt. overta beredskapslager» synes å være uten grenser, og med det være et betydelig risikoelement for den leverandør som velges som avtaleleverandør. Er det slik å forstå at oppdragsgiver, med bakgrunn i dette punktet, kan forlange opprettet og levert beredskapslager når de måtte ønske, hvor de måtte ønske, i det antall en måtte ønske, med de produkter en måtte ønske og med de volumer/beholdningsverdier en måtte ønske? Dette kravet menes å være urimelig så lenge omfang ikke er definert. Det bes om at oppdragsgiver angir omfanget av slike sikkerhetslagre, alternativt stryker punktet fra denne delen av forespørselen. Spørsmålet om pandemiplan og beredskapslager reises også i Tilbudsmappen del 5 Opsjoner punkt nr 1, hvor det gis anledning til å angi betingelser for tjenesten/leveransen. Svar 10: Oppdragsgivers hensikt med punktene vedrørende er som følger: Punkt 3.2.32: Med dette punktet menes at oppdragsgiver må kunne tilby pandemiplan og beredskapslager, evt. overta plan og lager som deltakerne selv måtte ha etablert og ikke lenger ønsker å administrere. I det siste tilfelle må det avtales mellom tilbyder og det enkelte medlem hvordan dette skal skje, med mindre annet allerede er angitt i tilbudet (se under). Det er ikke forutsatt at tilbyder skal overta beredskapslagre fra andre leverandører. Punkt 5.3: Her beskriver tilbyder sitt tilbud med hensyn til pandemi og beredskapslager, inkl. priser og betingelser, slik at deltakerne har et grunnlag for å vurdere hvorvidt de skal benytte seg av opsjonen i løpet av avtaleperioden. Som det fremgår av punkt 5 vil ikke opsjonene være gjenstand for evaluering, verken under pris eller kvalitet. Disse inngår altså ikke i verken kvalitets- eller prisevalueringen. Grunnen til dette er, at det vurderes som uforutsigbart i hvilken grad deltakerne vil benytte seg av opsjonene. Det viktige for deltakerne på avtalen er at leverandøren på rammeavtalen kan tilby dette, og at man vet hvilke priser og betingelser som gjelder. Som minimum må altså tilbyder kunne bekrefte at man har et tilbud på dette og beskrive tilbudet (inkl. priser og betingelser). Ut over dette er det opp til tilbyder å avgjøre hvor omfattende et tilbud man ønsker å beskrive.