KONKURRANSEGRUNNLAG. Rammeavtale for el-kraft fysisk levering og porteføljeforvaltning

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (for anskaffelser med verdi over EØS-terskelverdi) Rammeavtale for el-kraft fysisk levering og porteføljeforvaltning For Vestfold offentlige V O I S.no innkjøpssamarbeid

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING DEFINISJONER KORT OM ANSKAFFELSEN PRESENTASJON AV OPPDRAGSGIVER DELTAKERE PÅ RAMMEAVTALEN BRUKERE MED RETT TIL Å BENYTTE VOIS-RAMMEAVTALER AVTALENS VARIGHET OG ANTALL LEVERANDØRER KUNNGJØRING/ANSKAFFELSESPROSEDYRE KONTAKTPERSON FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN 6 2 GENERELT OM TILBUDET FRIST FOR Å STILLE SPØRSMÅL FRIST FOR Å LEVERE TILBUDET MERKING AV TILBUD VEDSTÅELSESFRIST TILBUDSKONFERANSE TENTATIV FREMDRIFTSPLAN TILBUDSINNLEVERING SPRÅK ALTERNATIVE TILBUD TILBUDSINNHOLD GENERELLE KRAV TIL TILBUDSUTFORMING ENDRING OG TILBAKEKALLING AV TILBUD FEIL OG MANGLER I KONKURRANSEDOKUMENTENE OFFENTLIGHET RETUR AV TILBUD 8 3 TILLEGGSOPPLYSNINGER 8 VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Tilbudsmappe Prisskjema Alminnelige kontraktsvilkår Mal for statistikk til VOIS Egenerklæring om vandel VOIS mal - Sist revidert Side 2

3 1 INNLEDNING 1.1 Definisjoner Oppdragsgiver: Deltaker: Enhet/virksomhet: Faggruppe: Arbeidsutvalg: Vestfold offentlige innkjøpssamarbeid (VOIS). Juridisk person/organisasjon som deltar eller har opsjon på avtalen, for eksempel kommune, fylkeskommune, fylkesmann, interkommunale selskap, og lignende. Enhet/virksomhet hos den enkelte deltaker, for eksempel en skole, et rådhus, en driftsavdeling og lignende. Gruppe av fagpersoner, utnevnt av deltakerne, som bistår VOIS i arbeidet med utarbeidelse av kravspesifikasjon, gjennomføring av konkurranse, evaluering av tilbud og oppfølging i kontraktsperioden. Gjelder spesielt avtalen om strøm. Et mindre utvalg (3-4 personer) som ivaretar den daglige oppfølgingen og kontakten med leverandøren. 1.2 Kort om anskaffelsen Oppdragsgiver skal gå til anskaffelse av rammeavtale på el-kraft fysisk levering og porteføljeforvaltning. Leveransen omfatter også strøm til kommunal veibelysning. Anskaffelsen utgjør et årlig kraftvolum på ca. 290 GWH og omfatter flere tusen målepunkt. Det oppgitte omfang er estimater basert på forbruksstatistikker. Det garanteres ikke for noen av de estimatene som er oppgitt i konkurransedokumentene, heller ikke estimater som er benyttet i forbindelse med vekting av priser og andre kriterier. For nærmere informasjon om oppdraget vises det til vedlegg 1 Tilbudsmappe. 1.3 Presentasjon av oppdragsgiver Vestfold offentlige innkjøpssamarbeid (VOIS) ble etablert , og har alle 14 kommuner i Vestfold som medlemmer. VOIS er et samarbeid om inngåelse av felles rammeavtaler, utstyrsanskaffelser og innkjøpsspørsmål generelt. VOIS organiseres som et vertskommunesamarbeid, i henhold til Kommuneloven 28-1 (b). Det er etablert et rådgivende styre for VOIS, som består av rådmennene fra alle kommunemedlemmene. VOIS sekretariat er samlokalisert med innkjøpsavdelingen i Sandefjord kommune og utfører oppgaver på vegne av medlemmene, samt en del andre offentlige instanser (eksempelvis Fylkesmannen i Vestfold, Vestfold fylkeskommune, o.a.). For nærmere informasjon om VOIS vises det til VOIS mal - Sist revidert Side 3

4 1.4 Deltakere på rammeavtalen Kommunesammenslåinger Det er planlagt flere kommunesammenslåinger i Vestfold i avtaleperioden: Kommunene Andebu, Sandefjord og Stokke kommune slås sammen fra Området Vear i Stokke kommune blir overført til Tønsberg kommune fra samme dato. Navn på ny kommune blir Sandefjord kommune. Kommunene Lardal og Larvik slås sammen fra Kommunene Nøtterøy og Tjøme slås sammen fra Navn på ny kommune blir Færder kommune. Kommunene Hof og Holmestrand slås sammen fra Navn på ny kommune blir Holmestrand kommune. Det kan også komme ytterligere sammenslåinger i perioden. I forhold til rammeavtalen gjelder følgende: De kommunene som slår seg sammen opphører å eksistere og trer ut av kontrakten uten oppsigelsestid. De(n) nye (sammenslåtte) kommunen(e) har opsjon på å tiltre avtalen. Hvis en kommune deler seg, vil de aktuelle geografiske områdene bli omfattet rammeavtalen dersom den nye kommunen deltar på denne. Hvis et geografisk område (for eksempel Vear) overgår til en kommune som er utenfor rammeavtalen, vil det geografiske området tre ut av avtalen fra det tidspunkt hvor det overføres til den nye kommunen. Avtalen har følgende deltakere: Deltaker/kommune Andebu kommune Hof kommune Holmestrand kommune Horten kommune Lardal kommune Evt. andre enheter (utenom selve kommunen) som er inkludert Larvik kommune Bølgen kulturhus Larvik Havn Det nasjonale aldershjem for sjømenn i Stavern Larvik kirkelige fellesråd Nøtterøy kommune Re kommune Sande kommune Kommentarer Andebu kommune slås sammen med Sandefjord og Stokke fra Hof kommune slås sammen med Holmestrand fra Holmestrand kommune slås sammen med Hof fra Lardal kommune slås sammen med Larvik fra Larvik kommune slås sammen med Lardal fra Nøtterøy kommune slås sammen med Tjøme fra VOIS mal - Sist revidert Side 4

5 Sandefjord kommune Ideelle foreninger og lag, som kommunen samarbeider med, kan delta på avtalen dersom disse ønsker dette. Leverandøren som velges på avtalen må løpende håndtere påmelding/avmelding fra foreninger/lag m.m. Kommunen skal ikke ha noe administrativt ansvar i denne forbindelse. Eventuell slik deltagelse er helt og holdent leverandørens ansvar, og skal ikke på noen måte involvere kommunen. Stokke kommune Stokke bygdetun Stokke kirkelige fellesråd Stokke IL Svelvik kommune Tjøme kommune Tønsberg kommune Tønsberg renseanlegg IKS Vestfold fylkeskommune Sandefjord kommune slås sammen med Andebu og Stokke fra Stokke kommune slås sammen med Andebu og Sandefjord fra Tjøme kommune slås sammen med Nøtterøy fra Brukere med rett til å benytte VOIS-rammeavtaler Interkommunale selskap, kirkelig virksomhet samt andre offentlige virksomheter skal kunne benytte seg av VOIS sine avtaler, og har derfor rett til å tiltre denne avtalen i ettertid. Disse er opplistet på Avtalens varighet og antall leverandører Varighet Kontraktsperioden er 4 år Antall leverandører Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Det vil si at det velges en -1- totalleverandør på avtalen. VOIS mal - Sist revidert Side 5

6 1.7 Kunngjøring/anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Denne loven med forskrifter finnes på Anskaffelsesprosedyren som er valgt er åpen anbudskonkurranse. Dette innebærer at alle interessenter kan gi tilbud. Det skjer ingen prekvalisering, og tilbyderne må innlevere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de innleverer tilbudet. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av de innleverte tilbud. Anskaffelsen er kunngjort i kunngjøringsdatabasene Doffin og TED. 1.8 Kontaktperson for anskaffelsesprosessen Kontaktperson for anskaffelsesprosessen er: Navn: Hanne F. Bjerke Tlf: E-post: Hanne.bjerke@sandefjord.kommune.no 2 GENERELT OM TILBUDET 2.1 Frist for å stille spørsmål Frist for å stille spørsmål til konkurransen er fredag 1. juli 2016 kl Spørsmål vedrørende konkurransen skal sendes per e-post til kontaktpersonen. Alle spørsmål vil bli anonymisert og besvart via Frist for å levere tilbudet Frist for å levere tilbud er mandag 25. juli 2016 (poststemplet). 2.3 Merking av tilbud Forsendelsen merkes: «VOIS Rammeavtale for el-kraft fysisk levering og porteføljeforvaltning». 2.4 Vedståelsesfrist Tilbyderen må minimum vedstå seg tilbudet i 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. 2.5 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 2.6 Tentativ fremdriftsplan Aktivitet: Dato: Tilbudsevaluering ferdig August 2016 Kontraktstildeling August 2016 Kontraktsinngåelse/signering September 2016 Oppstart av avtale VOIS mal - Sist revidert Side 6

7 2.7 Tilbudsinnlevering Tilbudet leveres inn i to -2- eksemplarer i papirversjon til: Oppdragsgiver: Sandefjord kommune Avd./Kontaktperson: Innkjøpsavdelingen v/hanne F. Bjerke Besøksadresse: Sandefjordsveien 3 Postadresse: Postboks 2025 Postnummer og sted: 3202 Sandefjord I tillegg skal tilbudet leveres som elektroniske versjoner (minnepenn eller tilsvarende) på følgende måte: 1. MS-kompatibel versjon. Oppdragsgiver skal benytte denne versjon til evalueringsformål. Versjonen må være sikret mot virus og være komplett. 2. PDF-format. Oppdragsgiver skal benytte denne versjon til arkivformål. Dokumentet skal være signert, komplett og lagret som ett dokument/én fil. 3. Sladdet versjon. Tilbudet er i utgangspunktet ikke unntatt offentlighet. Det er mulig å sladde tilbudet for taushetsbelagte opplysninger som anses som forretningshemmeligheter. Dersom leverandøren mener det er relevant, skal det leveres en ytterligere kopi av tilbudet som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Sladdet kopi leveres som ett dokument/én fil i PDF-format. Dersom tilbudet leveres ved personlig oppmøte, gjøres dette i resepsjonen ved Sandefjord rådhus. En representant for oppdragsgiver vil utstede en kvittering for mottatt tilbud, der det påføres dato og klokkeslett for innlevering og gjennom dette bekrefter leveringstidspunktet. Resepsjonen stenger hver dag klokken Dersom poststempel ikke fremkommer på forsendelsen må tilbyder kunne dokumentere at tilbudet er blitt sendt innen tilbudsfristen. Dersom dette ikke kan dokumenteres og forsendelsen kommer oppdragsgiver i hende etter tilbudsfristen, vil tilbudet bli vurdert som levert inn etter tilbudsfristen, og derav bli avvist. Videre vil også tilbud som sendes per post bli avvist dersom tilbudet kommer frem til mottaker mer enn tre virkedager etter angitt tilbudsfrist. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.8 Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. 2.9 Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke Tilbudsinnhold Tilbyder forutsettes å utarbeide et tilbud i henhold til kravene i denne tilbudsforespørsel. Alle kostnader forbundet med hele tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere Generelle krav til tilbudsutforming Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som er krevd, og være undertegnet av autorisert representant for tilbyder. Tilbudet skal leveres inn på tilbudsmappen (vedlegg 1) Endring og tilbakekalling av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbud er å anse som et nytt tilbud Feil og mangler i konkurransedokumentene VOIS forventer at tilbyderne i tråd med god tilbudsskikk, herunder skriftlig melder fra om uklarheter, feil eller mangler i konkurransdokumentene til oppdragsgivers kontaktperson uten ugrunnet opphold Offentlighet I henhold til Offentleglova (heretter benevnt Offl. ) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten, ref. FOA 3-6, Offl 13 og Forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en elektronisk utgave av tilbudet på minnepinnen hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. VOIS mal - Sist revidert Side 7

8 2.15 Retur av tilbud Tilbudene vil ikke bli returnert. 3 TILLEGGSOPPLYSNINGER Oppdragsgiver vil etter endt kontraktsperiode kunne utstede en sluttattest. Før attest utstedes som endelig, vil leverandøren få anledning til å kommentere innholdet innen en gitt tidsfrist. Denne vil kunne bli sendt andre offentlige oppdragsgivere på forespørsel. VOIS mal - Sist revidert Side 8