Spørsmål og svar og utsatt tilbudsfrist

Transkript

1 Spørsmål og svar og utsatt tilbudsfrist Nedenfor følger de spørsmålene Sivilombudsmannen har mottatt til konkurransegrunnlaget, sammen med Sivilombudsmannens svar. Spørsmålene har gjort det nødvendig med enkelte justeringer av konkurransegrunnlaget, og Sivilombudsmannen har besluttet at tilbudsfristen endres til 21. september 2015 kl. 12. Avtalens oppstart og vedståelsesfrist er også forskjøvet to uker. Spørsmål 1: Can You explain me nuances to make it more accurate?! For example: Begining with what kind a service You need? Design? Printing? Tell me more about You re needs. Svar 1: Reference is made to section 1.2 in the invitation to tender («Konkurransegrunnlag»). In this section, The Parliamentary Ombudsmann ( Sivilombudsmannen ) has described the services this competition is concerned with. Spørsmål 2: I konkurransegrunnlaget refereres det til Sivilombudsmannens eksisterende grafiske profil. Har dere mulighet til å sende oss den grafiske profilen eller gi oss en link hvor vi kan laste den ned? Svar 2: Sivilombudsmannen vil legge ut denne eksisterende grafiske profilen i sammenheng med svarene i dette dokumentet. Den eksisterende profilen gjøres tilgjengelig på: Spørsmål 3: I vedlegg 2, kategori 3 trykking, står det følgende: Alle trykkekostnader skal fremgå av en egen prisliste( ) Er dette en liste dere supplerer som tilbydere skal fylle ut? Eventuelt en detaljert oversikt over hva som skal prises? Svar 3: Sivilombudsmannen vil utarbeide et revidert Vedlegg 2 hvor produktene som det ønskes oppgitt trykkepriser for, er spesifisert. Prisene for Kategori 3 - trykking vil bli vurdert på bakgrunn av priser som er oppgitt i henhold til dette nye prisskjemaet. Det nye prisskjemaet vil legges ut på Doffin når det er klart. Spørsmål 4: 1 Kan dere si noe om anttatt omfang av konkurransen, målt i kroner/omsetning pr år eller i kontraktsperioden? 2 I Vedlegg 2 er det felter for å fylle ut fire ulike timepriser, på Kategori 1 og 2. På Kategori 3 skal vi oppgi priser på trykk. [ ] Hva skal dere ha priset? Opplag? Papir? Størrelser osv [ ]?

2 3 Vanligvis publiserer oppdragsgiver spm og svar etter hvert som de kommer og besvares. Vi finner ingen i denne konkurransen, og lurer derfor på om vi er pålogget rett sted, eller om vi ikke klarer finne dokumenter av en eller annen grunn [ ]? 4 Dere ber om "ny grafisk profil" i et underpunkt under Kvalitet, pkt 6 Valg av tilbud, i Konkurransegrunnlaget. I vedlegg 2 brukes begrepet "justert grafisk profil". [ ]. Ønsker dere en "Justering" av nåværende profil, eller en helt "ny" profil hvor man stiller med blanke ark? 5 Vi finner ikke i konkurransegrunnlaget noen føringer for hvordan dere ønsker "ny" evt "justert grafisk profil"? Kan dere si noe om hvorfor det skal utarbeides ny profil, hva dere ønsker at ny profil skal inneholde, hvilke verdier den skal formidle, hvilke flater den skal brukes på, begrensninger/muligheter, ønsker dere symbol eller bare en typografisk løsning osv osv. Eller med andre ord; oppdragsgivers føringer for utvikling [ ]? 6 Dere ber om "Identifikasjon" av evt underleverandører. Betyr det at det ikke kreves annen dokumentasjon enn navn og evt organisasjonsnr på underleverandør på trykking? Svar 4: 1 Det vises til punkt II.1.4 i kunngjøringen, «Opplysninger om rammeavtale»: «[ ]Rammeavtalens varighet: Antall år: 4, [ ] Anslått samlet verdi av avropene i løpet av hele rammeavtalens varighet/anslå totalverdi eksklusiv MVA: NOK». 2 Se svar på spørsmål 3 ovenfor. 3 Innkomne spørsmål besvares samlet etter spørsmålsfristens utløp, jf. konkurransegrunnlaget pkt Sivilombudsmannen ønsker en justert grafisk profil, ikke en helt ny profil. Det vises til konkurransegrunnlaget punkt 1.2.1: «Sivilombudsmannen ønsker tilbud på utarbeidelse av konsept for årsmelding og grafiske produkter. Sivilombudsmannen ønsker et mer moderne uttrykk basert på eksisterende profil. Det skal ikke utvikles en gjennomgripende ny grafisk profil. Leveransen skal også omfatte utarbeidelse og produksjon av årsmeldinger og øvrige grafiske produkter. Det justerte grafiske uttrykket skal innarbeides i nye maler for de ulike produktkategoriene, og det vil bli behov for løpende layout- og tekstbehandlingstjenester. Leverandørens forpliktelser omfatter trykking. Det grafiske konseptet må være overførbart til senere utvikling av nytt nettsted. Dette innebærer at konseptet må tilfredsstille krav til universell utforming med hensyn til versaler, fargevalg, kontrast, responsivt design etc». 5 Se svar rett ovenfor.

3 Sivilombudsmannen ønsker en justert grafisk profil som er anvendelig på alle flater, og som tilfredsstiller kravene til universell utforming (WcAG, etc.). 6 Sivilombudsmannen ber om at eventuelle underleverandører identifiseres. Det er tilstrekkelig at underleverandører av trykkeritjenester identifiseres ved navn og organisasjonsnummer. Leverandøren er bundet av prisene oppgitt for Kategori 3 i Vedlegg 2 selv om det skulle bli nødvendig å skifte underleverandør. Spørsmål 5: I konkurransegrunnlaget står det nevnt flere steder, blant annet under pkt 6 Valg av tilbud. «Skisse til løsning for ny grafisk profil og konsept for årsmelding» Det vi konkret lurer på er om dere ønsker en justering av den grafiske profilen, eller om dere ønsker en ny grafisk profil for årsmelding. Eller ønsker dere begge deler, altså en justering av den generelle grafiske profilen, og en ny grafisk profil for årsmeldingen. Svar 5: Det vises til svar på spørsmål 4 punkt 4 ovenfor. Sivilombudsmannen ønsker en justert grafisk profil, basert på det eksisterende uttrykket. Det justerte grafiske uttrykket skal innarbeides i et nytt oppsett /design av årsmeldinger (maler), og i maler for øvrige grafiske produkter nevnt i konkurransegrunnlaget punkt Spørsmål 6: For å kunne prise trykksaker trenger vi å vite bla: Format Omfang Opplag Papirkvalitet og ferdiggjøring. Vi kan ikke finne disse opplysningene i konkurransegrunnlaget [ ]. Vi har tilleggsspørsmål til konkurransegrunnlaget [ ]: Vi er usikre ved formuleringen «skisse til løsning i form av grafisk profil og konsept for årsmelding». Ønsker dere å se en visuell skisse i form av et utkast til grafisk profil og årsmelding, eller mener dere skisse i form av en skriftlig besvarelse? [ ] Svar 6: Hva gjelder spørsmålet om en nærmere spesifikasjon av leveransene som skal prises under Kategori 3 trykking, vises det til svaret på spørsmål 3 ovenfor. Vedrørende tilleggsspørsmålet knyttet til hva som etterspørres gjennom begrepet «skisse», understreker Sivilombudsmannen at skisse til løsning betyr et konsept og ikke et uttegnet forslag. Sivilombudsmannen har etterspurt et overordnet løsningsforslag, og ønsker å se en prinsippskisse eller strategi. Om fremstillingen av skissen/løsningsforslaget skjer i skriftlig eller tegnet form, er opp til tilbyder. Spørsmål 7: Da leverandøren skal inngi et tentativt løsningsforslag i tilbudet etterlyses opplysninger om merkevareplattform og eksisterende visuelle retningslinjer/profilguide [ ].

4 Tilbudsgiver ønsker derfor å få tilsendt: Eksisterende profilguide dersom dette foreligger. Logo i eps/ai versjon. Merkevareplattform dersom dette foreligger : o Dersom dette ikke er tilgengelig ønsker tilbudsgiver informasjon om Sivilombudsmannens: Misjon og visjon Posisjonering Kjerneverdier Svar 7: Det vises til svar på spørsmål 2 ovenfor. Sivilombudsmannen vil også gjøre Sivilombudsmannens strategi for tilgjengelig, på denne nettadressen: Spørsmål 8: 1 Finns det en designmanual i dag som vi kan få tilsendt? 2 På nettet ligger det pdf er av årsmeldinger. Er dette slik de trykte årsmeldingene ser ut, eller har de trykte årsmeldingene et annet design? 3 Finns det andre eksempler på trykte publikasjoner slik de fremstår i dag? Svar 8: Når det gjelder spørsmålet om designmanual, vises det til svar på spørsmål 2 ovenfor. Sivilombudsmannen vil gjøre den eksisterende grafiske profilen tilgjengelig. Vedrørende spørsmål 2 og 3, presiserer Sivilombudsmannen at alle publikasjoner er slik de fremstår på våre hjemmesider. Det vises til publikasjonene som er tilgjengelige på disse. Spørsmål 9: Dere etterspør "Skisse til løsning i form av grafisk profil og konsept for årsmelding. Det ønskes ikke et ferdig utviklet konsept i tilbudet, men et overordnet løsningsforslag. Blant elementene som skal inngå i løsningsforslaget som vedlegges tilbudet, er en beskrivelse av hvordan krav til universell utforming vil sikres. Valgte leverandørs løsningsforslag vil bli utviklet videre i dialog med Sivilombudsmannen etter kontraktsinngåelse." Vi leverer svært gjerne en skriftlig oppdragsforståelse som på overordnet nivå sier noe om utfordringer, muligheter og ikke minst hvordan universell utforming kan brukes som et pre for å styrke kommunikasjon og omdømme. Vi leverer derimot ikke skisser hvor grafisk design er tatt i bruk. [ ] Vil oppdragsforståelse, arbeidsprøver og CV være tilfredsstillende for å kunne bli vurdert som byrå for Sivilombudsmannen? Svar 9: Det vises til svar på spørsmål 6 ovenfor. Begrepet skisse betyr et konsept og ikke et uttegnet forslag. Sivilombudsmannen ønsker å se en prinsippskisse eller strategi, og om denne fremstilles skriftlig eller i tegnet form er opp til tilbyder. En skriftlig oppdragsforståelse, sett i sammenheng med arbeidsprøver og CV, vil derfor være tilfredsstillende for å kunne bli vurdert som byrå for Sivilombudsmannen.

5 Oppdragsforståelsen må imidlertid si noe om hvordan tilbyder ser for seg å løse oppdraget i samarbeid med Sivilombudsmannen («overordnet løsningsforslag»). Spørsmål 10: [ ] er i utgangspunktet skeptisk til konkurranser som metode for å komme frem til gode løsninger. [ ] Videre mener [ ] at det er svært uheldig at det inviteres til åpne konkurranser med krav om levering av kreativt arbeid/ideskisser, uten at slikt arbeid honoreres. [ ] En mer rettferdig måte å avholde konkurranser på ville [ ] være enten å ikke kreve innlevert kreativt arbeid (tentative løsningsforslag), eller bare invitert noen få utvalgte leverandører til å utarbeide et løsningsforslag der alle inviterte mottar et visst honorar for arbeidet. På denne bakgrunn bes det om at Sivilombudsmannen endrer konkurransebetingelsene i tråd med det som fremgår ovenfor. Svar 10: Sivilombudsmannen er en offentlig oppdragsgiver som er underlagt lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne konkurransen gjelder et tjenestekjøp av en art og verdi som medfører at Sivilombudsmannen er forpliktet til å velge leverandør på bakgrunn av en konkurranse gjennomført i henhold til reglene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Sivilombudsmannen oppfatter spørsmålsstillingen dithen at det anmodes om at konkurransebetingelsene endres slik at det ikke oppstilles noe krav om at det inngis kreativt arbeid/ideskisser sammen med tilbudet, eller eventuelt at denne typen arbeid kompenseres. Det vises til svarene på spørsmål 6 og 9 ovenfor. Skissen til løsning kan ha form av en oppdragsbeskrivelse eller en strategi for videre arbeid. Sivilombudsmannen forutsetter ikke at tilbyderne inngir tegnede elementer, men deltakerne i konkurransen står samtidig fritt til å gjøre bruk av dette virkemiddelet.