1 av 3 Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse Dato 14.03.2016 Referanse Møtereferat Til stede: Utredningsgruppa: Marit Reitan, Camilla Trud Nereid, Solrun Johanne Valen, Magne Arve Flaten, Karoline Daugstad, Charlotte Gaertner og Anita Brækken. Sekretariatet: Merete Thorsvik og Tore Amundsen. Forfall: Trond Singsaas, Liv Unhjem Kopi til: Gjelder: Møte i utredningsgruppa for administrativ organisering Møtetid: 14.03.2016 kl. 8.30-10.00 Møtested: Rom 119, Pav. A, Dragvoll Signatur: Utredningsarbeidet med administrativ organisering Agendaen for dagens møte var: 1. Status for utredningsoppdraget til 15. april 2. Kartlegging av dagens administrative virksomhet 3. Normering som grunnlag for dimensjonering av ressursbehov? a. Rammestyring vs. normering? b. Uansett nyttig å få opp et faktagrunnlag rundt dagens virksomhet sett i forhold til ressursbruk? c. Hva er de viktigste driverne innen de ulike områdene? 4. Videre arbeid. Møtet støttet seg på powerpoint-plansjer, se vedlegg. Noen foreløpige tanker i diskusjonen når det gjelder funksjonsområder Oppgaver innen lederstøtte, brukerstøtte og forvaltning fordelt på funksjonsområder som økonomi, HR, studieområdet mv. skal beskrives. Det har gått ut en bestilling til instituttene og fakultetsadministrasjonene for å få oversikt over arbeidsområder og arbeidsomfang, med frist 17. Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon 7491 Trondheim E-post: Bygg 1, nivå 4 + 47 73 59 19 00 postmottak@svt.ntnu.no NTNU Dragvoll Telefaks http://www.ntnu.no/svt Trondheim + 47 73 59 19 01 Tlf: + 47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 14.03.2016 Referanse 2 av 3 mars. Funksjonsområdene ble gjennomgått som grunnlag for en diskusjon om hva som bør prioriteres og ikke prioriteres. Områdene er: Studier Forskning og kommunikasjon Virksomhetsstyring og økonomi HR og HMS Areal og dokumentsenter IT. Studier: Dette er det største området og hvor det kan være mest å hente når det gjelder mer effektiv ressursbruk. Det kan bl.a. finnes tilfeller av dobbeltarbeid mellom institutt- og fakultetsnivåene her. Internasjonalisering er et av de områder som er fagstrategisk viktig innen studieområdet og som vi bør se nærmere på når det gjelder ressurstilgang. Forskning og kommunikasjon: Her er det viktigste spørsmålet hvordan vi kan skaffe gode ressurser/kompetanse, og i mindre grad fordelingen av oppgaver mellom nivå 2 og 3. Fagspesifikke problemstillinger betyr at funksjonsområdet bør ligge på fakultetsnivå, og i mindre grad på sentralt nivå. Virksomhetsstyring og økonomi: Hovedtyngden av dette funksjonsområdet bør ligge på fakultetsnivå og mindre på sentralnivået. Ved dagens SVT brukes relativt store ressurser på prosjektøkonomi i forhold til omfanget av eksternt finansierte prosjekter, så det kan være grunn til å se på en eventuell omfordeling av ressurser her. Men dette er neppe en diskusjon om fordeling mellom nivåer. HR og HMS: Det finnes uløste utfordringer knyttet til kompetanse og hvordan HR/HMS arbeider i forhold til instituttene. Problemstillingene er med andre ord i liten grad knyttet til på hvilket nivå HR-ressurser bør ligge. HR/HMS bør fortsatt ligge på fakultetsnivå bl.a. av hensyn til å ha et godt (vi tør ikke lenger skrive «robust») faglig miljø, men for store institutter kan det tenkes asymmetriske løsninger hvor HR-ressursen sterkere knyttes til instituttet selv om den er organisert under fakultetet. Vel så viktig som at HR-konsulenten skal være godt kjent med «sitt» institutt, kan det være å utvikle spesialkompetanse hos konsulentene. Variabel lønn er en funksjon som kan være aktuell å legge til fellesadministrasjonen, og dette momentet bør vi huske på når vi avgir uttalelse 15. april. Det er neppe nødvendig å tilføre ekstra ressurser til HR/HMS-området. Det kan gjennom omprioriteringer imidlertid være av betydning å investere mer tid på nyansatte slik at de raskere og bedre får utnyttet sin kapasitet.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 14.03.2016 Referanse 3 av 3 Areal og dokumentsenter: Dokumentsenteret kan tenkes å ligge sentralt. Det er imidlertid viktig å legge som premiss at funksjonen skal være i utvikling til det beste for primærvirksomheten. Generelt for denne og andre funksjoner som kan bli lagt sentralt, er viktigheten av at de ikke selv genererer oppgaver og lever sitt eget liv. IT: Dette er et funksjonsområde som kanskje kan legges sentralt. Det er imidlertid svært viktig at tjenesten er tett på brukerne og kan gi hjelp raskt, f.eks. ved tekniske problemer i et undervisningsrom. Dette kan løses ved etablering av lokale Helpdesk. Navn på fakultetet Det hører med til utredningsgruppenes oppdrag å komme med synspunkter på forslagene til navn på fakultetene. Dette kommer vi tilbake til. «Hjemmelekse» En framlagt disposisjon kan være til hjelp i det videre arbeidet. Den ser foreløpig slik ut: Kartlegging av dagens ressursbruk på ulike områder Administrative behov framover i lys av NTNUs strategiske utvikling Hvor ligger effektiviseringspotensialet? Hvor ser vi for oss endret oppgavefordeling mellom nivå 1 og 2? Hvilke elementer i organisering og dimensjonering er betinget av «SUV-fakultetets» framtidige instituttstruktur? Utredningsgruppas medlemmer fikk i hjemmelekse å supplere oversikten over hva som er viktige «drivere» for de ulike funksjonsområdene,jf. vedlagte plansjer for: Studie PhD Forskningsadm. Økonomi HR Lønn (fast, variabel, reise)
Møte i utredningsgruppe administrativ organisering 14. mars 2016 Kunnskap for en bedre verden
Agenda: 1. Status utredningsoppdrag 15. april ALF SVT Utredningsgruppe faglig organisering 2. Kartlegging av dagens administrative virksomhet 3. Normering som grunnlag for dimensjonering av ressursbehov? 4. Videre arbeid Instituttledersamling Nordpå Kunnskap for en bedre verden 2
Oppdraget Fakultetene skal foreslå hvordan de ønsker å dimensjonere de administrative oppgavene på funksjonsområdene: undervisning og utdanning, forskning, innovasjon, kommunikasjon, HR, økonomi, IT og lederstøtte; og hvordan oppgavene kan organiseres og fordeles mellom fakultets- og instituttnivå. Det er ønskelig at alternative forslag utredes Fra møtet 9.3: Se oppdraget i lys av hva som skal behandles i styret i juni. Til 15.04. skal vi si noe om effektivisering, hvilke oppgaver vi skal ha i administrasjonen (hva vil vi ha mer/mindre av herunder kan vi også si noe om nivå 1), «grov» inndeling ifht fordeling fak-inst., ikke nødvendig med tallfesting av dimensjonering. Husk at dette er et innspill i en utredning. Kunnskap for en bedre verden 3
2. Kartlegging av dagens administrative virksomhet oppgaver og omfang Det er gjort noen kartlegginger allerede, men det er behov for en mer detaljert gjennomgang Hvordan kartlegge for å skape best mulig grunnlag for dimensjonering? Kunnskap for en bedre verden 4
Hva gjør fakultetets administrasjon? FAKULTET Lederstøtte og overordnet forvaltning FAKULTETS- INSTITUTT Lederstøtte, forvaltning, drift og fagnær brukerstøtte INSTITUTT- Kunnskap for en bedre verden 5
Ressursbruk i fakultets- og instituttadministrasjon Kunnskap for en bedre verden 6
Arbeidsoppgaver i fakultetets administrasjon STUDIER FORSKNING OG KOMMUNIKASJON VIRKSOMHETSSTYRING OG ØKONOMI HR OG HMS AREAL OG DOKUMENTSENTER IT INSTITUTT FAKULTET Forvaltning, drift og fagnær brukerstøtte Lederstøtte og overordnet forvaltning INSTITUTT- FAKULTETS- Kunnskap for en bedre verden 7
Arbeidsoppgaver i fakultetets administrasjon STUDIER FORSKNING OG KOMMUNIKASJON VIRKSOMHETSSTYRING OG ØKONOMI HR OG HMS AREAL OG DOKUMENTSENTER IT INSTITUTT FAKULTET Forvaltning, drift og fagnær brukerstøtte Lederstøtte og overordnet forvaltning INSTITUTT- Dette er det største området som skal integreres administrativt i det nye fakultetet! FAKULTETS- Kunnskap for en bedre verden 8
Arbeidsoppgaver i fakultetets administrasjon STUDIER FORSKNING OG KOMMUNIKASJON VIRKSOMHETSSTYRING OG ØKONOMI HR OG HMS AREAL OG DOKUMENTSENTER IT INSTITUTT FAKULTET Forvaltning, drift og fagnær brukerstøtte Lederstøtte og overordnet forvaltning INSTITUTT- FAKULTETS- Kunnskap for en bedre verden 9
Arbeidsoppgaver i fakultetets administrasjon STUDIER FORSKNING OG KOMMUNIKASJON VIRKSOMHETSSTYRING OG ØKONOMI HR OG HMS AREAL OG DOKUMENTSENTER IT INSTITUTT FAKULTET Forvaltning, drift og fagnær brukerstøtte Lederstøtte og overordnet forvaltning INSTITUTT- FAKULTETS- Kunnskap for en bedre verden 10
Arbeidsoppgaver i fakultetets administrasjon STUDIER FORSKNING OG KOMMUNIKASJON VIRKSOMHETSSTYRING OG ØKONOMI HR OG HMS AREAL OG DOKUMENTSENTER IT INSTITUTT FAKULTET Forvaltning, drift og fagnær brukerstøtte Lederstøtte og overordnet forvaltning INSTITUTT- FAKULTETS- Kunnskap for en bedre verden 11
Arbeidsoppgaver i fakultetets administrasjon STUDIER FORSKNING OG KOMMUNIKASJON VIRKSOMHETSSTYRING OG ØKONOMI HR OG HMS AREAL OG DOKUMENTSENTER IT INSTITUTT FAKULTET Forvaltning, drift og fagnær brukerstøtte Lederstøtte og overordnet forvaltning INSTITUTT- FAKULTETS- Kunnskap for en bedre verden 12
Arbeidsoppgaver i fakultetets administrasjon STUDIER FORSKNING OG KOMMUNIKASJON VIRKSOMHETSSTYRING OG ØKONOMI HR OG HMS AREAL OG DOKUMENTSENTER IT INSTITUTT FAKULTET Forvaltning, drift og fagnær brukerstøtte Lederstøtte og overordnet forvaltning INSTITUTT- FAKULTETS- Kunnskap for en bedre verden 13
Kartleggingsskjema: Kolonne4 Kolonne2 Kolonne3 Kolonne42 Oppgavebeskrivelse Oppgavetype Funksjonsområde Dimensjoneri (L / B / F / A) (S / U / F / K / HR / Ø / IKT / A) ng årsverk Eksempel: Studieveiledning B U 1,5 Eksempel: studieplanarbeid B Ø 0,7 PBO-prosessen (Budsjettmodell og -fordeling) PBO-prosessen (Langtidsbudjsett, Årsplan- og budsjettarbeid) PBO-prosessen (Økonomioppfølging) Fra bestilling til betaling (Bestilling, inkl. større innkjøpsprosesser, og fakturahåndtering) Fra bestilling til betaling (Rekvirent innkjøp) Prosjektprosessen (Prosjektstøtte og -oppfølging BOA, inkl. EVU) Prosjektprosessen (Prosjektstøtte BFV) Prosjektprosessen (Prosjektstøtte RSO) Virksomhetsstyring (Strategi, handlingsplaner og målstyring) Virksomhetsstyring (Beslutningsgrunnlag, statistikk og analyser) Virksomhetsstyring (Årshjul, planlegging og koordinering) Virksomhetsstyring (Rapportering) Virksomhetsstyring (Dialogmøter) Bemanningsplaner Ressursstyring Strategisk kompetanseplan/personalplan Rekruttering Inkluderende arbeidsliv HMS/konflikthåndtering LØNN Kunnskap for en bedre verden 14
SVT - ressursbruk i dag SVT bruker prosentvis mest av alle fakultetene når det gjelder administrative årsverk i forhold til totale årsverk Kunnskap for en bedre verden 15
Kunnskap for en bedre verden 16
DIMENSJONERING DEN FAGLIGE STRATEGIEN MÅ LIGGE I BUNN! Hva gjør vi i dag? Hva skal vi gjøre mindre av eller effektivisere? Hva skal vi gjøre mer av? Kunnskap for en bedre verden 17
3. Normering som grunnlag for dimensjonering? Rammestyring vs normering? Uansett nyttig å få opp et faktagrunnlag rundt dagens virksomhet sett ifht ressursbruk? Hva er de viktigste driverne innen de ulike områdene? Kunnskap for en bedre verden 18
Studie Studieprogrammer Antall tilbudte studiepoeng Antall emner Antall registrerte studenter Antall uteksaminerte Bachelor- og masterkandidater Omfang praksis Kunnskap for en bedre verden 19
Phd Antall phd-programmer Antall nye phd-avtaler Antall disputaser Antall årsverk i stipendiatstillinger Kunnskap for en bedre verden 20
Forskningsadm Antall årsverk i UFF-stillinger Kunnskap for en bedre verden 21
Økonomi Antall årsverk Omfang total økonomi BOA, prosjektøkonomi Antall søknader Antall prosjekter Bestiller: Omfang og type bestillinger Kunnskap for en bedre verden 22
HR Antall ansatte Antall midlertidige UFF-stillinger Antall rekrutteringer FVA Antall rekrutteringer MVA Antall institutter Kunnskap for en bedre verden 23
Lønn (fast, variabel,reise) Antall årsverk (vektet med 80 %) Antall midlertidige UFF (vektet med 20 %) Kunnskap for en bedre verden 24
ARBEIDSPLAN UKE 11 UKE 12 UKE 13 UKE 14 UKE 15 ADMINISTRATIV ORGANISERING - LEVERING 15.APRIL Frist for administrasjonen for rapportering om administrativ tidsbruk 18.mars Først utkast utredningsrapport Endelig versjon utredningsrapport Nordpå 16.-17.mars LEDERNIVÅ Felles ILM 6.april ILM/SVT 13.april UTR.GRUPPE 14.APRIL Felles ALF 10.mars ADMINISTRATIVT NIVÅ LOSAM 16.mars LOSAM/SVT LOSAM 6.april Kunnskap for en bedre verden
DISPOSISJON UTREDNING Kartlegging av dagens ressursbruk på ulike områder Administrative behov fram over i lys av NTNUs strategiske utvikling Hvor ligger effektiviseringspotensialet? Hvor ser vi for oss endret oppgavefordeling mellom nivå 1 og 2? Hvilke elementer i organisering og dimensjonering er betinget av SUV-fakultetets framtidige instituttstruktur? Kunnskap for en bedre verden 26