Styret slutter seg til plan fra dekanus om videre arbeid med utvikling av strategisk personalplan ved DMF

Transkript

1 1 av 6 Det medisinske fakultet 2009/10379 Saksnotat til Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet Til: Fakultetsstyret ved DMF Kopi til: Fra: Dekanus Stig A. Slørdahl Signatur: Liv Unhjem S-SAK Strategisk personalplan ved DMF Tilrådning: Styret slutter seg til plan fra dekanus om videre arbeid med utvikling av strategisk personalplan ved DMF 1 Bakgrunn for saken, mål og utfordringer Fakultetsstyret ved DMF behandlet i sitt første møte i høst en sak fra dekanus vedrørende prinsippene som skal gjelde ved tildeling av nye eller ledige stillingsressurser ved DMF. Følgende vedtak ble fattet: Saken ble diskutert. Fakultetsstyret ber om at momentene som kom frem i diskusjonen blir tatt med i det videre arbeidet og ber om at saken legges frem i neste møte. Fra diskusjonen: Det var enighet om oppdelingen i tre hovedkategorier som styrende for tildelinger av stillingsressurser: Stillinger innenfor områder hvor vi har studieplanfestede undervisningsforpliktelser hvor det mangler undervisningsressurser Plan for prioriteringer utarbeidet i 2007 Strategiske forskningssatsinger: o Strategisk plan: Medisinsk teknologi, Translasjonsforskning og Helseundersøkelser/Biobanker Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Konsulent Medisinsk teknisk E-post: Medisinsk teknisk Tone Merete Follum forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Telefaks 7489 Trondheim Olav Kyrres gt Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 6 o Fremragende miljøer identifisert i Sak 33-07: Centre for the Biology of Memory (CBM) / Kavli Institute for System Neuroscience [SFF], Medical Imaging Laboratory (MI Lab) [SFI, The Nord-Trøndelag health study (HUNT), Centre of Molecular Host Defence (CEMHOD), The European Palliative Care Research Collaborative (EPCRC) Styret stilte spørsmål om det var riktig å ha en fast rangering mellom kategoriene eller om en slik rangering ville frata fakultetet det strategiske handlingsrommet i forbindelse med ressursfordeling. Det ble diskutert hvordan de fast tilsatte undervisnings- og veiledningsressurser DMF har dekker behovet som oppstår i forbindelse med den store eksternt finansierte virksomheten (BOA) som fakultetet har. Det ble spurt om hvordan det innenfor de tre ovenfor nevnte kategoriene skulle dokumenteres behov for nye stillinger, hvordan og av hvem denne dokumentasjonen skal kvalitetssikres og hvordan og når beslutningene om tildeling av nye stillinger skal tas. Styret ved NTNU har vedtatt nytt personalreglement for NTNU iverksatt fra Der heter det: Stillingsbeskrivelsen skal bygge på strategiske personalplan og fremtidige bemanningssituasjonen på fakultet eller tilsvarende nivå I dette ligger at alle fakulteter skal utforme en strategisk personalplan som verktøy for å få tydeligere sammenheng mellom strategi og personalprosessen, oppnå høyere kvalitet i personalarbeidet og synliggjøre det reelle handlingsrommet enheten har. Dette vil vise hvilke muligheter enheten har for effektivisering, spissing eller omstrukturering av den faglige virksomheten. Dekanus satte på bakgrunn av dette opp følgende føring for videre arbeid i denne saken: DMF skal i løpet av 2010 utvikle en strategisk personalplan med tanke på oversikt og sammenheng mellom forpliktelser, fremtidig behov og mulighet for strategisk handlingsrom innenfor personalressursene Hva er så en strategisk personalplan? Det strategisk personalarbeidet kan beskrives som å knytte bruk av menneskelige ressurser til organisasjonens mål og gjennom det styrke organisasjonens mulighet til måloppnåelse. Som en del av det strategisk personalarbeidet er det viktig å utarbeide en strategisk personalplan som gir styret og ledelse oversikt og mulighet til å foreta strategiske valg i et langsiktig perspektiv. Det vil innebære at man legger faglige strategiske valg inn i personalplanene som for eksempel innfasing og utfasing av ulike faglige aktiviteter, ressurser tilknyttet disse og organisatoriske endringer dette medfører. Andre faktorer som pensjonering, forskningsterminer og annet langvarig fravær inngår også. Man vi da kunne lage handlingsplaner for organisatoriske endringer i god tid. Dette vil fremme gode beslutningsprosesser, mer åpenhet og mulighet for å ivareta de ansatte på en god måte. En strategisk personalplan vil derfor kunne gi merverdi ut over det konkrete arbeidet som gjøres. I tillegg vil en strategisk personalplan være grunnlaget for gode rekrutteringsprosesser som er kritiske prosesser i forhold til DMFs mulighet for å nå sine mål.

3 3 av 6 Merverdien kan illustreres slik: Strategisk personalplan ved DMF - utfordringer Utfordringen i dagens system kan beskrives som at det på overordnet nivå er for svak sammenheng mellom: strategiske planer forpliktelser innenfor undervisning og veiledning forpliktelser innenfor forskning (ikke fokus i dette notatet) tilgjengelige ressurser og kompetanse i organisasjonen forpliktelser på personalområdet Dette medfører at det for ofte er de økonomiske premissene på et gitt tidspunkt som veier tyngst i beslutningene om det skal opprettes nye stillinger eller ikke. I dag er det instituttene som har oversikt over forholdet mellom behov og tilgjengelig ressurs. Fra fakultetet kreves det ikke tallfestet dokumentasjon på ressursbehov i vurderingsprosessen. Dette kan medføre at det ikke er like konkurransevilkår for instituttene om ressurser. Det har også vært tradisjon for å vurdere DMFs

4 4 av 6 stillingsportefølje fortløpende og dermed mer eller mindre som enkeltsaker og ikke som en del av et åpent helhetlig strategisk system. For den øvrige organisasjonen kan dette medføre at innsynet i tildelingsprosessen oppleves som begrenset og opplevelsen av medvirkning svekkes. Dette kan illustreres slik: Definisjoner: RD= rammefinansiert virksomhet RSO= rammefinansierte strategi- og omstillingsmidler BOA= Bidrag- og oppdragsfinansiert virksomhet 2 Undervisningsforpliktelser og ressursbehov Undervisning i denne sammenheng er de studieplanfestede forpliktelsene i tilknytning til medisinstudiet, masterprogrammene og veiledning av ph.d-studenter. Høsten 2009 har instituttene arbeidet med ny organisering av de fast ansatte i såkalte undervisningsenheter. I dekani vedtak er dette definert som Medlemmer i enhetene er alle fast tilsatte med undervisningsoppgaver; de fordeles etter sine spesialområder og

5 5 av 6 Foruten fast ansatte, kan også stipendiater og post docs med undervisningsansvar midlertidig knyttes til enheten. Alle med undervisningsoppgaver skal tilhøre en undervisningsenhet I dette ligger det at eksternt finansierte stillinger som inngår i undervisning og veiledning skal tilknyttes undervisningsenhet. DMF er forpliktet til å levere forskningsbasert undervisning og må derfor sørge for at undervisningen utføres av personer som har riktig vitenskapelig kompetanse og som er oppdatert i forhold til forskningsfronten. Kjøp/leie av undervisningstjenester er derfor i liten grad mulig og benyttes i dag bare som kortvarig løsning ved ressursmangel. DMFs eksternt finansierte virksomhet (BOA) utgjør nå betydelig det av økonomien og deler av ressursene inngår i undervisning og veiledningsoppgaver, og dermed inn i DMFs basisvirksomhet. 2/3 av de ansatte er midlertidig ansatt og DMF utfordres stadig på den høye bruken av midlertidige ansatte sett opp mot langsiktigheten i BOA-virksomheten. I styringsdialog med rektor i november 2009 ble det uttrykt ønske om at DMF ser på mulighet for å tilsette i faste forskerstillinger innenfor BOA-virksomheten. Ressursbehov kontra ressurstilgang utfordringer og mulige veier Fakultetet har i dag ikke mulighet å få frem en systematisk oversikt over sammenhengen mellom de forpliktelser vi har og de ressurser vi disponerer. På instituttnivå er en type oversikt tilgjengelig gjennom Timepl@n og Aktivitetsrapport pr enhet og for den enkelte arbeidstaker. Om det er mulig å sammenstille Aktivitetsrapport på instituttnivå med undervisningsforpliktelser er i dag usikkert og det er heller ikke sikkert at denne type kobling vil gi oss det vi leter etter. Ressursbehovet knyttet til undervisning og veiledning kan dokumenteres gjennom studiehåndboka og oversikt over aktive kandidater på ph.d programmene. Denne dokumentasjonen må knyttes opp til undervisningsenheter (nytt 2009) eller institutt slik at det blir mulighet for å se sammenheng mellom behov og organisering av personalet. Stillingsplan som favner alle typer stillinger kan knyttes opp til institutt med underliggende undervisningsenheter. Aktivitetsrapport på ansattnivå vil ikke være så interessant fordi den inneholder detaljer og regnskap som ikke er så relevant i denne sammenhengen. Det vil være mer interessant med en oversikt som kombinerer for eksempel navn, stillingstype, stillingsprosent, fordeling mellom undervisning og forskning, alder og kompetansefelt. Dette kan i dag bare delvis trekkes ut av NTNUs/DMFs personalsystem og må i så fall utvikles og vedlikeholdes manuelt. IVT og SVT-fakultetet har utviklet et slike systemer som kan være et grunnlag for utvikling av DMFs system.

6 6 av 6 3 Modell for fremtidig strategisk personalplan En mulig modell for det strategiske personalplanarbeidet er å koble dette arbeidet opp mot årshjulet for studieplan- og økonomiprosessen. Endringer i studieplan og/eller endrede økonomiske rammebetingelser vil da ligge som grunnlag for kommende års personalplaner. I tillegg vil overordnede strategiske planer kunne kobles på når disse revideres. En slik personalplan vil også kunne synliggjøre forpliktelsene DMF har og vise mulige bevegelser i ansattmassen som pensjon, permisjon og forventet gjennomtrekk. En modell kan illustreres slik: 4 Videre arbeid Dekanus foreslår videre arbeid med strategisk personalplan for DMF som følger: 1. Vår 2010 starte arbeidet med utvikling av/få fra andre (eks SVT/IVT) et system for stillingsplan som omfatter alle typer stillinger ved DMF. 2. Vår starte arbeidet med et system som kobler undervisning og veiledningsforpliktelser til stillingsplan 3. Velge system med tanke på å ta i bruk systemet som en del av styringsdialoger mellom fakultet og institutter høsten 2010 og budsjettprosessen for 2011/langtidsbudsjett 2014