93/11: Budsjett Saksframlegg. Møtedato Saksbehandler Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen Arkivreferanse - Forslag til vedtak

1

2

Møtedato 14.12.11 Saksbehandler Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen Arkivreferanse - 93/11: Budsjett 2012 Forslag til vedtak Styret tar det fremlagte budsjettet for 2012 til etterretning. Styret ber om at de innspillene til prioriteringer for 2012 som fremkom i møtet tas med i den videre budsjettprosessen. Styret ber om at forslag om bevilgninger til strategiske tiltak og reserver legges frem til behandling på styremøtet i februar. Saksframlegg Det henvises til sak 79/11 Planrammer for 2012 som ble behandlet av styret på møtet i november 2012. Siden behandlingen av saken i styremøte i november har detaljbudsjettene, bemanningsprognosen og studiepoengprognosen blitt kvalitetssikret. Avdelingene har i møter med bl.a økonomidirektør redegjort for den økonomiske situasjonen og hvilke tiltak det jobbes med for å få avdelingenes økonomi i balanse. Budsjettert resultat i 2012 og midler til strategiske tiltak og reserver Totalt er det budsjetterte resultatet i 2012 på pluss 11,3 mill kroner, hvorav 8 mill kroner er knyttet til periodisering av bevilgningen knyttet til filmskolen som mottas annethvert år. Denne delen av bevilgningen er forskuttert i 2011 og skal dekkes inn i bevilgningen mottatt i 2012. I fordelingen av bevilgningen jf oversikt på side 5 i saksframlegget, er det 8,5 mill kroner som ikke er fordelt. Disse midlene kan benyttes til å finansiere avdelingene og enhetenes budsjetterte underskudd, og til strategiske tiltak og reserver. Til styremøtet i februar vil det bli arbeidet med tiltak for å redusere kostnadene og/eller øke inntektene for at disse underskuddene reduseres mest mulig slik at bevilgningen til strategiske tiltak og reserver øker. Avdelingene og enhetenes detaljbudsjetter for 2012 Avdelingen for pedagogikk og sosialfag (APS) har et lite overskudd og det tyder på at avdelingen vil kunne forbedre resultatet noe gjennom året. Nivået på de eksterne inntektene er relativt høyt, slik at det er krevende å holde dette nivået over tid. Samtidig har avdelingen opparbeidede reserver og periodiserte inntekter i størrelsesorden 12 mill kroner, som kan benyttes til å omstille virksomheten om nødvendig hvis de eksterne inntektene reduseres. Avdelingen for TV- fag (TVF) har et lite underskudd hvor vi forutsetter at det gjennomføres kostnadsreduksjoner slik at avdelingen kommer i balanse. Studiene som avdelingen tilbyr er finansiert i kategori A (den høyeste kategorien), som burde tilsi at avdelingen har en relativt stor frihetsgrad i økonomien. Studiene er utstyrskrevende og det burde være høyere nivå på investeringene enn det de er i budsjettet for 2012. Avdelingen har akkumulerte underskudd på om 3

lag 6 mill kroner, som det i forbindelse med gjennomgangen av avsetningene til styremøtet i februar må utarbeides en finansieringsplan for. Den norske filmskolen (DNF) har et lite underskudd i 2012 som er planlagt og knyttet til variasjoner i aktivitetsnivået (sluttfilmer annethvert år) og finansieres med overskudd fra 2011. Studiene er også i kategori A men i og med at avdelingen har relativt få studenter utgjør den resultatbaserte delen av inntekten en mindre andel enn for de øvrige avdelingene. Studiene er utstyrskrevende og også på denne avdelingen burde nivået på investeringene være høyere enn budsjettert i 2012. Avdelingen har om lag 3 mill kroner i periodiserte inntekter som delvis kan ses i sammenheng med nivået på investeringene. Avdeling for økonomi- og organisasjonsvitenskap (ØKORG) er i balanse i 2012 og det er positivt at avdelingen har klart å få på plass eksterne inntekter i en størrelsesorden som kan gi et lite overskudd. I motsetning til APS har avdelingen opparbeidet lite reserver og periodiserte inntekter, slik at den er mer sårbar for svingninger i de eksterne inntektene. Avdelingen jobber videre med tiltak for å redusere kostnadene, som gir gode muligheter for at resultatet vil bli bedre enn budsjettert. Avdeling for samfunnsvitenskap (ASV) har et budsjettert resultat i 2012 på minus 3,6 mill kroner. I tråd med budsjettvedtaket for 2011 var det forutsatt at juss og internasjonale studier skulle gis oppstarts- og omstillingsmidler også i 2012. Utfordringen er at det er andre studier enn disse som bidrar vesentlig til det budsjetterte underskuddet. Avdelingen har utarbeidet et strategisk budsjettnotat som belyser årsakene til underskuddet og aktuelle tiltak som kan gjennomføres. Avdelingens lønnsbudsjett øker med 7,6 mill kroner fra 2011 til 2012. I bemanningsprognosen er økningen netto 3 årsverk, da er det budsjettert med en bemanningsreduksjon på 1,5 årsverk. Økningen i bemanning er hovedsakelig knyttet til nye stillinger på juss og psykologi i 2011 og 2012. I tillegg er det innarbeidet økte lønnsmidler for to stipendiatstillinger, som kompenseres med tilsvarende bevilgning fra KD, økte sensorkostnader på juss, og det kan se ut til at lønnskostnadene i 2011 var underbudsjettert. Økningen i bemanningen er i all hovedsak knyttet til oppbygging av studier og studier med økning i antall studenter. Avdelingen har ikke opparbeidet reserver eller periodiserte inntekter i vesentlig grad, slik at det ikke er realistisk å finansiere underskuddet med oppsparte midler. Det må gjennomføres tiltak for å redusere underskuddet i kombinasjon med at det må tildeles midler til omstillingstiltak og tiltak for å øke de eksterne inntektene. Phd-programmene er budsjettert i tråd med forventet støtte fra Prosjekt Innlandsuniversitet (PIU) og gave fra Eidsiva i 2012. I tillegg har doktorgradsprogrammene periodiserte inntekter fra tidligere år som vil gå til å finansiere aktiviteten. For fase 11 har PIU bevilget overgangsfinansiering på 2 mill kroner til phd-programmene Studier av innovasjon i tjenesteyting offentlig og privat (SIT) og Barns og unges deltakelse og kompetanseutvikling (BUK) for å styrke faglig robusthet i doktorgradssatsingene. Det er også bevilget 1,5 mill kroner i fase 11 til omstillingstiltak i forbindelse med restruktureringen av doktorgradsporteføljen ved HiL og HiG, hvor HiL skal ha 1,05 mill kroner av denne bevilgningen. Når fordelingen av midlene er endelig avklart blir de innarbeidet i de respektive doktorgradsprogrammenes budsjetter. Senter for livslang læring (SeLL) er finansiert gjennom eksterne inntekter fra oppdrag, og så langt er det kontraktsfestet om lag 70 % av de inntektene avdelingen har behov for å gå i balanse i 2012. De kjente prosjektene er budsjettert og utgjør om lag 14,5 mill kroner. I tillegg er det budsjettert med nye prosjekter i 2012 på om lag 7,5 mill kroner. Høgskolen kjøper tjenester for 661.000 i 2012, og SeLL betaler høgskolen 800.000 i husleie og andre indirekte kostnader. I tillegg betaler SeLL for studieadministrative tjenester og regnskapstjenester. Det er lagt et resultatkrav for SeLL i 2012 på minimum 500.000 i overskudd. Det anses som realistisk å nå resultatkravet. 4

Fellesadministrasjonen og fellestjenestene har et budsjettert underskudd på 2,2 mill kroner, som hovedsakelig er relatert i økning til lønnskostnader. Driftskostnadene og investeringene, herunder 1 mill kroner til ekstraordinære IKT- investeringer, er budsjettert på samme nivå som i 2011 og dermed ikke kompensert for prisøkning. De økte lønnskostnadene er knyttet ubesatte stillinger som det har blitt tilsatt i, og styrkinger knyttet til lønn- og regnskapsområdet i tråd med tiltaksplanen for disse to områdene (jf krav fra KD og RR). Økningen i bemanningen relateres hovedsakelig til økningen i antall studenter og de økte kravene til de administrative tjenestene. I den videre budsjettprosessen for fellesadministrasjonen vil det jobbes med å redusere underskuddet, men samtidig er det i 2012 tiltak som ikke er innarbeidet i budsjettet som f.eks eksamensavvikling, behov for styrking av 1. linjetjenester pga økningen i antall studenter (IT, studenttorg), og bemanningsmessig kompensasjon for de meroppgavene som er knyttet til fusjonen med Hedmark og Gjøvik. Det vil derfor bli en krevende prosess å få budsjettet i balanse for 2012. Bygningsmessig drift er så langt budsjettert med et lite overskudd. I rammene er det innarbeidet en stilling på bygningsmessig drift som har vært ubesatt i 2011, men som det nå er tilsatt i. Forventet økning i den ordinære husleien er 1,3 mill kroner, økt husleie og drift- og vedlikehold knyttet til det midlertidig kontorbygget er 0,5 mill kroner, og økte strømutgifter er økt 1,3 mill kroner. De øvrige driftskostnadene og investeringene er ikke økt i forhold til 2011. Økningen i antall ansatte og studenter på høgskolen de siste årene har gjort arealsituasjonen krevende, og bruken av lokalene er økt. Dette innebærer økt slitasje, behov for mer effektiv utnyttelse av lokalene gjennom utvidet tidsrom de brukes og ombygginger og omdisponeringer. Det vil være behov for økte investeringer i møbler og inventar, ombygginger av arealene, og i forbindelse med sammenslåingen av TVF og DNF blir det utredet hvordan avdelingene kan samlokaliseres. Det er økt belastning på bygningsmessig drift og renholdspersonalet gjennom økt antall kvadratmeter de siste årene og økt bruk, tilsier at vi i den videre budsjettprosessen bør vurdere om det er behov for å styrke renholdstjenesten bemanningsmessig. Forskningsbevilgningen finansierer ulike incentivordninger for å fremme forskning. Den administreres av Forskningsutvalget og forskningsadministrasjonen, og bevilgningen er foreslått videreført på om lag samme nivå som i 2011. Av forskningsbevilgningen er i underkant 1 mill kroner andel av PIU-bevilgningen som skal benyttes til å finansiere felleskostnader og søkbare midler for doktorgradsprogrammene. 562.000 er små driftsmidler til forskning som skal viderefordeles internt. Bevilgningen til studentvelferd finansierer fristasjon (kantine mv), studentsekretær og frikjøp leder og driftstilskudd studentforeningen, idrettsgruppa, driftstilskudd studenthuset, helsetjenester og prestetjeneste, og er økt med 267tusen i forhold til 2011. Økningen er pris- og lønnskompensasjon og noe styrking knyttet til økningen i antall studenter, økt bruk av treningsrommet mv. Øvrige poster utgjør 6,5 mill kroner som fordeler seg på følgende poster: 5 mill kroner for å finansiere stipendiatstillinger som er under tilsetting og som vil bli kompensert avdelingene i løpet av året. I bevilgningen inngår også finansiering av utsatte lønnsforpliktelser knyttet til stipendiatstillingene som er 4-årige med 20 % undervisningsplikt pr år. 0,5 mill kroner til å kompensere avdelinger og enheter for medarbeidere som leder utvalg (LMU, AMU mv) og driftsmidler til utvalgene. 1 mill kroner som er mobilitetsmidler knyttet til inn- og utreisende studenter, hvor midlene skal fordeles etter søknad av internasjonalt utvalg. 5

Periodisert bevilgning fra KD på 8 mill kroner er knyttet til den resultatbaserte undervisningsbevilgningen for filmskolen som mottas annethvert år. I tråd med styrets forutsetning skal bevilgningen gå til å dekke inn merforbruket i 2011. Sammenhengen mellom detaljbudsjett og planrammer og langtidsbudsjettet Detaljbudsjettene er utarbeidet på bakgrunn av den vedtatte planrammen for 2012. Budsjettert bevilgning fra KD er i tråd med forslaget til Statsbudsjett for 2012, støtten fra PIU er i tråd med forutsetningene. De øvrige eksterne inntektene er budsjettert 2,8 mill kroner høyere enn i vedtatt planramme. Vi vurderer det dit hen at det er realistisk budsjettering av de øvrige eksterne inntektene. Lønnsbudsjettet er utarbeidet på bakgrunn av stillingsstørrelse og lønnstrinn per årsverk. Det er innarbeidet kjente avganger, permisjoner, planlagte bemanningsøkninger og samt forventede lønnsøkninger i løpet av 2012. Driftskostnadene er budsjettert på bakgrunn av inngåtte forpliktelser og erfaringstall. Det har i løpet av arbeidet med detaljbudsjettet og kvalitetssikringen av planrammene for 2013 2015 ikke fremkommet informasjon som endrer forutsetningene og gir grunnlag for å endre prognosene for inntektene i perioden 2013 2015. Det er nødvendig å fortsette arbeidet med å kvalitetssikre de budsjetterte lønns- og driftskostnadene. Investeringsplanen 2012-2014 Nivået på investeringene i perioden 2012 2015 er budsjettert med 8 mill kroner i 2012. I resten av langtidsbudsjettperioden legges det til grunn videreføring av nivået i 2012. Avdelingene og enhetene har utarbeidet detaljbudsjetter for perioden 2012 2014 for de tildelte investeringsmidlene. Grunnen til at det er avvikende tidsperiode for investeringsplanen er at i løpet av tre år skjer det så mye med priser og tilgjengelig utstyr, at det ikke er hensiktsmessig å ha en lengre planleggingshorisont. Det legges til grunn at avdelingene og enhetene har stor grad av frihet i disponeringen av de tildelte investeringsrammene, og at det er anledning til å planlegge investeringene over år. Det er anledning til å bruke bevilgninger som er budsjettert til lønn eller drift på investeringer, men ikke anledning til å bruke investeringsmidler til lønn eller drift. Bevilgninger til investeringer kan ikke benyttes slik at det påfører høgskolens varige forpliktelser det ikke er budsjettmessig dekning for i avdelingen eller enheten. Det er gitt anledning til å bruke leasing som finansiering for anskaffelse av teknisk utstyr, for å legge til rette for at utstyret skiftes jevnlig. Dette gjelder spesielt for IKT-infrastruktur (servere), pcer og teknisk utstyr på film- og fjernsynsutdanningen. Leasingkostnadene dekkes av den angjeldende avdeling og enhet, og nivået på anskaffelser finansiert med leasing skal fastsettes i forhold til at det er økonomisk dekning for i avdelingene eller enhetens budsjettramme i hele avtaleperioden. Midlene til ekstraordinære investeringer i utstyr knyttet til det tekniske plattformskiftet forventes å være brukt opp i løpet av 2011, slik at det er ikke innarbeidet bruk av midler til investeringer utover den ordinære bevilgningen for 2012. 6

Detaljbudsjett for 2012 Totalt APS DNF ASV TVF ØKORG SeLL Phd-områdene Fellesadministrasjon Bygnings-messig drift Forskning Studentvelferd Øvrige poster Plattformskifte Ufordelte midler Periodisering bevilgning fra KD Sum inntekter fra KD 314 853 964 46 401 679 31 400 385 41 639 687 18 399 388 28 542 249 661 000 56 277 007 61 883 560 4 247 000 2 457 525 6 491 772 8 452 712 8 000 000 Sum inntekter fra PIU 12 909 710 3 239 957 1 121 763 2 076 859 2 068 000 2 838 131 600 000 965 000 Gave fra Eidsiva 1 400 000 1 400 000 Sum inntekter fra andre 38 482 563 8 200 000 224 475 1 030 000 600 000 5 124 671 21 536 854 1 766 563 Sum inntekter 367 646 237 57 841 636 31 624 860 43 791 450 18 999 388 35 743 779 22 197 854 3 468 000 60 881 701 62 483 560 5 212 000 2 457 525 6 491 772 8 452 712 8 000 000 Sum personalkostnader -240 504 216-53 166 062-22 587 191-44 325 756-13 547 739-33 582 851-11 906 011-2 904 408-44 872 809-4 821 253-1 700 000-598 364-6 491 772 Sum driftskostnader -107 887 236-4 527 000-6 564 975-2 654 595-3 463 769-2 120 096-9 906 831-808 000-16 511 491-56 721 318-2 950 000-1 659 161 Sum investeringer -8 038 158-2 843 421-420 000-2 274 737-1 700 000-600 000-200 000 0 Sum interne transaksjoner / avregninger 53 135 370 727 244 408-562 000 Sum utgifter -356 376 475-57 693 062-31 624 860-47 400 351-19 286 245-35 702 947-21 812 842-3 468 000-63 084 300-62 142 571-5 212 000-2 457 525-6 491 772 0 0 0 Ordinært driftsresultat 11 269 762 148 574 0-3 608 901-286 857 40 832 385 012 0-2 202 599 340 989 0 0 0 0 8 452 712 8 000 000 Periodisering bevilgning til 2011-8 000 000 Periodens driftsresultat 3 269 762 Revidert budsjett for 2011 Totalt APS DNF ASV TVF ØKORG SeLL Phd-områdene Fellesadministrasjon Bygnings-messig drift Forskning Studentvelferd Øvrige poster Plattformskifte Ufordelte midler Periodisering bevilgning fra KD Sum inntekter fra KD 269 998 543 40 089 144 31 346 964 33 180 705 19 562 822 27 030 000 641 000 53 914 968 58 189 000 3 609 000 2 190 000 244 940 Sum inntekter fra PIU 12 611 237 3 238 957 1 163 763 1 032 763 2 075 860 1 034 000 2 565 894 600 000 900 000 Gave fra Eidsiva 2 535 000 2 535 000 Sum inntekter fra andre 37 438 798 7 284 790 1 127 194 500 000 5 332 460 21 536 854 1 657 500 Sum inntekter 322 583 578 50 612 891 31 346 964 35 471 662 21 095 585 34 438 320 22 177 854 3 569 000 58 138 362 58 789 000 4 509 000 2 190 000 244 940 0 0 Sum personalkostnader -220 406 164-50 587 006-22 288 936-36 869 401-15 001 649-32 815 398-12 128 528-2 904 408-40 077 965-4 067 681-1 559 000-571 192-1 535 000 Sum driftskostnader -106 663 362-5 072 000-6 340 500-1 518 558-4 224 881-2 334 507-9 658 861-808 000-16 898 928-55 021 319-2 950 000-1 418 808-417 000 Sum investeringer -10 476 340-2 790 000-580 000-2 206 340-1 700 000-500 000-200 000-2 500 000 Sum interne transaksjoner / avregninger 4 097 307-98 000-1 030 000 73 389-414 490 143 408 621 000 800 000 1 502 000 2 500 000 Sum utgifter -333 448 559-55 757 006-32 449 436-38 894 570-21 432 870-35 564 395-21 787 389-3 569 000-58 055 893-58 789 000-4 509 000-2 190 000-450 000 0 0 0 Ordinært driftsresultat -10 864 981-5 144 115-1 102 472-3 422 908-337 285-1 126 075 390 465 0 82 469 0 0 0-205 060 0 0 0 Periodisering bevilgning overføres fra 2012 8 000 000 Periodens driftsresultat -2 864 981 7

Bemanningsprognoser Bemanningsprognosene for perioden 2012 2015 er gjennomgått med avdelingene og enhetene. Fram til styremøtet i februar vil vi fortsette arbeidet med å kvalitetssikre prognosene. Høgskolen har 308,4 årsverk pr. 1. november 2011. Dette er en økning på nesten 11 årsverk sammenlignet med samme periode i 2010. Avdelingene budsjetterer nå med en utflating og en liten nedgang i bemanningen fra 2013 og videre i perioden. Effekten av beslutningene om å legge ned kunsthistorie og sosiologi og omstille internasjonale studier, vises for de siste årene i langtidsbudsjettperioden. Bemanningsprognosen for perioden 2012 2015 er vedlegg nr 1. I vedlegget er også en oversikt over alderssammensetningen. Studiepoengprognoser Avdelingene har utarbeidet prognoser for studiepoengproduksjonen i 2011 2013, som er grunnlaget for utarbeidelsen av prognosene for langtidsbudsjettet 2013 2015. Avdelingene har god erfaring med å utarbeide prognoser, og prognosene som utarbeides har vist seg å være gode anslag for den faktiske produksjonen. Det er ikke gjort endringer i studiepoengprognosene i forhold til de som lå til grunn for styrets behandling av planrammene i november. Vi vurderer det dit hen at det ikke er skjedd endringer i studieporteføljen som tilsier vesentlige endringer i studiepoengprognosene. Studiepoengprognosen for perioden 2012 2015 er i vedlegg nr 1. Avsetninger og virksomhetskapital Avsetningene består av (1) tidligere års overskudd som det ikke er knyttet forpliktelser til, (2) akkumulert underskudd for avdelingene og høgskolen sentralt, og (3) periodisering av inntekter eller bevilgninger som det er knyttet forpliktelser til. Innenfor de avsetningene som det er knyttet forpliktelser til bør det også skilles mellom forpliktelser overfor hhv eksterne og interne. Vi har startet gjennomgangen av avsetningene og vil legge fram oversikt med vurderinger av avsetningene på styremøtet i februar. Det er behov for å gjennomgå avsetningene i forbindelse med den nye avdelingsstrukturen som ble etablert 1. august, og det er nødvendig å avklare inndekningen av akkumulerte underskudd før vi fusjoner med Hedmark og Gjøvik. Virksomhetskapitalen er overskudd fra oppdragsvirksomheten, som kan brukes til (1) å finansiere underskudd fra oppdragsvirksomheten, (2) kjøp av aksjer, eller (3) å finansiere den ordinære virksomheten. I forbindelse med gjennomgangen av avsetningene vil det også bli gjort en vurdering av virksomhetskapitalen. Vurdering av behov for midler til tiltak i budsjettet for 2012 Midler til forberedelser fram til fusjon med Hedmark og Gjøvik I forberedelsene av fusjonen er det utarbeidet en oversikt over de virksomhetskritiske områdene som det må arbeides med allerede i 2012. Noen av de virksomhetskritiske 8

områdene er IKT-infrastruktur og samkjøring av fagsystemene (regnskap, lønn, studieadministrasjon mv). Det blir viktig å utvikle felles markedsføringstiltak og opptaksordninger til første felles studieår, og det vil innenfor alle de administrative områdene bli mye arbeid med rutiner, oppgavefordeling mv i tillegg til at den ordinære driften skal gå sin gang. Omstilling av studier og oppstart av nye studier Bachelor i juss har vært under oppbygging og vil fra 2013 ha full uttelling i finansieringssystemet fra KD. I forbindelse med budsjettet for 2011 ble det gitt en tilleggsbevilgning på 1,5 mill kroner. Det ble også gitt tilleggsbevilgning i 2011 til internasjonale studier med historie i forbindelse med at studiet skulle omstruktureres. For begge studiene lå det til grunn at tilleggsbevilgning skulle vurderes også i 2012. For å starte opp master i psykologi og idrett er det søkt om bevilgning til tiltak utenfor rammen i 2013. Det er også søkt om midler til videreutvikling av filmutdanningen her under oppstart av master i film. Høgskolen har ikke økonomi til å finansiere oppstart av studiene uten bevilgning fra KD eller andre eksterne finansieringsmåter. Konsekvenser av økningen i antall studenter og ansatte Høgskolen har de siste årene økt antall studenter betydelig som innebærer en økning i antall ansatte. Universitetssatsingen og oppbyggingen av doktorgradsprogrammene forutsetter økt antall stipendiater. Økningen i antall studenter gir utfordringer knyttet til studiekvalitet ved at det blir flere studenter i undervisningen, læringsmiljøet generelt gjennom økt belastning på lokalene, og økt belastning på førstelinjetjenestene. Økningen i antall ansatte øker behovet for kontorarealer som bidrar til å redusere mulighetene for å øke tilgjengeligheten av grupperom, seminarrom mv. Parkeringssituasjonen på campus er vanskelig. I dag leier vi ca 600 parkeringsplassene av Statsbygg og et areal ved Fakkelgården av fylkeskommunen. Det er behov for å øke parkeringskapasiteten på campus, som innebærer at vi må opparbeide disse f.eks ved å ta i bruk ytterligere arealer vi leier av fylkeskommunen. Uavhengig av dette bør det gjøres tiltak for å redusere bruk av bil og tilrettelegge for alternative løsninger. Bemanningssituasjonen i førstelinjetjenester og sårbare tjenesteområder Fellesadministrasjonen består både av de administrative funksjonene og førstelinjetjenester (studenttorg, bibliotek, IT-helpdesk, renhold, internservice, bygningsmessig drift mv). De administrative funksjonene har de siste årene blitt omfattet av nye og omfattende regelverk, og at disse etterleves, fra departementet, riksrevisjonen og andre. For førstelinjetjenestene er det en klar sammenheng mellom økning i antall studenter og ansatte, og bruken av tjenestene. Økningen så langt har i stor grad vært håndtert gjennom effektivisering og noen bemanningsøkninger. De administrative enhetene på høgskolen har ofte få ansatte og er dermed sårbare med tanke på kapasitet og overlapp av kompetanse. Dette er ikke en uvanlig situasjon på en institusjon av vår størrelse. For de funksjonene som er kritiske i forhold til å forvalte de sentrale regelverkene, blir spørsmålet hvor stor grad av sårbarhet som kan aksepteres. Samarbeid med andre institusjoner kan vurderes som alternativ til å øke bemanningen. I forbindelse med oppfølgingen av riksrevisjonens kommentarer i 2008 har det de siste året vært særlig oppmerksomhet på å styrke regnskaps- og lønnsfunksjonen. Det bør vurderes om de styrkingene som er gjort på lønn og regnskap er tilstrekkelig, samt vurdere om det er andre funksjoner som er spesielt sårbare bemannings- og kompetansemessig. Ett område som peker seg ut er høgskolens IKT-funksjon, som er kritisk for at de administrative IKT-systemene skal fungere for studenter og ansatte. Samlokalisering av film- og fjernsynsavdelingene 9

Det er vedtatt at TVF og DNF skal slås sammen fra 2013,og det er ønskelig at virksomheten i den nye avdelingen samlokaliseres. Med dagens lokalsituasjon er det vanskelig å få det til. Det bør likevel vurderes muligheter for å samlokalisere funksjoner (f.eks lager, snekkerverksted mv) og om samlokalisering av kontorer til de ansatte er mulig og hensiktsmessig. For å samlokalisert de to avdelingene blir det behov for midler til å foreta ombygginger for å utnytte arealene bedre, eller til å etablere et midlertidig kontorbygg. Idrettsbygg på campus På styremøtet i september ble det orientert om behovet og planene for idrettsbygg på campus. Husleiekostnaden for et idrettsbygg er anslått til 4 5 mill kroner. Med oppstart av prosjektering rundt årsskiftet, vil et idrettsbygg kunne være på plass høsten 2013. Det vil si at husleiekostnaden i 2013 vil utgjøre ca 2 mill kroner og med full virkning fra 2014. Innarbeiding av de økte husleiekostnadene bør starte allerede i forbindelse med disponeringen av budsjettet for 2012. Innvendig og utvendig skilting og etablering av informasjonstorg / resepsjon Det er behov for å oppgradere og forbedre skiltingen både innvendig i bygget og på høgskoleområdet. Det er ønskelig å foreta ombygginger for å etablere et informasjonstorg / resepsjon sentralt plassert i bygget, som også fordrer midler til å øke bemanningen noe eller finansiere kostnader til innleie av f.eks vaktselskap for å betjene resepsjonen. Reserver og strategiske midler Det er ønskelig å ha midler til finansiere uforutsette hendelser og strategiske tiltak som dukker opp i løpet av året. Økningen i antall studenter og ansatte er krevende, og det vil kunne oppstå behov for strakstiltak knyttet til arealer, studiekvalitet mv. Nivået på de eksterne inntektene og PIU-støtten utgjør om lag 50 mill kroner, og uten å ha reserver er vi sårbare for svingninger i disse inntektene. Det er ikke uvanlig at det i løpet av året er tiltak som vurderes som strategisk viktig for høgskolen, og som i dag settes i gang gjennom å omprioritere midler eller uten budsjettmessig dekning. Direktørens vurdering Inntektene i budsjettet for 2012 er 45 mill kroner høyere enn i 2011, mens de foreløpig budsjetterte utgiftene øker med 23 mill kroner. Dette gir en mulig resultatforbedring på 22 mill kroner sammenlignet med 2012 da vi hadde et underskudd på 11 mill kroner. Forutsetningen om at 8 mill kroner av bevilgningen for 2012 skal finansiere merforbruket i 2011, knyttet til periodiseringen av den resultatbaserte bevilgningen på filmskolen, er innarbeidet i forslaget. Det er viktig at avdelingene og enhetenes økonomi er i balanse, noe som også ligger som forutsetning for fusjonen med Hedmark og Gjøvik. I den videre budsjettprosessen og gjennom året må det foretas nødvendige kostnadsreduksjoner eller iverksettes tiltak for å øke de eksterne inntektene, slik at avdelinger og enheter i løpet av 2012 kommer i økonomisk balanse. Høgskolen bør videre ha midler til strategiske tiltak og reserver, og vi vil arbeide for det i den videre budsjettprosessen. Som det framkommer av saksframlegget, er det mange strategiske tiltak som bør vurderes. De fleste av tiltakene er knyttet til konsekvenser av økt aktivitet, tiltak for studentvelferd og godt læringsmiljø og finansiering av oppstart og omstilling av studier. Det er så langt ikke foretatt prioriteringer av tiltakene, noe vi vil komme tilbake til i styremøtet i februar. 10

Selv med tilførsel av eksterne midler til fusjonsprosessen, vil den også kreve betydelige midler og innsats fra den enkelte høgskole, særlig til systemintegrasjon og planlegging av felles tiltak. Det er lagt til grunn at alle de tre høgskolene setter av midler til fusjonsarbeidet i 2012. Hvor mye som skal avsettes, vil vi samordne med de to andre høgskolene og fremme forslag om på styremøtet i februar. Vi ønsker styrets innspill til hvilke strategiske tiltak som skal prioriteres og hvilket nivå det bør være på høgskolens reserver. Til styremøtet i februar vil vi også utarbeide en oversikt over høgskolens avsetninger og virksomhetskapital, og legge fram forslag til hvordan akkumulerte underskudd skal finansieres. Det kan også være aktuelt å se disponeringen av avsetningene i sammenheng med finansiering av fusjonskostnader og andre ekstraordinære tiltak i 2012. Kari Kjenndalen Direktør Vedlegg: Nr. 1 - Prognose for studiepoengproduksjon og bemanning 11

Vedlegg nr 1 Prognose for studiepoengproduksjon og bemanning Prognose for studiepoengproduksjon Prognosen for 2011 er basert på studiepoengproduksjonen for våren 2011 og prognose for studiepoengproduksjonen basert på antall studenter på høsten. For de resterende årene er prognosene basert på det planlagte opptaket og gjennomføringsprosenten per år. Studiepoengprognoser Avd 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 APS 1 070 1 012 1 033 1 120 1 057 1 082 ASV 977 1 023 989 980 975 975 DNF 63 63 63 63 63 63 2 330 2 513 TVF 129 117 122 122 122 122 ØKORG 634 629 610 643 620 620 Per. DNF 63 Totalt HiL 2 330 2 513 2 936 2 844 2 817 2 928 2 837 2 862 Avdelingene har utarbeidet prognoser for studiepoengproduksjonen i mange år, og har blitt flinke til å lage realistiske prognoser. Basert på prognosene så det ut til at økningen i antall studenter har flatet ut og stabilisert seg rundt 2800 2900 studenter. Bemanningsutvikling Oversikten over bemanningen er basert på avdelingene og enhetenes budsjetter for 2012 og videre i perioden. Hvordan stipendiatstillingene (25,5 årsverk) fordeler seg mellom avdelingene vil variere fra år til år og er derfor lagt inn samlet. Bemanning Avdeling / enhet 2011 2012 2013 2014 2015 APS 69,0 69,7 70,2 68,5 69,5 ASV 55,2 58,1 55,9 53,6 51,5 DNF 18,1 19,8 20,3 20,8 20,8 TVF 19,7 19,0 19,2 19,2 19,2 ØKORG 33,8 34,3 34,3 34,3 34,3 SELL *) 15,6 17,4 18,0 18,0 18,0 Fellesadm og bygningsmessig drift 71,5 73,8 74,8 75,8 76,8 Stipendiatstillinger **) 25,5 25,5 25,5 25,5 25,5 Totalt HiL 308,4 317,5 318,2 315,7 315,6 *) Stillingene ved SELL er forutsatt finansiert med eksterne inntekter **) Høgskolen har 20 stipendiatstillinger finansiert gjennom bevilgningen fra KD og en stilling knyttet til det kunstneriske utviklingsprogrammet. To stillinger finansieres med midler fra Norges forskningsråd. 12

Alderssammensetning Alderssammensetningen ved høgskolen viser at vi har vel 50 årsverk i aldersgruppen 60 +, av disse igjen er vel 20 årsverk over 65 år. Nesten 90 % av årsverkene over 65 år er medarbeidere i undervisnings- og forskerstillinger. Alderssammensetningen og fordelingen ved høgskolen tilsier et betydelig rekrutteringsbehov spesielt ift. undervisnings- og forskerstillinger i årene som kommer selv om bemanningsprognosen tilsier en utflating. Figuren nedenfor viser fordelingen av antall årsverk i de ulike aldersintervaller. 13

Møtedato 14.12.11 Saksbehandler Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen Arkivreferanse - 94/11: Oppfølging av elektronisk selvtest om anskaffelser i 2011 Forslag til vedtak Styret vedtar tiltaksplanen for å følge opp den elektroniske selvtesten innenfor anskaffelsesområdet. Styret legger til grunn at innen utgangen av 2012 skal 60 % av alle anskaffelser av varer og tjenester foretas i det elektroniske bestillingssystemet, og at andelen økes til 80 % innen utgangen av 2013. Saksframlegg Bakgrunn I juni 2011 ble det gjennomført en kartlegging av organisering og oppfølging av offentlige anskaffelser ved statlige universitet og høgskoler. Kartleggingen ble initiert av Kunnskapsdepartementet, og gjennomført som en selvtest som ble besvart av 15 respondenter på Høgskolen i Lillehammer. I brev datert 9.11.11 fremgår det hvordan departementet forutsetter at resultatet av kartleggingen følges opp, bl.a at resultatet forelegges styret og at nødvendige tiltak iverksettes. I november 2009 ble innkjøpsstrategien revidert (sak 69/09), og i etterkant av det ble det utarbeidet en innkjøpshåndbok som består av regelverk, rutiner, prosedyrer, maler mv. Det er også vedtatt etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt. Status Nøkkeltall Høgskolens budsjetterte kostnader i 2011 utgjør ca 325 million kroner Driftskostnader ca 47 million kroner (14,5 %) Husleie, strøm og avskrivninger ca 53 million kroner (16,3 %) Lønn og interne transaksjoner ca 225 million kroner (69,2 %) De største innkjøpene er knyttet til bygningsmessig drift, inventar og utstyr, teknisk utstyr, kontorrekvisita, reise og hotellopphold, bøker, tidsskrifter, abonnementer mv. I tillegg kommer kjøp av undervisningstjenester hvor den delen som ikke utbetales som lønn og honorarer omfattes av innkjøpsreglementet. Derfor vil det i praksis være driftskostnadene som det bør være oppmerksomhet på når det gjelder innkjøpsregler og bruk av bestillingssystemet. Totalt antall bilag i regnskapet utgjør ca 8500 hvorav 5900 er fakturaer behandlet gjennom høgskolens elektroniske fakturahåndteringssystem og 2600 som manuelle bilag. 14

Det er foretatt ca 200 bestillinger gjennom høgskolens elektroniske bestillingssystem. Dette utgjør ca 4,5 mill kroner (8,5 %) av de totale driftskostnadene. Ca 250 av de inngående fakturaene er mottatt som elektroniske fakturaer fra syv leverandører. De øvrige mottas som papirfakturaer og gjøres elektroniske gjennom å skannes (av vår skanningleverandør). Det er tre nye leverandører inn pluss samskipnaden, men det har så langt vist seg å være et umodent marked for å motta fakturaer elektronisk. Det er totalt 53 brukere i høgskolens elektroniske bestillingssystem, herav 14 med godkjenningsfullmakt, 34 bestillere og 5 brukere i økonomi- og innkjøpsfunksjonen. Høgskolen har totalt 30 rammeavtaler samt at HiL er tilsluttet og benytter ulike rammeavtaler inngått av UNINETT FAS for hele sektoren. Høgskolen planlegger å etablere ytterligere 12 nye rammeavtaler. Det er totalt 48 leverandører i bestillingssystemet som det kan bestilles fra. 15 leverandører hvor bestillinger foretas fra varekataloger på markedsplassen eller lokale kataloger 8 leverandører hvor bestillinger foretas fra leverandørens nettbutikk 25 leverandører hvor bestillinger foretas på epost (fritekstbestillinger) Organisering og bemanning Høgskolen har delt inn prosessen fra bevilgning til betaling i fem faser. Det benyttes elektroniske verktøy i alle fasene, jf at høgskolen har anskaffet elektronisk fakturabehandlingssystem og bestillingssystem. I vedlegg nr 1 fremgår hvilke IKT-systemer som benyttes i de ulike fasene. Fra bevilgning til betaling Arbeidsdeling Budsjett Frem til bestilling foretas/ kontrakt inngås Bestilling foretas og varemottak Betaling og regnskapsføring Rapportering og kontroll Hvem utfører Budsjettpremisser / -grunnlag Avdelinger og enheter med bistand fra fellesadministrasjone n Kvalitetssikring / bistand Avdelingene / enhetene og økonomiseksjonen Hvem utfører Rammeavtaler / fellesavtaler og bistå avdelingene ved større anskaffelser Økonomi- og driftsseksjonen Større anskaffelser Avdelingene i samarbeid med økonomi- og driftsseksjonen Enkeltanskaffelser / tjenestekjøp Ansatte i avdelinger og enheter, delvis enkeltansatte (bøker, reise, kantine) Hvem utfører Bestillinger Avdelinger og enheter, for noen produkter alle ansatte. Servicesenteret / økonomi bistår med å registrere bestillinger Attestasjon og anvisning skjer på bestillingstidspunktet Bestiller og budsjettansvarlig Varemottak Hvem utfører Inngående fakturaer Mest mulig ankommer elektronisk via meldesentral, resten skannes av oss eller eksternt Økonomiseksjonen Regnskapsføring og betaling Økonomiseksjonen Hvem utfører Utarbeide regnskapsrapporter Økonomiseksjonen Innspill til saksframlegg mv Avdelingene og enhetene Internrevisjon/- kontroll Økonomiseksjonen 15

Høgskolen har brukt elektronisk fakturabehandlingssystem i mange år og er godt innarbeidet i organisasjonen. Elektronisk bestillingssystem har vi også hatt i flere år, men dette systemet er ikke så godt forankret i organisasjonen. Vi har også vært opptatt av at bestillingssystemet ikke skal rulles ut før det fungerer tilfredsstillende og vi har nok kataloger i systemet slik at det kan brukes aktivt. Det er viktig med godt samarbeid mellom regnskaps- og innkjøpsfunksjonen for å få effektiv bruk av bestillingssystemet og ha gjensidig forståelse for regelverk og IKT-systemer. Bestillingssystemet er det viktigste forsystemet til regnskapssystemet. For at regnskapet skal bli korrekt må også bestillingene konteres korrekt. Regnskap, økonomi- og innkjøpsfunksjonen på HiL Regnskap, økonomi og innkjøpsfunksjonen består av 6 årsverk underlagt økonomi- og driftsdirektøren. I tillegg bistår servicesenteret i prosessene, og to av avdelingene (DNF og TVF) har egne innkjøpsressurser. Regnskap, økonomi og innkjøp Regnskap Økonomi Innkjøp Servicesenteret Bistår med -Fakturamottak (papirfakturaer) -Bestillinger (rekvisita mv) -Innkjøpsfaglig arbeid (rammeavtaler, anbudsprosesser mv) I vedlegg nr 2 og 3 er en oversikt over noen av de viktigste områdene og regelverk som regnskap, økonomi og innkjøpsfunksjonen skal ha kompetanse om, og hvilke IKT-systemer som benyttes for å løse oppgavene. 16

Resultatet av elektronisk selvtest om anskaffelser Den gjennomførte kartleggingen av organisering og oppfølging av offentlige anskaffelser ved statlige universitet og høyskoler, vurderer høgskolens modenhet opp mot ledende innkjøpspraksis på syv områder / dimensjoner i anskaffelsespyramiden: 1. Anskaffelsespolicy 2. Utvikling og oppfølging av mål 3. Overordnede roller og ansvar 4. Strategiske anskaffelsesprosesser 5. Operative anskaffelsesprosesser 6. Systemer og teknologi 7. Organisasjons- og kompetanseutvikling På hvert av områdene er det gitt innspill på aktuelle tiltak for å tilpasse institusjonen til god praksis. Vurderingene av behov for tiltak og hvilke tiltak som er hensiktsmessige, er foretatt på bakgrunn av høgskolens omfang på anskaffelser, kompleksitet av kjøpene og kapasitet på innkjøpsområdet. Rapporten fra kartleggingen er vedlagt i vedlegg nr 5. 17

Utfordringer Vi tolker resultatet av kartleggingen av innkjøpsområdet slik at vi har kommet et godt stykke på de operative delene av innkjøpsprosessene, mens det gjenstår noe på målformuleringer og oppfølging av måloppnåelse, kjennskap til anskaffelsespolicyen, og bruken av systemene som verktøy i økonomiprosessene. For å få effektive arbeidsprosesser er det en utfordring å tilpasse arbeidsdeling og rutiner til mulighetene i IKT-systemene. Det har en tendens til å være slik at vi innfører systemene og bruker systemene innenfor den eksisterende arbeidsdeling og rutiner, og at man får oppgaveløsning både i systemene og manuelt. Noe av grunnen til dette er knyttet til at systemene ikke er brukervennlige nok og dermed oppleves som en merbelastning, og at oppgaveløsningen flyttes uten at ressurser følger med. Ved å ta i bruk bestillingssystem endres fokuset fra betalingstidspunktet over til bestillingstidspunktet. Fokus på bestillingstidspunktet er i tråd med økonomireglementet i staten, men også fornuftig for å kunne ha kontroll med økonomien. Det er for sent å si nei til anskaffelsen når leveransen er mottatt og fakturaen er ankommet. Samtidig oppleves det som en utfordring at bestillingen skal foretas i bestillingssystemet og godkjennes på forhånd fordi man trenger varen eller tjenesten der og da. Det bør selvsagt ikke være slik, men fordrer at man er noe flinkere til å planlegge bestillinger og at rutinene for spesielt mindre kjøp (f.eks fra kantine, bøker mv) legges opp såpass fleksibelt at prosessene ikke oppleves som unødvendig tungvinte. 18

Tiltaksplan Tiltak Dimensjon i PwCs anskaffelsespyramide 1. Gjøre anskaffelsespolicyen, Anskaffelsespolicy innkjøpshåndboka (rutiner, maler mv) Utvikling og oppfølging og avtaler lettere tilgjengelig på av mål høgskolens hjemmeside / intranett. Strategiske anskaffelsesprosesser Operative 2. Møter med avdelinger og enheter med følgende tema gjennomgang av inngåtte avtaler gjennomgang av gjeldende regelverk og rutiner planlegge større anskaffelser inneværende år 3. Etablere kvantitative og realistiske mål for bruk av bestillingssystemet og avtalelojalitet Andel av driftskostnader som bestilles i bestillingssystemet Andel kjøp på rammeavtalene 4. Fortløpende rapportering til styret og høgskolens ledergruppe 5. Få bedre statistikkgrunnlag for oppfølging og grunnlag for anbudsprosessene gjennom å foreta anskaffelsesprosesser Anskaffelsespolicy Utvikling og oppfølging av mål Organisasjons- og kompetanseutvikling Anskaffelsespolicy Utvikling og oppfølging av mål Anskaffelsespolicy Utvikling og oppfølging av mål Anskaffelsespolicy Utvikling og oppfølging av mål Målgruppe Ansvarlig Frist Bestillere Budsjettdisponeringsmyndigheten Alle ansatte Økonomikonsulenter Bestillere Kontorsjefer Tekniske ledere Styret Høgskolens ledergruppe Styret Høgskolens ledergruppe Høgskolens ledergruppe Økonomi- og innkjøpsfunksjonen Økonomi- og driftsdirektør Økonomi- og driftsdirektør Økonomi- og driftsdirektør Økonomi- og driftsdirektør Økonomi- og driftsdirektør 30.06.12 Minimum en gang pr kvartal 01.01.12 Styret: Innen 1. mars hvert år Ledergruppa: halvårlig Fortløpende 19

bestillinger elektronisk i bestillingssystemet 6. Tydeliggjøre stillingsinstruksene for de som har roller innenfor anskaffelsesområdet og budsjettdisponeringsmyndighet. 7. Vurdere måloppnåelse innenfor de fastsatte indikatorene for avdelinger og enheter 8. Til enhver tid ha det nødvendig antall rammeavtaler for å få mest mulig effektive kjøp 9. Vurdere behov for økt administrativ støtte til å gjennomføre anskaffelsesprosessene 10. Bestillingssystemet rulles ut i hele organisasjonen fra 1.februar 2012 11. Vurdere hvordan rekvisisjon og bestillinger skal gjennomføres, herunder fullmaktshierarkiet, for å gjøre at bestillingsprosessene oppleves som en forenkling av bestillingsprosessen 12. Etablere fleksibel ordning for å foreta bestillinger fra Studentsamskipnadens kantine og bokhandel i bestillingssystemet 13. Fokus på den nye regnskaps- og økonomirollen sentralt og i avdelingene som konsekvens av innføring av bestillingssystem Overordnede roller og ansvar Overordnede roller og ansvar Strategiske anskaffelsesprosesser Operative anskaffelsesprosesser Bestillere Budsjettdisponeringsmyndigheten Økonomi- og innkjøpsfunksjonen Høgskolens ledergruppe Rektor og direktør Bestillere Innkjøpsfunksjonen Bestillere i avdelingene og enhetene Innkjøpsfunksjonen Systemer og teknologi Bestillere Budsjettdisponeringsmyndigheten Økonomi- og innkjøpsfunksjonen Systemer og teknologi Bestillere Budsjettdisponeringsmyndigheten Økonomi- og innkjøpsfunksjonen Systemer og teknologi Bestillere Budsjettdisponeringsmyndigheten Økonomi- og innkjøpsfunksjonen Organisasjons- og kompetanseutvikling Økonomikonsulenter Bestillere Kontorsjefer Økonomi- og innkjøpsfunksjonen Personal- og organisasjonsdirektør Direktør Økonomi- og driftsdirektør 31.01.12 En gang hvert år Fortløpende Direktør 31.12.12 Direktør 01.02.12 Økonomi- og driftsdirektør Økonomi- og driftsdirektør Personal- og organisasjonsdirektør og økonomi- og driftsdirektør 31.01.12 30.06.12 30.06.12 14. Internt seminar om innkjøp og økonomi Organisasjons- og Økonomikonsulenter Økonomi- og 31.01.12 20

i forbindelse med utrulling av bestillingssystemet 15. Opplæring og veiledning av brukere av bestillingssystemet kompetanseutvikling Organisasjons- og kompetanseutvikling Bestillere Budsjettdisponeringsmyndigheten Økonomi- og innkjøpsfunksjonen Bestillere Budsjettdisponeringsmyndigheten driftsdirektør Økonomi- og driftsdirektør Fortløpende 21

Direktørens vurdering Anskaffelsesområdet er et omfattende og komplisert område som det er krevende å dekke med egne ressurser. Vi har i dag lite ressurser på anskaffelsesområdet og er dermed sårbare. Høgskolen samarbeider med andre statlige og kommunale virksomheter om inngåelse av rammeavtaler, herunder høgskolene i Hedmark og Gjøvik. Vi deltar i fellesanskaffelser i sektoren koordinert gjennom UNINETT, og vi har etablert samarbeid med Universitetet i Bergen for å ha tilgang på kompetanse og kapasitet ved behov. Regelverket for offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter er sentralt for gjennomføringen av anskaffelsesprosesser av varer og tjenester. Anskaffelsesområdet er et område med stor oppmerksomhet fra departementet og Riksrevisjonen. Erfaringene våre viser også at konkurranse i forbindelse med anskaffelser av varer og tjenester totalt sett gir mer fordelaktige betingelser, slik at det er mange grunner til å arbeide med området. I økonomireglementet for staten fremgår det at alle statlige virksomheter innen 1.7.2011 skal ha tatt i bruk ehandel (elektronisk faktura og bestillinger). Høgskolen har elektroniske løsninger for bestillinger og fakturahåndtering på plass, men det gjenstår å øke bruken av bestillingssystemet. Vi har tatt i bruk elektronisk inngående faktura, og i løpet av 2012 er det planlagt å innføre elektronisk utgående faktura i samarbeid med de øvrige institusjonene i sektoren. Resultatet av kartleggingen og våre vurderinger av situasjonen på innkjøpsområdet utgjør grunnlaget for forslagene til tiltak. Rapportens Innspill til mulige tilpasninger til god praksis på de syv dimensjonene i PwCs anskaffelsespyramide har vært sentralt i arbeidet med tiltaksplanen. Iverksettingen av tiltaksplanen vil være krevende mht utvikling av system, rutiner og opplæring og vil fordre samarbeid med andre miljøer for å nå de ambisiøse målene som er satt. Jeg anser den foreslåtte planen som et ryddig verktøy for å sikre implementeringen og vil anbefale at styret gir sin tilslutning til forslag til vedtak. Kari Kjenndalen Direktør Vedlegg: Nr 1 Nr 2 Nr 3 Nr 4 Nr 5 Nr 6 Oversikt over hvilke IKT-systemer som benyttes i fra bevilgning til betaling Fagområder og regelverk innen områdene regnskap, økonomi og innkjøp Oversikt over IKT-systemer som benyttes innen regnskap, økonomi og innkjøp Brev fra KD datert 09.11.2011 Oppfølging av elektronisk selvtest om anskaffelser 2011 Resultater fra Høgskolen i Lillehammer av Kartlegging av organisering og oppfølging av offentlige anskaffelser ved statlige universitet og høyskoler Innkjøpsstrategi (sak 69/09) inkludert innholdsfortegnelsen for høgskolens innkjøpshåndbok og etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt 22

Vedlegg nr 1 Oversikt over hvilke IKT-systemer som benyttes i fra bevilgning til betaling IKT-systemer i de 5 fasene Fase 1: Budsjettering ABM Agresso Planner Lønnsdata fra SAP Fase 2: Frem til bestilling foretas / kontrakt inngås KGV - Konkurransegjennomføringsverktøy Ephorte (Arkivsystem) Fase 3: Bestilling foretas Basware PM (Bestillingssystem) Fase 3: Varemottak Basware PM (Bestillingssystem) Fase 4: Regnskapsføring og betaling Agresso Fase 4: Fakturahåndtering Elektroniske inngående fakturaer (meldesentral) Basware Invoice (Fakturahåndteringssystem) Fase 5: Rapportering og kontroll Excelerator for å lage rapportutdrag Agresso web-info eller tilsvarende Vedlegg nr 2 Fagområder og regelverk innen områdene regnskap, økonomi og innkjøp Regnskap, økonomi og innkjøp - hva vi må kunne innenfor områdene Statlig regnskapsstandarder Økonomireglementet Innkjøpsreglementet Bidrag og oppdragsreglementet NFR- og EU-søknader Risikovurderinger Mål- og resultatstyring Balansert målstyring Budsjett Rapportering internt og eksternt Noe juss innen innkjøpsområdet, avtalerett ++ 23

Vedlegg nr 3 Oversikt over IKT-systemer som benyttes innen regnskap, økonomi og innkjøp Regnskap, økonomi og innkjøp - IKT-systemer Agresso Planner KGV Basware Invoice Basware PM Inngående faktura - meldingssentral Agresso regnskap Prosjektstyringsverktøy Excelerator FS SAP Ephorte Inventarregister Agresso Web Markedsplassen/ kataloger Konferansesystem. og det er sikkert flere systemer 24

Vedlegg nr 4 Brev fra KD datert 09.11.2011 Oppfølging av elektronisk selvtest om anskaffelser 2011 25

26

Vedlegg nr 5 Resultater fra Høgskolen i Lillehammer av Kartlegging av organisering og oppfølging av offentlige anskaffelser ved statlige universitet og høyskoler 27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

Vedlegg nr 6 Innkjøpsstrategi (sak 69/09) inkludert innholdsfortegnelsen for høgskolens innkjøpshåndbok og etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt 01.11.09 Jan Aasen S-sak 69/09: Revidering av høgskolens innkjøpsstrategi Forslag til vedtak: Styret vedtar forslaget til innkjøpsstrategi. Administrasjonen gis fullmakt til å utarbeide de nødvendige rutiner for å følge opp innkjøpsstrategien og som ivaretar de til enhver tid gjeldende lover og regler som gjelder på innkjøpsområdet Saksframlegg INNKJØPSSTRATEGI VED HØGSKOLEN I LILLEHAMMER Verdien av de varer og tjenester som Høgskolen i Lillehammer anskaffer hvert år, utgjør en betydelig del av høgskolens kostnader. Selv små endringer og effektiviseringer av anskaffelsesområdet kan derfor bidra til besparelser. En god fungerende anskaffelsesvirksomhet kan gi vesentlige bidrag til å oppnå et av høgskolens hovedmål: HiL skal drive på grunnlag av en sunn økonomi Overordnet mål for innkjøpsområdet ved Høgskolen i Lillehammer er: - å sikre effektiv ressursbruk ved anskaffelser til høgskolen - Høgskolen skal til lavest mulig kostnad være sikret tilgang til de varer og tjenester som er nødvendige for å støtte primærvirksomheten ved høgskolen. - Mest mulig av høgskolens menneskelige og økonomiske ressurser skal frigis for å komme den faglige primærvirksomheten forskning og undervisning til gode. - Brukernes behov skal dekkes på en mest mulig effektiv og hensiktsmessig måte, slik at brukeren får det riktige produkt ut ifra en totalvurdering av forhåndsdefinerte kriterier. - Innkjøpspraksis ved høgskolen i Lillehammer skal foregå i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Operative mål Alle kjøp av varer skal som hovedregel baseres på konkurranse Alle kjøp over de til hver tid gjeldende nasjonale terskelverdi skal utlyses i Doffin databasen alternativt TED databasen. Rammeavtaler skal utarbeides for driftskjøp med et totalt omfang over 100.000,- eks. mva per år, eller når det foretas flere mindre anskaffelser over en tidsperiode på 3 år. Det skal arbeides for å øke lojaliteten til inngåtte rammeavtaler. Fremme elektronisk handel ved å ta i bruk nye løsninger Foreta miljøriktige innkjøp Tydelig organisering og rutinebeskrivelse 50

Innkjøpsstrategi - For å skape muligheter for en stadig mer effektiv anskaffelsesvirksomhet skal det legges vekt på internt og eksternt samarbeide, kompetanseutvikling og bruk av rammeavtaler og IT-verktøy. - For å oppnå best mulig pris skal enhver anskaffelse av en viss størrelse baseres på konkurranse. - På bakgrunn av leverandøranalyser og fortløpende vurderinger skal det velges ut hvilke leverandører som skal følges opp særskilt av sentral økonomiavdeling. Oppfølging og behandling av bilag fra de resterende leverandører skal i størst mulig grad delegeres, effektiviseres og forenkles. Internt samarbeid Det er av avgjørende betydning for høgskolen at alle som medvirker direkte eller indirekte i anskaffelsesvirksomheten, kjenner til Forskrift om offentlig anskaffelser (FOA) og er bevisste om at anskaffelse av varer og tjenester påvirker høgskolens lønnsomhet og konkurransedyktighet. Avdelingenes og brukernes aktive medvirkning i en kontinuerlig utveksling av teknisk og kommersiell informasjon er nødvendig. Det må informeres om inngåtte avtaler. Høgskolen skal i den utstrekning det er nødvendig, utarbeide rammeavtaler for driftskjøp. Dette vil effektivisere anskaffelsesvirksomheten ved høgskolen ved å gjøre det mulig å foreta avrop etter enklest mulig standardrutiner redusere ledtidene fra behovene oppstår til varene er tilgjengelige sørge for at anskaffelsene baseres på konkurranse Eksternt samarbeid Samarbeide mellom høgskolen og de største og/eller viktigste leverandører skal i praksis baseres på leverandørutvikling. Leverandørutvikling tar sikte på å fremme en langsiktig gjensidig sikring av leveransene ved kontinuerlig og gjensidig utveksling av teknisk/kommersiell informasjon. Høgskolens ansatte må vise lojalitet til inngåtte avtaler. Det vil føre til at høgskolen på sikt oppnår de beste prisene. Høgskolen deltar i et eget innkjøpsforum sammen med de øvrige institusjoner i universitetsog høgskolesektoren, og har et spesielt samarbeid med Høgskolen i Gjøvik og Høgskolen i Hedmark. Det er også utarbeidet felles innkjøpsavtaler med fylkeskommunene i Oppland og Hedmark. Elektroniske verktøy Høgskolen i Lillehammer har tatt i bruk elektroniske verktøy til hjelp i innkjøpsarbeidet, faktura arbeidet og inventarregistrering. Dette blir et vesentlig virkemiddel for å skaffe bedre oversikt og kontroll, men også for å bidra til effektivitet. Følgende løsninger planlegges å tas i bruk: - Løsning for elektronisk fakturabehandling - Løsning for registrering av inventarregister Disse løsningene vil kunne gi nødvendige data til uthenting av nøkkeltall til innkjøpsarbeidet og i forbindelse med planlegging av investeringer. 51