Mandag 27. februar 2012 Høgskolen i Lillehammer, Møterom Ø201 Kl Lunsj serveres kl Møtet avsluttes med middag kl. 17.

Transkript

1 Lillehammer, 21. februar 2012 Innkalling til møte i Høgskolestyret den februar 2012 Til: Bente Ohnstad, Jens Uwe Korten, Kari Broberg, Jan Grund, Marit Reitan, Rune Øygard, Marit Roland Udnæs, Geir Haugsbakk, Kristin Solli, Alexander Sæbø Løtvedt, Sara Elisabeth Inholm, Kari Kjenndalen Kopi med vedlegg: Varamedlemmer, hovedtillitsvalgte, fagavdelingene, studiedirektør, økonomi- og driftsdirektør, personal- og organisasjonsdirektør, Biblioteket, Fylkesmannen Kopi per e-post uten vedlegg: Prosjektdirektør PiU, SOPP, SELL, LiSt, Studenttorget HiL, Sentralbordet (Servicesenteret) HiL, Hovedbibliotekar HiL, Leder IT-tjenesten HiL, Dekaner HiL, Statsbygg, KD, Oppland Fylkeskommune, Riksrevisjonen, Høgskolen i Hedmark, Høgskolen i Gjøvik Tid og sted: Mandag 27. februar 2012 Høgskolen i Lillehammer, Møterom Ø201 Kl Lunsj serveres kl Møtet avsluttes med middag kl Overnatting i Lillehammer for de som har behov for det (meldes fra til Kristin.Korsvold@hil.no) Tirsdag 28. februar 2012 Honne Hotell og Konferansesenter, Biri Kl Lunsj serveres kl Med vennlig hilsen Bente Ohnstad Rektor Kari Kjenndalen Høgskoledirektør Høgskolen i Lillehammer, postboks 952, 2604 Lillehammer. Telefon: Faks E-post: post@hil.no

2 Dagsorden 27. februar 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Godkjenning av protokoll fra siste møte 3. Styreleder oppsummerer viktige hendelser i perioden og orienterer om de viktigste Sakene 4. Referatsaker. Saker som styret skal være kjent med 2/12 a Protokoll fra møte i Høgskolestyret b Referat fra studienemndsmøte c Protokoll fra møte i avdelingsstyret DNF d Protokoll fra møte i avdelingsstyret APS e Protokoll fra møte i avdelingsstyret ØKORG f Referat fra studienemndsmøte g Referat fra Universitetsprosjektstyret h Referat fra møte i læringsmiljøutvalget i Referat fra møte i avdelingsstyremøte APS j Protokoll fra møte i avdelingsstyret DNF k Brev fra KD av vedr. direkte opptak til master i rettsvitenskap, og brev fra studenter av l Brev fra KD av vedr. retningslinjer for det nasjonale karaktersystemet m Brev fra Riksrevisjonen av vedr. årsregnskapet 2011 inntekter, og svarbrev fra HiL av U. off. jf. rr. lov 18 (2) n Brev fra KD av vedr. deltakelse i det europeiske klassifiseringsprosjektet U-MAP o Brev fra KD av med svar vedrørende avtalebasert etterlønn ved Den norske filmskolen p Brev fra KD av vedr. godkjenning av doktorgradsstudium i innovasjon i tjenesteyting i offentlig og privat sektor q Brev fra KUF Innlandet AS av vedr. avvik i framdriften for organisatorisk utvikling, samarbeidsavtalen pkt. 7.2 r Brev fra NOKUT av vedr. vedtak om akkreditering av mastergradsstudium i anvendt miljøpsykologi ved HiL (120 SP). NOKUTs tilsynsrapport legges frem for gjennomsyn i møtet. s Brev fra Forskningsrådet av vedr. tildeling og utbetaling av offentlig gaveforsterkning t På rektorfullmakt i perioden: Sammensetning av sakkyndig komité. Vurdering av søkere på stilling som hovedlærer i produksjonsdesign, DNF. Godkjent Sammensetning av sakkyndig komité. Vurdering av søkere på stilling som hovedlærer i filmklipp, DNF. Godkjent Sammensetning av sakkyndig komité. Vurdering av søkere på stilling i spesialpedagogikk, APS. Godkjent Sammensetning av sakkyndig komité. Vurdering av søkere på stillings som stipendiat BUK, APS. Godkjent

3 5. Beslutningssaker. Saker som legges fram for styret for vedtak 3/12 Rapport og planer (ettersendes) 4/12 Budsjettfordeling /12 Delegasjon fra styret deltakelse på etatsstyringsmøte 10. mai 6/12 Orientering om stadfestelse av Personalreglement for statlige høgskoler og revisjon av høgskolens retningslinjer for ansettelse i undervisningsog forskerstillinger 6. Orienteringssaker. Saker uten vedtak som styret er orientert om 7/12 Årsrapporter 2011 fra råd og utvalg 8/12 Campusprosjekt (ettersendes) 7. Drøftingssaker 9/12 Prosjekt Innlandsuniversitetet. Behandles som første sak. Se saksdokumenter til sak 11/ Eventuelt 10/12 Eventuelt Dagsorden 28. februar Felles styremøte for de tre høgskolene med felles saksgjennomgang, og vedtak/drøfting i separate styremøter. 11/12 Helhetlig forslag til faglig og administrativ organisering av en sammenslått høgskole 3

4 Møtedato Saksbehandler Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen Arkivreferanse - 4/12: Budsjettrammer 2012 Forslag til vedtak 1. Styret for Høgskolen i Lillehammer vedtar følgende fremlagte forslag til budsjett for 2012: Ramme 2012 Avdelinger Avdeling for pedagogikk og sosialfag (APS) Avdeling for samfunnsvitenskap (ASV) Avdeling for økonomi og organisasjonsvitenskap (ØKORG) Avdeling for TV-fag (TVF) Den norske filmskolen (DnF) Doktorgradsområdene Senter for livslang læring (SeLL) Totalt avdelingene Fellesavdelinger Fellesadministrasjonen Bygningsmessig drift Totalt fellesavdelinger Fellesposter Forskning Studentvelferd Øvrige poster Totalt fellesposter Totalt før strategiske midler Strategiske midler Totalt Tildelt ramme Disponibelt -703 Salderinger Kostnadsreduksjoner APS 742 Kostnadsreduksjoner ASV Kostnadsreduksjoner TVF 288 Sum salderinger Saldert budsjett 2012 (driftsresultat) herav dekning av underskudd i herav overskudd SeLL til virksomhetskapitalen 500 1

5 2. Med bakgrunn i endelig vedtatt ramme skal det utarbeides periodisert budsjett innenfor den tildelte ramme for den enkelte budsjettenheten. I dette arbeidet skal det legges til grunn at en styrer aktiviteten mot 2013 slik at en ikke binder opp et høyere kostnadsnivå enn vedtatt ramme 2012, justert for eventuelle endringer som følge av budsjettmodellen eller planen for disponering av de strategiske midlene. Det skal også utarbeides periodisert budsjett for eksternt finansiert virksomhet, og vurderes tiltak for å styrke denne aktiviteten. 3. Forslag til bevilgninger til strategiske tiltak i 2012: 2012 Fusjonsrelaterte kostnader PIU Finansiering av tiltak i avdelingene / inndekning akkumulerte underskudd Husleie Idrettsbygg 500 Bygningsmessige tiltak LiST - studentvelferd 200 Ekstraordinære investeringer teknisk utstyr auditorier og undervisningsrom Nye stillinger i fellesadministrasjonen Økte kostnader knyttet til eksamensgjennomføring og andre kostnader relatert til økt aktivitet 800 SUM Styret vedtar at det skal bygges idrettsbygg på campus. Styret gir direktøren fullmakt til å gjøre nødvendige avklaringer overfor departementet og Statsbygg for å kunne starte prosjekteringen av bygget. Styret forutsetter at høgskolens årlige kostnader til husleie og drift ikke skal overstige 4 mill kroner (2012-kroner). 5. Styret gir direktør fullmakt til å fastsette satsene for budsjettering av lønn og indirekte kostnader i forbindelse med bidrags- og oppdragsvirksomheten. Direktør gis også fullmakt til å fastsette satsen for budsjettering av annumsmidler i avdelingene. 6. Styret gir direktøren fullmakt til å gjøre omdisponeringer innenfor vedtatt budsjettramme for fellesavdelinger, fellespostene og de strategiske tiltakene. For å ha tilstrekkelig økonomisk handlingsrom i fusjonsprosessen bes direktøren fortløpende vurdere om iverksettelsen av de strategiske tiltak skal forskyves ut i tid. Saksframlegg Det henvises til sak 79/11 Planrammer for 2012 som ble behandlet av styret på møtet i november 2012 og sak 93/11 i desember Siden behandlingen av saken i styremøte i desember har detaljbudsjettene blitt kvalitetssikret, og det har ikke fremkommet vesentlige endringer i forutsetningene for budsjettet som ble behandlet i desember. 2

6 Det er særlig budsjettet for Avdeling for Samfunnsvitenskap (ASV) og fellesadministrasjonen det har vært jobbet med, samt forslag til fordeling av midler til strategiske tiltak. Resultatet for 2011 ble også bedre enn forventet, slik at de foreslåtte midlene til strategiske tiltak i budsjettet for 2012 er noe høyere enn det som ble lagt til grunn i desember. Inntekter De budsjetterte inntektene for 2012 utgjør 372 mill kroner, som fordeler seg mellom bevilgning fra KD, støtte fra Prosjekt Innlandsuniversitetet, gave fra Eidsiva, og øvrige inntekter fra eksternfinansiert virksomhet. Endringen i totale inntekter fra 2011 til 2012 utgjør 45 mill kroner og er hovedsakelig knyttet til bevilgningen fra KD. Dette skyldes økning i den resultatbaserte undervisningsbevilgningen, herunder filmskolens bevilgning for to år, og økningen i basisbevilgningen tilsvarende 50 studieplasser i finansieringskategori D og 25 plasser i F. Støtten fra Prosjekt Innlandsuniversitetet øker med 4 mill kroner fra 2011 til Dette henger sammen med at støtten øker når doktorgradsområdene er godkjent av NOKUT, at det er bevilget robustmidler til de to godkjente doktorgradsområdene, og at det er bevilget overgangsfinansiering til Visuelle medier. De eksterne inntektene er økt med 1,7 mill kroner fra 2011, og vurderes til å være nøkternt budsjettert. For å styrke høgskolens økonomi er et virkemiddel å øke de eksterne inntektene, og spesielt inntektene fra NFR og EU. Det er ikke lagt inn forutsetning om dette i de fremlagte budsjettrammene. Lønn De budsjetterte lønnskostnadene for 2012 utgjør 242 mill kroner, som er en økning på 22 mill kroner fra Lønnsbudsjettet er utarbeidet basert på antall årsverk og lønnstrinn, korrigert for planlagt avgang og tilgang av medarbeidere. Økningen på 22 mill kroner er knyttet til flere forhold. Om lag 5 mill kroner av økningen er knyttet til doktorgradsområdene, men hvor inntektene øker tilsvarende. Dette henger sammen med forskjøvet aktivitet, at to av doktorgradsområdene er godkjent av NOKUT, og noe knyttet til at budsjettet for 2011 var noe for lavt. I lønnsbudsjettet for 2012 inngår også konsekvensene av lønnsendringer i 2011 og forventede lønnsøkninger i 2012, samt at pensjonsavgiften øker med 1 prosentpoeng fra 2011 til I 2011 økte antall årsverk med 11 i forhold til 2010, og deler av økningen i lønnsbudsjettet får helårsvirkning i For å redusere økningen i kostnadene vil det i den videre prosessen bli foretatt vurderinger av stillinger som blir ledige i løpet av året og nye stillinger som er budsjettert opprettet. Det vurderes om det er mulig å avvente tidspunktet for å tilsette i stillingen til for eksempel neste budsjettår, eller at det på kort sikt kan være alternative løsninger som gir lavere kostnader. Drift De budsjetterte driftskostnadene for 2012 utgjør 107 mill kroner, som er om lag samme nivå som i Avdelingene og enhetene har budsjettert med lite midler til drift, og driftskostnadene er i stor grad bundet opp i inngåtte forpliktelser eller absolutt nødvendige for å gjennomføre undervisningen (for eksempel midler til studentproduksjoner og prosjekter, praksis innen helsefagene, eksamen mv). Antagelig burde nivået på driftsmidlene vært høyere enn det er, både for å kompensere for den årlige prisveksten og økningen i aktiviteten, og for å ha midler til kompetansehevingstiltak, utvikling av arbeids- og læringsmiljø og kvaliteten på tjenestene våre. 3

7 Investeringer Investeringene i 2012 er budsjettert med 8,4 mill kroner. Når en korrigerer for de ekstraordinære investeringene knyttet til teknisk plattformskifte i perioden , er investeringene i 2012 om lag samme nivå som det har vært de siste årene. Avskrivningene på inventar og utstyr utgjorde 8,5 mill kroner i 2011, slik at det er en bra sammenheng mellom verdireduksjonen på inventar og utstyr og reinvesteringene. Samtidig vet vi at deler av det tekniske utstyret og inventaret er gammelt og burde vært skiftet ut. Det legges til grunn at avdelingene og enhetene har stor grad av frihet i disponeringen av investeringsrammene, og at det er anledning til å planlegge investeringene over år. Det er anledning til å bruke bevilgninger som er budsjettert til lønn eller drift på investeringer, men ikke anledning til å bruke investeringsmidler til lønn eller drift. Bevilgninger til investeringer kan ikke benyttes slik at det påfører høgskolens varige forpliktelser som det ikke er budsjettmessig dekning for i avdelingen eller enhetene. Avdelingene og enhetene har utarbeidet detaljbudsjetter for bruken av tildelte investeringsmidlene. Det vil i det videre budsjettarbeidet bli vurdert om investeringer knyttet til de to testlab ene innenfor hhv idrett og psykologi skal finansieres gjennom særskilte bevilgninger eller innenfor avdelingenes ordinære rammer som i dag. Utstyret i kantinekjøkkenet er 20 år gammelt og det er startet opp arbeid med å planlegge omfang og framdrift på utskiftingen av utstyret. Det har vært avsatt midler de siste fire årene for å finansiere disse investeringene. Det er oppnevnt en arbeidsgruppe som utreder forslag til investeringer i teknisk utstyr i auditorier og undervisningsrom. Av midlene til strategiske tiltak er det foreslått å tildele midler for å gjennomføre denne oppgraderingen. Prognose for resultatet i 2012 Det budsjetterte resultatet for 2012 er minus 0,7 mill kroner etter at det er fordelt 13 mill kroner til strategiske midler, og før de budsjetterte underskuddene er saldert. Det er også innarbeidet en forutsetning om overskudd på 0,5 mill kroner fra oppdragsvirksomheten på SeLL. I forslaget til midler til strategiske tiltak inngår det 3,5 mill kroner, som skal gå til å finansiere tiltak i avdelingene for å redusere underskuddene. Det forutsettes at de budsjetterte underskuddene for ASP og TVF skal dekkes inn gjennom kostnadsreduksjoner, og det arbeides med tiltak for å redusere det budsjetterte underskuddet for ASV. Gjennom disse tiltakene vil det budsjetterte resultatet for 2012 forbedres. I forslaget til vedtak er det lagt til grunn at etter salderingene, vil det budsjetterte resultatet for 2012 bli pluss 3,9 mill kroner. Overskuddet kan da benyttes til å dekke inn underskuddet i 2011 med 3,4 mill kroner og 0,5 mill kroner til å øke virksomhetskapitalen. Detaljbudsjettet for avdelinger og enheter Basert på inntektsbudsjettet for 2012 er det utarbeidet detaljbudsjetter for avdelingene og enhetene kostnader og investeringer, samt at det er foreslått bevilgninger til forskning, studentvelferd og øvrige poster. Hva som inngår i øvrige poster er spesifisert i eget oppsett. For de fleste avdelingene og enhetene er det budsjetterte ordinære driftsresultatet et null-resultat (dvs at virksomheten gjennomføres innenfor bevilgning og øvrige inntekter). For tre av avdelingene, Avdeling for pedagogikk og sosialfag (APS), Avdeling for TV-fag (TVF) og Avdeling for samfunnsvitenskap (ASV), er det foreløpige budsjetterte resultatet minus. Vi forutsetter at det 4

8 for APS og TVF skal være realistisk å korrigere aktiviteten slik at man oppnår balanse i løpet av året. Avdeling for samfunnsvitenskap (ASV) har et budsjettert underskudd på 3,5 mill kroner. Det er dialog med avdelingen om tiltak for å redusere underskuddet, både tiltak for å redusere kostnadene og for å øke inntektene. Det er bl.a startet opp en prosess for å involvere de ansatte i arbeidet med å legge til rette for å øke de eksterne inntektene. I forslaget til strategiske midler er det lagt inn forslag om midler for å finansiere tiltak for å sikre økt tilgang på forskningsprosjekter og midler til oppstart og omstilling av studier, herunder juss og internasjonale studier med historie. Øvrige poster utgjør 6,5 mill kroner som fordeler seg på følgende poster: 5 mill kroner for å finansiere stipendiatstillinger som er under tilsetting og som vil bli kompensert avdelingene i løpet av året. I bevilgningen inngår også finansiering av utsatte lønnsforpliktelser knyttet til stipendiatstillingene som er 4-årige med 20 % undervisningsplikt pr år. 0,5 mill kroner til å kompensere avdelinger og enheter for medarbeidere som leder utvalg (LMU, AMU mv) og driftsmidler til utvalgene. 1 mill kroner som er mobilitetsmidler knyttet til inn- og utreisende studenter, hvor midlene skal fordeles av internasjonalt utvalg etter søknad. I tabell 1 fremkommer budsjetterte inntekter, kostnader og investeringer per avdeling og enhet. 5

9 Tabell 1: Detaljbudsjett for 2012 Totalt APS DNF ASV TVF ØKORG SeLL Phd-områdene Fellesadministrasjon Bygnings-messig drift Forskning Studentvelferd Øvrige poster Plattform-skifte Ufordelte midler Dekning underskudd 2011 Sum inntekter fra KD Sum inntekter fra PIU Gave fra Eidsiva Sum inntekter fra andre Sum inntekter Sum personalkostnader Sum driftskostnader Sum investeringer Sum interne transaksjoner / avregninger Sum utgifter Ordinært driftsresultat Periodisering bevilgning til Periodens driftsresultat Revidert budsjett for 2011 Totalt APS DNF ASV TVF ØKORG SeLL Phd-områdene Fellesadministrasjon Bygnings-messig drift Forskning Studentvelferd Øvrige poster Plattform-skifte Ufordelte midler Periodisering bevilgning fra KD Sum inntekter fra KD Sum inntekter fra PIU Gave fra Eidsiva Sum inntekter fra andre Sum inntekter Sum personalkostnader Sum driftskostnader Sum investeringer Sum interne transaksjoner / avregninger Sum utgifter Ordinært driftsresultat Periodisering bevilgning overføres fra Periodens driftsresultat

10 Avsetninger og virksomhetskapital Avsetningene består av (1) tidligere års overskudd som det ikke er knyttet forpliktelser til, (2) akkumulert underskudd for avdelingene og høgskolen sentralt, og (3) periodisering av inntekter eller bevilgninger som det er knyttet forpliktelser til. Innenfor de avsetningene som det er knyttet forpliktelser til bør det også skilles mellom om forpliktelsene er overfor eksterne eller er øremerking av midler. Virksomhetskapitalen er overskudd fra oppdragsvirksomheten som kan brukes til (1) å finansiere underskudd fra oppdragsvirksomheten, (2) kjøp av aksjer, eller (3) å finansiere den ordinære virksomheten. I forbindelse med gjennomgangen av avsetningene vil det også bli gjort en vurdering av virksomhetskapitalen. Pr Avsetninger som følge av mer- og mindreforbruk tidligere år Virksomhetskapital Sum avsetninger, virksomhetskapital og fremtidige forpliktelser BOA Vi har startet gjennomgangen av avsetningene for å kartlegge bl.a hvor mye av disse som er frie midler og akkumulerte underskudd. Vi vet så langt at det er tre negative avsetninger som det må tas stilling til hvordan skal dekkes inn. Dette gjelder TVF som har et akkumulert underskudd på om lag 7 mill kroner, ASV (tidligere HIS) som har et akkumulert underskudd på om lag 6 mill kroner, og et akkumulert underskudd på om lag 9 mill kroner som er knyttet til en avdeling som er nedlagt. I balansen ved utgangen av regnskapsåret 2011 fremgår det at avsetningene er på netto 21,5 mill kroner. Avsetningene består av både positive og negative avsetninger, herunder de tre negative avsetningene omtalt ovenfor. Virksomhetskapitalen utgjorde 8 mill kroner ved årets begynnelse. Finansieringen av de tre negative avsetningene bør avklares i løpet av I det videre arbeidet vil jobbe ut i fra følgende: Det akkumulerte underskuddet på TVF dekkes gjennom å redusere budsjettrammene for avdelingen med hhv 1 mill kroner i 2012 og 1,5 mill kroner i 2013, 2014 og i Dvs at vel 1,5 mill kroner dekkes gjennom å redusere positive avsetninger. Det akkumulerte underskuddet for ASV (tidligere HIS) dekkes inn gjennom å redusere budsjettrammene for avdelingen med 1 mill kroner i 2013, 1,5 mill kroner i 2014, i 2015 og i For 2012 er det prioritert å gjennomføre tiltak slik at avdelingen kommer i balanse, og det er ikke realistisk å få dekket inn deler av det akkumulerte underskuddet før tidligst i Dvs at vel 0,5 mill kroner dekkes gjennom å redusere positive avsetninger. Det akkumulerte underskuddet for den nedlagte avdelingen dekkes gjennom å redusere positive avsetninger tilsvarende, evt i kombinasjon med bruk av ordinære budsjettildelinger i perioden Den endelige planen for å finansiere disse tre negative avsetningene fremlegges i forbindelse med revidert budsjett 2012 som en del av regnskapsrapporteringen for 1. tertial. Likviditet Høgskolens likviditet er god og er om lag 75 mill kroner ved årets begynnelse. Normalt er likviditeten på det laveste nivået i april og august, og på disse tidspunktene i 2011 var den om lag 65 mill kroner. 7

11 Forhold som påvirker budsjettet for Risikovurderinger Prosjekt Innlandsuniversitetet I skrivende stund er det ikke besluttet faglig og administrativ organisering i et fremtidig universitet. KUF-fondet har med henvisning til punkt 7 i samarbeidsavtalen varslet en mulig reforhandling av avtalen hvis partene ikke kommer til enighet. Som en del av den videre disponeringen av budsjettet for 2012 bør høgskolen ha en beredskap i forhold til at støtten fra PIU kan reduseres. Dette gjelder spesielt de udisponerte midlene i budsjettet. Selv om det vedtas en fordeling av midlene nå, bør det vurderes om en skal avvente å iverksette tiltakene til en ser hvordan fusjonsprosessen utvikler seg framover. Eksternfinansiert virksomhet Nivået på den eksternfinansierte virksomheten utgjør om lag 10 % av det totale budsjettet for Av dette utgjør oppdragsenheten SeLL om lag 20 mill kroner, og i risikovurderingene gjort av SeLL er det usikkerheten rundt nivået på oppdragsmarkedet og evne og mulighet for å få oppdrag. Denne risikoen er også relevant også for avdelingene, bl.a vår evne til å opprettholde og øke nivået på bevilgninger fra bl.a NFR for å finansiere avdelingenes kostnader knyttet til arbeidstid til forskning. Usikkerheten skal ikke overdrives, men det er viktig å redusere risikoen gjennom å ha tilstrekkelige reserver for å ta høyde for svingninger i markedet og ha alternative planer for bruk av arbeidstidsressursene. Dette blir viktig å ta med også i en situasjon hvor målsettingen er å øke den eksternfinansierte virksomheten ytterligere. Vekstproblematikk Oppstarten av de nye studiene de fire-fem siste årene har vært finansiert innenfor de ordinære bevilgningene fra KD. Fordi inntektene kommer først etter to år, har dette medført betydelig forskutteringer av fremtidige bevilgninger som fremkommer som underskudd i høgskolens regnskaper. Dette har vært et strategisk valg, som har medført at det har vært liten frihetsgrad i økonomien og dermed lite midler til øvrige strategiske tiltak og reserver. Den økte aktiviteten har så langt vært mulig gjennom effektivisering. Vi er nå kommet til et punkt hvor kostnadene knyttet til plassmangel, logistikk, økt bruk og slitasje på arealer, utstyr mv, øker som en konsekvens av veksten. I 2010 var antall kvm per student om lag 8 kvm, mens gjennomsnittet i sektoren var 11 kvm per student. Vi har i dag store problemer med å ha tilstrekkelige kontorplasser til ansatte, og det er stort press på undervisningsrom, grupperom, og arealer knyttet til lesesal og bibliotek. Det er også behov for et nytt stort auditorium, og egnede lokaler til kurs- og konferansevirksomheten. Etableringen av phd-programmene øker også behovet for kontorarbeidsplasser, bl.a til doktorgradsstipendiatene. Økonomisk handlefrihet til å møte uforutsette hendelser Budsjettet for 2012 er utarbeidet på bakgrunn av de forhold vi kjenner til ved årets begynnelse, knyttet til bevilgning og øvrige inntekter, lønnskostnader, forventede driftskostnader og øvrige forpliktelser som gir økonomisk uttelling. Vi vet at det er et stramt budsjett, og en stor andel av budsjettet er faste kostnader til lønn og drift av bygningsmassen. Dette gir lite økonomisk handlingsrom til å finansiere uforutsette hendelser gjennom å omdisponere midler. Derfor skal det ikke oppstå store avvik i forhold til det budsjettet før det gir seg utslag i regnskapsresultatet. 8

12 Midler til strategiske tiltak og reserver I budsjettrammene for 2012 er det foreslått at 13 mill kroner av bevilgningen brukes til strategiske midler og reserver. I tillegg er det foreslått å bruke 3,4 mill kroner av bevilgningen til å finansiere underskuddet i Det er videre lagt til grunn at basisbevilgningen også vil øke i 2013 og 2014 tilsvarende 50 studieplasser i kategori D og 25 i kategori F. Det forutsettes i forslaget til nivå på midlene at den resultatbaserte undervisningsbevilgningen knyttet til filmskolen som vi mottar annethvert år, brukes til å dekke inn underskudd etterskuddsvis. Dvs at det fremkommer som underskudd i det året vi ikke mottar bevilgning, og hvor underskuddet dekkes inn gjennom bevilgningen som mottas året etter. Prognosen for frie midler i perioden 2012 til 2015 tar utgangspunkt i budsjettet for Videre i perioden er det forutsatt at basisbevilgningen knyttet til økningen i antall studieplasser tilsier en økning i bevilgningen med 3,5 mill kroner i 2013 og 1,75 mill kroner i 2014 (halvårsvirkning). Dette gir en prognose for nivået på de frie midlene i perioden : Prognose frie midler pr år 13,0 mill kr 12,0 mill kr 13,75 mill kr 13,75 mill kr Basert på prognosene for nivået på frie midler i 2012 og videre i langtidsbudsjettperioden, fremkommer det i tabellen nedenfor forslag til bevilgninger til strategiske tiltak og reserver. I forslaget til strategiske tiltak og nivået på reservene har vi valgt å se dette i sammenheng i fireårsperioden. Fordeling pr år Beløp pr år Tiltak Fusjonsrelaterte kostnader PIU Reserver Finansiering av tiltak i avdelingene / inndekning akkumulerte underskudd Husleie Idrettsbygg Bygningsmessige tiltak LiST - studentvelferd Ekstraordinære investeringer teknisk utstyr auditorier og undervisningsrom Nye stillinger i fellesadministrasjonen Økte kostnader knyttet til eksamensgjennomføring og andre kostnader relatert til økt aktivitet SUM

13 Midler til forberedelser og gjennomføring av fusjonen med Hedmark og Gjøvik I forberedelsene av fusjonen er det utarbeidet en oversikt over de virksomhetskritiske områdene som det må arbeides med allerede i Noen av de virksomhetskritiske områdene er IKTinfrastruktur og samkjøring av fagsystemene (regnskap, lønn, studieadministrasjon mv). Det blir viktig å utvikle felles markedsføringstiltak og opptaksordninger til første felles studieår, og det vil innenfor alle de administrative områdene bli mye arbeid med rutiner, oppgavefordeling mv i tillegg til at den ordinære driften skal gå sin gang. Reserver Midlene må ses i sammenheng med bevilgningen til å dekke kostnadene knyttet til fusjonen med Hedmark og Gjøvik, og den foreslåtte bevilgningen til å finansiere tiltak i avdelingene og dekke inn akkumulerte underskudd. Midlene kan gjerne brukes i løpet av året, men at disponeringen av midlene foretas i forbindelse med hvordan utviklingen i høgskolens økonomi er ved hhv 1. og 2. tertial. Finansiering av tiltak i avdelingene / inndekning akkumulerte underskudd Det er foreslått 3,5 mill kroner i 2012 og videre i perioden til å finansiere tiltak i avdelingene og inndekning av akkumulerte underskudd (omtalt under punktet vedrørende avsetninger). Dette er midler som vil gå til å finansiere omstilling av studier eller tiltak for å få avdelinger i balanse, midler til oppstart av studier utover det som finansieres innenfor avdelingenes egne rammer, styrking av doktorgradsområdenes økonomi, og konsekvenser knyttet til veksten i antall studenter og ansatte. I 2012 vil bevilgningen i stor grad gå til å finansiere underskudd i to av avdelingene, men videre i perioden bør det ligge til rette for at midlene kan benyttes til å videreutvikle avdelingenes virksomhet innenfor undervisning og forskning. Midlene bør også ses i sammenheng med de strategiske midlene. Idrettsbygg på campus På styremøtet i september ble det orientert om behovet og planene for idrettsbygg på campus. Investeringskostnadene er beregnet til om lag 50 mill kroner, hvorav det er lagt til grunn tippemidler på om lag 10 mill kroner og et investeringstilskudd fra samskipnaden og andre eksterne bidragsytere i størrelsesorden mill kroner. Med oppstart av prosjektering i løpet av våren 2012, bør idrettsbygget kunne være på plass anslagsvis årsskiftet 2013/2014. Vi har derfor innarbeidet helårsvirkning av husleieøkningen fra og med 2014, men det er nødvendig å innarbeide de tidligere slik at midlene er disponible i Vi vil be Statsbygg være utbygger og eier av bygget, og basert på gjeldende leiebetingelser vil prosjektet innebære en økt husleiekostnad og driftskostnad for høgskolen i størrelsesorden 4 mill kroner. Noe av kostnadene vil bli dekket gjennom betaling for bruk av hallen, og med midler vi allerede bruker på halleie for idrettsgruppa og leie av eksterne lokaler til eksamen. Bygningsmessige endringer Økningen i antall studenter og ansatte er utfordrende og krever i større grad enn tidligere tilpasninger av lokalene for å bruke arealene mer effektivt og tilpasset endringer i virksomheten. Det er foreslått å sette av midler i hele perioden til bygningsmessige tiltak i størrelsesorden 1 mill kroner. Dette gjør det mulig å finansiere tiltak innenfor en årlig ramme på 1 mill kroner hvert år, eller ved å gjennomføre tiltakene med husleiefinansiering for inntil det samme årlige beløpet. I første omgang vil det bli utredet tiltak knyttet til fysisk samlokalisering av film- og fjernsynsutdanningene, økt behov for kontorarealer og fleksible kontorløsninger, og behov for grupperom, undervisningsrom og lesesalplasser. Det er behov for å oppgradere og forbedre 10

14 skiltingen både innvendig i bygget og på høgskoleområdet, og etablere en resepsjonsløsning for å bedre servicen og informasjon til eksterne brukere av bygget. Det vil bli vurdert å gjennomføre et forprosjekt for å bedre kunne se de bygningsmessige tiltakene i sammenheng. Forprosjektet vil også ses i sammenheng med forslaget om nytt undervisnings- og forskningsbygg som høgskolen foreslo som tiltak utenfor rammen i 2013 til KD, og det fortløpende arbeidet med å videreutvikle campus. LiST - Studentvelferd Økningen i antall studenter øker aktiviteten i studentforeningen LiST, både knyttet til det studentpolitiske arbeidet og aktivitetsgruppene. Blant annet har studentene uttrykt ønske om å øke frikjøpet av leder av LiST. Høgskolens andel av kostnadene til helsetjenester øker, og bruken av treningsrommet øker kostnadene til ettersyn og reinvesteringer. Det er foreslått å øke bevilgningen til studentvelferd med i forhold til 2012-nivået, og disponeringen av midlene vil bli avklart i dialog med LiST. Ekstraordinære investeringer teknisk utstyr auditorier og undervisningsrom Arbeidet med å oppgradere høgskolens IKT-infrastruktur må fortsette, og styrkingen av bevilgningen til IKT med 1 mill kroner er videreført i budsjettet for Arbeidsgruppe som utreder forslag til investeringer av teknisk utstyr i auditorier og undervisningsrom skal legge fram sine forslag i mars 2012, og det vil kreve betydelige midler for å oppgradere alle 8 auditoriene og undervisningsrommene. Det er foreslått å bevilge 1 mill kroner i to år til ekstraordinære investeringer i teknisk utstyr for å komme i gang med utskiftingen av det tekniske utstyret. Nye stillinger i fellesadministrasjonen Fellesadministrasjonen består både av de administrative funksjonene og førstelinjetjenester (studenttorg, bibliotek, IT-helpdesk, renhold, internservice, bygningsmessig drift mv). De administrative funksjonene har de siste årene blitt omfattet av nye og omfattende regelverk, og oppmerksomhet knyttet til at disse etterleves, fra departementet, riksrevisjonen og andre. For førstelinjetjenestene er det en klar sammenheng mellom økning i antall studenter og ansatte, og bruken av tjenestene. Økningen så langt har i stor grad vært håndtert gjennom effektivisering og noen bemanningsøkninger. Det er foreslått å øke bevilgningen til stillinger i fellesadministrasjonen tilsvarende 1,5 årsverk i 2012, helårsvirkning av dette i 2013, samt en ytterligere økning i perioden tilsvarende en helårsvirkning på 2,5 mill kroner (3,5 årsverk) i Direktøren vil innenfor den foreslåtte økningen vurdere hvilke funksjoner som bør styrkes. I 2012 vil det særlig bli vurdert behov for å styrke IKT-området og behov for ressurser knyttet til høgskolens økonomiforvaltning og BOA-virksomhet hvor både avdelingsnivået og fellesadministrasjonen ses i sammenheng. Økte kostnader eksamensgjennomføring og kompensasjon for prisvekst Økningen i antall studenter og nye studier har medført flere eksamener og økte kostnader til eksamensvakter. Det har også blitt behov for å leie arealer eksternt for å gjennomføre eksamen. Kostnadene knyttet til eksamensgjennomføring har økt gjennom flere år, og har så langt vært dekket innenfor fellesadministrasjonens ordinære rammer. Kostnadsøkningen fortsetter i 2012 med om lag som det ikke er funnet budsjettmessig inndekning for. Rammene til avdelingene kompenseres for pris- og lønnsvekst gjennom kategorisatsene som benyttes for å beregne den resultatbaserte undervisningsbevilgningen og forskningsbevilgningen. Bevilgningen til bygningsmessig drift er kompensert for økningen i husleie og strøm, mens 11

15 fellesadministrasjonens bevilgning er justert for lønnsveksten, men ikke for den generelle prisveksten fra 2010 til Det er foreslått å kompensere bevilgningen til fellesadministrasjonen med prisvekst på 3 % av de totale driftskostnadene. Fastsettelse av gjeldende satser for 2012 I forbindelse med behandlingen av BOA-reglementet ble det besluttet at styret årlig skal fastsette satsene som skal benyttes i forbindelse med budsjetteringen av prosjektene. Det gjelder spesielt satsene som skal brukes ved budsjettering av lønn og påslag for indirekte kostnader. Det er også besluttet at det skal benyttes felles sats for beregning av annum for vitenskaplig ansatte i alle avdelingene, og i den forbindelse har det vært vurdert om det er hensiktsmessig at styret også fastsetter denne. Ut i fra en hensiktsmessighetsbetraktning har vi kommet fram til at vi vil foreslå at direktøren gis fullmakt til å fastsette nivået på disse satsene, og at de gjøres kjent gjennom disponeringsskrivene i tilknytning til budsjettet. Revidering av satsene skal foregå minimum en gang hvert år i forbindelse med budsjettprosessen og disponeringsskriv nr 1, og kan revideres i løpet av året når det er hensiktsmessig. Direktørens vurdering Inntektene i budsjettet for 2012 er 45 mill kroner høyere enn i 2011, mens de foreløpig budsjetterte utgiftene øker med 22 mill kroner. Dette gir en mulig resultatforbedring i forhold til 2011, noe som primært henger sammen med økningen i bevilgningen fra KD. Fordi resultatet for 2011 ble bedre enn forventet, er det et noe større økonomisk handlingsrom i 2012 enn det opprinnelig så ut til. Det er viktig at avdelingene og enhetenes økonomi er i balanse. Det har vært dialog med avdelingene om aktuelle tiltak, og dette vil bli fulgt opp videre gjennom året. Det er fortsatt behov for å foreta kostnadsreduksjoner eller iverksette tiltak for å øke de eksterne inntektene, slik at avdelinger og enheter i løpet av 2012 kommer i økonomisk balanse. Som det framkommer av saksframlegget, er det foreslått fordeling av midler til strategiske tiltak og reserver. Fordelingen av midlene er gjort ut i fra en helhetsvurdering basert på de innspillene som er kommet, prosesser som er igangsatt i løpet av fjoråret, og de konsekvenser vi ser av veksten i aktiviteten. Oppgradering av lokaler og teknisk utstyr er en prioritert oppgave. Det planlagte idrettsbygget kan prosjekteres. Tiltak som er innarbeidet i høgskolens forslag til KD som tiltak utenfor rammen i 2013 er ikke innarbeidet, da disse er kostnadskrevende å gjennomføre og dermed forutsetter bevilgninger fra KD for å starte opp. Det er i skrivende stund uavklart om den videre fusjonsprosessen med Hedmark og Gjøvik blir vedtatt. Vedtakene om fordelingen av midlene til strategiske tiltak kan likevel gjøres nå. Men det bør vurderes å utsette iverksettelsen av tiltakene inntil den videre fusjonsprosessen blir mer avklart, også mht mulig inntektsbortfall. Selv med tilførsel av eksterne midler til fusjonsprosessen, vil den også kreve betydelige midler og innsats fra den enkelte høgskole, særlig til systemintegrasjon og planlegging av felles tiltak. Det er i forslag til rammer foreslått å avsette 4,5 mill kroner som høgskolens andel. Arbeidet med å gjennomgå avsetningene er påbegynt, og det er tre negative avsetninger som det må avklares inndekning av. Som en del av fusjonsprosessen er det forutsatt at slike avklaringer skal gjøres, men det er også nødvendig å få avklart finansieringen av de akkumulerte underskuddene 12

16 uavhengig av fusjonsprosessen. I den videre budsjettprosessen vil TVF bli bedt om å justere sine rammer for 2012 for å ta høyde for inndekning av tidligere års underskudd. Kari Kjenndalen Direktør 13

17 Møtedato Saksbehandler Kristin Korsvold Arkivreferanse 2077/2956 5/12: Delegasjon fra styret deltakelse på etatsstyringsmøte Forslag til vedtak: Styret har satt sammen følgende delegasjon til etatsstyringsmøtet 10. mai: Styreleder Bente Ohnstad Nestleder Jens Uwe Korten Studentrepresentant Representant oppnevnt av KD Representant oppnevnt av Fylkeskommunen Ansatt representant Styresekretær Kari Kjenndalen Bakgrunn Viser til tildelingsbrevet for Høgskolen i Lillehammer, punkt 6.4. Etatsstyringsmøtet er berammet til 10. mai kl i KDs lokaler. Utviklingen av institusjonenes egne virksomhetsmål og styringsparametre vil være hovedtema på etatsstyringsmøtet i 2012, jf. kap Styret må sette sammen en delegasjon fra styret på inntil sju representanter hvorav styreleder og styremedlem valgt av studentene er obligatoriske deltakere. Departementet ønsker å møte et representativt utvalg av styret og ber styret legge vekt på dette ved sammensetningen av delegasjonen til møtet. I tillegg til styrets medlemmer ønsker departementet at styrets sekretær (dvs direktør eller rektor) deltar. Styret kan også foreslå saker de ønsker å ta opp med departementet i etatsstyringsmøtet. Disse må meldes departementet senest tre uker før møtedato.

18 Møtedato Saksbehandler Lars Petter Mathisrud Arkivreferanse Sak 6/12: Orientering om stadfestelse av Personalreglement for Høgskolen i Lillehammer og revisjon av høgskolens retningslinjer for ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger Forslag til vedtak: Høgskolestyret tar orienteringen om stadfestelse av Personalreglement for Høgskolen i Lillehammer til etterretning og vedtar endringer i Retningslinjer for ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger i samsvar med det fremlagte saksframlegg. Bakgrunn: Personalreglement for Høgskolen i Lillehammer er fremforhandlet av arbeidsgiver og organisasjonene ved HiL i forhandlingsmøter , og og stadfestet av Fornyings-, kirke- og administrasjonsdepartementet i brev av Reglementet erstatter Personalreglement for statlige høgskoler Reglementet er basert på FADs mal for personalreglement i en statlig virksomhet og regulerer forhold rundt tilsetting: Del I Generelle regler Del II Kunngjøring Del III Innstilling og behandling av søkere Del IV Tilsetting Del V Beregningsregler, ordensstraff, oppsigelse, suspensjon, avskjed og klage Del VI Andre bestemmelser (bl.a. permisjonsregler). Reglementet og direktørs delegasjon av myndighet i samsvar med reglementet, er vedlagt. Stadfestelsen av personalreglementet medfører at høgskolens Retningslinjer for ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger som er fastsatt av styret , må revideres på enkelte punkt. Den viktigste endringen er i reglementets bestemmelser om utlysning av stillinger. I det gjeldende reglements pkt. 8 er det åpnet for at tilsettinger av en varighet under ett år og inntil 37,5 % stilling kan tilsettes uten kunngjøring. Dette er i strid med det nye personalreglementet og må endres. Teksten som foreslås i de reviderte retningslinjene punk 8 inneholder nå henvisninger til regler gitt i forskrift til tjenestemannsloven, personalreglementet og universitets- og høgskoleloven. Øvrige endringer i retningslinjene er kun språklige endringer og oppdateringer. Det stadfestede personalreglementet innebærer at også høgskolens retningslinjer for tilsetting i stipendiatstillinger må revideres. Disse retningslinjene må også endres på enkelte andre punkter i samsvar med endringer i annet regleverk. Det tas sikte på å legge fram en sak for styret om dette i neste styremøte. 1

19 Direktørens vurderinger Det fremlagte personalreglementet er stadfestet av FAD etter en langvarig prosess med forhandlinger ved HiL og behandling i KD og FAD før endelig stadfestelse. Reglementet erstatter et 16 år gammelt reglement som var utdatert på mange punkter. Det nye reglementet legger til rette for en mer effektiv behandling av enkelte saker knyttet til tilsetting og permisjoner, men sikrer samtidig ansattes medvirkning i samsvar med reglene i tjenestemannloven. Når det gjelder endringene i høgskolens retningslinjer for ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger er disse en direkte konsekvens av det stadfestede reglementet. Jeg vil anbefale at styret vedtar endringene. Vedlegg: Personalreglement for Høgskolen i Lillehammer Direktørs delegasjon av myndighet Reviderte Retningslinjer for ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger ved Høgskolen i Lillehammer. 2

20 Personalreglement for Høgskolen i Lillehammer Del I Generelt 1 Reglementets virkeområde Dette reglementet gjelder for tilsetting m.m i stillinger ved Høgskolen i Lillehammer. Reglementet er fastsatt i medhold av lov om universiteter og høyskoler og lov om statens tjenestemenn 23 nr. 1 2 Definisjoner m.m. 1. Ansatt betyr i dette reglementet tjenestemann, det vil si enhver ansatt ved høgskolen som er omfattet av tjenestemannsloven. 2. Med tilsettingsorgan menes både tilsettingsråd etter tjenestemannsloven, tilsettingsutvalg etter universitets- og høyskoleloven, høgskolestyret ved tilsetting av høgskoledirektør, dekaner og andre stillinger i henhold til styrevedtak, samt høgskoledirektør i enkelte tilsettingssaker. 3. Med nærmeste foresatte tjenestemyndighet menes høgskoledirektør, dekanen ved avdelingene eller enhetsleder i fellesadministrasjonen. 3 Unntak fra reglementsbestemmelsene Reglene i 4-13 gjelder ikke for tilsetting av ansatte for kortere tid enn seks måneder. I disse tilsettingssakene gjelder ikke kravene til kunngjøring og innstilling. Høgskoledirektøren, eller den høgskoledirektøren gir fullmakt, har tilsettingsmyndighet. En tilsetting/forlengelse av et tilsettingsforhold som vil strekke seg ut over seks måneder, skal behandles etter reglementets vanlige regler. Del II Kunngjøring 4 Kunngjøring av stillinger 1. Ledige stillinger skal kunngjøres offentlig og besettes etter alminnelig konkurranse. 2. Høgskoledirektøren, eller den høgskoledirektøren gir fullmakt, kan bestemme at stillinger som renholder, renholdsleder, driftstekniker, førstefullmektig, sekretær, konsulent og førstekonsulent bare skal kunngjøres internt. Bestemmelsen kan fattes generelt for en periode, eller i den enkelte tilsettingssak. Slik bestemmelse skal alltid treffes etter samråd med representantene for de ansatte i tilsettingsorganet. Hovedtillitsvalgte og hovedverneombud skal orienteres om beslutningen. Studieledere tilsettes normalt etter intern utlysning, jf. Særavtale om lønns- og arbeidsvilkår for internt tilsatte og oppnevnte studieledere. Styret, eller den styret bemyndiger, kan tilsette i undervisnings- og forskerstillinger uten forutgående kunngjøring når særlige grunner taler for det, jf universitets- og høyskoleloven 6-3. Slik tilsetting kan ikke foretas hvis to eller flere medlemmer av styret motsetter seg dette. 3

21 3. Stillinger som kunngjøres offentlig skal også gjøres kjent internt gjennom kunngjøring på høgskolens hjemmeside. 4. Ledige stillinger skal meldes til NAV. For øvrig averteres stillinger i dagspressen og eventuelt i særskilte tidskrifter etter en vurdering i det enkelte tilfelle. 5 Kunngjøringers innhold 1. Kunngjøringen skal inneholde: beskrivelse av stillingen opplysninger om tittel og arbeidsområde opplysning om fra hvilket tidspunkt stillingen er ledig opplysning om stillingen er en heltids- eller deltidsstilling opplysning om stillingen er en fast eller midlertidig stilling kvalifikasjonskrav opplysninger om lønnsvilkår og eventuelt innskudd i Statens Pensjonskasse arbeidssted (for tiden) opplysning om prøving av pedagogiske kvalifikasjoner i de tilfeller det er aktuelt. opplysning om søknadsfristen som ikke må være kortere enn to uker fra kunngjøring. oppfordring til det underrepresenterte kjønn om å søke stillingen ved kunngjøring i stillingsgrupper hvor det ene kjønn klart er underrepresentert oppfordring til personer med innvandrerbakgrunn om å søke stillingen angivelse av hvem som kan gi nærmere opplysninger om stillingen og arbeidsmiljøet m.m. 2. Dersom en lavere stilling kan forventes å bli ledig ved at den utlyste stillingen besettes av intern søker, og det er aktuelt å besette denne stillingen samtidig, skal dette opplyses i kunngjøringen, slik at det også er anledning til å inkludere denne stillingen i søknaden. 3. Dersom stillingsinnehaveren plikter å gjennomgå opplæring, eventuelt at stillingen medfører plikttjeneste, skal dette fremgå av kunngjøringen. Tilsvarende gjelder eventuell beordringsplikt. 6 Vilkårene for fornyet kunngjøring En stilling skal lyses ut på nytt dersom det ikke har meldt seg et tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere og det må forventes at en ny utlysning kan endre dette forholdet. Dersom tilsettingsmyndigheten på et vesentlig punkt ønsker å fravike kvalifikasjonskravene i kunngjøringen, skal også stillingen utlyses på nytt. Det samme gjelder om det har gått uforholdsmessig lang tid siden kunngjøring ble foretatt, eller om forholdene har endret seg vesentlig. Del III Innstilling, behandling av søknader m.m. 7 Behandling av søknader 1. Etter utløpet av søknadsfristen skal det snarest settes opp en liste over søkerne (utvidet søkerliste) som skal inneholde søkernes navn, alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis både i 4

22 offentlig og privat virksomhet, jf. 15 i forvaltningslovforskriften, gitt ved kgl.res. av 15. desember Listen sendes medlemmene av tilsettingsorganet så snart den foreligger. Søkere har rett til å få utvidet søkerliste dersom de ber om det, jf. forskrift til forvaltningsloven Det skal også snarest settes opp offentlig søkerliste som skal inneholde søkernes navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune, jf. offentleglova 25. Opplysninger om en søker kan etter en konkret vurdering likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette, i så tilfelle skjermes alle opplysninger med unntak av kjønn. Det skal fremgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har. 3. Ved tilsetting i tekniske og administrative stillinger skal søkere som etter en vurdering av søknadene synes å være best kvalifisert, innkalles til intervju. Vanligvis bør minst 3 kvalifiserte søkere innkalles til intervju. Medlemmene i tilsettingsorganet kan dessuten kreve at andre kvalifiserte søkere innkalles. Det vurderes konkret om man skal innkalle søkere som er kjent fra før. 4. Ved tilsetting i undervisnings- og forskerstillinger skal søkere som etter en vurdering av søknadene og som på grunnlag av uttalelse fra sakkyndig utvalg synes å være best kvalifisert, innkalles til intervju jf. universitets- og høyskoleloven 6-3 (3) med tilhørende forskrift. 5. Dersom det blant kvalifiserte søkere til en stilling er noen som oppgir å være funksjonshemmet/yrkeshemmet, og enten er eller blir uten arbeid, skal det alltid innkalles minst en slik søker til intervju før det gis innstilling. En funksjonshemmet som er kvalifisert kan favoriseres fremfor andre kvalifiserte søkere, jf forskrift til lov om statens tjenestemenn Dersom det er kvalifiserte søkere med innvandrerbakgrunn til en stilling, skal det alltid innkalles minst en slik søker til intervju. 7. Dersom det er klar underrepresentasjon av et kjønn innenfor en stillingsgruppe, og det er kvalifiserte søkere av begge kjønn, skal begge kjønn innkalles til intervju. I innstilling til tilsettingsorganet skal kjønnsspørsmålet kommenteres. 8. Ved intervju skal nærmeste foresatte tjenestemyndighet delta. I tillegg kan en representant fra studiemiljøet/enheten delta. Videre kan en representant fra personal- og organisasjonsenheten, samt en representant for de tilsatte utpekt av organisasjonene i fellesskap delta. Begge kjønn skal fortrinnsvis være representert under intervju. 9. Kommer det under intervjuet frem nye opplysninger av betydning, skal disse nedtegnes og vedlegges saksdokumentene. 10. Det skal innhentes referanser, normalt innhentes det minst to referanser for søkere som innstilles. Ved tilsetting i lederstillinger skal det innhentes minst tre referanser. Det kan ikke innhentes referanseuttalelser fra andre personer enn de søker har oppgitt. 11. Administrasjonen kan velge å ta søknader under behandling selv om søknadsfristen er overskredet. I så fall skal samtlige slike søknader tas i betraktning. 8 Tilråding om innstilling, innstilling, forslag til tilsetting m.m. 1. Når styret tilsetter høgskoledirektør skal det foretas intervju og avgis innstilling av et innstillingsutvalg bestående av to styremedlemmer utpekt av styret, to representanter for de ansatte utpekt av de hovedtillitsvalgte, samt en representant for studentene utpekt av studentorganisasjonen. I tillegg er rektor 5