Prosjektmodellen Prosjektmodellen deler inn arbeidet i faser. Gjennom trinnvis gjennomføring sikres prosjektets nytteverdi, at prosjektleveransen i størst mulig grad stemmer med forventningene og at gjennomføring av prosjektet skjer på en kjent og forutsigbar måte. Prosjektets nytteverdi vurderes ved hvert beslutningspunkt. Krav til prosjektleveransen utredes i de to første fasene, låses først ved beslutningspunkt 3. I prosjektmodellen er farger og symboler anvendt på en konsekvent og enhetlig måte, som beskrevet under. Utredning MP MP MP MP 0 1 Forberedelse 2 3 Gjennomføring 4 Beslutningspunkter er stadier i prosjektgjennomføringen hvor viderføring av arbeidet besluttes. Beslutningen er prosjekteiers ansvar, og skjer alltid ved faseoverganger. Beslutningspunktenes betydning samt de vurderinger som legges til grunn er gjengitt på side 11: Beslutningspunkter Milepæler er viktige, forhåndsdefinerte kontrollstasjoner underveis. Prosjektmodellen viser de obligatoriske milepælene (blå). I tillegg kan ethvert prosjekt definere ytterligere milepæler etter behov (hvite). Ledelsesmodellen beskriver alle arbeidsoppgaver som prosjektleder er ansvarlig for. Ledelsesmodellen er uavhengig av prosjektets type og størrelse. Hvilke arbeidsoppgaver som inngår i de enkelte fasene, se beskrivelse av fasene. Arbeidsmodellen inneholder alt det arbeid som skal utføres for å skape prosjektets leveranser. Arbeidsmodellen er unik for det enkelte prosjekt. For vanlig forekommende prosjekter er det mulig å utarbeide mønstermodeller eller spesielle applikasjoner. Leveranse MP 5 Avslutning Fargene anvendt på beslutningspunkter, ledelsesmodellen og arbeidsmodellen korresponderer med de ansvarlige nivårene i prosjektorganisasjonen. Se side 9: Organisering STYRENDE LEDENDE UTFØRENDE
Arbeidsflyt Ledelsesaktiviteter som gjennomføres i de enkelte fasene er de samme uavhengig av prosjekttype og -størrelse. Disse er skissert her. Faglig innhold og detaljer vil være unike for det enkelte prosjekt. Utredning MP MP MP MP MP 0 1 Forberedelse 2 3 Gjennomføring 4 Gjennomførings- og løsningsalternativer utredes med hensyn til realiserbarhet og mulig gevinst for organisasjonen. Utredningsfasen ender opp med et et eller flere anbefalte alternativer. Utredningsfasen kan utføres som prosjekt eller linjearbeid; alt etter hva som er mest formålstjenlig. Valgt alternativ for gjennomføring/løsning detaljeres med hensyn til spesifisering av leveranse, arbeidsomfang, ressurser, kostnader og tid. Prosjektorganisasjonen beskrives, ressursavtaler inngås. Arbeidet ender opp i en prosjektbeskrivelse som danner grunnlag for videre gjennomføring av prosjektet. Gjennomføringsfasen starter med en prosjektoppstart hvor prosjektgruppen går gjennom alle sider ved prosjektet med utgangspunkt i prosjektbeskrivelsen. Prosjektbeskrivelsen detaljeres og korrigeres. Ved at prosjektdeltakerne får innflyttelse stiger motivasjon og engasjement. Prosjektet gjennomføres iflg. godkjente planer, med den arbeidsform og med den oppfølging av arbeidet som er beskrevet i prosjektbeskrivelsen. Det korrigeres for avvik, prosjektbeskrivelsen holdes oppdatert slik at den hele tiden viser hva som gjelder. Prosjektleveransene er ferdigstilt så langt at kun overføring til prosjektets kunde gjenstår. Overføringen skjer iflg. avtale dokumentert i prosjektbeskrivelse, følges opp og rapporteres som øvrig arbeid i gjennomføringsfasen. Leveranse 5 Avslutning Jobben er gjort. Prosjektteamet gjennomgår erfaringene, dokumenterer disse på en slik måte at de enkelt kan anvendes på kommende prosjekter, teamet oppløses.
Fase 1: Utredning Skal vi og bør vi? Utredningsfasen har til hensikt å klargjøre prosjektets nytte for organisasjonen, dets prioritet og hvilket alternativ vi skal gå for dersom flere muligheter finnes. Utredningsfasen starter med en overordnet beslutning (beslutningspunkt 0) hvor det fastsettes hva som skal undersøkes og hvordan resultates skal presenteres som grunnlag for neste beslutning ved beslutningspunkt 1. Arbeidet kan gjennomføres som første prosjektfase, eller som arbeid i linjen. Hva som er mest effektivt avhenger av oppgavens karakter. For mindre oppgaver hvor faglige spørsmål må avklares av et fåtall nøkkelpersoner kan gjennomføring i linjen være et bra alternativ. For større oppgaver hvor utredningsfasen setter krav til koordinering på tvers i organisasjonen kan prosjektmessig gjennomføring være best. For prosjekter som er entydige og konkret definerte kan utredningsfasen sløyfes helt. Eksempler på slike prosjekter kan være enkle tekniske anleggsprosjekter og leveranseprosjekter. Normale arbeidsoppgaver i utredningsfasen: Markedsanalyse Teknologianalyse Lønnsomhetsanalyse Definere alternative løsningsmetoder Sammenstille konsekvenser av alternative løsningsmetoder Anbefale løsning for hovedprosjekt Resultat av utredningsfasen: Vanligvis er resultatet av utredningsfasen en rapport som beskriver et anbefalt løsningsalternativ med konsekvenser (nytte, effektivitet, lønnsomhet). Rapporten danner grunnlag for beslutningen om å starte fase 2, forberedende fase. Et mulig utfall av utredningsfasen er at videre prosjektgjennomføring frarådes.
Fase 2: Forberedelse Hva, hvordan og hvem? Fase 2, forberedende fase, innledes ved at prosjekteier, som ivaretar prosjektets styrende funksjon, sørger for at en oppdragsspesifikasjon utarbeides. Prosjektleder og øvrige deltakere i forberedende fase utpekes. Prosjektgruppen utarbeider en gjennomføringsplan for arbeidet i fasen, og fordeler arbeidsoppgaver. Arbeidet følger de instruksjoner som er gitt i oppdragsspesifikasjonen. Resultatet av arbeidet vil normalt være alt nødvendig underlag for gjennomføring av arbeidet i neste fase, gjennomføringsfasen. Dette inkluderer, i grove trekk, krav til prosjektleveransene, tidsplan, budsjett, behov for ressurser, prosjektorganisasjon; evt. også HMS- og kvalitetsplan. Resultatene dokumenteres i en prosjektbeskrivelse. Denne inneholder også en beskrivelse av bakgrunn for prosjektet samt forventet nytte utformet som et effektmål. Normale arbeidsoppgaver i utredningsfasen: Analyse av krav, behov og forventninger Målformulering Definere arbeidsomfang, arbeidsstruktur WBS Estimere de enkelte arbeidsoppgaver Utarbeide logisk nettverk Definere milepæler Gjennomføre usikkerhetsanalyse, interessentanalyse Utarbeide tidsplan og kostnadsplan Utarbeide HMS- og/eller kvalitetsplan Sammenstille prosjektbeskrivelsen Resultat av utredningsfasen: Viktigste resultat av arbeidet i utredningsfasen er prosjektbeskrivelsen.
Fase 2: Arbeidsoppgaver Utarbeide oppdragsspesifikasjon. Planlegging av prosjektgjennomføringen. a) Målformulering, prosjektmål Prosjektets sluttleveranser spesifiseres. Sammen med tids- og kostnadsramme utgjør dette prosjektmålet. b) Utarbeide arbeidsstruktur Arbeidsomfanget defineres og brytes ned til de enkelte abeidsoppgavene som må gjennomføres for å skape leveransen. (WBS - Work Breakdown Structure) c) Estimere arbeidsoppgavene De enkelte oppgavene estimeres med hensyn til ressursbehov og nødvendig tid for gjennomføring. Utnytt erfaringer, konferer om mulig med de som skal gjøre jobben! d) Utarbeide logisk nettverk, milepæler Beslutt rekkefølge på utførelse av arbeidsoppgavene. Sett dem gjerne inn i et logisk nettverk for å skape visuell oversikt. Definer milepæler som viktige kontrollstasjoner underveis. Påse at det defineres milepæler på prosjektets kritiske linje. e) Gjennomføre usikkerhetsanalyse, interessentanalyse. Skap oversikt over prosjektets iboende usikkerhet. Om det er fare for at interessenter kan influere på gjennomføringen bør interessentanalyse gjennomføres. Resultat av analysene er aktiviteter som kan gjøre revurdering av b), c) og d) nødvendig. f) Utarbeide tidsplan og kostnadsplan for prosjektet Det finnes alternative teknikker for visualisering av tidsplaner. Det vanligste er å lage et Gantt-skjema som viser på en tidsskala når de enkelte arbeidsoppgaver skal utføres. Kostnadsplanen fremkommer ved kostnader for utførelse av de enkelte arbeidsoppgavene med tillegg for innkjøp og andre kostnader. Organisering av prosjektet Roller og ansvar i prosjektet beskrives, gjerne i form av et organisasjonskart. Tilgjengeligheten av prosjektdeltagere avtales og kontrolleres. Utarbeide prosjektbeskrivelse Prosjektbeskrivelsen inneholder resultatet av arbeidet i forberedende fase, og er grunndokumentet for prosjektgjennomføringen. Prosjektplan og organisasjonsbeskrivelse inngår som viktige kapitler. Ansvar Styrende funksjon (Prosjekteier) Ledende funksjon (Prosjektleder) Ledende funksjon Ledende funksjon
Fase 3: Gjennomføring Gjør jobben! Når resultat av arbeidet i forberedende fase godkjennes som grunnlag for videre prosjektgjennomføring ved beslutningspunkt 2 starter gjennomføringsfasen. Først på dette tidspunktet blir ofte flertallet av prosjektmedarbeiderne trukket inn, og det er viktig for videre arbeid at det skapes et felles syn i teamet på alt det som angår prosjektet. Derfor bør medarbeiderne inviteres til aktiv deltakelse i den gjennomgangen av prosjektbeskrivelsen som er innledning på fasen. Deltakerne må ha anledning til å komme med forslag og innvendinger. Om dette fører til endringer i forhold til hva som var resultatet av arbeidet i forberedende fase er i seg selv ikke negativt. Prosjektdeltakernes kunnskap og erfaring vil bidra til å sikre prosjektet, i tillegg vil engasjerte prosjektdeltakere føle forpliktelse og motivasjon. Alt dette sikrer videre prosjektgjennomføring. Ved beslutningspunkt 3 er gjennomgangen av prosjektbeskrivelsen gjort. Dersom den er endret i forhold til opprinnelig versjon ved beslutningspunkt 3 må den nye revisjonen godkjennes som del av kriteriene for passering av beslutningspunkt 3. Mellom beslutningspunkt 3 og 4 utarbeides prosjektets leveranse i henhold til godkjente planer, og på den måte som er avtalt. Arbeidet følges opp, avvik identifiseres, korrektive tiltak innføres. Parallellt oppdateres prosjektbeskrivelsen. En godkjent prosjektbeskrivelse skal til enhver tid ligge til grunn for prosjektgjennomføringen. I løpet av gjennomføringsfasen er jobben gjort, bare overlevering til prosjektets kunde gjenstår. At denne overleveringen kan starte besluttes ved passering av beslutningspunkt 4. Overleveringen skjer på den måten det er beskrevet i prosjektbeskrivelsen. Når overlevering er avsluttet er gjennomføringsfasen ferdig. Dette danner grunnlag for beslutningen ved beslutningspunkt 5, arbeidet i avslutningsfasen kan starte.
Fase 3: Arbeidsoppgaver Godkjenne prosjektbeskrivelse. Teambygging / prosjektoppstart For oppnåelse av det felles syn på prosjektet som er nødvendig for effektiv gjennomføring bør prosjektdeltakerne delta i en prosjektoppstart. I denne blir prosjektet gjennomgått med de som skal gjøre jobben, grunnlaget blir verifisert, et felles syn på jobben skapes og lagånd bygges. En prosjektoppstart kan være enkel (kick-off) om prosjektet er på kjent og trygg grunn. Om prosjektet er av mer ukjent karakter bør det anvendes mer tid og ressurser. Også størrelsen på prosjektet har betydning for omfanget. Godkjenne revidert prosjektbeskrivelse. Gjennom oppstartprosessen kan forslag fra prosjektdeltagere nødvendiggjøre endringer i prosjektbeskrivelsen. Endringer skal alltid godkjennes av prosjekteier. Ansvar Styrende funksjon (Prosjekteier) Ledende funksjon (Prosjektleder) Styrende funksjon Godkjenne at leveransen kan overføres til prosjektets kunde. Utvikle leveransen, følge opp I gjennomføringsfasen som ellers i prosjektgjennomføringen kontrolleres fremdrift i forhold til tidsplan, kostnadsbruk i forhold til budsjett og status i utvikling av prosjektleveransen. Samtidig overvåkes leveransenes mulighet til å skape et resultat for virksomheten i samsvar med effektmålet. Statusrapporten utarbeides på avtalte tidspunkter, det bør legges vekt på avvik og tiltak. Ledende funksjon Overføre leveransen til prosjektets kunde Etter at prosjektleveransen er utarbeidet skal den overleveres til prosjektets kunde, som kan være intern eller ekstern. Overleveringen, som bør være avtalt og beskrevet i prosjektbeskrivelsen, kan for noen prosjekter bestå av en rekke arbeidsoppgaver. For andre prosjekter kan overleveringen være så enkel og opplagt at den nærmest er unødvendig å beskrive.
Fase 4: Avslutning Lær av det! Før prosjektet avsluttes kontrolleres at alle de forpliktelser som påligger prosjektet er ivaretatt. Aktiviteter som skal videreføres må være avtalt, all dokumentasjon av resultater må foreligge. Vi markerer at prosjektet er ferdig, prosjektgruppen oppløses og alle konti stenges. Ethvert prosjekt er unikt, og bidrar til læring. Før prosjektgruppen oppløses bør derfor erfaringer fra prosjektet nedtegnes i en sluttrapport. Sluttrapporten bør oppbevares på en slik måte at den er enkel å finne når men neste gang setter igang et prosjekt av lignende karakter.
Organisering Enhver prosjektorganisasjon må ivareta 3 funksjoner: STYRENDE LEDENDE UTFØRENDE Prosjektets styrende funksjon ivaretas av prosjekteier, eventuelt med bistand fra en styringsgruppe om en slik er oppnevnt. Prosjekteier er ansvarlig for å definere og følge opp prosjektets overordnede mål, d.v.s. at prosjektet gir den nyttevirkning som er beskrevet i effektmålet. I tillegg til dette vil prosjekteier bidra med ressursavklaringer og beslutninger som ligger utenfor prosjektleders myndighetsområde. Den ledende funksjonen i prosjektet ivaretas av prosjektleder, eventuelt i samarbeid med en ledergruppe i prosjektet dersom en slik er definert. Prosjektets ledende funksjon er i første rekke å sørge for at prosjektmålene blir oppfylt, det vil si å levere avtalte leveranser til avtalt tid og kostnad. Som del av dette er prosjektleder ansvarlig for at planer blir utarbeidet, for oppfølging av arbeidet, reagere på avvik, korrigere og rapportere til prosjekteier/styringsgruppe. I de tilfellene hvor tiltak ikke kan besluttes av prosjektleder foreslås nødvendige beslutninger for prosjekteier, som har det endelige ord. Den utførende funksjonen i prosjektet ivaretas av de prosjektmedarbeiderne som på faglig grunnlag utfører det nødvendige arbeidet med ferdigstilling av leveransene. Ansvaret består i tillegg i å rapportere status for eget arbeid, melde opp utfordringer og holde kontakt med øvrige prosjektmedarbeidere. Av og til kan det være fornuftig å definere en fjerde funksjon i prosjektorganisasjonen - den støttende. Det kan være behov for å innhente synspunkter fra eksperter, holde andre informert eller å spre informasjon fra prosjektet. Medlemmene i en støttegruppe som f.eks. en referansegruppe tar ikke del i arbeidsoppgavene som utføres av de tre andre funksjonene. Spesielt når prosjektene gjennomføres i matrise i forhold til linjeorganisasjonen kan ressursspørsmål forårsake konflikter. Dette kan være utfordringrer som det enkelte prosjekt ikke kan løse selv. Det er i slike tilfeller nødvendig å ha en form for multiprosjektstyring som fungerer. Oftest er det linjeledere og prosjekteiere som tar del i multiprosjektstyring.
Prosjektet sett fra prosjekteiers side (styrende funksjon) Leveranse Utredning MP MP MP MP MP 0 1 Forberedelse 2 3 Gjennomføring 4 Avslutning 5 En utredning besluttes utført som første del av arbeidet. Oppdragsgiver har tatt beslutningen, og rammene for utredningen beskrives i form av krav til resultat, tid og kostnad.. Om arbeidet skal utføres i linjen eller som første prosjektfase besluttes, ansvarlig blir utpekt. Om jobben gjennomføres som prosjektfase utpekes prosjekteier. Resultatet av utredningen danner grunnlag for beslutningen om å gå videre. Om beslutningen er positiv utarbeider prosjekteier en oppdragsspesifikasjon som beskriver bakgrunn for prosjektet, ønsket nytteeffekt (effektmål), overordnet beskrivelse av leveranser, anslåtte tids- og kostnadsrammer. Det kan også være aktuelt å angi spesielle forhold prosjektet skal ta hensyn til. Prosjektleder utpekes. Prosjekteier følger opp arbeidet i forberedende fase gjennom normal statusrapportering og tilhørende beslutninger/tiltak. Ved beslutningspunkt 2 er første revisjon av prosjektbeskrivelsen utarbeidet. Denne danner grunnlag for beslutningen om å gå videre til gjennomføringsfasen. Etter at prosjektteamet er etablert er den innledende del av gjennomføringsfasen fullført ved beslutningspunkt 3. På dette tidspunkt er prosjektbeskrivelsen gjennomgått i detalj med prosjektmedarbeiderne, og nødvendige endringer kan være innført i en ny revisjon av denne. Godkjenning av endringene åpner for videreføring av prosjektet. I gjennomføringsfasen rapporteres fremdrift i statusrapporter etter avtale. Prosjekteier tar beslutninger som går ut over hva prosjektleder har myndighet til, det kan også være nødvendig å tre i aksjon for å sikre prosjektet ressurser. Mulighet til oppnåelse av effektmål overvåkes. Prosjektleveransen er ferdigstilt ved beslutningspunkt 4. Godkjenning av videreføring innebærer at leveransene kan overføres til prosjektets kunde. Når kunden har godkjent leveransene, beslutter prosjekteier at prosjektet kan gå inn i avslutningsfasen. Sluttrapport utarbeides. Etter dette er det ingen flere formelle beslutningspunkter, men prosjekteier bør ha en gjennomgang med prosjektleder før prosjektet termineres.
Beslutningspunkter Ved hvert beslutningspunkt 1-5 besluttes om prosjektet skal videreføres i henhold til gjeldende plan og strategi, om det skal termineres, eller om deler av arbeidet utført må gjentas for å skape et bedre beslutningsunderlag. Prosjekteier, som representerer prosjektets styrende funksjon, er ansvarlig for at beslutningene blir tatt. Beslutningspunkt 0 er spesielt, det markerer beslutningen om å igangsette arbeidet i utredningsfasen. Normalt er det oppdragsgiver som tar beslutningen, og som avgjør strategi for utredningsarbeidet. I noen prosjekter er utredningsfasen overflødig. Beslutningspunktenes betydning: 0 1 2 3 4 5 Beslutningen om å igangsette fase 1, utredning. Arbeidet i fase 1 kan gjennomføres som prosjekt- eller linjearbeid. Beslutningen klargjør hvilket alternativ som velges, og de ytre rammer for arbeidet (krav til resultat, avsatt tid og kost). Beslutningen om å starte forberedense fase. Beslutningen tar utgangspunkt i resultat av arbeidet utført i utredningsfasen. I de tilfeller hvor utredningsfasen er sløyfet tas beslutningen på grunnlag av identifiserte behov / løsninger, f. eks. leveransekontrakter. Prosjekteier er ansvarlig for at oppdragsspesifikasjonen utarbeides. Beslutningen om å starte gjennomføringsfasen. Beslutningen tas på grunnlag av prosjektbeskrivelsen og eventuelt annet underlag utarbeidet i forberedende fase. Beslutning om å fortsette prosjektgjennomføringen etter gjennomgang / revisjon av prosjektbeskrivelsen. Om innholdet i prosjektbeskrivelsen er endret markerer en positiv beslutning på dette tidspunkt at endringene er godkjent. Beslutningspunkt 3 kalles ofte "point of no return". Beslutningen om å overføre prosjektleveransen til prosjektets kunde. Utvikling/oppbygging av leveransene er fullført, leveransene overføres til prosjektets kunde på den måte som er planlagt. Beslutningen om å starte avslutningsfasen. På dette tidspunkt er jobben fullført, kunden har godkjent leveransen. Bare beskrivelse av erfaringer og den endelige oppløsningen av prosjektgruppen gjenstår. Beslutningene ved hvert av punktene tar i betraktning prosjektstatus, ressursituasjonen og nytte ved å gjennomføre prosjektet: Er vår gevinst ved gjennomføring av prosjektet tilfredsstillende? NYTTE Er fremdrift- og kostnadsstatus tilfredsstillende? Usikkerhet? Nye krav? STATUS RESSURSER Prosjektets ressursbruk. Total ressursbruk i organisasjonen, prioritering, multiprosjektstyring.
Prosjektet sett fra prosjektleders side (ledende funksjon) Leveranse Utredning MP MP MP MP 0 1 Forberedelse 2 3 Gjennomføring MP 4 5 Avslutning En utredningsjobb besluttes utført. Om jobben skal være første fase i et prosjekt mottar prosjektleder informasjon om oppgaven fra prosjekteier. Utredningsjobben planlegges og gjennomføres iflg. avtale Forberedende fase starter med at prosjekteier overleverer en oppdragsspesifikasjon til prosjektleder. Gruppen som skal utføre arbeidet samles, oppdraget gjennomgåes. I forberedende fase detaljeres leveranseomfanget, arbeidsomfanget klargjøres og brytes ned til arbeidspakker (WBS). Arbeidspakkene estimeres m.h.t. tid og kostnad. Rekkefølge i utførelse defineres (logisk nettverk). Milepæler beskrives, tids- og kostnadsplan for prosjektet etableres. Som del av arbeidet kan usikkerhets- og/eller interessentanalyse gjennomføres. Om påkrevet utarbeides kvalitets- og HMS-plan. Prosjektorganisasjonen i gjennomføringsfasen defineres. Prosjektbeskrivelsen utarbeides. Resultat av arbeidet overlates prosjekteier som viktigste input til beslutningspunkt 2. Tillatelse til å gå videre ved beslutningspunkt 2 innebærer at planer for gjennomføring er godkjent. Første del av gjennomføringsfasen inkluderer gjennomgang av planer og budsjett med prosjektgruppen. Prosjektleder huske på at oppnåelse av felles syn, forankring og motivasjon skjer ved delaktighet! Etter godkjenning av (revidert) prosjektbeskrivelse ved beslutningspunkt 3 utføres arbeidet med ferdigstilling av prosjektleveransene. Arbeidet rapporteres gjennom statusrapporter. Avvik avdekkes, korrigerende tiltak innføres. Forslag til beslutninger overlates prosjekteier når de går utover prosjektleders myndighetsrammer. Når leveransene er ferdigstilt innebærer godkjenning ved beslutningspunkt 4 at arbeidet med å overføre leveransene til prosjektets kunde kan starte. Overføringen skjer iflg. plan, følges opp og rapporteres som øvrig arbeid i gjennomføringsfasen. Ved beslutningspunkt 5 er resultatet overført, og prosjektet kan avsluttes. Dette bør gjøres på en formalisert måte, ved at teamet samles, mottar tilbakemelding for vel utført arbeid. Synspunkter på hva som gikk bra/dårlig utveksles og noteres. Erfaringene samles så i en sluttrapport som arkiveres på en forutbestemt måte. Teamet oppløses, alle konti avsluttes. Prosjektet termineres etter gjennomgang av sluttrapporten med prosjekteier.
Prosjektdokumenter OPPDRAGS- SPESI- FIKASJON PROSJEKT- BESKRIVELSE STATUS- RAPPORT SLUTT- RAPPORT Ofte er kun 4 dokumenter nødvendige i forbindelse med styring og ledelse av prosjekter. Oppdragsspesifikasjonen er prosjekteiers beskrivelse av oppdraget idet forberedende fase starter. Oppdragsspesifikasjonen inneholder alle nødvendige opplysninger om bakgrunn for prosjektet hensikt med prosjektet, helst formulert målbart (effektmål) overordnet målbeskrivelse rammer for gjennomføring Prosjektbeskrivelsen er prosjektets hoveddokument, prosjektleder er ansvarlig for det. Det utarbeides i forberedende fase, og inneholder all nødvendig informasjon om prosjektgjennomføringen, inkludert bakgrunn effektmål prosjektmål arbeidsoppgaver tidsplan budsjett kvalitet, HMS organisasjon Prosjektbeskrivelsen må oppdateres ved enhver endring. Prosjekteier godkjenner endringene. På avtalte tidspunkter sammenfattes prosjektets tilstand i en statusrapport. statusrapporten inneholder informasjon om prosjektleveransene, status fremdrift i forhold til plan kostnadsbruk i forhold til budsjett avvik som er korrigert, konsekvenser usikkerhetsstatus forslag til tiltak som krever beslutning av prosjekteier utsiktene fremover Prosjektleder er ansvarlig for at statusrapporter blir utarbeidet. Ved avslutning av prosjektet utarbeides en sluttrapport. Denne inneholder alle de opplysningene om prosjektet som kan være verdifulle for kommende prosjekter av tilsvarende type. kort oppsummering av prosjektoppgaven hva gikk bra, hva gikk ikke bra erfaringer knyttet til styring og ledelse av prosjektet erfaringene ved bruk av etablerte prosjektrutiner Prosjektleder er ansvarlig for utarbeidelse.
Oppdragsspesifikasjon INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Bakgrunn 2 Forventet resultat for organisasjonen Hensikt med prosjektet Effektmål 3 Forventede leveranser fra prosjektet 4 Tidsrammer Beskrivelse av leveranser Prosjektets kunde 5 Kostnadsrammer 6 Rapportering 7 Sammenheng med andre oppgaver 8 Diverse
Prosjektbeskrivelse INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Bakgrunn 2 Mål 3 Planer Effektmål Prosjektmål Tidsplan Milepæler Budsjett 4 Prosjektorganisasjon 5 Usikkerhet 6 Interessenter Prosjektets kunde Øvrige kjerneinteressenter 7 Prosjektets sammenheng med andre oppgaver 8 Diverse
Statusrapport INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Prosjektleveransestatus 2 Tidsplan- og budsjettavvik 3 Konsekvenser av avvik uten korrigerende tiltak 5 Usikkerhet 6 Tiltak som er/vil bli gjennomført i prosjektet 7 Forslag til tiltak for godkjenning av prosjekteier 8 Diverse
Sluttrapport INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Bakgrunn for prosjektet 2 Resultater av prosjektet i forhold til opprinnelige mål Leveranser Tidsplan Budsjett Menneskelige ressurser 3 Erfaringer, observasjoner Prosjektoppgaven Bruk av interne rutiner 5 Forslag til forbedrinfger 6 Diverse