Møteinnkalling Utvalg: Namsos valgstyre Møtested: Formannskapssalen, Namsos samfunnshus Dato: 17.01.2017 Tidspunkt: 12:00 umiddelbart etter formannskap De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har gyldig forfall, eller ønsker sin habilitet i enkeltsaker vurdert, melder dette så snart som mulig på e-post tine@namsos.kommune.no eller telefon 941 74 355. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Sakliste Utvalgssaksnr PS 1/17 PS 2/17 Innhold Delegering av valgstyrets myndighet til leder og valgansvarlig for perioden 2017-2019 Stortingsvalget 2017 - elektronisk avkryssing og valgkretser Namsos, 10.01.17 Arnhild Holstad/sign. Leder Tine Nermark Johnsen/sign. møtesekretær
Sakliste Utvalgssaksnr PS 1/17 PS 2/17 Innhold Delegering av valgstyrets myndighet til leder og valgansvarlig for perioden 2017-2019 Stortingsvalget 2017 - elektronisk avkryssing og valgkretser
Namsos kommune Servicetorg Namsos Saksmappe: 2016/9141-5 Saksbehandler: Tine Nermark Johnsen Saksframlegg Delegering av valgstyrets myndighet til leder og valgansvarlig for perioden 2017-2019 Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos valgstyre 1/17 17.01.2017 Rådmannens innstilling 1. Valgstyret vedtar at valgstyrets leder delegeres avgjørelsesmyndighet så langt valgloven tillater 2. Valgstyrets leder kan delegere videre avgjørelsesmyndighet til valgansvarlig/sekretær Hjemmel for vedtaket er: Kommuneloven 10 nr. 4
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S 27.10.2016 Valg av valgstyre for perioden 2016-2019 S 28.10.2016 Delegering til valgstyre for perioden 2016-2019 X 25.11.2016 Særutskrift - Valg av valgstyre for perioden 2016-2019 X 25.11.2016 Særutskrift - Delegering til valgstyre for perioden 2016-2019 S 05.01.2017 Delegering av valgstyrets myndighet til leder og valgansvarlig for perioden 2017-2019 Saksopplysninger Delegering til valgstyrets leder gjøres av praktiske årsaker. Saker av prinsipiell betydning kan ikke delegeres. Eksempel på sak av prinsipiell betydning er forkastelse av stemmegivninger. Disse må behandles av valgstyret. Saker av mer praktisk art kan delegeres. Eksempler er: sette opp manntall, kunngjøringer, trykking/bestilling av stemmesedler mm. I praksis er det kommunens valgansvarlige som tar hånd om valggjennomføringen. For at arbeidet skal kunne drives fremover i den takten som er påkrevd, er det viktig at valgansvarlig/sekretær gis avgjørelsesmyndighet der det er naturlig. Dette innebærer (ikke uttømmende): Administrere elektronisk valgprogram (EVA) Listeforslagene til kommunevalg - Orientere partiene om frister og formaliteter omkring listeforslagene - Mottak og kontroll av alle listeforslagene. I nødvendig grad veilede listeforslagsstillerne - Underrette de som er satt opp på listene Manntallene bestille, kontrollere og legge ut - Hovedmanntall - Delmanntall - Avkryssingsmantall til valgdagen - Manntall til politiske partier som stiller liste til kommunevalg (etter bestilling) - Oversikt over personer uten stemmerett - Valgansvarlig/sekretær gis fullmakt til å oppdatere manntallet etter 30.06., jfr. Valgforskriften 1
Forhåndsstemming Organisere forhåndsstemmemottak på Servicetorget og institusjoner, samt andre steder valgstyret vedtar at det skal være forhåndsstemming Valgmateriell - Bestille valgmateriell - Fordele valgmateriell på stemmekretsene Valgting Organisere gjennomføring av valgting i alle kommunens kretser, herunder også opptelling, valgoppgjør og rapportering Opplæring Opplæring til alle som skal delta på gjennomføring av valget Valgstyret orienteres om bruk av delegert myndighet i første påfølgende møte.
Namsos kommune Servicetorg Namsos Saksmappe: 2017/213-1 Saksbehandler: Tine Nermark Johnsen Saksframlegg Stortingsvalget 2017 - elektronisk avkryssing og valgkretser Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos valgstyre 2/17 17.01.2017 Rådmannens innstilling 1. Namsos kommune innfører elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen med virkning fra stortingsvalget 2017 2. Det gjøres følgende endringer i valgkretsene: a. Spillum krets slås sammen med Namsos krets, og får navnet Namsos krets b. Otterøy krets slås sammen med Sørenget krets, og får navnet Otterøy og Sørenget krets 3. Valglokaler: Bangsund krets: Otterøy og Sørenget krets: Namsos krets: Bangsund samfunnshus Sørenget skole, gymsalen NTE Arena 4. Åpningstider på valgdagen: Bangsund krets kl. 13.00 19.00 Otterøy og Sørenget krets kl. 13.00 19.00 Namsos krets kl. 09.00 20.00 Hjemmel for vedtaket er: Valgloven 9-5 a Vedtak i kommunestyret 24.11.16 i sak 89/16 delegering til valgstyret
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S 09.01.2017 Stortingsvalget 2017 - elektronisk avkryssing og valgkretser Saksopplysninger og vurderinger Kommunal- og moderniseringsdepartementet orienterte i brev datert 16.06.16 om følgende endringer i valgloven: Elektronisk avkryssing i manntall innføres som permanent frivillig ordning Frist for godkjenning av forhåndsstemmer flyttes fra valgdagen kl. 21.00 til tirsdag etter valgdagen kl. 17.00. Tilsvarende flyttes fristen for søknad om innføring i manntall Todagersvalg vedtas av kommunestyret med alminnelig flertall (tidligere vedtatt med tilslutning fra minst 1/3 av medlemmene) Namsos kommunestyre har allerede vedtatt at valget skal holdes som endagsvalg mandag 11. september 2017. (I kommunestyret 24.11.16) Endringen om godkjenning av forhåndsstemmer innebærer at endelig valgresultat ikke vil foreligge før tirsdag kveld etter valgdagen. Endringen er et resultat av at mange forhåndsstemmer har kommet for sent til å telle med i valgresultatet. Alle kommuner avholder forhåndsstemming t.o.m. fredag før valgdagen, og det kan i enkelte tilfeller være slik at posten ikke kommer fram til riktig kommune på mandag. Elektronisk avkryssing i manntall på valgdagen Elektronisk avkryssing i manntallet har blitt gjennomført som et forsøk i opptil 15 kommuner ved de tre siste valgene. Evalueringene har vist at kommunene som har deltatt i forsøket har vært svært fornøyde. Nå er det mulig for alle kommuner å benytte seg av elektronisk avkryssing. Det har ved flere valg blitt benyttet elektronisk avkryssing i manntallet ved forhåndsstemmingen over hele landet. Hensikten er å effektivisere valgavviklingen på valgdagen både for velgere og valgfunksjonærer. Dette gjelder både i valglokalet, under opptelling og ved valgoppgjøret. I tillegg vil elektronisk avkryssing redusere antall feilavkryssinger i manntallet. En annen fordeler med å innføre elektronisk avkryssing er at ved en slik ordning kan velgerne oppsøke det valglokalet de vil, uavhengig av hvilken krets man bor i. Det kan man i prinsippet også gjøre med papirmanntall, men dette medfører ekstraarbeid for velgere og valgfunksjonærer. Velgeren må da henvises til såkalt «særskilt stemmegivning», der stemmeseddel legges i konvolutt, som igjen legges i særskilt omslag som må påføres mange opplysninger manuelt. Valgfunksjonæren må i tillegg føre manuell liste over alle fremmedstemmer (stemmer avgitt i annet lokale enn egen valgkrets). Videre fører dette til forsinkelser i valgoppgjøret da det er svært tidkrevende og komplisert å behandle disse stemmene før de kan telles med i valgoppgjøret. I 2015 hadde vi 70 fremmedstemmer altså 70 velgere som ikke stemte i sin krets. I 2013 var det 124 fremmedstemmer. Ved elektronisk avkryssing vil alle som stemmer bli
behandlet likt, uansett hvor man er manntallsført. Og alle valglokalene vil til enhver tid ha oppdatert informasjon om en velger i kommunen har stemt eller ikke. Elektronisk avkryssing krever at det er PCer og god nettilgang i alle valglokalene. Dersom kommunikasjonen med det elektroniske manntallet faller ut eller strømmen blir borte, skal egen beredskapsrutine straks iverksettes. (Denne rutinen er den samme som ved forhåndsstemminga.) Løsningen krever at det er kyndig personell til stede i alle valglokalene, både når det gjelder bruk av valgadministrasjonsprogrammet EVA (til elektronisk avkryssing) og it-kompetanse. Alle ansatte ved Servicetorget har kompetanse på EVA, da vi har brukt programmet og metoden ved forhåndsstemmingen ved flere valg allerede. Det må læres opp mange flere i programmet for å få gjennomført valgdagen. Forberedelsene for valgansvarlig vil bli mer tidkrevende, både med tilgangsstyring og tilrettelegging i EVA og kursing av valgmedarbeidere. Rådmannen anbefaler at elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen innføres som permanent ordning i Namsos, med virkning fra stortingsvalget 2017. Det vil gi bedre service for alle velgere. Det er sikrere i forhold til at velgere ikke får avgi stemme to ganger, samt at det effektiviserer valggjennomføringen. Det gir raskere opptelling og et mer riktig foreløpig opptellingsresultat. Valgkretser og stemmelokaler I forbindelse med planlegging av valg skal kommunen vurdere om stemmekretsinndelinga er hensiktsmessig. Hensynet til velgerne skal veie tungt i ei slik vurdering, men må ses i sammenheng med en effektiv valggjennomføring for valgmyndighetene. Alle endringer i forbindelse med valgkretser må vedtas innen 31. mars i valgåret. Valggjennomføringen er svært tidkrevende for den sentrale valgadministrasjonen, som består av få personer. IT-avdelinga har heller ikke ansatte nok til å avgi personell til mange valglokaler. Ved innføring av nye metoder og rutiner blir det svært viktig med god IT-support, god opplæring og nok bemanning i valglokalene. Det foreslås derfor å redusere antall valgkretser fra 5 til 3. Dette også sett i sammenheng med at man kan oppsøke et hvert valglokale og avgi stemme på valgdagen. Spillum krets har ikke egnede lokaler med kommunal nettilgang. Kretsen har ca. 1500 stemmeberettigede. De fleste av disse bor nært Namsos sentrum, og det vil for de fleste være av liten betydning om man må inn til sentrum for å avgi stemme. En sammenslåing av Spillum og Namsos krets vil gi den nye kretsen ca. 8000 stemmeberettigede. Valglokalet i Namsos krets har i flere valg vært på kulturhuset (fylkesgalleriet eller biblioteket). Løsningen har ikke vært særlig god, da det er trangt der. Det er vanskelig å få en smidig avvikling for velgerne, noe som har medført forvirring om hvor man skal gå, og kødannelse. I tillegg har det vært «trangbodd» for de ulike funksjonene som ikke angår velgerne (opptelling, lagerplass, mottak av fremmedstemmer, sekretariat). Før var valget på samfunnshuset, men pga manglende universell utforming ble det flyttet til kulturhuset. Disse utfordringene, samt at det er ønskelig å ta med Spillum krets, gjør at vi bør flytte til et bedre egnet lokale. Lokalet må ha universell utforming, nok plass til å få en smidig valgavvikling, kommunal nettilgang og gode parkeringsmuligheter. Det foreslås derfor å flytte valglokalet for Namsos krets til NTE Arena.
Sørenget krets har ca. 400 stemmeberettigede. Her har Centrum forsamlingshus vært stemmelokale frem til nå. Der er det ikke kommunal nettilgang, og det er heller ikke egnede lokaler i forhold til et krav om universell utforming. Videre har det vært et problem at ikke kirkevalget har vært adskilt fra kommunens valg. Dette er det lovkrav om. For å løse disse utfordringene, foreslås det å flytte valget til Sørenget skole (gymsalen). Otterøy krets har i overkant av 550 stemmeberettigede, og valget har foregått i gymsalen på Otterøy skole. Rådmannen ser det som hensiktsmessig å slå sammen kretsene Otterøy og Sørenget. I disse kretsene er det relativt få stemmeberettigede, men krever like mange ressurspersoner i valggjennomføringen. Det være seg personell med god kunnskap om EVA og IT-medarbeidere. Erfaringstall viser at det er ca. 200 som avgir stemme i Sørenget krets på valgdagen, og ca. 300 i Otterøy krets. Mange benytter seg av tilbudene med forhåndsstemming. En sammenslåing vil være håndterlig for valgmedarbeidere på ett stemmested. Det foreslås at valglokalet for sammenslått krets Otterøy og Sørenget legges til Sørenget skole. Det ideelle hadde vært å ha valget i et knutepunkt mellom de to kretsene, men der finnes ingen egnede lokaler. Ved kommunesammenslåinga i 2020 vil det være naturlig å ta med deler av Fosnes inn i denne kretsen, noe som argumenterer for Sørenget skole som valglokale. En endring i valgkretser vil alltid føre med seg noen ulemper. For velgere på Otterøya vil en slik endring medføre lenger vei til valglokalet på valgdagen. Og for enkelte kan det kanskje være vanskelig å komme seg til valglokalet. Valgstyret bør se på mulighetene for avbøtende tiltak, slik at ikke valgdeltakelsen går ned pga endringen. Slike tiltak kan være: - Å sette opp buss fra Otterøya til Sørenget på valgdagen, slik at de som ikke kjører selv har mulighet til å komme seg til valglokalet. (Andre steder i kommunen også?) - Å avholde forhåndsstemming en ettermiddag på Otterøya, f.eks. på «Heimen» etter skoletid Videre er det viktig at alle velgere får kunnskap om de ulike mulighetene for å avgi stemme i forkant av valgdagen: - Tidligstemming startet 1. juli i hvert valgår (3. juli i 2017), og avgis på Servicetorget. - Forhåndsstemming starter 10. august hvert valgår. Valgstyret bestemmer hvor det skal avholdes forhåndsstemming. Men minimum er på Servicetorget, samt helseinstitusjoner. - Hjemmestemming i forhåndsstemmeperioden. Personer som ikke kan møte opp i noe valglokale pga sykdom eller uførhet kan søke om å få avgi stemme hjemme (eller der velgeren oppholder seg). Åpningstider på valgdagen De foreslåtte åpningstidene på valgdagen er identisk med de to foregående valgene. I Namsos krets kl. 09.00 20.00, øvrige kretser 13.00 19.00. Begrunnelsen for kortere åpningstid i de minste kretsene er at med få stemmeberettigede vil det være tilstrekkelig med 6 timer. Ved å avslutte kl. 19.00 i disse kretsene, får man bragt alt valgmateriell til sentralt mottak for opptelling omtrent samtidig som lokalet stenger i Namsos. Det gir en smidig overgang til opptelling og valgoppgjør. Rådmannen anbefaler at endringene gjennomføres til stortingsvalget i 2017, for å være godt forberedt til et mer arbeidskrevende kommune- og fylkestingsvalg. I tillegg vil vi være godt rustet til kommunen blir enda større etter kommunesammenslåinga.