Møteinnkalling. Valgstyret/ Samevalgstyret

Transkript

1 Utvalg: Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 12:00 Møteinnkalling Valgstyret/ Samevalgstyret Eventuelt forfall meldes til tlf eller pr. e-post: Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Kai Henning Henriksen Ordfører Marianne Kibsgaard Sekretær -1-

2 Saksliste Pkt. 1 Pkt. 2 Pkt. 3 Pkt. 4 Pkt. 5 Godkjenning av innkalling og saksliste Valg av protokollgodkjennere Habilitet/Permisjon Spørsmål Orienteringer Utvalgssaksnr PS 1/15 Politiske saker Telling av stemmesedlene 2015/5 PS 2/15 Stemmesedler til kommunestyrevalget 2015/5 PS 3/15 Utlegging av manntall 2015/5 PS 4/15 Forhåndsstemmegivning 2015/5 PS 5/15 Valgting- fastsettelse av stemmesteder og tid. 2015/5 Innhold Lukket Arkivsaksnr -2-

3 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/5-2 Saksbehandler: Marianne Kibsgaard Telling av stemmesedlene Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret/ Samevalgstyret 1/ Rådmannens innstilling 1. Det foretas foreløpig og endelig opptelling maskinelt av stemmesedlene fra samtlige stemmesteder i kommunen hos valgstyret(rådhuset), mandag 14. september Rådmann får delegert myndighet til å anta nødvendig hjelp i forbindelse prøving av stemmer, opptelling og protokollering. Saksopplysninger Kapittel 10. i valgloven omhandler prøving av stemmegivninger og stemmesedler, opptelling, protokollering mm. Valgstyret er ansvarlig for at opptelling skjer etter lov og forskrift, samt av opptelling foretas av de personer og på den måten valgstyret har bestemt, jf. valgloven 10-4(1). I Rana kommune har vi tradisjonelt foretatt opptelling sentralt(på rådhuset), dvs. alle stemmer er blitt opptelt på et sted. Ved de siste valgene har kommunen brukt maskinell opptelling. Administrasjonen har god erfaring fra siste valg i bruken av elektronisk valg system(eva). All innrapportering fra kommunen skjer nå via EVA, og kompetansen på bruk av EVA vil derfor øke for hvert valg. Under opptellingen har ansatte fra rådhuset blitt benyttet. Det er hensiktsmessig å ha en kontinuitet i denne jobben, og det er enkelt å drive opplæring i forkant av valgnatten. Vurdering Administrasjonen anbefaler at også for dette valget blir stemmer talt maskinelt, og at kommunalt ansatte blir benyttet i arbeidet. Marianne Kibsgaard rådgiver Tone Ø. Bruun kons. Leder fellestjenester -3-

4 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/5-6 Saksbehandler: Marianne Kibsgaard Stemmesedler til kommunestyrevalget Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret/ Samevalgstyret 2/ Rådmannens innstilling Kommunen bekoster trykking av 2000 stemmesedler til hvert parti som har godkjent liste til kommunestyrevalget Ønsker partiet flere stemmesedler blir partiet fakturert. Bestilling fra partiene på stemmesedler må være kommet til kommunen før 20. mai Saksopplysninger Valgstyret er ansvarlig for at det blir trykt stemmesedler for alle godkjente valglister i kommunen før ordinær forhåndsstemming starter, jf. valgloven 7-1(2) og valgforskriften kap.4. Etter valgforskriften 21 kan den tillitsvalgte for den enkelte valgliste for egen regning få det antall stemmesedler vedkommende ønsker. Valgmyndigheten setter frist for bestilling. Det har vært praksis at de som har ønsket det har fått bekostet et antall stemmesedler, ved valget i 2011 inntil Partiene har hatt ulik bestilling av stemmesedler. En stemmeseddel kostet ved valget i 2011 kr.0,25,-. Alle partier som stiller til valg har et partiprogram. På programmet er som oftest kandidatene presentert, samt på partienes- og kommunens hjemmeside. Av miljøhensyn bør antall trykte stemmesedler reduseres. Vurdering Administrasjonen foreslår at alle partier får 2000 stemmesedler bekostet fra kommunen. Ønsker partiene flere stemmesedler, bestilles de via sekretariatet. Marianne Kibsgaard rådgiver Tone Ø. Bruun kons. Leder fellestjenester -4-

5 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/5-1 Saksbehandler: Marianne Kibsgaard Utlegging av manntall Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret/ Samevalgstyret 3/ Rådmannens innstilling 1. Manntallet for Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 legges ut til offentlig ettersyn ved servicetorget og Rana Bibliotek, så snart det er klart og til og med valgdagen den 14. september Samemanntall legges ut til offentlig ettersyn så snart det lar seg gjøre ved servicetorget. 3. Utlegging av manntall samt klageadgang kunngjøres i Rana Blad og på kommunens hjemmeside. 4. Rådmannen delegeres fullmakt til å gjøre endringer i manntall. 5. Frist for forslagstiller for å bestille manntall settes til 1. juli Saksopplysninger I valgloven 2-6 står det at valgstyret skal legge manntallet ut til offentlig ettersyn så snart det lar seg gjøre. Manntallet skal ligge ute til og med valgdagen. Valgstyret kunngjør tid og sted for utlegging og opplyser også om adgang til og framgangsmåte for å kreve feil rettet. Valgloven 2-7 omhandler krav om retting og oppdateringer: (1) den som mener at vedkommende selv eller noen annen uriktig er blitt innført eller utelatt fra manntallet i kommunen, kan kreve at valgstyret retter opp feilen. (2) kravet skal være skriftlig og begrunnet. (3) valgstyret kan oppdatere manntallet så lenge det er praktisk mulig. Manntallet blir oppdatert fra Skattedirektoratet til EVA, til og med lørdag før valget. Loven er klar på hvem som kan kreve seg manntallsført, og innføring i manntall er ikke av prinsipiell betydning. Det er derfor foreslått at oppgaven delegeres rådmannen. Skjæringsdatoen er i følge valgloven 2-4 den 30. juni. Det vil deretter ta noen dager før manntallet mottas, slik at det er vanskelig på nåværende tidspunkt å komme med eksakt forslag til utleggingsdato. Det tas sikte på at dette vil gjøres så snart manntallet er klargjort. I forskrift om valg til sameting 8 fremgår det at når det er kommunestyre- og fylkestingsvalg skal samemanntallet legges ut til ettersyn, t.o.m. valgdagen. Dette har sammenheng med antall representanter som skal velges i hver krets ved neste valg. Sametinget sender oss manntall så snart det er klart. -5-

6 Valgforskriften 3 fastsetter at alle som stiller liste ved valget har rett til et gratis eksemplar av manntallet. Det er valgstyret som setter frist for bestilling, slik at administrasjonen kan foreta en samlet bestilling. Marianne Kibsgaard rådgiver Tone Ø. Bruun kons. Leder fellestjenestene Side 2 av 2-6-

7 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/5-3 Saksbehandler: Marianne Kibsgaard Forhåndsstemmegivning Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret/ Samevalgstyret 4/ Rådmannens innstilling 1. Tid og sted for forhåndsstemmegivning kunngjøres i Rana Blad og på kommunens hjemmeside. 2. Rådmannen delegeres myndighet til å oppnevne forhåndsstemmemottakere. 3. Servicetorget, Rådhuset er stemmemottak for tidligstemmer i perioden fra 1. juli til 7. august. Tid for stemmegivning avtales med servicetorget. 4. Servicetorget, Rådhuset er stemmemottak for ordinære forhåndsstemmer. Åpningstid for forhåndsstemming følger servicetorgets åpningstid. Mandag til torsdag i uke 37 vil åpningstiden være forlenget til kl.18: Ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 vil det bli avholdt forhåndsstemming på følgende institusjon: Gruben sykehjem, Selfors sykehjem, Helgelandsykehuset avd. Rana, Ytteren somatiske sykehjem, Ytteren korttidsavdeling, Tjærahågen bofellesskap og Mjølan sykehjem. Administrasjonen avtaler tidspunkt med den enkelte institusjon. 6. Det vil også bli mulig å avlegge forhåndsstemme ved Utskarpen bosenter, Hauknes omsorgsbolig, Mjølan omsorgsbolig, Dalselv eldresenter, Ytteren omsorgsbolig, Ytteren bosenter, Gruben omsorgsbolig, Kirkegata 14, Talvikparken bosenter og Sentrumsgården. Administrasjonen avtaler tidspunkt med den enkelte enhet. 7. Velgere som på grunn av uførhet ikke kan stemme på overnevnte steder, eller ved valgtinget, kan etter søknad avgi forhåndsstemme der de oppholder seg. Søknad må være mottatt kommunen senest tirsdag 8. september. Saksopplysninger Kapittel 8 i valgloven og kapittel 6 i valgforskriften omhandler lovgivning om forhåndsstemming og gjennomføring av forhåndsstemmegivning. Forhåndsstemmegivning skal foregå i egnete lokaler, på institusjoner og ellers der valgstyret bestemmer, jf. valgloven 8-3. Valgstyret avgjør hvem som kan motta forhåndsstemmer, jf. valgloven 8-2. Valgstyret kunngjør tid og sted for forhåndsstemmegivningen, jf. valgforskriften 24, samt frist for søknad om ambulerende stemmegivning, jf. valgloven 8-3. Administrasjonen foreslår at tid og sted for stemmegivning blir kunngjort i Rana Blad og kommunens hjemmeside. Tid og sted vil også bli slått opp på oppslag på de ulike institusjoner. Aktuelle velgere for hjemmesstemming vil i tillegg bli opplyst om dette, og utdelt søknadsskjema. Informasjon om forhåndsstemming vil i bli aktivt informert om via facebook. Videregående skoler og Campus Helgeland vil bli kontaktet for å informere elever/ studenter, spesielt borteboere om forhåndsstemmegivning. -7-

8 Serviceavdelingen har ved tidligere valgt blitt brukt som stemmemottakere til forhåndsstemmingen. De ansatte ved serviceavdelingen vil også ved dette valget bli benyttet som forhåndstemmemottakere. Flere av de ansatte har lang erfaring, og alle vil få oppfriskning i kunnskapen og mer opplæring i løpet av våren. Pga. stor aktivitet under ordinær forhåndsstemme periode, kan det være hensiktsmessig at rådmannen får delegert myndighet til å oppnevne stemmemottakere. Valgstyret skal tilrettelegge for tidligstemming for de som ikke kan avgi stemme under ordinær forhåndsstemming eller ved valgtinget, i perioden 1. juli til 9. august, jf. valgloven 8-1(4). Servicetorget har ved tidligere valg blitt brukt som stemmemottak for tidligstemming. Velger kan ta kontakt med servicetorget å avtale når de ønsker å stemme, fortrinnsvis i åpningstiden. Ordinær forhåndsstemmegivning starter 10. august og avsluttes fredag før valgdagen, i år 11.september. Dette er tidligere gjort på Servicetorget, og administrasjonen anbefaler at også i 2015 skjer forhåndsstemming på Servicetorget. Servicetorget er godt tilrettelagt og åpent fra kl. 08:00-15:30 alle dager (sommertid frem til 31. august, kl.15:00). Den siste uken av forhåndsstemming utvides åpningstiden mandag- torsdag til kl.18:00. Åpningstiden er ikke foreslått forlenget på fredag, pga. postforsendelsen av stemmer til andre kommuner. Ved stemmemottak på helse- og omsorgsinstitusjoner kan stemmer også mottas hjemme hos personer som oppholder seg i trygde- og omsorgsboliger med umiddelbar tilknytning til institusjonen, 25. I tillegg til institusjoner foreslår administrasjonen at det legges opp til forhåndsstemmegivning ved Utskarpen bosenter, Hauknes omsorgsbolig, Mjølan omsorgsbolig, Dalselv eldresenter, Ytteren omsorgsbolig, Ytteren bosenter, Gruben omsorgsboliger, Kirkegata 14, Talvikparken bosenter og Sentrumsgården. Erfaring viser at disse stedene har beboere som ikke har mulighet til å dra til valglokalet, og stemmemottakere må derav dra til disse stedene jf. valgloven 8-3 (6). Det er derfor hensiktsmessig å få stemmegivningen organisert til disse enhetene. Administrasjonen avtaler tid, og det blir satt opp oppslag. Velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme under ordinær forhåndsstemming eller valgtinget, kan etter søknad til valgstyret avgi forhåndsstemme der de oppholder seg, jf. valgloven 8-3 (6). Valgstyret fastsetter selv fristen for når søknaden må være kommet inn til kommunen. Administrasjonen har foreslått en frist til tirsdag i siste uke før valget, men dette er ikke til hinder for at stemmemottakere vil ta i mot stemmer ut forhåndsstemmeperioden ved behov. Eksempelvis ved akutt innleggelse på sykehuset. Vurdering Ved forhåndsstemming er det viktig at valgstyret sikrer best mulig tilgjengelighet og tilrettelegger for velgerne. Behov for de som ikke kan stemme under ordinær forhåndsstemming eller i aktuelle stemmemottak er godt ivaretatt i innstilling. Aktiv annonsering og fleksibilitet, vil gi velgerne i Rana kommune en god mulighet til å forhåndsstemme. Marianne Kibsgaard Rådgiver Tone Ø. Bruun kons. Leder fellestjenester Side 2 av 3-8-

9 -9- Side 3 av 3

10 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/5-4 Saksbehandler: Marianne Kibsgaard Valgting- fastsettelse av stemmesteder og tid. Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret/ Samevalgstyret 5/ Rådmannens innstilling 1. Ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 fastsettes følgende stemmetider i følgende lokaler mandag 14. september: Mo krets, Mo Samfunnshus kl.10:00-21:00. Åga/ Hauknes krets, LHL bygget kl.11:00-19:00 Gruben krets, Gruben barneskole gymsal kl. 11:00-19:00. Selfors krets, Gymsalen kl. 11:00-19:00. Ytteren krets, Gymsal kl.11:00-19:00. Båsmo krets, Gymsal kl. 11:00-19:00. Skonseng krets, Gymsalen kl.11:00-19:00. Storforshei krets, Gymsalen kl.11:00-19:00. Utskarpen krets, Gymsal kl.11:00-19: Mo krets, Mo samfunnshus er åpen søndag 13. september 2015 fra kl.14:00-18: Rådmannen delegeres fullmakt til å bestemme hvem som benyttes som valgfunksjonærer. 4. Tid og sted for stemmegivning kunngjøres i Rana Blad og på kommunens hjemmeside Saksopplysninger Valgstyret bestemmer hvor stemmegivning skal foregå, fastsetter tid og kunngjør tid og sted for stemmegivning, jf. valgloven 9-3. Kommunestyret vedtok i kommunestyre i sak 58/14, at i Mo krets skal det avholdes valg i to dager. Ved dette valget ønsker administrasjonen å gjøre noen endringer på åpningstid. Valgloven 8-2 setter en begrensning ved at listekandidater ikke kan være stemmemottaker. Ved forrige valg ble store deler av stemmestyrene byttet ut, men vi ser at det vil bli problemer med kontinuitet -10-

11 fremover. Departementet har utviklet sitt eget elektroniske valgadministrasjons system (EVA), som mest sannsynlig vil bli obligatorisk i kretsene ved valget i Dette krever mer opplæring av stemmemottakerne, og ikke minst en god elektronisk infrastruktur i valglokalene. Tidligere har alle som har fungerte som valgfunksjonærer vært i stemmestyre. Et stemmestyre kan bestå av 3 personer, jf. valgloven 4-2. Dvs. at resten av de som arbeider som valgfunksjonærer kan være ansatt. En som er ansatt vil følge arbeidsmiljømiljølovens bestemmelser, mens en som er valgt inn i stemmestyre er folkevalgt. Ved tidligere valg har alle valglokaler i kommunen stengt kl. 21:00, og åpnet kl.10:00(grubenog Mo krets kl.08:00). Ved forrige valg var Mo krets åpen på søndag fra kl.12:00-18:00, antall velgere økte utover dagen. Totalt 412 avla stemme ved valget søndag. Erfaring viser at velgerne er mest aktiv fra kl. 14:00-18:00, og at det er få som stemmer tidlig om morgenen eller like før stengetid. Det står ingenting i loven om når man kan stenge valglokalene, så dette er et spørsmål om tilrettelegging. Departementet anbefaler at ett valglokale er åpent til kl. 21:00. Dette skyldes i stor grad at media snakker om at valglokalene stenger kl. 21:00. Åpningstider og antall kretser varierer fra kommune til kommune. Rådmannen vil ikke ved dette valget komme med forslag om redusering av antall kretser, men derimot åpningstid. Ved valget i 2013 valgte velgere, av som avla stemme og forhåndsstemme. En forkortning i åpningstid vil ikke ha betydning for valgoppslutningen, og tilgjengelighet vil fortsatt være god. Ved å innføre kortere åpningstid kan kommunalt merkantilt ansatte brukes som valgfunksjonærer. Det er også hensiktsmessig å redusere antall i stemmestyrene til tre personer. Dette er praktisk i forhold til opplæring og kostnader knyttet til valggjennomføringen. I hvert valglokale vil det i tillegg være en person som er godt kjent med bygget, brannrutiner ol. Ansatte på rådhuset vil benyttes i stor grad som valgfunksjonærer og vil følge normal arbeidstid. For å unngå kostnader med overtid og for å opprettholde en god bemanning, er det nødvendig å reduserer åpningstiden. Ved å bruke kommunalt ansatte som valgfunksjonærer, vil møtegodtgjørelse til stemmestyrene reduseres. Sak om valg av stemmestyre vil komme senere, men også i stemmestyrene vil det bli foreslått bruk av kommunalt ansatte. Rana kommune har ved senere valg fått kritikk for å være sen med opptellingen. Åpningstid og opptelling har en sammenheng. Jo tidligere stemmelokalene stenger, jo tidligere kan opptelling begynne. Foreløpig opptelling kan gjøres fortløpende, mens endelig opptellingen av valgtingstemmer starter tidligst kl. 21:00, eller når alle valgtingstemmer er kommet inn. Tydelig informasjon på valgkort, god og aktiv annonsering vil gjøre velgerne kjent med nye åpningstider. Administrasjonen vil også ved dette valget være mer aktiv med informasjon om muligheten til å forhåndsstemme, og hvor. Ved forrige valg hadde administrasjonen med seg en brukerrepresentant fra rådet for funksjonshemmede for å se på tilgjengeligheten i valglokaler brukt i kommunen. Små mangler ble i denne sammenheng rettet opp. Gruben samfunnshus har mangler av en slik karakter, at de i denne saken er foreslått å bytte valglokale til gymsalen på Gruben barneskole som er universelt Side 2 av 3-11-

12 utformet. Dette har også sammenheng med at ved neste valg vil god internettforbindelse være et krav, og investeringer i infrastruktur kan da benyttes av skolen i etterkant. Hauknes barneskole er under oppføring, og gymsal der kan ikke benyttes. Som lokale for Åga/ Hauknes krets er det derfor foreslått at LHL-senteret blir benyttet dette valget. Bygget har rikelig med parkering, og er universelt utformet. Vurdering For å få en sikker og effektiv valgordning i årene som kommer, er det viktig at vi ser på nye rutiner for valg. Tilgjengelighet for velgerne, ved at Rana kommune har forholdsvis mange kretser er godt ivaretatt. Administrasjonen ønsker å «profesjonalisere» stemmemottakerne, ved bruk av egne merkantilt ansatte. Marianne Kibsgaard rådgiver Tone Ø. Bruun kons. Leder fellestjenester Side 3 av 3-12-