Implementering Kvalitetslosen Detaljert prosjektplan 15.02.2013 1
Innhold 1. Innledning... 2 2. Mål og rammer... 3 2.1 Mål... 3 2.2 Rammer... 3 2.3 Omfang og avgrensinger... 3 3. Organisering... 4 4. Risikoanalyse og kvalitetssikring... 4 5. Detaljert prosjektplan... 5 5.1 Oversikt over alle aktiviteter med milepæler... 5 5.2 Beskrivelse av aktiviteter... 6 1. Innledning I mars 2011 satte Notodden kommune v/ rådmann på agendaen en felles anskaffelse av IKT verktøy for kvalitet/internkontroll med avviksoppfølging for kommunene i Kongsbergregionen. Rådmannsutvalgets konklusjon 10.03.11 sak 029/11: Rådmannsutvalget ber sekretariatet fremme forslag til prosess med mål om felles anskaffelse av kvalitetssystem Følgende aktiviteter er aktuelle: o kartlegging av eksisterende system benyttet i regionen idag og de forhold/krav til helhetlig kvalitetssystem disse dekker o innhente kompetanse og erfaringer fra andre kommuner / organisasjoner o utarbeide aktuell kravspesifikasjon i forhold til de krav og behov kommunene skal ha dekket Kommunene har i faggrupper/nettverk drøftet dette ved flere anledninger. Kommunene har benyttet ulike system i den grad de har system. Effektive system som kan anvendes i hele kommunens organisasjon og tjenesteproduksjon er viktig. FOR 1996-12-06 nr 1127: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) og FOR 2003-06-27-792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene ligger til grunn for alle diskusjoner som er og har vært. Oppgavene og aktivitetene i forprosjeket er gjennomført i henhold til vedtak i rådmannsutvalget (029/11). Sekretariatet orienterte rådmannsutvalget om prosess og valg av leverandør i høsten 2012 (sak 108/12 og sak 118/12). Det ble inngått kontrakt med Kvalitetslosen 20. desember 2012. 2
2. Mål og rammer 2.1 Mål Overordnet mål med å gjennomføre prosjektet kan beskrives slik: Planlegge og implementere regionalt kvalitetsverktøy for kommunene i Kongsbergregionen i henhold til kontrakt inngått med Kvalitetslosen. Handlingsmål for prosjektet kan beskrives slik: - etablere god forankring og forståelse for dette arbeidet ute i kommunene. - sørge for at det blir etablert arbeidsgrupper ute i kommunene. - orienterer rådmannsutvalget om framdrift i prosjektet - løpende oppfølging med leverandør - planlegge og koordinere nødvendige opplæringsaktiviteter ute i kommunen sammen med systemeiere lokalt og leverandør. 2.2 Rammer Prosjektet startes 1.12.2012 og avsluttes senest 31.12.13. Kommunene har avsatt budsjettmidler tilsvarende 40% stillingsressurs i perioden for frikjøp av interne prosjektlederprosjektkoordinatorressurser. Detaljert prosjektplan beskriver aktiviteter, tidsangivelser og milepæler for å nå mål og handlingsmål, og hvem som har ansvar for gjennomføringen. Alle aktivitetene er gjensidig avhengig av hverandre. Dersom det blir forsinkelser på en aktivitet får det konsekvenser for de påfølgende. 2.3 Omfang og avgrensinger Prosjektet skal ikke omfatte aktiviteter som krever investeringer det ikke er tatt høyde for i kommunenes budsjetter for 2013. Kommuner som ikke følger tidsplanen i prosjektet vil selv måtte ta konsekvensene og evt. kostnader dette medfører. Den regionale prosjektledelsens mandat innebærer å legge tilrette for at kommunenes egne arbeidsgrupper får det utgangspunktet de trenger til de forskjellige fasene. Prosjektledelsen er ikke forutsatt å bidra med tidsressurs inn i kommunens eget arbeid. 3
3. Organisering Hovedprosjektet skal organiseres og gjennomføres i henhold til PLP (ProsjektLederProsessen). Eierskapet til prosjektet ligger hos de deltakende kommunene som A-eiere. Ansvarsforholdene i prosjektet ivaretas slik: Oppdragsgiver: Kommunene i Kongsbergregionen Prosjektansvarlig (PA): Regional koordinator for Kongsbergregionen Rolle / funksjon Styringsgruppe* Rådmannsutvalget Prosjektteam(PL) Kristin Wåle Tore Hagen Odd Resser Systemansvarlige lokalt Lokale arbeidsgrupper Oppgaver Overordnet ansvar, sikre nødvendig forankring, strategiske beslutninger Ansvar for daglig drift av prosjektet. I samarbeid med prosjektansvarlig fra Kvalitetslosen. Det skal gjennomføres fremdriftskontroll og rapportering i henhold til prosjektrutiner. Ansvar for fremdrift og kvalitet. Mandat til tverrfaglige beslutninger vedr. rutiner, kodeverk m.m. Kommunenes bindeledd med prosjektteam Ansvar for fremdrift og kvalitet i egen kommune. Utføre løpende arbeid innen hvert sitt fagområde, fatte nødvendige faglige beslutninger innen sitt område. Gjennomføre lokalt. 4. Risikoanalyse og kvalitetssikring Det er identifisert følgende kritiske suksessfaktorer: 1. Manglende ressurser knyttet til prosjektledelse 2. Kommunen bidrar ikke med tilstrekkelige ressurser/kompetanse inn i prosjektet 3. Manglende forankring av og forståelse for prosjektet ute i kommunene. 4. Manglende samarbeid mellom prosjektet og andre regionale prosjekter/samarbeidstiltak i regionen. Alle prosjektdeltakere og andre nøkkelpersoner er ansvarlige for straks å gjøre prosjektledelsen oppmerksom på eventuelle nye risikoforhold som måtte oppstå. Dette gjelder både kundens og leverandørens personell. 4
5. Detaljert prosjektplan 5.1 Oversikt over alle aktiviteter med milepæler Aktivitet Start Slutt 1 Planlegging av aktiviteter 20.12.2012 22.02.2013 2 Møte prosjektgruppa 01.01.2013 31.12.2013 3 Møter i styringsgruppen 25.01.2013 31.12.2013 4 Avsjekk av status fremdriftsplan 22.02.2013 31.12.2013 5 Innsamling av data/dokument 22.02.2013 15.03.2013 6 a) Utvelging av systemansv./kvalitetsansv. 01.01.2013 01.02.2013 b) Oppnevning superbrukere/medlemmer til arbeidsgruppe/fagnettverk, bhg, skole, teknisk, hms, adm osv 01.01.2013 01.02.2013 7 Møte topplederne 0,5 dag 22.02.2013 22.02.2013 8 Møte med systemansvarlige 22.02.2013 22.02.2013 9 Orientering virksomhetsledere - komm.vis 12.03.2013 01.04.2013 10 Systemoppsett - tilrettelegging 30.04.2013 11 Tilkobling AD 22.02.2013 30.04.2013 12 Lage ny dokumentstruktur, 22.02.2013 15.03.2013 13 Rydde i eksisterende dokument 22.02.2013 15.03.2013 14 Sortere eks dok i ny struktur 15.03.2013 15.06.2013 15 Statusmøte systemansvarlige 11.04.2013 16 Opplæring i program - superbrukere 01.05.2013 15.06.2013 a) Modul Dokumentasjon b) Modul Avvik/tiltak superbruker Felles samling - registrering av dokumenter (hel dag) 20.06.2013 17 Registrering av data/dokument 15.06.2013 15.11.2013 Administrasjon HMS Informasjonssikkerhet (felles regionen) Helse og omsorg Oppvekst Kultur Tekniske tjenester Beredskap 18 Akseptansetest 30.06.2013 19 Statusmøte systemansvarlige 22.08.2013 20 Modul ROS - gjennomføre opplæring 01.10.2013 21 Oppsummering 15.11.2013 22 Forberede utrulling 01.11.2013 23 Felles samling utrulling (hel dag) 14.11.2013 24 Lederopplæring 0,5 dag 30.11.2013 25 Utrulling i virksomhetene inkl opplæring 31.12.2013 26 Sluttrapport - håndbok kvalitetsystem 31.12.2013 27 Evaluering hvordan har det gått 30.6.2014 01.12.2014 5
5.2 Beskrivelse av aktiviteter Følgene refererer til punktene i prosjektplan oppsettet. Det vil være ulike personer som vil bli involvert og som deltar i på de ulike aktivitetene. 1. Planlegging av aktiviteter - henviser til kontraktmøte gjennomført den 20.12.12. 2. Møte prosjektgruppa - statusmøter til prosjektteam, fast møte hver måned eller fortløpende etter behov. 3. Møte styringsgruppa - avtales etter behov 4. Avsjekk status fremdrift - gjennomgang på hvert prosjektgruppemøte 5. Oversikt over data/dokument. Hver kommunene igangsetter et arbeid for å få oversikt over hva en har av prosedyrer (rutiner), styringsdokumenter, skjemaer osv. Dette arbeidet gjøres slik at hver kommune lager et fellesområde (som alle har tilgang til) og legger inn det de respektive avdelingene har liggende elektronisk. Hver kommune får tilsendt mappestruktur med vedtatt dokumentstruktur. Her kan prosjektleder kunne se hva som er registrert på de ulike områdene og følge opp. Dette vil senere være utgangspunkt for videre sortering og bearbeiding som forberedelser til å registrere dokumentene inn i Modul dokumentasjon punkt 12 og 13. 6. Utvelging av systemansvarlige / superbrukere / arbeidsgruppe Anbefaling: basiskunnskap data, interesse for internkontroll, motivert Hver kommune velger ut personer som skal være: o systemansvarlig/systemeier. Denne personen vil fungere som lokal prosjektleder i innføringsfasen. o superbrukere i kvalitetssystemet. Vi ser for oss at 2-3 av disse blir systemadministratorer (hver kommune) disse har alle tilganger i systemet. Superbrukerne får tilganger etter behov. Oppnevning arbeidsgruppe/fagnettverk? o Arbeidsgrupper/faggrupper som skal arbeide med bearbeiding av dokumenter? Disse kan da få i oppdrag å rydde i eksisterende dokumenter slik at mye er klargjort før en begynner å registrere dokument inn i verktøyet. 7. Møte toppledere orientering for rådmann og råmannens ledergruppe, samt systemeiere i hver kommune. 8. Møte - systemeiere i hver kommune sammen med leverandør (i etterkant av lederseminar) 6
9. Orientere virksomhetsledere kommune vis. Kvalitetslosen ansvarlig for innhold og gjennomføring. 14.mar Flesberg kommune 15.mar Notodden kommune 18.mar Rollag Kommune 19.mar Hjartdal kommune 21.mar Tinn Kommune 22.mar Nore og Uvdal Kommune 10. Systemoppsett tilrettelegging Dette er Kvalitetslosen sitt ansvar. Her etableres databasene, skrur på de modulene dere skal ha. Klargjør databasene. 11. Tilkobling AD Dette omhandler import av ansatte inn i Kvalitetssystemet. Kvalitetslosen har egne folk som vil ta seg av dette i samarbeid med IT kontakt hos dere. Kontakten går først gjennom Britt Inger, så finner de involverte ut av hvordan dette arbeidet blir tatt videre. 12. Lage dokumentstruktur Når en skal legge inn dokumentene inn i databasen må en har tenkt igjennom en form for mappeoppbygging. Prinsippet for denne strukturen blir besluttet i rådmannsutvalget 22.2.13. Dette arbeidet omhandler også å tenke igjennom hva Kvalitetssystemet skal inneholde. Mappestrukturen er viktig mtp å få god oversikt selv, men og være gjenkjennelig (begrepsbruk/navn på mapper). 13. Rydde i eksisterende dokument Etter at ny struktur er laget (punkt 11) kan det være greit å overføre innsamlede dokumenter (punkt 13) inn i denne strukturen. En bivirkning av dette arbeidet er at vi får ryddet i eksisterende dokumenter, får luket ut de dokument som skal være med videre og tatt ut de som er utgått og ikke aktuelle mer. Videre vil dette og gi innblikk i hvilke dokumenter som bør revideres/bearbeides. I dette arbeidet får vi en god mulighet til å se hva som eksisterer rundt omkring av prosedyrer, styringsdokument, hvor oppdatert dette er, har vi konkurrerende dokument som omhandler det samme, men fremgangsmåte er forskjellig. Hva skal være med videre? 14. Plassere eksisterende dokument i ny struktur Det er en fordel å benytte funksjonen i utforsker med å dra dokumenter fra mappene med ryddede dokument over i ny dokumentstruktur punkt 11. 15. Statusmøte systemansvarlige - gjennomgang for å planlegge opplæring lokalt. 16. Opplæring i program superbrukere a. Dokumentmodulen Det er ønskelig at det ovenfor stående forberedelser er gjort i forhold til 7
dokumentene slik at når opplæring av superbrukerne er gjennomført kan en raskt begynne å registrere dokumenter inn i databasen. Da får en raskt tatt i bruk den kompetansen en har fått i bruk av kvalitetssystemet. b. Avviksmodulen Denne bygges opp fra bunnen. Dette arbeidet må være gjort før vi kan gjennomføre helt ut punkt 10. Alt som gjøres i opplæringssammenheng gjøres i produksjonsdatabasen (altså den basen en senere skal bruke), og en god del av opplæringen retter seg mot å forberede systemet for produksjon. Mye av det vi gjør i forbindelse med opplæringsdagen i avviksmodulen vil klargjøre modulen for bruk. 17. Registering av data/dokument Her legger vi inn dokumenter i databasen. 18. Akseptansetest Kvalitetslosen sender grunnlag for gjennomføring av denne. 19. Statusmøte systemansvarlige - planlegging høstens aktivteter 20. Modul ROS gjennomføre opplæring Ledere og prosessledere får opplæring i bruk av ROS-modulen. Men her er dataopplæringen ikke hovedfokus, men metoden og gjennomføring av ROS. 21. Oppsummering Før utrulling går vi igjennom hva som er lagt inn. Er det godt nok, mangler, osv. Fungerer ting som de skal. Er alt på stell? 22. Forberede utrulling Hvordan gjennomfører vi utrullingen av systemet? Hvordan gjennomfører vi opplæringen? Hva trenger vi? Prosjektteam planlegger dette sammen med lokale systemeiere. 23. Lederopplæring 0,5 dag Lederne lærer seg hvordan melde, behandle avvik, hente ut statistikker. Videre hvordan endre/revidere-, godkjenne dokument, osv. 24. Felles samling utrulling (hel dag) - samle systemansvarlige og superbrukere til gjennomgang før utrulling (ref pkt. 21 og 22.) 25. Utrulling i virksomhetene inkl opplæring Følger plan ref. pkt 19 26. Sluttrapport for prosjektet - lage en håndbok for kvalitetsystemet 27. Evaluering hvordan har det gått Denne gjennomføres etter ½ års drift og igjen etter 1 år. 8
Sted: Dato: Sted: Dato: Signatur Prosjektleder Signatur Prosjektansvarlig 9