Møteinnkalling. Saksnr: Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Kommunehuset, kommunestyresalen Dato: Tidspunkt: 12:15

Transkript

1 Nore og Uvdal kommune Møteinnkalling Saksnr: Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Kommunehuset, kommunestyresalen Dato: Tidspunkt: 12:15 Hvis du ikke kan møte gir du beskjed til møtesekretær Hilde Tingdal Røbech, telefon / eller e-post: Nore og Uvdal kommune, 11. september 2014 Grethe-Marit Trulsen, leder

2 Sakskart: Utvalgs Sakstittel Lukket/åpent Saksnr: PS 20/14 Informasjon om prosjekt Kvalitetstyringssystem PS 2 1/14 HMS-avvik første halvdel 2014 PS 22/14 Rullering av økonomiplanen for perioden , orientering om prosessen med fokus på Arbeidsmiljøutvalgets ansvarsområde PS 23/14 Prosedyre for håndtering av mobbing; RÅR-prosedyren PS 24/14 Orienteringer i Arbeidsmiljøutvalgets møte Formiddagsmat er klar kl 12:15.

3 * Nore og Uvdal kommune 0 Rødberg : Arkiv : 440 Saksmappe : 2014/790 Avd. : Personalseksjonen Saksbehandler : Hilde Tingdal Røbech Informasjon om prosjekt Kvalitetstyringssystem MØTEBEHANDLING: Utvalg Motedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget /14 Saken gjelder: Informasjon om prosj ektaktiviteten. Fakta: Arbeidsmiljøutvalget er orientert om prosjektet i følgende saker: 09/13, 07/14 og 17/14. Prosjektplanen av danner grunnlaget for arbeidet; se vedlegg. Rådmannen er prosjektansvarlig og informerer utvalget i møtet. Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar orienteringen til etterretning.

4 z 3 -o 0 C 11

5 Innhold 1. Innledning 2. Mål og rammer 2.1 Mål 2.2 Rammer 2.3 Omfang og avgrensninger 3. Organisering 4. Risikoanalyse og kvalitetssikring 5. Detaljert prosjektplan

6 Etter initiativ fra rådmannen i Notodden kommune, ble felles anskaffelse av IKT-verktøy Kongsbergregionen mars for kvalitet/internkontroll med awiksoppfølging satt på agendaen i Rådmannsutvalget i Flesberg, Rollag og Nore og Uvdal, PLP-metodikken skal brukes. Rådmannens ledergruppe vedtok i sitt møte organisering av prosjektet. Konkret arbeid har i liten grad vært utført grunnet manglende lokal prosjektorganisering. regionen. Ressurser har vært brukt av både rådmann, fagsjefer og mellomledere. gjennomført forventet opplæring. Opplæringen har vært gjennomført både lokalt og i For Nore og Uvdal sin del, har rådmannen deltatt i regionale prosjektmøter, ledelsen har deltatt, de starter i Notodden har gjennomført mye. Her legges til at de startet arbeidet før det regionale prosjektet ble etablert. Store variasjoner har preget prosjektaktiviteten i de 7 kommunene. Kongsberg har ikke Det regionale prosjektet er i henhold til prosjektplanen gjennomført og avsluttet i grad HMS-tilsyn. De stiller krav om at virksomhetene skal ha et helhetlig system. (lntemkontrollforskriften) er en sentral forankring. Skal den oppfylles kreves betryggende kontroll. arbeidsoppgaver i henhold til avtalt nivå, metode, standard og kvalitet. Systemet lover, forskrifter og overordnede instrukser og at den er gjenstandfor Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med systematikk og helhetlig jobbing i organisasjonen. Arbeidstilsynet har i økende kvalitetssystem. I den grad kommunene har systemer er systemene ulike. retningslinjer, samt awikshåndtering. 1. Kommunelovens bestemmelser i 23: 2. Forskrift om systematisk helse, miljø- og slkkerhetsarbeid i virksomheter 3. Kommunene har i regionale faggrupper og nettverk drøftet behovet for et digitalt Også internt i organisasjonene brukes ulike systemer. Utviklingsarbeid har skjedd i enkefte fagavdelinger men ikke som en helhetlig, organisatorisk prosess. 4. Målet med et slikt system er at alle ansatte skal kunne utføre sine skal være en samling av nødvendige styringsdokumenter, prosedyrer, rutiner og Bakgrunn: Kongsbergregionen omfatter følgende kommuner: Tinn, Hjartdal, Notodden, Kongsberg, i Innledning

7 2 Mål og rammer 2.1 Mål Overordnet mål Implementere kvalitetsstyringssystem (Kvalitetslosen) i Nore og Uvdal kommune. Handlingsmål > Funksjonell og målrettet prosjektorganisering > Etablere god forankring og forståelse hos alle ansatte > Etablere og systematisk følge opp nødvendige arbeidsgrupper sammensatt ut fra funksjon og tema > Planlegge, koordinere og gjennomføre opplæring > Systematisk kommunikasjon mellom prosjektansvarlig og prosjektleder > Etablere systematisk kontakt med Kongsbergregionens Kvalitetsnettverk > Etablere rådmannens kvalitetsnettverk og definere ansvar og oppgaver > Ta ansvar for oppstart av kvalitetsnettverket 2.2 Rammer Kvalitetsstyringssystem (Kvalitetslosen): Dokumentasjonsmodulen Awikssystemet Risiko- og sårbarhetsmodul (ROS-modu len) Prosjektstart Prosjektslutt Prosjektleder, prosjektgruppen, arbeidsgrupper og interne prosjektressurser utfører arbeidet innenfor ordinær drift. Ved behov utover dette avgjør prosjektansvarlig/ rådm annen. Prosjektplanen skal beskrive aktiviteter, tidsangivelser, milepæler og ansvarlige. Budsjett utarbeides på bakgrunn av definerte aktiviteter. 2.3 Omfang og avgrensninger Systemeier: rådmannen Systemadministratorer: p rosjektleder, prosjektgruppen og leder I KT Prosjektet gjelder alle ansatte, 368 personer med følgende fordeling på fagavdeling og årsverk:

8 Arbeidsgiver/personallederne er hovedressursgruppen for å nå prosjektmålet. Denne gruppen består av rådmann, økonomisjef, 5 fagsjefer og 20 mellomledere. agenda: rapportering og framdriftskontroll Oppdragsgiver Nore og Uvdal Er gitt av Kongsbergregionens kommune rådmannsutvalg , sak 029/11 Prosjekteier (PE) Nore og Uvdal kommune kontakt med avdelingens representant i prosjektgruppen. us Berit Nerli Den enkelte har ansvar for en systematisk Prosjektansvarlig Alexander Ytteborg Ansvarlig for at prosjektmålene nås. Styringsgruppe Vidar Torgersen Overordnet ansvar Systematisk kontakt med prosjektleder (PL), Oddbjørn Fønnebø Møtene ledes av prosjektansvarlig (PA) Christianne Stroop Referat oversendes prosjektleder (PL) Leder styringsgruppen Anne Rudi Ivareta helheten Funksjon Person/organisasjon M Ansvarsforhold Oppdragsgiver: Nore og Uvdal kommune Prosjekteier: Nore og Uvdal kommune Prosjektansvarlig: Vidar Torgersen 3 Organisering Prosjektets metodikk er bestemt til å være PLP-prosessen. Prosjektmidler er ikke avsatt i budsjettet for Økonomisk behov legges fram for styringsgruppen. SFF 21,20 SBK 98,32 l-isb 28,25 NMK 45,70 PRO 83,67 (PA) Systemansvarlig Leif Ågesen Fatte strategiske beslutninger

9 (PA), agenda: rapportering og til rutiner, kodeverk mm. Mandat til tverrfaglige beslutninger i forhold Systematisk kontakt med prosjektansvarlig framdrlftskontroll. Fagnettverk har møter etter avklaring med fagavdelingens representant i prosjektgruppen. Sistnevnte er ansvarlig for å sikre kommunikasjon mellom fagnettverk og prosjektgruppen. Prosjektgruppen har møter etter prosjektleder og prosjektgruppens behov. gruppen møtes utover dette etter bestemmelse hos prosjektansvarlig. Styringsgruppen har møte ved prosjektets oppstart og ved prosjektslutt. Etter behov kan Statuspunkter framdriftsplanen, tema- og funksjonsbasert Fagnettverk Grupper som etableres i henhold til prosjektgruppen. Disse gis til prosjektieder fagavdeling Knudsen Systemadministratorer Mikalsen prosjektgruppen gjennomføres i egen SBK vi Meretbe Rød Skal ivareta helheten NMK v/ Kai Redalen Bistå prosjektieder for å nå prosjektmålene HSB v/ Stefan Olsson Prosjektets bindeledd til sin fagsjef PRO v! Toril Ansvarlig for at definerte oppgaver i Skal på eget initiativ og på vegene av Prosjektgruppe FØNK vi Guro Lie Oppnevnt av leder fagavdelingen ta opp aktuelle saker i som har ansvar for daglig drift. Ivaretar 5FF sin rolle og ansvar. Prosjektleder (P1) Hilde Tingdal Røbech Ansvar for daglig drift Systemadministrator

10 Notodden kommune; mye erfaring med systemet og implementering og Ønske om å nødvendige områder for å nå målet Kvalitetsnettverket i Kongsbergregionen bhbrukt Intern kompetanse; alle ansatte som sammen gir en bred kompetanse på alle Alle prosjektdeltakerne og definerte nøkkelpersoner er ansvarlig for straks å gjøre Se eget dokument 5 Detaljert prosjektplan prosjektledelsen oppmerksom på eventuelle nye risikoforhold som oppstår. Manglende motivasjon At ikke alle ansatte har e-post/er tilkoblet AD Prosjektet blir ikke prioritert Fravær av prosjektgruppemedlemmer Fravær av prosjektleder Manglende eller fravær av kommunikasjon med eksterne ressurser Rådmannens kvalitetsnettverk ikke etableres Kvalitetsnettverket ikke iverksettes Risikoer for at målet ikke nås: 4 Risikoanalyse og kvalitetssikring Manglende forankring i fagavdelingene Uklare kommunikasjonslinjer Kvalitetslosen AS Prosjektets kompetanse:

11 Nore og Uvdal kommune Rødberg : Arkiv : 440 Saksmappe : 2014/789 Avd. : Personaseksjonen Saksbehandler Hilde Tingdal Røbech HMS-avvik første halvdel 2014 MøTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget /14 Saken gjelder: Orientering om HMS-avvik for første halvdel Fakta: Plikten til et systematisk HMS-arbeid er forankret i Arbeidsmiljøloven og Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (Intemkontrollforskriften). HMS-avvik legges fram for utvalget 2 ganger pr år. i avvik er mottatt, se vedlegg. Saksbehandlers vurdering: Systematisk rapportering til Arbeidsmiljøutvalget startet høsten Papirversjon brukes i påvente av et digitalt avvikssystem. I henhold til prosjektplanen for Kvalitetstyringssystemet, skal alle ansatte fra og med januar 2015 kunne melde avvik digitalt. Rådmannen vil da til enhver tid har oversikt over meldte avvik og håndteringen av disse. Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar orienteringen til etterretnmg.

12 AVVIK REGISTRERT KORRIGERENDE TILTAK REGISTRERT LUKKET Ansatt på HSB-avd. Klage på bruken av vikar i renholdet Rutiner gjennomgått med vikaren. Oppsynsmann Vikaren har tidligere undertegnet taushetserklæring. i Utskrift: Skjema for avviksiogg Nore og Uvdal kommune Verneområde: NMKavdelingen År: 2014 Første halvår. Ansvarlig for Fagsjef Delegert ansvar: oppdatering: Sist oppdatert (dato): Sendt AMU: i. Alle avvik skal være dokumentert/registrert på avviksskjema eller på annen måte dokumentert før det registreres i avvikslog. ii. Avviksioggen skal gi oversikt over avvik. iii. Ansvarlig leder sjekker hvor raskt ett avvik blir fulgt opp og hvor lang tid det tar å lukice avvik. NR Dato Navn på melder Stikkord beskrivelse av avviket Dato Stikkord beskrivelse av tiltak Navn på ansvarlig Dato Verneområde/sted

13 * Nore og Uvdal kommune Rødberg : Arkiv : 145 Saksmappe : 201 4/784 Avd. : Personalseksjonen Saksbehandler : Hilde Tingdal Røbech Rullering av okonomiplanen for perioden , orientering om prosessen med fokus på Arbeidsmiljoutvalgets ansvarsområde MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget /14 Saken gjelder: Rådmannens orientering om økonomiplanprosessen med fokus på Arbeidsmiljøutvalgets ansvarsområde. Fakta: Gjeldende økonomiplan ble vedtatt i kommunestyret 16. desember Arbeidsmiljøutvalget gav sin uttalelse til budsjettforslaget i sak 19/13: Arbeidsmiljøutvalget ber rådmannen koble vemerunderapportene sterkere opp mot økonomiplanarbeidet. Arbeidet med rullering av planen er i gang. Rådmannen orienterer utvalget i møtet. Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar orienteringen til etterretning.

14 * Nore og Uvdal kommune G Rødberg : Arkiv : 443 Saksmappe : 2014/791 Avd. : Personalseksjonen Saksbehandler : Hilde Tingdal Røbech Prosedyre for håndtering av mobbing; RÅR-prosedyren MØTEBEHANDLING: Utvalg Motedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget i /14 Saken gjelder: Prosedyre for håndtering av mobbing, vitalisering. Fakta: I 2009 gjennomførte rådmannen en medarbeiderundersøkelse blant ansatte i stillingsstørrelser fra og med 40%. Undersøkelsen var forankret i Handlingsplanen mellom kommunen og bedriftshelsetjenesten Hjelp 24. På bakgrunn av resultatene vedtok Arbeidsmiljøutvalget i sak 06/10 å starte prosjektet Raushet, åpenhet og respekt (RÅR); systematisk samhandling for å forebygge og håndtere mobbing. Prosjektperioden var I sak 21/10 vedtok Arbeidsmiljøutvalget en forlengelse til Lovforankringen er Arbeidsmiljølovens 4-1 og 4-3; både arbeidsgiver og arbeidstaker skal være beskyttet mot: utilbørlig opptreden uheldig psykisk belastning krenking av integritet og verdighet trakassering

15 Prosedyre er utarbeidet og drøftet i rådmannens ledergruppe i årene 2011 og 2012; se vedlegg. I april 2014 ble nåværende rådmann kjent med prosedyren. Den ble lagt fram i rådmamiens ledergruppe Rådmannen konkluderer med at prosedyren innføres og praktiseres i alle fagavdelingene etter ferien. Arbeidsmiljøutvalget får prosedyren til orientering. Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar prosedyren til etterretning.

16 lvi ob b I ng dreier seg om situasjoner på arbeidsplassen der en person over lengre tid utsettes for negativ behandling fra en eller flere i arbeidsmiljøet, og der personen som rammes har vanskelig med å forsvare seg mot disse handlingene. Hvis du ser andre bli utsatt for mobbing eller opplever dette selv har du plikt til å si fra... Innenluke lnnen2uker Ta kontakt med Nærmeste leder skal skaffe din nærmeste leder på faktaopplysninger fra begge arbeidsplassen parter og sørge for at alle involverte får legge frem sitt Han/hun skal dokumentere syn og uttale seg om det andre henvendelsen umiddelbart har sagt. Alt skal dokumenteres På bakgrunn av og behandle den skriftlig av leder faktaopplysningene konfidensielt skal nærmeste leder, Nærmeste leder skal koble inn gjerne i samarbeid (følge med skjema?) Hjelp 24 som uavhengig part med Hjelp 24, avklare hvisnoenavpartenei om Hvis din nærmeste leder er konflikten ønsker dette mobberen skal du ga til lederen over eller til verneombudet som skal bringe saken videre til rett person...og vi har plikt til å hjelpe deg. Juni2014

17 Prosedyrer for ledere som mottar henvendelser om mobbing, juni 2014 Innen i uke Innen 2 uker Skafffaktaopplysninger fra Dokumenter henvendelsen begge parter og sørg for at alle umiddelbart og behandle den involverte får legge frem sitt konfidensielt syn og uttale seg om det andre har sagt. Alt skal dokumenteres Hvemklager skriftlig: Hvem anklages Pa bakgrunn av Hendelsesforløp Koble inn Hjelp 24 hvis faktaopplysningene Tid og sted for det er ønske fra deg skal nærmeste leder, hendelsene som leder eller noen av gjerne i samarbeid Eventuelle vitner partene med Hjelp 24 og sin Inteivju med den som nærmeste leder, Informer klageren om harfremlagt klagen avklare om videre saksgang samt vitner som denne har oppnevnt lnformér din Intervju med den/de nærmeste leder om anklagede og vitner saken som denne/disse har oppnevnt

18 Rødberg Arkiv : 440 Saksmappe 2014/788 Avd. : Personalseksjonen Saksbehandler : Hilde Tingdal Røbech MØTEBEHANDLING: Arbeidsmiljøutvalget /14 Orienteringer om hendelser og aktiviteter siden forrige utvalgsmøte. kommune. Hovedvernombudets informasjon Bedriftshelsetjenestens informasjon AKAN Rådmannen orienterer. Opplevelsesdagen for kommunalt ansatte. Rådmannen orienterer. Retningslinjer vedrørende røyking på arbeidsplassene i Nore og Uvdal Rådmannen orienterer om lovendringen og lokale tiltak. Se vedlagte Status og framdrift. Rådmannen orienterer. rådmannen med virkning fra og med 1. september Rådmannen orienterer. Fra fagavdeling for Sentraladministrasjon og fellesfunksjoner (SFF) til Stab hos Arbeidsmiljøutvalget tar orienteringene til etterretning Rådmannens forslag til vedtak: Fakta: Saken gjelder: Utvalg Motedato Utvalgssak Orienteringer i Arbeidsmiljoutvalgets møte * Nore og Uvdal kommune

19 UVDAL KOMMUNE RETNINGSLINJER VEDRØRENDE RØYKING PÅ ARBEIDSPLASSENE I NORE OG Rådmann Med hilsen røykebestemmelsen. Rådmannen forventer at ansatte har lojalitet i forhold til samtlige punkter i håndbeving av Brudd på retningslinjene skal medføre reaksjon fra arbeidsgiver. ordinære avtalte pausen. Røykepauser er ikke i tillegg til ordinær pause, derfor er det kun anledning til å røyke i den 12.november stilling til hvordan det skal håndteres. Dette skal også tilbakemeldes til AMU innen Den enkelte ansatte skal gjøre tiltak for å unngå å lukte røyk. Arbeidsplassene må ta sted. Dette skal tilbakemeldes til AMU innen 12.november 2014 Røyking skal kun foregå på anviste plasser. Plassene skal være usjenerte og ikke synlig for elever, barnehagebarn, beboere og andre som bruker våre tjenester. Det må også tas hensyn til at røykluft kan sive inn i bygningene. Arbeidspiassene må bestemme et egnet røyking forbudt på de inngangspartiene der det er naturlig. Alle inngangspartiene i kommunen skal være røykfrie. Det skal settes opp skilt med Følgende retningslinjer gjelder på arbeidspiassene i Nore og Uvdal kommune: Arbeidstaker har ikke rett til å røyke på arbeidsplassen, og arbeidsgiver plikter ikke å tilrettelegge for det. Arbeidsgiveren har ansvaret for arbeidsmiljøet, og for at ingen utsettes for røyk på arbeidsplassen. Alle har krav på et røykfritt arbeidsmiljø. offentlige virksomheter skal være røykfrie. transportmidler der allmennheten har adgang. Alle utendørs inngangspartier til helseinstitusjoner og lhht Tobakksskadeloven 12, med endringer fra 1.juli 2014 skal lufta være røykfri i lokaler og NORE OG UVDAL KOMMUNE