Foto: Jo Michael Gevinster ved innovative innkjøp, hvor vil vi og hvem skal med? Nettverk for Innovative innkjøp Nasjonalt program for leverandørutvikling
Kostnadseffektivitet Det offentlige må løpende fokusere på kostnader for å ha legitimitet Hva er kostnadseffektivt? Kostnadseffektive produkter/tjenester er produkter/tjenester som leveres for en relativt sett lav kostnad Men det går an å «spare seg til fant» For høyt fokus på kostnader øker sannsynligheten for at det leveres dårligere tjenester Kostnadseffektivitet er derfor bare ett av flere fokusområder 4
Men penger er ikke alt Tjenestekvalitet Det offentlig skal levere tjenester av høy kvalitet Hva er høy? Noen steder kan «godt nok» være akseptabelt. Eks. «Så lenge vi holder forvaltningslovens bestemmelser, så er det godt nok, selv om vi kunne gjort oppgavene mye raskere hvis vi var villige til å bruke vesentlig mer midler» Andre steder tillates det svært liten grad av avvik fra «høy». Eks. Er rengjøringen på en operasjonsstue ikke god nok, så stoppes operasjonene inntil dette er utbedret Denne «kvalitetselastisiteten» reflekteres ofte i vilje til å bruke penger på produktet/tjenesten 5
Hvem vurderer kvaliteten på tjenestene? I svært mange tilfeller er det brukere/mottakere av tjenestene som er «dommerene» over kvaliteten. For privat sektor heter det at kunden har rett. Det hjelper ikke å være fornød selv, så lenge brukerne/mottakerne ikke er fornøyde Ha derfor brukersentrisk fokus når dere skal utarbeide krav til prosjektene samt vurdere tjenestekvalitet i etterkant. Spør dem! 6
Tjenestekvalitet Tjenestekvalitet vs. kostnadseffektivitet Tjenestekvalitet og kostnadseffektivitet må sees i sammenheng, da det er det relative forholdet mellom dem som er interessant Målet er å være nærmest det grønne kvadratet Ineffektivt Optimalt Sløsing Spare seg til fant Kostnadseffektivitet 7
Hva er gevinster? Ofte beskrives gevinster som kvantitative og kvalitative Kvantitative gevinster er lette å tallfeste. Eks. penger spart, raskere implementering, færre innsatsfaktorer Vanlig påstand: «Kvalitative gevinster er umulig å måle» Min påstand: Vanskeligere å måle, men ikke umulige. «Klartspråk» brev fra det offentlige => mindre henvendelse på kontaktsentre og til saksbehandlere. Denne konsekvensen kan kvantifiseres og gevinster kan måles Konsekvenser av «høyere tjenestekvalitet i hjemmetjenesten» => mindre feilutrykninger, mindre feilmedisinering og mindre klagebehandling er forhold som kan kvantifiseres Her måles gevinster gjennom avledede parametere, som kan avledes fra tiltaket 8
Hvor er gevinstene? Husk å se utenfor den snevre tjenesten for å finne gevinster Bedre brøyting fører til mindre ulykker og biler som setter seg fast i trafikken (direkte konsekvenser), men også mindre fravær fra jobb, mer effektiv produksjon som gir bedrifter og det offentlig bedre måloppnåelse (indirekte konsekvenser) Se etter gevinster som ligger innenfor deres eget budsjettområdet (eks. gir tiltaket gevinster for min kommune?) Andre samfunnsgevinster er bra for samfunnet, men hjelper sjelden ift. å rettferdiggjøre investeringer, da det er andre/«ingen» som har et helhetlig ansvar for dette budsjettområdet 9
Når kommer gevinstene? Tidlig, allerede ved inngåelse av kontrakt. Rimeligere innkjøpspris er en tidlig gevinst, men husk at det kan komme tilleggskostnader på et senere tidspunkt i prosjektet eller i forvaltning Rimeligere innkjøpspris kan også føre til lavere tjenestekvalitet, noe som forringer kost/nytteforholdet Gevinster kan komme i prosjektet Bedre prosesser i prosjektet kan gjøre prosjektet mer kostnadseffektivt i prosjektperioden. Mer innovasjon kan åpne for nye muligheter senere i prosjektet eller i drift, noe som kan øke tjenestekvaliteten, med samme kostnadsramme Gevinster kommer som oftest etter prosjektet er satt i produksjon mål etter prosjektet er overlevert til drift ha et langsiktig perspektiv når dere skal se etter gevinster. Kan bruke forventet avskrivingstid som horisont Ikke bare se etter direkte gevinster, men også indirekte 10
Hvordan skaffe gevinster? Hva er viktig i tidlige faser av innkjøpsprosessen? Planlegg for gevinster! En må søke etter gevinster for å oppnå best mulig gevinstoppnåelse Gode funksjonskrav på riktig abstraksjonsnivå gir rom for innovasjon (kan øke både kostnadseffektivitet og tjenestekvalitet) Fokuser på konkurransedyktig pris, ikke alltid på lavest mulig pris (for ikke å «spare seg til fant») Ta akseptabel risiko hvis dette kostnadsmessig kan forsvares med at investeringene får lengre levetid eller forholdsmessig bedre tjenestekvalitet. Legg inn krav til enkel og kostnadseffektiv forvaltning og drift av tilbudte produkter, løsninger, tjenester som en del av vurderingskriteriene. Ofte koster drift mer enn investeringen 11
Hvordan skaffe gevinster? Hva er viktig i prosjektet? Effektiv prosjektstyring Scopekontroll. Organisk vekst av innholdet i prosjekter er et svært vanlig problem Risikostyring. Risiko går sjelden over av seg selv Linja må med for å ivareta krav til forvaltbarhet og drift i prosjektene Ha tjenestekvalitet, forvaltbarhet og kostnader som ledetråder ved inn/utfasing av innhold i prosjektet 12
Hvordan skaffe gevinster? Hva er viktig i overlevering til drift? Kontinuitet fra prosjekt til drift øker sannsynligheten for en vellykket innføring betydelig Husk at i mange tilfeller så må også brukere informeres eller læres opp for å få gevinster Vær forberedt på at selv om prosjektet er ferdig, så er ikke alt på plass. Dette må hensyntas for oppstartsfasen av drift Følg opp det leverte prosjektet i en tid etter prosjektet er ferdig for å skaffe læring. Se etter ytterligere gevinster i produksjon ved å ha fokus på kontinuerlig forbedring 13
Helhetlig bilde ved innføring av ny teknologi Innføring av teknologi alene gir sjelden maksimal gevinst Ha fokus på at teknologien skal være: Nyttig Tilpasset brukergruppen Fremtidsrettet Kostnadseffektiv Hvordan skal teknologien samspille med eksisterende prosesser? Eventuelt utarbeid nye Teknologi Prosesser Innføring Organisering Hvordan skal tjenesten brukes optimalt? Husk at opplæring av både interne og eksterne brukere er en forutsetning for optimal effekt Hvordan passer prosessene inn i organiseringen? Krever det endring i organisering og ansvarsforhold? 14
Planlegg for gevinster og ta dem ut Gevinstrealiseringsplan er viktig å utforme tidlig Er et styringsredskap for prosjektet Forventningsstyring til ansvarlig ledelse. Skaper arbeidsro Uttak av gevinster krever planlegging. Skaper forutsigbarhet for ansatte og dermed lettere forankring Gir tid til å identifiser områder som skal styrkes ved å ta ut gevinstene. Dette er også områder som kan ha behov for bearbeiding av prosesser og organisering. 15