Velforeningen Ole Ross vei / Torvtaket postboks 101, 7091 Tiller http://www.orvtt.no Innkalling til årsmøte for 2012 Styret for Velforeningen Ole Ross vei / Torvtaket innkaller herved velforeningens medlemmer til årsmøte Torsdag 15. mars 2012, kl. 19.00 21.00 i Tildra Barnehage, Torvtaket 1 Årsmøtedagsorden 1. Godkjenning av innkalling 2. Godkjenning av dagsorden 3. Valg av møteleder/ordstyrer 4. Registrering av fremmøtte medlemmer 5. Valg av referent Forslag: Vegard Kildal 6. Valg av to personer til å underskrive protokollen Forslag: Tommy Gumdal og Øystein Moldsvor 7. Styrets årsberetning 8. Regnskap 2011 9. Revisors beretning 10. Økning av godtgjørelse til styremedlemmer Se info i årsberetningen. Forslag: Godtgjørelse for styret økes til følgende satser per år: Styremedlemmer: kr. 10.000, Sekretær og kasserer: kr. 15.000, Leder: kr. 20.000, Revisorer: kr. 1000. 11. Forslag til budsjett 2012 12. Valg av styremedlemmer Sitter fra nåværende styre: Kasserer: Lise Methi (OR 34), Sekretær: Vegard Kildal (TT68) Det skal velges leder, to styremedlemmer og en vararepresentant Stiller til valg: Willy Haltstrand (OR 4) Det mangler fortsatt tre personer som skal velges. Det oppfordres til å melde sin interesse til valgkomiteen innen årsmøtet. Valgkomiteen består av Tommy Gumdal (926 06 222) og Marius Tønnesen (926 81 210) 13. Valg av tre medlemmer til valgkomite 14. Valg av 2 stk revisorer Forslag: Bård Schevig og Arve Molland Vedlegg: 1. Regnskap for 2011 2. Budsjett 2012 3. Revisjonsberetning Tiller 1. Mars 2012 Øystein Moldsvor Styrets leder
Styrets årsberetning Brøyting, strøing og tømming av sandfangere og sluk er utført i henhold til rammeavtale med Kjelsberg Transport AS. Det har vært få klager på brøytingen etter at styret utarbeidet instruks for brøyting og snødeponering for brøytemannskapene. Kart for snødeponering har vært tilgjengelig på velforeningens hjemmesider Styret har i løpet av året kontinuerlig lagt inn møtereferater og ulike rapporter ut på egne hjemmesider (http://www.orvtt.no). Det ble også i 2011 utført årlig kontroll av lekeplassen i henhold til rammeavtale. Det ble avdekket noen små mangler som ble utbedret av styret på dugnad. Det har også blitt kjøpt inn nye disser til dissestativet på hovedlekeplassen. Disse ankom imidlertid så sent på året at styret vedtok å utsette monteringen til snøen har forsvunnet. Styret for 2011 har bestått av: Leder: Øystein Moldsvor (valgt for perioden 2010 2011), Går ut Sekretær: Vegard Kildal (valgt for perioden 2011 2012) Kasserer: Lise Methi (valgt for perioden 2011 2012) Styremedlem: Helen Godhavn (valgt for perioden 2010 2011), Går ut Styremedlem: Bjørn Drivvold (valgt for perioden 2010 2011), Går ut Arrangementer Styremøter Det har vært avholdt 5 styremøter i 2011. 18. januar, 8. mars, 7. april, 15. juni og 30. november. Referater ligger på velforeningens hjemmeside. Brøyting Styret utarbeidet i 2010 en instruks angående brøyting og deponering av snø. Denne instruksen ligger på velforeningens hjemmesider, og den har også blitt benyttet i 2011. Styrets opplevelse er at brøytingen har fungert godt, og få klager har blitt mottatt. Parkering Informasjonsskiltene ser ut til å fungere etter hensikten. Det har ikke vært nødvendig å taue bort noen biler i vinter. Gatebelysning Befaring og utbedring er utført. Styret har ikke fått rapport om gatelys som ikke fungerer. Medlemskontingent Kontingenten er tilstrekkelig for å dekke foreningens inntektsbehov. Styret foreslår at årskontingent for 2012 settes likt som for 2011 kr. 2000,- Tilstandsrapport for veier Noen av velforeningens veier har begynt å bli dårlige. I enkelte av tunene er det store dumper i asfalten, og det samler seg store vanndammer. Disse fryser om vinteren, og skaper store problemer om våren. Styret vil våren 2012 få gjennomført befaring med noen entreprenører for å få tilbud på utbedring. Disse tilbudene vil bli framlagt for årsmøtet i 2013 for vedtak. Regnskap og Revisors beretning Se vedlegg Økning av godtgjørelse til styremedlemmer Valgkomiteen har i flere år rapportert om store vanskeligheter med å rekruttere nye medlemmer til styret i velforeningen. Styret opplever at medlemmene ikke finner arbeidet tilstrekkelig interessant, og godtgjørelsen betydelig nok til at man er villig til å påta seg oppgaven. Styrer vil derfor foreslå å øke satsene for godtgjørelse til styrets medlemmer, og håper dermed å gjøre disse vervene tilstrekkelig attraktive til at rekrutteringsarbeidet blir enklere.
Resultatregnskap Velforeningen Ole Ross vei Torvtaket Res.2011 Res. 2010 Bud 2012 Inntekter Medlemskontigent 264000 264000 264000 Fakturert IF forsikring 5650 Sum Inntekter 264 000 269 650 264 000 Kostnader Vedlikehold drift 38628 133131 45000 Snøbrøyting 161250 124470 140000 Strøm gatelys 11446 10573 11000 Miljøtiltak 715 500 Honorarer regnskap, revisjon, styre 12000 13000 74500 Tapte fordringer 0 3000 0 Administrative kostnader 2533 1533 2000 Sum driftskostnader 226 572 285 707 273 000 Driftsresultat 37 428-16 057-9 000 Finansposter Renteinntekter 25943 24201 25000 Rentekostnader / gebyr 108 112 100 Sum Finansposter 25 835 24 089 25 100 Årets resultat 63 263 8 032 16 100 Styret gis rett i å overskride budsjett og benytte inntil 50 000,- av oppsparte midler i tilfelle kritiske uforutsette kostnader påløper
Balanse Velforeningen Ole Ross vei / Torvtaket 2011 2010 31.12.2011 31.12.2010 Eiendeler Utestående kontigenter -2 000-2 000 Andre fordringer 5 650 5 650 Kontanter 336 336 Bank driftskonto 134 679 167 666 Bank fondskonto 1 007 047 982 422 Sum eiendeler 1 145 712 1 154 074 Gjeld og Egenkapital Egenkapital 1 024 604 1 016 572 Avsetning brøytekostnad 58 845 58 845 Leverandørgjeld 0 70 625 Årets resultat 62 263 8 032 Sum Gjeld og Egenkapitla 1 145 712 1 154 074