Geir Valset Per Tønnessen Eva Bergh Styremedlem Styremedlem Varamedlem

Transkript

1 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 1 av 19 Sameiet Sodefjed Hytteområde innkaller til ÅRSMØTE lørdag 12. juli kl. 09:00 12:00. Sted: Midgard grendehus, Frikstad Registrering frammøte og fullmakter kl 08:30 08:50 Saksliste følger vedlagt. For at vi skal kunne gjennomføre årsmøtet på en ryddig og effektiv måte, er det viktig at alle forbereder seg ved å lese de tilsendte dokumentene, som består av denne forside, saksliste, 6 vedlegg pluss stemmeseddel og fullmaktsskjema. Vel møtt! Tore Fintland Tom Gabrielsen Ingrid Reiersen Styreleder Styremedlem Styremedlem Geir Valset Per Tønnessen Eva Bergh Styremedlem Styremedlem Varamedlem Rune Carlsen Varamedlem

2 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 2 av 19 Årsmøtet 12. juli 2014 kl. 09:00-12:00 Sted: Midgard grendehus, Frikstad Saksliste: 1. Åpning ved styreleder. 2. Konstituering av møtet. a. Godkjenning av innkalling. b. Godkjenning av stemmeberettigede og fullmakter. c. Valg av møteleder. d. Valg av 2 referenter. e. Valg av 2 stemmetellere. 3. Årsberetning fra Styret. Vedlegg Regnskap og revisjonsberetning. Vedleggene 2 og 3.

3 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 3 av Saker til behandling. Tennisbane. Vedlegg 4. Årskontingent Vedlegg Budsjettforslag for budsjettåret Vedlegg 2. Regnskap og budsjett. 7. Valgkomiteens innstilling. Valg. Vedlegg 6.

4 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 4 av 19 Vedlegg 1. Årsberetning

5 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 5 av Årsberetning fra Styret 2012/2013 Årsmøtet 2013 sluttet opp om følgende styre: Styreleder : Tore Fintland. Styremedlemmer : Per Tønnessen, Tom Gabrielsen, Ingrid Frigstad Reiersen, Geir Valset. Varamedlemmer : Eva Bergh, Rune Carlsen. 3.1 Styrets arbeid. Styret har hatt 2 styremøter og har arbeidet godt sammen hele perioden, med godt engasjement fra medlemmer og varamedlemmer. Som før har styret hatt en flittig kommunikasjon via e-post, noe som har bidratt til å redusere antall styremøter med tilhørende reisevirksomhet. Vaktmester Even Sørensen har som nå som før vært fast observatør under styremøtene og har kunnet bidra positivt til avklaring av spørsmål styret har hatt underveis. Samarbeidet med Merkantil Service AS har vært utmerket. 3.2 Bankbeholdning Sameiets bankbeholdning på kr ,- per er plassert på konto i Nordea Bank.

6 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 6 av Aktuelle saker i perioden Utbedring av molo. Søndre del av moloen ble gravd opp under årets dugnad og armert for å hindre utglidning av steinblokkene. Molo og bryggeanlegg fremstår nå i meget god stand Badebasseng. I nordre del av badebassenget er det nå oppført en kraftig betongmur for å forsøke å bedre vannkvaliteten i bassenget. Etter hvert vil vi også få opparbeidet en pen gressplen på oversiden av muren. Om resultatet er vellykket kan det siden vurderes om tilsvarende jobb skal gjøres over hele stranden Utearealer Diverse utearealer er oppgradert i løpet av vinteren. Styret arbeider kontinuerlig med utbedringer, og tenker å fortsette med dette Dugnad Dugnaden 31. mai ble gjennomført med uvanlig stor oppslutning. Det var bestilt mat til 100 personer, og dette holdt kun med liten margin. Foruten de vanlige oppgavene, fikk vi fjernet betongdekket på moloen i østre havn, gravd opp for fremtidig mur på stranden og lagt ut ny badebrygge i østre havn.

7 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 7 av 19 Vedlegg 2. Regnskap 2013 med budsjett 2014 og prognose 2015.

8 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 8 av 19 SAMEIET SODEFJED HYTTEOMRÅDE Org.nr Prognose Budsjett Regnskap Regnskap BALANSE PR: EIENDELER Omløpsmidler: Til gode kontingent Andre kortsiktige fordringer SUM FORDRINGER Kasse Festkonto Driftskonto Sum bankinskudd Sum omløpsmidler SUM EIENDELER EGENKAPTITAL OG GJELD Opptjent egenkapital: Egenkapital Årets resultat Sum egenkapital Gjeld: Kortsiktig gjeld: Leverandørgjeld Betalbar skatt Forskuddsbetalt kontingent Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD Tore Fintland Ingrid Frigstad Reiertsen Geir Valseth Styreleder Styremedlem Styremedlem Tom Gabrielsen Styremedlem Per Tønnessen Styremedlem

9 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 9 av 19 SAMEIET SODEFJED HYTTEOMRÅDE Org.nr Prognose Budsjett Regnskap Regnskap Driftsinntekter Årskontingent Dugnadsinnbetaling Div. inntekter(brygge) Sum driftsinntekter Driftskostnader Renovasjon/søppel Strøm Snørydding Andre off avgifter Verktøy/Maskindeler Mat etc. dugnad Diverse driftskostnader Drift/vedlikehold område Drift/vedlikehold vei Drift/vedlikehold brygge, slipp Drift/vedlikehold bom Drift/vedlikehold tv-anlegg Drift/vedlikehold kloakkanlegg Vaktmester Leie lokaler Leie av grund for vei Regnskapshonorar Rådgivning årsoppgjør Kontorrekvisita Trykksaker Medlemsmøter Porto Bilgodtgjørelse Reisekostnader Forsikring Eiendomsskatt Bankomkostninger Sum driftskostnader Driftsresultat før finansposter Netto finansposter Årsresultat

10 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 10 av 19 Vedlegg 3. Noter til resultatregnskap 2013 og budsjett 2014 med prognose for 2015.

11 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 11 av 19 Noter til regnskap 2012, budsjett 2013 og prognose for Årskontingent: Årskontingenten for 2015 foreslåes, som for 2014 å bestå av en fast andel og en variabel andel avhengig av størrelsen på den delen av bryggeanlegget som den enkelte disponerer, samt forventet vedlikehold. Bryggeanlegget med tilhørende arbeid på moloen har redusert egenkapitalen med ca ,- og det er nødvendig å bygge denne opp igjen med tanke på fremtidige større investeringer Styret anbefaler derfor å fortsette med samme kontingent som før. 3. Vedlikehold/oppgradering av fasiliteter var et meget aktivt år år med tanke på oppgraderinger og vedlikehold. Nytt bryggeanlegg kostet alene ca ,-. Resultatet av dette var at vi reduserte egenkapitalen med ca. Kr ,- 3. Drift vedlikehold av vei. Igjen var det en snørik vinter med brøyteutgifter på ca Kr.

12 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 12 av 19 Vedlegg 4. Tennisbane

13 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 13 av 19 Tennisbane Tennisbanen nærmer seg 30 år og blir stadig mindre egnet til formålet. Belegget (asfalten) er ujevn og gjerdene er merket av tiden tann. Styret har undersøkt omtrentlige kostnader for å utbedre banen. Fra en entreprenør har vi mottatt følgende priser: 1) Oppgradering/ reasfaltering Kr ,- 2) Nytt «gummidekke» Kr ,- 3) Ny netting Kr ,- 4) Totalrenovering av gjerde Kr ,- En annen entreprenør har vi tilbudt: 1) Reasfaltering / nytt gjerde Kr ,- 2) Nytt «gummidekke»/nytt gjerde Kr ,- Styret ønsker i denne omgang ikke å fatte noe vedtak om oppgradering. Styret ønsker imidlertid en diskusjon om saken og høre årsmøtets anbefaling for eventuell videre fremdrift.

14 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 14 av 19 Vedlegg 5. Årskontingent 2014.

15 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 15 av 19 Årskontingent Årskontingenten for 2014 ble bestående av en fast del og en variabel del avhengig av størrelsen på båtplasser den enkelte hadde. Året 2013 har redusert egenkapitalen med litt over kr ,. Oppgradering av molo samt renovering av bryggeanlegget er nå ferdig og det forventes ikke større investeringer i nærmeste fremtid. Styret anser det likevel som viktig å bygge opp igjen egenkapitalen til tidligere nivå. I prognosen for 2014 har derfor styret nå lagt inn et snitt på Kr ,- i årskontingent.

16 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 16 av 19 Vedlegg 6. Valgkomiteens innstilling

17 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 17 av 19 SODEFJED HYTTEOMRÅDE Valgkomiteens innstilling til årsmøte 2014 Valgkomiteen har bestått av Tore Johan Torgersen og Kjell Holthe. Valgkomiteen legger fram følgende forslag for årsmøte: Styret: Leder: Eva Bergh 1 år (ny) Styremedlemmer: Geir Valset 1 år (ikke på valg) Tom Gabrielsen Ingrid Frigstad Reiersen Per Tønnessen 1 år (ikke på valg) 2 år (gjenvalg) 2 år (gjenvalg) Varamedlemmer: Rune Carlsen 1 år (gjenvalg) Svein Ole Johansen 1 år (ny) Revisor: Årsmøte 2013 gav styret fullmakt til å engasjere ekstern revisor. Valgkomite: Tore Johan Torgersen 1 år (gjenvalg) Kjell Holthe 1 år (gjenvalg) Alle kandidatene er forespurt og har sagt seg villig. Sodefjed, Tore Johan Torgersen (sign.) Kjell Holthe (sign.)

18 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 18 av 19 Sameiet Sodefjed Hytteområde Org.nr Fullmakt For ordinært årsmøte 2014 i Sameiet Sodefjed Hytteområde Undertegnede sameier representerer stemme ( r ). Hytte ( r ) nr. Fullmakt til å stemme på mine vegne i alle saker som er nevnt i innkallingen til årsmøtet overdras her til: Navn: Undertegnet: Dato: Saker som er meldt i innkallingen og som fullmakten ikke gjelder for: Sak nr. : Fullmakten kan overdras videre til: Navn: Undertegnet: Dato: Det er kun utsteder som kan overdra fullmakt til andre. Fullmektige kan ikke gjøre dette

19 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 19 av 19 Stemmeseddel 2014