Innkalling til Årsmøte i Jakobsgrenda velforening torsdag 9. juni Tid: kl Sted: Barnehagen 2. etasje

Transkript

1 Innkalling til Årsmøte i Jakobsgrenda velforening torsdag 9. juni 2011 Tid: kl Sted: Barnehagen 2. etasje Vedlagt følger: Saksliste med vedlegg Årsberetning Årsregnskap og budsjett Vedlegg innmeldte saker

2 Saksliste til årsmøtet torsdag 09. juni 2011 SAK 1 Valg av møteleder Valg av referent Godkjenning av innkalling Godkjenning av dagsorden Valg av person til å signere protokoll SAK 2 Årsberetning og regnskap Godkjenne årsberetningen Godkjenne årsregnskapet for 2010 Se vedlegg. Styrets innstilling: Årsmøtet godkjenner årsberetningen og årsregnskapet for Innkomne saker SAK 3 Husdyr Det begynner å bli MANGE husdyr, spesielt hund og katt Pga at vi selv ikke har små barn lengre, er jeg ikke spesielt bekymret men kun irritert på hund og katt skit, og en fryktelig "odør" fra katte piss. Bekymret bør jo de som har barn i grenda være, da barnas lekeplass og andre områder blir brukt som toalett, uten at skit'n blir plukket opp. "Noen" er jo så flink at de har med seg "bæsje-poser", men utrolig nok, disse blir lagt igjen rundt omkring?? Vi bor i et så tett område at alle bør/må ta hensyn til hverandre, og derfor må vi få inn i våre "statutter" noen ord om hund og katte hold, f.eks at katt skal kastreres, og at hund/katt ikke skal luftes (les hund/katt skit) på opparbeidede lekeområder for barn. Styrets innstilling: Styret oppfordrer alle eiere av katter og hunder til å plukke opp avføring etter sine husdyr. SAK 4 Søppel (Dette er et punkt som antagelig vil komme på alle årsmøter fremover.) Vi bor lengst unna søppelbeholderen av alle i grenda, så vi har ikke noe problem med lukt o.l. Men derimot er det ganske frustrerende at vi må ta med søpla i retur, pga at det er fullt (og andre har satt igjen poser på bakken!!!) MEN, vi har oppdaget at det trenger ikke å være fullt, men at den siste posen ikke er kastet langt nok inn i beholderen. Har derfor prøvd å følge med på div. rutiner hos andre. Og har oppdaget at noe av problemet er at "barn/ungdommer" blir brukt som "søppelkastere". Flere av disse barna er ikke "store nok" til at de klarer å kaste/presse posen langt nok inn i beholderen, og dermed blir det opphopning i åpningen, noe som gjør at neste søppeltømmer tror det er fullt, og setter igjen på bakken. Alle voksne som sender sine barn ut som "søppelkastere" må "påse" at det kastes "riktig"...og at det ikke settes poser på bakken. Styrets innstilling: Styret oppfordrer alle beboere og leieboere til å påse at man dytter søpla godt nedi containeren slik at søppelposen ikke blir liggende igjen i åpningen. Hvis containeren er full må man ta med søpla tilbake. Hyppigere tømming vil medføre økte kostnader.

3 SAK 5 Strøing og snørydding Strøing og snørydding av felles vei har til tider vært mangelfull. Har vi krav til hvor ofte/ når dette skal gjøres? Enkelte dager var veien så glatt at det var farlig for eldre og ferdes på denne. Den enkelte huseier kan ha et juridisk ansvar for ikke strødd vei. Styrets innstilling: Henviser til brøyteavtale. Se vedlegg. SAK 6 Parkering Parkering på oppstillingsplass utenfor garasje er et vanlig syn og gjør dette mere trafikkfarlig for barn som skal ut på veien. Parkering på disse plassene nær svinger gjør trafikksituasjonen spesielt uoversiktlig. Det oppfordres til å sette bilen i garasjen. Styrets innstilling: Styret kan ikke påkreve at beboere parkerer i garasje, men vi kan oppfordre til å vise aktsomhet i trafikkmiljøet. SAK 7 Det ble i fjor høst foretatt gravearbeider i skråningen øst for lekeplassen øverst i grenda. Er styret kjent med om de to husstandene i Odd Sørlies veg har til hensikt å sette området i ordentlig stand igjen, eller er dette noe velforeningen selv vil besørge? Styrets innstilling: Etter befaring fra styret kjøpes det inn plenfrø som sås. SAK 8 Kompost beholdere i Barnehagen Det er sterkt sjenerende lukt fra kompostbeholdere i barnehagen. Slike beholdere bør ikke stå i et så tett bebygd boligområde. Dette bør tas opp med barnehagen. Styrets innstilling: Barnehagen bør fjerne disse. Styret tar kontakt med barnehagen angående denne saken. SAK 9 Fra årsmøte 2010 "OPPGRADERING" AV GJESTEPARKERINGA VED NUMMER 19 OG 21 Steinrøysa i skråninga bør gjøres noe med. Steinene sklir ned da ungene bruker dette som "trapp". Har også observert unger som sitter og leker og stabler steinene. Ønsker heller at det lages en renne av brostein, lik den som er i resten av grenda, eller at det lages en trapp. Foreslår også å legge ei brosteins renne rundt gjesteparkeringa, for et mer naturlig skille mellom parkering og plen. Styrets innstilling: Styret har hentet inn pris dette arbeidet som kom på ca. kr ,-. Styrets innstilling er at årsmøte må godkjenne tilbudet og gjennomføring av utbedring.

4 Saker fra styret. SAK 10 Økonomi/Budsjett Budsjettet for 2011 er satt opp med underskudd på grunn av økte driftsutgifter og på grunn av at det er satt av midler til oppgradering av gjestparkering mellom 19 og 21 som blir tatt av egenkapitalen til Velforeningen. Se vedlagt regnskap. Styrets innstilling: Kontingenten økes med kr 100 i halvåret og styrets budsjettforslag vedtas. Dette begrunnes med økte driftsutgifter samt nye pålagte vedlikeholdsoppgaver(tømming av sandfangkummer). SAK 11 Valg Vegard Grande, Pål Marius Olstad, Pål Torsethaugen går ut av styret, og 3 nye representanter skal velges. Stig Tore Røe, Anne Borge Johannesen stiller til valg og så trenger styret en representant til som stiller til valg. Et styremedlem skal sitte i styret i barnehagen. Andre som ønsker å være med i styret kan ta kontakt med det sittende styre eller melde seg på årsmøtet.

5 Vedlegg 1 Årsberetning for Jakobsgrenda velforening 2010 Jakobsgrenda Velforening består av pliktig medlemskap for 72 seksjonseiere og er ansvarlig for drift og vedlikehold av områdets fellesareal, kjøre og gangveier, belysning samt de vann og avløpsledninger som ikke er private eller offentlige. Den 2. juni ble det avholdt årsmøte. Det ble holdt valg på styrerepresentanter. Kari Oterholm og Janne Kutchera Sundt takket for seg. Erlend Steffensen og Trond Erik Wold ble valgt som nye styremedlemmer. I 2010 har vi ikke hatt medlem fra Sameiet i styret til velforeningen. Vi oppfordrer et av medlemmene i styret i sameiet til å ta kontakt med styret i velforeningen. Nytt styre ble: Leder Vegard Grande fortsetter Nestleder Pål Torsethaugen fortsetter Styremedlem Pål Marius Olstad fortsetter Styremedlem Erlend Steffensen NY Styremedlem Trond Erik Wold NY Medlem fra Sameiet Ukjent Økonomi: Pga oppgraderinger av fellesareal avviker regnskapet noe negativt fra budsjettet De faste driftsutgiftene har hatt en generell økning. Se for øvrig vedlagte regnskap med noter. Årsregnskapet for 2010 for Jakobsgrenda Velforening er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Det bekreftes herved at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. Investeringer: Siste del av ferdigstillelse av fellesareal er gjennomført. Vaktmester/vedlikehold av fellesarealene: Det foreligger avtale med Heimdal Vaktmesterselskap om sommervedlikehold og TOBB vaktmesterservice om vintervedlikehold. Det foreligger også avtale med Kjelsberg Transport vedrørende tømming av sandfangkummer. Annet: De faste arrangementene som vårdugnad, fakkeltog og felles fyrverkerioppskyting mv. er gjennomført med god oppslutning.