Velforeningen Ole Ross vei / Torvtaket postboks 101, 7091 Tiller Innkalling til årsmøte for 2012

Transkript

1 Velforeningen Ole Ross vei / Torvtaket postboks 101, 7091 Tiller Innkalling til årsmøte for 2012 Styret for Velforeningen Ole Ross vei / Torvtaket innkaller herved velforeningens medlemmer til årsmøte Torsdag 15. mars 2012, kl i Tildra Barnehage, Torvtaket 1 Årsmøtedagsorden 1. Godkjenning av innkalling 2. Godkjenning av dagsorden 3. Valg av møteleder/ordstyrer 4. Registrering av fremmøtte medlemmer 5. Valg av referent Forslag: Vegard Kildal 6. Valg av to personer til å underskrive protokollen Forslag: Tommy Gumdal og Øystein Moldsvor 7. Styrets årsberetning 8. Regnskap Revisors beretning 10. Økning av godtgjørelse til styremedlemmer Se info i årsberetningen. Forslag: Godtgjørelse for styret økes til følgende satser per år: Styremedlemmer: kr , Sekretær og kasserer: kr , Leder: kr , Revisorer: kr Forslag til budsjett Valg av styremedlemmer Sitter fra nåværende styre: Kasserer: Lise Methi (OR 34), Sekretær: Vegard Kildal (TT68) Det skal velges leder, to styremedlemmer og en vararepresentant Stiller til valg: Willy Haltstrand (OR 4) Det mangler fortsatt tre personer som skal velges. Det oppfordres til å melde sin interesse til valgkomiteen innen årsmøtet. Valgkomiteen består av Tommy Gumdal ( ) og Marius Tønnesen ( ) 13. Valg av tre medlemmer til valgkomite 14. Valg av 2 stk revisorer Forslag: Bård Schevig og Arve Molland Vedlegg: 1. Regnskap for Budsjett Revisjonsberetning Tiller 1. Mars 2012 Øystein Moldsvor Styrets leder

2 Styrets årsberetning Brøyting, strøing og tømming av sandfangere og sluk er utført i henhold til rammeavtale med Kjelsberg Transport AS. Det har vært få klager på brøytingen etter at styret utarbeidet instruks for brøyting og snødeponering for brøytemannskapene. Kart for snødeponering har vært tilgjengelig på velforeningens hjemmesider Styret har i løpet av året kontinuerlig lagt inn møtereferater og ulike rapporter ut på egne hjemmesider ( Det ble også i 2011 utført årlig kontroll av lekeplassen i henhold til rammeavtale. Det ble avdekket noen små mangler som ble utbedret av styret på dugnad. Det har også blitt kjøpt inn nye disser til dissestativet på hovedlekeplassen. Disse ankom imidlertid så sent på året at styret vedtok å utsette monteringen til snøen har forsvunnet. Styret for 2011 har bestått av: Leder: Øystein Moldsvor (valgt for perioden ), Går ut Sekretær: Vegard Kildal (valgt for perioden ) Kasserer: Lise Methi (valgt for perioden ) Styremedlem: Helen Godhavn (valgt for perioden ), Går ut Styremedlem: Bjørn Drivvold (valgt for perioden ), Går ut Arrangementer Styremøter Det har vært avholdt 5 styremøter i januar, 8. mars, 7. april, 15. juni og 30. november. Referater ligger på velforeningens hjemmeside. Brøyting Styret utarbeidet i 2010 en instruks angående brøyting og deponering av snø. Denne instruksen ligger på velforeningens hjemmesider, og den har også blitt benyttet i Styrets opplevelse er at brøytingen har fungert godt, og få klager har blitt mottatt. Parkering Informasjonsskiltene ser ut til å fungere etter hensikten. Det har ikke vært nødvendig å taue bort noen biler i vinter. Gatebelysning Befaring og utbedring er utført. Styret har ikke fått rapport om gatelys som ikke fungerer. Medlemskontingent Kontingenten er tilstrekkelig for å dekke foreningens inntektsbehov. Styret foreslår at årskontingent for 2012 settes likt som for 2011 kr. 2000,- Tilstandsrapport for veier Noen av velforeningens veier har begynt å bli dårlige. I enkelte av tunene er det store dumper i asfalten, og det samler seg store vanndammer. Disse fryser om vinteren, og skaper store problemer om våren. Styret vil våren 2012 få gjennomført befaring med noen entreprenører for å få tilbud på utbedring. Disse tilbudene vil bli framlagt for årsmøtet i 2013 for vedtak. Regnskap og Revisors beretning Se vedlegg Økning av godtgjørelse til styremedlemmer Valgkomiteen har i flere år rapportert om store vanskeligheter med å rekruttere nye medlemmer til styret i velforeningen. Styret opplever at medlemmene ikke finner arbeidet tilstrekkelig interessant, og godtgjørelsen betydelig nok til at man er villig til å påta seg oppgaven. Styrer vil derfor foreslå å øke satsene for godtgjørelse til styrets medlemmer, og håper dermed å gjøre disse vervene tilstrekkelig attraktive til at rekrutteringsarbeidet blir enklere.

3 Resultatregnskap Velforeningen Ole Ross vei Torvtaket Res.2011 Res Bud 2012 Inntekter Medlemskontigent Fakturert IF forsikring 5650 Sum Inntekter Kostnader Vedlikehold drift Snøbrøyting Strøm gatelys Miljøtiltak Honorarer regnskap, revisjon, styre Tapte fordringer Administrative kostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Finansposter Renteinntekter Rentekostnader / gebyr Sum Finansposter Årets resultat Styret gis rett i å overskride budsjett og benytte inntil ,- av oppsparte midler i tilfelle kritiske uforutsette kostnader påløper

4 Balanse Velforeningen Ole Ross vei / Torvtaket Eiendeler Utestående kontigenter Andre fordringer Kontanter Bank driftskonto Bank fondskonto Sum eiendeler Gjeld og Egenkapital Egenkapital Avsetning brøytekostnad Leverandørgjeld Årets resultat Sum Gjeld og Egenkapitla

5