Referat årsmøte i Jakobsgrenda Velforening 6. juni Sak 1: Godkjenning av innkalling m.v. Sak 2: Årsberetning og regnskap

Transkript

1 Referat årsmøte i Jakobsgrenda Velforening 6. juni 2013 Antall stemmeberettigete på årsmøtet: 18 fremmøtte Sak 1: Godkjenning av innkalling m.v Styrets forslag: Møteleder: Einar Vedul-Kjelsås, Styreleder Referent: Anne Borge Johannesen, styrets referent Signering av protokoll: Styret foreslår Elin Weydahl, Jakobsgrenda 3 Innkalling og dagsorden ble godkjent Sak 2: Årsberetning og regnskap Einar Vedul-Kjelsås gjennomgikk årsberetning. Oppsummering: Styret i Jakobsgrenda velforening har i perioden bestått av: Einar Vedul-Kjelsås, styrets leder Trond Watne, styrets nestleder Anne Borge Johannesen, styrerepresentant og styrets referent Heidi Skaalvik, styrerepresentant og velforeningens representant i Jakobsgrenda Barnehage (Claes Skjeldam flyttet og gått ut av styret) Sameiet har vært invitert til møtene, men har ikke møtt. Ny representant derfra pr. juni 2013 er Sigrid Vollan. 8 styremøter ble avholdt i løpet av perioden. Av viktige driftsrelaterte oppgaver som styret har behandlet, trekkes her frem: Fornyelse av leverandør av vintervedlikehold Kjelsberg Transport AS

2 Fortsettelse av kontrakt med Bravida (tidligere Teknobygg gikk konkurs). Oppgradering av gjesteparkering mellom hus nr. 19 og 21 o Forrige styre ble lovt ferdigstillelse av dette i juni 2012, men det er ikke gjort noe. Sittende styret har kontaktet nytt gartnerfirma som har vært på befaring mai Jobben vil bli gjort innen medio juli Avtalen med Rentokil Initial Norge er gjenopptatt i en rimeligere utgave. Oppgradering av velforeningens redskapsbod utført juli Vedlikehold av vegbelysning foretas av vaktmester Per Ivar Hals. Han tar også gressklipping og forefallende oppgaver i Grenda som i fjor. Før inngått avtale med Hals i vinter byttet styret en del pærer i samarbeid med Arve Tveråmo. Takk for hjelpen til Arve. Sendt brev til kommunen vedrørende vedlikehold av kommunal gangsti i grenda. Saken er nå til behandling i kommunen. Sikret fortsatt prioritering av barn fra Grenda i Jakobsgrenda barnehage. Barnehagen endret dette tidligere i år, men det er nå endret tilbake slik som før. Ekstraordinært styremøte vedrørende byggesak Jakobslivn. 88; Innsigelse i brevs form forfattet av Terje Moum i samarbeid med Styret. Status i saken pr 6.juni 2013 er at vi avventer svar fra kommunen. Service og vedlikehold av den utvendige delen av gassanlegget er fornyet med Norsk Gassnett. Årshjul for perioden : o 31. oktober 2012: Halloween Utført o 31. desember 2012: Fakkeltog + 2 rakettoppskytninger Utført o 02. mai 2013: Utsendelse av årsmøte saker med frist for innmelding av saker Utført o 26. april: Plassering av containere i grenda ifb. med vårdugnad - Utført o 27. april: Vårdugnad med grilling Dugnad utført, grilling avlyst pga. av vær. o 30.mai 2013: Utsendelse av agenda for årsmøte og årsberetning/regnskap o 06.juni: Årsmøte 2013 Årsregnskapet ble gjennomgått av styreleder Einar Vedul-Kjelsås.

3 Årsberetning og årsregnskapet for 2012 ble godkjent med følgende bemerkning: Det nye styret bes om å innhente flere anbud til oppgradering av gjesteparkering mellom hus nr. 19 og 21. Når det gjelder containerleie til vårdugnaden: Prisen for sortert avfall er betydelig lavere enn for usortert. Det bes om at det nye styret vurderer hvorvidt man skal sortere avfallet, eventuelt oppfordre til å ikke kaste hageavfall i containerne. Innkomne saker Sak 3: Kontroll av utbygging i grenda Meldt inn av Lars Inge Dahl på 5.mai: Anmodning om utarbeidelse av retningslinjer vedr utbygging/ombygging av våre hus. Etablere et "organ" som godkjenner tilbygg/utbygg/ombygg osv, slik at dette ikke skjemmer ut den vakre grenda vår. Styret støtter budskapet om å bevare estetikken i Grenda vår. Når det gjelder det juridiske i dette, kan ikke et styre i en velforening formelt godkjenne utbygg. Derimot kan vi lage retningslinjer for hvordan vi ønsker å ha det i forhold til utbygging. Velforeningen kan sterkt anmode alle beboere om å vise hensyn til estetikken i dette, og fraråde utbygging der det er nødvendig. Velforeningen kan fremme innsigelse i forhold til reguleringssak og byggesak. Årsmøtet hadde flere innspill til denne saken. Årsmøtet forstår at juridiske bestemmelser begrenser styrets muligheter til formelt å godkjenne eller ikke godkjenne utvendige endringer beboere måtte ønske å gjøre. Det ble imidlertid uttrykt bekymring for hvordan individuelle utvendige endringer (som valg av ny farge på huset, type vinduer, utbygg osv) påvirker helhetsinntrykket av grenda. Samtidig ble det uttrykt at en viss utvikling og endring av boligene kan være sunt for grenda, og at et godt helhetsinntrykk ikke nødvendigvis krever at alt er likt. Årsmøtet ønsker retningslinjer som kan stimulere den enkelte til å ta hensyn til estetikken og helheten når endringer skal gjøres. Årsmøtet synes imidlertid ikke det er hensiktsmessig å overlate til styret å definere gjeldende retningslinjer. I stedet ble det foreslått å undersøke

4 mulighetene for å samarbeide med en arkitekt om utarbeidelse av en veileder som tar hensyn til estetikk og visuelt språk. I forbindelse med denne saken ble det også ytret ønske om å lage et velkomstbrev til nye beboere som inneholder generell informasjon om grenda, inkludert eksisterende og eventuelt nye retningslinjer. Årsmøtet ønsker at det nye styret skal undersøke mulighetene for å samarbeide med en arkitekt om å utarbeide retningslinjer som tar hensyn til estetikk og helhetsinntrykk ved utvendige endringer av boligene. Styret skal innhente pris, undersøke hvorvidt det er juridisk mulig å foreta en vedtektsendring am at det skal tas hensyn veilederen ved utvendige endringer av boligene, eventuelt vurdere om en veileder kan stimulere den enkelte til å ta hensyn til helhetsinntrykket ved utvendige endringer. Årsmøtet ønsker at det nye styret kaller inn til et medlemsmøte når saken er utredet. Årsmøtet vedtok å innføre velkomstbrev til nye beboere som inneholder generell informasjon om grenda, inkludert eksisterende og eventuelt nye retningslinjer. Sak 4: Bytte til to små mål på fotballbanen på lekeplassen Meldt inn av Elin Sandbæk: Hendvendelse om å bytte til 2 småmål på fotballbanen for å unngå baller i hagen til fare for små barn. Målet som står på fotballplassen i dag er plassert gunstigst mulig med tanke på baller i hager/stuevinduer, og en endring av dette ses ikke som hensiktsmessig. Vi kan alle minne barna våre på at de må treffe mål! Årsmøtets innspill til denne saken er at barna i grenda har blitt større og at behovet for et ballnett derfor bør revurderes. Et ballnett vil også gjøre det enklere for de minste barna å leke i dissene og sklien bak fotballmålet. Årsmøtet ber det nye styret om å innhente pris på ballnett og undersøke retningslinjer som gjelder for oppsett av et nett. Styret skal komme med forslag til hvordan monteringen kan bli gjort og om det eventuelt kan gjøres på dugnad.

5 Sak 5: 10-årsfest Meldt inn av Karl: Grenda er 10 år i år, og det er kommet forslag om 10 årsfest. Karl Nydal, Lars Inge Dahl og Stig Tore Røe, samt en fra Styret utgjør festkomitéen. Det nye styret gir en kostnadsramme. Øvrige saker Sak 6: Ingen dumping av hageavfall nede ved jordet ved Lønnvegen Beboere i Lønnvegen og Pilvegen har observert at beboere fra Jakobsgrenda tømmer hageavfall i deres grenseområde. De ber oss innstendig om å slutte å tømme hageavfall der! De har vært i kontakt med kommunen, og fått bekreftet at det er forbudt å kvitte seg meg hageavfall i randsonen til jordet. Vi må respektere dette alle sammen. Hjelp til å spre dette budskapet til alle i grenda. Beboere må selv kjøre hageavfall til Heggstadmoen. Styret oppfordrer til samkjøring dersom det er ønskelig. Årsmøtets ønsker å undersøke med Per Ivar Hals om mulighetene for å organisere bortkjøring av hageavfall til Heggstadmoen. Dette for å unngå miljøbelastningen med at hver og en kjører til og fra Heggstadmoen. Det nye styret undersøker hva det vil koste å engasjere Per Ivar Hals til å samle og frakte hageavfall til Heggstadmoen. Dersom styret vurderer kostnaden som for høy, går årsmøtet inn for den opprinnelige innstillingen fra styret som gitt ovenfor. Sak 7: Økonomi og budsjett Budsjett 2013 ble gjennomgått. Det er budsjettert med til oppgraderingen ved hus 19/21.

6 Kontingenten holdes i ro da vi økte til 1500 pr. halvår i fjor. Budsjettet for 2013 vedtas. Budsjettet vedtas med følgende tilleggskommentarer: Beløpet til containerleie må oppjusteres. Styret sjekker mulighetene for å søke om tippemidler til ballnett bak fotballmålet. Eventuelle tilleggskostnader som følger av øvrige vedtak som ble gjort på årsmøtet må inkluderes. Sak 8: Valg Einar Vedul-Kjelsås og Anne B. Johannesen takker av etter 2 år i styret, og tre nye representanter skal velges (Skjeldam flyttet). Valgkomite har bestått av det sittende styret. De Følgende velges inn i det nye styret: Representant fra hus nr. 27, Elin Sandbæk Representant fra hus nr. 86, Pål Ranes Representant fra hus nr. 92, Janne Moum Vara 1: Stig Tore Røe Vara 2: Torunn Åmotsbakken Bromet Ovennevnte representanter ble enstemmig valgt som nye styremedlemmer. Det nye styret må snarest konstituere seg. Jakobsli 6. juni 2013 Einar Vedul-Kjelsås Anne Borge Johannesen Elin Weydahl Sign. Sign. Sign.