Referat årsmøte i Jakobsgrenda Velforening 7. juni 2012

Transkript

1 Referat årsmøte i Jakobsgrenda Velforening 7. juni 2012 Antall stemmeberettigete på årsmøtet: 24 fremmøtte og 2 fullmakter Sak 1: Godkjenning av innkalling m.v Styrets forslag: Møteleder: Stig Tore Røe, Styreleder Referent: Anne Borge Johannesen, Nestleder Signering av protokoll: Styret foreslår Heidi Skaalvik, Jakobsgrenda 46 Innkalling og dagsorden ble godkjent Sak 2: Årsberetning og regnskap Stig Tore Røe gjennomgikk årsberetning. Oppsummering: Styret i Jakobsgrenda velforening har i perioden bestått av: Stig Tore Røe, Styrets leder Anne Borge Johannesen, Nestleder Einar Vedul Kjelsås, Styrerepresentant og velforeningens representant i Jakobsgrenda Barnehage Erlend Steffensen, Styrerepresentant og styrets referent Trond Erik Wold, Styrerepresentant 5 styremøter ble avholdt i løpet av perioden. Av viktige driftsrelaterte oppgaver som styret har behandlet, trekkes her frem: Kontrahering av ny leverandør av vintervedlikehold etter at tidligere leverandør sa opp avtalen o Ny leverandør: Kjelsberg Transport AS Eventuelle skader på beboers respektive eiendom som følge av snøbrøyting o Konklusjon: Styret mener den enkelte beboer selv har et ansvar for å avgrense og merke privat tomt, og velforeningen vil ikke fremover kunne dekke slike skader på den enkelte beboers private eiendom. Årsmøtet oppfordrer styret til å

2 veilede brøyter om hvor tomtegrensene går og hvor snøen skal lempes. Årsmøtet kommenterer samtidig manglende plenklipping og oppfordrer styret til å undersøke kontrakten for sommervedlikehold. Oppgradering av søppelcontainere o Se egen sak 4 Oppgradering av gjesteparkering mellom hus nr. 19 og 21 o Det ble i årsmøte 2011 vedtatt at dette skulle gjøres, og ny leverandør kontrahert, videre oppfølging ble gitt til det nye styret o Oppfølging er gjennomført, og vi er lovt ferdigstillelse innen utgangen av juni 2012 Økning av årskontingent for medlemskap i velforeningen o Se egen sak 7 Avtalen med Rentokil Norge er sagt opp da denne vurderes som svært kostbar o Årsmøtet hadde delte oppfatninger om dette, og styret understreket at en ny avtale vil tegnes dersom det skal vise seg at gnageraktiviteten øker. Årsmøtet informerte om at Rentokil vil komme med et nytt tilbud til velforeningen, og oppfordrer det nye styret til å vurdere et eventuelt nytt tilbud (se sak 7). Det ble også diskutert om man heller kan droppe ordningen med containerleie i forbindelse med vårdugnaden, eventuelt redusere hyppigheten. Årsmøtet er av den oppfatning at en eventuell endring i ordningen med containerleie må tas opp som en egen sak til neste årsmøte. Oppgradering av velforeningens redskapsbod o Se egen sak 3 Vedlikehold av vegbelysning o Dette er en oppgave som velforeningen har ansvar for. Det er vanskelig å få en elektroinstallør til å gjøre dette. o Årsmøtet oppfordrer det nye styret til å følge opp dette Maling av gjerde ved innkjørsel til Jakobsgrenda o Styret har vært i kontakt med eier av gjerdet ved innkjørsel. Eier ønsker ikke at gjerdet males hvitt og begrunner dette med økt vedlikeholdsarbeid. Styret at uttrykt at Jakobsgrenda velforening kan ta ansvar for vedlikeholdsarbeidet, men eier likevel reservert i forhold til dette. Styret har gitt beskjed om at dersom eier skulle ombestemme seg, er det bare å ta kontakt. Innføring av «Styret i Jakobsgrenda informerer» flyer. o Det er i perioden sendt ut 4 slike Kort oppsummering av andre saker som er gjennomgått: Årshjul for periode «Jakobsgrenda Fordelskort» o Se egen sak Jakobsliveien 107 Jakobsli Bofellesskap for Rusmisbrukere

3 o Styreleder informerte kort om Jakobsli Bofellesskap for Rusmisbrukere og styrets holdning til dette. Årsregnskapet ble gjennomgått av velforeningens regnskapsfører, Sissel Langø. Årsberetning og årsregnskapet for ble godkjent. Innkomne saker Sak 3: Oppgradering av velforeningens redskapsbod Boden bør trolig byttes ut på grunn av dårlig standard. Styret beslutter som midlertidig løsning å utføre det aller nødvendigste av vedlikehold på boden som ikke er store kostnadsbærere, og tar sikte på utskifting av boden når velforeningens økonomi kan forsvare investering i ny bod. Trolig i 2013 eller Sak 4: Oppgradering av søppelcontainere i grenda Søppelsituasjonen i Jakobsgrenda har vært et diskusjonstema i en årrekke. Det finnes i dag alternativ søppelhåndtering, blant annet hvor containere er nedgravd med innkastluke over bakkenivå. Denne løsningen innebærer at søppel lagres i kontainere under bakken. Nytteverdiene for hele området Jakobsgrenda er mange: Forskjønning av området; denne løsningen er estetisk meget pen. Vi har mulighet for å «låse» innkast for andre enn beboerne i Jakobsgrenda Vi har mulighet for SMS varsling direkte til Renholdsverket når det er behov for å tømme eller ved for sterk lukt. SMS varslingen innebærer at vi kan betale for fulle containere. Dersom vi har kun en søppelsentral ved innkjøringen til Jakobsgrenda, kan vi o unngå tungtransport i gatene våre og dermed redusere faren for trafikkuhell o spare kostnader o frigjøre parkeringsplasser Det er kostnader knyttet til denne investeringen i størrelsesorden ca. kr ,-. All den tid velforeningen ikke er bemidlet i forhold til egenkapital og verdier å «ta pant i», er den største utfordringen i forhold til realisering av dette å få lån fra bank.

4 Andre utfordringer er knyttet til krav om universell utforming (tilretteleggelse for beboere med nedsatt funksjonsevne) og at Renholdsverket krever et enstemmig vedtak. Årsmøtet hadde flere innspill til denne saken. Det ble bemerket at søppelproblemet kan reduseres ved å disiplinere beboerne, og spesielt henstille beboere med utleieenheter til å oppfordre leietakerne til å sørge for å legge søppelet oppi containerne. Videre ble det bemerket at større containere, kombinert med nåværende tømmehyppighet, kan hindre at søppel havner utenfor containerne. Sameiet opplyste at de ikke har noe søppelproblem, og ønsker av den grunn ikke å støtte en eventuell oppgradering av søppelcontainerne. Styret ble likevel oppfordret til å utrede saken videre for den øvrige delen av Jakobsgrenda. Det ble foretatt en forhåndsvotering om det er interesse for slike containere i fremtiden uten sameiet. Resultatet var 14 stemmer for videre utredning. Årsmøtet finner prosjektet interessant og ønsker å realisere prosjektet. Det nye styret får mandat til å se på alternative finansieringsplaner for en oppgradering av søppelcontainerne i grenda uten sameiet og legge frem en sak for et ekstraordinært møte i velforeningen. Sak 5: «Jakobsgrenda Fordelskort» Styret har vært inne på ideen med et fordelskort for beboere i Jakobsgrenda. Dette kortet vil kunne gi rabatterte priser på varer og tjenester innenfor detaljhandel, f.eks. rabatt på restaurant, frisør, bildekk, vaskeri med mer. Det er allerede en leverandør som har sagt seg positiv, men det gjelder å få tak i flere. Det er ikke skrevet avtale med den ene interessenten. Forslag til vedtak: Årsmøtet stiller seg bak dette fordelskortet, og oppfordrer det nye styret til å jobbe videre med dette. Forslag ikke vedtatt. Sak 6: Vedlikehold av kommunal gangsti gjennom Jakobsgrenda Gangstien må tilføres ny grus. Styret har vært i muntlig kontakt med Trondheim Kommune som eier denne gangstien. De har sagt nei til å utføre dette.

5 Det nye styret henviser seg skriftlig til Trondheim Kommune om saken, med den hensikt å få kommunen til å bekoste dette. Pt. Har ikke velforeningen økonomiske midler for dette. Det nye styret aksjonerer videre ut fra utfallet av dialog med kommunen. Sak 7: Økonomi og budsjett Jakobsgrenda velforening har ikke den beste økonomi. Dette fører til at vår evne til å kunne investerer i utbedringer, tiltak etc., som krever kapital, ikke er tilstede. Styret foreslår derfor en økning i årskontingenten til kr ,- per halvår. Dette for å unngå at budsjettet skal gå i minus/unngå behov for opplåning, samt å sikre en liten økonomisk buffer til disposisjon for uforutsette utgifter. Budsjett for perioden ble gjennomgått. Årsmøtet støtter styrets innstilling om å øke kontingenten til kr ,- per halvår med virkning fra neste innbetaling. Budsjettet vedtas med følgende tilleggskommentarer: o Det nye styret innhenter ny pris fra Rentokil Initial Norge og revurderer avtalen, eventuelt at velforeningen går til innkjøp av bokser og gift o Det nye styret innhenter pristilbud på sommer- og vintervedlikehold fra flere leverandører Sak 8: Valg Stig Tore Røe, Erlend Steffensen og Trond Erik Wold går ut av styret, og tre nye representanter skal velges. Heidi Skaalvik, Trond Watne og Claes Skjeldam velges enstemmig som nye styremedlemmer. Det nye styret må snarest konstituere seg. Jakobsli 7. juni 2012 Stig Tore Røe Heidi Skaalvik Anne Borge Johannesen Sign. Sign. Sign.