Valg av 2 medlemmer til signering av årsmøtereferat

Transkript

1 Sak: Referat fra årsmøte i Håen Hytteforening 2013 Tid/sted: Langfredag 29. mars 2013/hytte nr. 18 (Rognså) Deltakere: C. E. Strøm (hytte nr. 3), S. Havik (5), K. Holthe (6), A. Moksnes (7), T. Holden (8), T. Eide (9), P. Bendheim (10), K. Eriksen (12), J. Langeng (13), G&H. Rognså (18), S. Shetelig (24) Møteleder: S. Havik Referent: H. Rognså Dato referat: 7. april 2013 Innkalling til møtet var blitt sendt medlemmene før møtet sammen med forslag til dagsorden med sakspapirer, referat fra årsmøtet 2012, årsberetning 2012, referat fra styremøte 26. febr. 2013, hytteforeningens vedtekter, E-poster fra hhv. Ålen Vassverk og Gauldal Energi, samt adresseliste for medlemmene i foreningen. Sak 1/13: Valg av dirigent Leder, Steinar Havik, velges til dirigent for årsmøtet. Sak 2/13: Valg av 2 medlemmer til signering av årsmøtereferat Knut Sand og Kjell Holthe var foreslått til å signere referatet fra årsmøtet. Steinar Havik signerer i Knut Sands fravær. Kjell Holthe og Steinar Havik velges til å signere årsmøtereferatet. Sak 3/13: Godkjenning av referat fra årsmøtet 2012 Referatet ble sendt ut til foreningens medlemmer sammen med innkalling til årsmøtet Referatet fra årsmøtet 2012 godkjennes. Sak 4/13: Godkjenning av innkalling Innkalling til årsmøtet ble sendt pr. E-post til 24 av medlemmene og pr. post til 2 av medlemmene den 15. mars Årsmøtet bemerker at budsjett for 2013 og regnskap for 2012 ikke var vedlagt innkallingen. Innkallingen godkjennes med bemerkning nevnt ovenfor. Sak 5/13: Godkjenning av dagsorden Det ble meldt inn to saker til Sak 15/13 Eventuelt. Styret foreslo at Sak 8/13 behandles etter 9/13 og 12/13 ettersom disse har budsjettmessig konsekvens.

2 Side 2 Dagsorden godkjennes med endringer nevnt ovenfor. Sak 6/13: Behandling av årsberetning Årsberetningen for 2012 ble gjennomgått på årsmøtet. Årsmøtet tar styrets årsberetning til etterretning. Sak 7/13: Behandling av regnskap 2012 Regnskap for 2012 ble delt ut til deltakerne på årsmøtet. I kasserers fravær redegjorde leder og sekretær for regnskapet. I budsjett for 2012 var det satt av midler til utbedring av veien i hyttefeltet. Utbedringen er gjort og kostnaden beregnet til kr Styret har ikke mottatt faktura fra entreprenør og beløpet er derfor ikke tatt med i regnskapet for Videre ble det i budsjett for 2012 satt av kr til utbedring av hengebrua. Utbedringen har ikke blitt utført slik at heller ikke dette er tatt med i regnskapet for Fremlagt regnskap for 2012 godkjennes med nevnte bemerkninger. Sak 8/13: Behandling av budsjett 2013 Styrets forslag til budsjett for 2013 er en avsetning på kr ,- til hengebrua i tillegg til avsetningen på kr ,- som ikke ble benyttet i Styret ba også om fullmakt til å benytte inntil kr ,- til eventuell utbedring av foreningens vannanlegg slik som angitt under Sak 12/13 og at det kan benyttes inntil kr ,- til utbedring av eventuelle skader som måtte oppstå på veien i hyttefeltet i løpet av året. Videre avsettes kr. 200,- og kr. 200,- til hhv. kontorutgifter og bankgebyrer. Budsjett for 2013 som angitt ovenfor vedtas av årsmøtet. Budsjettet vedlegges årsmøtereferatet. Sak 9/13: Fastsettelse av kontingent for 2013 På bakgrunn av planlagte kostnader nevnt under Sak 8/13 foreslo styret økning av årskontingenten fra nåværende kr til kr for Kjell Eriksen fremmet forslag om økning av kontingenten fra kr til kr for Kontingenten for Håen Hytteforening heves til kr for Sak 10/13: Forslag om opprettelse av hjemmeside for Håen Hytteforening Leder fremmet forslag til årsmøtet om opprettelse av en slik hjemmeside omfattende 1) elektronisk arkiv for hytteforeningens møte- og sakspapirer, 2) annen relevant informasjon for foreningens medlemmer, og 3) fortløpende informasjon om forhold av interesse for hytteeierne.

3 Side 3 På møtet ble stilt spørsmål om behovet for en hjemmeside med slikt omfang og likeså om en slik side vil bli vedlikeholdt og oppdatert på hensiktsmessig måte i fremtiden. Årsmøtet mente at hjemmesiden i første omgang bør være et elektronisk arkiv for dokumenter nevnt i pkt. 1). Årsmøtet gir leder fullmakt til å opprette en hjemmeside omfattende elektronisk lagring av foreningens møte- og sakspapirer. Siden skal være klar til årsmøtet Sak 11/13: Forslag om revisjon av vedtekter for Håen hytteforening Styret har i løpet av virkeperioden blitt kjent med gjeldende vedtekter for Håen Hytteforening. Vedtektene som ble vedtatt av foreningens årsmøte 1984, er etter det styret erfarer ikke endret etter dette. Styret konstaterer at foreningens praksis de siste årene i noen grad har avveket fra vedtektene. Styret antar derfor at vedtektene ikke er kjent for alle medlemmene og valgte derfor å sende ut vedtektene sammen med innkallingen til årsmøtet. Neste år er vedtektene 30 år gamle. Styret tror det er hensiktsmessig med en gjennomgang og eventuell revisjon. For å sikre en god behandling forslår styret at vedtektene sendes på høring til medlemmene og at styret etter det legger frem eventuelt forslag til reviderte vedtekter. Medlemmene i foreningen bes vurdere nåværende vedtekter og oversende mulige endringsforslag til styret før 1. febr Styret utarbeider eventuelt forslag til reviderte vedtekter og oversender forslaget til medlemmene før årsmøtet i Sak 12/13: Forslag om utredning og forbedring av dagens vannforsyning Hyttefeltet har egen vannforsyning som ble anlagt omtrent samtidig med hyttefeltet. Anlegget består av 2 betongkummer og vannledning med 4 vannposter. Det er gjennom årene foretatt reparasjoner og oppgradering av anlegget. Styret konstaterer at forsyningen i dette anlegget er utilfredsstillende. Denne påsken har anlegget ikke kunnet levere vann. Etter styrets forståelse er sikring av vannforsyning av stor betydning for foreningens medlemmer og en av foreningens hovedansvarsoppgaver og derfor en hovedoppgave for styret i kommende periode. Styret ba årsmøtet om fullmakt til å utnevne en gruppe på 3-4 personer blant foreningens medlemmer som får ansvar for å utrede årsaker til problemer med vannanlegget og å innhente anbud på eventuell utbedring av mangler. Styret ba årsmøtet vedta en økonomisk ramme på kr til gjennomføring av eventuelle utbedringstiltak i Årsmøtet gir styret fullmakt lik styrets anmodning. Sak 13/13: Informasjonssaker 1. Vann Styret informerte om hytteforeningens eget vannanlegg slik som nevnt under Sak 12/13. Ålen Vassverk har tilbudt hytteeierne i Håen Hytteforening tilknytning til vannverkets forsyning. Prisen for graving og tilkobling har gjennom flere år vært satt til kr pr. hytte samt kr for montering av vannpostkran ved hytteveggen. Årsavgiften til Ålen Vassverk er pt. kr Tilknytning til denne vannforsyningen er i prinsipp et forhold mellom den enkelte hytteeier og Ålen Vassverk. Hvorvidt hytteforeningen skal engasjere seg i dette er diskutert tidligere, siste gang i årsmøtet Fremføring av vannledning til hyttefeltet og til den enkelte hytte innebærer inngrep

4 Side 4 i naturen som vil berøre hytteeierne i feltet. Etter styrets vurdering er det derfor i medlemmenes interesse at foreningen engasjerer seg i planlegging og valg av trasé for eventuell vannledning til hyttefeltet med grenrør til hytter hvor eierne måtte ønske det nå eller senere. Styret har derfor hatt med Ålen Vassverk. (Se kopi av E-post fra Ålen Vassverk datert møteinnkallingens vedlegg 8). Det er avtalt en befaring med formann i vannverket så snart snøen er borte. 2. Vei Det har etter flommen i 2011 vært utført oppretting og vedlikehold av veien gjennom hyttefeltet. Dette er redegjort for i årsberetningen. Ny kjørebru er ferdigstilt etter at den gamle Unsgårdsbrua ble tatt av flommen i Den nye brua har fått navnet Gaulabrua. Styret har innhentet informasjon fra brueierne. De angir at investeringskostnadene for den nye brua var ca. kr. 2,5 mill. De har mottatt ca. kr. 1 mill. i erstatning fra Naturskadefondet. De har klaget på den lave skadetaksten. Bruavgiften har til nå vært meget lav. Brueierne har søkt kommunen om tillatelse til økning av avgiften og venter svar med det første. Årsmøtet mente det var vanskelig for årsmøtet å ta stilling til ny bruavgift uten informasjon om størrelsen på denne og uten informasjon om hvordan brukostnadene blir fordelt blant aktuelle brukere/eiendomsbesittere. Styret følger opp denne saken overfor brueierne. Det er planer om å reparere hengebrua. Brulaget har fått erstatning fra Naturskadefondet, men er svært interessert i bidrag fra hytteforeningen i form av dugnadsinnsats. Styret vil komme tilbake til denne saken etter nærmere kontakt med brulaget v/tormod Sunnan. 3. Strøm Fremføring av strøm til hyttene har vært et tilbakevendende tema på årsmøtene i foreningen. Styret har ansett det som sin oppgave å holde medlemmene orientert om mulighetene for slik tilkobling. Styret har vært i kontakt med Gauldal Energi med tanke på kostnadsoverslag for tilkobling. (Se kopi av mail fra Odd Arild Rostad, Gauldal Nett, datert møteinnkallingens vedlegg 9). Som det fremgår av denne, er angitte kostnader og betingelser for tilkobling slik at styret anser at fremføring av strøm til hyttene er lite aktuell i denne omgang. 4. Kommunale reguleringer/planer Styret er ikke kjent med kommunale planer eller nye reguleringer som har betydning for medlemmene i hytteforeningen. Sak 14/13: Valg I følge foreningens vedtekter velges styret for 2 år av gangen, men bare 2 av styrets medlemmer er på valg hvert år. Formann velges særskilt. Knut Sand og Hjalte Rognså ble av årsmøtet 2011 valgt til styret for 3 år. Ettersom dette er i strid med gjeldende vedtekter, velger styret å anse deres valgperiode utløpt etter 2 år, altså i Kjell Holte og Steinar Havik ble valgt på årsmøtet 2012 og sitter til Årsmøtet 2013 skal dermed velge to medlemmer til styret for en ny 2 års periode. I henhold til foreningens vedtekter fungerer styret som valgkomite og foreslår nye styremedlemmer for årsmøtet. Knut Sand og Hjalte Rognså har sagt seg villige til å ta gjenvalg. Styret foreslår for årsmøtet at Hjalte Rognså og Knut Sand gjenvelges til styret. Hjalte Rognså og Knut Sand gjenvelges som hhv. sekretær og kasserer for Håen Hytteforening for 2 år.

5 Side 5 Sak 15/13: Eventuelt Det ble meldt inn to saker til eventuelt. 1. Gaulabrua Informasjon og vurdering under årsmøtet var som nevnt under Sak 13/13 pkt Støy fra strømaggregat Problem med sjenerende støy fra strømaggregat på noen av hyttene ble nevnt. Det var enighet på årsmøtet om å oppfordre medlemmene til å unngå at naboer påføres urimelig støybelastning fra strømaggregat og ivareta dette hensynet ved kjøp av aggregat med lavt støynivå, ved innbygging/støyisolering av aggregater og ved bruk som er til minst mulig sjenanse for naboene.