Skarsdalen veilag SA Org.nr

Transkript

1 Skarsdalen veilag SA Org.nr INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE Tid: onsdag 2. september 2015 kl Sted: Korsvollhuset, Langåsveien 14, Oslo Styret innkaller herved alle hytteeiere i Skarsdalen og øvrige brukere av Skarsdalsvegen til ekstraordinært årsmøte i veilaget. Dagsorden 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Valg av møteleder og referent 3. Orientering fra styret 4. Veilagets budsjett for inkl vintervedlikehold av hovedveien 4.1. Budsjettet for veilaget 2015 og Fordelingsnøkkel for årsavgiften for Kontrakt om vintervedlikehold for hovedveien Fastsettelse av årsavgiften for Vintervedlikeholdet for sideveiene mv 6. Orientering om videre arbeid Saksdokumenter til sak 4 ligger her på etterfølgende sider. Dette dokumentet legges i sin helhet på veilagets nettsider under skarsdalenvel.net/ og sendes hytteeiere med kjent -adresse. Stemmeberettiget er medlemmer av veilaget i følge vedtektenes 5: 5 Medlemskap (utdrag) Alle veibrukere som definert etterfølgende er automatisk medlemmer av veilaget (SVSA). Veibrukere er alle som eier en fritidsbolig med adkomst via veiene som beskrevet i dokumentet Veibeskrivelsen. Dette gjelder også for veieiere dersom de eier en fritidsbolig eller bruker veien til næringsvirksomhet.. En eller flere eier(e) av en fritidsbolig anses som ett medlem med en stemme på årsmøte. Medlemskapet følger eiendommen/boenheten, og kan ikke skilles fra denne. klipp her - klipp her Denne slippen leveres til styret ved fremmøte. Det forenkler registreringen av fremmøte og opptelling ved avstemning. Det er kun en stemme pr hytte eller pr annen registrert bruker av veien, enten ved fremmøte på årsmøtet eller ved fullmakt Hytteadresse: Gnr bnr fnr Navn på hytteeier: e-post Navn på den som møter på årsmøtet Side 1

2 SAK 4. VEILAGETS BUDSJETT FOR INKL VINTERVEDLIKEHOLD AV HOVEDVEIEN Det vises til innkalling av 12. august 2015 til ekstraordinært årsmøte 2. september, hvor det opplyses at saksdokumenter til sak 4 skal utarbeides og behandles i styremøte 25. august for utlegging på veilagets nettsider ca 27. august. Sak 4 på dagsorden ser slik ut: 4. Veilagets budsjett for inkl vintervedlikehold av hovedveien 4.1. Budsjettet for veilaget 2015 og Fordelingsnøkkel for årsavgiften for Kontrakt om vintervedlikehold for hovedveien Fastsettelse av årsavgiften for 2016 For å kunne inngå kontrakt om vintervedlikehold av hovedveien må veilaget ha fattet vedtak som sikrer finansiering av kontrakten: fastsettelse av årsavgift med fordeling av årsavgiften på hytteeierne. 4.1 Budsjett for veilaget 2015 og 2016 Anbudsinnhentingen for vintervedlikehold av hovedveien har gitt oss 9 % lavere kostnad enn for inneværende år. Dette vil vi ha glede av flere år fremover. Når vi likevel møter en økning i årsavgiften for 2016 har dette sin årsak i en del forhold knyttet til oppstarten av veilaget og at årsavgiften må dekke våre kostnader for både 2015 og Skarsdalen veilag SA ble formelt registrert i Brønnøysundregistrene og fikk org.nr , registreringsavgift kr Regnskapsførsel og øvrige kostnader for 2015 må også dekkes. Et annet forhold er at loven om samvirkeforetak krever at foretaket har en egenkapital som er forsvarlig ut fra risikoen og omfanget av virksomheten. Vi har foreslått en forsiktig oppbygging av egenkapitalen ut fra at kostnadsrisikoen er svært liten med fast pris på alt unntatt strøing og tining, slik at usikkerheten knytter seg først og fremst til administrasjonskostnadene og inntektssiden. Styrets forslag til budsjett for 2015 og 2016, som må dekkes av årsavgiften for 2016, ser slik ut: Side 2

3 Budsjett for 2015 og 2016 BRØYTING AV HOVEDVEI kr ,00 TINING STIKKRENNER kr ,00 STRØING kr ,00 SUM VINTERVEDLIKEHOLD kr ,00 ADMINISTRASJON kr ,00 REGNSKAP kr ,00 MØTEKOSTNADER kr ,00 SUM KOSTNADER kr ,00 TIL EGENKAPITAL kr ,00 SUM = ÅRSAVGIFT 2016 kr ,00 Forslag til vedtak: Styrets forslag til budsjett for 2015 og 2016 godkjennes. 4.2 Fordelingsnøkkel for årsavgiften for 2016 Fordelingsnøkkelen skal legges til grunn for beregning av årsavgiften for det enkelte medlem av veilaget. Kostnadene for veivedlikeholdet av felles vei skal i følge veglovens 54 fordeles i forhold til bruken. For brøyting og øvrig vintervedlikehold av hovedveien er det kjøring fra bommen og frem til avkjørsel fra hovedveien for adkomst til egen hytte som er den primære bruken. Styret har analysert to ulike hovedprinsipper for kostnadsfordeling etter kjørestrekning: A. Lik deling av felles veistrekning: Kostnadene for de ulike strekningene av veien fordeles likt på de brukere som kjører på den enkelte strekning for å komme frem til egen hytte. B. Lik meterpris for hele veien: Kostnadene for hele hovedveien summeres og divideres på summen av alle hyttenes kjørevei langs hovedveien. Dette gir en lik meterpris som multipliseres den enkelte hyttes kjørevei langs hovedveien. Prinsipp A betyr at strekningen fram til første hytte deles av alle, som betaler like mye for denne strekningen. Neste strekning, frem til hytte nr 2, deles på alle unntatt nr. 1. Tredje strekning deles på alle unntatt nr. 1 og 2. Og så videre frem til siste strekning, som bare er felles for de som kjører veien helt til enden for å komme til hytta. De øverste strekningene av veien vil ha vesentlig færre brukere å dele på, og vil derfor få en vesentlig høyere meterpris enn de nederste strekningene av veien. Prinsipp A betyr at brøytefellesskapet kommer i størst grad til gode for de hyttene som har kortest vei, mens de som kjører lengst får relativt sett vesentlig mindre fordel av brøytefellesskapet. Side 3

4 Prinsipp B (lik meterpris for hele veien) innebærer at brøytefellesskapet kommer alle til gode med en like stor «prosentrabatt» i forhold til om de skulle brøytet alene. Totale kostnader divideres på summen av kjøreveien for alle hyttene. Denne meterprisen blir så den samme over alt. Den enkelte hytteeier får en årsavgift som er lik egen kjørevei mulitplisert med den felles meterprisen. Den enkeltes årsavgift avhenger derfor ikke av hvor mange som drar nytte av den enkelte strekningen langs hovedveien og er heller ikke avhengig av hvordan kostnadene fordeler seg på de ulike deler av veien. Velets generalforsamling våren 2015 sluttet seg med stort flertall til prinsipp B. Sideveiene som var omfattet av velstyrets forslag, er imidlertid holdt utenfor veilagets ansvar for kommende vinter og inngår derfor ikke i årsavgiften som skal fordeles eller i beregning av kjørestrekningene, hvor det er kun kjørevei langs hovedveien som måles og regnes med. Styret i veilaget har konkludert med at den fordelingsnøkkelen som best oppsummerer de mange ulike hensynene som har vært vurdert, bør bygge på prinsipp B, når det gjelder fordeling av kostnadene til vintervedlikehold for hovedveien. Styret har dessuten funnet at det ikke er urimelig at medlemmene deler likt på de spesielt høye administrasjonskostnadene med belastning for to regnskapsår pluss etableringskostnader. Kostnader som ikke er direkte relatert til vintervedlikeholdet, inkludert avsetning til egenkapital, til sammen kr , fordeles likt på alle med 329 kr pr hytte. I tabellen nedenfor er kjøreveien rundet av til hele kilometer. Dette gir et sprang pr sone på ca 143 kr. Årsavgiften skal beregnes for hver enkelt hytte ut fra hyttas kjørestrekning på hovedveien fra bommen til avkjørsel mot egen hytte. Den eksakte årsavgiften kan derfor avvike med ca +/- 70 kr i forhold til beløpene i tabellen. TOTAL ÅRSAVGIFT FOR HYTTENE kr Prinsipp B for vintervedlikehold Øvrige kostnader deles likt Fordelingsnøkkel for årsavgiften for for Skarsdalsvegen. Vegen inndeles i soner av lengde 1 km, regnet fra bommen. Antall km til slutt på sonen Antall hytter i sonen ÅRSAVGIFT pr hele km Endel avgift vil avvike +/- 70 kr Til Vaktartjernhytta 7 1 kr TIl Svangtjernhytta - Sv kr Sv Beinskardvegen - Nordploskardvegen (Skarseter) kr Skarsdalsvegen, fra Sv1168 til kr Flagligrenda- Sv kr Fossvegen-Olaseterskardv.-Skarselva Sv kr Skarselva-Damtjernryggen Sv kr Sv1535 -Renseanlegget kr SUM 258 Side 4

5 Forslag til vedtak: Årsavgiften for 2016 fordeles på hytteeierne slik: Kostnadene til vintervedlikehold summeres for hele hovedveien og divideres på summen av kjørelengden for alle hyttene. Dette gir en lik meterpris som multipliseres med kjørelengden på hovedveien for den enkelte hytte fra bommen og frem til avkjørsel mot egen hytte. Øvrige felleskostnader og avsetning til egenkapital fordeles med likt beløp på hver hytte Kontrakt om vintervedlikehold for hovedveien. Anbudskonkurransen for vintervedlikeholdet av veinettet i Skarsdalen ble utlyst 30. juli på skarsdalenvel.net og i Hallingdølen 6. august, med innleveringsfrist 22 august. Vi mottok kun 2 anbud. Anbudene ble gjennomgått og evaluert av to av styrets medlemmer, Herberg og Gjestrum, som innstilte på anbyder Are Bråten AS. Are Bråten AS har gitt et tilfredsstillende anbud, har de forutsatte snøryddingsmaskiner og utstyr og har klart laveste pris på alle summer og enhetspriser. Oppsummering fremgår av følgende tabell: Erfaring fra tilsvarende arbeide Pris brøyting hovedvei meter Prisbrøyting sideveier meter Snøbrøyting fra 1999, vesentlig I Eggedalsområdet, nå Djupsjøveien, Kvitsteinåsen og Skrikarlia Hyttefelt Kr ,- Kr ,- Total Kr ,- Timepris maskiner Kr 750,- Tining Kr 500, ,- Strøing 312,50 per M3 strøsand Styret har i møte 25. august vedtatt, med forbehold om årsmøtets godkjennelse, at kontrakt kan inngås med Are Bråten AS om vintervedlikehold for hovedveien, Skarsdalsveien fra Side 5

6 bommen i Gulsvik til renseanlegget etter Tusenmeteren, for tre vintersesonger med mulig forlengelse for ytterligere to vintre. Forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner styrets beslutning om inngåelse av kontrakt om vintervedlikehold for hovedveien for tre år Fastsettelse av årsavgiften for 2016 Med grunnlag i vedtatt budsjett, fordelingsnøkkel og godkjenning av vedtak om brøytekontrakt er forutsetningene til stede for å treffe et bindende vedtak om innkreving av årsavgift for 2016 fra hytteeierne til Skarsdalen veilag SA til finansiering av vintervedlikehold av hovedveien for sesongen Dette innebærer at veilaget i forståelse med Vegen Gulsvik-Damtjern sameie vil overta ansvaret for vintervedlikeholdet av hovedveien (Skarsdalsveien) og finansierer dette med innkreving av årsavgift. Hytteeiere skal etter dette ikke betale årsavgift for 2016 til Vegen Gulsvik-Damtjern sameie, men må fortsette å betale bompenger til finansiering av øvrig vedlikehold og drift av hovedveien. Forslag til vedtak Årsmøtet i Skarsdalen veilag AS vedtar å innkreve en årsavgift for 2016 som dekker budsjetterte kostnader og avsetning til egenkapital på til sammen for kr for inneværende år og hele Årsavgiften pr hytteeier beregnes slik det fremgår av vedtak i pkt 4.2 ovenfor, og vil variere etter kjørelengden langs hovedveien fra bommen til avkjørsel mot egen hytte. - SLUTT - Side 6