Sakspapirer - Årsmøtet i Håen hytteforening Saksliste

Transkript

1 Sakspapirer - Årsmøtet i Håen hytteforening 2013 Saksliste 1/13 Valg av dirigent 2/13 Valg av 2 medlemmer til signering av årsmøteprotokoll 3/13 Godkjenning av referat fra Årsmøtet /13 Godkjenning av innkalling 5/13 Godkjenning av dagsorden 6/13 Behandling av årsmelding 7/13 Behandling av regnskap /13 Behandling av budsjett /13 Fastsettelse av kontingent for /13 Forslag om opprettelse av hjemmeside for Håen hytteforening 11/13 Forslag om revisjon av vedtekter for Håen hytteforening 12/13 Forslag om utredning og forbedring av dagens vannforsyning 13/13 Informasjonssaker: ᄋ vann ᄋ vei ᄋ strøm ᄋ kommunale reguleringer/planer 14/13 Valg 15/13 Eventuelt

2

3 Sakspapirer - Årsmøtet i Håen hytteforening 2013 VEDTEKTER FOR HÅEN HYTTEFORENING Styret har underveis i sitt arbeid kommet under vær med eksistensen av vedtekter for Håen hytteforening. Vedtektene ble vedtatt på foreningens årsmøtet Ved en summarisk gjennomgang av senere årsmøtereferat har en ikke funnet vedtak om endring av disse vedtektene på noe tidspunkt. Styret har derfor valgt å anse vedtektene som gjeldende, og så langt rå lagt disse til grunn for vårt arbeid. 1/13 Valg av dirigent I følge foreningens vedtektene skal årsmøtet ledes av en dirigent valgt ved møtets begynnelse. Styrets forslag: L eder velges til dirigent for årsmøtet 2/13 Valg av 2 medlemmer til signering av årsmøteprotokoll I følge foreningens vedtektene skal årsmøteprotokoll skrives av sekretær og underskrives av to medlemmer valgt på årsmøtet. Styrets forslag: Å rsmøteprotokoll signeres av kasserer og varamedlem til styret 3/13 Godkjenning av referat fra Årsmøtet 2012 Referat fra årsmøtet 2012 datert 17. april 2012 utsendt til samtlige medlemmer april (Vedlegg 3). Styrets forslag: Årsmøtet godkjenner referat fra årsmøtet /13 Godkjenning av innkalling I følge foreningens vedtekter skal årsmøtet avholdes i Håne hyttefelt i forbindelse med påsken. Videre heter det at møtet berammes av styret og innkalles med sirkulære til medlemmene med minst 14 dagers varsel. Styrets forslag: Årsmøtet godkjenner innkallingen 5/13 Godkjenning av dagsorden Foreningens vedtekter 6 omhandler foreningens årsmøtet. I avsnitt 3 står listet opp saker til behandling på årsmøtet. Foreliggende saksliste er forsøkt satt opp i henhold til dette. Styrets forslag: Årsmøtet godkjenner dagsorden 6/13 Behandling av årsmelding I følge foreningens vedtekter skal årsmøtet behandle styrets beretning om det forløpne år. (Vedlegg 4). Styrets forslag: Årsmøtet tar styrets årsmelding til etterretning 7/13 Behandling av regnskap 2012 I følge foreningens vedtekter skal årsmøtet behandle revidert årsregnskap. (Vedlegg 5). Styrets forslag: Årsmøtet godkjenner regnskapet for /13 Behandling av budsjett 2013 I følge foreningens vedtekter skal årsmøtet behandle budsjett for kommende år. (Vedlegg 6). Styrets forslag: Årsmøtet vedtar styrets forslag til budsjett for /13 Fastsettelse av kontingent for 2013 I følge foreningens vedtekter skal årsmøtet behandle fastsettelse av årskontingent. Fordi Styret vurderer at kostnader knyttet til sak xx/14 og xx/14 kan redusere egenkapitalbeholdningen en god del,

4 foreslår Styret at kontingenten økes fra NOK 400 i 2012 til NOK 500 i Styrets forslag: Kontingenten for Håen hytteforening økes fra kr til kr med virkning fra /13 Forslag om opprettelse av hjemmeside for Håen hytteforening Det foreslåes opprettet en hjemmeside for Håen hytteforening. Hjemmesiden er i første omgang ment til elektronisk lagring av sakspapirer, møtereferat og dokumenter for styret og årsmøtet slik at disse er tilgjengelige for alle gamle og nye medlemmer. Videre kan en tenke seg hjemmesiden brukt for å legge ut nyttig informasjon som er relevant for hytteeierne. På sikt kan en også se for seg utvikling av en fortløpende blogg der informasjon om for eksempel vei- og snøforhold kan formidles til øvrige medlemmer. En foreslår at siden opprettes av forslagsstiller og tilrettelegges på en slik måte at videre oppdatering og ajourhold er enkelt. En ser for seg at dette i fremtiden kan være en oppgave for styrets leder eller sekretær. Haviks forslag: Årsmøtet gir Havik fullmakt til å opprette en hjemmeside for Håne hytteforening. Siden skal være oppegående og aksessabel for alle medlemmer innen årsmøtet /13 Forslag om revisjon av vedtekter for Håen hytteforening Styret har i løpet av virkeperioden brakt i erfaring eksistensen av vedtekter for Håen hytteforening. Vedtektene ble vedtatt av foreningens årsmøtet 1984 og er etter det vi erfarer ikke endret siden. Styret konstaterer imidlertid at foreningens praksis de siste årene, i noen grad, har avveket fra vedtektene. Styret har derfor sett det formålstjenlig å sende ut vedtektene til alle medlemmene. (Vedlegg 7).Videre vil en forslå en gjennomgang av vedtektene i året som kommer med tanke på revisjon av disse. Styret ønsker ingen realitetsbehandling av vedtektene på årsmøtet Derimot inviterer styret medlemm ene til å fremme endringsforslag, enten under møtet eller frem til neste årsmøtet. Forslagene fremmes skriftlig. Styrets forslag: Årsmøtet ber styret legge frem forslag til reviderte vedtekter for årsmøtet /13 Forslag om utredning og forbedring av dagens vannforsyning Styret mener at årsaken til svikt i vannforsyning ved dagens anlegg bør kartlegges. Videre bør en utrede hvilke tiltak som kan gjøres for å rette opp forholdene samt innhente tilbud på dette. Styrets forslag: Årsmøtet gir styret fullmakt til å utnevne en gruppe på 3-4 personer, fortrinnsvis blant hytteeiere med relevant k ompetanse med tanke på kartlegging, utredning og innhenting av tilbud som nevnt over. Årsmøtet vedtar en økonomisk ramme på kr til utbedring av vannforsyningen i /13 Informasjonssaker: VANN Hyttefeltet har en egen vannforsyning som ble anlagt omtrent samtidig med hyttefeltet. Anlegget består av en brønn og 3 vannposter. Det er gjennom årene foretatt noe reparasjoner og oppgradering av anlegget. Den siste tiden har det allikevel manglende vannforsyning til postene. Styret anser anlegget av stor betydning for medlemmene og vil fremme forslag om tiltak for å rette opp i den sviktende vannforsyningen (sak 12/13). Ålen Vannverk har gjennom flere år tilbudt hytteeierne i Håen hytteforening tilknytning til vannforsyning. Prisen for graving og tilkobling har gjennom flere år vært satt til kr per hytte samt kr for montering av vannpostkran på hytteveggen. Årsavgiften i Ålen vannverk er pt. Kr Tilknytning til vannforsyning er i prinsippet et forhold mellom den enkelte hytteeier og Ålen vannverk. Hvorvidt hytteforeningen skal engasjere seg i dette er diskutert ved flere anledninger, siste gang i

5 årsmøtet Fremføring av vannledning til den enkelte hytte innebærer unektelig inngrep i naturen som vil affiserer flere av hytteeierne i feltet. Etter styrets vurdering er det derfor i medlemmenes interesse at foreningen engasjerer seg i planlegging og valg av trasse for vannrør. Styret har derfor valgt å stå i løpende kontakt med Ålen vannverk angående dette. (Se kopi av mail fra formann i Ålen vannverk datert vedlegg 8). Det er avtalt en befaring med formann i vannverket så snart snøen er gått. VEI Det har etter flommen vært utført oppretting og vedlikehold av veien opp til hyttefeltet. Dette er redegjort for i årsmeldingen. Ny kjørebru er ferdigstilt - Unsgårsbrua. Styret har informasjon som kan tyde på at dette vil medføre en betydelig økning av avgiften, men ingen konkret informasjon utover dette. Årsmøtet bør ha en prinsippdiskusjon om hvor stor økning foreningen er villig til å akseptere. Det er planer om å reparere hengebrua. Brulaget har fått erstatning fra naturskadefondet men er svært interessert i bidrag fra Håen hytteforening i form av dugnadsinnsats. STRØM Fremføring av strøm til hyttene har vært et tilbakevendende tema på årsmøtene i Håen hytteforening. Styret har derfor ansett det som sin oppgave å holde medlemmene orientert om mulighetene for slik tilkobling. Vi har vært i kontakt med Gauldal Energi med tanke på kostnadsoverslag for tilkobling. (Se kopi av mail fra Odd Arild Rostad, Gauldal Nett, datert vedlegg 9). Som det fremgår av denne vil kostnadene forbundet med slik tilkobling være såpass store at styret ikke anser det aktuelt i denne omgang. Dette kan imidlertid endre seg over tid og styret vil be om årsmøtets tilslutning til å holde seg løpende orientert i tiden som kommer. KOMMUNALE REGULERINGER/PLANER Styert er ikke kjent med kommunale planer eller nye reguleringer som har betydning for medlemmene i hytteforeningen. 14/13 Valg I følge foreningens vedtekter skal styret velges for 2 år av gangen, men bare 2 av styrets medlemmer skal være på valg hvert år. Formann skal velges særskilt. Knut Sand og Hjalte Rognså ble på årsmøtet 2011 valgt til styret for 3 år, det vil si med virketid til Ettersom dette er i strid med gjeldende vedtekter foreslår styret at deres valgperiode avsluttes etter 2 år, det vil si Det må følgelig velges 2 nye medlemmer til styret, hhv. kasserer og sekretær. Kjell Holte og Steinar Havik ble valgt på årsmøtet 2012 og sitter til I henhold til foreningens vedtekter er fungerer styret som valgkomite og foreslår nye styremedlemmer for årsmøtet. Begge representantene i styret har sagt seg villige til å ta gjenvalg for en ny periode på 2 år. Styret finner det hensiktsmessig å beholde erfaringen og kompetansen disse to medlemmene besitter og stiller seg derfor bak disse to kandidatene for gjenvalg. Styrets forslag: Hjalte Rognså og Knut Sand gjenvelges som hhv sekretær og kasserer for Håen hytteforening, for en ny 2års periode. 15/13 Eventuelt Saker til eventuelt kan meldes styret frem til årsmøtet eller under behandling av sak 5/13 Godkjenning av dagsorden. I følge foreningens vedtekter kan det under dette punktet ikke fattes beslutning, men tas opp saker som er retningsgivende for det kommende styre.