Innkalling til Årsmøte i Grytelva hytteforening.

Transkript

1 Innkalling til Årsmøte i Grytelva hytteforening. Det innkalles til Årsmøte i Grytelva hytteforening, torsdag 2.april 2014 kl på Folkemusikksenteret i Prestfoss. Medlemmer som ønsker å fremme forslag til styre må gjøre dette innen 12, mars til leder av foreningen på e post adresser: [email protected] Følgende vil bli behandlet på årsmøtet : Åpning Valg av dirigent og sekretær Godkjenning av innkalling til årsmøtet Årsberetning Regnskap/budsjett Fastsettelse av årskontingent Innkomne saker o Beslutningssak: Vedtektsendring o Orienteringssak: Arbeid med løypetraseer Valg Det blir en enkel bevertning på årsmøtet. Styret ønsker alle medlemmer velkommen til årsmøte

2 Årsberetning fra styret i Grytelva hytteforening for perioden april 2014 til april Styremøter; Det er avviklet 4 styremøter siden forrige årsmøte (220514, , , ) Styret i gjeldende periode; Leder Knut Olav Furuseth Nestleder Øyvind Mørk Kasserer Arild Neste Sekretær Astrid Løken Nordgård Styremedlem Kari Follestad Varamedlem Bjørg Astrid Andersen Turkomiteen Marit Sæthern Valgkomite Revisor Dagny E Kinge Heidi Brastad Turkomitè/gruppe: Torgeir Bakkejord Astrid Løken Nordgård Marit Sæthern Arild Neste Ivar Christiansen Organisasjon; Grytelva hytteforening organisasjonsnummer; Medlemmer pr : 63 betalende medlemmer Saker behandlet siste driftsår; Løypetraseer og løypekjøring Styret har arbeidet for å bedre tilbudet med oppkjørte skiløyper. Styret ønsker forbedret kvalitet på eksisterende løyper, samt etablering av ny løype for hyttebrukerne i nedre del av Grytelvaveien. Styret anser det viktig med god informasjon om løypene er kjørt opp og deres kvalitet. Etablering av ny løype forutsetter godkjennelse av Sigdal og Rollag kommune, veistyret for Rollagveien, samt godkjennelse av berørte grunneiere. Dette arbeidet er godt i gang, men vil først igangsettes neste vinter. 2

3 Hytteforeningens vedtekter er evaluert og legges frem for årsmøte til vedtak. Hytteforeningens arkivsystem er digitalisert, etablert og gjort tilgjengelig for styrets medlemmer i Dropbox. Dette åpner for rask og enkel kommunikasjon innad i styret. Hytteforeningens hjemmeside er modernisert og ajourført. Styret registrerer økt bruk av både foreningens hjemmeside og facebookside. Styret takker medlemmer som bidrar med innlegg og bilder! Hytteforeningens kommunikasjon med Sigdal kommune og kommunens handelsstand er bedret. Medlemmer tilbys medlemstilbud i enkelte forretninger, samt avtale med Spar Prestfoss, hvor medlemmene kan hente drikkevann se; Turgruppe Komiteen har arrangert flere spennende og godt besøkte turer; Guidet tur til Fjøslia den 2.august. Det ble en innholdsrik «historietime» anført av Narve Lid. Timen ble fulgt opp av en god tur i heiene over til nabokommunen. Sopptur i september med ca. 10 fremmøtte. Turen ble ledet av Thor Hermansen. De som deltok fylte kurvene og fikk god veiledning i fht. type og kvalitet. Tur til Tekslehogget 25. oktober. Pga. dårlig høstvær, var det få fremmøtte. Knut Olav Furuseth styreleder Øyvind Mørk nestleder 3

4 Regnskap 2014 Inntekter Utgifter Budsjett 2015 Kontingent Renter Sum inntekter Utgifter møter Frimerker / kontor rekv Norges Hytteforbund Investeringer - - Turgruppa Løypekjøring Hjemme side Aktiviteter 500 Gebyr Sum utgifter Overskudd / - Underskudd Egenkapital Overskudd Egenkapital Gjeld Beholdning pr SUM

5 Valgkomitéens forslag til styresammensetning i året Leder : Knut Olav Furuseth, ikke på valg Nestleder: Øyvind Mørk, på valg. Stiller til gjenvalg for perioden Sekretær: Astrid Løken Nordgård, ikke på valg Kasserer: Arild Neste, ikke på valg Styremedlem: Kari Follestad tar ikke gjenvalg Forslag til nytt styremedlem: Ingolf Lundberg Bråten Varamedlem: Bjørg Astrid Andersen tar ikke gjenvalg Forslag til nytt varamedlem: Guri Hafsten Aalerud Valgkomitémedlemmer: Dagny Elisabeth Kinge tar ikke gjenvalg Tor Arne Gjerrud, ikke på valg Forslag til nytt valgkomitèmedlem: Bjørg Astrid Andersen For valgkomitéen: Dagny Elisabeth Kinge 25. februar

6 Beslutningssak: Vedtektsendring Forslag er utarbeidet av styret, og dreier seg hovedsakelig om rettelser mht språk og korrigeringer av feil. Gjeldende vedtekter for Grytelva Hytteforening 1 Formål Det overordnede formålet for hytteforeningen er å fremme medlemmenes interesser overfor Offentlige myndigheter, grunneier og øvrige samarbeidspartnere. Hytteforeningen skal til en hver tid søke de beste betingelser og ivareta området på en slik måte at det gagner hele området. Forslag til revidert vedtekter Rød tekst i venstre kolonne foreslås byttet med tekst i denne kolonnen. 1 Formål Hytteforeningen skal tilrettelegge for gode betingelser der det er relevant for medlemmene. Hytteforeningen skal også søke informasjon om utviklingen / fremtidsplanene for området, fra både grunneier og fra den kommunale hyttepolitikken, samt videreformidle denne informasjonen til alle medlemmene. 2 Medlemskap Hytter / festetomter som naturlig ligger innenfor området har rett til medlemskap. Medlemskapet er bundet opp til rettighetshaverne til hytteeiendommen. Hver hytteeiendom har èn stemme på årsmøtet. Medlemmer som ikke har betalt årskontigenten strykes etter ett år. De som ev. skulle bli strøket kan få tilbake medlemskapet etter innbetaling av skyldig kontingent. Utmelding skal skje skriftlig til formann eller kasserer. Ved salg / overdragelse av hytteeiendom, overtar ny eier medlemskapet. 3 Styret Styret skal bestå av fem medlemmer, formann, nestformann, sekretær, kasserer og styremedlem. Det velges i tillegg 2 varamedlemmer. Styret velges for to år av gangen. Valget foregår på årsmøtet. Styremedlemmer kan gjenvelges. 2 Medlemskap Hver hytteeiendom med medlemskap har èn stemme på årsmøtet. Strykes 3 Styret Styret består av fem medlemmer; leder, nestleder, sekretær, kasserer, styremedlem og 1 varamedlem. Styret velges for to år av gangen. Valget foregår på årsmøtet. 6

7 Alle medlemmer er pliktige til å motta valg, men kan frasi seg valg tilsvarende den tid en har sittet i styret. Det er naturlig at vervet som styremedlem går på omgang mellom hytteeierne. Styret er beslutningsdyktige kun når minimum tre medlemmer er til stede. Styret skal lede foreningen i henhold til vedtekter og behandle/fremme saker, samt gi uttalelser til ev saker. Styret kan også oppnevne arbeidsgrupper ved spesielle behov. Alle beslutninger krever alminnelig flertall, ved stemmelikhet har formannen dobbeltstemme. I saker hvor enighet i styret ikke oppnås, skal saken tas opp til avstemning på årsmøtet, ev. ekstraordinært årsmøte. Styremøter avholdes, minimum en måned før årsmøtet, eller etter behov. Styret kan ikke oppta lån, eller på annen måte forplikte medlemmene økonomisk, uten samtykke fra samtlige hytteeiere. Ved ev. misbruk av vervet som styremedlem, innkalles det til ekstraordinært årsmøte, hvor det tas stilling til om styremedlemmet som har misbrukt sin stilling bør fjernes. Styret fører protokoll fra sine møter som tilgjengeliggjøres på 4 Årsmøtet Årsmøtet er hytteforeningens høyeste myndighet. Årsmøtet skal holdes i løpet av påskehøytiden hvert år. Ev. ekstraordinære årsmøter krever særskilt innkalling. Innkalling til årsmøtet skal sendes ut minst en måned før årsmøtet finner sted, medlemmer kan sende inn forslag til styret i hht. innkalling. Medlemmer kan stille med skriftlig fullmakt fra et annet hytteforeningsmedlem. Ektefelle/samboer eller nærmeste familie til hytteforeningsmedlem er også berettiget til denne type fullmakt. 2 avsnitt slettes Alle beslutninger krever alminnelig flertall, ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Styret avholder minimum 2 møter årlig. Styret kan ikke oppta lån, eller på annen måte forplikte medlemmene økonomisk, uten samtykke fra årsmøtet. Avsn slettes, ligger i lovverk. Styret fører protokoll fra sine møter. Protokollen tilgjengeliggjøres på foreningens hjemmeside normalt innen 14 dager etter møte. 4 Årsmøtet Slettes Innkalling til årsmøtet sendes medlemmene pr epost og kunngjøres på foreningens hjemmeside, minst en måned før årsmøte. Medlemmer kan sende inn forslag til styret i hht. innkallingsfrist. Årsmøtet introduseres av styreleder. Ved styreleders fravær, overtar nestleder eller 7

8 Årsmøtet ledes av formannen i hytteforeningen, eller et styremedlem ved formannens fravær. Ved stemmelikhet har formannen dobbeltstemme. Årsmøtet skal behandle; Innkalling Årsmelding Regnskap - budsjett Fastsettelse av årskontigent Innkomne saker Valg av styret, og ev. regnskapsfører Referat fra årsmøtet tilgjengeliggjøres på; 5 Ekstraordinært årsmøte Ekstraordinært årsmøte innkalles når styret finner dette nødvendig, eller når minst 2/3 av medlemmene skriftlig forlanger dette. annet styremedlem leders rolle. Agenda for årsmøtet; Åpning Godkjenning av innkalling Konstituering av årsmøtet Valg av møteleder, sekretær og en person som signerer protokoll sammen med sekretær. Årsmelding Regnskap og budsjett Fastsettelse av årskontigent Innkomne saker Valg av styre, valgkomite og revisor Referat fra årsmøtet legges ut på foreningens hjemmeside, senest 3 uker etter årsmøtet 5 Ekstraordinært årsmøte Innkallelsen skal inneholde saksliste og redegjørelse for de saker som skal behandles. Ekstraordinært årsmøte bør innkalles med minst 14 dagers varsel. 6 Økonomi Hytteforeningens virksomhet finansieres av kontingenten som betales av alle medlemmene. Medlemskontigentens størrelse bestemmes på årsmøtet hvert år. Regnskapsperioden er fra årsmøte til årsmøte. Forfallsdato for kontingenten fastsettes av årsmøtet. Ved en eventuell nedleggelse av foreningen, doneres foreningens midler til et veldedig formål. Dersom beløpet overstiger kr ,- deles beløpet ut til medlemmene. 7 Endringer Vedtektene kan kun endres på årsmøtet med 2/3 flertall. Forslag til endringer i forhold til vedtektene må sendes styret senest tre uker før årsmøtet. 6 Økonomi Regnskapsperioden følger kalenderåret. Ved ev. nedleggelse av foreningen, doneres foreningens midler til et veldedig formål, fastsatt av årsmøtet. 7 Vedtektsendringer Forslag til vedtektsendringer må sendes styret senest åtte uker før årsmøtet. 8

9 Orienteringssak: Arbeid med løypetraseer 9