Innkalling til generalforsamling

Transkript

1 Til beboerne i Eikenga Huseierforening: Innkalling til generalforsamling Styret i Eikenga Huseierforening innkaller med dette til ordinær generalforsamling. Dato: Onsdag 29. april Tid: Kl. 19:00-22:00, registrering fra kl. 18:55. Sted: Meierigården i Lierbyen (samme lokale som sist, inngang fra stasjonen) Saksliste 1) Godkjenning av innkalling og konstituering a) Godkjenning av innkalling b) Konstituering i) Valg av møteleder ii) Valg av referent iii) Valg av tellekorps iv) Valg av protokollunderskrivere 2) Årsmelding - Vedlegg 1 3) Årsregnskap for Vedlegg 2. Revisors godkjenning vedlegg 3 4) Innkomne saker - Vedlegg 4: a) Nytt punkt til vedtektene; Parkeringsbestemmelser b) Tillegg i 7 i vedtektene c) Søknad om støtte til regulering av parkeringsplassen 5) Budsjett og årskontingent Vedlegg 5 6) Valg av nye styremedlemmer Funksjonstiden er utløpt for følgende nåværende styremedlemmer: - Tore Bjørnstadjordet, styreleder (fra flermannsbolig, M57) - Eirik Bergerud, styremedlem (fra flermannsbolig, M27) - Hege Dahlsveen, varastyremedlem (fra flermannsbolig, M29) Tore Bjørnstadjordet har sagt seg villig til å stille som styreleder for to nye år. Eirik Bergerud har sagt seg villig til å stille som styremedlem for to nye år.

2 Forøvrig har følgende satt seg villig til å velges til styre for neste 2 års-periode: - Nina Raabel (fra flermannsbolig, M53) - Jaques Buchet (fra enebolig, M36) - Øystein Borge Hansen (fra flermannsbolig, M95) - Truls Brodahl (fra flermannsbolig, M35) - Eigil Krange (fra flermannsbolig, M43) 7) Valg av revisor Styret foreslår at årets revisor Dag Sten gjenvelges Alle medlemmer av Eikenga Huseierforening har rett til å møte. Hver boenhet har én stemme. Vedlegg 6 er fullmakt for de som selv ikke har anledning til å møte på generalforsamlingen, men husk at ingen kan møte med mer enn 1 fullmakt! Under generalforsamlingen er det kun saker nevnt i innkallingen som skal behandles og evt. vedtas. Dersom tiden tillater det, vil det etter generalforsamlingen være anledning til å diskutere andre saker som gjelder EHF. Det blir enkel servering. Vi ønsker alle velkommen! Med vennlig hilsen Styret i EHF

3 Vedlegg 1 Sak 2 Årsmelding for Eikenga Huseierforening 2008 Om styret På ordinær generalforsamling 23. April 2008 ble Michael Eriksen, Ruth Iversen og Robert Leine valgt som styremedlemmer for to år. Tore Bjørnstadjordet ble valgt som leder ut sin gjenværende tid (ett år). For å få tilbake kontinuiteten i styre slik at halvparten av styre kommer på valg hvert år, ble Eirik Bergerud og Hege Dahlsveen valgt inn som hhv. styremedlem og vara styremedlem for ett år. Styre har derfor vært sammensatt av følgende medlemmer: Tore Bjørnstadjordet Leder og kasserer (fra flermannsbolig, M57) Robert Leine (fra flermannsbolig, M73) Michael Eriksen (fra flermannsbolig, M81) Ruth Iversen (fra enebolig, M113) Eirik Bergerud (fra flermannsbolig, M27) Hege Dahlsveen Varamedlem uten møteplikt (fra flermannsbolig, M29) Funksjonstiden til Tore Bjørnstadjordet, Eirik Bergerud og Hege Dalsveen går nå ut. Styret konstituerte seg ved første styremøte etter generalforsamlingen Møter Det har vært avholdt syv styremøter siden forrige generalforsamling. Saker behandlet Arbeidet i styret har i hovedsak dreid seg om å følge opp punkter fra forrige styre, samt generell vedlikehold av EHFs eiendommer og utstyr. Følgende saker av betydning har vært til behandling: Ny redskapsbod Behovet er ikke lenger tilstedet Flytting av informasjonsstativ Grunnet høy kostnad utsettes dette til 2010 Rydding og planting ved lekeområde bak nr. 113 og 115 Oppsetting av flaggstang ved parkeringsplassen Oppfølging fra generalforsamlingen: Parkeringsplassen Egen komité er opprettet Tilkobling til Lier Fibernett for nye abonnenter Dialog med Lier Fibernett Vedlikeholds asfaltering Muligheten til å gjøre den lille ballplassen mer attraktiv To informasjonsskriv sendt ut til beboerne Fått i stand rabattavtale med Maxbo for våre beboere Ønske om ny webløsning som er mer brukervennlig og enklere å oppdatere Problem vedr. hærverk og ring-stikk Kortversjoner av styrereferatene legges løpende ute på og ligger der i snitt ett år. Det har ellers vært få henvendelser fra beboerne til styret. Lier, 15. April For styre; Tore Bjørnstadjordet (leder)

4 Vedlegg 2 Sak 3 Årsregnskap for 2008

5 Vedlegg 3

6 Vedlegg 4 Sak 4 Innkomne saker a. Nytt punkt til vedtektene; Parkeringsbestemmelser (Dette krever 2/3 flertall ref. vedtektenes 11) Styret ser behov for tilføyelse i vedtektene for å regulere bruken av parkeringsplassen. Dette for å unngå parkering som er til hinder for snømåking, opptar flere oppstillingsplasser eller forsøpler plassen. Styret foreslår derfor at vi skal få inn følgende som nytt punkt i vedtektene: Forslag til tekst: Parkering på huseierforenings parkeringsareal skal kun skje på oppmerkede felter. Parkering kun for registrerte kjøretøy. Uregistrerte kjøretøy, samt uregistrerte tilhengere og -campingvogner, borttaues uten varsel for eiers regning og risiko. Dette tillegget kommer inn som ny 9 i vedtektene. Som følge av dette endres nummereringen av påfølgende paragrafer, samt aktuelle henvisninger. b. Tillegg i 7 i vedtektene. (Dette krever 2/3 flertall ref. vedtektenes 11) Det ble fremmet et forslag til fjorårets generalforsamling om en endring i 7 i vedtektene. Denne endringen ble nedstemt, men det ble foreslått at styret skulle omskrive forslagsteksten og fremme forslaget på nytt igjen til neste generalforsamling. Styret foreslår derfor at vi skal få inn følgende som nytt punkt i vedtektene: Forslag til tekst: Huseierne skal utføre nødvendig vedlikehold av hekker, busker og lignende slik at dette ikke strekker seg innover grensen til HFs områder. Dersom ikke et slikt vedlikehold gjøres, har Styret, etter først å ha varslet huseier med 30 dagers frist, fullmakt til å rekvirere nødvendig vedlikehold for huseiers regning. c. Søknad om støtte til utredning av parkeringsplassen Det ble på generalforsamlingen/årsmøtet 2008 vedtatt at det skulle igangsettes en komité for å klargjøre en reguleringsplan for parkeringsplassen til tun R1-5. Status pr. i dag er at det er opprettet kontakt med kommunen og e-verket, og det er funnet frem til de konkrete reguleringsbestemmelsene og kart for området. Det er også tatt kontakt med EB-nett som eier høyspentlinjene som går over plassen. Bestemmelsene for bygging under høyspentlinjer er skjerpet siden de opprinnelige reguleringsbestemmelsene ble utarbeidet og EB-nett skal inspisere området for å vurdere mulighetene og begrensningene for oppføring av nye garasjer på plassen. På dette grunnlag ventes det at det blir endringer i forhold til reguleringsbestemmelsene og at dette vil påvirke konsentrasjonen og mulighetene for plassering av garasjene i forhold til opprinnelige bestemmelser og kart. Det vil være behov for ekstern hjelp i forbindelse med det videre arbeidet med plassering og oppdatering av tegninger. Likeså med å utarbeide konkrete retningslinjer for å ivareta en ensartet byggestil. Dette arbeidet kan igangsettes etter EB-nett sin inspeksjon. Det søkes om å disponere opp til kr ,- til dette. Komité for utredning av parkeringsplassen v/eirik Bergerud

7 Vedlegg 5 Sak 5 Budsjett og årskontingent 2009 Alternativ 1 Uten støtte til regulering av parkeringsplassen BUDSJETT 2009: Inntekter: Budsjett Kostnader: Budsjett Budsjettpost Renter/Gebyrer 500 Vedlikehold parkeringsplass Reklame 0 Vedlikehold gangveier Lekeplasser og grøntområder Kontingenter Flermannsboliger Utstyr Kontingenter Eneboliger Generalforsamling og andre fellesarrangementer Medlemskap i andre foreninger Administrative og finansielle kostnader Klipping av plen, fellesområder Sum fellesinntekter Sum felleskostnader RESULTAT: 30 Sameiere Eneboliger Tall fra 2008: Sameiere Eneboliger Kontingent per enhet Antall boliger Endring fra 2008 til 2009: Kr. 340 Kr. 170 Sameiere Eneboliger SUM Kontingent 1.avdrag Kontingent 2.avdrag SUM

8 Alternativ 2 Med støtte til utredning av parkeringsplassen BUDSJETT 2009: Inntekter: Budsjett Kostnader: Budsjett Budsjettpost Renter/Gebyrer 500 Vedlikehold parkeringsplass Reklame 0 Vedlikehold gangveier Lekeplasser og grøntområder Kontingenter Flermannsboliger Utstyr Kontingenter Eneboliger Generalforsamling og andre fellesarrangementer Medlemskap i andre foreninger Administrative og finansielle kostnader Klipping av plen, fellesområder Støtte til utredning av parkeringsplassen Sum fellesinntekter Sum felleskostnader RESULTAT: 26 Sameiere Eneboliger Tall fra 2008: Sameiere Eneboliger Kontingent per enhet Antall boliger Endring fra 2008 til 2009: Kr. 544 Kr. 170 Sameiere Eneboliger SUM Kontingent 1.avdrag Kontingent 2.avdrag SUM

9 Vedlegg 6 FULLMAKT Hvert medlem kan i henhold til vedtektene møte og avgi stemme for inntil 1 annet medlem dersom det foreligger en skriftlig fullmakt. Fullmakten medbringes på generalforsamlingen og leveres ved inngang. Jeg gir herved (navn): rett til å avgi stemme på mine vegne på generalforsamlingen til Eikenga Huseierforening 29. april Navn på fullmaktsgiver: Adresse: Lier den / Signatur