INNKALLING ORDINÆRT ÅRSMØTE GRANHAUGÅSEN GRENDELAG

Transkript

1 INNKALLING ORDINÆRT ÅRSMØTE GRANHAUGÅSEN GRENDELAG Det innkalles med dette til ordinært årsmøte i Granhaugåsen Grendelag. Tid: Mandag 15. februar 2010 kl Sted: Gladbakk Aktivitetssenter Agenda 1. Konstituering av møte. Valg av møteleder Valg av referent Navneopprop, registrering av fullmakter Godkjenning av innkalling Valg av 2 medlemmer til undertegning av protokoll 2. Styrets årsberetning for Regnskap for Innkomne forslag Innkomne forslag må være styret i hende senest 1. februar post@granhaugasen.no Adr: Thor-Even Skjølås, Gustav Granhaugs veg 30A, 2070 Råholt 5. Budsjett Valg 6.1 Leder Erlend Weiby - På valg, tar ikke gjenvalg 6.2 Kasserer/Sekretær, Thor-Even Skjølås - Ikke på valg (2011) 6.3 Styremedlem Rune Malmberg - På valg, tar gjenvalg 6.4 Styremedlem Anders Alfarrustad - Ikke på valg (2011) 6.5 Varamedlem Leif Mikkelsen - På valg 6.6 Revisor Finn Dalsveen - På valg 6.7 Revisor Per Ivar Huus - På valg 6.8 Miljøgruppe Thor-Even Skjølås - Styrets representant 6.9 Miljøgruppe - På valg 7.0 Miljøgruppe - På valg Miljøgruppa bør bestå av minimum 2 medlemmer i tillegg til styrets representant. Dette vil komme opp som en sak på årsmøtet, i forhold til behov, ansvar o.l. Alle nye kandidater må være styret i hende innen 1. februar Granhaugåsen Grendelag Postboks 225 Org. nr Råholt Side 1 av 3

2 Dersom noen er forhindret i å møte, kan vedkommende utstede fullmakt og la seg representere på årsmøtet. Ett medlem kan ikke ha mer enn en fullmaktstemme. Årsmøtedokumenter vil være tilgjengelig på fra senest 8. februar Dokumentene kan også fås ved henvendelse til sekretær: post@granhaugasen.no eller ved å kontakte sekretær på Gustav Granhaugs veg 30A, 2070 Råholt. Vel møtt! Styret Granhaugåsen Grendelag Postboks 225 Org. nr Råholt Side 2 av 3

3 Fullmakt Undertegnede BLOKKBOKSTAVER gir herved.. BLOKKBOKSTAVER fullmakt til å representere mitt medlemskap ved ordinært årsmøte i Granhaugåsen Grendelag mandag 15. februar 2010 på Gladbakk Aktivitetssenter. Sted Dato Signatur.. Granhaugåsen Grendelag Postboks 225 Org. nr Råholt Side 3 av 3

4 Årsberetning 2009 Styret har i 2009 avholdt fem styremøter og behandlet 31 saker. Vi startet året med to aktiviteter. 28. februar ble det arrangert akedag med grilling. Arrangementet var svært vellykket og det var kjempe bra oppmøte. 14. mars var det duket for skidag. Her ble det også grillet og alle unge deltakere fikk medalje og diplom for godt gjennomført løp. Oppmøtet var bra og vi var heldige med været på begge dagene! 9. mai ble det avholdt vårdugnad i Granhaugåsen. Oppmøtet var bra og det ble utført veldig mye av styrets prioriteringsliste. Det ble også grillet denne dagen. 10. oktober var det duket for årets høstdugnad. Det ble ryddet et belte rundt gravhaugen på ca. 4m til skiløyper, boden fikk ferdigstilt vannbrett og oppgangen på sklia ble utbedret så det blir lettere å komme seg opp. Det ble satt opp flere Barn-Leker skilt, både langs Gustav Granhaugs veg og Granhauglia. I tillegg ble det raket og ryddet litt. Oppmøte var svært godt, det var faktisk ikke arbeid til alle! Vi avsluttet dagen med grilling. Noe kaldt, men flott vær! Granhaugåsen Grendelag mottok pengegave fra Toten Sparebank på kr. 2500,- og tildelt kr. 3500,- fra Norges Velforbundets Miljøfond etter søknader fra styret. Styret inngikk avtale med Monter Eidsvoll hvor både medlemmer og grendelaget har avtaler. Avtalene i seg selv er gode og sies opp av seg selv hvis det blir inaktivitet i ett år. Det oppfordres derfor til å bruke avtalen slik at denne blir værende. Styret satset i år på St.Hans feiring i boligfeltet. Det ble oppmøte av stort og smått på friområde 2 hvor det ble grilling, rebus og leker. Det var svært godt fremmøte og været var strålende! Tenning av julegrana skjedde som vanlig 1. advent. Rekordstor påmelding med over 60 påmeldte deltakere. Ikke alle som møtte, men nissen kom alikevel og delte ut pakker til 31 barn! Vedlikeholdslista fungerte i 2009 på en tilfredsstillende måte, men styret håper selvsagt på at flere velger å følge lista slik at det blir enda enklere for de andre som tar ansvaret for vedlikeholdet. Om årets nøkkelmetode videreføres, er noe usikkert da nøkkelen stoppet opp noen steder. Styret takker gamle og nye medlemmer for deltakelsen i 2009 og håper på et like godt samarbeid utover i Med hilsen Styret

5

6

7 Styrets forslag til saker på årsmøtet SAK 1 Styret mener det bør være en miljøgruppe som bistår styret i aktiviteter, både når det gjelder hvilke aktiviteter som skal gjennomføres i regi av grendelaget og bistå planleggingen og gjennomføringen av aktivitetene og sosiale arrangementer/leker. Styret har fullstendig ansvar for aktiviteter i grendelagets regi. Miljøgruppa vil kun være støttespillere for styret og behjelpelige med idéer, planlegging og gjennomføring. Vedtak SAK 2 Styret ønsker å legge frem forslag om at de som deltar aktiv i drift av grendelaget gjennom et verv, bør fritas for vedlikeholdslista da de allerede bruker en del av sin fritid til å utføre oppgaver for grendelaget og fellesskapet. Se tillegg til vedtekt: Forslag om tillegg til 5. Medlemskap 5.8 Styre- og miljøgruppemedlemmer fritas fra vedlikeholdslista da disse medlemmene allerede er dedikert til arbeid for grendelaget og fellesskapet. Medlemmene plikter allikevel å holde orden i og/eller rundt grendelagets ansvarsområde hvis det oppstår avvik fra vedlikeholdslista, slik at det ikke oppstår merarbeid for de som utfører sin plikt i forhold til 5.7. Vedtak SAK 3 Styret har mottatt tilbud fra firma angående asfaltering. Tilbudet ligger på rundt kr ,- for Antatt kostnad om 10 år er ca kr ,-. Reasfaltering antas å være nødvendig i 2020 da asfalten er 15 år gammel. Se vedlegg 1. Styret legger frem forslag om fast avsetting på kr ,- frem til år Dette tilsvarer kr. 500,- pr boenhet pr år og vil gi en avsetting på totalt kr Legger man til eksisterende beløp på kr ,- har man kr ,- i år Med ca kr ,- i strømrefusjon fra Eidsvoll Kommune vil man ha ca kr ,-. Dette antas å dekke hele reasfalteringen. Et annet alternativ er å vente til reasfalteringen er et faktum og man kun benytter strømrefusjon fra Eidsvoll Kommune som grunnlag. Dette vil gi en antatt ekstra kostnad på kr. 5000,- pr boenhet i tillegg til ordinært driftsbudsjett for år 2020 med forbehold om at årsmøtevedtaket fra 2006 opprettholdes hvor strømrefusjon fra Eidsvoll Kommune går direkte til vedlikeholdskontoen. Opphører dette vedtaket, vil det bli en antatt ekstra kostnad på kr pr. boenhet. Vedtak

8 SAK 4 Valg Rune Malmberg stiller i ny periode for et styreverv Finn Dalsveen stiller som kandidat til et styreverv Ledig stilling: Styreleder Ledig stilling: Styremedlem Ledig stilling: Varamedlem Ledig stilling: To revisorer Ledig stilling: To miljøgruppemedlemmer Vedtak Sak fra Knut Erik Risan Betydelig reduksjon av årskontingent i Granhaugåsen Grendelag. Utdrag fra e-post: Vi undersøkte med et tilsvarende Vel (Skogmo Vel på Jessheim) Der har de nettopp økt kontingenten til totalt 500kr (!) pr år. Dette førte til et google søk på "vel kontingent" og dette er resultatet fra den første siden i den rekkefølgen de kom opp. Fannrem Vel pr år 150kr Helvik Vel pr år 600kr Øvre Ljanskollen Vel pr år 175kr Østre Grøndal Vel (differensiert kontingent) 700kr/900kr pr år Vassenden Vel 300kr pr år. Vi bør klare oss med en kontingent som er mindre enn fem ganger ett sammenlignbart Vel. Se forslag til Budsjett 2010 fra Knut-Erik Risan

9

10 Granhaugåsen Grendelag Budsjettforslag 2010 UTGIFTER TIL BELØP Strøm til alle gate lysene kr ,00 Godtgjørelse kasserer/sekretær kr 3 900,00 Postboks kr 1 000,00 Snø brøyting, strøing og feiing kr ,00 Drift, vedlikehold, opprydding og opparbeiding av lekeplassene kr ,00 Norges Velforbund kr 1 000,00 Årsmøte og andre arrangement kr 4 000,00 Porto, kopiering og kontor rekvisita kr 2 000,00 Domeneutgifter kr 1 500,00 Uforutsette utgifter kr ,00 Avsetting fremtidig vedlikehold* Se vedlegg - Asfaltering kr ,00 Stipulert utgift 2010 ( = ) kr ,00 Fordeles på antall boenheter/tomter ( / ) 43 Stipulert drift av grendelaget, pr enhet ( = ) kr 2 311,63 Kontingent forfall kr 1 000,00 Kontingent forfall kr 1 000,00 Kontingent forfall kr 300,00 Vanlig konto/ Kontantkassa pr kr ,74 Overførsel til UGAS vei overtakelse + Pengegaver ( - ) kr ,00 Overskudd 2009 kontingenter / settes på vedlikeholds konto ( - ) kr - Kontantkassa pr settes til ( = ) kr ,74 Refusjon av gatelys fra Eidsvoll Kommune settes inn på (ca) kr ,00 vedlikeholds konto for bidrag til framtidig vedlikehold av anleggene våre dette er penger vi får refundert etter krav fra grendelaget Årets kontingent stipuleres til kr pr boenhet/ tomt, og forutsetningen er 43 enheter, og at forslaget til 2010 budsjett blir godkjent. Endres antall enheter medfører dette økning / ev. senking av kontingent, justering senere. Kontingent med forfall settes til kr Kontingent med forfall estimeres til kr. 1000, men justeres etter behov i forhold til tilgjengelige driftsmidler Kontingent med forfall estimeres til kr. 300, men justeres etter behov i forhold til tilgjengelige driftsmidler Kontantkasse til overførsel til 2011 bør være på ca. kr ,-. Legges eventuelt til på siste faktura Thor-Even Skjølås Kasserer

11 Granhaugåsen Grendelag Budsjettforslag Fra Knut-Erik Risan UTGIFTER TIL BELØP Strøm til alle gate lysene Se forslag 1 kr ,00 Godtgjørelse kasserer/sekretær kr 3 900,00 Postboks kr 1 000,00 Snø brøyting, strøing og feiing kr ,00 Drift, vedlikehold, opprydding og opparbeiding av lekeplassene kr ,00 Norges Velforbund kr 1 000,00 Årsmøte og andre arrangement Se forslag 3 kr 2 000,00 Porto, kopiering og kontor rekvisita kr 2 000,00 Domeneutgifter kr 1 500,00 Uforutsette utgifter Se forslag 4 kr 5 000,00 Avsetting fremtidig vedlikehold* Se vedlegg - Asfaltering - Se forslag 2 kr ,00 Stipulert utgift 2010 ( = ) kr ,00 Fordeles på antall boenheter/tomter ( / ) 43 Stipulert drift av grendelaget, pr enhet ( = ) kr 1 613,95 Kontingent forfall kr 800,00 Kontingent forfall kr 850,00 Kontingent forfall kr - Vanlig konto/ Kontantkassa pr kr ,74 Overførsel til UGAS vei overtakelse + Pengegaver ( - ) kr ,00 Overskudd 2009 kontingenter / settes på vedlikeholds konto ( - ) kr - Kontantkassa pr settes til ( = ) kr ,74 Årets kontingent stipuleres til kr pr boenhet/ tomt, og forutsetningen er 43 enheter, og at forslaget til 2010 budsjett blir godkjent. Endres antall enheter medfører dette økning / ev. senking av kontingent, justering senere. Kontingent med forfall settes til kr Kontingent med forfall estimeres til kr. 850, men justeres etter behov i forhold til tilgjengelige driftsmidler Kontingent med forfall estimeres til kr. 0, men justeres etter behov i forhold til tilgjengelige driftsmidler Knut-Erik Risan

12 Endringsforslag 1 Ettersom det blir avsatt 22000kr til gate lysene, med retur av 12000kr fra kommunen vil jeg foreslå 10000kr stipulert og "låne" fra vedlikeholdskontoen. (-12000kr) 2 Fremtidig vedlikehold av asfalt. Her må vi kunne halvere beløpet til 11000kr avsatt denne omgangen. Nyasfaltering vil måtte planlegges og det vil gi evt fremtidig kontingent økning ved behov. (-11000kr) 3 Årsmøtet og arrangement bør kunne holdes for 2000kr. Arrangement som St.Hans/juletre/akedag osv kan finansieres ved påmelding da ikke alle deltar. (-2000kr) 4 Uforutsette utgifter bør kunne begrenses til 5000kr og ved evt overskridelser finansieres fra vedlikeholdskassen. (-5000kr)