Protokoll fra ordinær generalforsamling i Jess Carlsen Borettslag den kl Møtested: Takhuset.

Transkript

1 Protokoll fra ordinær generalforsamling i Jess Carlsen Borettslag den kl Møtested: Takhuset. Tilstede var 38 andelseiere og 17 med fullmakt til sammen 55 stemmeberettigede. Fra forretningsfører møtte Kari-Anne Pedersen. Møtet ble åpnet av Vahid Ala`i. 1 Konstituering A. Valg av møteleder Som møteleder ble foreslått Carl Fredrik Arntzen. Vedtak: Valgt B. Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte navnesedler som bevis for at vedkommende eier var tilstede. C. Valg av referent og minst en andelseier til å underskrive protokollen Som referent ble Kari-Anne S. Pedersen foreslått, og til å underskrive protokollen Torgils Kvam og Edward Chow. Vedtak: Valgt D. Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måte generalforsamlingen var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2 Årsberetning og årsregnskap for 2011 A. Årsberetning og regnskap Styrets årsberetning, resultatregnskap og balanse for 2011 ble gjennomgått og foreslått godkjent. B. Overføring av årets resultat til balansen Årets resultat foreslås overført til egenkapital. 3 Godtgjørelser A. Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr ,-.

2 4 For fullstendig saksfremstilling i de seks sakene som følger henvises det til årsberetningen. Sak 1: Endring av husordensregler sstiller Styreleder Vahid Ala i Tidspunktene for ro i husordensreglene skjerpes inn ved å endre 2. Dagens 2 lyder: 2 Ro Andelseier plikter å sørge for ro og orden i og uten for boligen samt på fellesområder. Det må vises særlig hensynsfullhet slik at andre beboeres nattesøvn ikke forstyrres. Det skal være ro mellom kl 2300 og 0700 på hverdager. I helger og på offentlige høytidsdager skal det være ro mellom kl 0100 og Hamring, boring og annet arbeid som skaper støy må skje til tider der det er til minst mulig sjenanse for naboene. et foreslår å endre 2 til følgende: 2 Ro Andelseier plikter å sørge for ro og orden i og uten for boligen samt på fellesområder. Ingen skal foreta seg noe som er til utilbørlig sjenanse for sine naboer, og det må vises særlig hensynsfullhet slik at andre beboeres nattesøvn ikke forstyrres. Det skal være ro mellom kl og på hverdager. På lørdager, søndager, helligdager og offentlige høytidsdager skal det være ro mellom kl og Hamring, boring og annet arbeid som skaper støy må skje til tider der det er til minst mulig sjenanse for naboene. Endringene er understreket. Vedtak: Vedtektene endres i henhold til forslagsstillers forslag. Andelseier plikter å sørge for ro og orden i og uten for boligen samt på fellesområder. Ingen skal foreta seg noe som er til utilbørlig sjenanse for sine naboer, og det må vises særlig hensynsfullhet slik at andre beboeres nattesøvn ikke forstyrres. Det skal være ro mellom kl og på hverdager. På lørdager, søndager, helligdager og offentlige høytidsdager skal det være ro mellom kl og Hamring, boring og annet arbeid som skaper støy må skje til tider der det er til minst mulig sjenanse for naboene. Enstemmig vedtatt. Sak 2: Endring av vedtekter for valg av styre sstiller Arne Sundt-Bjerck, JC gt. 2 I vedtektenes paragraf 8-1: Styret, foreslås derfor følgende tilføyelse som et nytt punkt (4): Det skal sikres kontinuitet i styret ved at minimum 2 og maksimum 3 styremedlemmer skal være på valg samtidig. Dersom ekstraordinære forhold (flytting, sykdom etc.) gjør at noen må trekke seg fra styret midt i en styreperiode, foretas et suppleringsvalg av et nytt styremedlem gjeldende for den gjenværende del av styreperioden.

3 til vedtak Styret er positive til forslaget og foreslår følgende vedtak (presisering): 8-1 Styret (1) Borettslaget skal ha et styre som skal bestå av en styreleder og fire andre medlemmer med to varamedlemmer. (2) Funksjonstiden for styreleder og de andre medlemmene er to år. Varamedlemmer velges for ett år. Varamedlemmene er ikke personlige, og velges med rang som henholdsvis 1. og 2. varamedlem. Styremedlemmer og varamedlemmer kan gjenvelges. (3) Styret skal velges av generalforsamlingen. Generalforsamlingen velger styreleder ved særskilt valg. Styret skal velge nestleder blant sine medlemmer. (4) Dersom ekstraordinære forhold (flytting, sykdom etc.) gjør at noen må trekke seg fra styret midt i en styreperiode, trer varamedlemmet med høyest rang inn i styret frem til første generalforsamling. Dersom det er 1 år igjen av valgperioden til styremedlemmet som trakk seg, foretas det på denne generalforsamlingen et suppleringsvalg av et nytt styremedlem gjeldende for den gjenværende del av styreperioden. Saksgang: stiller trekker sitt forslag og styrets forslag settes opp til votering. Vedtak: Styrets forslag, enstemmig vedtatt. Nytt punkt 4 legges inn i 8-1 som punkt 8-1 (4): (4) Dersom ekstraordinære forhold (flytting, sykdom etc.) gjør at noen må trekke seg fra styret midt i en styreperiode, trer varamedlemmet med høyest rang inn i styret frem til første generalforsamling. Dersom det er 1 år igjen av valgperioden til styremedlemmet som trakk seg, foretas det på denne generalforsamlingen et suppleringsvalg av et nytt styremedlem gjeldende for den gjenværende del av styreperioden. Sak 3: Referat fra styret på websiden sstiller Arne Sundt-Bjerck, JC gt. 2 Styret publiserer alle styrereferater og andre viktige dokumenter for driften på borettslagets nettside så snart disse foreligger. til vedtak Et flertall i styret (3) foreslår følgende vedtak: Styret publiserer ikke styrereferater på borettslagets nettside eller på annen måte, men sender ved behov oppdateringer om sitt arbeid og driften av borettslaget til andelseierne per e-post og/eller legger ut nyhetssaker på hjemmesiden. Særlig viktig informasjon slås også opp i fellesarealene. Andelseiere som har spørsmål eller ønsker innsyn i styrets arbeid kan kontakte styret for å få svar på sine spørsmål. Andelseiere som sender henvendelser til styret vil få skriftlig svar når saken er behandlet av styret.

4 Et mindretall i styret (2) foreslår følgende vedtak: Styret publiserer alle styrereferater på borettslagets nettside så snart disse foreligger. Saker/saksinnhold som vedrører personlige og/eller forretningsmessige forhold publiseres ikke med mindre angjeldende part ber om dette. Alle medlemmer i borettslaget kan gis tilgang til å lese referater og dokumenter som ikke er publisert innenfor rammen av vanlige personvernhensyn. Saksgang: stiller føyer seg til styrets mindretallsforslag. Det voteres over styrets flertallsforslag mot styrets mindretallsforslag. Vedtak: Styrets flertallsforslag vedtatt, mot syv stemmer. Styret publiserer ikke styrereferater på borettslagets nettside eller på annen måte, men sender ved behov oppdateringer om sitt arbeid og driften av borettslaget til andelseierne per e-post og/eller legger ut nyhetssaker på hjemmesiden. Særlig viktig informasjon slås også opp i fellesarealene. Andelseiere som har spørsmål eller ønsker innsyn i styrets arbeid kan kontakte styret for å få svar på sine spørsmål. Andelseiere som sender henvendelser til styret vil få skriftlig svar når saken er behandlet av styret. Sak 4: Gartnerpleie i bakgården sstiller Christine Håland og Ernesto Soto, JC gt. 2 Styret pålegges å engasjere kvalifisert gartner til å vedlikeholde og ha oppsyn med pleie av grøntanlegget i bakgården. til vedtak: 1 Generalforsamlingen sier seg fornøyd med vedlikeholdet av bakgården, og at styret i gårdsromsameiet har ansvaret for vedlikehold av bakgården. Gårdsromsstyret vurderer selv behovet for kjøp av tjenester fra gartner eller andre. 2 JCBL sine styrerepresentanter fremmer følgende sak i styret til gårdsromsameiet og stemmer for denne saken: Gårdsromstyret pålegges å engasjere kvalifisert gartner til å vedlikeholde og ha oppsyn med pleie av grøntanlegget i bakgården. Saksgang: - stiller føyer seg til forslag 2 fra styret. - Generalforsamlingen fremmer benkeforslag: Generalforsamlingen ønsker bedre vedlikehold av bakgården. - 1 og forslag 2 trekkes og det voteres over benkeforslaget Vedtak: Benkeforslaget enstemmig vedtatt: Generalforsamlingen ønsker bedre vedlikehold av bakgården.

5 Sak 5: VVS-avtale sstillere A) Christine Håland og Ernesto Soto, JC gt. 2 B) Christine Håland og Ernesto Soto, JC gt. 2 C) Lars Borg, JC gt.4 Det er kommet inn tre relativt like saker vedr. ventilasjon. Disse foreslås behandlet samlet. A) Det etableres serviceavtale for ventilasjonsanlegget med kvalifisert VVS-bedrift. B) Det gjennomføres en fullstendig funksjonskontroll av lufteanlegget i borettslaget. Kontrollen gjennomføres av kvalifisert VVS-bedrift. Det skal foretas utbedring av alle funksjoner som avdekkes som ikke fungerer etter de opprinnelige spesifikasjoner. C) Generalforsamlingen vedtar at borettslaget inngår serviceavtale med et relevant VVS for oppfølging og vedlikehold av vårt ventilasjonsanlegg. Styret gis fullmakt til å utforme hensiktsmessig kravspesifikasjon og forhandle fram en god avtale. til vedtak 1a (samleforslag fra styret) Styret besørger service på ventilasjonsanlegget fra ekstern leverandør. 2a (fra styrets flertall): Dersom det kommer inn klager fra beboerne på ventilasjonsanlegget bestiller styret en undersøkelse av aktuell leilighet fra serviceleverandøren. Dersom det er feil utbedres denne på borettslagets regning. Dersom det ikke er feil på anlegget og klagen ikke er berettiget, må andelseieren selv bekoste undersøkelsen fra serviceleverandøren. 2b (fra styrets mindretall): Dersom det kommer inn klager fra beboerne på ventilasjonsanlegget bestiller styret en undersøkelse av aktuell leilighet fra serviceleverandøren. Dersom det er feil utbedres denne på borettslagets regning. Dersom det ikke er feil på anlegget betaler andelshaveren en egenandel på inntil kr 500,-. Saksgang: - stiller for forslag A og forslag C trekker sine forslag da det allerede er inngått serviceavtale for ventilasjonsanlegget. - Lars Borg fremmer benkeforslag: Generalforsamlingen ber styret om å få ventilasjonsanlegget til å fungere, eventuelt med ytterligere gjennomgang av VVS bedrift. Det vil foretas eventuelle utbedringer av feil som avdekkes. - B trekkes og forslagstiller støtter benkeforslaget fra Lars Borg. - Det stemmes over forslag 2a og 2b. Vedtak: Benkeforslaget faller. 19 stemmer for forslaget og 30 stemmer mot forslaget. 2a vedtatt med 42 stemmer.

6 Sak 6 vedlikehold av vinduer stillere A) Christine Håland og Ernesto Soto, JC gt. 2 B) Arne Sundt-Bjerck, JC gt 2 Det er kommet inn to relativt like saker vedr. vinduer. Disse foreslås behandlet samlet. A) Borettslaget har ansvar for utskifting og reparasjon/justering av defekte vinduer, hvis vinduene har vært i normal bruk. Det lages en ny instruks til beboerne hvor ansvarsforholdene til borettslaget i henhold til borettslagets egne vedtekter blir klarere beskrevet. B) Styret pålegges å kartlegge omfanget og karakteren av skadene, både antall leiligheter, antall vinduer og skadeomfang. I forbindelse med vurdering av skadene, innledes en dialog med produsent/leverandør og/eller annen fagekspertise for å vurdere skadene og aktuelle tiltak. Det legges opp til en prosess der man dels klarlegger hensiktsmessige metoder for å utbedre skadene, basert på faglige vurderinger, og dels for å forhandle frem gunstige økonomiske løsninger. til vedtak 1, samleforslag/alternativt forslag fra et flertall i styret 1. Borettslaget har ansvaret for utvendig vedlikehold, herunder maling, av vinduene. Vasking av vinduer er derimot den enkelte andelseiers ansvar. 2. Andelseierne har ansvaret for innvendig vedlikehold av vinduene, herunder maling, smøring, justering av hengsler/håndtak og oppheng og å sikre at det ikke oppstår fuktdannelser som trenger inn i treverket på karmen på innsiden. 3. Dersom et vindu ikke fungerer etter hensikten og ikke kan utbedres innenfor andelseiernes ansvarsområde etter (2), skal borettslaget sørge for og betale for utbedring eller bytte av vinduet. 4. Dersom borettslagets utbedring eller bytting av vinduet skyldes at andelseieren har forsømt sitt vedlikeholdsansvar etter (2), skal andelseieren dekke kostnadene. 2 (støttes av styrets mindretall) Borettslaget har ansvar for utskifting og reparasjon av defekte vinduer, hvis vinduene har vært i normal bruk. Det lages en ny instruks til beboerne hvor ansvarsforholdene til borettslaget i henhold til borettslagets egne vedtekter blir klarere beskrevet. 3 (støttes av styrets mindretall) Styret pålegges å kartlegge omfanget og karakteren av skadene, både antall leiligheter, antall vinduer og skadeomfang. I forbindelse med vurdering av skadene, innledes en dialog med produsent/leverandør og/eller annen fagekspertise for å vurdere skadene og aktuelle tiltak. Det legges opp til en prosess der man dels klarlegger hensiktsmessige metoder for å utbedre skadene, basert på faglige vurderinger, og dels for å forhandle frem gunstige økonomiske løsninger. Saksgang: - 1 settes opp mot forslag 2

7 Vedtak: 1 vedtatt, 43 stemmer for 1. Borettslaget har ansvaret for utvendig vedlikehold, herunder maling, av vinduene. Vasking av vinduer er derimot den enkelte andelseiers ansvar. 2. Andelseierne har ansvaret for innvendig vedlikehold av vinduene, herunder maling, smøring, justering av hengsler/håndtak og oppheng og å sikre at det ikke oppstår fuktdannelser som trenger inn i treverket på karmen på innsiden. 3. Dersom et vindu ikke fungerer etter hensikten og ikke kan utbedres innenfor andelseiernes ansvarsområde etter (2), skal borettslaget sørge for og betale for utbedring eller bytte av vinduet. 4. Dersom borettslagets utbedring eller bytting av vinduet skyldes at andelseieren har forsømt sitt vedlikeholdsansvar etter (2), skal andelseieren dekke kostnadene. Saksgang: - Det voteres over forslag 3. Vedtak: 3 faller (10 stemmer for forslaget) 5 Valg av tillitsvalgte A. Som leder for 2 år ble det foreslått Vahid Alai Jess Carlsen gate 8 B. Som styremedlem for 1 år ble foreslått Cecilie Baann Jess Carlsen gate 8 C. Som styremedlemmer for 2 år ble foreslått Arild Marthinsen Møllergata 48 Vibeke Huynh Jess Carlsen gate 6 D. Som varamedlemmer for 1 år ble foreslått 1. Kåre A. Aaronsen Jess Carlsen gate 6 2. Gudrun Jære Hoel Møllergata 48 E. Som valgkomité for 1 år ble foreslått (på generalforsamling) Anne Grethe Bartholsen Jess Carlsen gate 6 Stein Svendsen Jess Carlsen gate 8 Nina Johansen Jess Carlsen gate 4 Henning Kristiansen Jess Carlsen gate 4 Torgils Kvam Jess Carlsen gate 2 F. Som delegert med vara til generalforsamlingen i OBOS ble foreslått: Delegert Styrets leder Varadelegert Styrets nestleder

8 Generalforsamlingen ble hevet kl Protokollen godkjennes av undertegnede: Carl Fredrik Arntzen /s/ Møteleder Edward Chow /s/ Protokollvitne Kari-Anne S. Pedersen /s/ Referent Torgils Kvam /s/ Protokollvitne Ved valgene på generalforsamlingen og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Vahid Ala`i Jess Carlsen gate Nestleder Alexander Svarverud Jess Carlsen gate Styremedlem Cecilie Baann Jess Carlsen gate Styremedlem Arild Marthinsen Møllergata Styremedlem Vibeke Huynh Jess Carlsen gate Oslo

9 Protokolltilførsel fra Arne Sundt-Bjerck knyttet til forhold mellom Jess Carlsen borettslag og sameiene borettslaget er medeiere i: Styret pålegges å sørge for at økonomiske og praktiske saker knyttet til gårdsrommet og andre felles anliggende behandles på Jess Carlsen borettslage sin generalforsamling og dermed fungerer som retningslinjer for borettslagets representanter i gårdsromsstyret. Eventuelt suppleres dette med samarbeidsmøter hvor beboerne blir invitert Arne Sundt-Bjerck /s/