HOLUMSKOG VELFORENING

Transkript

1 HOLUMSKOG VELFORENING Side: 1 av 5 REFERAT FRA GENERALFORSAMLING Referent: Møteleder: Møtetid, - sted: Tilstede: Mariann Våge Ruud Onsdag 18. april 2012, Grendehuset 7 stemmeberettige 1/12 Godkjenning av innkalling til generalforsamling Godkjent. 2/12 Valg av dirigent og referent. velges til dirigent og Mariann er referent. 3/12 Valg av to til å undertegne protokoll Ole Petter og Marit 4/12 Årsberetning 2011 Gjennomgang av årsberetningen HSV. Ingen kommentarer eller spørsmål til årsberetningen 5/12 Regnskap og revisors beretning tok gjennomgang og forklarte avviket mellom budsjetert og faktiske utgifter til forretningsfører. Ingen kommentarer. 6/12 Innkomne forslag. Vurdere å søke om fartsdumper i bakken i Laueveien Forslagsstiller: Jørn Sandberg Forslagsstiller ber om at det blir vurdert å søke om fartsdumper i bakken i Laueveien. Dvs. fra i bakken ned mot Morteveien. Det er spesielt ett sted som er farlig. Det er ved krysset Gjeddeveien. og Laueveien. Her kjører mange svært fort opp bakken, og Gjeddeveien synes ikke så godt. I tillegg står det ofte parkert store lastebiler ved utkjøringen fra Gjeddeveien som skjermer for utsikt. Senest for et par år siden ble en gutt på sykkel påkjørt da han kom ut fra Gjeddeveien. Barn fra Gjeddeveien, må også krysse Laueveien frem og tilbake til skolen og krysset her er skummelt når bilene kommer fort. Ingen andre forslag mottatt fra beboerne. Forslag fra styret: Styret mener dette neppe er hensiktsmessig, men ønsker synspunkter fra generalforsamlingen på et slikt tiltak; med mulige fordeler og ulemper.

2 2 Forslag: Merke med skilt, eventuelt få opptegnet gangfelt. Styret vil undersøke om det er mulig å få til et eller annet. Forlengelse av valgperiode for 1 styremedlem for å sikre kontinuitet Ved generalforsamlingen den ble det valgt 1 leder og 2 styremedlemmer til velforeningens styre. Alle ble valgt for en periode på 2 år. Det innebærer at det skal velges 3 nye representanter ved generalforsamlingen i Sittende styre foreslår som en overgangsordning at perioden for en styrerepresentant forlenges med 1 år, slik at vi sikrer kontinuitet i styret fremover. Mariann Våge har sagt seg villig til å sitte i styret frem til Generalforsamlingen i 2014; slik at det ved generalforsamlingen i 2013 skal velges 2 nye medlemmer, og i 2014 et nytt medlem. Vedtektene oppdateres tilsvarende for å sikre overlappende funksjonstid i styret; se vedlegg 4.2. Vi ber om generalforsamlingens tilslutning til dette. Forslag til vedtak: Periode for styremedlem Mariann Våge utvides fra 2 til 3 år. Forslag vedtatt. Oppdatering av vedtekter for Holum Skog Velforening Ved generalforsamlingen den ble 8 - Valg i vedtektene besluttet endret, slik at foreningens styre skal bestå av 3 medlemmer, 1 leder og 2 styremedlemmer. Styrets medlemmer velges samtidig og for en periode på 2 år. Styret i Holum Skog velforening ønsker å oppdatere 8 slik at det blir en overlapp ved at ikke alle medlemmer velges i samme generalforsamling. Videre inneholder 8 Valg også andre roller, komitéer og utvalg, og styret mener hele punktet er modent for oppdatering. Blant annet inneholder 8 valg av representanter til Barne- og ungdomsutvalg og Festkomité. Disse har ikke vært i aktivitet på mange år, og vi mener det vil være hensiktsmessig å fjerne disse. Vi vil imidlertid la det være åpent for at foreningen, etter initiativ fra kan etablere utvalg/ komitéer for ulike aktiviteter/ tiltak for beboerne på Holum Skog. Videre foreslår vi å oppdatere deler av 9 Styrets plikter, slik at denne reflekterer at antall styremedlemmer er gått fra 5 til 3 medlemmer, samt de roller styret dekker. Gjeldende 8 - Valg: På generalforsamling velges foreningens styre som skal bestå av 3 medlemmer med følgende arbeidsfordeling: Leder og økonomiansvarlig velges for en periode på 2 år Styremedlem og representant i styret for Solstua og Grendehuset velges for en periode på 2 år Styremedlem og representant i styret for Solstua og Grendehuset velges for en periode på 2 år Med unntak av lederen konstituerer styret seg selv. Det velges også: 1 varamedlem til styret (1 år) 3 medlemmer til valgkomiteen (1 år)

3 3 1 revisor (2 år) Kun et medlem fra hver husstand kan inneha noen av disse verv samtidig. Videre skal generalforsamlingen så vidt mulig velge: 4 medlemmer til barne- og ungdomsutvalg (2 år) 4 medlemmer til festkomité (2 år) Medlemmer til utvalg/ komité kan ellers velges av foreningens styre. Forslag: Vedtatt Vedlikeholdsfond for privateide tunveier på Holum Skog I Årsrapport for 2010 tok daværende styre i HSV til orde for å opprette et vedlikeholdsfond for å sikre midler til løpende vedlikehold og fremtidig asfaltering av tunveiene på Holum Skog. Sittende styre har fulgt opp dette, se avsnitt om Veier/ tunveier i Årsrapport for 2011, og mener det vil være hensiktsmessig å opprette et slikt vedlikeholdsfond, og øremerke midler til dette formålet gjennom årlige avsetninger. Velforeningen har i dag 2 plasseringskontoer i BN Bank; den ene av disse hadde ved utgangen av 2011 en saldo på kr ,-; denne er senere økt med kr ,-, om lag tilsvarende overskudd for 2010 og 2011, slik at saldo pr utgangen av mars 2011 er cirka kr ,-. Saldo på den andre plasseringskontoen var ved utgangen av 2011 kr ,-. Styret foreslår at plasseringskonto med høyest saldo benyttes som vedlikeholdsfond. Videre foreslår vi at en andel på kr. 100,- av årlig velavgift øremerkes vedlikeholdsfondet. Dette legges inn som en økning av velavgiften fra kr. 1500,- i 2011 til kr. 1600,- i 2012, der økningen på kr. 100,- øremerkes vedlikeholdsfondet. Forslag til vedtak: 1. Det opprettes et Vedlikeholdsfond for Holum Skog velforening, for å sikre fremtidig vedlikehold av privateide tunveier på Holum Skog. (enstemmig vedtatt) 2. Plasseringskonto med høyest saldo pr skal benyttes til formålet Vedlikeholdsfond tunveier Holum Skog Velforening, og saldo pr dags dato skal inngå i dette vedlikeholdsfondet. (enstemmig vedtatt) 3. Fra og med 2012 fastsettes en egen vedlikeholds andel på kr. 100,- av fastsatt velavgift, som skal øremerkes vedlikeholdsfondet. Dette vil sikre en årlig overføring til vedlikeholdsfondet på kr ,-. (enstemmig vedtatt) 4. Velavgiften økes fra kr. 1500,- i 2011 til kr. 1600,- i 2012; hvorav kr. 100,- øremerkes vedlikeholdsfondet. (enstemmig vedtatt) 5. Plasseringskonto med lavest saldo pr benyttes til utgifter som påløper til annen drift og vedlikehold på tunområder/ fellesarealer på Holum Skog. (enstemmig vedtatt) 6. Eventuelt overskudd av velforeningens drift overføres til de 2 plasseringskontoene med 50% andel til hvert av formålene.

4 4 (enstemmig vedtatt) 7. Planlagt arbeid som krever bruk av midler fra plasseringskonto, skal være behandlet og godkjent av generalforsamlingen før arbeid igangsettes. (enstemmig vedtatt) Avhengig av beslutning i generalforsamlingen, vil styret eventuelt innarbeide retningslinjer for vedlikeholdsfond i vedtektene for Holum Skog Velforening for behandling i generalforsamlingen /12 Budsjett for 2012 Merk, Det er vi som står for julegrantenning i 2012 Det oppfordres til at «tunene» søker på midler til opprustning. Årsbudsjettet for 2012 ligger høyere med NOK 55 enn hva som ble driftskostnadene for Budsjettert overskudd i 2012 med NOK 40 Godkjent uten ytterligere kommentarer. 8/12 Regnskap for Holumskog grendehus Informert om regnskapet 9/12 Solstua barnehage May May Kort gjennomgang av årsmelding, budsjett og resultatregnskap for Solstua Barnehage. Kun til informasjon. 10/12 Valg Kristin Møllerud har sagt ja til å være revisor i 2012 (gen.fors. 2013) Få satt sammen en valgkomite. Styret legger ut forespørsel på HSV sin hjemmeside vedr. medlemmer til valgkomiteen. 11/12 Eventuelt Hei. Dette er en sak til eventuelt på generalforsamlingen. Vi fikk jo økonomisk støtte til å reparere gangveien med grus i fjor høst. Dette ble utført på en grundig måte på dugnaden og med god oppslutning av mange av de som bruker veien. Veien ble kjempefin, men da første skikkelige regnværet kom forsvant mesteparten av grusen, og gangveien ser igjen ut som et uttørket elveleie, og den er ikke egnet som gangvei i denne tilstanden. Vi har i nabolaget diskutert hva som kan gjøres og kommet frem til at på grunn av at veien heller ganske mye, er asfaltering et bra alternativ.

5 5 Har sjekket litt ang pris på dette og det ligger på ca pr kvadratmeter som inkl. avretting og asfaltering. For denne veien kan det da fort dreie seg om og få utført dette. Vil i første omgang bare undersøke om det finnes økonomi i Vellet for dette og evt. gå videre for tilbud og mer eksakt prising for prosjektet. Hvis vi legger opp til en dugnad i forkant kan vi helt sikkert spare penger ved å gjøre noe av forarbeid og avretting selv? Vi bor like inntil gangveien og ser at den brukes daglig av småbarn, skoleelever, voksne og eldre med og uten handleposer og alle har problemer med å komme seg frem og veien ser ikke bra ut. Beklager at dette innspillet kommer sent i forhold til Generalforsamlingen. Men ønsker å sjekke ut om det i hele tatt finnes noen midler slik at vi kan få til en varig oppgradering av en mye brukt gangvei. Mvh Henning Erlandsen Sikveien 1 Vedtak: Undersøke mulighet for resirkulert asfalt/ andre tiltak. Event. søke til generalforsamling Belysning julegran: Dette tas med grendehusstyret. Belysningen er mangelfull/ fornyes Viken Fibernett har i dag kontaktet som leder av HSV vedr. graving av grøfter. De trenger godkjenning til graving. Man vil sende en henstilling til beboerne vedr. opprydding av fellesområdene etter hogst av trær. Referent: Mariann Våge dato/sted: 18/4/2012, Grendehuset Signering av de som var tilstede: