EINERVEIEN GRENDELAG INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING Tirsdag 26. april 2016 kl 19:00 Grendehuset, Einerveien 147, 1405 Langhus

Transkript

1 DAGSORDEN 1. Konstituering EINERVEIEN GRENDELAG INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING Tirsdag 26. april 2016 kl 19:00 Grendehuset, Einerveien 147, 1405 Langhus -Registrering -Godkjenning av innkalling og dagsorden -Valg av møteleder -Valg av møtereferent og to personer til å underskrive protokollen sammen med leder. 2. Styrets årsberetning for Innstilling: Styrets årsberetning godkjennes. 3. Regnskap pr Resultatregnskap -Oversikt over eiendeler og gjeld -Revisjonsberetning Innstilling: Regnskap pr godkjennes 4. Budsjett 2016 Innstilling: Styrets budsjett for 2016 godkjennes 5. Ansvarsfrihet for styret Innstilling: Ansvarsfrihet for styret godkjennes 6. Valg av styre- og varamedlemmer, revisor og valgkomité I perioden 2015/2016 har styret bestått av styreleder Wenche Kvåvik, nestleder Marius Frydenlund og styremedlemmer Morten Bue, Steinar Trollbu og Knut Aanerud og varamedlemmer Tony Andersson og Beatrice Nilsen. Alle nevnte medlemmer har sittet i sine verv i hele perioden. Det skal for perioden 2016/2017 velges tre styremedlemmer for 2 år og 2 varamedlemmer for 1 år.styremedlemmer Wenche Kvåvik og Morten Bue er ikke på valg og sitter ett år til. Styremedlemmer Marius Frydenlund, Steinar Trollbu og Knut Aanerud er på valg. Valgkomitémedlem Firak S. Hansen er på valg, men stiller ikke til gjenvalg. Valgkomitémedlem Cecilia Englund har sittet ett år og har ett år igjen av sin periode. Valgkomitéen i 2015/2016, bestående av Cecilia Englund og Firak S. Hanssen, innstiller følgende kandidater til valg. Valgkomitéens skriftlige innstilling er vedlagt, se vedlegg A. Styremedlem for 2 år: Marius Frydenlund Knut Aanerud Steinar Trollbu Varamedlem for 1 år: Floor de Jongh Bekkali Beatrice Nilsen Valgkomité for 2 år: Ninna Gram Velferdskomité for 1 år Heidi Brun-Hansen Bjørg Holtmann Styret foreslår at Grendelaget fortsatt leier ekstern, uavhengig statsautorisert revisor for å sikre at budsjetter og regnskaper føres korrekt og etter norsk lov. Styret foreslår samme revisor som grendelaget har brukt siden stiftelsen: Audinor Revisjon AS v/roger Skogly

2 Innstilling: Valgkomitéens foreslåtte kandidater til styre-, vara- og valgkomitémedlemmer samt velferdskomité godkjennes og velges. Styrets forslag til revisor godkjennes. 7. Leverandør av tv-kanaler og bredbåndsignaler Vår bindingstid med Canal digital går ut i desember Styret foreslår at vi fortsetter å ha en felles leverandør av tv-kanaler og bredbåndssignaler. Styret foreslår også at det er styret som, basert på sammenlikninger av de ulike leverandørers tilbud, bestemmer hvilken leverandør grendelaget skal skrive samlet kontrakt med. 8. Innkomne saker. Det er ingen innkomne saker 9. Avslutning Einerveien grendelag 1.april Wenche Kvåvik Styreleder

3 EINERVEIEN GRENDELAG FULLMAKT Undertegnede:. (med blokkbokstaver) Som eier av Einerveien nr Langhus gir herved Person ved navn: fullmakt til å møte på ordinær generalforsamling 26 april 2016 med fulle stemmerettigheter. Langhus, den./ Underskrift klipp EINERVEIEN GRENDELAG MØTEERKLÆRING Undertegnede:. (med blokkbokstaver) som er eier av Einerveien nr Langhus møter på ordinær generalforsamling 26. april 2016 Langhus, den./ Underskrift

4 EINERVEIEN GRENDELAG STYRETS ÅRSBERETNING Tillitsvalgte Ved forrige ordinære generalforsamling ble følgende personer valgt til styreverv i Einerveien grendelag: Styremedlemmer: Wenche Kvåvik EV 71 Marius Frydenlund EV 91 Morten Bue EV 68 Steinar Trollbu EV 79 Knut Aanerud EV 77 Varamedlemmer: Beatrice Nilsen EV 27 Tony Andersson EV 13 Valgkomité: Cecilia Englund EV 33 Firak Shokor Hanssen EV 22 Velferdskomité Heidi Bruun Hanssen EV 40 Bjørg Holtman EV 141 Styret konstituerte Wenche Kvåvik som leder etter ordinær generalforsamling Styret, bestående av leder Kvåvik, medlemmene Frydenlund, Bue, Trollbu og Aanerud har sittet hele perioden. Varamedlemmer Nilsen og Andersson har også sittet hele perioden. 2. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførsel er i henhold til kontrakt utført av Visma Services avd Follo. Kontrakten har vært videreført i Grendelagets revisor er Audinor Revisjon AS ved Roger Skogly. Dette er en innleid statsautorisert revisjonsbedrift uavhengig av grendelaget. 3. Møtevirksomhet. Det er i perioden avholdt 10 ordinære styremøter. I tillegg til de protokollførte møtene er det holdt flere arbeids-, informasjons- og vedlikeholds-befaringer med styret, håndverkere, regnskapsfører og velferdskomité. 4. Styrets arbeid Det ble avholdt felles dugnad våren Styret har behandlet alle innkomne saker fortløpende i styremøter. Følgende saker av større betydning har vært behandlet siden forrige ordinære generalforsamling: OPPGRADERING OG VEDLIKEHOLD AV GARASJER OG FELLESAREALER. Det ble i 2014 gjort utskiftninger av panel med råteskader på flere av garasjerekkene. Det ble også malt der behovet var størst. Dette var utvendige forbedringer. Styret har i siste periode gjort planer for å gjøre reparasjoner inne i garasjer der det trengs. Det ble i den forbindelse sendt ut «egenmeldingsskjemaer» for å kartlegge behov for reparasjoner og

5 utbedringer. Dette arbeidet pågår fremdeles. Noen garasjer har hatt behov for reparasjoner i Disse reparasjonene ble utført av profesjonell innleid hjelp. Einerveiens nettside har blitt pusset opp. Arbeidet med å gjøre dette til en funksjonell side fortsetter. Det er blitt montert utelys på garasjer ved EV 89 for å få bedre belysning på gangveien. Det er snart fem år siden vi inngikk felles avtale med Canal Digital. Styret har startet arbeidet med å reforhandle denne avtalen og ser på muligheter for å inngå avtale med andre leverandører av bredbånd og tv-signaler. Noen tun ønsker å gjøre utbedringer av fellesareal. Styret har hatt løpende kommunikasjon med disse for planlegging av utbedringene. Styret leide inn trefeller til felling av trær på fellesområder som var blitt store og/eller var til sjenanse. Follo Ren ønsket at grendelaget skulle sortere plastavfall. Styret organiserte utdeling av plastsekker og informasjon om tiltaket. GRENDEHUSET Det er kjøpt inn projektor til bruk i grendehuset. FELLES UTSTYR Styret har kjøpt tilhenger som alle kan benytte. Det er også kjøpt ny motordreven gressklipper som kan benyttes til å klippe gress på felles arealer. PARKERING Styret har ikke fått rapporter om fremmedparkering i år. Vi fortsetter derfor ordningen med parkeringskort. VELFERDSKOMITE OG FELLESARRANGEMENTER Velferds komitéen har i 2015 bestått av Heidi Brun-Hansen og Bjørg Holtman. Fellesarrangementer siden forrige generalforsamling har blant annet vært jubileumsfest i forbindelse med grendelagets 30-års-jubileum og julegrantenning. Velferds komitéen bistår også styret ved arrangementer som dugnad og generalforsamling. FEIING AV GANGVEIER Gangveier ble feid for sand og grus ved hjelp av innleid maskin. 5. Bemerkninger til regnskapet Regnskapet for 2015 ga et resultatmessig overskudd på kr Disponible midler (egenkapital) per var kroner Avslutning Styret anser grendelagets virksomhet til å være av en slik art at det ikke forurenser det ytre miljø. Forutsetninger for videre drift er til stede.

6 I henhold til likestillingsloven 1a og Regnskapsloven 3-3, opplyses det at grendelagets styre i beretnings-perioden har bestått av 4 menn og 1 kvinne. Grendelaget følger likestillingsloven og tilstreber om mulig likestilling ved valg av tillitsvalgte. Det er ikke igangsatt spesielle likestillingsfremmende tiltak i grendelaget.

7 3. Regnskap

8

9

10 4. Budsjett, Einerveien grendelag, 2016

11 Vedlegg A Valgkomiteen innstilling til årsmøtet i Einervegens grendelag Styremedlemmer - 3 st Marius Frydenlund EV 91 Stiller på gjenvalg Steinar Trollbu EV 79 Stiller på gjenvalg Knut Aanerud EV 77 Stiller på gjenvalg Varamedlemmer - 2 st Floor de Jongh Bekkali EV 4 Beatrice Nilsen EV 27 Stiller på gjenvalg Velferdskomiteen - 2 st Heidi Brun-Hansen EV 40 Stiller på gjenvalg Bjørg Holtmann EV 141 Stiller på gjenvalg Valgkomiteen - 1 st Ninna Gram EV 55