ÅRSMØTE Sameiet Østlia Skog

Transkript

1 ÅRSMØTE Sameiet Østlia Skog VELKOMMEN TIL ÅRSMØTE 2018 TORSDAG 1. FEBRUAR 2018, KL. 18:00 20:00, RØYKÅS VELHUS S. 10 OG 11, BUDSJETT 2018 OPPDATERT!

2 Innledning I. Sameiet Østlia Skog ble opprettet 9. januar 2006, i det 73 boligeiendommer ble utskilt fra eiendommen gnr 97, bnr 4. II. III. IV. Sameiets vedtekter ble vedtatt på konstituerende sameiermøte (årsmøte) for 11 år siden, i april Endringer til vedtektene ble vedtatt på sameiermøte i april 2010 og i februar Vedtektene fra 2010 er publisert på ostlia.org. Sameiet har 83 sameiere. Sameiet består av fellesareal tilknyttet de 83 boligeiendommene i Tistilveien, Torvmyrveien, Hvitmoseveien og Åsmyrveien. «Sameiegjenstanden» gnr 97, bnr 4 i Lørenskog kommune, er regulert som veigrunn, parkeringsareal, lekeplass, tursti og uteopphold. Sameiets formål er å forvalte sameiernes interesser i eiendommen gnr 97 bnr 4 i Lørenskog, herunder rettigheter og plikter forbundet med bruk, utvikling, drift og vedlikehold av sameiets eiendom og fellesanlegg bestående i veigrunn, parkeringsareal, samt arealer for lek og uteopphold med tilhørende infrastruktur. V. Vedtektenes pkt. 7 b, c, d og e slår fast at kostnader i forbindelse med sameiets veier og parkeringsplasser, inkludert snømåking, strøing og gatebelysning, skal fordeles enten på bosonen eller på veitilhørighet. Det samme gjelder kostnader knyttet til sameiets garasjeanlegg, rør- og ledningsnett. VI. Sameiet Østlia Skog ble registrert i Enhetsregisteret 6. april Organisasjonsnummer VII. Sameiets øverste myndighet er Årsmøtet. Årsmøtet velger Styret. Styret konstituerer seg selv med styreleder og medlemmer. Styret utnevner kasserer. Styret skal sørge for drift, vedlikehold og forvaltning av sameiets anliggender, i samsvar med lover, årsmøtevedtak og vedtekter.

3 Lover, Årsmøtet, vedtektene og styret Realsameie reguleres av Sameieloven. «Sameieloven er deklaratorisk (fravikelig). Det innebærer at alt som reguleres i sameieloven kan fravikes i vedtektene, ved avstemming på sameiermøter eller i andre avtaler mellom sameierne.» Vedtektene for Sameiet Østlia Skog: I. Pkt. 6 c: «Styret kan gi nærmere bestemmelser om styring, bruk eller utnyttelse av eiendommen». Se også «Regler og praksis». II. Pkt. 6 d: «Sameiermøtets avgjørelse av saker om styring, bruk og utnyttelse av eiendommen avgjøres ved flertall blant de fremmøtte sameierne. Vedtaket må ikke være i strid med sameieloven eller gå ut på urimelig kostnad eller gjøre eiendommen om til noe annet enn felleseie» III. Pkt. 6 e: «Styrets administrasjon av garasjeholdet kan delegeres til garasjelag.» IV. Pkt. 9 a: «Den øverste myndighet i sameiet utøves av sameiermøtet.» - Sameiermøtet = Årsmøtet. V. Pkt. 10 a, b, c, d: Alle vedtak på gjøres ved flertallsavstemming (50 %) blant de frammøtte på sameiermøtet, med noen unntak der det kreves minst to tredjedels flertall (67 %) eller mer (100 %) blant de frammøtte: VI. VII. I. Endring av eiendommen utover vanlig forvaltning og vedlikehold, f.eks. ved bruksendring. II. Rettslige disposisjoner som går utover vanlig forvaltning, f.eks. utleie av garasjeplass, salg av ved og disponering av sameiets midler på bankkonti. III. Endring av vedtektene (med de unntak som er nevnt i pkt. 10) Pkt. 10 e: Ved vedtak som gjelder «deling, salg eller utleie av hele eller vesentlige deler av eiendommen» kreves full tilslutning fra samtlige sameiere, også fra de som ikke møter til sameiermøte (100 %). Pkt. 15 a: «Styret skal sørge for drift og vedlikehold av eiendommen, dens anlegg og infrastruktur». Styret skal sørge for forvaltning i samsvar med lov, vedtekter og vedtak på sameiermøtet. «Styret har myndighet til å treffe alle avgjørelser som ikke i loven eller vedtektene er lagt til andre organer».

4 Årsmøte (ordinært sameiermøte) Avholdes innen 1. mai hvert år Forhåndsvarsel med frist for innmelding av saker, senest seks uker før Innkalling med saksliste, regnskap og revisjonsberetning*, senest to uker før Saksliste til årsmøte (1 7): I. Godkjenning av innkallingen II. Valg av møteleder, referent og to til å signere sammen med møteleder III. Styrets årsberetning 2017 IV. Regnskap 2017 og revisjonsberetningen V. Opptelling av fullmakter og stemmeberettigede VI. Valg av styremedlemmer, to varamenn og revisor. Styret utpeker kasserer (Endret på Årsmøtet 2017) VII. Budsjett 2018 og godtgjørelser til styret, kasserer og revisor (Besluttes ved flertallsavstemming) VIII. Saker innmeldt av Styret i årsmøteinnkallingen (senest to uker før Årsmøtet) IX. Saker innmeldt av sameierne (skriftlig innen fire uker før Årsmøtet) *) Regnskap og revisjonsberetning ikke levert i tide til å bli med årsmøteinnkallingen.

5 Sak III: Styrets årsberetning 2017 Utbedring av lekeplassen i Åsmyrveien synes unødvendig - Styret sjekket opplysninger om impregnert treverks forventede levetid og stilte seg tvilende til den negative rapporten fra Aktiv Areal hva angår huskestativet på lekeplassen i Åsmyrveien. Aktiv Areal innrømmet å ha gjort feil og endret rapporten slik at utbedringer ikke lenger er påkrevd. - Vallerudlia Borettslag (OBOS) informerte Styret om planlagt parkeringsplass med adkomst fra Åsmyrveien rett ved siden av lekeplassen. Lekeplassen i Åsmyrveien står 55% inne på OBOS eiendom (99/1) i flg. kartet

6 Sak III: Styrets årsberetning 2017 Postkassestativene er på plass! Posten er informert om de nye postkassestativene. Posten har varslet at de vil følge opp beboere som ikke har etterkommet kravet om postkassesamling.

7 Sak IV: Regnskap 2017

8 Styret, varamenn og revisor 2017 Leif Andreas Sølsnæs, Torvmyrveien 8, tlf , (styreleder) Bjørn Henning Larsen, Hvitmoseveien 3, tlf (ansv. veibelysning) Frode Finsrud, Torvmyrveien 27, tlf (ansv. lekeplass og fellesareal) Per Kristian Nielsen, Åsmyrveien 35, tlf (ansv. vedlikehold vei og parkering) Torgeir Leland, Tistilveien 27, tlf (ansv. garasjeanlegg og internkontroll) 2017 Øivind Uscinski, Tistilveien 4, tlf (vara/kasserer) Korhan Markussen, Hvitmosev. 20, tlf (vara/hjemmesideadministrator) Bjørn Stockmann, Hvitmoseveien 28 (revisor)

9 Sak VI: Valg av Styre, varamenn og revisor Leif Andreas Sølsnæs (styreleder) 2016 på valg, ønsker å fortsette Bjørn Henning Larsen, Hvitmoseveien på valg, ønsker å fortsette Frode Finsrud, Torvmyrveien på valg, ønsker å fortsette Per Kristian Nielsen, Åsmyrveien på valg, ønsker ikke å fortsette Torgeir Leland, Tistilveien 2017 ikke på valg Øivind Uscinski (vara) - på valg, ønsker å fortsette Korhan Markussen (vara) - på valg, ønsker å fortsette Bjørn Stockmann, Hvitmoseveien 28 (revisor) på valg, ønsker å fortsette NB! Vedtektsendringer 2017: Styret utnevner kasserer. Maksimum tre fra styret kan være på valg.

10 Sak VII: Budsjett og godtgjørelser Redusere årskontingenten fra kr til kr. 700 (Årskontingenten økt til kr i 2017) - Kjøpe inn ekstra lyspærer til veilys kr Sette av frie midler til nødvendig vedlikehold kr Arrangere sommerfest kr Øke godtgjørelser for Styret, kasserer og revisor fra kr til kr Budsjettert resultat 2018: - kr (Resultat 2017: kr Budsjett 2017: - kr )

11 Sak VII: Budsjett og godtgjørelser 2018 Budsjett 2018 Regnskap 2017 Inntekter Årskontingent 2017 økt med kr 300,-. (Kr til lekeplassutbedring Åsmyrveien.) Årskontingent Sameiet Østlia Skog, 83 x kr Avgift bosone: veilys/veivedlikehold/snøbrøyting/containerleie/gressklipping, 65 x kr. 1250, 18 x kr Tilbakebetaling strøm garasjeanlegg Hvitmoseveien nederst, 6 x kr Renter bankinnskudd Utgifter Veilys/lyspærer/strøm garasjeanlegg Hvitmoseveien nederst * Veivedlikehold/snøbrøyting Containerleie vårdugnad (Tistilveien, Torvmyrveien, Hvitmoseveien, Åsmyrveien) Diverse utgifter: medlemskap, postboksleie, ostlia.org, årsmøtelokale, styremiddag kr Frie midler for Styret til utførelse av nødvendig vedlikehold, juridisk bistand o.l. * Lekeplasskontroll/lekeplassutbedring (Budsjett 2017: ) Sosialt: vårdugnad kr. 3600, sommerfest kr * Godtgjørelser til Styret, 5 x kr. 4000, kasserer kr og revisor kr * RESULTAT (Budsjett 2017: )

12 Sak VIII: Saker innmeldt av Styret Redusere årskontingenten for 2018 med kr. 300,- (Behandlet under Sak VII: Budsjett 2018) Øke godtgjørelsen for styret, kasserer og revisor med kr. 2000,- pr. år. (Behandlet under Sak VII: Budsjett 2018) Informasjon om Sameiet Østlia Skog Internkontrollsystem og valg av HMS-ansvarlige for sameiets garasjeanlegg (v/torgeir)

13 Sak IX: Saker innmeldt av sameierne Ingen

14 Vedtektsendring pkt. 13 «Styret» 13) Styret a) Sameiet skal ha et styre. Styret skal ha 5 medlemmer. Styret konstituerer seg selv med leder, nestleder og styremedlemmer. Styret utnevner kasserer eller forretningsfører. b) Årsmøtets innstilling av kandidater til valg som styremedlemmer skal tilstrebes representasjon i styret fra samtlige bosoner i sameiets område (Tistilveien, Torvmyrveien, Hvitmoseveien og Åsmyrveien). c) Styrets medlemmer tjenestegjør i perioder på to år. Styremedlemmer kan ta gjenvalg to ganger. For å sikre kontinuitet i styret skal maksimum tre av styrets medlemmer stille til valg på årsmøtet. d) Når særlige forhold foreligger, kan et styremedlem som ønsker det tre tilbake før tjenestetiden er ute. I så fall vil vara inntre som fullt medlem av styret. Årsmøtet kan med alminnelig flertall av de avgitte stemmer vedta å fjerne medlem av styret. Årsmøtet kan med alminnelig flertall av de avgitte stemmer vedta å tillate ytterligere gjenvalg.

15 Tusen takk for at du deltok på Årsmøtet! Husk! - Saker innmeldes ved e-post til Styret: styret@ostlia.org - Se oppdatert informasjon på sameiets hjemmeside: Neste: Årsmøte i garasjelagene.