Vestre Nordås Sameie.

Transkript

1 Vestre Nordås Sameie. Innkalling til årsmøte Torsdag 19. april kl i Grendahuset, Nordåsbrotet 2. Husk å ta møtepapirene med i møtet! Saksliste: 1. Konstituering 2. Årsmelding fra Styret 3. Regnskap 4. Trappeoverbygg til nedgang til garasjen 5. Budsjett 6. Styrehonorar 7. Valg 8. Innkomne forslag til årsmøtet 9. Eventuelt Styret FULLMAKT Jeg gir. fullmakt til å stemme på mine vegne i årsmøtet i Vestre Nordås Sameie 19. april Nordåsvegen. Navn 1

2 1. Konstituering. Møteleder Referent 2 underskrivere 2. Årsmelding fra Styret Styret har i 2017/18 bestått av: - Arild Hesjedal, leder - Hilde Furset, styremedlem/kasserer - Rebecca Singdahlsen, styremedlem - Rune Haugseng, vararepresentant/sekretær Primo Services har ført regnskapene. 01): Styremøter: Det har vært avholdt 6 styremøter siden årsmøtet (26.04, 30.05, 23.08, 15.01, 14.02, ) 02): Fellesmøter: Styreleder og økonomiansvarlig har også deltatt i 2 fellesmøter med Nordås borettslag (NB), , ): Saker styret har jobbet med: Styret hadde konstituerende styremøte , og har jobbet med følgende saker i året som har gått: 03.01: Avsluttet avløpsrør saken 03.02: Innhentet anbud på legging av nye kantstein 03.03: Organisert dugnader 03.04: Innhentet priser og produsert tegninger til forslag om overbygg nedgang garasjeanlegg. SE forøvrig eget punkt om denne saken : Innhentet priser og bygd støttemur langs gangvei mot E-blokk på dugnad : Utsending av faktura til dekning av fellesutgifter. Skal dekke Canal Digital, brøyteutgifter, fellesutgifter Nordås borettslag, dugnad mm. Se vedlagt regnskap : Generell oppfølging av budsjett og regnskap v/hilde Furset : Klippet plener. Utført av Arild Hesjedal : Tømming av bosspann. Utført av Tuva Furset 03.10: Innhentet anbud på oppgradering av dekket på lekeplassen 03.11: Utbedret hull i asfalt 2

3 03.12:Montert nytt "Barn leker" skilt ved innkjøringen til området 03.13:Sendt brev til Bergen Kommune om merking av sykkelsti gjennom vårt område uten at vi ble kontaktet i forkant. Har fått beklagelse fra Vegvesenet som er de som har utført merkingen : Forberedelser til årsmøtet ( Årsrapport, regnskap, forslag til budsjett ) 04): Samarbeid Nordås borettslag: Vurdert felles brøyteavtale. NB og VNS har inngått egne separate avtaler med Team Service. Drøftet oppgradering lekeplass; Styret i NB foreslår at det settes av en sum på årets budsjett for lekeplassene i borettslaget. Kan derfor være mulig å få gjort noe i år. Trapp /inngang garasje i E-blokken. Et evt bygg må gjennomføres som et vanlig vedlikeholdsprosjekt etter samme prinsipper som andre driftskostnader på felles garasje. Avventer respons fra NB om deres standpunkt. 3. Regnskap Se vedlegg Trappeoverbygg til nedgang til garasjen. Bakgrunn: Det har i flere år vært problemer med vedlikehold og fjerning av is og snø i trappen ned til garasjen på vestsiden av E-blokken. Det har også tidligere vært arbeidet fra styrets side med planer om et trappeoverbygg for å løse disse utfordringene. Årsmøtet i 2017 ba styret jobbe videre med planer for å evt få satt opp et slikt overbygg. Styret har samarbeidet med NB for å finne en god felles løsning som alle parter kan aksepter. Det er også utarbeidet tegninger og vi har fått et kostnadsestimat ( kr). Styret mener det er en forutsetning for å realisere et slikt prosjekt at det vil inngå i den vanlige NB/VNS drifts- og vedlikeholdsporteføljen som dekkes av våre felleskostnader. Forslag: Årsmøtet ber styret arbeide videre sammen med NB for å modne saken videre fram til en beslutning mot neste årsmøte. 5. Budsjett Se vedlegg Forslag til honorar for styret Leder: kr Styremedlemmer: kr

4 7. Valg. Forslag til styre 2017: Leder: Hilde Furset. Velges for 2 år Styremedlem: Rebecca Singdahlsen (ikke på valg) Styremedlem: Rune Haugseng (opprykk fra varamedlem). Velges for 2 år. Varamedlem: Audun Lauvås. Velges for 1 år (opprykk til fast medlem neste år) Forslag til valgkomite: Arvid Landsvik Stig Ravnestad 8.Innkomne forslag til årsmøtet Spørsmål til styret om parkering på fellesområder fra Nelly Seglem: Ikke tillatt parkering på felleseie fortsetter, viser til referat fra årsmøtet 2017.Hva er gjort / gjøres med dette fra styrets side? Svar fra styret: Styret har på årsmøtet oppfordret til at det ikke parkeres på fellesområder og har minnet om dette i informasjonsskriv til sameierne. Styret har ikke mottatt konkrete tilbakemeldinger i løpet av året om at dette har vært et stort problem. Styret oppfordrer igjen sameierne til å ikke parkere på fellesområdene Forslag fra Knut Kristoffersen; EL-bil lading. Jeg mener at VNS må starte arbeide sammen med Nordås Borettslag for å kartlegge hva det vil koste å oppgradere dagens nett. Forslag til beslutning fra styret: Parkeringsplassene er ikke en del av VNS, men eies individuelt av de enkelte sameierne. Det er således ikke sameiets ansvar å utføre en slik oppgradering. Det må evt utføres av de sameierne som er interessert. Styret kan imidlertid formidle kontakt mot NB for evt å koordinere nødvendig evaluerings/prosjekteringsarbeid. De som er interessert i å være med på dette kan ta kontakt med styret. Forslag fra styret: Det foreslås at vi kaster gamle bilag og regnskap eldre enn 5 år. Konkrete bilag som har historisk interesse for VNS og enkeltbilag som kan ha betydning for fremtiden (f.eks. bilag og utregning av felleskostnader fra NB) unntas fra denne regelen. Forslag fra styret: Da det forfaller store regninger (f.eks. Canal Digital og brøytekostnader) tidlig på året, foreslår styret at det gjennomføres innbetaling av første del av felleskostnadene i februar for å sikre likviditeten i sameiet. 9. Eventuelt 4

5 Vedlegg 1. Regnskap Resultatregnskap 2017 Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett (Leie) Inntekter Driftskostnader Styre-/revisjonshonorarer, rekvisita, leie av lokale Utgifter til regnskapsfører Fellesutgifter Nordås borettslag Brøyting/strøing Kabel TV Arkitekt, trappeoppgang Strøm Vedlikehold, div Dugnad (inkl. gressklipp/kosting av trapp) Aktivitetsbane (2016:fotballnett) Bankomkostninger Sum driftkostnader Driftsresultat Renteinntekter Årets resultat Kommentarer til Resultatregnskapet 2017 for VNS: Negativt resultat skyldes for det meste helt nødvendige fellesutgifter med NB, nødvendige utgifter til brøyting/strøing, utgifter til arkitekt for tegning av trappeoverbygg, nødvendig innkjøp av ny gressklipper, og stor deltagelse på vårdugnaden (kjempebra ) Fellesutgifter med NB: Garasjeporten kranglet mye våren 2017, og det ble store utgifter til vedlikehold/service av porten. Det ble ikke vi i VNS informert om før i 2018 ved 5

6 gjennomgang av fakturagrunnlaget fra NB. I November 2017 ble det innstallert ny garasjeport. I tillegg er det skiftet endel kledning og vannbord på bosshuset, og det er laget ny dør til bosshuset. Brøyting og strøing har gitt store utgifter i Styret v/arild har snakket med Team Service for å heve terkselen for strøing (salting) uten at vi synes det ble bedre. Vinteren har vært kald: i 2017 er vi fakturert for 30 ganger med salting, og 5 ganger med brøyting. Muren langs veien inn mot lekeplassen kom totalt på NOK for materiell og dugnadstimer. 6

7 Vedlegg 2. Forslag til Arbeidsprogram og Budsjett for Arbeidsprogram Styret foreslår å prioritere følgende aktiviteter utenom ordinær drift av sameiet: 1. Oppgradere kantstein langs fellesområdene i sameiet. Estimert kostnad ( kr) er lagt inn i forslag til budsjett for Oppgradering av dekket på lekeplassen. Estimert kostnad kr kr er inkludert i forslag til budsjett (VNS-andel av totalkostnad). 7

8 Budsjett 2018 Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap (Leie) Inntekter (16500 pr husstand) Driftskostnader Styre-/revisjonshonorarer, rekvisita, leie av lokale Utgifter til regnskapsfører Fellesutgifter Nordås borettslag (sum flere poster): Driftskostnader: NOK Asfaltutbedringer Pplass: NOK Lysarmatur garasje: NOK Lekeplass: NOK Brøyting/strøing Kabel TV Arkitekt, trappeoppgang Strøm Vedlikehold (sum flere poster): Pott til diverse: NOK Kantstein langs vei: NOK Dugnad (inkl. gressklipp/kosting av trapp) Aktivitetsbane (2016:fotballnett) Bankomkostninger Sum driftkostnader Driftsresultat Renteinntekter Årets resultat