PROTOKOLL FOR ORDINÆR GENERALFORSAMLING FOR TINNBO BORETTSLAG 2012

Transkript

1 PROTOKOLL FOR ORDINÆR GENERALFORSAMLING FOR TINNBO BORETTSLAG KONSTITUERING a. Godkjenning av representanter og fullmakter 30 stemmeberettigede, 1 fullmakter, totalt 31 stemmer b. Valg av møteleder Jon Sverre Berg c. Valg av tellekorps Ørjan Øvstetun og Willy Pedersen d. Valg av referent Anette Senumstad e. Godkjenning av innkallingen Ingen innvendinger f. Godkjenning av sakslisten Ingen innvendinger g. Valg av to representanter til å undertegne protokollen Jon Sverre Berg og Grethe Aanensen 2. ÅRSBERETNING 2012 Møteleder leste opp hovedpunktene i årsberetningen. Det ble gått igjennom fellesfyring. Denne er avstengt. Det er ikke lengre behov for denne samt at den ville ha trengt en større oppgradering. Videre ble det gått igjennom utførte saker og saker under arbeid og planlegging.

2 Tilbakemelding om at det er fremdeles mye grønske i nr 8. Det ble opplyst om at anbudet som det gitt hadde et forbehold om at noen vegger trengte flere behandlinger. Dette er ikke bestilt i ettertid. Styret har fra samme firma fått en rapport på alle betongveggene. Dersom alle reparasjoner skal gjøres trengs en oppgradering på 6 mill. Vanninntrenging gjør at ikke veggen holdt seg grønskefri så lenge. Det er også fremdeles reklamasjoner etter rehabiliteringen, men lite kostnader da Skanska dekker dette. Det er litt for mye problemer med ventilasjonsanlegget, og Skanska er ikke alltid like raske til å fikse dette. Det kom spørsmål om tørr luft i leilighetene og løsningene er at beboerne selv må skaffe seg luftfukter hvis det er behov for dette. Flere i nr. 16 opplever fremdeles matlukt i leiligheten. Vi har en avtale med Skanska som må sende fagfolk for å sjekke dette. Det er viktig at det gis skriftlig tilbakemelding til styret dersom man opplever dette. Det er noe varmetap i rørføringene i ventilasjonsanlegget og det prøves ut tiltak i to blokker. Dersom dette er vellykket vil dette blir gjort i alle blokkene. Ikke noe konklusjon enda, men kan tyde på at dette er vellykket. Det er KMPG som er revisor for Tinnbo ikke BDO Noraudit som skrevet. Årsberetninger ble godkjent som fremlagt. 3. REGNSKAP FOR 2012 OG REVISORS BERETNING Det ble gjennomgått noen hovedpunkter. Inntekter Andre leieinntekter gjelder innbetalinger for drift av ventilasjonsanlegget. Tilskudd gjelder de siste midlene vi har mottatt fra Enova. Andre driftsinntekter er fra LOS som har frikjøpt strømmålerne våre. Jon Sverre informerte om nytt system for strøm. Det er kommet en

3 lovendring som gjør det ulovlig at borettslaget bestemmer strømleverandør for hele borettslaget. Dette vil bli beboerne eget anliggende. Det kommer eget informasjonsskriv om dette. Kostnader Vedlikehold- det er brukt nesten dobbelt så mye som budsjettert. Dette er bla. pga. fjerning av grønske som ble vedtatt av generalforsamlingen. Ellers har det vært div vedlikehold i området. Filterskift på ventilasjonsanlegget er noe som må gjøres hvert år. Ble der feilfakturert ca ,- som vi i 2013 har mottatt en kreditnota på. Det har ikke vært endringer på felleskostnadene på fire år, det er kun kommet renter på husbanklån i tillegg. Det vil igjen settes i gang en årlig indeksregulering på 3 % for å kompensere for borettslagets økte årlige kostnader. Dette vil skje fra og med Regnskap og revisjonsberetning godkjent. 4. SAKER FRA STYRET a. Informasjon om nye heiser Arvid informerte om heisprosjektet. Det er sendt ut eget informasjonsskriv til blokkene det gjelder. Det settes først i gang i nr. 16 den 8. april. Det vil bli satt ut klappstoler i hver etasje i nr. 16 og 4 når arbeidet pågår slik at det er mulig å ta seg pauser når man går i trappene. Dette vil være nødvendig for flere beboere for å kunne bo i leilighetene under renovasjonen. b. Avfallsstasjoner Arvid informerte om et nytt søppelsystem som undersøkes om kan være et godt alternativ i Tinnbo. Dette er noe som vil kunne spare borettslaget penger på sikt, og som gir en mye penere og ryddigere løsning enn dagens. Tilbakemeldingen fra generalforsamlingen er at man er svært positive til å jobbe videre med denne saken.

4 c. Vedlikeholdsplan Jon Sverre informerer om den utvidede forretningsførerkontrakten som er inngått med SBBL. Dette er en fem års avtale. Etter påske setter de i gang en gjennomgang av borettslaget som skal ende opp i en rapport om hva som trengs og vedlikeholdes de neste årene. Rapporten vil komme med anbefalt prioriteringsrekkefølge. d. Oppdatering av borettslagets vedtekter. Endring av utdatert ordlyd fra Agder Boligbyggelag til Sørlandet boligbyggelag vedtatt. 5. INNMELDTE SAKER Sak nr 1 - Samarbeid i borettslaget Vik henstiller til at alle leser husordensreglene slik at det blir greiest mulig trivelig i miljøet. Og at det kan tas opp saker med andre beboer ved behov. Styret slutter seg til denne oppfordringen. Sak nr 2 Den som har meldt inn sak 2 møtte ikke til generalforsamlingen og fikk ikke uttalt seg i forsamlingen. Punkt 1 - Vaktmester Styret mener dette blir kostbart og Arvid viste til kostnadsoverslag over div vaktmestertjenester og prisene var innhentet fra ulike vaktmesterfirmaer. Det vil bli enda dyrere dersom det hadde blitt ansatt en vaktmester i borettslaget. Styret mener at dagens løsninger med noen endringer, samt utsetting av noen tiltak vil være tilfredsstillende. Det blir etterspurt at styret tar opp med blokktillitsvalgte at det blir gitt mer info til nyinnflyttede vedrørende bla vaktmestertjenester.

5 Styrets forslag om å ikke ansette vaktmester ble enstemmig vedtatt. Punkt 2 - Hjemmeside Hjemmesiden oppdateres jevnlig, men styret kunne nok vært bedre på dette. Det er mulig å ta i bruk en ny versjon av hjemmesiden, men det har så langt ikke vært prioritert og derfor usikkert når dette vil være ferdig. Punkt 3 Dører Det foreligger ingen planer om å skifte ut inngangsdørene. Dørene er godkjente branndørene. Det vil koste mellom ,- per dør noe som tilsier at det vil bli en stor kostnad for borettslaget. Derfor er ikke dette prioritert. Det er her vedlikeholdsplanen kommer inn, den vil prioritere nødvendig vedlikehold. Dersom det ønskes dører med høyere lydtetthet kan beboerne selv skifte ut disse. Det forutsettes at de nye dørene opprettholder brannklasse B30. Kostnaden vil ikke bli refundert i etterkant. Punkt 4 - Vanntrykk Da det fremdeles meldes om lavt vanntrykk vil styret be rørlegger se på dette på nytt. Punkt 5 - Ubebodd leilighet og vaktmesterinstruks Praksis er at eier av leiligheten er ansvarlig for sine vaktmesterplikter. Punkt 6 - Brøyting Koboltveien er kommunal og det er følgelig kommunen som brøyter den. Brøyting av de private områdene(parkeringsplassene og foran garasjene) kjøper vi av en privat aktør, og vi får brøyting etter prioritet. Vi kan ved å øke den årlige kostnaden med ca. kr ,- inkl mva. kjøpe oss høyere prioritet som sikrer ferdig

6 brøyting før kl (Prisen er beregnet ut fra at vi har ca 40 timer brøyting per år). Det kom ingen tilbakemelding fra generalforsamlingen om at det var ønskelig å oppgradere brøytingen til denne kostnaden. Sak nr 3 - Parkering Det er slik det er nå ikke nok nummererte plasser til alle beboerne og derfor må noen parkere på gjesteparkeringen. Det foreligger ingen planer om å øke antall parkeringsplasser grunnet høye kostnader, og en sak om etablering av P-hus ble også nedstemt på generalforsamling for to år siden. Innspill om at det det er misvisende med skilt med gjesteparkering da denne også er til beboere. Det blir til stadighet gitt feilinformasjon ved salg om at det er tilhørende parkeringsplass ved salg. Styret bør kontakte meglerne i byen og informere om dette, men fremfor alt har selger ansvar for å informere megler om de gjeldende forhold. Det følger ikke automatisk parkeringsplass med leilighet som selges, da vi har en venteliste for tildeling av P-plass. Styret ønsker å forsøke en ordning med parkeringskort som skal ligge synlig i bilen. Kortene skal være godkjente kort, utstedt av styret. Det kommer innspill fra salen om at det da vil være viktig å gjennomføre dette med borttauing. Forslag om parkeringskort er vedtatt. Sak nr 4 Punkt 1 - Varmepumpe Øvstetun har forståelse for at dette ikke er mulig å gjennomføre i praksis og dette blir ikke diskutert videre. Punkt 2 - Endring av balkong

7 Øvstetun ønsker å fjerne den ene kortsiden på balkongen for å lage trapp ned på gresset. Det kommer innvending mot at det er fare for en privatisering av fellesområdet. Dette er også holdningen til styret. Dersom man gir tillatelse til noen må flere få lov til dette. Vanskelig med hvor man setter grensen for slike endringer. Styrets forslag til vedtak ble vedtatt mot fire stemmer(samt en stemme fra beboer som ikke hadde registrert seg). Det blir altså ikke tillatt å etablere direkte adkomst til plenen fra balkongene. 6. HONORAR TIL STYRET FOR PERIODEN Det ble fremmet forslag på kr ,- en økning på kr ,- fra tidligere år. Forslag vedtatt. 7. HONORAR TIL BLOKKTILLITSVALGTE FOR PERIODEN Styrets forslag om kr ,- i honorar til tillitsvalgte ble vedtatt. Beløpet i innkallingen på kr ,- var en skrivefeil. Beløpet fordeles av styret. 8. VALG Faste styremedlemmer velges for 2 år, varamedlemmer for 1 år og valgkomite for 1 år. Valg på nytt styre ga følgende resultat: Styreleder Jon Sverre Berg Anette Senumstad Wenche Digervold Marion Ramstad Bjørg Halkinrud Eli Sørnes Ivar Sørensen Gjenvalgt* Gjenvalgt for 2 år Ønsker ikke gjenvalg. Ikke på valg Ikke på valg Valgt for 2 år Valgt for 1 år 1. varamedlem Arvid J. Hoel Valgt for 1 år

8 2. varamedlem Leif Nilsen Valgt for 1 år *Leder ønsker å gå av, men det lyktes ikke å skaffe ny styreleder som kunne velges på generalforsamlingen. Leder ble derfor gjenvalgt på spesielle vilkår. Det er ønskelig å bli løst fra vervet i løpet av Leder sitter derfor inntil videre på måned for måned basis mot et avtalt honorar kr pr måned. Generalforsamlingen godkjente vilkårene og honoraret. Valg på valgkomite: Wenche Digervold Rita Torbjørnsen Willy Pedersen Valgt for 1 år Valgt for 1 år Valgt for 1 år Tinnheiveien 30, Mandag 19. mars Referent Anette Senumstad Undertegning av protokoll: Jon Sverre Berg Grethe Aanensen