GENERALFORSAMLING 2016 BYKLEIVA SAMEIE

Transkript

1 GENERALFORSAMLING 2016 BYKLEIVA SAMEIE Tid: ONSDAG 27. JANUAR kl.1900 Sted: FLAKTVEIT AKTIVITETSHUS (Ved endestopp av Flaktveit bussen) DAGSORDEN: 1. Konstituering; herunder -velge dirigent -velge referent -2 protokollunderskrivere -2 tellekorps -godkjenne innkalling -godkjenne fullmakter 2. Årsmelding fra styret 3. Regnskap Budsjett 2016, satser for dekning av fellesutgifter. Godtgjøring til styret 5. Valg; 2 styremedlem (2 år) 1 styremedlem (1 år) 2 varamedlemmer (1år) 1 revisorer (2 år). 6. Avstemming over innkomne forslag 7. Eventuelt (etter avsluttet Generalforsamling) Styret Årsmelding og innkomne forslag se

2 Styret 2015: Leder: Trygve Kordt Sekretær: Marianne Blix Kasserer: Anette Gripsgård Dugnadsansvarlige: Tun 1-2 styremedlem Norvald Hovland og styremedlem Randi Rune tun 3-4 varamedlem Kariann Nygard og varamedlem Egil Nilsen Revisorer: Einar Larsen /Ove Davanger Følgende personer er på valg: Marianne Blix, Norvald Hovland, (2 år) Anette Gripsgård Kariann Nygard, Egil Nilsen (1år), Ove Davanger Forslag på medlemmer til styret fremmes via valgkomiteen (tunlederne), eller på generalforsamlingen. ÅRSMELDING FOR PERIODEN Styret har i inneværende periode bestått av ovennevnte personer. Frammøte til styremøter har vært svært bra og dermed har det vært god kontinuitet i forhold til aktuelle saker. Det har vært avholdt 7 styremøter i perioden i tillegg til styrearbeider pr. epost/ telefon for avgjørelser av mindre karakter. Klager og mindre problemstillinger er løst ved muntlig kontakt, epost eller brev til impliserte parter. Parkering. Vi sliter med parkeringsproblematikk, men det har ikke vært klager til styret. Et ubetinget krav er at ingen parkerer på en slik måte at beboere i sameiet blir hindret i å kjøre varer fram til egen bolig/samme for utrykningskjøretøyer hele døgnet. Styret henstiller fortsatt til alle om å vise smidighet og respekt for hverandres behov og følge de retningslinjer som tidligere er gitt fra generalforsamlingen. Bruk tildelt parkerings plass til registrert kjøretøy og ikke til annet «ikke kjørbare gjenstander». Canal Digital Avtale med Canal Digital frem til Tun/dugnadsleder møte Styret har en tett dialog med tunledere. Styrets tunleder ansvarlige har møter med tunledere om våren for å gå igjennom årets gjøremål og om høsten for å få en status over utført arbeid. Ulvedal Grendahus. Alle beboere er pliktige medeiere i huset som ligger bak Ulvedal Torg. Peter Paskert er leder av grendehusets styre og Egil Nilsen er med i styret. Grendahuset har god økonomi og har avtale med Bergen Kommune for leie til SFO bruk. Aktivitetshuset ved endestopp buss. Bykleiva sameie er ikke medeiere i dette huset, men hver enkelt husstand kan på eget initiativ velge å bli medlem. En del av våre beboere er medlemmer/medeiere av huset som i sin tid ble gitt av entreprenør til sameierne i området. Nærmere opplysninger kan gis av styret.

3

4 6 FORSLAG 6-1 STYRET foreslår retnings linjer for felling av trær. Det tun som vedlikeholder fellesarealet har også har ansvaret for felling av trær Det er simpelt flertall innen gjeldene tun som avgjør om trær på felles arealet skal felles. Påpeker også at den enkelte huseier har ansvar for at trær ikke er en fare for omgivelsene dette gjelder også trær på fellesarealet. Eksempel fra naboloven: Hvist trær fra fellesareal kaster skygge spesielt på sitteplass til den enkelte beboer kan treet felles. Viser for øvrig til Naboloven Styret fungerer som ankeinstans ved uenighet. 6-2 STYRET foreslår: Generalforsamlingen godkjenner vedlagt kontrakt for regnskapsførsel for perioden STYRET foreslår: Opparbeiding av det elektriske anlegg til carporter til kr 300,- pr. husstand. Skal kun dekke lys i garasje og strøm til motor for å åpne port. 6-4 Styret foreslår: Vedlikehold av garasjeanlegg nytt dekke til kr 300,- pr. husstand. 6-5 Styret ber at generalforsamling tar stilling om tilstandsvurdering på garasjeanlegg utarbeidet fra Multiconsult. Se vedlegg 6-6 FORSLAG TIL GENERALFORSAMLINGEN JANUAR 2016 TUN 4 Det bevilges penger til innkjøp av material til toppdekke på ny platting øvre tun da det ikke er brukt de midler kr 4000,- som ble tildelt tun 4, Bakgrunn : Sandkassen øvre tun er fjernet og område oppgradert på egen bekostning. Utgiftene til årlig sand til lekekassen er dermed bortfalt. Den nye plattingen har ca samme størrelse som tidligere sandkasse, ca 25 kvadrat. Material som toppdekke er således en engangsutgift. For orden skyld vil en minne generalforsamlingen om at tidligere beregnet areal på ca 40 kvadrat er utelatt tilfordel for anlagt uteplass mm. 6-7 Forslag fra Eivind Larsen, 394 Vedlikehold og utvikling av fellesarealer

5 Vil med dette forslå en tydeliggjøring i vedtektene for å sikre en mer forutsigbar og rettferdig forvaltning av sameiets verdier. Det bør være klart for alle hvilke kriterier som legges til grunn ved behandling av spørsmål knytte til våre feles verdier. Utover formålsparagrafen, gir ikke vedtektene retningslinjer for hvordan dette skal gjøres. Detter fører til at forvaltningen, både i forhold til vedlikehold og utvikling, i stor grad baseres på lokale initiativ (en eller flere husstander) som meldes inn for behandling av Generalforsamlingen. Dette igjen medfører flere svakheter hva angår forutsigbarhet: Vedlikehold av sameiet bør ikke være avhengig av lokale initiativ og initiativtakers egen gjennomføringsevne. Vedlikehold av arealene er sameiets plikt og det bør derfor ikke legges opp til avstemning (om vedlikehold eller ikke) basert på enkeltinitiativer, men være styrt i henhold til en vedlikeholdsplan. Utvikling av sameiets arealer bør ikke være avhengig av lokale initiativ og initiativtakers evne til å sanke stemmer for sin sak. Det vil også være urimelig om felleskapet skal betale for et initiativ som ikke kommer felleskapet til gode. Utvikling av området bør skje på grunnlag av en helhetlig plan for sameiet (som godkjennes av Generalforsamlingen). Det foreslås derfor at vedtektene oppdateres til å inkludere følgende: Etablering av en vedlikeholdsplan hvor følgende er identifisert: Alle sameiets arealer (bygg, vei, grøntarealer, lekeplass, mv.). De enkelte areals periodiske vedlikeholdsbehov (ukentlig, månedlig, årlig). Hva som kreves av ressurser for hvert enkelt område (arbeidstimer, materiell, kompetanse, etc.). Hvem og hvordan skal vedlikeholdes uføres (Eksterne, dugnad, etc.) Et årlig vedlikeholdsbudsjett. Hvem som har ansvar og myndighet til å etablere og gjennomføre planen. En beskrevet plan vil også være til hjelp for administrering av dugnadstimer. Klare retningslinjer for hvordan sameiet skal utvikles i fremtiden slik at felleskapets investeringer kommer felleskapet til gode. Det bør også etableres en langsiktig plan, f.eks. 0-5/10 år, som identifisere mulige utviklingstiltak som sameiet ønsker og/eller ser behov for å gjennomføre. Det Generalforsamlingen må ta stilling til er om det er ønskelig å sette ned en arbeidsgruppe som kan jobbe frem et forslag til forbedring av vedtektene ved å etablere en vedlikeholds- og utviklingsplan for sameiet. 6-8 Hei Vi ønsker at det på Generalforsamlingen 2016 blir evaluert fartsdumperene montert i Mvh Ove og Mona Davanger 6-9 Styret oppdaterer beboere i Brønnøysund registeret 6-10 Pliktige dugnadstimer for 2016 settes til 5 timer pr. husstand. Timesats for manglende timer settes til kr.300,-, ved spesielle omstendigheter, kan beboer søke styret om fritak

6 KONTRAKT OM FORRETNINGSFØRSEL FOR BYKLEIVA SAMEIE PERIODEN: Periodehonorar settes til kr ,- Regnskapsførsel omfatter følgende: 1. Oppsett og føring av regnskap 2. Deltakelse i styremøter 3. Utarbeidelse og utsendelse av økonomisk informasjon til sameierne ved behov 4. Utarbeidelse av overslag over kommende års felleskostnader (budsjett) 5. Betale attesterte regninger 6. Utarbeide og opprettholde register over sameierne for bruk ved innkasseringer 7. Pass av sameiets bankkonti 8. Ansvar for dugnadsregnskap under nåværende dugnadsordning Kontrakten er inngått mellom:, Flaktveitveien., og Bykleiva Sameie, den.. Leder Bykleiva Sameie

7 FULLMAKT Jeg gir herved fullmakt til: Navn:, Flaktveitveien.., for avstemminger ved Generalforsamlingen, Bykleiva Sameie Fullmaktsgivers underskrift:. Navn:.. Adresse: Flaktveitveien nr HAR DU MENINGER OM FORSLAG OG KOSTNAD..ETC., DA ER DET VIKTIG AT DU MØTER ELLER LAR EN ANNEN STEMME FOR DEG, EVENTUELT LEVERER FULLMAKT TIL STYRET MED BESKJED OM HVA DU VIL STEMME!

8

9

10