Årsmøtet arrangeres i samband med Sommertur 2015 og avholdes på Utsikten Hotell, Kvinesdal. Årsmøtet er åpent for alle betalende medlemmer av klubben.

Transkript

1 Innkalling til årsmøte. Det innkalles til ordinært årsmøte i Norsk MX-5/Miata klubb Lørdag Årsmøtet arrangeres i samband med Sommertur 2015 og avholdes på Utsikten Hotell, Kvinesdal. Årsmøtet er åpent for alle betalende medlemmer av klubben. Dagsorden 1. Registrering av medlemsskap og fullmakter, samt utlevering av stemmetegn. 2. Valg av møteleder, referent og to medlemmer for kosignering referatet. 3. Godkjenning av innkallingen. 4. Godkjenning av årsmøtereferatet fra forrige årsmøte (28.juni 2014) 5. Godkjenning av årsberetning Godkjenning av regnskap og budsjett Presentasjon av Budsjett 2015, fastsetting av medlemskontingent. 8. Innvilging av ansvarsfrihet for styremedlemmene. 9. Valg av styre: Leder: På valg Styremedlem: På valg Kasserer: På valg Sekretær: Ikke på valg Valgkomité og Revisor: Ikke på valg 10. Innkommende forslag. Årsmøtet slutt --- Medlemsmøte Eventuelle saker Vedlegg: Årsmøtereferat 2014 Årsberetning Resultatregnskap 2014 Balanseregnskap 2014 Budsjettforslag 2015 Fullmaktsskjema 2015 Det er ingen innkomne forslag fra medlemmene Klubbens medlemmer kan avgi stemme ved årsmøtet ved personlig fremmøte eller ved skriftlig fullmakt til annet medlem som deltar på årsmøtet. Fullmakten må inneholde navn og medlemsnummer på både fullmaktsgiver og fullmaktshaver, ref vedtektene 5.

2 REFERAT FRA ÅRSMØTE I NORSK MX5/MIATA KLUBB Den 28. juni 2014 ble det holdt årsmøte i Norsk MX-5/Miata klubb på Quality hotell & resort på Fagernes. Sak 1. Registrering av medlemmer Til stede var 35 medlemmer. Sak 2. Valg av møteleder og referent Erik Hansen ble valgt som møteleder, og Trond Øye som referent. Sak 3. Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste ble godkjent. Sak 4. Godkjenning av referat fra forrige årsmøte Gjennomgang av referat fra årsmøte 29. juni Referatet ble godkjent med en korrigering; Det var Årdal som var foreslått som mål for sommerturen. Sak 5. Godkjenning av årsberetning Gjennomgang av årsberetning for perioden juni 2013 til juni Referatet ble godkjent med en presisering; Styrets sammensetning er pr juni Det ble videre bestemt at klubbmedlemmene skulle få noen eksemplarer av visittkort med klubbinfo, for utdeling til potensielle medlemmer. Sak 6. Godkjenning av regnskap og budsjett 2013 Gjennomgang av regnskap og budsjett for Godkjent. Overskuddet fra sommerturen 2013 ble foreslått benyttet til sommerturen Godkjent. Sak 7. Presentasjon av Budsjett 2014, fastsetting av medlemskontingent Diverse spørsmål og kommentarer fra medlemmene under presentasjonen; Styret ble bedt om å se på posten "Internett, og undersøke tidligere henvendelse fra medlemmer som har tilbudt seg å bidra i utformingen av internettløsninger. Posten "lokallagssamling" økes til kr ,-. Posten diverse gaver/blomster økes til kr 2.000,-. Medlemskontingenten beholdes uendret. Budsjettet ble enstemmig vedtatt. Sak 8. Innvilgning av ansvarsfrihet for styremedlemmene Det ble foreslått at ansvarsfrihet skulle innvilges for styremedlemmene. Godkjent. Sak 9. Valg av styre Valgkomiteen hadde følgende forslag til styre: Sekretær Mike (Rogaland) - valgt ved akklamasjon Kasserer Ole K. (Midtnorge) - valgt ved akklamasjon Revisor Åge Selvik (Vestlandet) - valgt ved akklamasjon Valgkomite Roar - valgt ved akklamasjon Valgkomite Loyd - valgt ved akklamasjon Valgkomite Pelle - valgt ved akklamasjon

3 Sak 10. Forslag fra styret Alle lokallagene skal ha 1-2 kontaktpersoner med 1 epostadresse. Styremedlemmene skal ha anledning til å ta relevante kurs. Godkjent Sak 11. Innkomne forslag Ingen Årsmøtet slutt Medlemsmøte eventuelle saker: Allram er effektansvarlig Lokallagene skal forsøke å få til sms-varsling av aktiviteter Det skal arrangeres work-shops Det oppfordres til bedre erfaringsoverføring Sommerturen 2015 skal arrangeres av Sørlandet eller Bergen. Styret annonserer informasjon om dette senere. Styret skal vurdere om det skal innføres en ordning med støttemedlemskap i klubben. Styret skal vurdere vervepremier. Det kom frem et ønske om å kunne sjekke betalingsstatus på medlemskapet på hjemmesiden. Det er et ønske at medlemskortene blir sendt ut primo januar. Det er ønske at alle medlemmene har tilgang til medlemsmatrikkelen, gjerne via hjemmesiden. Det ble bemerket at oppføring i et slikt åpent register bør være frivillig. Klubben har en egen Facebookside. Dette er en informasjons-/profileringsside, og ikke en gruppe hvor alle medlemmene kan poste innlegg. Eventuelt Under eventuelt kommer de sakene som ble foreslått under punkt 3. Neste styremøte: (dag, dato, sted) Møtet ble avsluttet (klokkeslett) (Dato) (Underskrift av møtereferent) Eventuelle kommentarer fra referatkontrollør(ene)

4 Styrets ÅRSBERETNING Oktober Juni 2015 NORSK MX-5 / MIATA KLUBB Styrets sammensetning i : Leder: Tore Strøm, Østlandet På valg Sekretær: Michael McNeil, Sørlandet Ikke på valg Kasserer: Vegard Fladby, Østlandet På valg Styremedlem: Trym Antoniusen, Østlandet På valg Styremedlem: Vidar Lavoll, Østlandet På valg Revisor: Åge Selvik, Vestlandet Ikke på valg Valgkomité: Roar Ikke på valg Lloyd H. Varne, Vestlandet Ikke på valg Per de Lange, Østlandet Ikke på valg Årsmøte 2014: Ble avholdt ifbm. Sommerturen på Quality Hotel & Resort, Fagernes 28. Juni 2014, referat ligger vedlagt Styremøter : Det har vært avholdt 5 styremøter, ellers er kommunikasjonen innen styret opprettholdt på mail, pr tlf og Facebook. Styrets aktivitet: Østlandsstyret overtok hovedstyret i oktober etter avtale med hovedstyre. Styret har hovedsakelig tatt for seg klubbens drift og aktiviteter samt diskutert metoder for å øke aktivitetsnivået, og forbedre kommunikasjon ut mot lokallag og medlemmer. Styret har jobbet hardt med å få løst generelle gjennomgående problemer klubben har hatt over tid. Kontakt med styret via epost/pm/tlf og generell kontakt har vi fått ned til en svartid på maksimum noen dager. Styret har også jobbet iherdig med å få i stand en web shop, dette har vist seg å være vanskelig, da det har oppstått problemer under hele prosessen. Det har blitt ryddet i epostbruk og igjen tatt i bruk vårt eget domene. Regnskapsprogram er også kjøpt inn for å forenkle jobben til kasserer. Paypal løsningen for betaling av kontingent har blitt fjernet, grunnet problemer med å få utbetalt pengene fra Paypal.

5 Kontonummer Kontonavn Beløp Driftsinntekter 3100 Salgsinntekt handelsvarer, avgiftsfri 0,00 kr 3190 Refunderbare utlegg for kjøpers regning 500,00 kr 3920 Kontingent ,00 kr 3921 Sponsormidler ,00 kr Sum driftsinntekter ,00 kr Driftsutgifter 6552 Programvare anskaffelse ,00 kr 6800 Kontorrekvisita ,44 kr 6901 Telefon ,28 kr 6907 Datakommunikasjon ,00 kr 6940 Porto ,00 kr 7140 Reisekostnad, ikke oppgavepliktig ,00 kr 7141 Lokallagsstøtte ,00 kr 7142 Sommertur ,75 kr 7770 Bank- og kortgebyr - 89,00 kr Sum driftsutgifter ,47 kr Driftsresultat ,47 kr Finans/annet 8051 Renteinntekt bankinnskudd 1 233,02 kr Sum finans/annet 1 233,02 kr Resultat ,45 kr

6 Kontonummer Kontonavn Balanse Balansen gjelder per 31/ Innkjøpte varer for videresalg kr , Kontanter, NOK kr 735, Bankinnskudd kr , Annen egenkapital kr , Leverandørgjeld kr 2 058, Annen kortsiktig gjeld kr , Refunderbare utlegg for kjøpers regning kr -500, Kontingent kr , Sponsormidler kr , Programvare anskaffelse kr 1 490, Kontorrekvisita kr 3 790, Telefon kr 2 129, Datakommunikasjon kr 1 159, Porto kr 6 570, Reisekostnad, ikke oppgavepliktig kr 8 421, Lokallagsstøtte kr , Sommertur kr , Bank- og kortgebyr kr 89, Renteinntekt bankinnskudd kr ,02

7 Norsk MX5-Miata Klubb Budsjettforslag Inntekter: Inntekter: Kontingentinntekter ,00 Kontingentinntekter ,00 Overskudd artikkelsalg 1 000,00 Overskudd artikkelsalg 2 000,00 Renteinntekter 1 400,00 Renteinntekter 1 500,00 Sponsorinntekter/annonsesalg ,00 Sponsorinntekter/annonsesalg ,00 Utgifter: Utgifter: Porto 5 000,00 Porto 3 000,00 Årsmøte/sommertur ,00 Årsmøte/sommertur ,00 Internett/Data 4 000,00 Internett ,00 Diverse gaver / Blomster 1 000,00 Diverse gaver / Blomster 1 000,00 Kontorrekvisita 4 000,00 Kontorrekvisita 250,00 Gebyrer 100,00 Gebyrer 200,00 Lokallagsstøtte ,00 Lokallagsstøtte ,00 Lokallagssamling ,00 Lokallagssamling , , , , ,00 Resultat ,00 Resultat , , , , ,00

8 Fullmakt ved årsmøte 2015 Denne fullmakten er kun gyldig i utfylt og underskrevet stand. Du kan enten levere fullmakten direkte til fullmaktshaver, eller du kan scanne og maile denne til fullmaktshaver. Fullmaktshaver må da skrive ut den scannede fullmakten og medbringe denne til årsmøtet. Undertegnede,...(bruk blokkbokstaver) med medlemsnummer... gir med dette...(bruk blokkbokstaver) med medlemsnummer... fullmakt til å møte og å opptre på mine vegne under årsmøte 2015 i Norsk MX-5/Miata Klubb. Sted/dato:... Underskrift:...